Employer of Record - Verenigde Staten van Amerika Guide

Bij het gebruik van een Employer of Record (EOR) zoals Rivermate in de Verenigde Staten van Amerika, verzorgt de EOR de aangifte en betaling van belastingen en sociale verzekeringsbijdragen van werknemers. Dit omvat:

1. Federale Inkomstenbelastinginhouding: De EOR is verantwoordelijk voor het inhouden van federale inkomstenbelasting op het loon van werknemers op basis van de informatie op hun W-4 formulieren.

2. Sociale Zekerheid en Medicare Belastingen (FICA): De EOR houdt het werknemersgedeelte van de Sociale Zekerheid en Medicare belastingen in en betaalt ook het werkgeversgedeelte. Deze bijdragen worden gerapporteerd en betaald aan de Internal Revenue Service (IRS).

3. Federale Werkloosheidsbelasting (FUTA): De EOR betaalt de Federale Werkloosheidsbelasting, die werkloosheidsuitkeringen financiert voor werknemers die hun baan verliezen.

4. Staatsinkomstenbelastinginhouding: Indien van toepassing, houdt de EOR staatsinkomstenbelasting in op het loon van werknemers en draagt deze af aan de juiste staatsbelastingautoriteiten.

5. Staatswerkloosheidsverzekering (SUI): De EOR betaalt staatswerkloosheidsverzekeringsbelastingen, die per staat verschillen en worden gebruikt om staatswerkloosheidsuitkeringen te financieren.

6. Lokale Belastingen: In sommige rechtsgebieden kunnen er lokale belastingen zijn die moeten worden ingehouden en betaald. De EOR zorgt voor naleving van deze lokale belastingvereisten.

Door deze verantwoordelijkheden te beheren, zorgt de EOR ervoor dat alle belasting- en sociale verzekeringsverplichtingen nauwkeurig en op tijd worden nagekomen, waardoor de administratieve last voor het klantbedrijf wordt verminderd en naleving van de Amerikaanse arbeidswetten wordt gewaarborgd.

Ja, het is mogelijk om onafhankelijke aannemers in de Verenigde Staten van Amerika in te huren. Er zijn echter specifieke regels en richtlijnen die moeten worden gevolgd om te voldoen aan federale en staatswetten. Hier zijn enkele belangrijke punten om te overwegen:

1. Classificatie: Het correct classificeren van werknemers als onafhankelijke aannemers in plaats van werknemers is cruciaal. Verkeerde classificatie kan leiden tot aanzienlijke juridische en financiële gevolgen. De IRS gebruikt een reeks criteria die bekend staan als de "Common Law Rules" om te bepalen of een werknemer een onafhankelijke aannemer of een werknemer is. Deze regels richten zich op de mate van controle en onafhankelijkheid in de arbeidsrelatie.

2. Contracten: Het is essentieel om een duidelijk, schriftelijk contract te hebben waarin de voorwaarden van de overeenkomst worden uiteengezet, inclusief de omvang van het werk, betalingsvoorwaarden en de duur van het contract. Dit helpt de aard van de relatie vast te stellen en kan bescherming bieden in geval van geschillen.

3. Belastingverplichtingen: Onafhankelijke aannemers zijn verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen belastingen, inclusief de belasting voor zelfstandigen. Werkgevers houden geen belastingen in op betalingen aan onafhankelijke aannemers. In plaats daarvan ontvangen aannemers een Formulier 1099-MISC als ze $600 of meer in een jaar worden betaald.

4. Voordelen en Bescherming: Onafhankelijke aannemers hebben geen recht op werknemersvoordelen zoals ziektekostenverzekering, pensioenplannen of werknemerscompensatie. Ze hebben ook niet dezelfde bescherming onder arbeidswetten, zoals minimumloon en overwerkvergoeding.

5. Staatswetten: Naast federale regelgeving kunnen staatswetten aanvullende vereisten of definities hebben voor onafhankelijke aannemers. Het is belangrijk om op de hoogte te zijn van en te voldoen aan deze staatsspecifieke regelgeving.

