Work permits and visas in Mexique

L’économie en pleine croissance du Mexique, sa localisation stratégique et sa main-d'œuvre multi-compétente en font une destination attractive pour les entreprises recherchant des talents mondiaux. Sa proximité avec les États-Unis et ses réseaux commerciaux étendus, comme l'USMCA, signifient que le Mexique bénéficie de coûts compétitifs et de liens culturels pouvant faciliter la collaboration internationale. Cependant, les lois sur l’immigration mexicaines sont détaillées et strictement appliquées.

Les employeurs doivent comprendre pleinement ces règles pour assurer leur conformité. Embaucher un étranger sans autorisation appropriée peut entraîner des amendes, des pénalités ou même des sanctions légales. En résumé, l’attrait du Mexique pour les talents mondiaux s’accompagne de responsabilités importantes. Ce guide explique qui a besoin d’un permis de travail, les catégories de visas disponibles, le rôle de l’employeur dans le parrainage, le processus étape par étape d’embauche, les devoirs de conformité légale, les obstacles courants et les meilleures pratiques pour l’intégration des employés internationaux au Mexique.

Le Mexique offre des opportunités culturelles et économiques diverses, allant de villes historiques à des pôles technologiques modernes, ce qui en fait une destination attrayante pour les travailleurs mondiaux. Ses liens étroits avec les marchés nord-américains et sa grande main-d'œuvre bilingue l’ont positionné comme un leader en nearshoring. Cependant, les employeurs doivent se rappeler que les citoyens mexicains et les résidents permanents ont automatiquement des droits au travail, tandis que tous les autres étrangers doivent obtenir le visa et le permis de travail appropriés avant de travailler légalement au Mexique. Être préparé et bien informé sur ces exigences peut accélérer le processus d’embauche, protéger votre entreprise et offrir aux nouveaux employés un démarrage en douceur.

Qui a besoin d’un visa ou d’un permis de travail mexicain ?

Selon la loi mexicaine, les citoyens mexicains et les résidents permanents n’ont pas besoin de permis de travail spécial ; ils peuvent travailler légalement par défaut. Tout autre étranger, cependant, doit obtenir l’autorisation avant de commencer à travailler. En pratique, cela signifie qu’une fois qu’une entreprise a une offre d’emploi officielle pour un non-citoyen, l’employeur doit parrainer le visa et le permis de travail de cette personne.

Le Mexique n’autorise pas les étrangers à commencer à travailler avec un visa touristique ou sans autorisation formelle. Les avis du gouvernement avertissent explicitement que les séjours touristiques ne peuvent pas être utilisés pour un emploi rémunéré. Pour obtenir un quelconque visa de travail, l’employé doit d’abord disposer d’une offre d’emploi valide d’une entité mexicaine. En d’autres termes, le travailleur étranger ne peut pas simplement faire une demande par lui-même ; l’employeur mexicain doit initier la procédure via l’Institut National de Migration (INM).

Les résidents permanents, quant à eux, peuvent travailler librement dans le cadre de leur résidence, sans besoin d’un visa de travail séparé. Cependant, ils doivent toujours être enregistrés auprès des autorités une fois employés. En résumé, si votre embauche ne concerne pas un citoyen mexicain ou un résident permanent, prévoyez de le parrainer via le système d’immigration mexicain avec un visa et un permis de travail.

Aperçu des types de visas de travail mexicains

Le Mexique dispose de trois principales catégories de visas pertinentes pour les employés étrangers. Chacune est liée à la durée et aux conditions dans lesquelles la personne vivra et travaillera au Mexique.

Visa de visiteur avec permission de travailler au Mexique

Il s’agit essentiellement d’un visa touristique/affaires avec possibilité de travail valable jusqu’à six mois. Il permet au titulaire d’entrer au Mexique et d’effectuer légalement un travail rémunéré, y compris l’emploi ou l’auto-emploi, pendant cette période. Il est important de noter qu’un employeur mexicain doit d’abord obtenir l’autorisation pour la personne via l’INM avant que le visa ne soit délivré.

