Ultimativer Leitfaden: Einstellung von Remote-Arbeitern im Vereinigten Königreich

Das Vereinigte Königreich ist mit der Einstellung von Personen für Remote-Arbeit vertraut. Im Jahr 2020 wandten sich mehr als 56 % ihrer Belegschaft der Remote-Arbeit zu, während der Coronavirus-Pandemie. Statistiken zeigen, dass im Jahr 2023 viele UK-Mitarbeiter ihren Remote-Status beibehielten. Der Prozentsatz der Personen, die vollständig remote arbeiten, beträgt 10 %, und Personen, die gelegentlich von zu Hause aus arbeiten, machen 29 % aus.

Viele Mitarbeitende schätzen ihre Home-Office-Regelungen. Es bietet größere Flexibilität und eine bessere Work-Life-Balance. Es ist auch für Unternehmen einfach, die Vorteile der Einstellung von Remote-Mitarbeitern zu erkennen. Sie erhalten Zugang zu einer vielfältigen Belegschaft und globalen Talenten, während sie gleichzeitig die Gemeinkosten senken.

Allerdings hat jedes Land seine eigenen Gesetze und Vorschriften, die die Remote-Arbeit regeln, und das UK bildet da keine Ausnahme. Nach dem Brexit gab es viele Änderungen, die den Einstellungsprozess weiter verkomplizieren.

Hier ist ein Leitfaden, der darauf abzielt, den Einstellungsprozess für Remote-Arbeiter im UK zu vereinfachen. Er behandelt Beschäftigungs- und Arbeitsgesetze sowie Vorschriften und bietet Ratschläge für die Einstellung von Remote-Mitarbeitern im UK. Außerdem werden Schlüsselfaktoren für die Etablierung einer gesunden und langfristigen Zusammenarbeit behandelt.

Welche Rollen sind ideal für Remote-Arbeit?

Remote-Rollen sind in fast allen Branchen anwendbar. Aber nicht alle Rollen können remote besetzt werden, und einige erfordern, dass Ihre Mitarbeitenden im Büro arbeiten.

Dennoch sind Technologie- und Kreativsektoren ideal für Remote-Arbeit. Sie könnten in Erwägung ziehen, Remote-Mitarbeiter für folgende Rollen einzustellen:

1. Softwareentwickler,

2. Web- und Grafikdesigner,

3. Kundendienstmitarbeiter,

4. Vertriebsprofis,

5. Digital Marketer.

Welche Gesetze und Vorschriften regeln die Einstellung von Remote-Arbeitern im UK?

Wenn Sie Remote-Mitarbeiter im UK einstellen, müssen Sie die relevanten Beschäftigungs- und Arbeitsgesetze beachten, um die Einhaltung sicherzustellen. Diese Gesetze schützen sowohl Mitarbeitende als auch Arbeitgeber, daher ist es wichtig, sie zu verstehen, bevor Sie eine Stellenanzeige schalten.

Arbeits- und Beschäftigungsgesetze im UK

Beachten Sie, dass Remote-Mitarbeitende die gleichen Schutzrechte haben wie Ihre Mitarbeitenden im Büro. Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Einkommensteuer abzuziehen und Aufzeichnungen für die Gehaltsabrechnung zu führen. Während Sie bei Gemeinkosten sparen, müssen Sie dennoch Folgendes bereitstellen:

• Der Mindestlohn liegt derzeit bei £11.44 pro Stunde.

• Gesetzlicher Krankengeldanspruch, der bei £116.75 pro Woche für bis zu 28 Wochen liegt,

• 28 Tage (oder 5,6 Wochen) bezahlter Urlaub jährlich,

• Gesetzlicher Notfallurlaub,

• Gesetzliche Abfindungszahlungen,

• Gesetzliche Mutterschafts-, Vaterschafts-, Eltern-, Adoptions- und geteilte Elternzeit sowie -zahlungen.

Arbeitgeber sollten außerdem die Vorschriften beachten, die Arbeitnehmern das Recht auf flexible Arbeitszeiten einräumen. Es gibt auch eine verpflichtende Mindestkündigungsfrist im Falle einer Kündigung. Arbeitgeber müssen außerdem sicherstellen, dass die Mitarbeitenden vor unfairer Kündigung geschützt sind, gemäß dem britischen Arbeitsrecht.