Het gebruik van een Employer of Record (EOR) dienst zoals Rivermate kan het proces van het inhuren van onafhankelijke aannemers in de Verenigde Staten vereenvoudigen. Een EOR kan helpen bij het naleven van alle relevante wetten en voorschriften, het afhandelen van loonadministratie en belastingaangiften, en het bieden van advies over beste praktijken voor het beheren van aannemersrelaties. Dit kan de administratieve last voor uw organisatie verminderen en het risico van verkeerde classificatie en andere juridische problemen beperken.

Het opzetten van een bedrijf in de Verenigde Staten kan variëren in tijdlijn, afhankelijk van verschillende factoren, waaronder het type bedrijfsentiteit, de staat van oprichting en de efficiëntie van de betrokken processen. Hier is een algemene tijdlijn voor het opzetten van een bedrijf in de Verenigde Staten:

1. Kiezen van een Bedrijfsstructuur (1-2 dagen):

   • Beslis over het type bedrijfsentiteit (bijv. LLC, Corporation, Partnership, Sole Proprietorship).
   • Onderzoek de voor- en nadelen van elke structuur om de beste keuze voor uw bedrijfsbehoeften te bepalen.

2. Registratie van de Bedrijfsnaam (1-3 dagen):

   • Voer een naamonderzoek uit om ervoor te zorgen dat de gewenste bedrijfsnaam beschikbaar is.
   • Registreer de bedrijfsnaam bij de juiste staatsautoriteiten.

3. Indienen van Oprichtingsdocumenten (1-2 weken):

   • Bereid de nodige oprichtingsdocumenten voor en dien deze in (bijv. Statuten voor een corporation of Oprichtingsakte voor een LLC) bij het kantoor van de staatssecretaris.
   • De verwerkingstijden kunnen per staat variëren, maar versnelde diensten zijn vaak beschikbaar tegen een extra vergoeding.

4. Verkrijgen van een Werkgeversidentificatienummer (EIN) (1 dag):

   • Vraag een EIN aan bij de Internal Revenue Service (IRS). Dit kan online worden gedaan en wordt meestal onmiddellijk verwerkt.

5. Openen van een Zakelijke Bankrekening (1-2 weken):

   • Open een zakelijke bankrekening met behulp van het EIN en de oprichtingsdocumenten.
   • De tijdlijn kan variëren afhankelijk van de vereisten en verwerkingstijden van de bank.

6. Registreren voor Staat- en Lokale Belastingen (1-2 weken):

   • Registreer voor staat- en lokale belastingen, inclusief omzetbelasting indien van toepassing.
   • De tijdlijn kan variëren afhankelijk van de verwerkingstijden van de staat en lokale overheid.

7. Verkrijgen van Bedrijfslicenties en Vergunningen (1-4 weken):

   • Bepaal de benodigde licenties en vergunningen voor uw bedrijfstype en locatie.
   • Vraag deze licenties en vergunningen aan en verkrijg ze van de relevante autoriteiten.

8. Opzetten van Bedrijfsactiviteiten (1-2 maanden):

   • Richt fysieke of virtuele kantoorruimte in, huur personeel in en stel operationele processen vast.
   • Deze tijdlijn kan sterk variëren afhankelijk van de complexiteit van het bedrijf en de beschikbare middelen.

Over het algemeen kan de tijdlijn voor het opzetten van een bedrijf in de Verenigde Staten variëren van enkele weken tot enkele maanden, afhankelijk van de specifieke omstandigheden en de efficiëntie van de betrokken processen. Het gebruik van een Employer of Record (EOR) dienst zoals Rivermate kan dit proces aanzienlijk stroomlijnen, vooral voor buitenlandse bedrijven die een aanwezigheid in de VS willen vestigen. Een EOR kan veel van de administratieve en nalevingstaken afhandelen, zodat u zich kunt concentreren op de groei van uw bedrijf.

HR compliance in de Verenigde Staten van Amerika verwijst naar de naleving van federale, staats- en lokale arbeidswetten en -voorschriften die bepalen hoe bedrijven hun werknemers beheren. Dit omvat een breed scala aan wettelijke vereisten met betrekking tot werving, lonen, voordelen, veiligheid op de werkplek, discriminatie, beëindiging en meer. Het waarborgen van HR compliance is om verschillende redenen cruciaal:

1. Wettelijke Verplichtingen: De VS heeft een complex juridisch kader dat wetten omvat zoals de Fair Labor Standards Act (FLSA), de Occupational Safety and Health Act (OSHA), de Family and Medical Leave Act (FMLA), de Americans with Disabilities Act (ADA) en de Equal Employment Opportunity (EEO) wetten, onder andere. Naleving van deze wetten is verplicht en het niet naleven ervan kan resulteren in aanzienlijke juridische sancties, boetes en rechtszaken.

