Het beheren van arbeidsbeëindigingen in Maleisië vereist nauwkeurige naleving van de lokale arbeidswetten, die voornamelijk worden gereguleerd door de Employment Act 1955 (zoals gewijzigd) en de principes vastgesteld via jurisprudentie door de Industrial Court. Werkgevers moeten voldoen aan specifieke vereisten met betrekking tot opzegtermijnen, gronden voor beëindiging, procedurele eerlijkheid en mogelijke ontslagvergoedingen om naleving te waarborgen en het risico op juridische procedures te beperken. Het begrijpen van deze regelgeving is cruciaal voor elk bedrijf dat actief is of personeel in Maleisië in dienst heeft.
Het correct afhandelen van het beëindigingsproces is niet alleen een juridische vereiste, maar beïnvloedt ook de arbeidsrelaties en de reputatie van het bedrijf. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat elke beëindiging plaatsvindt om gegronde redenen en volgens de juiste procedures, waarbij duidelijkheid en eerlijkheid worden geboden aan de betrokken werknemer en tegelijkertijd wordt voldaan aan wettelijke verplichtingen.
Notice Period Requirements
De minimale opzegtermijn die vereist is voor het beëindigen van een arbeidsovereenkomst in Maleisië wordt vastgesteld door de Employment Act 1955, op basis van de diensttijd van de werknemer. Dit geldt tenzij de arbeidsovereenkomst een langere opzegtermijn specificeert, in welk geval de contractuele periode prevails. Beide partijen (werkgever of werknemer) kunnen de overeenkomst beëindigen door de vereiste opzegging te geven of door een vergoeding te betalen in plaats van opzegging die gelijk is aan het salaris voor de opzegperiode.
De wettelijke minimale opzegtermijnen zijn als volgt:
| Diensttijd (bij huidige werkgever) | Minimale opzegtermijn |
|---|---|
| Minder dan 2 jaar | 4 weken |
| 2 jaar maar minder dan 5 jaar | 6 weken |
| 5 jaar of meer | 8 weken |
Het is belangrijk op te merken dat de arbeidsovereenkomst opzegtermijnen kan specificeren die langer zijn dan deze wettelijke minimums. In dergelijke gevallen moet de langere contractuele periode worden nageleefd. Betaling in plaats van opzegging moet worden berekend op basis van het brutoloon van de werknemer voor de opzegperiode.
Severance Pay Calculations and Entitlements
Ontslagvergoeding, vaak aangeduid als beëindigings- en ontslagvoordelen, is over het algemeen verschuldigd aan werknemers die in aanmerking komen en wiens contract onder bepaalde omstandigheden wordt beëindigd, zoals herstructurering of bedrijfsbeëindiging. Werknemers die worden ontslagen wegens wangedrag of die zelf ontslag nemen, hebben doorgaans geen recht op wettelijke ontslagvergoeding. De geschiktheid en berekening worden primair geregeld door de Employment (Termination and Lay-Off Benefits) Regulations 1980.
De minimale tarieven voor beëindigingsvoordelen zijn gebaseerd op de diensttijd van de werknemer:
| Diensttijd (bij huidige werkgever) | Minimale beëindigingsvoordelen |
|---|---|
| Minder dan 2 jaar | 10 dagen loon voor elk jaar dienst |
| 2 jaar maar minder dan 5 jaar | 15 dagen loon voor elk jaar dienst |
| 5 jaar of meer | 20 dagen loon voor elk jaar dienst |
- Berekeningsbasis: De "dagenloon" wordt doorgaans berekend op basis van het gemiddelde dagloon van de werknemer over de 12 maanden voorafgaand aan het beëindigen.
- Pro-rata Berekening: Voordelen voor onvolledige dienstjaren worden pro-rata berekend op basis van de dichtstbijzijnde maand.
- Toepasselijkheid: Deze voordelen zijn over het algemeen van toepassing op werknemers die onder de Employment Act 1955 vallen (d.w.z. die onder een bepaalde drempel verdienen of in handarbeid werken). Echter, arbeidsovereenkomsten of collectieve overeenkomsten kunnen meer royale voordelen bieden die van toepassing zijn op andere werknemerscategorieën.
Ontslagvergoeding is een belangrijke kostenpost bij herstructureringsoperaties en moet correct worden berekend en betaald om geschillen te voorkomen.
Grounds for Termination With and Without Cause
Beëindiging van de arbeid door de werkgever kan in grote lijnen worden onderverdeeld op basis van of er "gegronde oorzaak of rechtvaardiging" is.
-
Beëindiging met oorzaak: Dit gebeurt wanneer een werkgever een werknemer ontslaat vanwege redenen gerelateerd aan het gedrag of de prestaties van de werknemer.
- Wangedrag: Ernstige schendingen van bedrijfsregels, beleid of arbeidsvoorwaarden (bijvoorbeeld oneerlijkheid, ongehoorzaamheid, intimidatie).
- Slechte prestaties: Consistente niet-naleving van de vereiste prestatienormen ondanks waarschuwingen en kansen tot verbetering.
- Medische ongeschiktheid: Onvermogen om de werkzaamheden uit te voeren wegens langdurige ziekte of blessure, onder voorbehoud van specifieke wettelijke vereisten. Beëindiging met oorzaak vereist dat de werkgever het ontslagredenen kan bewijzen en aantoont dat een eerlijke procedure is gevolgd.
-
Beëindiging zonder oorzaak: Dit verwijst doorgaans naar beëindiging wegens legitieme operationele vereisten van de werkgever, los van de schuld van de werknemer.