Le visa lui-même est généralement à entrées multiples et valable six mois. Après l’entrée, l’employé doit encore s’enregistrer auprès de l’INM (recevant généralement une « carte de permis temporaire ») dans les 30 jours, similaire aux visas à plus long terme.

Visa de résident temporaire avec permission de travailler au Mexique

Ce visa est destiné aux étrangers souhaitant rester au Mexique plus de 180 jours (six mois) mais pas plus de quatre ans. Il permet un emploi à temps plein, rémunéré, sous un contrat spécifique. Pour être éligible, l’employé doit remplir certains critères, comme un revenu suffisant ou des liens familiaux, et, surtout, avoir un employeur parrain.

La loi mexicaine exige que l’employeur soit enregistré auprès de l’INM et demande l’autorisation du travailleur avant de commencer la procédure de visa. Le visa initial est généralement valable pour une entrée de six mois. Une fois arrivé, il le convertit en une Carte de Résident Temporaire (permis de travail) valable jusqu’à quatre ans. Après quatre ans, l’employé doit quitter le Mexique ou demander la résidence permanente.

Statut de résident permanent au Mexique

Ce statut accorde une résidence indéfinie et le droit de travailler au Mexique sans permis séparé. Il est généralement obtenu en résidant au Mexique avec un visa temporaire pendant la période requise ou en remplissant d’autres critères comme des liens familiaux ou des investissements. Pour les employeurs, un embauché étranger déjà titulaire de la résidence permanente n’a pas besoin de permis de travail ; il peut commencer à travailler immédiatement comme s’il était citoyen.

Bien sûr, ils doivent toujours être traités comme tout autre employé en termes de contrats de travail et d’avantages. En pratique, la plupart des entreprises parrainent initialement leurs employés avec un visa de résident temporaire et ne traitent la résidence permanente qu’ultérieurement, si cela se produit, ce qui rend la question du parrainage moins critique lors de l’embauche. Dans tous les cas, la première étape reste la même : l’employeur doit faire une demande à l’INM pour obtenir l’autorisation pour l’étranger.

Processus de parrainage par l’employeur et responsabilités au Mexique

En tant qu’employeur, vous êtes le sponsor du visa pour tout employé étranger au Mexique, et le Mexique vous impose la majorité des démarches procédurales. Les obligations principales incluent : établir une présence légale, préparer la documentation et soumettre les demandes à l’INM.

Enregistrement de l’employeur au Mexique

Tout d’abord, votre entreprise (ou entité locale) doit être enregistrée auprès de l’INM. Cela se fait en obtenant la Constancia de Inscripción de Empleador (Certificat d’Enregistrement de l’Employeur) auprès de l’INM. Ce certificat vous autorise essentiellement à embaucher des étrangers. Il est valable un an et doit être renouvelé chaque année, généralement après le dépôt de votre déclaration fiscale.

Gardez-le à jour : si votre adresse d’entreprise, votre représentant légal ou d’autres détails clés changent, vous devez en informer l’INM dans les 30 jours. Ne pas renouveler ou mettre à jour le certificat peut bloquer votre capacité à parrainer des visas, et l’INM peut même inspecter vos locaux à tout moment pour vérifier les opérations.

Demande de permis de travail (INM) au Mexique

Pour initier un visa pour un embauché étranger, l’employeur mexicain doit faire une demande d’autorisation de permis de travail auprès de l’INM au nom de l’employé. Cela peut se faire en ligne ou dans un bureau de l’INM, en utilisant le certificat d’enregistrement de l’entreprise. Vous devrez soumettre une copie du passeport de l’employé, une offre d’emploi ou un contrat formel (précisant salaire, titre, fonctions) signé par l’employeur, et une preuve de l’enregistrement de l’employeur auprès de l’INM.

Certains bureaux peuvent demander des documents supplémentaires, comme une preuve d’adresse ou de qualifications du travailleur. Une fois que l’INM approuve la demande, ils délivrent le Número Único de Trámite (NUT) pour cette personne.

Fourniture de la documentation pour le visa mexicain

Après avoir obtenu le NUT, fournissez-le à l’employé avec des instructions pour le rendez-vous au consulat. L’employé devra faire une demande de visa au consulat mexicain (ou à l’ambassade) dans son pays d’origine. Il doit apporter la lettre de confirmation du NUT, un formulaire de demande de visa rempli, le passeport et des photos, ainsi que payer les frais de visa.