2. Vermijden van Boetes en Sancties: Niet-naleving kan leiden tot ernstige financiële gevolgen. Bijvoorbeeld, schendingen van loon- en uurwetten onder de FLSA kunnen resulteren in achterstallig loon, boetes en schadevergoedingen. Evenzo kan niet-naleving van OSHA-voorschriften leiden tot zware boetes en verhoogde controle door regelgevende instanties.

3. Bescherming van de Reputatie van het Bedrijf: Compliance-kwesties kunnen de reputatie van een bedrijf schaden, waardoor het moeilijker wordt om top talent aan te trekken en te behouden. Negatieve publiciteit door rechtszaken of regelgevende acties kan ook het vertrouwen van klanten en zakelijke relaties beïnvloeden.

4. Tevredenheid en Behoud van Werknemers: Naleving van arbeidswetten zorgt voor eerlijke behandeling van werknemers, wat kan leiden tot hogere werktevredenheid en retentiepercentages. Bijvoorbeeld, naleving van anti-discriminatiewetten helpt een inclusievere en diverse werkplek te creëren, wat het moreel en de productiviteit van werknemers kan verbeteren.

5. Operationele Efficiëntie: Correcte HR compliance helpt HR-processen te stroomlijnen en vermindert het risico op fouten en geschillen. Dit kan leiden tot efficiëntere operaties en stelt het bedrijf in staat zich te concentreren op zijn kernactiviteiten.

6. Risicobeheer: Door compliant te blijven, kunnen bedrijven risico's in verband met werknemersrechtszaken, regelgevende onderzoeken en andere juridische uitdagingen beperken. Deze proactieve benadering van risicobeheer kan het bedrijf op de lange termijn tijd, geld en middelen besparen.

7. Aanpassingsvermogen aan Veranderingen: Het juridische landschap in de VS evolueert voortdurend, met regelmatig nieuwe wetten en amendementen. Het handhaven van HR compliance zorgt ervoor dat een bedrijf flexibel is en snel kan reageren op deze veranderingen zonder zijn operaties te verstoren.

Het gebruik van een Employer of Record (EOR) dienst zoals Rivermate kan HR compliance in de VS aanzienlijk vereenvoudigen. Een EOR neemt de verantwoordelijkheid op zich om ervoor te zorgen dat alle werkgelegenheidspraktijken voldoen aan de relevante wetten en voorschriften. Dit omvat het beheren van loonadministratie, belastingen, voordelen en andere HR-functies, waardoor de administratieve last voor het bedrijf wordt verminderd en het risico op niet-naleving wordt geminimaliseerd. Door gebruik te maken van de expertise van een EOR kunnen bedrijven zich richten op hun strategische doelen terwijl ze ervoor zorgen dat hun HR-praktijken juridisch solide en up-to-date zijn.

In de Verenigde Staten van Amerika hebben werkgevers verschillende opties voor het inhuren van werknemers, elk met zijn eigen set van juridische, administratieve en financiële overwegingen. Hier zijn de belangrijkste beschikbare opties:

1. Directe Werkgelegenheid:

   • Voltijds Werknemers: Deze werknemers worden direct door het bedrijf ingehuurd en ontvangen doorgaans een salaris, voordelen en vallen onder arbeidswetten zoals de Fair Labor Standards Act (FLSA), Family and Medical Leave Act (FMLA) en anderen.
   • Deeltijd Werknemers: Vergelijkbaar met voltijd werknemers, maar werken minder uren. Ze komen mogelijk niet in aanmerking voor hetzelfde niveau van voordelen als voltijd werknemers.
   • Tijdelijke Werknemers: Ingehuurd voor een specifieke periode of project. Ze kunnen direct of via een uitzendbureau worden ingehuurd.