Je nach Art der Arbeit, die der Mitarbeitende verrichtet, könnte es erforderlich sein, Sicherheits- und Gesundheitsschutzmaßnahmen oder Versicherungen bereitzustellen. Sie sollten außerdem Gesetze gegen Diskriminierung einhalten und die Vorschriften bezüglich Arbeitszeiten befolgen.

Ihre Mitarbeitenden dürfen in der Regel nicht mehr als 48 Stunden pro Woche im Durchschnitt arbeiten. Sind die Mitarbeitenden unter 18 Jahre alt, ist diese Grenze auf 40 Stunden pro Woche reduziert.

Sie sind außerdem verpflichtet, Ihren Mitarbeitenden Pausen zu gewähren. Sie haben Anspruch auf eine 15-minütige Pause alle 4,5 Stunden. Nach sechs Stunden haben Ihre Mitarbeitenden Anspruch auf eine 30-minütige Pause, die die vorherige 15-Minuten-Pause einschließen kann oder auch nicht.

Einstellung globaler Remote-Teams als Arbeitgeber im UK

Wenn Sie Mitarbeitende im Ausland einstellen möchten, müssen Sie möglicherweise zusätzliche gesetzliche Anforderungen erfüllen. Typischerweise müssen Sie eine Präsenz im Land, in dem Sie einstellen möchten, registrieren. Außerdem müssen Sie die Arbeits- und Beschäftigungsgesetze dieses Landes navigieren und die Einhaltung aller relevanten Vorschriften sicherstellen.

Oder Sie könnten Ihre Mitarbeitenden in das UK umziehen, um die Einhaltung zu gewährleisten. Dabei müssen Sie Ihren Mitarbeitenden bei der Beantragung relevanter Visa und Genehmigungen helfen und in manchen Fällen deren Umsiedlung sponsern.

Für kleinere Unternehmen, die die Investition in die Gründung einer Präsenz oder die Umsiedlung der Talente nicht stemmen können, könnte die Einstellung eines EOR im Vereinigten Königreich eine bessere Option sein. Dies ermöglicht es Arbeitgebern, weltweit zu rekrutieren, indem sie als rechtlicher Arbeitgeber in ihrem Land auftreten, während die Mitarbeitenden für Sie arbeiten.

Welche Gesetze gelten beim Remote-Einstellungsprozess im UK?

Beim Einstellen von Remote-Mitarbeitern im UK ist es wichtig zu verstehen, welche Beschäftigungsgesetze für Ihr Unternehmen gelten.

Das wichtigste Gesetz, das die Beschäftigung im UK regelt, ist das Employment Rights Act 1996. Es gibt außerdem das Equality Act 2010 und das Health and Safety at Work Act 1974. Diese Gesetze gelten für alle Mitarbeitenden, unabhängig von ihrem Standort.

Zusätzlich zu diesen allgemeinen Beschäftigungsgesetzen gibt es die Working Time Regulations 1998. Diese legen Grenzen für Arbeitszeiten, Pausen und den Anspruch auf Jahresurlaub fest.

Die Health and Safety (Display Screen Equipment) Regulations 1992 verpflichten Arbeitgeber, die Risiken im Zusammenhang mit der Nutzung von Bildschirmarbeitsplätzen durch Remote-Mitarbeitende zu bewerten und zu steuern.

Dinge, die bei der Erstellung von Arbeitsverträgen im UK zu beachten sind

Obwohl im UK ein schriftlicher Vertrag gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, profitieren Arbeitgeber von einem solchen. Es dokumentiert, was die Parteien vereinbart haben, und kann bei Missverständnissen hilfreich sein.

Typische UK-Arbeitsverträge umfassen auch mehrere Komponenten, die Sie berücksichtigen sollten.

1. Bedingungen und Konditionen

Die Bedingungen des Arbeitsverhältnisses umreißen die grundlegenden Details. Sie sollten den Jobtitel, das Startdatum und Hinweise auf eine Probezeit enthalten. Ebenso, wie viele und welche Stunden der Mitarbeitende voraussichtlich arbeiten soll. Wenn der Mitarbeitende remote arbeitet, ist es optional, dies im Vertrag zu erwähnen. Ansonsten sollte auch die Büroadresse aufgeführt werden.

