Was ist Co-Employment?

Co-employment

Co-employment ist eine rechtliche Konstellation, bei der zwei Parteien, in der Regel ein Kundeunternehmen und eine professional employer organization (PEO), Arbeitgeberpflichten für dieselben Arbeitnehmer teilen. Die PEO fungiert als Co-Arbeitgeber und übernimmt spezifische HR-, Gehaltsabrechnungs- und Compliance-Aufgaben. Das Kundenunternehmen verwaltet hingegen die täglichen Aktivitäten und den Betrieb der Mitarbeitenden.

Dieses Modell gewinnt bei kleinen und mittelständischen Unternehmen an Bedeutung. Sie streben danach, komplexe Beschäftigungsaufgaben auszulagern, HR-bezogene Risiken zu minimieren und die Personalverwaltung zu vereinfachen.

Wie funktioniert Co-Employment

Die Grundlage des Co-Employment ist eine formale Client Service Agreement (CSA) zwischen der PEO und dem Kundenunternehmen. Dieser Vertrag legt die Verantwortlichkeiten jeder Partei fest und definiert ihre Rollen als Co-Arbeitgeber.

Unter dem CSA ist die PEO der “employer of record.” Das bedeutet, sie übernimmt Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, employee benefits, Steuererklärungen und regulatorische Compliance. Das Kundenunternehmen ist jedoch der “worksite employer.” Sie behalten die Kontrolle über den Arbeitsplatzbetrieb, Managemententscheidungen, Jobbeschreibungen, Leistungsbeurteilungen und Disziplinarmaßnahmen.

Diese Dual-Rollen-Beziehung erfordert sorgfältige Koordination und Vertrauen. Beide Parteien müssen die rechtliche Einhaltung, die operative Abstimmung und die Mitarbeitermotivation sicherstellen.

Aufgabenteilung im Co-Employment

Das Co-Employment-Modell gibt der PEO keine Kontrolle über die Belegschaft. Stattdessen dient sie als strategischer HR-Partner. Dieses Setup ermöglicht es dem Kundenunternehmen, bestimmte administrative Aufgaben zu delegieren, während die Kontrolle über Geschäftsergebnisse erhalten bleibt.

Die PEO übernimmt typischerweise:

• Gehaltsabrechnung, inklusive Lohnberechnung, Gehaltsauszahlung und Steuererklärung

• Benefits administration, mit Zugang zu Krankenversicherungen, 401(k)-Optionen, Seh- und Zahnzusatzversicherungen und mehr

• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, inklusive Überwachung des Arbeitsrechts, Arbeitsschutzprogramme und Anti-Diskriminierungsmaßnahmen

• Workers’ compensation-Versicherungsmanagement und Schadensabwicklung

• Verwaltung der Arbeitslosenversicherung

• Mitarbeitereinführungsdokumentation, inklusive Form I-9 und W-4 Einreichungen

• Unterstützung bei disziplinarischen Maßnahmen, Arbeitsplatzuntersuchungen und Risikomanagement

Das Kundenunternehmen trägt die Verantwortung für:

• Einstellung und Vorstellungsgespräche (mit oder ohne Guidance der PEO)

• Überwachung der täglichen Arbeit, Projekte und Leistung

• Festlegung von Arbeitsaufgaben und Zeitplänen

• Management der Mitarbeitereffizienz, Engagement und Unternehmenskultur

• Bereitstellung sicherer und konformer Arbeitsbedingungen nach OSHA-Standards

Diese Arbeitsteilung ermöglicht es beiden Seiten, in ihren Stärken zu arbeiten. Das Kundenunternehmen kümmert sich um Geschäftstätigkeiten, während die PEO die rechtliche und administrative Unterstützung bereitstellt, um das Personal ordnungsgemäß zu beschäftigen.

Wichtige Vorteile von Co-Employment

Das Co-Employment-Modell bietet Unternehmen bedeutende Vorteile, insbesondere solchen ohne eigene HR-Teams oder juristische Unterstützung.

Erstens entlastet es die administrative Belastung des internen Personals. Durch Outsourcing von Aufgaben wie Gehaltsabrechnung, employee benefits und Compliance können sich Unternehmen auf ihre Kernaktivitäten konzentrieren. PEOs nutzen oft fortschrittliche cloud-basierte HR-Software, um Dokumente zu automatisieren und zu zentralisieren, was Effizienz und Zugriff verbessert.

Zweitens kann Co-Employment die Fähigkeit eines Unternehmens verbessern, Talente zu gewinnen und zu halten. PEOs bieten in der Regel Zugang zu Gruppenkrankenversicherungen und Altersvorsorgeplänen, die für kleine Unternehmen oft zu teuer sind. Diese Vorteile verschaffen einem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil auf dem Arbeitsmarkt.

Drittens hilft Co-Employment, Compliance-Risiken zu reduzieren. Mit sich schnell ändernden Arbeitsgesetzen, lokalen Vorschriften und verstärkter Kontrolle bei der Mitarbeitereinstufung agieren PEOs als Compliance-Partner. Sie helfen, rechtliche Strafen und Bußgelder zu vermeiden.

Viertens sorgt es für Einheitlichkeit bei der Mitarbeitereinstufung, Beschäftigungsverträgen und Steuerunterlagen. PEOs stellen oft rechtliche Vorlagen und Prüfungsunterstützung bereit, um Unternehmen bei IRS- und Arbeitsministerium-Fragen zu unterstützen.