2. Onafhankelijke Aannemers:

   • Dit zijn zelfstandige individuen of bedrijven die diensten verlenen aan een bedrijf op basis van een contract. Ze worden niet beschouwd als werknemers en ontvangen daarom geen voordelen of bescherming onder arbeidswetten. Het bedrijf moet ervoor zorgen dat de classificatie van onafhankelijke aannemers correct is om juridische problemen te voorkomen.

3. Freelancers:

   • Vergelijkbaar met onafhankelijke aannemers, werken freelancers op projectbasis. Ze zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingen en voordelen. Deze optie wordt vaak gebruikt voor gespecialiseerde taken of kortetermijnprojecten.

4. Uitzendbureaus:

   • Bedrijven kunnen werknemers inhuren via uitzendbureaus, die het wervings-, aanwervings- en loonproces afhandelen. Dit kan een goede optie zijn voor tijdelijk of seizoenswerk.

5. Professional Employer Organizations (PEO's):

   • PEO's bieden uitgebreide HR-oplossingen, inclusief loonadministratie, voordelen en nalevingsbeheer. Ze co-werken werknemers, wat betekent dat de PEO de juridische werkgever wordt voor belasting- en verzekeringsdoeleinden, terwijl het klantbedrijf de dagelijkse activiteiten beheert.

6. Employer of Record (EOR) Services:

   • Een EOR, zoals Rivermate, neemt de juridische verantwoordelijkheden van het inhuren van werknemers over namens een bedrijf. Dit omvat het afhandelen van loonadministratie, belastingen, voordelen en naleving van lokale arbeidswetten. Het klantbedrijf geeft leiding aan het werk en beheert de dagelijkse activiteiten van de werknemer. Dit is vooral gunstig voor bedrijven die op afstand willen inhuren of willen uitbreiden naar nieuwe regio's zonder een juridische entiteit op te richten.

Voordelen van het Gebruik van een Employer of Record (EOR) in de VS:

1. Naleving en Risicobeheer:

   • De EOR zorgt voor naleving van federale, staats- en lokale arbeidswetten, waardoor het risico op juridische problemen en boetes wordt verminderd. Dit omvat het naleven van loon- en urenschema's, belastingvoorschriften en arbeidsnormen.

2. Kostenefficiëntie:

   • Het gebruik van een EOR kan kosteneffectiever zijn dan het oprichten van een juridische entiteit, vooral voor kleine tot middelgrote ondernemingen of bedrijven die een nieuwe markt testen. Het elimineert de noodzaak voor uitgebreide administratieve infrastructuur.

3. Snelheid en Flexibiliteit:

   • Een EOR kan snel werknemers aannemen, waardoor bedrijven hun personeelsbestand naar behoefte kunnen opschalen of afbouwen zonder de vertragingen die gepaard gaan met traditionele aanwervingsprocessen.

4. Focus op Kernactiviteiten:

   • Door HR- en administratieve taken uit te besteden aan een EOR, kunnen bedrijven zich concentreren op hun kernactiviteiten en strategische doelen, in plaats van zich bezig te houden met nalevings- en loonadministratieproblemen.

5. Toegang tot Expertise:

   • EOR's hebben gespecialiseerde kennis in HR, loonadministratie en naleving, en bieden waardevolle ondersteuning en begeleiding aan bedrijven, vooral aan degenen die niet bekend zijn met de complexiteit van de Amerikaanse arbeidswetten.

6. Werknemersvoordelen:

   • EOR's kunnen concurrerende voordelenpakketten aanbieden aan werknemers, wat voor kleinere bedrijven moeilijk te realiseren kan zijn. Dit kan helpen om top talent aan te trekken en te behouden.

Samengevat, hoewel er meerdere opties zijn voor het inhuren van werknemers in de Verenigde Staten, kan het gebruik van een Employer of Record zoals Rivermate aanzienlijke voordelen bieden op het gebied van naleving, kostenefficiëntie, snelheid en administratieve verlichting, waardoor het een aantrekkelijke optie is voor veel bedrijven.