Die Bedingungen sollten außerdem Details zur Vergütung enthalten. Stellen Sie sicher, dass das Gehalt, Benefits, vereinbarte Boni und andere relevante Details aufgeführt sind.

2. Vertraulichkeitsvereinbarung

Die Vertraulichkeitsvereinbarung ist einer der wichtigsten Vertragsbestandteile, da sie Ihr Geschäft und Ihre Kunden schützt. Sie verhindert, dass Mitarbeitende Unternehmensinformationen, die sie während ihrer Anstellung erfahren, weitergeben.

3. Wettbewerbsverbot

Einer der Hauptgründe, warum Sie Mitarbeitende statt Contractors einstellen, ist, dass Sie nicht möchten, dass sie mit der Konkurrenz zusammenarbeiten. Ein Wettbewerbsverbot im Vertrag verbietet Mitarbeitenden, bei einem Wettbewerber zu arbeiten. Es untersagt ihnen auch, für eine gewisse Zeit ein eigenes Unternehmen in derselben Branche zu gründen.

So bleiben Ihre Geschäftsgeheimnisse geschützt, und Sie können auch Ihre Kunden und andere sensible Informationen sichern.

4. Beendigungsregelung

Obwohl es wichtig ist, den Beginn des Arbeitsverhältnisses zu regeln, ist es ratsam, auch den Kündigungsprozess zu umreißen. Es sollte die Bedingungen enthalten, die eine Beendigung des Vertrags verursachen können. Es sollte auch Gründe für eine Kündigung und Kündigungsfristen umfassen. Außerdem sollten etwaige Nach-Kündigungs-Pflichten des Mitarbeitenden erwähnt werden.

5. Streitbeilegung

Beide Parteien müssen wissen, was im Falle von Streitigkeiten zu tun ist. Dieser Abschnitt des Vertrags sollte das Verfahren zur Streitbeilegung bei Konflikten umreißen. Es kann Klauseln für Schlichtung und Mediation enthalten. Außerdem sollten die zuständigen Regulierungsbehörden aufgelistet werden, die bei der Lösung von Problemen helfen.

Schriftliche Beschäftigungsangaben

Ein schriftlicher Arbeitsvertrag ist im UK gesetzlich nicht vorgeschrieben. Der Arbeitgeber ist jedoch verpflichtet, dem Mitarbeitenden eine schriftliche Beschäftigungsangabe zu übergeben. Diese sollte dem Mitarbeitenden am ersten Arbeitstag ausgehändigt werden.

Die Beschäftigungsangaben sollten relevante Details zum Job enthalten. Ähnlich wie bei den Bedingungen und Konditionen des formellen Vertrags sollten die Beschäftigungsangaben umfassen:

1. Name des Arbeitgebers und des Mitarbeitenden

2. Jobtitel, Tätigkeitsbeschreibung und Startdatum

3. Dauer des Arbeitsverhältnisses, Enddatum bei befristeten Verträgen, Kündigungsfrist

4. Arbeitszeiten und Arbeitstage. Es sollte auch angegeben werden, ob der Mitarbeitende sonntags, nachts oder Überstunden leisten soll.

5. Höhe und Zeitpunkt der Bezahlung

6. Arbeitsort oder ob der Mitarbeitende umziehen muss

7. Urlaubsanspruch, inklusive gesetzlicher Feiertage

8. Sonstige angebotene Benefits

9. Obligatorische Schulungen und deren Finanzierung

10. Krankengeld und Verfahren zur Beantragung

11. Andere bezahlte Freistellungen, inklusive Elternzeit

Eine umfassendere schriftliche Erklärung sollte innerhalb von zwei Monaten zusammen mit der Beschäftigungsangabe erfolgen. Sie sollte Informationen über Tarifverträge, Renten- und Pensionskassen sowie Disziplinar- und Beschwerdeverfahren enthalten.

Schlüsselfaktoren bei der Einstellung

Die Einstellung von Remote-Mitarbeitenden unterscheidet sich vom traditionellen Einstellungsprozess. Das gilt besonders bei globaler Rekrutierung.

Um weltweit Talente zu gewinnen, können Sie auf Jobbörsen oder Personalvermittlungsagenturen im gewünschten Land zurückgreifen. Da Sie mit Unternehmen weltweit um die besten Kandidaten konkurrieren, ist eine sorgfältige Planung essenziell. Sie sollten die Stellenbeschreibung, die Stellenausschreibung und andere Aspekte der Position im Detail planen.