Le soutien de l’employeur est crucial : assurez-vous que les détails d’enregistrement auprès de l’INM et la lettre d’offre d’emploi correspondent exactement à ce qui figure sur la paperasserie du consulat, car toute divergence peut entraîner des retards ou même annuler le visa. Tout document en langue étrangère (par exemple diplômes ou contrats) doit généralement être traduit en espagnol et apostillé au préalable.

Logistique du visa de visiteur vs. visa temporaire au Mexique

Pour un Visa de visiteur avec Permis de travail au Mexique, les étapes sont essentiellement les mêmes. Après que l’INM ait délivré le NUT, l’employé programme un entretien au consulat. Le demandeur entrera au Mexique avec un visa de visiteur à entrée unique ou multiple valable six mois. À son arrivée, il obtiendra un permis d’entrée FMM et devra ensuite se rendre à l’INM pour l’échanger contre un document temporaire confirmant leur permission de travail de six mois, moyennant un supplément.

Pour un Visa de résident temporaire, après la délivrance consulaire, le titulaire du visa entre au Mexique (généralement à entrée unique valable 6 mois) et dispose de 30 jours pour se rendre à l’INM afin d’obtenir une Carte de Résident Temporaire (avec permission de travail) valable jusqu’à 4 ans.

Résidents permanents au Mexique

Si votre embauché possède déjà la résidence permanente au Mexique, vous n’êtes pas obligé de passer par le processus de visa de l’INM. Cependant, vous devez toujours l’enregistrer en tant qu’employé comme tout autre travailleur, en établissant un contrat formel et en l’inscrivant à la sécurité sociale. Conservez une copie de leur carte de résident permanent comme preuve d’autorisation de travail.

Les employeurs ont l’obligation légale de vérifier et d’enregistrer les documents d’immigration de chaque employé, y compris en incluant des copies du visa ou de la carte de résidence dans le dossier du personnel. En tant que sponsor, vous gérez presque tous les documents avant l’arrivée de l’employé au Mexique, y compris la soumission de documents à l’INM, le paiement des frais gouvernementaux, et la fourniture du NUT et de l’offre d’emploi pour la délivrance du visa.

Processus étape par étape : Embauche ou relocalisation d’un employé étranger au Mexique

Étape 1 : Vérifier l’éligibilité et l’offre d’emploi au Mexique

Commencez par vérifier le statut du candidat. S’il est mexicain ou possède la résidence permanente, aucun visa n’est nécessaire. S’il est étranger, préparez-vous à le parrainer. Rédigez un contrat de travail ou une lettre d’offre claire en espagnol, comme l’exige la législation du travail, précisant le rôle, le salaire et la date de début.

Établissez une entité légale ou un partenaire (si vous n’en avez pas déjà une) pour servir d’employeur officiel. Assurez-vous d’avoir le Certificat d’Enregistrement de l’Employeur de l’INM en place, car la personne ne peut pas faire la demande sans un sponsor approuvé.

Étape 2 : Demander le permis de travail (NUT) au Mexique

Soumettez la demande de permis de travail auprès de l’INM. Les documents clés requis sont votre certificat d’enregistrement de l’employeur, l’offre d’emploi signée, et une copie du passeport de l’employé. Si applicable, démontrez qu’aucun candidat mexicain qualifié n’est disponible pour ce poste spécialisé, souvent en décrivant des compétences uniques ou en prouvant les efforts de recrutement.

Payez les frais de traitement et attendez la revue de l’INM, qui peut prendre plusieurs semaines, donc commencez tôt. Une fois approuvé, l’INM vous enverra, à vous et au candidat, le Número Único de Trámite (NUT). Vérifiez que ce NUT est correct et correspond à toute la documentation consulaire.

Étape 3 : Entretien consulaire pour le visa au Mexique

L’employé programme un rendez-vous au consulat mexicain (ou à l’ambassade) à l’étranger. Il doit apporter son passeport original, des photos d’identité, le formulaire de demande de visa signé, et l’approbation du NUT. Lors de l’entretien, l’agent consulaire vérifiera les documents et posera des questions.

