Work permits and visas in Verenigde Staten van Amerika

De Verenigde Staten blijven een van de meest dynamische zakelijke centra ter wereld, waar bedrijven en talent wereldwijd worden aangetrokken. Met een sterke economie, leidende technologie- en onderzoekssectoren, en een bruisende startup-scene, proberen veel werkgevers gekwalificeerde buitenlandse nationals aan te nemen of bestaande medewerkers over te plaatsen naar de U.S. om groei te stimuleren. Echter, de Amerikaanse immigratiewetgeving is complex en voortdurend in ontwikkeling.

Bedrijven die de visumvereisten over het hoofd zien, lopen het risico op ernstige gevolgen: buitenlandse werknemers die ongeautoriseerd werk accepteren, kunnen boetes, gevangenisstraf en uitzetting krijgen, terwijl werkgevers die de werkvergunningregels overtreden, zware boetes kunnen krijgen of de mogelijkheid verliezen om visa te sponsoren. Om deze redenen is het essentieel dat elke werkgever die internationaal personeel aanneemt of verhuist, vooraf de U.S. immigratie- en werkvergunningsvereisten begrijpt.

Naast naleving helpt het verkrijgen van het juiste U.S. visum ervoor te zorgen dat een nieuwe medewerker soepel kan beginnen en langdurig legaal in dienst kan blijven. Met de juiste voorbereiding kunnen werkgevers vertragingen en boetes voorkomen en een positieve start geven aan internationale werknemers. Deze gids behandelt de essentiële aspecten van U.S. werkvergunningen, inclusief wie een visum nodig heeft, visumtypes, werkgeversverplichtingen en best practices voor verhuizing.

Wie Heeft een U.S. Visum of Werkvergunning Nodig?

Allereerst is het cruciaal om te begrijpen wie toestemming moet hebben om in de U.S. te werken. Amerikaanse staatsburgers (bij geboorte of naturalisatie) hebben onbeperkt recht op werk, net als wettige permanente bewoners (Green Card-houders) met een geldige Green Card als bewijs van hun status. Daarentegen hebben vrijwel alle andere buitenlandse nationals expliciete toestemming nodig om te werken.

Dit betekent dat ze een geschikt U.S. work visa of een Employment Authorization Document (EAD) moeten bezitten dat is uitgegeven door USCIS. Bijvoorbeeld, iemand met een tijdelijk niet-immigrant visum (zoals H-1B of L-1) kan alleen werken als hun werkgever een geldige petition heeft ingediend en het visum is goedgekeurd. Afhankelijke visumhouders (H-4, L-2) kunnen soms een EAD verkrijgen om te werken, maar alleen nadat ze deze hebben ontvangen.

Evenzo kunnen studenten met een F-1 visum over het algemeen niet werken, behalve via Optional Practical Training (OPT), waarvoor een aparte goedkeuring vereist is. In de praktijk moet elke werknemer die geen U.S. staatsburger of Green Card-houder is, gesponsord worden voor een U.S. work visa of een andere geautoriseerde status bezitten voordat hij of zij aan de slag gaat, zelfs parttime. U.S. wetgeving verbiedt werken op een toeristenvisum of zonder juiste toestemming, wat kan leiden tot aanzienlijke straffen.

U.S. werkgevers moeten de werkvergunning voor elke nieuwe medewerker verifiëren door het invullen van Formulier I-9, en het controleren van identiteit en werkgelegenheidsdocumenten (bijvoorbeeld paspoort, Green Card, EAD). Het niet correct voltooien van de I-9-verificatie of het bewust aannemen van ongeautoriseerde werknemers, schendt de Immigration Reform and Control Act (IRCA) en kan resulteren in boetes, strafrechtelijke sancties en uitsluiting van overheidscontracten.

USCIS benadrukt dat werkgevers de identiteit en toestemming van elke nieuwe medewerker moeten verifiëren zonder discriminatie op basis van nationaliteit of herkomst. Veel bedrijven gebruiken E-Verify, een elektronisch systeem voor I-9-controle, vooral voor STEM OPT-programma’s waar deelname verplicht is. In essentie, als de werknemer geen burger of permanente inwoner is, moet de Amerikaanse werkgever een kwalificerend werkvisum of -vergunning regelen voordat de Amerikaanse arbeid begint.

Overzicht van U.S. Werkvisa Die Werkgevers Moeten Kennen

De U.S. biedt talrijke visumcategorieën voor werk, maar werkgevers maken vaak gebruik van een select aantal classificaties op basis van de rol van de werknemer en nationaliteit. Dit gedeelte geeft een overzicht van de belangrijkste U.S. visumtypes relevant voor het aannemen of overplaatsen van buitenlandse werknemers.

Alle onderstaande visa vereisen over het algemeen sponsoring door een U.S. werkgever, tenzij anders vermeld.

H-1B Specialty Occupation Visum voor U.S.

Het H-1B niet-immigrant visum is bedoeld voor professionals in specialty occupations die minimaal een bachelor’s degree (of gelijkwaardig) in een specifiek vakgebied vereisen. Veel voorkomende H-1B-beroepen zijn ingenieurs, IT-specialisten, wetenschappers, docenten en accountants. De U.S. werkgever moet een I-129 petition indienen samen met een Labor Condition Application (LCA) voor de functie.