Erstellen Sie eine detaillierte Stellenbeschreibung für Remote-Arbeit

Einer der ersten Schritte für eine effektive Remote-Einstellungsstrategie ist die Erstellung einer detaillierten Stellenbeschreibung. Diese sollte klar die Verantwortlichkeiten, Qualifikationen und Erwartungen umreißen. Es ist wichtig, spezifisch auf die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen einzugehen. Sie sollten auch alle Tools oder Software auflisten, mit denen der Kandidat vertraut sein sollte.

Ebenso wichtig ist es, Informationen zu den Remote-Arbeitsrichtlinien und -erwartungen des Unternehmens aufzunehmen. Das kann Details zu Arbeitszeiten oder speziellen Anforderungen an Remote-Mitarbeitende umfassen.

Bieten Sie attraktive Benefits, um Top-Talente anzuziehen

Sie sollten auch überlegen, welche Boni, Benefits und Vorteile Sie Ihren Mitarbeitenden bieten möchten. Wie bereits erwähnt, müssen Sie alle gesetzlichen Benefits bereitstellen, aber es kann auch notwendig sein, zusätzliche Anreize zu bieten, um Top-Talente zu gewinnen.

Eine Remote-Position ist an sich schon ein Benefit, aber weitere wettbewerbsfähige Benefits sind entscheidend, um die richtige Person für die Stelle zu finden. Das kann eine Pensionsversicherung, private Krankenversicherung oder Weiterbildungsangebote umfassen. Auf jeden Fall sollten Sie großartige Benefits anbieten, da diese Sie von anderen Arbeitgebern abheben können.

Führen Sie digitale Interviews durch

Sobald die Bewerbungen eintreffen, ist es wichtig, digitale Interviews durchzuführen. Diese helfen Ihnen, die Eignung der Kandidaten für Remote-Arbeit zu beurteilen. Sie können die Kandidaten über Videokonferenzplattformen wie Zoom oder Skype interviewen.

Während des Interviews sollten Sie die richtigen Fragen stellen. Versuchen Sie, ihre Fähigkeit zur selbstständigen Arbeit, Zeitmanagement und Kommunikationsfähigkeiten zu bewerten. Ebenso wichtig ist es, ihre technischen Fähigkeiten und ihre Vertrautheit mit Remote-Arbeitstools und -Software zu prüfen.

Zusätzlich kann es hilfreich sein, einen praktischen Teil in den Interviewprozess einzubauen. Das kann die Zuweisung einer kleinen Aufgabe oder eines Projekts sein, das die Art der Arbeit simuliert, die der Kandidat in der Remote-Position ausführen wird. So können Unternehmen die Fähigkeiten und Kompetenzen des Kandidaten in einer realen Situation einschätzen.

Onboarding von Remote-Mitarbeitenden

Auch das Onboarding muss angepasst werden. Obwohl Remote-Arbeit viele Vorteile bietet, ist einer der größten Nachteile ein komplexerer Onboarding-Prozess.

Arbeitgeber müssen erheblichen Zeit- und Energieaufwand in Online-Onboarding und -Schulungen investieren. Das gilt besonders für Unternehmen, die komplexe Software oder Prozesse verwenden. Hier einige Strategien, um den Onboarding-Prozess zu erleichtern:

1. Digitale Onboarding-Plattformen

Eine der effektivsten Methoden, Remote-Mitarbeitende einzuarbeiten, ist die Nutzung digitaler Onboarding-Plattformen. Diese bieten einen zentralen Ort für neue Mitarbeitende. Sie erleichtern den Zugriff auf alle notwendigen Informationen und Ressourcen, um den Einstieg zu erleichtern. Auf diesen Plattformen können sie alle erforderlichen Unterlagen ausfüllen, Schulungsvideos ansehen sowie Unternehmensrichtlinien und -verfahren kennenlernen.

Diese Plattformen ermöglichen es auch HR und Managern, den Fortschritt der neuen Mitarbeitenden zu verfolgen. So stellen sie sicher, dass alle Aufgaben erledigt werden. Zudem können virtuelle Meetings geplant werden, um ein persönlicheres und interaktiveres Onboarding zu gewährleisten.