Ja, werknemers in de Verenigde Staten ontvangen al hun rechten en voordelen wanneer ze in dienst zijn via een Employer of Record (EOR) zoals Rivermate. Een EOR zorgt voor naleving van federale, staats- en lokale arbeidswetten, wat betekent dat werknemers recht hebben op dezelfde bescherming en voordelen als degenen die rechtstreeks bij een bedrijf in dienst zijn. Hier zijn enkele belangrijke aspecten:

1. Lonen en Overwerk: Werknemers zijn gegarandeerd om ten minste het federale minimumloon te ontvangen, en in staten met hogere minimumlonen geldt het hogere tarief. Overwerkvergoeding is ook verplicht voor in aanmerking komende werknemers die meer dan 40 uur per week werken, in overeenstemming met de Fair Labor Standards Act (FLSA).

2. Gezondheid en Veiligheid: De voorschriften van de Occupational Safety and Health Administration (OSHA) zorgen ervoor dat werknemers een veilige werkomgeving hebben. Een EOR moet aan deze voorschriften voldoen, de nodige training bieden en een veilige werkplek onderhouden.

3. Voordelen: Werknemers hebben recht op voordelen zoals ziektekostenverzekering, pensioenplannen en andere extraatjes die de EOR biedt. De Affordable Care Act (ACA) verplicht werkgevers met 50 of meer fulltime werknemers om ziektekostenverzekering te bieden, en een EOR zoals Rivermate zorgt voor naleving van deze eis.

4. Verlofrechten: Werknemers hebben recht op verlofvoordelen zoals de Family and Medical Leave Act (FMLA), die tot 12 weken onbetaald, met werkzekerheid beschermd verlof biedt voor bepaalde familie- en medische redenen. Bovendien kunnen staatspecifieke verlofwetten verdere bescherming bieden.

5. Antidiscriminatiewetten: De EOR moet zich houden aan antidiscriminatiewetten die worden gehandhaafd door de Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), waardoor werknemers worden beschermd tegen discriminatie op basis van ras, kleur, religie, geslacht, nationale afkomst, leeftijd, handicap of genetische informatie.

6. Werknemerscompensatie: Werknemers zijn gedekt door werknemerscompensatieverzekering, die voordelen biedt voor werkgerelateerde verwondingen of ziekten. De EOR is verantwoordelijk voor het onderhouden van deze verzekering en het afhandelen van claims.

7. Werkloosheidsverzekering: Werknemers komen in aanmerking voor werkloosheidsuitkeringen als ze hun baan verliezen zonder eigen schuld. De EOR handelt de nodige bijdragen aan de staatswerkloosheidsverzekeringsprogramma's af.

Door gebruik te maken van een EOR zoals Rivermate kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun werknemers in de Verenigde Staten alle rechten en voordelen ontvangen waar ze wettelijk recht op hebben, terwijl ze ook het risico op niet-naleving van complexe arbeidswetten verminderen.

Het in dienst nemen van iemand in de Verenigde Staten brengt verschillende kosten met zich mee, naast alleen het salaris van de werknemer. Hier zijn de belangrijkste kosten die gepaard gaan met het in dienst nemen van iemand in de VS:

1. Salaris en Lonen: De meest voor de hand liggende kosten zijn het basissalaris of het uurloon van de werknemer. Dit varieert sterk afhankelijk van de industrie, rol en geografische locatie.

2. Loonbelasting: Werkgevers zijn verantwoordelijk voor verschillende loonbelastingen, waaronder:

   • Sociale Zekerheidsbelasting: Werkgevers moeten 6,2% van het loon van de werknemer betalen tot een bepaald maximum.
   • Medicare-belasting: Werkgevers moeten 1,45% van alle lonen van de werknemer betalen.
   • Federale Werkloosheidsbelasting (FUTA): Meestal 6% over de eerste $7.000 van het loon van elke werknemer, hoewel kredieten dit tarief kunnen verlagen.
   • Staatswerkloosheidsbelasting (SUTA): Tarieven en loongrenzen variëren per staat.

3. Arbeidsongevallenverzekering: Deze verzekering dekt medische kosten en gederfde lonen voor werknemers die gewond raken op het werk. De kosten variëren per staat en industrie.