Bij goedkeuring wordt het visum aanvankelijk toegekend voor maximaal drie jaar en kan het met nog eens drie jaar worden verlengd, tot een maximum van zes jaar. Verlengingen voorbij zes jaar zijn vaak mogelijk als een green-card-aanvraag in behandeling is. Het H-1B is "dual intent," waardoor de werknemer gelijktijdig een permanente verblijfsvergunning kan aanvragen. Echter, H-1B visa zijn onderworpen aan een jaarlijkse limiet, en de meeste werkgevers moeten elk jaar een loterij winnen om nieuwe H-1B’s te mogen aannemen.

L-1 Intracompany Transfer Visum voor U.S.

Het L-1 U.S. visum stelt bedrijven in staat bestaande werknemers over te plaatsen naar de U.S. Het heeft twee subtypes: L-1A voor leidinggevenden en managers, en L-1B voor werknemers met gespecialiseerde kennis van de producten of processen van het bedrijf. Om in aanmerking te komen, moet de werknemer minimaal één aaneengesloten jaar voor het bedrijf (of een gelieerde entiteit) buiten de U.S. hebben gewerkt in de afgelopen drie jaar.

L-1A geldt voor degenen die de organisatie of een afdeling leiden, terwijl L-1B personen dekt met geavanceerde of eigendomskennis van bedrijfsactiviteiten. De petitioner dient een I-129 petition in namens de werknemer. Nieuwe kantooropzetten hebben extra vereisten, zoals fysieke kantoorruimte en een bedrijfsplan. L-1A-status is aanvankelijk geldig voor maximaal drie jaar en kan worden verlengd tot in totaal zeven jaar, terwijl L-1B ook aanvankelijk drie jaar is, maar slechts tot een maximum van vijf jaar kan worden verlengd. Echtgenoten van L-1-werknemers krijgen L-2 status en komen in aanmerking voor U.S. werkvergunning.

O-1 Personen met Buitengewone Vermogen Visum voor U.S.

Het O-1 U.S. visum is voor personen die "buitengewoon vermogen" of prestaties bezitten. Dit omvat O-1A voor diegenen in wetenschap, onderwijs, zaken of atletiek, en O-1B voor kunst, entertainment of film/TV. Een werkgever of agent moet een I-129 petition indienen die de aanhoudende nationale of internationale erkenning van de persoon aantoont, zoals prijzen, gepubliceerde werken of belangrijke bijdragen.

Het U.S. visum wordt toegekend in periodes van maximaal één of drie jaar, vaak met initiële toekenningen van drie jaar en verlengingen van één jaar mogelijk. De O-1 is werkgeversspecifiek (of agent-specifiek), vereist sterke documentatie, en is over het algemeen selectiever, maar heeft geen jaarlijkse limiet.

TN USMCA Professioneel Visum voor U.S.

Onder de USMCA (voorheen NAFTA) handelsakkoord kunnen Canadese en Mexicaanse burgers in bepaalde professionele beroepen TN U.S. status verkrijgen. Geschikte beroepen omvatten accountants, ingenieurs, advocaten, apothekers, wetenschappers en docenten. Om in aanmerking te komen, moet de aanvrager burger van Canada of Mexico zijn, een bachelor’s degree of passende kwalificaties voor het beroep hebben, en een vooraf geregeld voltijds of deeltijds U.S. baanaanbod hebben.

Canadese burgers kunnen bij de grens een TN-status aanvragen zonder visumstempel, terwijl Mexicanen dit doen bij een U.S. consulaat. TN-status wordt toegekend in periodes van maximaal drie jaar en kan onbeperkt worden verlengd. De U.S. werkgever moet aantonen dat de baan voldoet aan een USMCA-beroep en een gedetailleerde arbeidsbrief verstrekken.

E-2 Verdragsinvesteerder/werknemer Visum voor U.S.

Het E-2 U.S. visum is bedoeld voor investeerders en werknemers van bedrijven uit verdragslanden. Als een buitenlandse ondernemer of investeerder uit een kwalificerend verdragsland een substantieel bedrag in een Amerikaanse onderneming investeert, kan hij of zij E-2 status verkrijgen. Daarnaast kunnen essentiële werknemers van dat bedrijf, ook uit hetzelfde verdragsland, E-2 visa krijgen om er te werken.

Belangrijke vereisten zijn onder andere nationaliteit van een verdragsland, een substantiële investering in een echte, winstgevende Amerikaanse onderneming (genoeg om het bedrijf te runnen en niet slechts een marginale levensonderhoud), en de intentie om het bedrijf te leiden of te ontwikkelen. Er is geen vaste dollargrens voor "substantieel," maar het moet proportioneel zijn aan het type bedrijf en voldoende voor succes. E-2 visa worden toegekend in periodes van maximaal twee jaar en kunnen onbeperkt worden verlengd zolang de onderneming actief is.

F-1 OPT (Optionele Praktijkopleiding) voor U.S.

Internationale studenten in de U.S. met een F-1 visum kunnen na afstuderen voor een beperkte tijd in hun studiegebied werken. Via OPT kan een gekwalificeerde student tot 12 maanden U.S. werkvergunning krijgen gerelateerd aan hun hoofdvak. In bepaalde STEM-velden (wetenschap, technologie, engineering, wiskunde) is een éénmalige verlenging van 24 maanden mogelijk, wat in totaal tot 36 maanden OPT oplevert.

