Work permits and visas in Indonésie

Naviguer dans les Permis de Travail et Visas en Indonésie pour les Employeurs et Professionnels en Relocalisation

L'Indonésie est devenue une destination de choix pour talent international, se classant parmi les pays préférés des expatriés. Pour les employeurs recrutant ou relocalisant des employés étrangers en Indonésie, et pour les professionnels avec une offre d’emploi ou un sponsor d'entreprise, comprendre le processus de permis de travail et de visa est crucial. Le gouvernement indonésien maintient des règles d'immigration strictes ; les étrangers ne peuvent pas travailler avec un visa touristique, et la non-conformité peut entraîner de lourdes amendes ou même une imprisonment. Ce guide explique en détail les permis de travail et visas en Indonésie, avec des sections claires pour une navigation facile. Il est adapté pour les employeurs gérant des mouvements de talents globaux et pour les professionnels en relocalisation en Indonésie qui doivent rester conformes. Nous couvrirons les types de visas, les critères d’éligibilité, les étapes de la demande, et des conseils pour un recrutement fluide et légal.

Pourquoi la Conformité à l’Immigration est Importante pour les Employeurs en Indonésie

Si vous faites venir des employés étrangers en Indonésie, la conformité avec les lois sur l’immigration et le travail est non négociable. L’Indonésie applique rigoureusement ses réglementations sur les permis de travail. Les étrangers travaillant sans le visa ou permis approprié peuvent faire face à des amendes pouvant atteindre IDR 500 millions et à une peine d’emprisonnement de cinq ans, tandis que la surcharge de visa entraîne des pénalités de IDR 1 million par jour. Les employeurs qui enfreignent les règles de permis de travail risquent des amendes de IDR 36 millions. Clairement, les enjeux sont élevés pour l’employé et pour l’entreprise.

Ces mesures strictes reflètent l’objectif de l’Indonésie de protéger les emplois locaux et de s’assurer que les travailleurs étrangers respectent les exigences légales. Un système de permis de travail intègre également les employés étrangers dans le cadre du marché du travail indonésien, y compris l’inscription à la sécurité sociale nationale et le respect des normes locales d’emploi. Pour les employeurs, cela signifie que vous devez sponsoriser les visas appropriés, suivre toutes les procédures, et conserver une documentation en ordre. Le non-respect peut entraîner des problèmes juridiques, des retards de projets, et des atteintes à la réputation.

La règle d’or pour les employeurs : ne pas tenter de raccourcis ou de “solutions de contournement” en ce qui concerne les visas indonésiens. Respectez le processus officiel ou faites appel à des experts. En raison de la complexité et des conséquences, beaucoup d’entreprises optent pour “éviter les retards de permis de travail avec un EOR”. Un Employer of Record (EOR) peut gérer la conformité locale en votre nom. Commençons par comprendre qui a besoin d’un permis de travail et quelles options de visa existent.

Qui a Besoin d’un Permis de Travail en Indonésie ?

En Indonésie, tout citoyen étranger exerçant une activité ou un emploi doit posséder le permis de travail approprié. Cette exigence s’applique dans tous les secteurs et tous les types d’emploi. En d’autres termes, si une personne n’est pas citoyenne indonésienne et qu’elle va effectuer un travail (défini comme générant un revenu ou étant employée en Indonésie), elle doit suivre le processus de visa et de permis de travail. Il n’y a pas d’exemptions pour les emplois à court terme ou à temps partiel — tous les non-citoyens doivent détenir un visa/permis de travail valide pour travailler en Indonésie.

Visiteurs d’Affaires en Indonésie : Connaissez Vos Limites

Les étrangers venant en Indonésie pour réunions d’affaires, conférences, formations ou autres activités non liées à l’emploi peuvent utiliser un visa d’affaires pour entrer, et ne nécessitent pas de permis de travail tant qu’ils ne sont pas officiellement employés localement. L’Indonésie propose un visa d’affaires à entrée unique (B211) pour des activités comme assister à des conférences ou explorer des opportunités commerciales pour jusqu’à 60 jours. Cependant, aucun travail productif ou emploi générant un revenu n’est autorisé avec un visa d’affaires. Les employeurs doivent faire attention à ne pas faire effectuer des tâches régulières par le personnel sous un visa d’affaires, car cela violerait la réglementation.

Pour des projets temporaires, si un employé étranger ne vient que pour une mission très courte (par exemple, quelques semaines de transfert de connaissances ou d’installation d’équipement), un visa d’affaires ou de court séjour peut suffire, mais en cas de doute, il faut obtenir un permis de travail. L’Indonésie n’autorise pas les étrangers à travailler avec un visa touristique dans aucune circonstance. Toujours classer la visite correctement — travailler même brièvement sans permis de travail peut entraîner des pénalités.

En résumé : tout étranger percevant un salaire ou effectuant un travail en Indonésie doit avoir un permis de travail. Les seules exceptions concernent ceux en visas d’affaires pour des activités strictement non-laborieuses ou la nouvelle catégorie de travailleurs à distance (discutée plus tard) qui restent employés à l’étranger et n’entrent pas sur le marché du travail local. Passons maintenant en revue les types de visas et permis pertinents pour employer des étrangers en Indonésie.

Types Clés de Visas de Travail Indonésiens pour la Relocalisation de Professionnels

Le système d’immigration indonésien peut sembler confus car plusieurs documents sont impliqués dans le recrutement d’un travailleur étranger. Pour les employeurs et les professionnels en relocalisation, les principaux types de visas et permis à connaître sont :

Plan de Placement des Expatriés (RPTKA) : Votre Première Étape en Indonésie

Ce n’est pas un visa en soi, mais un plan d’autorisation de travail obligatoire. La RPTKA (Rencana Penempatan Tenaga Kerja Asing) est une approbation du Ministère du Travail qui autorise une entreprise à embaucher un travailleur étranger dans un rôle précis. Une RPTKA doit être obtenue avant toute délivrance de visa de travail. Elle décrit essentiellement pourquoi un recrutement étranger est nécessaire et confirme que le poste est autorisé pour les étrangers.

