Maîtriser les questions de check-in pour des réunions productives

Les entreprises comptent de plus en plus sur les travailleurs à distance et l’embauche à l’échelle mondiale. Cette diversité profite à votre équipe en apportant différentes perspectives et expertises. Mais, il peut être difficile de rester à l’écoute des sentiments et opinions de votre équipe lorsque le travail à distance est en place.

Les leaders et managers compensent le manque de communication en personne par de nombreuses réunions. Cependant, ces réunions doivent avoir un but et une structure.

C’est ici que les questions de check-in peuvent être d’une grande aide. Ce sont un outil important que tout manager ou leader devrait posséder. Elles offrent une meilleure façon d’avoir des réunions plus ciblées avec votre équipe.

Quelles sont les questions de check-in, et pourquoi en avez-vous besoin ?

Les questions de check-in sont des questions conçues pour maintenir votre équipe engagée et sur la même longueur d’onde lors des appels de check-in réguliers. Souvent appelées stand-ups, ces réunions dérivent des réunions quotidiennes de scrum et sont un excellent moyen de faire le point avec votre équipe.

Ces réunions offrent une excellente opportunité de rester sur la bonne voie concernant ce sur quoi votre équipe travaille. Elles aident également à découvrir d’éventuels problèmes avant qu’ils ne surgissent. Mais, lorsque les managers ne disposent pas des outils appropriés pour les conduire efficacement, elles peuvent dégénérer et devenir une nuisance.

C’est là que les questions de check-in entrent en jeu. Lorsqu’elles sont utilisées correctement, elles peuvent encourager une communication ouverte, ainsi qu’un échange d’idées et d’opinions de manière productive. De plus, elles aideront vos employés à se sentir valorisés et écoutés.

Cependant, toutes les questions ne sont pas de bonnes questions de check-in. Vous devez comprendre comment les formuler de la bonne manière pour tirer le meilleur parti de la réunion et maintenir votre équipe engagée plutôt que de l’ennuyer.

Types de questions de check-in pour les réunions

Selon le type et l’ordre du jour de la réunion, vous pouvez opter pour différents types de questions de check-in. Voyons quelles questions vous avez à votre disposition.

Questions pour renforcer l’esprit d’équipe

Les questions pour renforcer l’esprit d’équipe sont celles que vous pouvez poser pour mieux connaître votre équipe. Elles peuvent également vous aider à estimer la qualité de la collaboration de votre équipe à distance. Ces questions sont utiles pour rester à l’écoute de l’humeur de votre équipe et de leur opinion. Voici quelques exemples de questions pour renforcer l’esprit d’équipe :

• Que peut faire chaque membre de l’équipe pour garantir que nous travaillons bien ensemble en tant qu’équipe ?
• Y a-t-il des obstacles ou des problèmes qui vous empêchent d’avancer ?
• Que pouvons-nous faire pour que chacun contribue équitablement à l’équipe ?

Questions pour les nouvelles recrues

L’un des principaux défis du recrutement d’une équipe globale est l’intégration, car il est plus difficile de communiquer avec vos nouveaux membres d’équipe. Mais, il existe un ensemble de questions de check-in que vous pouvez utiliser pour aider le nouveau membre de votre équipe à se sentir à l’aise.

• Quel type de gestion et de méthodes de communication préférez-vous ?
• Rencontrez-vous des difficultés pour apprendre notre technologie ou nos systèmes ?
• Qu’avez-vous le plus apprécié dans votre rôle jusqu’à présent ?

Questions sur le projet et l’avancement

Avec des équipes à distance, suivre leur progression sur un projet spécifique peut également être difficile. Vous souhaitez vous assurer que chacun contribue au projet. Vous voulez aussi garantir que l’équipe dispose de tous les outils et ressources nécessaires pour le mener à bien. Voici quelques questions de check-in pour vous aider à suivre l’avancement du projet :

• Êtes-vous dans les délais pour respecter vos échéances ou devons-nous vous soutenir pour y parvenir ?
• Avez-vous besoin de ressources supplémentaires pour terminer le projet à temps ?
• Y a-t-il des obstacles dont nous devons discuter et avec lesquels vous aider ?

Questions liées à la performance

Les questions liées à la performance vous aideront, ainsi que vos membres d’équipe, à identifier les domaines à améliorer. Il est important de bien les formuler pour que vos membres ne se sentent pas critiqués, mais plutôt motivés à s’améliorer.

• Comment ressentez-vous les progrès réalisés sur votre projet actuel ?
• Comment restez-vous fidèle à vous-même et à vos objectifs ?
• Comment avez-vous amélioré votre performance depuis que vous avez rejoint l’équipe ?

