Arbeidsbeëindiging in de Verenigde Staten opereert voornamelijk onder de doctrine van "at-will" employment. Dit principe staat over het algemeen toe dat zowel de werkgever als de werknemer de arbeidsrelatie op elk moment beëindigen, om welke reden dan ook of zonder reden, zolang de reden niet illegaal is. Hoewel dit aanzienlijke flexibiliteit biedt, moeten werkgevers navigeren door een complex landschap van federale, staats- en lokale wetten, evenals potentiële contractuele verplichtingen en bedrijfsbeleid, om ervoor te zorgen dat beëindigingen wettelijk en ethisch correct worden afgehandeld.
Het begrijpen van de nuances van beëindigingsprocedures, inclusief kennisgevingsvereisten, ontslagvergoedingen, geldige gronden voor ontslag en werknemersbescherming, is cruciaal voor bedrijven die in de VS opereren. Correcte afhandeling minimaliseert juridische risico's, behoudt positieve arbeidsrelaties en zorgt voor naleving van diverse regelgeving.
Kennisgevingsperiode Vereisten
In de Verenigde Staten bestaat over het algemeen geen federale wet die werkgevers verplicht om een specifieke kennisgevingsperiode te geven voordat een werknemer wordt beëindigd, noch zijn werknemers meestal verplicht om vooraf kennis te geven bij het stoppen met werken. Dit sluit aan bij het at-will employment-principe. Er zijn echter belangrijke uitzonderingen op deze algemene regel:
- Arbeidsovereenkomsten: Als een werknemer een schriftelijke arbeidsovereenkomst heeft die een verplichte kennisgevingsperiode voor beëindiging specificeert (door de werkgever of werknemer), moeten de voorwaarden van het contract worden nageleefd.
- Collectieve Arbeidsovereenkomsten (CBA's): Werknemers die onder een vakbondcontract vallen, kunnen kennisgevingsvereisten of specifieke beëindigingsprocedures hebben die in de CBA zijn vastgelegd.
- Worker Adjustment and Retraining Notification (WARN) Act: Deze federale wet vereist dat werkgevers met 100 of meer voltijdse werknemers 60 dagen voorafgaand kennis geven van sluitingen van fabrieken of massaontslagen die 50 of meer werknemers op één locatie treffen. Sommige staten hebben vergelijkbare "mini-WARN" wetten met verschillende drempels en vereisten.
- Bedrijfsbeleid: Hoewel niet wettelijk verplicht, hebben sommige bedrijven interne beleidslijnen die een bepaalde kennisgevingsperiode vereisen voor werknemers die worden beëindigd, vooral om niet-presteringsredenen. Het naleven van het bedrijfsbeleid is belangrijk om mogelijke claims van ongelijke behandeling te voorkomen.
Naast deze uitzonderingen wordt het geven van kennisgeving, zelfs wanneer dit niet wettelijk vereist is, vaak beschouwd als een best practice, vooral voor werknemers die niet worden ontslagen wegens ernstig wangedrag.
Ontslagvergoedingen
Ontslagvergoedingen zijn compensaties die aan een werknemer worden verstrekt bij beëindiging van het dienstverband, meestal bovenop het laatste verdiende loon. In tegenstelling tot de laatste loonstrook voor het uitgevoerde werk, is ontslagvergoeding over het algemeen niet wettelijk verplicht in de Verenigde Staten. Recht op ontslagvergoeding ontstaat meestal uit:
- Arbeidsovereenkomsten: Individuele contracten kunnen ontslagvoorwaarden specificeren.
- Collectieve Arbeidsovereenkomsten: Vakbondcontracten kunnen ontslagvoorzieningen bevatten.
- Bedrijfsbeleid: Veel werkgevers hebben een formeel of informeel beleid met betrekking tot ontslagvergoedingen, vaak gebaseerd op de duur van het dienstverband en de functie.
- Onderhandeling: Ontslagvergoedingen kunnen worden onderhandeld als onderdeel van een afscheidingsregeling, vaak in ruil voor een vrijstelling van claims tegen de werkgever.
Hoewel er geen enkele wettelijke formule bestaat, omvatten gangbare benaderingen voor het berekenen van ontslagvergoedingen:
- Een vast aantal weken (bijvoorbeeld 2 weken), ongeacht de diensttijd.
- Een formule gebaseerd op de duur van het dienstverband (bijvoorbeeld 1 of 2 weken loon per jaar dienst).
- Een combinatie van factoren, mogelijk inclusief functieniveau.
Ontslagovereenkomsten vereisen vaak dat de werknemer een vrijstelling ondertekent waarin hij afstand doet van zijn recht om de werkgever aan te klagen. Als de werknemer ouder is dan 40 jaar, legt de Older Workers Benefit Protection Act (OWBPA) specifieke eisen op voor de geldigheid van de vrijstelling, waaronder een beoordelingsperiode van 21 dagen (of 45 dagen bij groepsontslagen) en een herroepingsperiode van 7 dagen na ondertekening.
Gronden voor Ontslag
Onder de at-will doctrine kan een werkgever een werknemer om elke reden die niet illegaal is beëindigen. Redenen voor ontslag worden vaak gecategoriseerd als "met oorzaak" of "zonder oorzaak", hoewel het juridische onderscheid kan variëren afhankelijk van de context (bijvoorbeeld werkloosheidsuitkeringen, contractvoorwaarden).