4. Ziektekostenverzekering: Onder de Affordable Care Act (ACA) moeten werkgevers met 50 of meer fulltime werknemers een ziektekostenverzekering bieden. De kosten van premies kunnen aanzienlijk zijn en variëren afhankelijk van het plan en het aantal gedekte werknemers.

5. Pensioenvoorzieningen: Veel werkgevers bieden pensioenregelingen zoals 401(k)-plannen. Werkgevers matchen vaak een deel van de bijdragen van werknemers, wat de kosten verhoogt.

6. Betaald Verlof (PTO): Dit omvat vakantiedagen, ziekteverlof en feestdagen. Hoewel dit geen directe uitgaven zijn, vertegenwoordigt het een kostenpost in termen van verloren productiviteit.

7. Andere Voordelen: Werkgevers kunnen extra voordelen bieden zoals levensverzekering, arbeidsongeschiktheidsverzekering, tandheelkundige en oogheelkundige verzekering, en welzijnsprogramma's. Deze voordelen verhogen de totale kosten van het dienstverband.

8. Nalevingskosten: Het waarborgen van naleving van federale, staats- en lokale arbeidswetten kan kosten met zich meebrengen. Dit omvat juridische kosten, HR-personeel en systemen om naleving te beheren.

9. Opleiding en Ontwikkeling: Investeren in opleiding en ontwikkeling van werknemers is cruciaal voor het behoud van een bekwaam personeelsbestand. Dit kan onboarding, doorlopende training en professionele ontwikkelingsprogramma's omvatten.

10. Wervingskosten: Het proces van het aannemen van nieuwe werknemers brengt kosten met zich mee zoals het adverteren van vacatures, wervingsbureaukosten en de tijd die HR-personeel besteedt aan het wervingsproces.

11. Kantoorruimte en Uitrusting: Het voorzien van werknemers van de nodige werkruimte, uitrusting en technologie is een andere aanzienlijke kostenpost. Dit omvat huur, nutsvoorzieningen, kantoorbenodigdheden en IT-infrastructuur.

12. Diverse Kosten: Andere mogelijke kosten omvatten programma's voor werknemerserkenning, bedrijfsuitjes en andere voordelen die bijdragen aan de tevredenheid en het behoud van werknemers.

Het gebruik van een Employer of Record (EOR) zoals Rivermate kan helpen bij het beheren en mogelijk verminderen van sommige van deze kosten door het afhandelen van loonadministratie, voordelenadministratie, naleving en andere HR-functies. Dit stelt bedrijven in staat zich te concentreren op hun kernactiviteiten, terwijl ervoor wordt gezorgd dat alle aan werkgelegenheid gerelateerde verplichtingen efficiënt en effectief worden nageleefd.

Wanneer een bedrijf een Employer of Record (EOR) dienst zoals Rivermate in de Verenigde Staten van Amerika gebruikt, worden verschillende juridische verantwoordelijkheden beheerd door de EOR, terwijl het bedrijf bepaalde verplichtingen behoudt. Hier is een gedetailleerd overzicht van deze verantwoordelijkheden:

Verantwoordelijkheden Beheerd door de EOR:

1. Loonadministratie:

   • De EOR verzorgt de berekening, verwerking en uitbetaling van salarissen, inclusief het inhouden en afdragen van loonbelastingen aan federale, staats- en lokale autoriteiten.

2. Belastingnaleving:

   • De EOR zorgt voor naleving van alle relevante belastingwetten, inclusief het indienen van noodzakelijke belastingformulieren (bijv. W-2's, 1099's) en de betaling van sociale zekerheid, Medicare en werkloosheidsbelastingen.

3. Werknemersvoordelen:

   • De EOR beheert werknemersvoordelen zoals ziektekostenverzekering, pensioenregelingen en andere voordelen, en zorgt voor naleving van de Affordable Care Act (ACA) en andere relevante regelgeving.

4. Arbeidsovereenkomsten:

   • De EOR stelt arbeidsovereenkomsten op en beheert deze, en zorgt ervoor dat ze voldoen aan federale en staatsarbeidswetten, inclusief bepalingen over at-will employment en concurrentiebedingen waar van toepassing.

5. HR-naleving:

   • De EOR zorgt voor naleving van federale en staatsarbeidswetten, inclusief de Fair Labor Standards Act (FLSA), Family and Medical Leave Act (FMLA) en Occupational Safety and Health Administration (OSHA) regelgeving.