Hoewel OPT-goedkeuring wordt verleend aan de student, heeft de werkgever minimale formele verplichtingen, behalve dat de OPT-werknemer moet worden behandeld als elke andere werknemer. Voor STEM OPT moet de werkgever gebruik maken van het E-Verify-systeem en een opleidingsplan (Form I-983) ondersteunen. Studenten kunnen OPT niet gebruiken voor niet-gerelateerde banen, en pre-completion OPT is beperkt tot deeltijd tijdens de studie.

J-1 Uitwisselingsbezoekers Visum voor U.S.

Het J-1 U.S. visum dekt diverse uitwisselingsprogramma’s georganiseerd door door de overheid aangewezen sponsors, waaronder stages, traineeships, onderzoekswetenschappers, professoren en artsen (medische training). Elke categorie heeft specifieke geschiktheids- en sponsorregels; over het algemeen moet de J-1 deelnemer deelnemen aan een goedgekeurd programma met een sponsororganisatie in de U.S., en het werk is beperkt tot de voorwaarden van het programma.

Bijvoorbeeld, een J-1 onderzoekswetenschapper kan lesgeven of onderzoek doen aan een universiteit, terwijl een J-1 stagiair werkt in een trainingsprogramma. J-1 visa zijn doorgaans geldig voor de duur van het programma zoals vermeld op Form DS-2019. Belangrijk: sommige J-1 categorieën vereisen een verplichte tweejarige terugkeer naar het thuisland. Deze uitwisselingsbezoekers moeten voor een cumulatief van twee jaar terugkeren voordat ze van status kunnen veranderen of bepaalde andere U.S. visa kunnen verkrijgen, tenzij ze een vrijstelling krijgen. Werkgevers moeten deze vereiste verifiëren, omdat het toekomstige sponsorschap beïnvloedt.

Werkgebaseerde Green Cards (Permanent Residence) voor U.S.

Voor een buitenlandse werknemer die permanent deel uitmaakt van uw U.S. personeelsbestand, overweeg het sponsoren van een green card. De meest voorkomende routes zijn de EB-2 en EB-3 categorieën. EB-2 is voor professionals met geavanceerde diploma’s of personen met uitzonderlijke vaardigheden, terwijl EB-3 professionals met minimaal een bachelor’s degree en gekwalificeerde werknemers met ten minste 2 jaar opleiding omvat.

Cruciaal is dat zowel EB-2 als EB-3 (zonder een National Interest Waiver) een PERM arbeidscertificering vereisen van het U.S. Department of Labor (DOL). Dit bewijst dat er geen gekwalificeerde Amerikaanse werknemers beschikbaar zijn voor de functie en dat het aannemen van de buitenlandse werknemer de Amerikaanse lonen of arbeidsomstandigheden niet schaadt. Na goedkeuring van PERM dient de werkgever een I-140 immigrant petition in. Permanente U.S. visa’s zijn numeriek beperkt, wat leidt tot lange wachttijden voor sommige buitenlandse nationals.

Vereisten en Verantwoordelijkheden van U.S. Werkgevers

Dit gedeelte beschrijft de vereisten voor zowel U.S. werkgevers als werknemers voor de belangrijkste U.S. werkvisa. We benadrukken petitionformulieren en loon-/betalingsverplichtingen waar van toepassing.

H-1B Specialty Occupation Vereisten voor U.S. Werkgevers

Om in aanmerking te komen voor een H-1B U.S. visum, moet de baan een "specialty occupation" zijn die minimaal een bachelor’s degree (of gelijkwaardig) in een specifiek vakgebied vereist. De buitenlandse werknemer moet minimaal een U.S. bachelor’s degree of gelijkwaardig in dat vakgebied bezitten. De werkgever moet een gecertificeerde Labor Condition Application (LCA) verkrijgen van DOL (Form ETA-9035) voordat hij een I-129 petition indient bij USCIS.

De LCA vereist dat de werkgever verklaart de H-1B-werknemer minimaal het hogere van het geldende loon of het daadwerkelijke loon voor vergelijkbare werknemers te betalen. De I-129 petition, samen met de LCA, wordt door de werkgever ingediend bij USCIS, inclusief vergoedingen en documentatie van de kwalificaties en het arbeidsaanbod van de werknemer. Na goedkeuring kan de buitenlandse werknemer de H-1B aanvragen bij een U.S. consulaat of van status veranderen indien al in de U.S.

U.S. werkgevers die H-1B sponsoren, moeten voldoen aan publicatie-eisen, hun U.S. personeel informeren over de LCA-indiening en een openbaar toegankelijke bestand bijhouden met de gecertificeerde LCA, looninformatie en bewijs van kennisgeving. Het niet betalen van het vereiste loon of het niet bijhouden van administratie kan leiden tot sancties van DOL en sancties van USCIS.

L-1 Intracompany Transfer Vereisten voor U.S. Werkgevers

Voor een L-1A (manager/executive) of L-1B (gespecialiseerde kennis) U.S. visum moet de werkgever eerst een kwalificerende bedrijfsrelatie tussen de U.S. en buitenlandse entiteiten aantonen. De buitenlandse werkgever moet in beide landen zaken doen. De werknemer moet minimaal één aaneengesloten jaar voor die buitenlandse entiteit hebben gewerkt in de afgelopen drie jaar.