2. Umfassende Schulungsprogramme

Remote-Mitarbeitende benötigen umfassende Schulungsprogramme. Diese sollten alle Aspekte ihrer Rolle und Verantwortlichkeiten abdecken. Das kann Schulungen zu spezieller Software oder Tools umfassen, die sie verwenden werden. Ebenso sollten Schulungen zu Unternehmensrichtlinien, -verfahren und -kultur enthalten sein, was bei global vielfältigen Teams besonders wichtig ist.

Diese Schulungsprogramme können vorab aufgezeichnete Videos, Live-Webinare und interaktive E-Learning-Module sein. Es ist wichtig, dass die Mitarbeitenden die Schulungsmaterialien in ihrem eigenen Tempo absolvieren können.

Zusätzlich kann es hilfreich sein, den Mitarbeitenden Zugriff auf eine Wissensdatenbank oder eine Ressourcenbibliothek zu gewähren. So finden sie Antworten auf häufig gestellte Fragen, ohne ständig den Manager oder Kollegen kontaktieren zu müssen.

3. Peer-Mentoring

Die Paarung neuer Mitarbeitender mit Mentoren kann den Onboarding- und Schulungsprozess verbessern und beschleunigen. Mentoren können Orientierung geben, Fragen beantworten und Unterstützung bieten, während sich die neuen Mitarbeitenden in ihre neuen Rollen einfinden.

Regelmäßige Check-ins und virtuelle Treffen zwischen Mentor und Mentee helfen, eine starke Beziehung aufzubauen. Das sorgt auch dafür, dass sich der neue Mitarbeitende unterstützt und verbunden fühlt. Mentoren können zudem wertvolle Einblicke und Tipps aus eigener Erfahrung weitergeben, was die Anpassung an die Remote-Arbeitsumgebung erleichtert.

4. Effiziente Feedback-Systeme

Feedback ist entscheidend für Wachstum und Entwicklung. Ein effizientes Feedback-System kann Remote-Mitarbeitende dabei unterstützen, Verbesserungsbereiche zu erkennen.

Regelmäßige Einzelgespräche zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden sind unerlässlich. Diese bieten die Gelegenheit für Feedback und offene Kommunikation. Diese Meetings können per Videoanruf oder Telefon stattfinden, um eine persönlichere und interaktivere Erfahrung zu schaffen.

Darüber hinaus kann ein Peer-Feedback-System ebenfalls vorteilhaft sein. Es ermöglicht Remote-Mitarbeitenden, Rückmeldungen von Kollegen zu erhalten, was eine kollaborative und unterstützende Arbeitsumgebung fördert.

5. Regelmäßige Updates und Kommunikation

Regelmäßige Updates und Kommunikation helfen Remote-Mitarbeitenden, sich mit ihrem Team verbunden zu fühlen. Führungskräfte sollten regelmäßig Neuigkeiten, Projektstände und Ziele kommunizieren, um Mitarbeitende informiert und eingebunden zu halten.

Regelmäßige Teammeetings und virtuelle soziale Veranstaltungen können ebenfalls dazu beitragen, dass Remote-Mitarbeitende das Gefühl haben, Teil eines Teams zu sein. Eine offene Kommunikationskultur fördert, dass Mitarbeitende sich wohlfühlen, Unterstützung zu erfragen.

Grundlagen der UK-Payroll: Was Sie als Arbeitgeber wissen müssen

Als Arbeitgeber im UK ist es unerlässlich, die Grundlagen der Payroll zu verstehen. Hier sind einige wichtige Elemente und Prozesse des UK-Payroll-Systems, die Ihnen helfen, die Einhaltung sicherzustellen.

Aufbau des UK-Payroll-Systems

Die wichtigsten Elemente des UK-Payroll-Systems umfassen Steuerkennzeichen, das PAYE-System (Pay As You Earn), die Ausstellung von P45, P60 und P11D Formularen sowie Beiträge zur nationalen Versicherung.

Steuerkennzeichen

Arbeitgeber verwenden Steuerkennzeichen, um die Höhe der Steuer zu berechnen, die vom Gehalt eines Mitarbeitenden abgezogen werden muss. Jeder Mitarbeitende hat ein Steuerkennzeichen, das von HM Revenue and Customs (HMRC) basierend auf den persönlichen Umständen zugewiesen wird.

Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass sie das korrekte Steuerkennzeichen für jeden Mitarbeitenden haben, da die Verwendung eines falschen Kennzeichens zu Unter- oder Überzahlung der Steuer führen kann. Die Steuerkennzeichen können Sie bei HMRC oder mithilfe von Payroll-Software erhalten.

PAYE (Pay As You Earn) System

Das PAYE-System, das Arbeitgeber verwenden, um Einkommensteuer und Beiträge zur nationalen Versicherung direkt vom Gehalt abzuziehen.

Arbeitgeber müssen PAYE anwenden, wenn Mitarbeitende über die festgelegte Schwelle verdienen. Diese liegt derzeit bei £242 pro Woche, £1.048 pro Monat oder £12.570 pro Jahr.

Das PAYE-System sorgt dafür, dass Steuer und Beiträge zur nationalen Versicherung direkt an HMRC abgeführt werden. Das bedeutet, die Abzüge erfolgen direkt vom Bruttogehalt der Mitarbeitenden vor Auszahlung.

P45, P60 und P11D Formulare

Die Formulare P45, P60 und P11D sind wichtige Dokumente, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden zu verschiedenen Zeitpunkten im Jahr ausstellen müssen.

Ein P45 wird ausgestellt, wenn ein Mitarbeitender eine Stelle verlässt. Es enthält Angaben zu den erzielten Einkünften sowie den abgezogenen Steuer- und Sozialversicherungsbeiträgen. Der Mitarbeitende muss das P45 seinem neuen Arbeitgeber bei Arbeitsbeginn vorlegen.

Der P60 wird am Ende des Steuerjahres ausgestellt, das vom 6. April bis zum 5. April des Folgejahres läuft. Der Arbeitgeber muss ihn bis zum 31. Mai bereitstellen. Der P60 fasst die gesamten Einkünfte des Mitarbeitenden sowie die während des Steuerjahres abgeführten Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge zusammen.

Das P11D-Formular dient der Meldung von Sachleistungen, Benefits oder anderen steuerpflichtigen Leistungen, die den regulären Lohn nicht umfassen. Beispiele sind Firmenwagen, private Krankenversicherung oder Kinderbetreuungsgutscheine.

Beiträge zur nationalen Versicherung

Beiträge zur nationalen Versicherung (NICs) sind Zahlungen, die von beiden Seiten geleistet werden, um verschiedene staatliche Leistungen zu finanzieren, z.B. die staatliche Rente und das Gesundheitssystem. Arbeitgeber sind verantwortlich für die Abführung der NICs ihrer Mitarbeitenden und müssen zusätzlich eigene Beiträge leisten.

Die Höhe der NICs, die Mitarbeitende und Arbeitgeber zahlen müssen, hängt vom Einkommen des Mitarbeitenden und ihrer nationalen Versicherungs-Kategorie ab. Die verschiedenen Kategorien bestimmen den Beitragssatz sowie die Leistungen, auf die die Mitarbeitenden Anspruch haben.

Es ist wichtig, dass Arbeitgeber die korrekten NICs genau berechnen und abführen. Fehler können zu Strafen und rechtlichen Konsequenzen führen.

Wie schafft man ein engagiertes und produktives Umfeld mit Remote-Mitarbeitenden?

Das Arbeitsumfeld im Büro ist darauf ausgelegt, alle zusammenzubringen. Es hält Mitarbeitende durch die Vermeidung häuslicher Ablenkungen bei der Arbeit. Es fördert auch die Zusammenarbeit, Innovation und Produktivität. Aber wie erreicht man das im UK, wenn die Mehrheit des Teams weltweit verteilt ist?

Das Erste ist, klare Kommunikationskanäle zu schaffen. Diese sind der Schlüssel zu effektiver Zusammenarbeit im Remote-Team. Außerdem sollten Sie asynchrones Arbeiten, wo möglich, umsetzen, vor allem wenn Mitarbeitende in verschiedenen Zeitzonen arbeiten.

Sie müssen auch auf Sicherheit achten. Die Gewährleistung von Datenschutz und Privatsphäre ist entscheidend, insbesondere da Ihr Unternehmen im UK unter die GDPR-Regelung fällt. Sie könnten zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, z.B. spezielle Software für Ihre Mitarbeitenden oder die Bereitstellung notwendiger Ausrüstung.

