Het opstellen van duidelijke en conforme arbeidsovereenkomsten is fundamenteel bij het aannemen van werknemers in Malaysia. Deze contracten vormen de juridische basis van de werkgever-werknemer relatie, waarin de voorwaarden en condities van tewerkstelling, rechten en verplichtingen voor beide partijen worden vastgelegd. Het waarborgen dat deze overeenkomsten voldoen aan de arbeidswetgeving van Malaysia is cruciaal voor het beperken van risico’s en het bevorderen van een stabiele werkomgeving.
Het begrijpen van de nuances van de arbeidswetgeving in Malaysia, vooral omdat deze zich ontwikkelt, is essentieel voor het opstellen van robuuste en juridisch geldige contracten. Dit omvat het herkennen van de verschillende soorten toegestane overeenkomsten, het opnemen van alle verplichte clausules en het naleven van regelgeving rondom proeftijd, restrictieve convenanten en contractbeëindiging.
Types van arbeidsovereenkomsten
Arbeidsovereenkomsten in Malaysia vallen hoofdzakelijk in twee hoofdcategorieën op basis van hun duur: indefinite-term contracten en fixed-term contracten. De aard van het werk en de beoogde duur van de tewerkstelling bepalen meestal welk type overeenkomst passend is.
| Contracttype | Beschrijving | Belangrijkste kenmerken |
|---|---|---|
| Indefinite Term | Arbeid zonder een gespecificeerde einddatum. | Standaard arbeidrelatie; gaat door totdat deze wordt beëindigd door een van de partijen of wet. |
| Fixed Term | Arbeid voor een specifieke periode of tot de voltooiing van een specifieke taak. | Moet voor een echte vaste termijn of taak zijn; herhaalde vernieuwingen kunnen worden geïnterpreteerd als een poging om de rechten van indefinite employment te omzeilen. |
Fixed-term contracten zijn over het algemeen geschikt voor projectgebaseerd werk, tijdelijke opdrachten of seizoensarbeid. Werkgevers moeten echter voorzichtig zijn met het herhaaldelijk gebruiken van fixed-term contracten voor dezelfde rol, omdat dit kan worden geïnterpreteerd als een poging om de rechten verbonden aan indefinite employment te omzeilen, wat mogelijk door de rechtbanken als een indefinite contract wordt beschouwd.
Essentiële clausules in arbeidsovereenkomsten
De Malaysische wet vereist dat bepaalde voorwaarden en condities in elke arbeidsovereenkomst worden opgenomen om minimale standaarden te waarborgen. Hoewel partijen vrij zijn om gunstiger voorwaarden overeen te komen dan de minimale vereisten, kunnen zij niet afwijken van de basisbescherming die de wet biedt.
Belangrijke verplichte clausules omvatten doorgaans:
- Namen van de partijen: Duidelijke identificatie van werkgever en werknemer.
- Startdatum: De datum waarop de tewerkstelling begint.
- Functietitel en omschrijving: Een duidelijke beschrijving van de rol, taken en verantwoordelijkheden van de werknemer.
- Plaats van tewerkstelling: De primaire locatie waar de werknemer zijn taken zal uitvoeren.
- Werkuren: Standaard werkuren per dag en week, inclusief rustdagen.
- Salaris: Details over salaris, loonpercentage, betalingsfrequentie en eventuele toelagen of voordelen.
- Verlofregelingen: Jaarlijks verlof, ziekteverlof, feestdagen en andere wettelijke verlofregelingen.
- Beëindigingsclausule: Voorwaarden en opzegtermijnen voor beëindiging door een van de partijen.
- Proeftijd: Indien van toepassing, de duur en voorwaarden van de proeftijd.
Naast deze verplichte voorwaarden bevatten contracten vaak clausules over bedrijfsbeleid, gedragscode, intellectuele eigendomsrechten en andere specifieke voorwaarden die relevant zijn voor de rol en de sector.
Proeftijd
Het is gebruikelijk in Malaysia om een proeftijd op te nemen aan het begin van de tewerkstelling. Deze periode stelt zowel de werkgever als de werknemer in staat om de geschiktheid voor de rol en de bedrijfscultuur te beoordelen.
- Duur: Hoewel er geen wettelijk maximale duur voor een proeftijd is, ligt deze meestal tussen drie en zes maanden. De specifieke duur moet duidelijk worden vermeld in de arbeidsovereenkomst.
- Doel: Tijdens de proeftijd kan de werkgever de prestaties, het gedrag en de geschiktheid van de werknemer beoordelen. De werknemer krijgt ook de gelegenheid om de rol en het bedrijf te evalueren.