Visa de Séjour Temporaire (VITAS) : Entrée en Indonésie pour le Travail

Il s’agit du visa d’entrée pour un employé étranger. Une fois que la RPTKA est approuvée, l’employeur obtient une approbation de visa (souvent appelée un telex) et l’employé étranger fait une demande de VITAS auprès d’une ambassade/consulat indonésien. Le VITAS (Visa Izin Tinggal Terbatas) est généralement délivré sous l’index C312 pour les besoins d’emploi (travailleurs professionnels) et permet au titulaire d’entrer en Indonésie pour travailler. En gros, le VITAS est un visa de séjour limité lié au travail.

Permis de Séjour Limité (KITAS/ITAS) : Votre Permis de Résidence Indonésien

Après l’arrivée en Indonésie avec un VITAS, le citoyen étranger doit le convertir en un KITAS (Kartu Izin Tinggal Terbatas), aussi appelé ITAS (Izin Tinggal Terbatas). Le KITAS est le permis de résidence temporaire qui permet à la personne de vivre et travailler en Indonésie pour une période déterminée. Il est généralement valable de 6 à 12 mois (parfois jusqu’à 2 ans pour certains postes ou investisseurs). Le KITAS est une carte physique servant de preuve du permis de séjour limité. Importamment, un KITAS sponsorisé par une entreprise indonésienne inclut l’autorisation de travailler dans le poste approuvé.

Permis de Travail (IMTA ou Notification) : Autorisation Officielle de Travailler en Indonésie

En pratique, l’Indonésie délivrait autrefois un document appelé IMTA (Izin Mempekerjakan Tenaga Kerja Asing) — le permis de travail officiel. Ces dernières années, le processus a été intégré en ligne, mais les employeurs parlent encore souvent d’“obtenir l’IMTA” comme étape où le Ministère du Travail donne la permission au foreigner de travailler, après l’approbation de la RPTKA. C’est essentiellement la délivrance du permis de travail, maintenant souvent effectuée via un système en ligne après l’approbation de la RPTKA.

Visa d’Affaires pour l’Indonésie (pour des activités non liées à l’emploi)

Comme mentionné, un Visa d’Affaires (B211) est disponible pour des visites de courte durée (jusqu’à 60 jours, renouvelables) pour des activités non professionnelles. Les employeurs peuvent l’utiliser si, par exemple, un partenaire étranger ou un employé d’une entité étrangère visite l’Indonésie pour des réunions ou formations. Il ne permet pas d’entrer dans une relation d’emploi en Indonésie. Aucun salaire local ni tâches formelles ne doivent être effectués sous ce visa.

Visa de Nomade Digital (KITAS Travailleur à Distance) pour l’Indonésie

Reconnaissant la montée du travail à distance, l’Indonésie a introduit en 2024 un “Visa Travailleur à Distance” (code visa E-33). Souvent appelé Visa Nomade Digital, il permet à des professionnels étrangers à distance de vivre en Indonésie (par exemple, Bali) jusqu’à 1 an tout en travaillant à distance pour une entreprise étrangère ou leur propre activité à l’étranger. Notamment, ce E33 “KITAS travailleur à distance” nécessite une preuve d’emploi à l’étranger et un revenu relativement élevé (par exemple, un revenu annuel minimum de 60 000 USD). Il permet à l’individu de résider en Indonésie et d’effectuer un travail pour leur employeur à l’étranger, mais ne leur permet pas de prendre un emploi local indonésien ni de s’engager dans des activités commerciales locales. Pour les employeurs ayant une politique de travail à distance, ce visa peut être une solution pour qu’un employé vive temporairement en Indonésie sans que l’entreprise ait besoin de créer une entité locale.

Permis de Séjour Permanent (KITAP) en Indonésie

Les travailleurs étrangers résidant à long terme en Indonésie peuvent aspirer à la résidence permanente. Un KITAP (Kartu Izin Tinggal Tetap) est un permis de séjour permanent. Il n’est disponible qu’après avoir détenu un KITAS (séjour temporaire) pendant au moins trois années consécutives, et nécessite généralement un parrainage (par un employeur ou un conjoint indonésien). Les employeurs ne traiteront pas directement le KITAP immédiatement, mais si un employé étranger précieux reste longtemps en Indonésie, le KITAP pourrait être une option pour obtenir un statut de résident permanent de 5 ans renouvelable.

En résumé, pour la plupart des scénarios de recrutement, les étapes clés sont : RPTKA → VITAS → KITAS, avec le permis de travail/IMTA sous-jacent entre les deux. Les visas d’affaires sont pour de courts séjours sans emploi, et le nouveau visa travailleur à distance est une exception pour les individus employés à l’étranger. Dans les sections suivantes, nous verrons ce qu’il faut pour se qualifier pour un permis de travail et le processus de demande étape par étape.

Critères pour un Permis de Travail Indonésien : Critères pour l’Employeur et l’Employé

Obtenir un permis de travail en Indonésie implique de satisfaire à plusieurs critères pour l’employeur (société sponsor) et l’employé étranger. Le processus est conçu pour garantir que seuls des professionnels qualifiés sont embauchés pour des rôles nécessitant réellement des talents étrangers, et que les politiques indonésiennes du travail (comme la formation locale) sont respectées. Voici la décomposition des critères d’éligibilité clés et des documents nécessaires.

