Malawi opère un système fiscal progressif pour les individus, où les taux d'impôt sur le revenu augmentent avec des revenus plus élevés. Les employeurs jouent un rôle crucial dans ce système en prélevant l'impôt sur le revenu sur les salaires des employés et en le versant à la Malawi Revenue Authority (MRA). De plus, les employeurs sont responsables de contribuer aux régimes de sécurité sociale au nom de leurs employés. Comprendre ces obligations est essentiel pour un traitement de la paie conforme et une gestion de l'emploi dans le pays.
La conformité aux lois fiscales malawiennes exige que les employeurs calculent et versent avec précision divers impôts et contributions. Cela inclut non seulement l'impôt sur le revenu mais aussi les contributions aux programmes de sécurité sociale obligatoires destinés à fournir des prestations telles que des pensions. Une tenue de registres appropriée et une déclaration en temps voulu sont des éléments clés pour respecter ces exigences et éviter les pénalités.
Obligations de l'Employer en matière de Sécurité Sociale et de Taxe sur la Paie
Les employeurs au Malawi sont tenus de contribuer au National Pension Scheme (NPS). Il s'agit d'un régime de contribution définie obligatoire. Tant l'employeur que l'employé doivent contribuer à un pourcentage des gains bruts mensuels de l'employé.
Pour l'année fiscale 2025, les taux de contribution standard pour le National Pension Scheme devraient être :
- Contribution de l'Employer : 5% des gains bruts mensuels
- Contribution de l'Employee : 5% des gains bruts mensuels
La contribution totale de 10% des gains bruts doit être versée par l'employeur à l'administrateur du fonds de pension respectif avant le 14e jour du mois suivant. Il n'existe pas d'autres taxes sur la paie spécifiques à l'employeur au-delà de la contribution à la pension et de l'obligation de retenir et de verser le PAYE.
Exigences de Retenue de l'Impôt sur le Revenu
Les employeurs sont responsables de calculer et de retenir l'impôt Pay As You Earn (PAYE) sur les salaires ou traitements mensuels de leurs employés. Le système PAYE au Malawi est basé sur une échelle d'imposition progressive, ce qui signifie que les revenus plus élevés sont imposés à des taux plus élevés. L'impôt est calculé sur le revenu brut mensuel de l'employé après déduction de toute allocation ou contribution approuvée.
Pour l'année fiscale 2025, les tranches d'imposition mensuelles et les taux attendus sont les suivants :
| Revenu Mensuel (MWK) | Taux d'Imposition (%) |
|---|---|
| 0 - 100 000 | 0 |
| 100 001 - 300 000 | 25 |
| 300 001 - 600 000 | 30 |
| 600 001 - 1 500 000 | 35 |
| Au-dessus de 1 500 000 | 40 |
L'employeur doit calculer l'impôt dû pour chaque employé en fonction de leur revenu mensuel et des tranches et taux d'imposition applicables. Le montant PAYE calculé doit être déduit du salaire net de l'employé et versé à la Malawi Revenue Authority (MRA) avant le 14e jour du mois suivant.
Déductions Fiscales et Allocations pour les Employés
Les employés au Malawi peuvent être éligibles à certaines déductions et allocations qui peuvent réduire leur revenu imposable, diminuant ainsi leur responsabilité PAYE. La déduction principale disponible pour les employés est leur contribution obligatoire au National Pension Scheme.
- Contributions au National Pension Scheme : La contribution obligatoire de 5% de l'employé au NPS est généralement déductible de leur revenu brut pour le calcul du PAYE.
D'autres allocations ou avantages fournis par l'employeur peuvent être imposables sauf exemption spécifique par la loi fiscale. Il est important que les employeurs identifient correctement les avantages imposables et les incluent dans le calcul du revenu brut pour le PAYE.
Délais de Conformité Fiscale et de Déclaration
Les employeurs au Malawi ont des délais spécifiques pour le versement des taxes et contributions retenues et pour le dépôt des rapports pertinents. Respecter ces délais est crucial pour éviter pénalités et intérêts.
- Versement Mensuel du PAYE et de la Pension : Le PAYE retenu sur les employés ainsi que les contributions de l'employeur et de l'employé au National Pension Scheme doivent être versés à la MRA et à l'administrateur du fonds de pension respectivement, avant le 14e jour du mois suivant le mois de paie.
- Déclarations Annuelles de PAYE : Les employeurs doivent déposer une déclaration annuelle résumant le total des rémunérations versées et le PAYE retenu pour chaque employé durant l'année fiscale. La date limite pour cette soumission annuelle est généralement le 31 mars suivant la fin de l'année fiscale (qui s'étend du 1er avril au 31 mars).
Les employeurs doivent tenir des registres précis de la paie, y compris les détails des gains des employés, des déductions et de l'impôt retenu, car ces registres sont soumis à un audit par la MRA.
Considérations Fiscales Spéciales pour les Travailleurs et Entreprises Étrangers
Les individus étrangers travaillant au Malawi et les entreprises étrangères employant du personnel dans le pays font face à des considérations fiscales spécifiques.
- Résidence Fiscale : Les obligations fiscales des travailleurs étrangers au Malawi dépendent de leur statut de résidence fiscale. Les personnes considérées comme résidents fiscaux au Malawi sont imposées sur leurs revenus mondiaux, tandis que les non-résidents sont généralement imposés uniquement sur les revenus provenant du Malawi. La résidence est généralement déterminée par le nombre de jours passés dans le pays (par exemple, présence pendant 183 jours ou plus dans une année fiscale).
- PAYE pour Travailleurs Étrangers : Les employeurs de travailleurs étrangers doivent retenir le PAYE de la même manière que pour les employés locaux, basé sur les taux d'imposition progressifs, à condition que le travailleur étranger perçoive un revenu provenant d'un emploi au Malawi.
- Établissement Permanent : Une entreprise étrangère peut devenir soumise à des obligations fiscales sur les sociétés au Malawi si elle établit un établissement permanent (PE) dans le pays. Employer du personnel et mener des activités commerciales peuvent potentiellement créer un PE.
- Accords de Double Imposition (DTA) : Le Malawi a conclu des accords de double imposition avec plusieurs pays. Ces accords peuvent influencer le traitement fiscal des travailleurs et entreprises étrangers en offrant une exonération de double imposition sur le même revenu. Les employeurs de travailleurs étrangers provenant de pays avec DTA doivent considérer les dispositions de l'accord pertinent.
- Numéro d'Identification Fiscale (TPIN) : Tous les employés, y compris les travailleurs étrangers, doivent posséder un Numéro d'Identification Fiscale (TPIN) délivré par la MRA. Les employeurs sont responsables de s'assurer que leurs employés disposent d'un TPIN pour la paie et la déclaration fiscale.