- Beëindiging tijdens proeftijd: Tewerkstelling kan tijdens de proeftijd door beide partijen worden beëindigd, meestal met een kortere opzegtermijn dan na bevestiging. De specifieke opzegtermijn moet in het contract worden opgenomen. Hoewel het proces eenvoudiger kan zijn dan het beëindigen van een bevestigde werknemer, moeten werkgevers zorgen dat de beëindiging eerlijk en volgens de contractvoorwaarden wordt afgehandeld.
- Bevestiging: Na succesvolle afronding van de proeftijd wordt de werknemer doorgaans bevestigd in zijn rol, en gelden de standaard contractvoorwaarden. Als de prestaties van de werknemer niet bevredigend zijn, kan de werkgever de proeftijd verlengen (indien het contract dat toestaat) of de tewerkstelling beëindigen.
Vertrouwelijkheid en Non-Compete clausules
Vertrouwelijkheid en non-compete clausules worden vaak opgenomen in arbeidsovereenkomsten, vooral voor functies waarbij toegang is tot gevoelige bedrijfsinformatie of klantrelaties.
- Vertrouwelijkheid: Clausules die vertrouwelijke informatie beschermen, zijn over het algemeen afdwingbaar in Malaysia. Werknemers hebben een impliciete plicht tot vertrouwelijkheid, maar een expliciete clausule in het contract versterkt deze verplichting en definieert wat onder vertrouwelijke informatie valt.
- Non-Compete: Clausules die een werknemer beperken in het werken voor een concurrent of het starten van een concurrerend bedrijf na het verlaten van het bedrijf, worden in Malaysia over het algemeen met voorzichtigheid bekeken door de rechtbanken. Ze worden beschouwd als beperkingen van de handel en zijn bij voorbaat nietig, tenzij kan worden aangetoond dat ze redelijk zijn in het belang van beide partijen en het algemeen belang.
- Afdwingbaarheid: Voor een non-compete clausule mogelijk afdwingbaar te zijn, moet deze nauwkeurig worden opgesteld en redelijk zijn in termen van:
- Reikwijdte van de beperkingen: Welke specifieke activiteiten zijn verboden?
- Geografisch gebied: Is de beperking beperkt tot een specifieke locatie?
- Duur: Is de beperking voor een beperkte en redelijke periode na beëindiging? Rechtbanken zullen deze clausules beoordelen en zijn vaak terughoudend om brede of langdurige beperkingen af te dwingen. Het is raadzaam om juridisch advies in te winnen bij het opstellen van dergelijke clausules om hun afdwingbaarheid te maximaliseren.
Contractwijziging en beëindiging
Het wijzigen van een bestaande arbeidsovereenkomst vereist de wederzijdse instemming van zowel werkgever als werknemer. Eenzijdige wijzigingen aan fundamentele voorwaarden door de werkgever kunnen worden beschouwd als een contractbreuk of constructieve ontslag. Alle overeengekomen wijzigingen moeten schriftelijk worden vastgelegd, meestal via een addendum bij het oorspronkelijke contract.
Beëindiging van een arbeidsovereenkomst in Malaysia kan op verschillende manieren plaatsvinden:
- Wederzijdse overeenstemming: Beide partijen stemmen in met het beëindigen van de tewerkstelling.
- Opzegging door werknemer: De werknemer verlaat vrijwillig de tewerkstelling en geeft de opzegtermijn die in het contract is vastgelegd of wettelijk vereist.
- Beëindiging door werkgever: De werkgever kan het contract beëindigen wegens gegronde redenen of gegronde redenen (bijvoorbeeld wangedrag, slechte prestaties, herstructurering). Beëindiging moet volgens eerlijke procedures verlopen en voldoen aan de opzegtermijnen zoals vastgelegd in het contract of de wettelijke minimale termijnen. Het niet naleven hiervan kan leiden tot claims van onrechtmatige ontslag.
- Einde van vaste termijn: Voor fixed-term contracten eindigt de tewerkstelling automatisch bij het verstrijken van de afgesproken termijn, tenzij wordt verlengd.
- Ontbinding van het contract: Het contract wordt onmogelijk om uit te voeren door onvoorziene omstandigheden.
De wettelijke minimale opzegtermijnen voor beëindiging zijn gebaseerd op de duur van de dienstverbanden, maar het contract kan langere periodes bepalen. Werkgevers moeten ook voldoen aan specifieke wettelijke vereisten en procedures bij het beëindigen van werknemers, vooral in gevallen van wangedrag of slechte prestaties, om juridische geschillen te voorkomen.