Exigences et Responsabilités de l’Employeur pour l’Embauche en Indonésie

Toute entreprise en Indonésie souhaitant sponsoriser un travailleur étranger doit être correctement établie et remplir certaines conditions :

• Entité légale & Capitalisation : L’employeur sponsor doit être une entité enregistrée en Indonésie (par exemple, une PT ou une société PT PMA) avec un capital suffisant. Par exemple, il est généralement attendu que les entreprises montrent un capital social minimum de IDR 1 milliard (environ 70 000 USD) avant de pouvoir embaucher des étrangers. L’acte constitutif et les approbations ministérielles seront requis dans la demande de permis de travail.
• Postes autorisés : Le poste offert au travailleur étranger doit être ouvert aux étrangers selon la réglementation indonésienne. Certains postes, souvent en RH, juridique ou autres domaines, sont réservés aux citoyens indonésiens. La RPTKA évaluera si le poste est autorisé pour un travailleur étranger. En général, les rôles de “expert” ou de haut niveau professionnel sont privilégiés, tandis que les emplois de niveau débutant ne peuvent pas être confiés à des expatriés.
• Un équivalent local : La politique indonésienne exige un transfert de connaissances. Pour chaque embauche étrangère, l’entreprise doit désigner un employé indonésien comme contrepartie ou stagiaire. Avoir au moins un employé local “en shadowing” ou en formation pour chaque travailleur étranger est obligatoire, et un plan de formation/éducation pour le contrepartie indonésien doit être soumis avec la demande RPTKA.
• Ratio employés et taille d’entreprise : Les petites entreprises ne sont généralement pas autorisées à embaucher des expatriés. Les entreprises de taille moyenne peuvent être plafonnées (par exemple, maximum 2 employés étrangers), et les grandes entreprises peuvent embaucher davantage mais doivent maintenir un ratio d’au moins 1 étranger : 1 local. Si un Indonésien peut occuper le poste, le gouvernement peut refuser la demande de permis de travail.
• Recommandations gouvernementales : Selon le secteur, l’employeur pourrait avoir besoin d’une approbation supplémentaire. Par exemple, les entreprises dans des secteurs comme l’éducation, le pétrole et le gaz, ou l’exploitation minière doivent obtenir une lettre de recommandation du ministère technique concerné pour soutenir le recrutement étranger. Cette lettre est incluse dans la procédure RPTKA pour les industries spécialisées.
• Rapports obligatoires : L’entreprise doit être en règle avec les déclarations de main-d’œuvre. Plus précisément, elle doit fournir le Wajib Lapor Ketenagakerjaan (WLK) — un rapport annuel sur la main-d’œuvre listant tous les employés (locaux et expatriés). Les autorités l’utilisent pour suivre le nombre d’étrangers déjà employés.
• Fonds de formation pour expatriés (DPKK) : Pour chaque travailleur étranger, l’employeur doit prévoir un budget pour la taxe du Fonds de Développement des Compétences (DKP-TKA). Il s’agit d’une taxe gouvernementale de 100 USD par mois par expatrié, destinée à financer des programmes de formation pour les travailleurs indonésiens. La taxe est payée annuellement à l’avance (environ 1 200 USD pour un permis de travail d’un an) et une preuve de paiement est requise avant la délivrance du permis de travail.
• Sponsoring et conformité : L’employeur doit accepter de jouer le rôle de sponsor de visa pour le citoyen étranger. Cela implique de prendre la responsabilité de son statut d’immigration, depuis la paperasserie initiale du visa jusqu’à l’enregistrement auprès des autorités à l’arrivée. L’entreprise doit également couvrir tous les frais gouvernementaux liés à la RPTKA, visa, KITAS, etc. De plus, elle doit inscrire l’employé étranger dans le système de sécurité sociale (BPJS) et le système fiscal indonésien une fois en paie.
• Documents pour les employeurs en Indonésie : L’entreprise devra soumettre un ensemble complet de documents lors de la demande. Ceux-ci incluent généralement : licences commerciales et enregistrements, numéro d’identification fiscale (NPWP), documents statutaires (Acte constitutif, statuts), un organigramme montrant le rôle étranger dans le contexte, la pièce d’identité du représentant de l’entreprise, une pièce d’identité d’un collègue indonésien, en-tête et cachet de l’entreprise. Des lettres explicatives justifiant la nécessité d’un recrutement étranger sont aussi souvent requises.

Ces documents seront utilisés à différentes étapes (RPTKA, permis de travail, KITAS). Les employeurs doivent les préparer à l’avance pour éviter les retards. En résumé, l’employeur sponsor doit être une entreprise légitime, bien établie, capable de justifier le recrutement étranger et de s’engager à former les locaux, tout en respectant toutes les obligations de déclaration et de paiement. Passons maintenant à ce que l’on attend de l’employé étranger.

Éligibilité de l’Employé Étranger pour la Relocalisation en Indonésie

Un professionnel étranger à qui on propose un emploi en Indonésie doit remplir certains critères personnels pour se qualifier pour un visa de travail. Les autorités indonésiennes veulent s’assurer que les travailleurs entrants sont en bonne santé, de bonne moralité, et réellement compétents dans leur domaine. Les critères clés d’éligibilité incluent :