Voor L-1 is geen LCA vereist; de werkgever dient een I-129 petition in waarin de categorie wordt gespecificeerd. De petition moet de werkzaamheden en de eerdere rol van de werknemer in het buitenland documenteren. L-1A vereist een leidinggevende/managementrol en kan leiden tot een verblijf van 7 jaar, terwijl L-1B gespecialiseerde kennis vereist en tot maximaal 5 jaar mag duren. Echtgenoten van L-1-werknemers kunnen apart werkvergunning aanvragen (L-2). De belangrijkste verantwoordelijkheid van de werkgever is het aantonen van de bedrijfsrelatie en dat de werknemer de geclaimde rol zal vervullen.

O-1 Buitengewoon Vermogen Vereisten voor U.S. Werkgevers

Voor het O-1 Buitengewoon Vermogen U.S. visum moet de werkgever (of agent) Formulier I-129 indienen bij USCIS, inclusief substantieel bewijs van de "buitengewone vaardigheid" van de werknemer in hun vakgebied. Bewijs kan bestaan uit prijzen, publicaties, media-aandacht, originele bijdragen, hoog salaris of lidmaatschap in exclusieve verenigingen.

Een adviesbrief van een relevante peer group of arbeidsorganisatie wordt meestal vereist. Er is geen LCA of specifieke loonvereiste, maar de petition moet de arbeidsvoorwaarden schetsen. USCIS raadt aan minimaal 45 dagen vooraf te dienen. Bij goedkeuring moet de werkgever zich houden aan de arbeidsvoorwaarden; materiële wijzigingen in het dienstverband vereisen een gewijzigde petition.

TN (USMCA) Professionele Vereisten voor U.S. Werkgevers

Voor TN (USMCA) U.S. Professionals moet de werkgever een gedetailleerde brief verstrekken waarin de functie wordt beschreven en bevestigd dat deze past binnen een goedgekeurd USMCA-beroep. De werknemer moet burger zijn van Canada of Mexico, voldoen aan de opleidings- of licentie-eisen, en een voltijds of deeltijds U.S. baanaanbod hebben.

Canadese TN-aanvragen worden bij de grens ingediend met het werkgeversbrief, bewijs van kwalificaties en bewijs van burgerschap. Mexicaanse burgers kunnen een TN-visum aanvragen bij een U.S. consulaat. Er is geen limiet op vernieuwing, maar TN-status is alleen geldig voor professionele arbeid; zelfstandigheid is niet toegestaan. Werkgevers hebben minimale formele papieren nodig naast de ondersteuningsbrief, om te verzekeren dat de baan daadwerkelijk binnen de TN-categorie valt.

E-2 Verdragsinvesteerder/werknemer Vereisten voor U.S. Werkgevers

Als een werkgever (of ondernemer) onder een E-2 U.S. visum wil werken, zijn de kernpunten investering en verdragsstatus. De werkgever (of investeerder) moet aantonen dat hij burger is van een kwalificerend verdragsland en dat een substantieel bedrag is geïnvesteerd in een echte, winstgevende Amerikaanse onderneming. "Substantieel" betekent genoeg om het bedrijf succesvol te maken en is meestal een grote, toegewijde investering die niet gemakkelijk kan worden teruggetrokken.

De onderneming moet echt zijn en niet marginaal, en in staat om meer dan een leefbaar loon te genereren. In de aanvraag moet de bron en het pad van de fondsen worden gedocumenteerd, evenals de rol van de werknemer (meestal leidinggevend, management of "essentiële vaardigheden"). Er is geen DOL-loonvereiste voor E-2, maar de werknemer moet komen werken in een leidinggevende of gespecialiseerde capaciteit gerelateerd aan de investering.

F-1 OPT (Studentenwerkvergunning) Vereisten voor U.S. Werkgevers

Voor F-1 OPT (Optionele Praktijkopleiding) voor U.S. studenten is de rol van de werkgever grotendeels passief. Een F-1 student die voor OPT is goedgekeurd, kan werken voor elke U.S. werkgever in hun studiegebied. De werkgever moet de OPT Employment Authorization Document (EAD) van de student verifiëren en zorgen dat het werk gerelateerd is aan de opleiding.

Voor standaard OPT (12 maanden) zijn geen speciale indieningen of vergoedingen vereist. Voor STEM OPT (24 maanden verlenging) moet de werkgever zich inschrijven bij E-Verify en een Form I-983 opleidingsplan invullen. De werkgever moet ook een betaalde functie bieden; vrijwilligerswerk telt niet mee. Verder wordt de OPT-werknemer betaald volgens het normale salarisbeleid van de werkgever.

J-1 Uitwisselingsbezoekers Vereisten voor U.S. Werkgevers

Voor J-1 U.S. visa-programma’s worden de programma’s geregeld via aangewezen sponsors, dus de verantwoordelijkheid van de werkgever is meestal om te zorgen dat de baan voldoet aan de programmavoorwaarden en te rapporteren aan de sponsor. De werkgever moet zich houden aan eventuele beperkingen (werkuren, taken) die door het uitwisselingsprogramma worden gesteld. De werkgever dient geen petition in bij USCIS; de sponsororganisatie verstrekt het DS-2019 formulier.