Questions sur l’expérience et la culture

L’expérience et la culture sont deux éléments qui ne manquent probablement pas dans une équipe globale à distance. Cependant, vous devriez vous assurer que votre équipe est à l’aise pour les partager. Vous pouvez utiliser ces questions pour encourager votre équipe à partager ses expériences avec le reste de l’équipe.

• Qu’est-ce qui vous enthousiasme le plus/le moins dans votre travail ?
• Quelles nouvelles stratégies pouvons-nous utiliser pour mieux gérer l’équilibre vie professionnelle/vie privée ?
• Vous sentez-vous connecté à l’équipe et au travail que nous faisons ?

Comment formuler des questions de check-in ? Les do’s et don’ts des questions de check-in

Lors de la rédaction de vos questions de check-in, vous avez besoin d’un peu de créativité. Mais, vous devez également suivre un ensemble de bonnes pratiques. Voici ce que vous devriez garder à l’esprit lors de la conception de vos questions de check-in.

Comment créer des questions de check-in engageantes ?

Vous devriez faire de votre mieux pour instaurer un ton approprié et positif dès le départ. Vous devez fournir à votre équipe un contexte avant de commencer avec les questions. Cela leur permet de se préparer pour la réunion et de vous donner des réponses plus adaptées.

Leurs réponses dépendront aussi de la façon dont vous planifiez vos questions, alors essayez de les rendre spécifiques, tout en restant ouvertes. Par exemple, la réponse à “Comment s’est passée ta semaine ?” pourrait inciter votre équipe à répondre “Bien.” Mais, si vous leur demandez “Qu’as-tu accompli cette semaine dont tu es très fier ?” vous obtiendrez probablement une réponse plus détaillée.

Enfin, assurez-vous de varier. Utiliser les mêmes questions à chaque réunion annule l’intérêt de les utiliser dès le départ. Vous ne pourrez peut-être pas obtenir le même engagement ou la même réponse après les premières réunions.

Questions de check-in à éviter

La première chose à éviter lors de la pose de questions de check-in est de se concentrer uniquement sur les progrès et les réussites de votre équipe. Cela exercera une pression accrue sur eux, et ils pourraient commencer à redouter ces réunions. Au lieu de cela, essayez d’encourager l’honnêteté et l’ouverture.

Mais, vous devez également respecter le calendrier de vos réunions, et éviter qu’elles ne deviennent des bavardages. Ne posez pas trop de questions, et essayez de laisser les gens gérer leur rythme de réponse. Assurez-vous de “mettre un point” sur les questions ouvertes, et planifiez d’autres réunions pour en discuter.

Le suivi est un autre aspect des check-ins que vous ne devriez pas négliger. Si quelqu’un de votre équipe a exprimé des préoccupations ou demandé de l’aide ou des clarifications, assurez-vous de planifier une autre réunion pour en discuter. Ignorer ce que votre équipe a dit lors d’une réunion, pour garder les réunions courtes et rares, ne peut avoir que des conséquences négatives.

FAQ :

Comment faire une réunion de check-in efficace ?

Pour une réunion efficace, vous devriez définir des objectifs et une fréquence dès le départ. Il est utile d’avoir un ordre du jour pour chaque réunion, car cela peut aider à maintenir la réunion sur la bonne voie. Il est également important de rester ouvert aux retours et d’encourager votre équipe à partager ses opinions et préoccupations. Enfin, assurez-vous de conclure la réunion avec des points clés, et de faire un suivi si nécessaire.

Quelles sont les activités de check-in ?

Les activités de check-in sont généralement courtes, amusantes ou encourageantes. Les managers les introduisent souvent dans leurs réunions de check-in. Elles visent à donner le ton à la réunion, augmenter l’engagement des employés, ou évaluer leur niveau d’intérêt pendant la réunion.

Les managers s’appuient aussi sur ces activités lorsqu’ils veulent suivre la progression de leur équipe. Elles peuvent être utilisées pour présenter un nouvel employé ou encourager la cohésion d’équipe parmi les employés à distance.

Comment faire un check de l’humeur de l’équipe ?

L’humeur de votre équipe joue un rôle clé dans la productivité et l’engagement, donc un check de l’humeur peut être bénéfique. Il existe plusieurs méthodes, mais les plus courantes consistent à demander aux membres de l’équipe d’utiliser des couleurs ou des emojis pour exprimer leur état actuel. Suivre l’humeur des individus peut aider à découvrir d’éventuels malaises. Si vous remarquez des problèmes liés au bien-être de vos employés, vous devriez les aborder lors d’une réunion en tête-à-tête.