• Santé : La personne doit être en bonne santé et passer un examen médical avant l’entrée. Un certificat médical ou rapport de contrôle médical est généralement requis dans la demande de visa. L’Indonésie peut aussi exiger une preuve de vaccination COVID-19 ou autres vaccinations.
• Caractère : Les candidats doivent avoir une bonne moralité et des intentions sincères pour rechercher un emploi. En pratique, cela signifie qu’un certificat de police (casier judiciaire) de leur pays d’origine est souvent nécessaire pour prouver qu’ils n’ont pas de casier judiciaire sérieux.
• Fonds suffisants : Bien que l’employeur sponsorise le visa, l’Indonésie attend toujours que les citoyens étrangers disposent de fonds personnels pour subvenir à leurs besoins initiaux. Les candidats peuvent devoir présenter un relevé bancaire ou une preuve financière qu’ils peuvent couvrir leurs dépenses de vie à leur arrivée.
• Offre d’emploi confirmée : Crucialement, le citoyen étranger doit avoir une offre d’emploi et une société sponsor avant qu’un visa de travail ne soit délivré. Une lettre d’embauche ou d’affectation de l’employeur indonésien est requise dans la demande. L’Indonésie n’autorise pas en général les visas “de recherche d’emploi” — vous devez être embauché en premier, puis l’entreprise sponsorise votre permis de travail.
• Formation et expérience : Le candidat doit posséder des qualifications et compétences justifiant l’embauche d’un non-local. Typiquement, un diplôme universitaire ou une formation supérieure pertinente est attendu pour les rôles professionnels, et au moins cinq ans d’expérience dans le domaine sont requis pour le permis de travail. Les employeurs soumettront le diplôme du foreigner (avec traduction certifiée si ce n’est pas en anglais ou indonésien) et un certificat ou lettre prouvant 5+ années d’expérience. Ces documents doivent souvent être tamponnés et signés par l’entreprise pour en vérifier l’authenticité.
• Validité du passeport : Le passeport de l’employé étranger doit être valable pour une période suffisamment longue. L’Indonésie exige généralement au moins 18 mois de validité au moment de la demande de visa de travail. Cela couvre la durée du visa plus une marge de sécurité. Une copie couleur de la page d’identification du passeport doit être soumise, claire et en couleur.
• Curriculum Vitae : Un CV détaillé montrant le parcours professionnel est requis. Il doit souvent être endossé par l’employeur (signé et tamponné) pour confirmer que l’historique professionnel correspond au poste.
• Photos d’identité : Le candidat devra fournir des photos d’identité (généralement en couleur, avec fond rouge ou bleu selon les spécifications indonésiennes). En général, 2 photos de 4x6cm sont requises pour le traitement du permis de travail/KITAS.
• Assurance : Les travailleurs étrangers doivent avoir une couverture d’assurance santé ou vie par un assureur agréé en Indonésie. Souvent, une preuve d’une police d’assurance délivrée en Indonésie est requise pour la délivrance du permis de travail. Certains employeurs y répondent en inscrivant l’employé dans le système national de santé ou un plan privé local.
• Considérations d’âge : L’Indonésie ne fixe généralement pas de limite d’âge stricte pour la majorité des embauches étrangères. Cependant, dans certains secteurs comme le pétrole et le gaz, la réglementation stipule que les experts techniques étrangers doivent avoir entre 30 et 55 ans. Les postes de gestion supérieure (directeurs, GMs) sont exemptés de cette limite d’âge.
• Documents familiaux (si applicable) : Si l’employé étranger prévoit de relocaliser avec sa famille, des documents supplémentaires seront nécessaires pour leurs visas de dépendants. Pour un conjoint, un certificat de mariage (traduit en anglais/indonésien) est requis ; pour les enfants, les actes de naissance. Chaque dépendant devra aussi fournir des copies de passeport et photos.

Comme vous pouvez le voir, l’Indonésie veut essentiellement s’assurer qu’un travailleur étranger est en bonne santé, respecte la loi, dispose de ressources financières, et est réellement qualifié pour le poste. Ces mesures protègent la main-d’œuvre locale en limitant le recrutement étranger à des rôles nécessitant une expertise particulière. En tant qu’employeur, vérifiez que votre candidat répond à ces critères dès le départ — cela vous fera gagner du temps, par exemple, en vérifiant si leur diplôme ou expérience satisfait aux exigences des autorités. Une fois que l’entreprise et l’employé remplissent ces conditions, vous pouvez passer à la procédure de demande.

Processus Étape par Étape de Permis de Travail et Visa en Indonésie pour les Employeurs

L’embauche d’un employé international en Indonésie implique de naviguer à travers plusieurs démarches administratives. Tant l’employeur que l’employé auront des tâches à accomplir. Voici un guide étape par étape pour les employeurs sponsorisant un permis et un visa pour un travailleur étranger, depuis la planification initiale jusqu’aux formalités après arrivée :

Étape 1 : Approbation du Plan de Placement des Expatriés (RPTKA) pour les Employeurs en Indonésie

Le processus commence par l’obtention par l’entreprise de l’approbation pour embaucher un étranger. L’employeur doit soumettre une demande de Plan de Placement des Expatriés (RPTKA) au Ministère du Travail. Dans cette demande, vous détaillez le poste à pourvoir, pourquoi un citoyen étranger est nécessaire (justification de l’expertise), la durée de l’emploi, et des informations sur le candidat. Les points clés de cette étape :

• Remplir le formulaire RPTKA avec tous les détails requis.
• Joindre les documents justificatifs, tels que les licences commerciales, l’organigramme, et la lettre expliquant le besoin d’un travailleur étranger.
• Si nécessaire pour votre secteur, inclure la lettre de recommandation du ministère technique.
• Soumettre la demande au Ministère du Travail (Kementerian Ketenagakerjaan).

Une fois la demande soumise, le Ministère examinera le RPTKA pour s’assurer que l’embauche d’un étranger est conforme à la réglementation du travail et ne nuit pas aux travailleurs locaux. Ils vérifieront si le poste pourrait être occupé par un Indonésien, et si l’entreprise a respecté les ratios et engagements de formation. Si tout est en ordre, l’approbation sera accordée. Délai : l’approbation RPTKA peut prendre de quelques jours à quelques semaines. Avec un RPTKA approuvé, vous pouvez passer à l’étape suivante.

