Freelancing in Roemenië

Romania heeft een aanzienlijke toename gezien in onafhankelijke professionele activiteit, waarbij veel individuen ervoor kiezen om als freelancers of Contractors te werken in plaats van traditionele werknemers. Deze verschuiving wordt gedreven door verschillende factoren, waaronder de wens naar flexibiliteit, specialisatie in nichevaardigheden en de evoluerende aard van werk wereldwijd. Voor bedrijven die talent in Romania willen inzetten, is het begrijpen van het juridische kader en praktische overwegingen voor het werken met Contractors cruciaal om naleving te waarborgen en effectieve werkrelaties op te bouwen.

Het navigeren door het landschap van onafhankelijk werk vereist een helder begrip van de verschillen tussen employment en contracting, de juiste contractuele structuren en de bijbehorende juridische en financiële verplichtingen. Deze gids biedt een overzicht van deze kernaspecten die relevant zijn voor het inzetten van onafhankelijke professionals in Romania.

Juridische onderscheidingen tussen Employees en Contractors

Roemeens recht maakt een duidelijk onderscheid tussen employmentrelaties, gereguleerd door het Arbeidswetboek, en onafhankelijke professionele activiteiten, die onder civiel recht of specifieke belastingwetgeving vallen. Het verkeerd classificeren van een worker als een Contractor terwijl deze eigenlijk een employee is, kan leiden tot aanzienlijke juridische en financiële sancties voor het betrokken bedrijf, inclusief achterstallige belastingen, sociale bijdragen, boetes en mogelijke herclassificatie van de relatie door de autoriteiten.

De belangrijkste test voor het bepalen van de aard van de relatie is gebaseerd op het concept van ondergeschiktheid. Hoewel er niet één definitieve test bestaat, kijken Roemeense autoriteiten meestal naar verschillende criteria om te beoordelen of een relatie employment of onafhankelijk werk inhoudt.

Criterion	Duidt op Employment	Duidt op Independent Contracting
Subordinatie	Werknemer staat onder directe controle en autoriteit van het bedrijf over hoe, wanneer en waar het werk wordt uitgevoerd.	Werknemer heeft aanzienlijke autonomie in hoe, wanneer en waar hij/zij de diensten levert.
Vaste werktijden	Werknemer volgt een door het bedrijf vastgestelde planning.	Werknemer stelt zijn/haar eigen schema op, gericht op het leveren van resultaten.
Integratie	Werknemer is geïntegreerd in de organisatie van het bedrijf (bijvoorbeeld onderdeel van een team, gebruikt bedrijfs-e-mail/systemen).	Werknemer opereert onafhankelijk, levert diensten aan meerdere klanten.
Exclusiviteit	Relatie is doorgaans exclusief of primair.	Werknemer is vrij om gelijktijdig diensten aan meerdere klanten te leveren.
Vergoeding	Vast salaris dat regelmatig wordt betaald, ongeacht specifieke output.	Betaling is meestal gebaseerd op deliverables, projecten of gewerkte uren, zoals overeengekomen in het contract.
Apparatuur/Gereedschap	Bedrijf levert de benodigde tools, apparatuur en werkruimte.	Werknemer gebruikt doorgaans zijn/haar eigen apparatuur en werkruimte.
Risico	Bedrijf draagt het zakelijke risico.	Werknemer draagt het zakelijke risico dat gepaard gaat met zijn/haar activiteit.

Het is essentieel om de inhoud van de relatie te evalueren op basis van deze criteria, in plaats van alleen af te gaan op de titel van het contract.