De werkgever moet ervoor zorgen dat de J-1 voor de exacte positie is geautoriseerd. Als de J-1 bepaalde Engelse taal- of verzekeringsvereisten heeft, moet de werkgever dit mogelijk faciliteren. Belangrijk: sommige J-1 categorieën vereisen een verplichte tweejarige terugkeer naar het thuisland. Als een uitwisselingswerker in een door de overheid gefinancierd of vaardigheden-gespecificeerd programma langer moet blijven of later van status wil veranderen, moet de werkgever helpen bij het verkrijgen van een vrijstelling of het voldoen aan de vereiste.

Green Card (EB-2/EB-3 Sponsoring) Vereisten voor U.S. Werkgevers

Voor EB-2/EB-3 permanente verblijfsvergunning-sponsoring in de U.S. zijn de verplichtingen van de werkgever aanzienlijk. Eerst moet de werkgever een voltijds, vaste baan aanbieden. Vervolgens moeten ze een Prevailing Wage Determination verkrijgen van DOL en een goede-faith recruitment uitvoeren om de Amerikaanse arbeidsmarkt te testen.

Voor PERM arbeidscertificering (de eerste stap) moet de werkgever wervingsadvertenties plaatsen en meldingen plaatsen gedurende minimaal 30 dagen om aan te tonen dat geen gekwalificeerde Amerikaanse kandidaten beschikbaar zijn. Na voltooiing van de werving dient de werkgever een ETA Form 9089 in. Als DOL de PERM certificeert, dient de werkgever een I-140 immigrant petition in bij USCIS. USCIS vereist bewijs van vermogen om het aangeboden loon te betalen en de arbeidsvoorwaarden te handhaven. Green card sponsoring is een meerstaps, meerjarenproces met hoge indieningskosten en mogelijk juridische kosten.

Stapsgewijze Gids voor het Aannemen of Verhuizen van een Buitenlandse Werknemer naar de U.S.

Hoewel elke situatie uniek is, volgt het algemene proces voor het aannemen of verhuizen van een buitenlandse werknemer naar de U.S. meestal deze stappen.

Beoordelen van de Status van de Werknemer en Bedrijfsstructuur in de U.S.

Allereerst moet worden vastgesteld of de kandidaat al in de U.S. is of van buiten de U.S. komt, en wat hun huidige toestemming is. Als ze een U.S. staatsburger of green card-houder zijn, is geen visum nodig. Anders moet de huidige status worden geïdentificeerd (bijvoorbeeld F-1 student, J-1 stagiair) die werk toestaat, of dat het bedrijf een nieuw U.S. visum moet sponsoren.

Zorg dat uw bedrijf in aanmerking komt om buitenlandse kandidaten te employment: wettelijk moet u een U.S. werkgever zijn of via een Employer of Record-dienst werken voordat u een visum sponsort. Als u een buitenlands bedrijf bent zonder U.S. aanwezigheid, moet u een U.S. dochteronderneming openen of via een U.S.-gebaseerde partner werken.

Kiezen van het Juiste U.S. Visumtype

Op basis van de achtergrond van de kandidaat en de rol, identificeer welk U.S. visum het beste past. Overweeg taken, vereiste opleiding, salaris, locatie en nationaliteit. Bijvoorbeeld, een U.S. baan die een bachelor’s degree vereist, kan H-1B zijn; een intra-company manager zou L-1A kunnen gebruiken; een Canadese ingenieur kan TN gebruiken; een uitzonderlijke onderzoeker komt mogelijk in aanmerking voor O-1.

Gebruik betrouwbare bronnen (USCIS beleidsmanuals, overheidsvisumgidsen of immigratieadviseurs) om de feiten aan een visumtype te koppelen. Als meerdere visa mogelijk lijken, vergelijk dan de vereisten en doorlooptijden. Let op timing: voor H-1B-lotingsgevallen worden aanvragen meestal in het vroege voorjaar gedaan voor een start in oktober, en L-1-overplaatsingen vereisen bewijs van één jaar buiten de U.S. voordat wordt ingediend.

Verzamelen van Documentatie en Indienen van Petities voor U.S. Werk

Bereid het arbeidsaanbod en ondersteunend bewijs voor. Dit omvat meestal een gedetailleerde functiebeschrijving, het cv van de werknemer, diploma’s of certificaten, en bewijs van het vermogen van de werkgever om te betalen. Voor H-1B betekent dit het verkrijgen van een gecertificeerde LCA van DOL. Voor PERM-gebaseerde green cards omvat het het uitvoeren van de vereiste wervingscampagne en het indienen van een arbeidscertificering.

Met alle documenten gereed, dien de benodigde petition in: meestal Form I-129 (Petition for Nonimmigrant Worker) voor tijdelijke werkvisa, of Form I-140 (Immigrant Petition) voor een green card na PERM. Voeg alle vereiste vergoedingen toe en bewaar kopieën van alles.

U.S. Visumverstrekking of Statuswijziging

Na goedkeuring door USCIS hangt de volgende stap af van de locatie van de werknemer. Als buiten de U.S., moeten ze een visumaanvraag indienen bij een Amerikaanse ambassade of consulaat in hun land (online Form DS-160, interview en vergoedingen). Als al wettelijk in de U.S., kan de werkgever een Form I-129 indienen om van status te veranderen in het land, zonder consulaatprocedure, maar nog steeds met USCIS-goedkeuring.

Na ontvangst van het visum in het paspoort (of kennisgeving van statuswijziging door USCIS), kan de werknemer de U.S. binnenkomen om te beginnen met werken. Plan zorgvuldig: houd rekening met verwerkingstijden, plan ambassadeafspraken vroeg en overweeg alternatieven bij vertragingen.