Étape 2 : Délivrance du Permis de Travail (IMTA ou Notification) pour les Employeurs en Indonésie

Avec l’approbation RPTKA, l’employeur procède à l’obtention du permis de travail (IMTA) pour le travailleur étranger. Dans de nombreux cas aujourd’hui, l’approbation RPTKA et la délivrance de l’IMTA sont liées dans un système en ligne. Essentiellement, après le RPTKA, l’entreprise paie la taxe DPKK (le fonds de formation de 100 USD/mois) et demande l’autorisation de permis de travail auprès du Ministère du Travail. Points clés :

• Paiement DPKK : payer la taxe de développement des compétences (pour la durée de l’emploi, par exemple 12 mois = 1 200 USD). La preuve de paiement est téléchargée ou soumise. Cela doit être fait avant la délivrance de l’IMTA.
• Demande IMTA : Autrefois, un formulaire séparé était déposé, mais maintenant souvent la plateforme RPTKA génère la délivrance du permis de travail. Vous devrez probablement fournir les documents personnels du candidat à cette étape si ce n’est pas déjà fait.
• Approbation du Permis de Travail : Si tout est en ordre, le Ministère délivre un IMTA ou une notification d’approbation. Ce document est parfois envoyé électroniquement. Il donne la permission au foreigner de travailler pour votre entreprise dans le poste et la période spécifiés. Typiquement, le permis de travail initial est valable 12 mois (ou moins, selon le contrat). Il peut être renouvelé plus tard. Note : l’IMTA est souvent lié à un lieu et un titre de poste précis ; tout changement d’employeur ou de rôle nécessiterait une nouvelle demande.

À ce stade, le gouvernement indonésien a approuvé à la fois le poste (RPTKA) et la personne (IMTA). La prochaine étape concerne l’immigration pour le visa d’entrée en Indonésie.

Étape 3 : Obtention du VITAS (Visa de Travail Temporaire) pour Entrée en Indonésie

Armé de l’approbation RPTKA et du permis de travail, l’employeur organise ensuite le Visa de Séjour Temporaire (VITAS) pour l’entrée de l’employé en Indonésie. Cela implique une coordination avec le Département de l’Immigration indonésien et l’ambassade/consulat indonésien où l’employé déposera sa demande de visa. Le processus typique :

• L’employeur (ou un agent en leur nom) demande un telex VITAS ou une lettre d’approbation de visa auprès de la Direction Générale de l’Immigration en Indonésie. C’est une pré-approbation qui indique à l’ambassade d’émettre le visa. Vous soumettez des copies de l’approbation RPTKA et IMTA, les détails du passeport de l’employé, et autres infos à l’Immigration. Une fois approuvé, ils délivrent un numéro d’autorisation/telex qui est envoyé à l’ambassade ou consulat désigné à l’étranger.
• L’employé se rend à l’Ambassade ou au Consulat indonésien dans son pays d’origine (ou un autre pays spécifié) pour faire la demande de VITAS. Il remplira un formulaire de demande de visa et présentera les documents requis : passeport, photos, numéro de telex, copies de RPTKA/IMTA, certificat médical, preuve de voyage.
• L’ambassade tamponnera le VITAS (index C312) dans le passeport une fois tout vérifié. Il s’agit généralement d’un visa à entrée unique valable pour une entrée dans les 90 jours. Il permet à la personne de voyager en Indonésie puis de le convertir en permis de séjour. Le VITAS précise le but (travail) et souvent la société sponsor.

Délai : obtenir l’approbation du telex peut prendre environ 1 semaine. La délivrance du visa par l’ambassade après cela prend généralement 5 à 10 jours ouvrables. Au total, entre l’approbation du permis de travail et la possession du cachet de visa, comptez 2 à 3 semaines. Il est conseillé à l’employé de ne pas réserver ses vols avant que le visa ne soit accordé, en cas de retard. Une fois le VITAS délivré, l’employé peut légalement entrer en Indonésie pour travailler. Cependant, il n’est pas encore complètement en règle — l’arrivée déclenche les étapes suivantes pour finaliser leur statut de résidence.

Étape 4 : Conversion du Visa en KITAS (Permis de Séjour Limité) à l’Arrivée en Indonésie

Après l’arrivée en Indonésie avec leur VITAS, ils doivent compléter les formalités d’immigration pour obtenir la KITAS (Permis de Séjour Limité). La loi indonésienne exige qu’au plus tard 7 jours après l’arrivée, le citoyen étranger se rende à l’office d’immigration local pour traiter leur KITAS. Voici ce qui se passe :

• L’employé (souvent accompagné d’un représentant RH ou d’un agent) se rend au Kantor Imigrasi dans la zone de leur résidence ou emploi. Il devra apporter leur passeport (avec le VITAS), copies des documents pertinents (RPTKA, permis de travail, lettre de parrainage), et photos si pas déjà fournis.
• À l’immigration, ils effectueront la conversion du VITAS en ITAS. Cela inclut remplir des formulaires et subir une biométrie — prise de photo et empreintes digitales. L’officier d’immigration validera le telex/visa et approuvera l’ITAS (permis de séjour temporaire).
• La délivrance d’une carte KITAS (qui peut être une carte physique ou, dans certains cas, un permis électronique) sera effectuée. Le KITAS indiquera la durée de validité (par exemple, 6 ou 12 mois à partir de la date d’émission) et le but (travail chez XYZ).
• Avec le KITAS, l’employé recevra généralement un Multiple Exit Re-Entry Permit (MERP), ou celui-ci peut être intégré. Ce permis leur permet de quitter et de revenir en Indonésie librement pendant la validité du KITAS sans le faire annuler.

Note : Dans certains cas, le permis de travail (IMTA) et la délivrance du KITAS sont étroitement liés. L’Indonésie a migré vers des systèmes en ligne où, une fois le KITAS délivré, cela implique que le permis de travail est actif. En gros, à cette étape, la personne est pleinement autorisée à vivre et travailler en Indonésie. Avec le KITAS, l’employé étranger devient un résident temporaire de l’Indonésie et peut travailler légalement pour l’employeur sponsor pendant la durée indiquée. Il doit toujours porter une copie de son KITAS ou avoir ses détails à portée de main, car c’est son ID principal en Indonésie.

