Het Amerikaanse belastingstelsel is een complex raamwerk dat federale, staats- en soms lokale overheden omvat, die elk verschillende belastingen opleggen aan individuen en bedrijven. Voor werkgevers draait het navigeren door dit systeem vooral om payroll taxes, waaronder het inhouden van belastingen op het loon van werknemers en het betalen van werkgever-zijde belastingen. Het begrijpen van deze verplichtingen is cruciaal voor naleving en soepele bedrijfsvoering, of het nu gaat om het in dienst nemen van binnenlandse of buitenlandse werknemers.
Werknemers zijn op hun beurt onderworpen aan inkomstenbelasting over hun inkomsten, die doorgaans wordt geïnd via inhoudingen door de werkgever gedurende het jaar. Ze kunnen ook verantwoordelijk zijn voor hun aandeel in bepaalde payroll taxes. De uiteindelijke belastingplicht voor werknemers wordt vastgesteld wanneer ze hun jaarlijkse belastingaangifte indienen, waarin ze rekening kunnen houden met diverse aftrekposten en credits om mogelijk hun belastbaar inkomen te verlagen.
Employer Social Security and Payroll Tax Obligations
Werkgevers in de Verenigde Staten zijn verantwoordelijk voor verschillende federal payroll taxes, voornamelijk onder de Federal Insurance Contributions Act (FICA) en de Federal Unemployment Tax Act (FUTA). Veel staten leggen ook hun eigen werkloosheidstaksen (SUTA) op en kunnen aanvullende payroll taxes hebben.
FICA-taksen financieren Social Security en Medicare programma's. Zowel werkgevers als werknemers dragen bij aan FICA. Voor 2025 worden de tarieven naar verwachting vergelijkbaar met 2024, maar dit moet nog officieel bevestigd worden.
- Social Security Tax: Dit deel financiert pensioen, invaliditeit en overlevingsuitkeringen. Het belastingtarief wordt gelijk verdeeld tussen werkgever en werknemer. Voor 2024 is het tarief 6,2% voor zowel werkgever als werknemer, in totaal 12,4%. Deze belasting geldt alleen tot een jaarlijks loonplafond. Het loonplafond voor 2024 is $168.600, en de limiet voor 2025 wordt later in 2024 bekendgemaakt en zal waarschijnlijk hoger zijn.
- Medicare Tax: Dit deel financiert ziekenhuisverzekering. Het belastingtarief wordt ook gelijk verdeeld tussen werkgever en werknemer. Voor 2024 is het tarief 1,45% voor beide, in totaal 2,9%. Er is geen loonplafond voor de reguliere Medicare tax.
- Additional Medicare Tax: Een extra Medicare belasting van 0,9% geldt voor lonen boven een bepaalde drempel ($200.000 voor alleenstaanden, $250.000 voor gehuwden die gezamenlijk aangifte doen, $125.000 voor gehuwden die apart aangifte doen). Deze extra belasting wordt alleen opgelegd aan de werknemer; de werkgever draagt geen gelijke bijdrage, maar is wel verantwoordelijk voor het inhouden ervan op lonen boven de drempel.
FUTA is een federale belasting die, samen met de werkloosheidssystemen van de staten, werkloosheidsuitkeringen biedt aan in aanmerking komende werknemers. Het standaard FUTA-tarief is 6% over de eerste $7.000 van het loon van elke werknemer per jaar. Werkgevers krijgen echter meestal een aanzienlijke korting (tot 5,4%) op hun federale belastingplicht voor tijdige betaling van de staatswerkloosheidstaksen, waardoor het FUTA-tarief in de meeste gevallen wordt teruggebracht tot 0,6%. De werkloosheidstaksen van de staten (SUTA) variëren sterk per staat en hangen af van factoren zoals de branche van de werkgever en het aantal werkloosheidsclaims.
Income Tax Withholding Requirements
Werkgevers zijn verplicht om federale inkomstenbelasting in te houden op het loon van hun werknemers op basis van de informatie die de werknemer verstrekt op Formulier W-4, Employee's Withholding Certificate. Dit formulier helpt werkgevers de juiste hoeveelheid belasting in te houden door rekening te houden met de status van de werknemer, aantal afhankelijke personen en eventuele andere aanpassingen of extra inhoudingen.
Federale inkomstenbelasting is progressief, wat betekent dat hogere inkomens in hogere schijven worden belast. De belastingtarieven en -schijven worden jaarlijks aangepast voor inflatie. De belastingschijven voor 2025 worden later in 2024 bekendgemaakt, maar worden naar verwachting vergelijkbaar met die van 2024.
Hier is een voorbeeld van de federale inkomstenbelastingschijven voor 2024 voor alleenstaanden (2025-schijven zullen verschillen):
| Belastingtarief | Belastinggrondslag (Alleenstaanden) |
|---|---|
| 10% | $0 tot $11.600 |
| 12% | $11.601 tot $47.150 |
| 22% | $47.151 tot $100.525 |
| 24% | $100.526 tot $191.950 |
| 32% | $191.951 tot $243.725 |
| 35% | $243.726 tot $609.350 |
| 37% | Boven $609.350 |
Werkgevers gebruiken inhoudingtabellen van de IRS, gecombineerd met de W-4-informatie van de werknemer, om het bedrag aan federale inkomstenbelasting te berekenen dat moet worden ingehouden op elk loonstrookje.
Veel staten en enkele lokale jurisdicties leggen ook inkomstenbelasting op, waardoor werkgevers verplicht zijn om staats- en lokale inkomstenbelastingen in te houden op basis van specifieke regels en de inhoudingsformulieren van de werknemer (die per locatie verschillen).