Wie stellen Sie die Einhaltung der Vorschriften beim Einstellen von Remote-Mitarbeitenden im UK sicher?

Der Aufbau robuster Compliance-Richtlinien ist für Unternehmen im UK unerlässlich, um Risiken zu minimieren. Diese Systeme schützen Ihr Unternehmen vor Verstößen gegen das Arbeitsrecht und sorgen dafür, dass die Organisation ethisch und legal handelt.

Hier einige Empfehlungen, wie Sie die Einhaltung bei Remote-Einstellungen im UK sicherstellen:

1. Durchführung einer Compliance-Risikoanalyse

Der erste Schritt ist die Durchführung einer umfassenden Risikoanalyse. Dabei werden potenzielle Risiken identifiziert und bewertet, die bei der Einstellung von Mitarbeitenden auftreten können.

Diese Risiken können Diskriminierung, Belästigung oder Datenschutz betreffen. Auch Fragen zu Gesundheit und Sicherheit sowie andere Bereiche des Arbeitsrechts sind relevant. Eine Risikoanalyse, die alle relevanten Gesetze berücksichtigt, hilft, präzise Unternehmensrichtlinien zu entwickeln.

2. Entwicklung klarer und umfassender Richtlinien

Der nächste Schritt ist die Entwicklung klarer und umfassender Richtlinien, die diese Risiken abdecken. Diese sollten die Erwartungen und Standards des Unternehmens im Hinblick auf Beschäftigungspraktiken umreißen. Sie sollten auch Anleitungen enthalten, wie die Einhaltung der Gesetze und Vorschriften erfolgen kann.

Es ist wichtig, dass diese Richtlinien für alle Mitarbeitenden zugänglich sind. Sie sollten in klarer Sprache verfasst und in einem Mitarbeitendenhandbuch bereitgestellt werden. Zudem empfiehlt es sich, Schulungen oder Workshops anzubieten.

3. Kommunikation und Schulung der Mitarbeitenden

Kommunikation und Schulung sind entscheidend, damit alle Mitarbeitenden die Richtlinien verstehen und befolgen. Sie sollten die Richtlinien regelmäßig und klar kommunizieren, auch bei Neueinstellungen.

Dazu können Sie E-Mail-Updates, Newsletter oder unternehmensweite Meetings nutzen. Außerdem sollten Sie Mitarbeitende zu Compliance-Themen schulen, z.B. zu Anti-Diskriminierungs- und Belästigungsrichtlinien, Datenschutz sowie Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften.

4. Durchsetzung der Compliance-Richtlinien

Um die Bedeutung dieser Richtlinien zu unterstreichen, sollten Verfahren für die Meldung und Untersuchung von Verstößen etabliert werden. Dazu gehört, Mitarbeitenden eine sichere und vertrauliche Möglichkeit zu bieten, Bedenken oder Verstöße zu melden.

Bei festgestellten Verstößen können Maßnahmen wie Verwarnungen, Nachschulungen oder im Schwerefall die Beendigung des Arbeitsverhältnisses erfolgen.

5. Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Richtlinien

Gesetze und Vorschriften ändern sich ständig. Unternehmen müssen ihre Richtlinien regelmäßig überprüfen und anpassen, um auf dem neuesten Stand zu bleiben. Das sorgt dafür, dass die Richtlinien stets mit den aktuellen gesetzlichen Vorgaben übereinstimmen.

FAQ

Können UK-Unternehmen Remote-Mitarbeitende einstellen?

UK-Unternehmen können Remote-Mitarbeitende einstellen. Um sie jedoch als Mitarbeitende zu beschäftigen, müssen sie eine Präsenz im Land des Mitarbeitenden aufbauen oder auf einen Employer of Record (EOR) zurückgreifen.

Ist Remote-Arbeit im UK erlaubt?

Ja, sowohl für im UK ansässige Personen, die für ein ausländisches Unternehmen arbeiten möchten, als auch für Nicht-UK-Bürger, die für ein UK-Unternehmen tätig sind.

Darf ein Tourist remote im UK arbeiten?

Ja, Sie können mit einem Visitor Visa im UK remote arbeiten. Nach neuen Bestimmungen, die im Dezember 2023 eingeführt wurden, dürfen UK-Besucher auch während ihres Besuchs im UK remote arbeiten. Es ist kein spezielles Visum erforderlich.