Étape 5 : Formalités Post-Arrivée – Enregistrement Policière et ID Local en Indonésie

Après avoir obtenu le KITAS, quelques démarches supplémentaires sont nécessaires pour assurer la conformité :

• Rapport de police (STM) : L’employé doit s’inscrire au commissariat pour obtenir un STM (Surat Tanda Melapor) ou Certificat de Déclaration Policière. Ce document est une notification à la police que le résident étranger vit à une certaine adresse.
• Enregistrement résidentiel (SKPPS) : L’employé étranger doit aussi s’inscrire auprès du bureau de la population locale (souvent le Service d’État Civil). Ils délivreront un Certificat de Résidence Temporaire (SKPPS ou SKTT). C’est comme une carte d’identité locale ou un document pour la ville, confirmant l’adresse et le statut de KITAS.
• Numéro d’identification fiscale et sécurité sociale : Si ce n’est pas déjà fait, l’employeur doit maintenant inscrire l’employé pour un Numéro d’Identification Fiscale (NPWP) et l’inscrire dans les programmes nationaux de santé et de sécurité sociale (BPJS). Souvent, avoir le KITAS et l’enregistrement local est nécessaire pour cela. La loi indonésienne exige que les travailleurs étrangers qui restent plus de 6 mois soient traités comme résidents fiscaux, donc obtenir un NPWP est important pour une paie conforme.

Une fois ces étapes accomplies, l’employé étranger est complètement régularisé d’un point de vue légal — il détient son permis de travail, son permis de résidence, ses enregistrements locaux, et est dans le système pour la fiscalité et l’assurance. L’employé peut maintenant se concentrer sur ses tâches, et l’entreprise peut être rassurée d’avoir rempli toutes les obligations initiales d’immigration.

Récapitulatif du calendrier : En général, l’obtention d’un permis de travail et d’un visa en Indonésie peut prendre entre 4 et 10 semaines au total. Des retards peuvent survenir à tout stade (approbation RPTKA, permis de travail, ou délivrance du visa), donc les employeurs sont conseillés de commencer le processus bien à l’avance de la date de début de l’employé. Faire appel à des agents de visas expérimentés ou à des experts juridiques peut faciliter la progression et éviter les obstacles bureaucratiques.

Durée, Renouvellements et Chemins vers la Résidence Permanente pour les Visas de Travail en Indonésie

Les permis de travail et les visas en Indonésie ne sont pas illimités ; ils ont une durée de validité et nécessitent des renouvellements si vous souhaitez continuer à employer le travailleur étranger. Il est essentiel pour les employeurs de suivre ces dates pour rester en conformité.

Validité Typique des Permis de Travail Indonésiens

Les KITAS et permis de travail indonésiens sont généralement accordés pour 6 ou 12 mois à la fois. Certaines catégories (par exemple, certains experts ou postes de haut niveau) peuvent obtenir un KITAS de 24 mois, mais il est courant de commencer avec un an puis de prolonger. Des durées plus courtes (comme 6 mois) peuvent s’appliquer à des projets contractuels ou dans des industries comme le pétrole/gaz où les rotations sont courtes, ou si le poste est temporaire.

Processus de Renouvellement des Permis de Travail Indonésiens

Le permis de travail et le KITAS se renouvellent généralement selon un processus similaire à la demande initiale, sauf si vous n’avez pas besoin d’un nouveau RPTKA si l’original couvrait plusieurs années ou postes. Cependant, les approbations RPTKA sont souvent délivrées par année, donc les entreprises doivent généralement mettre à jour ou soumettre à nouveau la RPTKA chaque année si elles continuent d’employer le foreigner. Le processus de renouvellement doit commencer au moins 1 à 2 mois avant l’expiration du permis. Les étapes incluent : payer la taxe DPKK pour la période suivante, demander une extension du permis de travail, et prolonger le KITAS auprès de l’immigration. Lors du renouvellement, des documents mis à jour comme un rapport de paie récent ou tout changement de poste peuvent devoir être soumis.

Durée Maximale de Séjour et Résidence Permanente (KITAP) en Indonésie

L’Indonésie n’a pas de plafond formel comme “un étranger ne peut travailler que X années dans le pays”. Cependant, pratiquement, beaucoup de permis de travail sont renouvelés un certain nombre de fois avant de rechercher une solution à plus long terme. Si un employé étranger a été sur un KITAS pendant une période continue (généralement 3 ans ou plus), il peut devenir éligible à un Permis de Résidence Permanente (KITAP). Un KITAP est valable 5 ans et renouvelable. Obtenir un KITAP peut être avantageux pour les cadres clés, car il offre plus de stabilité. Pour obtenir un KITAP sponsorisé par un employeur, la personne doit généralement être à un poste de haut niveau ou l’entreprise doit démontrer un besoin à long terme pour ses compétences.

Transfert et Changement pour les Permis de Travail Indonésiens

Les permis de travail en Indonésie sont spécifiques à l’employeur. Si un travailleur étranger change d’employeur en Indonésie, tout le processus (RPTKA, nouveau permis de travail, nouveau KITAS) doit généralement être refait avec le nouveau sponsor. Le KITAS existant ne peut pas simplement être transféré à une nouvelle entreprise. Il sera annulé et un nouveau devra être obtenu. De même, une promotion ou un changement de rôle dans la même entreprise peut nécessiter une modification du permis de travail si le titre ou la portée du poste change de façon significative.