Employee Tax Deductions and Allowances
Hoewel werkgevers vooral bezig zijn met inhoudingen op basis van door de werknemer verstrekte informatie (zoals Formulier W-4), kunnen werknemers hun totale belastbaar inkomen verminderen door diverse aftrekposten en heffingskortingen bij het indienen van hun jaarlijkse belastingaangifte.
De meest voorkomende manier waarop werknemers hun belastbaar inkomen verminderen, is door ofwel de standaardaftrekpost te nemen ofwel te itemiseren. De standaardaftrekpost is een vast bedrag dat varieert op basis van de aangiftestatus en jaarlijks wordt aangepast voor inflatie. Voor 2025 worden hogere bedragen verwacht dan in 2024.
Hier zijn de standaardaftrekposten voor 2024 (2025-bedragen zullen verschillen):
| Aangiftestatus | Standaardaftrekpost (2024) |
|---|---|
| Alleenstaand | $13.850 |
| Gehuwd die apart aangifte doet | $13.850 |
| Gehuwd die gezamenlijk aangifte doet | $27.700 |
| Hoofd van huishouden | $20.800 |
| Geregistreerde weduwe/weduwnaar | $27.700 |
Werknemers kunnen ervoor kiezen om te itemiseren als de totale van hun in aanmerking komende uitgaven (zoals staats- en lokale belastingen tot een limiet, hypotheekrente, charitatieve bijdragen en bepaalde medische kosten) hoger is dan de standaardaftrekpost.
Bepaalde aftrekposten kunnen ook invloed hebben op het nettoloon en mogelijk op de W-4-berekeningen, zoals pre-tax bijdragen aan pensioenrekeningen (zoals 401(k)s) of health savings accounts (HSAs), en aftrekposten voor betaalde zorgverzekeringspremies via een cafetariaplan.
Tax Compliance and Reporting Deadlines
Werkgevers hebben strikte deadlines voor het storten van ingehouden belastingen en het indienen van payroll tax-rapportages. Het niet naleven van deze deadlines kan leiden tot boetes en rente.
Belangrijke federale rapportageformulieren en algemene deadlines zijn onder andere:
- Formulier 941, Employer's Quarterly Federal Tax Return: Rapportage van ingehouden inkomstenbelasting, Social Security belasting en Medicare belasting, evenals de bijdrage van de werkgever aan Social Security en Medicare. De deadlines zijn meestal de laatste dag van de maand na het einde van het kwartaal (30 april, 31 juli, 31 oktober, 31 januari).
- Formulier 940, Employer's Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return: Rapportage van de jaarlijkse FUTA-belastingplicht van de werkgever. De deadline is meestal 31 januari van het volgende jaar.
- Formulier W-2, Wage and Tax Statement: Rapportage van het jaarlijkse loon van een werknemer en de ingehouden belastingen. Werkgevers moeten kopieën aan werknemers verstrekken voor 31 januari van het volgende jaar en kopieën indienen bij de Social Security Administration (SSA) ook voor 31 januari.
- Formulier W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements: Een samenvattingsformulier dat samen met alle W-2's wordt ingediend bij de SSA. Deadline is 31 januari.
De frequentie van belastingdeposities (dagelijks, semi-weekly, maandelijks) hangt af van de belastingplicht. Grotere verplichtingen vereisen frequentere stortingen. De rapportage- en depositievereisten voor staats- en lokale payroll taxes variëren per jurisdictie.
Special Tax Considerations for Foreign Workers and Companies
Het in dienst nemen van buitenlandse werknemers of opereren als een buitenlands bedrijf in de VS brengt extra belastingcomplexiteiten met zich mee.
- Worker Classification: Het bepalen of een buitenlandse werknemer een resident alien of een non-resident alien is voor belastingdoeleinden is cruciaal, aangezien verschillende belastingregels gelden. Residentie wordt meestal bepaald door de green card test of de substantial presence test.
- Tax Treaties: De VS heeft belastingverdragen met veel landen die kunnen leiden tot vermindering of vrijstelling van Amerikaanse belasting op bepaalde inkomsten, inclusief lonen. Werkgevers moeten mogelijk rekening houden met verdragsbepalingen bij het bepalen van inhoudingen voor niet-resident alien werknemers.
- Withholding for Non-Resident Aliens: Inkomsten betaald aan niet-resident aliens is meestal onderworpen aan een vaste inhoudingspercentage van 30%, tenzij een belastingverdrag een lager tarief of vrijstelling biedt. Niet-resident alien werknemers moeten mogelijk formulier 8233 (Exemption From Withholding on Compensation for Independent Personal Services of a Nonresident Alien Individual) of formulier W-8BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting) indienen om verdragsvoordelen te claimen of buitenlandse status te bevestigen.
- Identification Numbers: Buitenlandse werknemers hebben een U.S. belastingidentificatienummer nodig. Resident aliens gebruiken meestal een Social Security Number (SSN). Niet-resident aliens die niet in aanmerking komen voor een SSN maar wel een U.S. TIN nodig hebben voor belastingdoeleinden, kunnen een Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) verkrijgen.
- Foreign Companies: Een buitenlands bedrijf dat in de VS opereert, kan onderworpen zijn aan Amerikaanse vennootschapsbelasting als het wordt beschouwd als een bedrijf dat in een U.S. trade of business is betrokken en inkomsten heeft die effectief verbonden zijn met die onderneming. Het concept van "permanent establishment" onder belastingverdragen bepaalt vaak of een buitenlands bedrijf een belastbare aanwezigheid in de VS heeft. Het in dienst nemen van werknemers in de VS kan bijdragen aan het vaststellen van een belastbare aanwezigheid.
Het navigeren door deze speciale overwegingen vereist nauwkeurigheid en kennis van de Amerikaanse belastingwetgeving en relevante belastingverdragen.