Rechtliche Unterscheidungen: Co-Employment vs. Joint Employment

Es ist wichtig, Co-Employment von Joint Employment und Mitarbeiterleasing zu unterscheiden. Beim Joint Employment kontrollieren zwei separate Arbeitgeber dieselbe Belegschaft. Dies geschieht oft ohne formale Koordination und kann zu rechtlichen Problemen bei der Einhaltung von Lohn- und Arbeitszeitvorschriften führen. Solche Situationen sind häufig bei Subunternehmer- und Franchise-Beziehungen.

Co-Employment ist hingegen eine geplante und vertragsbasierte Konstellation, die die Rollen jeder Partei umreißt. Mitarbeiterleasing beinhaltet eine Zeitarbeitsfirma, die vorübergehend Arbeitnehmer an ein Kundenunternehmen vermittelt. Dieses Arrangement fehlt die langfristige HR-Integration, die bei Co-Employment vorhanden ist.

Ein weiterer verwandter Begriff ist der employer of record (EOR). EORs verwalten Gehaltsabrechnung, Benefits und Compliance. Sie unterstützen internationalem Hiring, indem sie als rechtlicher Arbeitgeber in ausländischen Standorten auftreten. PEOs arbeiten in der Regel innerhalb nationaler Grenzen, aber einige Firmen bieten globale PEO- oder hybride EOR-Dienstleistungen an.

Risiken und Compliance-Überlegungen bei Co-Employment

Co-Employment bietet Vorteile, ist aber auch mit Risiken verbunden. Missverständnisse über die Rollen des Arbeitgebers können zu Haftung führen, wenn Arbeitsgesetze nicht eingehalten werden. Wenn beispielsweise ein Kundenunternehmen einen Mitarbeiter ohne ordnungsgemäße Anti-Diskriminierungsverfahren durch die PEO entlässt, könnten beide eine unrechtmäßige Kündigungsklage riskieren.

Fehler bei der Mitarbeitereinstufung sind ein weiteres Problem. Eine falsche Kennzeichnung eines Mitarbeiters als Contractor kann zu IRS-Prüfungen und Bußgeldern führen. Um diese Risiken zu minimieren, sollten Unternehmen zertifizierte PEOs (CPEOs), die beim IRS registriert sind, auswählen. Zudem sollten sie klare Dokumentationen der Verantwortlichkeiten im CSA aufbewahren.

Steuerliche Fehler stellen zusätzliche Risiken dar. Die PEO reicht Steuern unter ihrer Employer Identification Number (EIN) ein. Fehler bei der Lohnmeldung können Diskrepanzen verursachen, die die Sozialversicherungsbeiträge oder Steuererstattungen der Mitarbeitenden beeinflussen. Arbeitgeber sollten regelmäßig Steuerunterlagen prüfen und Einreichungen bestätigen.

Strategische Anwendungsfälle für Co-Employment

Startups und kleine Unternehmen bevorzugen Co-Employment. Es bietet ihnen umfassenden HR-Support, ohne ein eigenes Team vor Ort zu benötigen. Sie können ihre Belegschaft schnell skalieren und gleichzeitig die Kosten planbar halten.

Mittelständische Unternehmen im Rahmen von M&A oder bei Expansion in neue Bundesstaaten profitieren vom Fachwissen der PEO. Sie können Gehaltsabrechnungen in verschiedenen Regionen verwalten und Compliance-Regeln einhalten.

Hochrisikobranchen, wie Bauwesen, Gesundheitswesen oder Fertigung, setzen häufig auf Co-Employment. Das hilft ihnen, die Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften sicherzustellen und die Verwaltung der Workers’ compensation besser zu steuern.

Co-Employment im Zeitalter der Remote-Arbeit

Der Anstieg von remote work hat das Interesse an flexiblen HR-Dienstleistungsmodellen wie Co-Employment geweckt. PEOs können eine remote-first company effektiv unterstützen. Sie bieten zentralisierte Dokumentation, digitales Onboarding, Mehrstaaten-Compliance und virtuelle HR-Tools.

Unternehmen mit Remote-Mitarbeitern in anderen Ländern benötigen jedoch möglicherweise mehr als das, was inländische PEOs bieten. In solchen Fällen könnte ein EOR oder global PEO die bessere Wahl sein. Diese Optionen bieten entity-freies Employment, lokale Steuerabzüge und Visa-Compliance in Ländern, in denen das Unternehmen rechtlich nicht ansässig ist.

Fazit

Co-employment ist eine intelligente und kosteneffiziente Möglichkeit für Unternehmen, die Personalverwaltung zu vereinfachen, bessere Benefits zu erhalten und die rechtliche Einhaltung zu sichern. Durch die Partnerschaft mit einer professional employer organization (PEO) können Unternehmen Beschäftigungsaufgaben teilen und gleichzeitig die Kontrolle über ihre Teams behalten.

Dieses Modell bietet großen Mehrwert, insbesondere für Startups und wachsende Unternehmen. Es erfordert jedoch eine sorgfältige Auswahl der Anbieter, rechtliche Überprüfungen und klare Vereinbarungen zu den Rollen. Das Verständnis des Unterschieds zwischen Co-Employment und ähnlichen Strukturen ist entscheidend, um Risiken bei Fehleinstufung, Steuerproblemen oder rechtlichen Fragen zu vermeiden.

Da sich Arbeitstrends in Richtung hybrider Teams, grenzüberschreitender Einstellungen und flexibler HR-Lösungen entwickeln, wird Co-Employment eine zentrale Rolle bei der Personalverwaltung von Unternehmen bleiben.

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