Suivi des Dates d’Expiration des Permis de Travail Indonésiens

Les employeurs doivent tenir un calendrier de toutes les dates d’expiration des permis pour leurs expatriés. Si un permis de travail ou un KITAS expire sans renouvellement ou conversion en KITAP, l’employé devient expulsable pour dépassement de séjour. Ne pas renouveler à temps peut entraîner des amendes ou même devoir recommencer tout le processus, interrompant le travail. Pour éviter cela, initiez les renouvellements tôt. Le gouvernement autorise généralement les soumissions de renouvellement 2 à 3 mois avant l’expiration.

Fin d’Emploi en Indonésie

Si l’employé étranger démissionne ou est licencié, l’employeur doit en faire rapport et annuler correctement le permis de travail et le KITAS. Il existe des procédures de sortie à suivre, y compris la possibilité de convertir le KITAS en un permis de sortie uniquement (EPO – Exit Permit Only) pour que la personne quitte l’Indonésie sans rester sur un permis sponsorisé. Toujours notifier l’immigration et la main-d’œuvre lorsque un travailleur étranger quitte l’entreprise pour éviter la responsabilité.

En résumé, les permis de travail indonésiens durent généralement un an, avec des renouvellements possibles et une voie vers la résidence à plus long terme si nécessaire. Une gestion rigoureuse de ces échéances fait partie des responsabilités de l’employeur lors de l’accueil d’employés internationaux.

Visas de Dépendant pour la Famille des Employés Étrangers en Indonésie

Les employeurs relocalisent souvent non seulement un employé individuel mais aussi sa famille immédiate. L’Indonésie permet aux conjoints et enfants d’un titulaire de visa de travail de les accompagner sous visas de dépendant, sous certaines conditions.

KITAS pour Conjoint et Enfants en Indonésie

Un employé étranger avec un KITAS (permis de séjour limité) peut sponsoriser son conjoint légal et ses enfants à charge (généralement moins de 18 ans) pour des visas de dépendant KITAS. Ces visas sont généralement appelés KITAS Visa Ikut Suami/Istri (suivant le mari ou la femme) pour le conjoint ou KITAS Visa Anak pour les enfants. Le KITAS du dépendant aura la même date d’expiration que le KITAS de travail principal. Points clés :

• L’employeur inclut généralement les informations familiales lors du processus de permis de travail ou aide dans cette démarche, bien que techniquement, c’est l’employé qui devient le sponsor pour ses dépendants (avec la connaissance et le soutien de l’entreprise).
• Documents : Pour obtenir un KITAS pour le conjoint, il faut présenter un certificat de mariage (traduit et légalisé si délivré par un pays étranger). Pour les enfants, un acte de naissance est requis. Ces documents prouvent la relation et doivent correspondre aux noms sur les passeports.
• Pas de droits d’emploi pour les dépendants : Il est crucial de noter qu’un conjoint dépendant sur un KITAS n’est pas autorisé à travailler en Indonésie. Leur visa est pour la résidence uniquement. Si le conjoint souhaite travailler, il doit obtenir son propre sponsor d’employeur et convertir en visa de travail. Le KITAS dépendant a un sponsor sous la forme du titulaire principal (l’employé principal) et ne donne pas de privilèges d’emploi.
• Scolarisation des enfants : Les enfants avec un KITAS dépendant peuvent fréquenter une école en Indonésie (internationale ou locale) sans besoin d’un visa étudiant séparé, puisqu’ils sont résidents sous le parrainage des parents.

Les employeurs doivent prendre en compte l’aspect familial, car soutenir le processus de visa pour la famille d’un employé peut être un facteur clé pour une relocalisation réussie. Beaucoup d’entreprises proposent une assistance à la relocalisation qui couvre le traitement des visas dépendants. En pratique, un service RH ou une agence de relocalisation gère la paperasserie pour le conjoint/enfants en parallèle de la demande de l’employé, pour que la famille puisse déménager ensemble.

---

Défis Courants pour les Employeurs Recrutant des Talents Étrangers en Indonésie

Naviguer dans la réglementation indonésienne sur les permis de travail et visas peut être complexe. Voici quelques obstacles fréquents rencontrés par les employeurs, avec des conseils pour les surmonter :

Environnement Réglementaire Complexe pour les Visas Indonésiens

Les lois d’immigration et du travail en Indonésie sont complexes et en constante évolution. Les exigences peuvent changer, et plusieurs agences gouvernementales (Ministère du Travail, Immigration, BKPM pour les investissements, etc.) sont impliquées. Conseil : Faites appel à des experts locaux — engagez un consultant en immigration ou travaillez avec un prestataire expérimenté en conformité indonésienne. Ils peuvent vous tenir informé des dernières règles (par exemple, la récente introduction du visa pour travailleurs à distance ou les changements dans les systèmes en ligne RPTKA) et assurer que toute la paperasserie est correcte.

Délais Longs pour le Traitement des Permis de Travail Indonésiens

De RPTKA à KITAS, le processus complet peut prendre plusieurs mois. Des retards inattendus sont courants, que ce soit en raison de demandes de documents supplémentaires ou de ralentissements administratifs. Conseil : Planifiez à l’avance et commencez tôt. Si vous savez que vous aurez besoin d’un spécialiste étranger sur le terrain d’ici le T3, initiez le processus de visa dès le T1 ou début T2. Intégrez une marge dans les calendriers de projet pour pallier d’éventuels retards dans la venue de l’expatrié.

Différences Culturelles et Linguistiques en Indonésie

Le processus impliquera des documents en bahasa indonésien, des interactions avec des officiels locaux, et éventuellement des interviews. Des malentendus peuvent survenir si vous ou l’employé ne maîtrisez pas la langue ou l’étiquette bureaucratique. Conseil : Faites appel à du personnel ou des consultants parlant indonésien pour gérer la communication directe avec les autorités. Assurez-vous que tous les documents nécessitant une traduction (par exemple, diplômes) soient traduits par un traducteur certifié en indonésien si requis.

