Navigeren door de regelgeving omtrent werktijden in de Verenigde Staten vereist het begrijpen van een combinatie van federale en staatswetten. De belangrijkste federale wet die loon en werktijden regelt, is de Fair Labor Standards Act (FLSA), die normen vaststelt voor minimumloon, overwerkvergoeding, administratie en kinderarbeid. Hoewel de FLSA een basislijn biedt, hebben individuele staten de bevoegdheid om hun eigen wetten vast te stellen die mogelijk grotere bescherming bieden of andere vereisten hebben, vooral op gebieden zoals rustpauzes en specifieke branchevoorschriften.
Werkgevers die in de VS opereren, moeten voldoen aan zowel de federale FLSA-vereisten als aan eventuele toepasselijke staats- of lokale arbeidswetten. Deze dubbele regelgeving vereist nauwkeurige aandacht voor detail om naleving te waarborgen in verschillende jurisdicties waar werknemers werkzaam zijn.
Standaard Werkuren en Werkweekstructuur
Onder de Fair Labor Standards Act (FLSA) wordt de standaard werkweek gedefinieerd als een vaste en regelmatig terugkerende periode van 168 uur – zeven opeenvolgende 24-uurs periodes. Er is geen federale limiet op het totale aantal uren dat een werknemer van 16 jaar of ouder mag werken in een werkweek. Echter, de FLSA stelt dat uren die meer dan 40 in een werkweek bedragen, moeten worden gecompenseerd met een overwerkvergoeding voor niet-vrijgestelde werknemers.
Het concept van een "standaard" werkweek verwijst vaak naar de 40 uur die de drempel vormen voor het activeren van overwerkvergoeding onder federale wet. Veel fulltime functies zijn ingericht rond deze 40-urige week, meestal verdeeld over vijf achturige dagen, maar andere regelingen zijn gebruikelijk en toegestaan zolang overwerk wordt betaald voor uren boven de 40 in een werkweek voor niet-vrijgestelde medewerkers.
Overwerkregelingen en Vergoedingseisen
De FLSA vereist dat niet-vrijgestelde werknemers overwerkvergoeding ontvangen tegen een tarief van niet minder dan anderhalf keer (1,5x) hun reguliere uurloon voor alle uren die meer dan 40 in een werkweek bedragen. Dit geldt voor de meeste uurlonen. Sommige werknemers kunnen vrijgesteld zijn van de overwerkvereisten van de FLSA op basis van hun functietaken en salarisniveau. Veel voorkomende vrijstellingen omvatten leidinggevenden, administratief personeel, professionals, buitenverkoop en bepaalde computergerelateerde functies, mits zij voldoen aan specifieke tests met betrekking tot hun functietaken en op een salarisbasis worden betaald boven een bepaalde drempel.
De salarisdrempel voor de vrijstellingen voor witteboordenberoepen kan veranderen, maar vanaf begin 2025 moeten werkgevers ervoor zorgen dat vrijgestelde werknemers voldoen aan de toepasselijke salarisniveau-test naast de taken-test. Het berekenen van het reguliere uurloon voor overwerkdoeleinden kan complex zijn, omdat het de meeste vormen van vergoeding die aan de werknemer worden betaald, moet omvatten, niet alleen het uurloon.
| Voorwaarde | Overwerkvergoeding (Federale FLSA) |
|---|---|
| Uren gewerkt boven 40 in een werkweek | 1,5x regulier uurloon |
| Van toepassing op | Niet-vrijgestelde werknemers |
| Maximale wekelijkse uren (Federale FLSA) | Geen federale limiet |
Rustpauzes en Breaks
Federale wetgeving (FLSA) vereist niet dat werkgevers maaltijd- of rustpauzes aan werknemers aanbieden. Echter, als een werkgever korte pauzes (meestal 5 tot 20 minuten) aanbiedt, worden deze volgens de federale wet als compenseerbare werktijd beschouwd die betaald moet worden. Echte maaltijdpauzes (meestal 30 minuten of langer) worden over het algemeen niet als werktijd beschouwd en hoeven niet betaald te worden, mits de werknemer volledig wordt vrijgesteld van werkzaamheden voor het eten van een reguliere maaltijd.
Het is van groot belang op te merken dat veel Amerikaanse staten wetten hebben die werkgevers verplichten om maaltijd- en/of rustpauzes te bieden. Deze staatswetten verschillen aanzienlijk qua duur van de pauzes, wanneer ze moeten worden gegeven (bijvoorbeeld na een bepaald aantal gewerkte uren) en of ze betaald moeten worden. Werkgevers moeten voldoen aan de wetten van de staat waar hun werknemers werkzaam zijn.
Nachtploeg- en Weekendwerkregelingen
Federale wet (FLSA) vereist niet dat werkgevers werknemers een hoger loon betalen voor werken 's nachts of in het weekend, enkel vanwege het tijdstip van de dag of week. Elke premie voor het werken op ongewenste uren is meestal een overeenkomst tussen werkgever en werknemer, of kan worden vereist door staatswetgeving, een collectieve arbeidsovereenkomst of bedrijfsbeleid.
Hoewel de FLSA geen premie voor deze shifts voorschrijft, tellen de uren die tijdens nachten of weekenden worden gewerkt nog steeds mee voor het totale wekelijkse aantal uren bij het bepalen van de geschiktheid voor overwerkvergoeding, indien de werknemer niet-vrijgesteld is en meer dan 40 uur werkt in de werkweek. Sommige staats- of lokale wetten, of specifieke branchevoorschriften, kunnen bepalingen bevatten met betrekking tot nacht- of weekendwerk, maar dit is geen algemene federale vereiste.
Verplichtingen voor Werkgevers bij Het Registreren van Werktijd
De FLSA vereist dat werkgevers nauwkeurige gegevens bijhouden over lonen, uren en andere arbeidsvoorwaarden voor niet-vrijgestelde werknemers. Deze gegevens zijn essentieel om naleving van minimumloon- en overwerkvereisten aan te tonen. Hoewel de FLSA geen specifiek formaat voor deze gegevens voorschrijft, specificeert het wel welke informatie moet worden vastgelegd.
Belangrijke informatie die werkgevers doorgaans moeten registreren voor niet-vrijgestelde werknemers omvat:
- Volledige naam en burgerservicenummer van de werknemer
- Adres, inclusief postcode
- Geboortedatum (indien onder de 19)
- Geslacht en beroep
- Tijd en dag van de week waarop de werkweek van de werknemer begint
- Uren gewerkt op elke dag
- Totaal gewerkte uren per werkweek
- Basis waarop het loon wordt betaald (bijvoorbeeld "$9 per uur", "$440 per week")
- Regulier uurloon
- Totaal dagelijkse of wekelijkse straight-time verdiensten
- Totaal overwerkverdiensten voor de werkweek
- Alle aanvullingen op of inhoudingen van het loon
- Totaalwaarde van het betaalde loon per loonperiode
- Datum van betaling en de betaalperiode die door de betaling wordt gedekt
Deze gegevens moeten worden bewaard voor een bepaalde periode, meestal drie jaar voor loonadministratie en twee jaar voor gegevens waarop loonberekeningen zijn gebaseerd (zoals urenstaten). Nauwkeurige administratie is een fundamentele nalevingsvereiste en cruciaal in geval van een loon- en uurgeschil of audit.
