Het opstellen van duidelijke en conforme arbeidscontracten is fundamenteel bij het aannemen van werknemers in de Filipijnen. Deze contracten vormen de juridische basis van de werkgever-werknemer relatie, waarin de voorwaarden en condities van tewerkstelling, rechten en verplichtingen voor beide partijen worden vastgelegd. Het waarborgen dat deze overeenkomsten voldoen aan de Filipijnse arbeidswetgeving is cruciaal om geschillen te voorkomen en een wettelijk solide personeelsbestand te behouden.
Een goed opgesteld arbeidscontract biedt duidelijkheid over belangrijke aspecten zoals functieverantwoordelijkheden, vergoeding, voordelen, werktijden en gronden voor ontslag. Het begrijpen van de verschillende soorten arbeidsregelingen die onder Filipijns recht erkend worden en de verplichte clausules in contracten is essentieel voor bedrijven die in het land opereren of uitbreiden.
Types of Employment Agreements
Filipijnse arbeidswet erkent verschillende soorten arbeidsregelingen, voornamelijk onderscheiden door hun duur en aard. De meest voorkomende types zijn regulier (of onbepaalde tijd) en diverse vormen van niet-reguliere arbeid, zoals project-, seizoens- en vaste-termijn.
| Contracttype | Beschrijving | Belangrijkste Kenmerken |
|---|---|---|
| Regulier | Arbeid voor onbepaalde tijd, waarbij de werknemer activiteiten verricht die gewoonlijk noodzakelijk of wenselijk zijn in de gebruikelijke bedrijfsvoering of handel van de werkgever. | Geen vaste einddatum; werknemer verkrijgt regulier status na proeftijd (indien van toepassing). |
| Project | Arbeid voor een specifiek project of onderneming, waarvan de voltooiing of beëindiging bij de aanstelling is vastgesteld. | Duur gekoppeld aan de voltooiing van een gedefinieerd project. |
| Seizoensgebonden | Arbeid voor een specifiek seizoen of periode, zoals de oogsttijd in de landbouw. | Duur gekoppeld aan een specifiek seizoen. |
| Vaste-termijn | Arbeid voor een bepaalde periode, bewust en vrijwillig overeengekomen door de partijen, zonder dwang, druk of onrechtmatige invloed. | Heeft een specifieke start- en einddatum; moet voldoen aan wettelijke criteria voor geldigheid. |
Reguliere arbeid is de standaard, en biedt werknemers zekerheid van aanstelling. Vaste-termijn arbeid is toegestaan, maar onder strikte voorwaarden om misbruik te voorkomen dat de principes van zekerheid van aanstelling omzeilt.
Essential Clauses in Employment Contracts
Hoewel de specifieke voorwaarden van een arbeidscontract kunnen variëren, zijn bepaalde essentiële clausules wettelijk verplicht of sterk aanbevolen om duidelijkheid en naleving van de Filipijnse arbeidswet te waarborgen.
- Identificatie van Partijen: Volledige juridische namen en adressen van zowel de werkgever als de werknemer.
- Functie en Functiebeschrijving: Duidelijke functietitel en een samenvatting van de primaire taken en verantwoordelijkheden.
- Aanvangsdatum: De datum waarop de tewerkstelling officieel begint.
- Duur van de Tewerkstelling: Voor niet-reguliere arbeid (project, seizoensgebonden, vaste-termijn), de specifieke duur of voorwaarden voor beëindiging (bijvoorbeeld projectvoltooiing). Voor reguliere arbeid vermeldt deze clausule meestal dat de arbeid voor onbepaalde tijd is na de proeftijd.
- Vergoeding: Gedetailleerde uitsplitsing van salaris, loonpercentage, betalingsmethode en frequentie.
- Voordelen: Overzicht van verplichte voordelen (bijvoorbeeld 13e maand, SSS, PhilHealth, Pag-IBIG bijdragen) en eventuele door het bedrijf verstrekte voordelen (bijvoorbeeld ziektekostenverzekering, verlofcredits boven de minimumvereisten).
- Werktijden: Standaard dagelijkse en wekelijkse werktijden, rustdagen en bepalingen voor overwerk.
- Werkplek: De primaire werkplek.
- Proeftijd: Indien van toepassing, de duur en voorwaarden voor regularisatie.
- Gronden voor Ontslag: Verwijzing naar de rechtvaardige en geautoriseerde gronden voor ontslag zoals voorzien door het Labor Code van de Filipijnen.
- Vertrouwelijkheid/Non-Disclosure: Clausules die de vertrouwelijke informatie van de werkgever beschermen (hieronder verder besproken).