Praktijken voor Independent Contracting en Contractstructuren

Independent contractors in Romania opereren doorgaans via een van de verschillende juridische structuren, elk met eigen implicaties voor belasting en administratie:

• Persoană Fizică Autorizată (PFA): Een geautoriseerde natuurlijke persoon. Dit is een veelgebruikte structuur voor freelancers en eenmanszaken. De persoon registreert zijn/haar activiteit en kan facturen uitreiken.
• Societate cu Răspundere Limitată (SRL): Een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. Deze structuur wordt vaak gebruikt door Contractors die beperkte aansprakelijkheid willen, willen groeien of hogere inkomsten hebben. De contractor is een werknemer of bestuurder van zijn/haar eigen bedrijf dat contracteert met klanten.
• Civil Contract (Contract de Prestări Servicii): Een dienstenovereenkomst onder civiel recht. Soms gebruikt voor specifieke, eenmalige projecten, maar biedt minder duidelijkheid over de onafhankelijke aard van het werk vergeleken met PFA of SRL-structuren en kan makkelijker worden aangevochten als verkapte arbeid als de criteria voor ondergeschiktheid worden voldaan.

Ongeacht de structuur is een goed opgesteld contract van groot belang. Belangrijke elementen om op te nemen in een contract met een Contractor zijn:

• Scope of Work: Duidelijk de specifieke diensten of deliverables definiëren.
• Betalingsvoorwaarden: Het tarief, betalingsschema en valuta specificeren.
• Duur en Beëindiging: De looptijd van het contract en voorwaarden voor beëindiging door beide partijen.
• Vertrouwelijkheid: Clausules opnemen die gevoelige informatie beschermen.
• Intellectueel Eigendom: Eigendom van werk dat tijdens de contractperiode wordt gecreëerd, duidelijk definiëren.
• Aansprakelijkheid: De aansprakelijkheid van de contractor voor schade of fouten schetsen.
• Indemnificatie: Clausules die de klant beschermen tegen claims van derden gerelateerd aan het werk van de contractor.
• Status van Independent Contractor: Expliciet vermelden dat de relatie die van een independent contracting is en geen employment, hoewel de inhoud van de relatie het echte bepalende is.

Overwegingen voor Intellectueel Eigendom

In Romania geldt onder het auteursrecht dat de maker van een werk het oorspronkelijke auteursrecht bezit. Voor werknemers bepaalt de wet vaak dat economische rechten op werken die tijdens de uitoefening van arbeidsplichten worden gecreëerd, toebehoren aan de werkgever, tenzij de arbeidsovereenkomst anders bepaalt.

Voor Contractors is de situatie anders. Tenzij het contract expliciet anders aangeeft, behoudt de Contractor (als maker) doorgaans de intellectuele eigendomsrechten op het werk dat hij/zij creëert.

Het is daarom cruciaal dat bedrijven die Contractors inzetten, specifieke clausules opnemen in het contract die eigendom van intellectueel eigendom regelen. Deze clausules moeten duidelijk aangeven of de IP-rechten worden overgedragen aan de klant bij creatie of betaling, of dat de klant een specifieke licentie krijgt om het werk te gebruiken. Zonder een duidelijke contractuele overeenkomst kan de klant niet automatisch eigenaar worden van de rechten op de deliverables.

Belastingverplichtingen en Verzekeringsvereisten

Contractors in Romania zijn verantwoordelijk voor het beheren van hun eigen belasting- en sociale bijdragen. De specifieke verplichtingen hangen af van de juridische structuur waarin ze opereren (PFA of SRL).

Voor PFAs:

• Inkomstenbelasting: PFAs kunnen kiezen tussen twee systemen:
  • Real System: Belasting wordt geheven over het netto-inkomen (totaal inkomen minus aftrekbare kosten). Het belastingtarief is 10%.
  • Normă de Venit: Beschikbaar voor bepaalde activiteiten, deze systeem belast een vast jaarlijks bedrag (de "inkomensnorm") ongeacht het werkelijke inkomen of de kosten. Het belastingtarief is 10% over deze norm.
• Sociale Bijdragen:
  • Ziektekostenverzekering (CASS): Over het algemeen 10% van het brutoloon (of de inkomensnorm), met een maximum van 12 minimum brutolonen.
  • Pensioenverzekering (CAS): Over het algemeen 25% van het brutoloon (of de inkomensnorm), met een maximum van 12 minimum brutolonen. Bijdrage is verplicht als het inkomen een bepaalde drempel overschrijdt (12 minimum brutolonen per jaar).
• BTW: PFAs moeten zich registreren voor BTW als hun jaarlijkse omzet de drempel overschrijdt (ongeveer €88.500 in RON). Het standaard BTW-tarief is 19%.