Si la demande est acceptée, le consulat tamponnera un visa de travail dans le passeport (entrée unique ou multiple, selon le type) valable jusqu’à six mois. Conseillez à l’employé de ne pas planifier de voyage avant que le visa ne soit officiellement délivré, car l’entrée sans celui-ci n’est pas autorisée, et l’autorisation de travail n’est accordée qu’après la délivrance du visa.

Étape 4 : Entrée au Mexique et obtention de la carte de résident

Avec le visa tamponné, l’employé se rend au Mexique. À l’immigration, il recevra un formulaire d’entrée à court terme (Forma Migratoria) et devra se rendre à l’INM dans les 30 jours suivant l’arrivée. À l’INM, il échangera le visa/FMM contre la carte de migration (« tarjeta ») correspondant à son type de visa.

Pour un visa de visiteur-travail, cela signifie un permis temporaire spécial ; pour un visa de résident temporaire, cela correspond à la Carte de Résident Temporaire (valable jusqu’à quatre ans). Préparez l’employé avec des copies de tous les documents antérieurs et des frais d’émission requis. Une fois la carte délivrée, l’employé peut commencer à travailler légalement et rester pour la période autorisée.

Étape 5 : Enregistrement auprès des autorités locales au Mexique

Après avoir terminé les démarches d’immigration, le nouvel embauché doit être enregistré pour l’impôt et la sécurité sociale. Dans les cinq jours suivant la date de début, vous devez enregistrer l’employé auprès de l’Institut Mexicain de la Sécurité Sociale (IMSS) pour couvrir la santé, les pensions et autres avantages. Enregistrer également auprès du Fonds National de Logement (INFONAVIT) pour les cotisations obligatoires au logement.

Obtenez leur numéro d’identification fiscale (RFC) pour la retenue à la source. Ces enregistrements sont routiniers mais obligatoires pour tous les employés ; leur absence peut entraîner des amendes. Enfin, fournissez le contrat de travail signé et les politiques de l’entreprise à l’employé.

Conformité légale de l’employeur et obligations documentaires au Mexique

Une fois l’employé étranger en poste, la conformité continue devient essentielle. Le Mexique dispose de règles strictes en matière de travail et de fiscalité, et en tant qu’employeur, vous en portez la responsabilité.

Maintenir l’enregistrement auprès de l’INM au Mexique

Comme mentionné précédemment, le certificat d’enregistrement de l’employeur auprès de l’INM doit être maintenu à jour. Mettez-le à jour chaque fois que le nom légal, l’adresse ou la direction de votre entreprise changent, et réémettez-le annuellement après votre déclaration fiscale. Des audits gouvernementaux peuvent avoir lieu, soyez donc prêt à présenter votre certificat et à vérifier qu’il correspond à l’adresse où travaillent les employés étrangers.

Si ce certificat expire ou est suspendu, vous perdez le droit de demander des visas, ce qui vous empêche de continuer à employer des travailleurs étrangers jusqu’à son renouvellement.

Tenue de registres au Mexique

Conservez une copie du visa et de la carte de migration de chaque employé étranger dans vos dossiers, ainsi que leurs informations de passeport. Stockez le contrat signé (en espagnol), la description du poste, et toute communication relative au processus de permis de travail. Les inspecteurs du travail mexicains peuvent demander ces documents, donc des dossiers bien organisés démontrent la conformité.

De plus, enregistrez les heures de travail, les salaires et les avantages comme vous le feriez pour tout employé mexicain, car les travailleurs étrangers ont droit aux mêmes protections du travail.

Sécurité sociale et fiscalité au Mexique

La loi mexicaine exige que tous les employés, étrangers ou locaux, soient inscrits au système national de sécurité sociale (IMSS). Cela couvre la santé, l’invalidité, la retraite, et autres avantages. Vous devez enregistrer chaque employé auprès de l’IMSS et verser les cotisations salariales (environ 13,5 % du salaire de l’employé, plus la part de l’employeur) à temps.