- Redundantie: De werkgever heeft de functie van de werknemer niet langer nodig wegens herstructurering, downsizing, automatisering of bedrijfsbeëindiging. Redundantie moet echt zijn en niet vermomde ontslag.
- Bedrijfsbeëindiging: Het bedrijf stopt met operaties. In geval van redundantie moeten werkgevers eerlijke selectiecriteria volgen en opzegging en mogelijk ontslagvergoedingen verstrekken zoals wettelijk of contractueel vereist.
Het beëindigen van een werknemer zonder gegronde oorzaak of rechtvaardiging, of zonder de juiste procedures te volgen, kan leiden tot een claim van onrechtmatig ontslag.
Procedural Requirements for Lawful Termination
Ongeacht de gronden voor beëindiging, moeten werkgevers procedurele eerlijkheid in acht nemen om te verzekeren dat het ontslag wettelijk is. Het niet volgen van de juiste procedure is een veelvoorkomende valkuil die leidt tot claims van onrechtmatig ontslag.
Belangrijke procedurele stappen, vooral voor beëindiging met oorzaak (wangedrag of slechte prestaties), omvatten vaak:
- Onderzoek: Voer een grondig en onpartijdig onderzoek uit naar het vermeende wangedrag of prestatieproblemen. Verzamel bewijs en interview relevante partijen.
- Show Cause Letter: Stuur een brief aan de werknemer waarin de beschuldigingen of prestatieproblemen duidelijk worden vermeld, samen met de specifieke clausules van de overeenkomst of het beleid die zijn geschonden, en geef de werknemer de gelegenheid om binnen een bepaalde termijn hun gedrag of prestaties toe te lichten.
- Reactie van werknemer: Overweeg de schriftelijke of mondelinge verklaring van de werknemer.
- Interne Onderzoek (Optioneel maar Aanbevolen bij Wangedrag): Voor ernstige wangedrag-claims wordt sterk aanbevolen een intern onderzoek (een formele interne hoorzitting) te houden. Dit stelt de werknemer in staat hun zaak te presenteren, getuigen op te roepen en tegengetuigen te ondervragen voor een panel. Hoewel niet strikt verplicht volgens de Employment Act voor alle gevallen, wordt het ontbreken van een intern onderzoek vaak negatief beoordeeld door de Industrial Court in wangedragzaken.
- Beslissing: Op basis van het onderzoek en de reactie van de werknemer (en het interne onderzoek, indien gehouden), neemt de werkgever een beslissing over de juiste maatregel, die ontslag kan omvatten.
- Ontslagbrief: Indien ontslag wordt besloten, stuur een duidelijke ontslagbrief waarin de reden voor ontslag, de ingangsdatum en details over de opzegging (of betaling in plaats daarvan) en eventuele andere eindvergoedingen (bijvoorbeeld openstaand salaris, verlofuitkering) worden vermeld.
- Eindafrekening: Zorg dat alle laatste betalingen, inclusief salaris tot de beëindigingsdatum, betaling in plaats van opzegging (indien van toepassing), opgebouwde verlofuitkering en ontslagvergoeding (indien van toepassing), snel worden berekend en betaald.
Voor redundantie omvat de procedure het identificeren van de overbodige functies, het toepassen van eerlijke en objectieve selectiecriteria (vaak aangeduid als LIFO - Last In, First Out, hoewel andere criteria kunnen worden gebruikt indien gerechtvaardigd), het verstrekken van opzegging en het betalen van ontslagvoordelen.
Het is cruciaal om gedurende het hele proces gedetailleerde documentatie bij te houden. Dit omvat onderzoeksnotities, show cause-brief, werknemersreacties, notulen van vergaderingen of onderzoeken en de uiteindelijke ontslagbrief.
Employee Protections Against Wrongful Dismissal
Werknemers in Maleisië zijn beschermd tegen onrechtmatig ontslag. Sectie 20 van de Industrial Relations Act 1967 stelt dat een werknemer die gelooft dat hij zonder gegronde oorzaak of rechtvaardiging is ontslagen, zich kan wenden tot de Director General of Industrial Relations.
Belangrijke aspecten van deze bescherming omvatten:
- Bemiddeling: De Industrial Relations Department zal eerst proberen het geschil op te lossen via bemiddeling tussen werkgever en werknemer.
- Verwijzing naar Industrial Court: Als bemiddeling faalt, kan de zaak worden doorverwezen naar de Industrial Court.
- Bewijslast: In de Industrial Court ligt de bewijslast bij de werkgever om aan te tonen dat het ontslag om gegronde redenen of rechtvaardiging was en dat de juiste procedure is gevolgd.
- Remedies: Als de Industrial Court het ontslag onrechtmatig verklaart, kan het de werknemer terugplaatsen in zijn oude functie of een financiële vergoeding toekennen in plaats van terugplaatsing. Vergoeding omvat meestal achterstallig salaris (beperkt tot een bepaalde periode, meestal 24 maanden) en ontslagvergoeding (indien van toepassing).
Veelvoorkomende valkuilen die leiden tot claims van onrechtmatig ontslag zijn onder meer onvoldoende bewijs van wangedrag of slechte prestaties, het niet bieden van de werknemer de gelegenheid om te worden gehoord (gebrek aan due process), het gebruik van redundantie als voorwendsel voor ontslag van een ongewenste werknemer, en het niet naleven van interne disciplinaire procedures of wettelijke vereisten. Werkgevers moeten het ontslag zorgvuldig aanpakken en zorgen dat aan alle wettelijke en procedurele vereisten wordt voldaan.