Maintien de la Conformité pour les Embauches Étrangères en Indonésie

Obtenir le visa n’est que la moitié du travail ; maintenir la conformité continue (renouvellements, déclarations de changements, etc.) est tout aussi important. Les entreprises peuvent négliger, par exemple, l’obligation de déclarer si le poste de l’expatrié change, ou de soumettre un rapport annuel de main-d’œuvre. Conseil : Créez une liste de vérification interne de conformité et un calendrier. Marquez les dates de renouvellement dans un calendrier, désignez un membre de l’équipe RH pour suivre toute la documentation des expatriés, et faites des audits périodiques.

Sensibilités du Marché du Travail Local en Indonésie

L’embauche d’étrangers peut parfois soulever des questions parmi le personnel local ou même les autorités du travail si elles estiment qu’un poste a été injustement confié à un expatrié. Conseil : Soyez transparent sur la nécessité de l’embauche étrangère et insistez sur la formation des collègues locaux. Documentez vos efforts pour améliorer les compétences des Indonésiens — cela peut faire partie de la justification RPTKA et favoriser un environnement de travail collaboratif plutôt qu’un “nous contre eux”.

En anticipant ces défis et en les gérant de manière proactive, les employeurs peuvent réduire les frictions. En substance, considérez le processus d’immigration comme une étape intégrée à la planification de votre projet de relocalisation. Ce n’est pas seulement de la paperasserie ; c’est un élément clé pour que votre employé puisse contribuer pleinement et que votre société opère dans le respect de la loi.

Utiliser un Employer of Record (EOR) pour les Permis de Travail et Visas en Indonésie

Pour les entreprises n’ayant pas de structure légale en Indonésie, ou celles qui préfèrent simplifier le recrutement, collaborer avec un Employer of Record (EOR) peut être une excellente solution. Un EOR est un service tiers qui embauche des employés en votre nom dans un pays donné, gérant toutes les obligations locales d’emploi — y compris les permis de travail, la paie, les taxes, et la conformité RH — tout en vous laissant la gestion quotidienne du travailleur.

Comment un EOR Facilite le Recrutement en Indonésie pour les Employeurs

Au lieu que votre société sponsorise directement le visa de travail et navigue dans la bureaucratie indonésienne, le EOR (qui possède une entité locale en Indonésie) devient l’employeur officiel du travailleur. Ils prennent en charge la sécurisation de la RPTKA, permis de travail, et KITAS pour l’individu, puisque légalement, ce sera leur employé (et détaché pour travailler pour vous). Cette organisation offre plusieurs avantages :

• Pas besoin de votre propre entité : Créer une filiale ou une succursale indonésienne juste pour embaucher une ou deux personnes peut être long et coûteux. Un EOR dispose déjà d’une entité enregistrée, répondant à l’exigence d’un sponsor local. Cela vous permet d’embaucher en Indonésie sans créer une société locale.
• Gestion de conformité experte : Les fournisseurs EOR sont spécialisés en droit du travail et immigration locale. Ils assurent que toutes les étapes — du RPTKA à la KITAS — sont faites correctement et vous maintiennent en conformité avec la réglementation indonésienne. Ils gèrent aussi les contrats de travail selon la loi locale, les avantages obligatoires, et la retenue d’impôts, ce qui dépasse la simple question de visa.
• Intégration plus rapide : Parce que l’équipe EOR effectue ces demandes de permis de travail régulièrement, ils peuvent souvent accélérer le processus. Bien que les délais dépendent encore du traitement gouvernemental, un EOR connaît les pièges courants et peut préparer rapidement la documentation. Dès que le visa est approuvé, ils peuvent mettre l’employé sur leur paie indonésienne, prêt à travailler pour vous.
• Réduction des risques : Le EOR assume les responsabilités légales d’employeur, ce qui peut protéger votre société contre certains risques. Par exemple, en cas de problème ou de pénalité, un EOR réputé s’en occupera. Ils veillent aussi à ce que vous ne violiez pas accidentellement la loi — par exemple, en évitant le risque d’établissement permanent en ayant des employés en Indonésie sans structure légale.

De nombreuses entreprises mondiales utilisent des services EOR comme stratégie de recrutement conforme lors de leur expansion dans de nouveaux pays. Dans le contexte des règles strictes sur les permis de travail indonésiens, un EOR peut être une solution clé en main : votre employé est embauché et installé légalement en Indonésie, tout en évitant les démarches bureaucratiques.

Rivermate est un fournisseur mondial de Employer of Record. En Indonésie et dans une trentaine d’autres pays, le service EOR de Rivermate peut embaucher vos employés internationaux, sponsoriser leurs visas de travail, et gérer l’administration RH de façon fluide, en assurant une conformité totale avec la législation locale. Cette approche a même été mise en avant par un autre fournisseur : la “décision la plus intelligente” pour l’expansion en Indonésie est souvent de “partenariat avec un employer of record” qui peut simplifier l’immigration et la conformité. En résumé, si la complexité des permis de travail indonésiens vous semble écrasante, un EOR offre une solution clé en main : votre employé est embauché légalement et installé en Indonésie, tout en évitant les tracas bureaucratiques.

Simplifier les Permis de Travail Indonésiens avec le Soutien de Rivermate

Le Support Visa de Rivermate est une solution clé en main qui gère tout le processus de visa de travail pour vous, dans le cadre de votre stratégie d’embauche globale. Notre équipe possède une expertise dans les procédures d’immigration indonésiennes et gérera chaque étape — de la préparation de la demande RPTKA à l’obtention du KITAS pour votre employé — tout en vous tenant informé à chaque étape. Nous coordonnons avec les autorités locales, aidons votre employé à rassembler les documents requis, et veillons à ce que toutes les cases de conformité soient cochées.