6. Werknemerscompensatie:

   • De EOR biedt werknemerscompensatieverzekering en beheert claims, en zorgt voor naleving van staatsspecifieke vereisten.

7. Onboarding en Offboarding van Werknemers:

   • De EOR verzorgt het onboardingproces, inclusief achtergrondcontroles, verificatie van werkgeschiktheid (I-9 formulieren) en oriëntatie. Ze beheren ook het offboardingproces, inclusief de laatste loonstroken en exitgesprekken.

Verantwoordelijkheden Behouden door het Bedrijf:

1. Dagelijkse Beheer:

   • Het bedrijf behoudt de controle over de dagelijkse activiteiten en prestatiebeheer van de werknemers. Dit omvat het vaststellen van werkschema's, het toewijzen van taken en het uitvoeren van prestatiebeoordelingen.

2. Strategische Beslissingen:

   • Het bedrijf is verantwoordelijk voor het nemen van strategische beslissingen met betrekking tot de bedrijfsvoering, inclusief wervingsbeslissingen, het vaststellen van beloningsniveaus (binnen wettelijke grenzen) en het bepalen van rollen en verantwoordelijkheden van werknemers.

3. Werkplekbeleid:

   • Het bedrijf moet werkplekbeleid en procedures vaststellen en handhaven, zoals die met betrekking tot werkplekgedrag, anti-discriminatie en intimidatiebeleid, in overeenstemming met federale en staatswetten.

4. Intellectueel Eigendom en Vertrouwelijkheid:

   • Het bedrijf moet ervoor zorgen dat passende overeenkomsten aanwezig zijn om zijn intellectueel eigendom te beschermen en vertrouwelijkheid te waarborgen, hoewel de EOR kan helpen bij het opstellen van deze overeenkomsten.

5. Naleving van Sectorspecifieke Regelgeving:

   • Het bedrijf moet zorgen voor naleving van eventuele sectorspecifieke regelgeving die mogelijk niet wordt gedekt door de algemene HR-nalevingsdiensten van de EOR.

Voordelen van het Gebruik van een EOR in de VS:

• Risicobeperking: Door HR- en nalevingsverantwoordelijkheden uit te besteden aan een EOR, kunnen bedrijven het risico op niet-naleving van complexe en voortdurend veranderende arbeidswetten aanzienlijk verminderen.
• Kostenefficiëntie: EOR-diensten kunnen kosteneffectiever zijn dan het onderhouden van een interne HR-afdeling, vooral voor kleine tot middelgrote ondernemingen.
• Focus op Kernactiviteiten: Bedrijven kunnen zich concentreren op hun kernactiviteiten terwijl de EOR administratieve en nalevingsgerelateerde taken afhandelt.
• Schaalbaarheid: EOR-diensten bieden flexibiliteit en schaalbaarheid, waardoor bedrijven snel hun personeelsbestand kunnen uitbreiden zonder de administratieve last van het opzetten van juridische entiteiten in meerdere staten.

Samenvattend, terwijl een EOR zoals Rivermate veel van de administratieve en nalevingsgerelateerde verantwoordelijkheden op zich neemt, behoudt het bedrijf de controle over strategische en dagelijkse managementbeslissingen. Deze samenwerking stelt bedrijven in staat om efficiënter en conform de complexe regelgeving van de Verenigde Staten te opereren.

Rivermate, als een Employer of Record (EOR) in de Verenigde Staten, zorgt voor naleving van HR-regelgeving door een uitgebreide aanpak die de complexe en veelzijdige aard van de Amerikaanse arbeidswetten aanpakt. Hier zijn de belangrijkste manieren waarop Rivermate zorgt voor HR-naleving in de Verenigde Staten:

1. Naleving van federale, staats- en lokale wetten:

   • Federale naleving: Rivermate zorgt voor naleving van federale wetten zoals de Fair Labor Standards Act (FLSA), de Family and Medical Leave Act (FMLA), de Occupational Safety and Health Act (OSHA) en de Equal Employment Opportunity (EEO) regelgeving.
   • Staats- en lokale naleving: De VS heeft een divers juridisch landschap met verschillende staats- en lokale arbeidswetten. Rivermate blijft op de hoogte van deze regelgeving en zorgt ervoor dat arbeidspraktijken voldoen aan staatspecifieke wetten met betrekking tot minimumloon, overwerk, betaald verlof en andere arbeidsnormen.