Onboarding en Verificatie van U.S. Geschiktheid

Wanneer de buitenlandse werknemer arriveert of begint te werken in de U.S., voltooi dan binnen drie werkdagen de Form I-9. De werknemer moet de vereiste identiteit en werkvergunningdocumenten tonen (bijvoorbeeld paspoort en visum, of I-94 en I-797 goedkeuringsbrief). Vul deze in op de I-9 en bewaar het formulier (inclusief kopieën van permanente verblijfskaarten of EADs).

Als de werknemer een U.S. werkvisum heeft (H-1B, L-1, enz.), zorg dat u hun I-94/I-797 hebt die de geautoriseerde geldigheidsperiode toont. Als ze een lopende green card-aanpassing hebben, kunnen ze een I-797 of EAD tonen. Zorg dat loon- en voordelenadministratie correct is geregeld.

Verplichtingen van U.S. Werkgevers voor Naleving

Het handhaven van wettelijke naleving is cruciaal tijdens en na het aannemen van buitenlandse werknemers in de U.S. Belangrijke verplichtingen omvatten:

Form I-9 Verificatie voor U.S. Werkgevers

De Amerikaanse wet vereist verificatie van identiteit en werkvergunning voor elke nieuwe medewerker. De werkgever moet Form I-9 binnen drie dagen na de startdatum van de werknemer invullen, en de gecontroleerde documenten bewaren voor minimaal drie jaar na indiensttreding of één jaar na beëindiging van het dienstverband, afhankelijk van wat later is.

Bewust een ongeautoriseerde werknemer in dienst nemen of het niet correct uitvoeren van I-9-controles is een ernstige overtreding. Werkgevers moeten HR-personeel trainen in juiste procedures. ICE voert regelmatig audits uit, en boetes voor I-9-overtredingen kunnen ernstig zijn, inclusief civiele boetes, strafrechtelijke aanklachten en uitsluiting van overheidscontracten. Veel bedrijven gebruiken E-Verify, een online I-9-verificatiesysteem, dat verplicht is voor sommige visumcategorieën (bijvoorbeeld STEM OPT-werknemers en bepaalde federale aannemers) en optioneel anders.

Arbeidsvoorwaarde-aanvragen (LCAs) voor U.S. H-1B Visums

Voor elk H-1B (en gerelateerde H-1B1/E-3) petition moet de U.S. werkgever een LCA indienen bij het Department of Labor vóór het petitioneren bij USCIS. De LCA bevat verklaringen over lonen, arbeidsomstandigheden en kennisgeving. De werkgever moet de H-1B-werknemer betalen ten minste het hogere van het geldende loon of het daadwerkelijke loon voor vergelijkbare werknemers. Dit is een bindende vereiste zodra het visum wordt goedgekeurd.

Daarnaast moet de werkgever de werkgelegenheid van de LCA melden en een Public Access File (PAF) aanmaken. De PAF moet op verzoek beschikbaar zijn en de gecertificeerde LCA, loonbepalingen, betaalde loon en bewijs van kennisgeving bevatten. Het waarborgt transparantie dat Amerikaanse werknemers niet worden benadeeld door H-1B-aanstellingen. Werkgevers moeten deze documenten bewaren en tonen tijdens een DOL-audit.

I-129 Petitions (Vergoedingen en Indieningen) voor U.S. Visums

Bij het indienen van Form I-129 voor een niet-immigrant werknemer (H, L, O, TN, enz.) moet de U.S. werkgever de vereiste USCIS-vergoedingen betalen en de goedgekeurde LCA (indien van toepassing) toevoegen. Voor H-1B gelden extra vergoedingen (basisvergoeding, ACWIA- en fraudebeschermingskosten). Voor L-1A petities voor managers of multinationale leidinggevenden kunnen nieuwe of blanket L-1-registraties gelden.

De werkgever moet accurate bedrijfs- en werknemersinformatie verstrekken. Onjuiste of frauduleuze indieningen kunnen leiden tot weigeringen en boetes. Zorg voor nauwkeurige administratie van alle indieningen (kopieën van petities, USCIS-ontvangstbewijzen, goedkeuringen).

Administratie en Auditvoorbereiding voor U.S. Werkgevers

Naast I-9 en H-1B-bestanden moeten U.S. werkgevers ook administratie bijhouden voor elke vereiste onder PERM (voor green card sponsoring) en andere visumvereisten. Bijvoorbeeld, PERM vereist het bewaren van kopieën van wervingsadvertenties en cv’s. USCIS of het Department of Labor kunnen inspecties uitvoeren, waarbij documenten binnen enkele dagen moeten worden overlegd.

Werkgevers moeten de bestanden zorgvuldig organiseren, met digitale archivering en back-ups. Boetes voor niet-naleving zijn ernstig: USCIS stelt dat werkgevers die immigratie-gerelateerde arbeidswetten overtreden, aanzienlijke civiele en strafrechtelijke sancties, terugbetalingsverplichtingen en uitsluiting van overheidscontracten kunnen krijgen.

Andere Nalevingskwesties voor U.S. Werkgevers

U.S. werkgevers moeten ook rekening houden met aanvullende naleving, zoals inhouding en loonbelasting, arbeidsongeschiktheidsverzekering en arbeidswetten van de staten. Als de werknemer vaak reist of verhuist, zorg dan dat visa en I-94 geldig blijven. Dien verlengingen of nieuwe petities in vóór het verlopen van de werkvergunning.