De même, vous devez retenir l’impôt sur le revenu sur le salaire de l’employé et le verser aux autorités fiscales (SAT). Le non-paiement ou la mauvaise déclaration des salaires peut entraîner des pénalités importantes. En résumé, traitez vos embauches étrangères comme tout autre employé en matière d’avantages et de retenue fiscale.

Avantages supplémentaires au Mexique

Le Mexique impose également des cotisations pour le logement (INFONAVIT) et l’épargne-retraite (SAR) au nom des travailleurs. Bien qu’un étranger ne dispose pas immédiatement d’un prêt hypothécaire ou d’un compte SAR, vous restez techniquement responsable des contributions initiales jusqu’à la fin de leur emploi. Restez informé de tout changement dans la législation du travail, comme les ajustements du salaire minimum ou les calendriers de congés, car le salaire minimum mexicain est régulièrement ajusté et peut varier selon la région.

Les contrats de travail doivent refléter correctement les modalités concernant les jours de congé, la participation aux bénéfices (PTU), et autres avantages.

Notification des changements au Mexique

Si le poste ou le statut de l’étranger change (par exemple, promotion, changement de salaire, ou licenciement), vous devrez peut-être mettre à jour l’IMSS et potentiellement informer l’INM. De même, si l’employé change d’adresse ou si votre entreprise déménage une succursale, informez l’INM.

La loi mexicaine exige que tout changement significatif dans les conditions de l’étranger (emploi, adresse, employeur, état civil) soit signalé à l’INM dans les 30 jours pour éviter des amendes.

Défis courants et comment les surmonter au Mexique

Malgré une planification minutieuse, de nombreux employeurs rencontrent des obstacles familiers lors de l’embauche au Mexique.

Règles complexes et changeantes au Mexique

Les lois mexicaines sur l’immigration et le travail sont détaillées et évoluent avec le temps. Se tenir au courant des dernières réglementations, y compris les changements soudains de frais ou de procédures, demande des efforts. Conseil : travaillez avec un avocat local compétent ou un consultant RH qui suit ces mises à jour, ou faites appel à un service réputé d’Employer of Record.

Longs délais de traitement au Mexique

Les demandes auprès de l’INM et les rendez-vous au consulat peuvent prendre plusieurs semaines, voire des mois. Cela peut retarder les dates de début et perturber les échéances de projets. Pour atténuer cela, soumettez vos demandes bien à l’avance de la date souhaitée. Ayez tous les documents prêts rapidement et relancez régulièrement les autorités. En cas d’urgence, renseignez-vous sur les options accélérées ou utilisez à la fois les voies de visa de visiteur d’affaires et de visa temporaire selon le cas.

Documentation et traduction au Mexique

Tout document manquant ou incorrect peut bloquer le processus. Par exemple, une divergence de nom entre le passeport et le registre de l’INM entraînera un refus de visa. Vérifiez toujours l’orthographe, assurez-vous que les lettres d’offre sont signées exactement comme sur les formulaires officiels, et vérifiez que tous les documents sont entièrement complétés. Étant donné que les documents en langue étrangère doivent être notariés et traduits, prévoyez du temps supplémentaire pour cette étape.

Nécessité de prouver l’absence de candidat local au Mexique

Dans certains cas, notamment pour des postes spécialisés, les autorités mexicaines attendent une preuve que vous n’avez pas pu pourvoir le poste avec un citoyen mexicain. Cette « évaluation de l’impact sur le marché du travail » peut compliquer la procédure. Pour la surmonter, soyez prêt à décrire les qualifications uniques du candidat ou à documenter vos efforts de recrutement, en soulignant pourquoi l’embauche étrangère est justifiée.

Barrières culturelles et linguistiques au Mexique

Bien que beaucoup de Mexicains soient bilingues, la paperasserie et les entretiens se déroulent souvent en espagnol. Si vous ou votre équipe n’êtes pas fluents, envisagez d’embaucher un interprète ou un spécialiste de l’immigration pour éviter les malentendus. Une communication claire avec l’employé sur le processus, peut-être dans sa langue maternelle, peut également prévenir la confusion.