Voor SRLs (Microbedrijven):

Veel kleine SRLs komen in aanmerking voor het regime van microondernemingenbelasting als ze aan bepaalde voorwaarden voldoen (bijvoorbeeld jaarlijkse omzet onder €500.000, voornamelijk inkomsten uit andere bronnen dan consulting/management als de omzet boven €60.000 uitkomt, etc.).

• Microondernemingenbelasting:
  • 1% van de omzet als de SRL ten minste één fulltime werknemer heeft.
  • 3% van de omzet als de SRL geen werknemers heeft.
• Dividendenbelasting: Winsten uitgekeerd aan de eigenaar(en) zijn onderworpen aan 8% dividendbelasting.
• Sociale Bijdragen (voor de eigenaar/beheerder): De eigenaar/beheerder moet mogelijk CASS (10%) en CAS (25%) betalen over hun inkomen (bijvoorbeeld salaris of dividenden boven bepaalde drempels), vergelijkbaar met PFA-regels, afhankelijk van hun totale inkomsten uit alle bronnen.
• BTW: SRLs moeten zich registreren voor BTW als hun jaarlijkse omzet de drempel overschrijdt (ongeveer €88.500 in RON).

Verzekeringen:

• Verplicht: Bijdragen voor ziektekostenverzekering (CASS) bieden toegang tot het publiek gezondheidszorgsysteem. Pensioenbijdragen (CAS) zijn verplicht boven een bepaalde inkomensdrempel en dragen bij aan de staatspensioenfonds.
• Aanbevolen: Contractors kiezen vaak voor private ziektekostenverzekeringen, beroepsaansprakelijkheidsverzekeringen (vooral in sectoren zoals IT, advies of bouw), en mogelijk andere verzekeringsvormen afhankelijk van hun activiteit.

Bedrijven die Contractors inzetten, zijn doorgaans niet verantwoordelijk voor het inhouden van inkomstenbelasting of sociale bijdragen op betalingen aan PFAs of SRLs, aangezien de contractor zelf verantwoordelijk is voor het aangeven en betalen van hun eigen belastingen. Echter, moeten bedrijven de betalingen correct rapporteren aan de belastingautoriteiten.

Veelvoorkomende sectoren en industrieën die Contractors gebruiken

Contractors komen veel voor in diverse sectoren in Romania, wat de groeiende vraag naar gespecialiseerde vaardigheden en flexibele werkregelingen weerspiegelt. Enkele van de meest voorkomende sectoren zijn:

• Informatie Technologie (IT): Softwareontwikkelaars, webdesigners, systeembeheerders, IT-consultants, cybersecurity-specialisten. Dit is een van de grootste sectoren voor onafhankelijk werk.
• Marketing en Communicatie: Digitale marketingspecialisten, content schrijvers, social media managers, PR-consultants, grafisch ontwerpers.
• Consulting: Bedrijfsadviseurs, financiële adviseurs, HR-consultants, management consultants.
• Creatieve Kunsten: Fotografen, videografen, kunstenaars, muzikanten, schrijvers.
• Constructie en Engineering: Gespecialiseerde ingenieurs, projectmanagers, vakbekwame vaklieden.
• Professionele Diensten: Accountants, advocaten (vaak zelfstandig opererend), trainers, coaches.
• Gezondheidszorg: Artsen, therapeuten, verpleegkundigen die buiten traditionele arbeidsstructuren werken.

Het gebruik van Contractors stelt bedrijven in deze sectoren in staat om op afroep toegang te krijgen tot gespecialiseerde talenten, kosten te beheren en flexibiliteit in hun personeelsbestand te behouden. Het correct classificeren en contractueel vastleggen blijft echter essentieel voor naleving en succesvolle samenwerking.