Als de werknemer van baan of functie verandert, kan een gewijzigde petition nodig zijn. Het bijhouden van deze details is onderdeel van de verantwoordelijkheid van de werkgever. U.S. werkgevers zijn verantwoordelijk voor het verifiëren van werkgeschiktheid (Form I-9) en het voldoen aan alle visumvereisten (LCAs, petitionen, loonbetalingen en administratie).

Veelvoorkomende Uitdagingen en Oplossingen voor U.S. Werkgevers

Het in dienst nemen van buitenlandse nationals in de U.S. brengt specifieke uitdagingen met zich mee. Voorbereid zijn op deze obstakels kan het wervingsproces aanzienlijk stroomlijnen.

Visumquota en Loterijsystemen voor U.S. Visa

Voor H-1B visa is er een jaarlijkse limiet (65.000 reguliere plaatsen plus 20.000 voor Amerikaanse masterdiploma’s), wat vaak leidt tot vraag die het aanbod overstijgt. USCIS voert jaarlijks een loterij uit voor cap-onderworpen petities, waardoor zelfs gekwalificeerde kandidaten mogelijk geen visum krijgen als de quota zijn bereikt.

Oplossing: Plan vroeg en dien op schema in (meestal maart voor een start in oktober). Overweeg cap-vrije alternatieven zoals werken via een non-profit zonder quota, of gebruik maken van een L-1 of O-1 visum indien mogelijk. Houd back-upstrategieën aan, zoals voortzetten van werk onder F-1 OPT terwijl opnieuw wordt aangevraagd, of sponsoren van een TN-visum voor gekwalificeerde Canadese of Mexicaanse professionals.

Lange Verwerkingstijden en Achterstanden voor U.S. Visa

Zelfs zonder quota kunnen sommige U.S. visa maanden duren om te verwerken. Premium processing, beschikbaar tegen extra vergoeding, kan USCIS sneller laten handelen, meestal binnen 15 kalenderdagen. Voor green cards kunnen de PERM-verwerking en de wachtrijen voor immigrantvisa (vooral voor burgers van India en China in EB-2/EB-3 categorieën) zich uitstrekken tot meerdere jaren.

Oplossing: Start de green card-sponsoring zo vroeg mogelijk als een langdurig verblijf bedoeld is. Houd de visa-bulletins in de gaten en anticipeer op vertragingen. Gebruik premium processing voor kritieke aanstellingen. Overweeg tussentijdse oplossingen, zoals het verlengen van een H-1B voorbij zes jaar als een I-140 in behandeling is.

Veranderingen in Amerikaanse immigratiewetten

U.S. immigratiebeleid kan aanzienlijk veranderen met nieuwe administraties of wetgeving. Bijvoorbeeld, de definitie van een "specialty occupation" of de beoordelingsnormen voor O-1 bewijs kunnen evolueren, wat onzekerheid schept voor werkgevers.

Oplossing: Blijf geïnformeerd door regelmatig USCIS-updates of gerenommeerde immigratie-nieuwsbronnen te raadplegen. Werk samen met juridische adviseurs of dienstverleners die actief beleid volgen. Het naleven van de meest actuele richtlijnen voorkomt weigeringen door verouderde praktijken of aannames.

Complexiteit van Verplichtingen van U.S. Werkgevers

Het beheren van Form I-9 compliance, LCA-publicaties, H-1B-registers en PERM-vereisten kan een aanzienlijke administratieve last vormen.

Oplossing: Ontwikkel duidelijke interne checklists voor immigratieprocessen en train HR-personeel uitgebreid. Gebruik softwaretools of professionele diensten om vervaldata en vereiste acties effectief te volgen. Voer interne "mock audits" uit om te zorgen dat alle bestanden zorgvuldig georganiseerd en compliant zijn.

J-1 Twee-Jarige Regel voor U.S. Visa

Als een J-1-werknemer onder een categorie valt die onder de twee-jaar thuislandverplichting valt (bijvoorbeeld bepaalde medische stagiairs of door de overheid gefinancierde wetenschappers), kan die persoon niet eenvoudig overstappen naar H-1B of green card totdat ze twee jaar in het buitenland hebben doorgebracht.

Oplossing: Bepaal vooraf of de twee-jaar regel van toepassing is. Als dat zo is, bespreek dan opties zoals het verkrijgen van een vrijstelling (via werkgerelateerde of moeilijkheidsgronden) of plan de terugkeer van twee jaar als een carrièrestap. Overweeg anders het sponsoren van een H-1B of ander passend visum in dergelijke gevallen.

Levenscyclus van de werknemer in U.S. employment

Voor internationale werknemers die al in de U.S. zijn, vereisen statuswijzigingen—zoals het afronden van OPT, overstappen naar een andere werkgever of verlengen van een H-1B—tijdige actie. Als een H-1B-werknemer vroegtijdig stopt, loopt hij of zij een korte grace period voordat de status verloopt.

Oplossing: Proactief beheer van statuswijzigingen. Bij beëindiging van een buitenlandse werknemer moet USCIS worden geïnformeerd om de petition in te trekken, om misbruik te voorkomen. Voor H-1B-overplaatsingen naar een nieuwe werkgever moet de nieuwe I-129 snel worden ingediend, omdat de werknemer kan beginnen zodra de transfer is ontvangen. Informeer gezinnen over de voorwaarden voor H-4 EAD.