Logistique de relocalisation au Mexique

Trouver un logement, des écoles ou obtenir des permis de travail pour le conjoint peut être stressant pour les employés internationaux qui déménagent au Mexique. Envisagez d’offrir une assistance ou des ressources pour la relocalisation, comme mettre l’employé en contact avec une société de relocalisation, ou au moins fournir un pack de bienvenue avec des informations utiles sur la région. Assurer une transition personnelle fluide aidera l’employé à s’intégrer plus rapidement dans son nouveau poste.

Bonnes pratiques pour la relocalisation et l’intégration des employés internationaux au Mexique

Une relocalisation et une intégration réussies dépassent la conformité légale ; elles favorisent la productivité et la fidélisation. Voici quelques pratiques recommandées pour les employeurs au Mexique :

Fournir un plan de relocalisation au Mexique

Travaillez avec l’employé sur les aspects pratiques : recherche de logement, ouverture d’un compte bancaire, inscription des enfants à l’école. Envisagez d’offrir des sessions d’orientation sur la vie au Mexique, couvrant des sujets comme les normes culturelles, la santé, et les transports locaux. Même un simple pack de bienvenue ou un contact dédié peut grandement faciliter leur adaptation.

Soutien linguistique et culturel au Mexique

Si l’employé ne maîtrise pas l’espagnol, vous pouvez proposer des cours de langue ou un support de traduction pour les documents officiels. Encouragez des mentors internes ou des collègues bilingues pour les aider à s’adapter à la culture du lieu de travail mexicain. Reconnaître les différences culturelles dans la communication ou le style de travail et faire preuve de patience durant la période d’adaptation.

Termes d’emploi clairs au Mexique

En plus du contrat, expliquez les droits de l’employé au Mexique. Clarifiez les avantages auxquels il a droit, comme les jours de congé, la participation aux bénéfices (aguinaldo), la sécurité sociale, etc. Fournir ces informations dès le départ renforce la confiance et montre que votre entreprise respecte les normes du travail mexicaines.

Simplifier l’intégration administrative au Mexique

Ayez toutes les démarches d’enregistrement (IMSS, impôts, paie) prêtes avant leur premier jour afin qu’ils soient en règle dès le départ. Assurez-vous que leur espace de travail est prêt (badge de sécurité, accès informatique, email). Attribuez toute formation ou paperasserie nécessaire dès le premier jour pour éviter toute confusion. Rappelez que les périodes d’essai et les préavis au Mexique diffèrent d’autres pays, et expliquez ces détails clairement.

Vérifications régulières au Mexique

Planifiez des réunions régulières avec l’employé pour traiter toute préoccupation, surtout durant les premiers mois. Demandez des retours sur leur processus de relocalisation et restez réactif aux questions concernant la fiscalité, la santé ou le logement. Ce soutien constant peut considérablement améliorer leur intégration et leur performance au Mexique.

Conclusion

L’embauche ou la relocalisation de talents au Mexique peut ouvrir de nouvelles opportunités et compétences pour votre entreprise, mais cela nécessite une préparation minutieuse. En tant qu’employeur, vous êtes responsable d’obtenir le bon visa (que ce soit un Visa de visiteur avec possibilité de travail ou un Visa de résident temporaire) et de garantir la conformité continue avec les lois mexicaines en matière d’immigration et de travail. Les obligations clés incluent l’enregistrement de votre société auprès de l’INM, l’obtention du Certificat d’Enregistrement de l’Employeur et de l’autorisation de permis de travail, l’assistance à l’employé lors du processus au consulat et sur place, ainsi que le paiement de toutes les cotisations fiscales et de sécurité sociale.

En comprenant ces étapes et en restant organisé, vous pouvez exploiter pleinement le vivier de talents du Mexique. Avec une préparation solide et un accompagnement adéquat, les employeurs peuvent naviguer efficacement dans le processus d’immigration mexicain, permettant à leurs embauches internationales de commencer à travailler de manière productive et conforme. Pour guidance experte et accompagnement à chaque étape du processus de visa et de permis de travail, contactez-nous – nous pouvons gérer la paperasserie et assurer que vos employés étrangers commencent à travailler au Mexique rapidement et légalement.