2. Loon- en belastingnaleving:

   • Nauwkeurige loonverwerking: Rivermate beheert de loonverwerking en zorgt ervoor dat werknemers nauwkeurig en op tijd worden betaald, inclusief het omgaan met complexiteiten zoals overwerk, bonussen en inhoudingen.
   • Belastinginhouding en -rapportage: Rivermate zorgt voor de juiste inhouding van federale, staats- en lokale belastingen en beheert het indienen van vereiste belastingformulieren zoals W-2's en 1099's. Ze regelen ook werkloosheidsverzekering en bijdragen aan werknemerscompensatie.

3. Voordelenadministratie:

   • Ziektekostenverzekering en voordelen: Rivermate beheert werknemersvoordelen in overeenstemming met de Affordable Care Act (ACA) en andere relevante regelgeving. Dit omvat het aanbieden van ziektekostenverzekering, pensioenregelingen en andere werknemersvoordelen.
   • COBRA-naleving: Voor ontslagen werknemers zorgt Rivermate voor naleving van de Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA), die de verstrekking van doorlopende ziektekostenverzekering verplicht stelt.

4. Arbeidsovereenkomsten en documentatie:

   • Juridische arbeidsovereenkomsten: Rivermate stelt arbeidsovereenkomsten op en onderhoudt deze in overeenstemming met de Amerikaanse arbeidswetten, waarbij duidelijkheid wordt verschaft over de arbeidsvoorwaarden, functieomschrijvingen en beloning.
   • Werknemershandboeken en beleidsregels: Ze ontwikkelen en verspreiden werknemershandboeken die bedrijfsbeleid, procedures en werknemersrechten beschrijven, en zorgen ervoor dat deze documenten voldoen aan de huidige wetten.

5. Veiligheid en gezondheid op de werkplek:

   • OSHA-naleving: Rivermate zorgt ervoor dat de veiligheidsnormen op de werkplek voldoen aan de OSHA-vereisten, waardoor een veilige werkomgeving voor werknemers wordt geboden.
   • Training en rapportage: Ze bieden trainingsprogramma's over veiligheid op de werkplek en beheren de rapportage van werkgerelateerde verwondingen en ziekten zoals wettelijk vereist.

6. Anti-discriminatie- en intimidatiebeleid:

   • EEO-naleving: Rivermate handhaaft beleid dat voldoet aan de EEO-wetten, waardoor discriminatie op basis van ras, kleur, religie, geslacht, nationale afkomst, leeftijd, handicap of genetische informatie wordt voorkomen.
   • Intimidatiepreventie: Ze implementeren en handhaven anti-intimidatiebeleid, bieden training en mechanismen voor het melden en aanpakken van intimidatieklachten.

7. Werknemerontslag en ontslagvergoeding:

   • Juridische ontslagprocessen: Rivermate zorgt ervoor dat werknemersontslagen worden uitgevoerd in overeenstemming met de Amerikaanse wetten, inclusief het verstrekken van vereiste kennisgevingen en het correct afhandelen van de laatste loonstroken.
   • Ontslagvergoedingen: Ze beheren ontslagvergoedingen en zorgen voor naleving van eventuele toepasselijke staatswetten met betrekking tot ontslagvergoeding.

8. Immigratie en werkvergunning:

   • I-9-naleving: Rivermate behandelt de verificatie van de geschiktheid van werknemers om in de VS te werken door het beheren van de voltooiing en het bewaren van Formulier I-9.
   • Visumsponsoring: Voor buitenlandse werknemers kan Rivermate visumsponsoring beheren en zorgen voor naleving van immigratiewetten.

Door gebruik te maken van de expertise van Rivermate als EOR kunnen bedrijven de risico's van niet-naleving verminderen, administratieve lasten verlagen en zich concentreren op hun kernactiviteiten, terwijl ze ervoor zorgen dat alle HR-praktijken legaal compliant zijn in de Verenigde Staten.