Culturele en Logistieke Problemen bij U.S. Verhuizing

Zelfs als een visum is geregeld, kunnen nieuwe internationale werknemers praktische problemen ondervinden zoals huisvesting, schoolkeuze voor kinderen of cultuurshock. Als deze niet adequaat worden aangepakt, kan dat de werknemerstevredenheid en retentie schaden.

Oplossing: Bied uitgebreide verhuissupport, inclusief hulp bij huisvestingszoektochten, oriëntatie op de lokale omgeving en hulp bij aanvragen van Social Security-nummer en rijbewijs. Wijs een mentor of "buddy" aan in het kantoor. Bied taal- of cultuurtraining aan indien nodig. Houd een open communicatiekanaal voor vragen over voordelen, bankzaken en belastingen, die kunnen verschillen van hun thuisland.

Culturele Verschillen en U.S. Teamdynamiek

Het integreren van een internationale werknemer in een U.S. team kan kleine uitdagingen opleveren, zoals verschillen in communicatie, werkstijl of het gevoel van een buitenstaander zijn.

Oplossing: Bevorder een inclusieve werkcultuur. Informeer het team over mogelijke culturele verschillen, zoals directe versus indirecte communicatie of attitudes ten opzichte van hiërarchie, afhankelijk van de achtergrond van de nieuwe medewerker. Moedig teamleden aan om gastvrij te zijn door teamlunches of sociale evenementen te organiseren. Behandel misverstanden met empathie en duidelijkheid, en zet potentiële conflicten om in leermomenten. Zorg dat de nieuwe medewerker de informele kantoorregels begrijpt om zich effectief aan te passen.

Best Practices voor Onboarding en Ondersteuning van Internationale Werknemers in de U.S.

Zodra het U.S. visum is goedgekeurd en de nieuwe medewerker arriveert, is een soepele onboarding essentieel om snel productief te worden. Overweeg deze best practices voor een succesvolle integratie.

Vroege Oriëntatie voor U.S. Werknemers

Voor de werknemer arriveert of op de eerste dag, bied een oriëntatiepakket met uitgebreide informatie over hun rol, team en logistiek. Voeg plattegronden, openbaar vervoer-gidsen en een kantoorrondleiding toe. Bespreek basisnormen op de werkplek in de U.S., zoals vergadercultuur en 401(k)-inschrijving, en leg het voordelenpakket duidelijk uit.

Toegewijde Ondersteuning voor Nieuwe U.S. Werknemers

Wijs een mentor of "buddy" toe aan de nieuwkomer. Deze collega kan helpen met dagelijkse vragen en introducties binnen het kantoor faciliteren. Voor grotere organisaties kan een interne relocatie- of global mobility-coördinator worden ingezet voor hulp bij visumdocumenten, reisboekingen, huisvestingsadvies en zelfs het vinden van scholen voor kinderen.

Naleving van Immigratie bij U.S. Onboarding

Informeer de werknemer over de voorwaarden van hun U.S. visum of werkvergunning. Bijvoorbeeld, informeer een H-1B-werknemer over verlengingsdeadlines of leg uit aan een TN-visumhouder hoe de status te verlengen bij de grens. Adviseer over reispraktijken, zoals het meenemen van hun I-797 en paspoort. Zorg dat ze Form I-9 invullen en dat HR uitlegt hoe adreswijzigingen moeten worden gemeld aan USCIS/CBP.

Culturele Integratie op de Werkplek in de U.S.

Bied bronnen aan om culturele aanpassing te vergemakkelijken. Dit kan cross-culturele training, taalonderwijs of connecties met bedrijfsondersteunde internationale werknemersgroepen omvatten. Een welkomstevenement of lunch helpt de werknemer zich welkom te voelen en collega’s te leren kennen, wat een soepelere overgang in de U.S. werkcultuur bevordert.

Open Communicatie met U.S. Werknemers

Houd een open dialoog over eventuele problemen. Als de partner of echtgenoot van de werknemer ook verhuist, vraag dan of ze hulp nodig hebben bij werkvergunningen, zoals een H-4 EAD. Regelmatige check-ins in de eerste maanden kunnen helpen om persoonlijke of professionele zorgen vroegtijdig te identificeren en aan te pakken.

Een Persoonlijk Tintje voor U.S. Verhuizing Zekerstellen

Kleine gebaren kunnen veel goodwill opbouwen tijdens een U.S. verhuizing. Bijvoorbeeld, bied een verhuiskostenvergoeding of tijdelijke huisvestingsondersteuning indien mogelijk. Overweeg het geven van geschenkgidsen (boeken, meetup-informatie of cultureel relevante items) om de werknemer te helpen zich te settelen. Zelfs eenvoudige acties zoals het verstrekken van een welkomstpakket met een lokale SIM-kaart, OV-chipkaart of U.S. stroomadapters tonen attentheid en zorg.

Het doel is dat uw internationale werknemer zich gewaardeerd en comfortabel voelt. Een goed onboarded werknemer wordt sneller productief en is meer geneigd om lang te blijven. En als u ondersteuning voor werkvergunningen en visa nodig hebt, neem dan vandaag contact op met Rivermate. Onze visumexperts helpen u graag!