- Ontslag met oorzaak: Dit verwijst meestal naar ontslag vanwege de handelingen of prestaties van een werknemer. Veelvoorkomende gronden zijn:
- Ernstig wangedrag (bijvoorbeeld diefstal, insubordinatie, intimidatie, geweld).
- Overtreding van bedrijfsbeleid.
- Slechte werkprestaties die niet verbeteren na waarschuwingen en verbeteringsmogelijkheden.
- Afwezigheid of te laat komen.
- Oneerlijkheid.
- Ontslag zonder oorzaak: Dit verwijst naar ontslag om redenen die niet verband houden met het gedrag of de prestaties van de werknemer. Veelvoorkomende gronden zijn:
- Herstructurering of reorganisatie van het bedrijf.
- Eliminatie van functies vanwege zakelijke behoeften.
- Gebrek aan werk.
- Economische neergang die personeelsreducties vereist.
Zelfs bij ontslag "zonder oorzaak" moeten werkgevers ervoor zorgen dat de beslissing niet discriminerend of vergeldend is.
Procedurele Vereisten voor Wettelijk Correct Ontslag
Hoewel de VS grotendeels at-will is, is het volgen van goede procedures essentieel om juridische risico's te minimaliseren en naleving te waarborgen. Belangrijke procedurele stappen en documentatie omvatten:
| Stap | Beschrijving | Documentatie/Overwegingen |
|---|---|---|
| Onderzoek (indien van toepassing) | Voor "met oorzaak" ontslagen, voer een eerlijke en grondige onderzoek uit. | Onderzoeksnotities, getuigenverklaringen, relevante documenten (e-mails, prestatiegegevens). |
| Prestatiebeheer | Documenteer waarschuwingen en verbeterplannen bij prestatieproblemen. | Schriftelijke waarschuwingen, prestatiebeoordelingen, performance improvement plans (PIPs), reacties van werknemer. |
| Besluit & Goedkeuring | Zorg dat het besluit wordt beoordeeld en goedgekeurd door het juiste management/HR. | Interne documentatie van het besluitvormingsproces. |
| Vergadering met werknemer | Voer de beëindigingsgesprek duidelijk en professioneel. | Beëindigingsbrief met reden (indien van toepassing), ingangsdatum, details laatste loon. |
| Laatste loonstrook | Geef de laatste loonstrook volgens de wettelijke vereisten van de staat. | Loonstrook, registratie van laatste betaaldatum. Staten verschillen in timing (onmiddellijk, volgende betaalronde). |
| Informatie over voordelen | Verstrek informatie over voortzetting van voordelen (COBRA) en andere post-werkvoordelen. | COBRA-kennisgeving, opties voor 401(k)-uitkering, informatie over werkloosheidsuitkeringen. |
| Teruggave van eigendom | Regel de teruggave van bedrijfsbezittingen (laptops, sleutels, etc.). | Checklist van bedrijfsbezittingen, bevestiging van teruggave. |
| Afscheidingsregeling (optioneel) | Indien ontslagvergoeding wordt aangeboden, presenteer een afscheidingsregeling en vrijstelling. | Ondertekende afscheidingsregeling, documentatie van OWBPA-naleving (indien van toepassing). |
| Documentatie | Houd een uitgebreide dossier bij van alle relevante documenten. | Werknemersdossier met alle prestatie-, disciplinaire- en beëindigingsdocumenten. |
Consistentie in het toepassen van beleid en procedures is van vitaal belang. Afwijken van de standaardpraktijk zonder een duidelijke, niet-discriminerende reden kan een valkuil zijn.
Werknemersbescherming tegen Onrechtmatig Ontslag
Ondanks de at-will doctrine kunnen werkgevers een werknemer niet ontslaan om een illegale reden. Ontslag wordt als onrechtmatig beschouwd als het in strijd is met:
- Anti-discriminatiewetten: Federale wetten (zoals Title VII, ADA, ADEA) en staats/local wetten verbieden ontslag op basis van beschermde kenmerken zoals ras, kleur, religie, geslacht (inclusief seksuele geaardheid en genderidentiteit), nationale afkomst, leeftijd (40+), handicap, genetische informatie, en soms andere (bijvoorbeeld burgerlijke staat, veteranenstatus).
- Anti-retaliatiewetten: Het is illegaal om een werknemer te ontslaan wegens deelname aan beschermde activiteiten, zoals het indienen van een discriminatieklacht, het rapporteren van intimidatie, klokkenluiden, verzoeken om aanpassingen, of deelname aan vakbondactiviteiten.
- Contractbreuk: Als er een uitdrukkelijk of impliciet contract bestaat (bijvoorbeeld schriftelijke arbeidsovereenkomst, beloften in een werknemershandboek die een impliciet contract creëren), moet het ontslag voldoen aan de voorwaarden hiervan.
- Publieke beleidsregels: Werknemers kunnen over het algemeen niet worden ontslagen om redenen die in strijd zijn met een duidelijk openbaar beleid, zoals weigeren een illegale handeling te verrichten, illegale activiteiten rapporteren (klokkenluiden), of een wettelijk recht uitoefenen (bijvoorbeeld een claim indienen voor werkloosheidsuitkeringen, dienen in een jury).
Het begrijpen van deze beschermingen en het zorgen dat ontslagbesluiten gebaseerd zijn op legitieme, niet-discriminerende en niet-vergeldende redenen, is van groot belang voor werkgevers in de VS. Zorgvuldige documentatie en consistente toepassing van beleid helpen de legitimiteit van een ontslagbesluit aan te tonen.