- Toepasselijk Recht: Verklaring dat het contract wordt beheerst door de wetten van de Filipijnen.
Probationary Period Regulations
Filipijns recht stelt werkgevers in staat werknemers op proef te aannemen om hun geschiktheid voor vaste tewerkstelling te bepalen. De standaard proeftijd mag niet langer zijn dan zes (6) maanden vanaf de datum waarop de werknemer in dienst treedt.
Tijdens de proeftijd moet de werkgever de werknemer informeren over de redelijke normen waarop hun prestaties worden geëvalueerd. Het niet voldoen aan deze normen kan een geldige reden zijn voor ontslag tijdens of aan het einde van de proeftijd. Als de werknemer de proeftijd doorstaat, wordt hij automatisch een vaste werknemer. Ontslag na de proeftijd moet gebaseerd zijn op rechtvaardige of geautoriseerde gronden zoals gedefinieerd door het Labor Code, met inachtneming van het juiste proces.
In sommige specifieke gevallen, zoals voor werknemers van academische instellingen, kan een langere proeftijd worden toegestaan, mits dit in de regels en voorschriften van de instelling is vastgelegd en in overeenstemming is met de aard van het werk.
Confidentiality and Non-Compete Clauses
Vertrouwelijkheid en non-compete clausules komen vaak voor in Filipijnse arbeidscontracten, vooral voor functies waarbij toegang tot gevoelige informatie of handelsgeheimen vereist is.
- Vertrouwelijkheid Clausules: Deze clausules verplichten werknemers om vertrouwelijke informatie die zij tijdens hun dienstverband leren, geheim te houden, zowel tijdens als na beëindiging van het dienstverband. Deze zijn over het algemeen afdwingbaar in de Filipijnen, mits de informatie daadwerkelijk vertrouwelijk is en de scope redelijk is.
- Non-Compete Clausules: Deze clausules beperken een werknemer om na het verlaten van het bedrijf voor een concurrent te werken of een concurrerend bedrijf te starten. De afdwingbaarheid van non-compete clausules in de Filipijnen wordt onderworpen aan rechterlijke toetsing en hangt sterk af van hun redelijkheid. Rechtbanken overwegen factoren zoals de duur van de beperking, het geografische gebied en de omvang van de verboden activiteiten. Een te brede of restrictieve non-compete clausule wordt waarschijnlijk als niet-afdwingbaar beschouwd omdat het als een beperking van de handel of in strijd met het algemeen belang kan worden gezien.
Voor beide clausules geldt dat duidelijkheid, specificiteit en redelijkheid essentieel zijn voor afdwingbaarheid.
Contract Modification and Termination Requirements
Elke belangrijke wijziging in een bestaand arbeidscontract, zoals veranderingen in functiebeschrijving, salaris of voordelen, vereist doorgaans de wederzijdse instemming van zowel de werkgever als de werknemer. Eenzijdige wijzigingen door de werkgever die nadelig zijn voor de werknemer kunnen worden aangevochten.
Ontslag in de Filipijnen moet strikt voldoen aan de gronden en procedures zoals uiteengezet in het Labor Code. Er zijn twee hoofdcategorieën voor rechtmatig ontslag:
- Rechtvaardige Gronden: Dit zijn gronden die aan de fout van de werknemer kunnen worden toegeschreven, zoals ernstig wangedrag, opzettelijke ongehoorzaamheid, grove en routinematige nalatigheid, fraude of het plegen van een misdrijf. Ontslag om rechtvaardige gronden vereist dat de werkgever de twee-kennisgeving-regel volgt en de werknemer de gelegenheid geeft zich te verdedigen (due process).
- Geautoriseerde Gronden: Dit zijn gronden die niet aan de fout van de werknemer kunnen worden toegeschreven, maar wel door de wet worden toegestaan, zoals installatie van arbeidsbesparende apparaten, overbodigheid, ontslag (downsizing), sluiting of stopzetting van de onderneming, of ziekte. Ontslag om geautoriseerde gronden vereist meestal schriftelijke kennisgeving aan zowel de werknemer als het Department of Labor and Employment (DOLE) minstens 30 dagen voor de ingangsdatum van het ontslag, en gaat vaak gepaard met betaling van ontslagvergoeding.
Het niet naleven van de inhoudelijke (rechtvaardige/geautoriseerde gronden) en procedurele (due process) vereisten voor ontslag kan leiden tot onrechtmatig ontslag, met mogelijke aansprakelijkheid voor de werkgever, inclusief herstel en betaling van achterstallig loon.
