Guide ultime : Embauche de travailleurs à distance au Royaume-Uni

Le Royaume-Uni connaît bien le recrutement de personnes travaillant à distance. En 2020, plus de 56 % de leur main-d'œuvre s'est tournée vers le travail à distance en raison du coronavirus. Les statistiques montrent qu'en 2023, de nombreux employés du Royaume-Uni ont conservé leur statut de télétravail. Le pourcentage de personnes travaillant entièrement à distance est de 10 %, et celles travaillant parfois de chez elles représentent 29 %.

De nombreux employés apprécient leurs arrangements de télétravail. Cela offre une plus grande flexibilité et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Il est également facile pour les entreprises de voir les avantages de l'embauche d'employés à distance. Elles ont accès à une main-d'œuvre diversifiée et à des talents mondiaux tout en réduisant les coûts généraux.

Cependant, chaque pays a ses propres lois et réglementations régissant le travail à distance, et le Royaume-Uni ne fait pas exception. De nombreux changements sont survenus après le Brexit, ce qui complique encore davantage le processus de recrutement.

Voici un guide qui vise à simplifier le processus de recrutement de travailleurs à distance au Royaume-Uni. Il couvrira les lois et réglementations relatives à l'emploi et au travail, et offrira des conseils pour embaucher des employés à distance au Royaume-Uni. De plus, le guide abordera les facteurs clés pour établir une collaboration saine et à long terme.

Quels rôles sont parfaits pour le travail à distance ?

Les rôles à distance sont applicables dans presque toutes les industries. Mais, tous les rôles ne peuvent pas être remplis à distance, et certains peuvent nécessiter que vos employés travaillent au bureau.

Même ainsi, les secteurs technologique et créatif sont idéaux pour le travail à distance. Vous pouvez envisager d’embaucher des employés à distance pour occuper ces postes :

1. Développeurs de logiciels,

2. Web et graphistes,

3. Représentants du service client,

4. Professionnels de la vente,

5. Marketers numériques.

Quelles sont les lois et réglementations régissant l’embauche de travailleurs à distance au Royaume-Uni ?

Lorsque vous embauchez des employés à distance au Royaume-Uni, vous devez respecter les lois du travail et de l’emploi pertinentes pour assurer la conformité. Ces lois protègent à la fois les employés et les employeurs, il est donc important de les connaître avant de publier une annonce d’emploi.

Lois du travail et de l’emploi au Royaume-Uni

Gardez à l’esprit que les employés à distance ont droit aux mêmes protections que vos employés en présentiel. En tant qu’employeur, vous êtes tenu de déduire l’impôt sur le revenu et de tenir des registres pour la paie. Bien que vous économisiez sur les coûts généraux, vous devez également fournir :

• Le salaire minimum actuel s’élève à £11.44 par heure.

• La paye de maladie légale, qui s’élève à £116.75 par semaine pour jusqu’à 28 semaines,

• 28 jours (ou 5,6 semaines) de congés payés par an,

• Congé d’urgence légal,

• Indemnité de licenciement légale,

• Congé et rémunération légale de maternité, paternité, parental, adoption, et congé parental partagé.

Les employeurs doivent également suivre les réglementations qui donnent aux travailleurs le droit de demander un travail flexible. Il existe aussi une période de préavis minimale obligatoire en cas de licenciement. Les employeurs doivent aussi être conscients que les employés bénéficient d’une protection contre le licenciement abusif selon la législation du travail du Royaume-Uni.

Selon le type de travail effectué par l’employé, l’employeur pourrait être tenu de fournir des précautions en matière de santé et de sécurité ou une assurance. Ils doivent également respecter les lois contre la discrimination, et celles régissant les heures de travail.

Vos employés ne peuvent généralement pas travailler plus de 48 heures par semaine en moyenne. Si vos employés ont moins de 18 ans, cette limite est abaissée à 40 heures par semaine.

Vous êtes également obligé de prévoir des pauses pour vos employés au Royaume-Uni. Ils ont droit à une pause de 15 minutes toutes les 4 heures et demie. Après six heures, ils ont droit à une pause de 30 minutes, qui peut inclure ou non les 15 minutes précédentes.

Embaucher des équipes à distance mondiales en tant qu’employeur au Royaume-Uni

Vous pourriez devoir suivre des exigences légales supplémentaires si vous souhaitez embaucher des employés à l’étranger. En général, vous devez enregistrer une présence dans le pays où vous souhaitez embaucher. Vous devrez également naviguer dans les lois du travail et de l’emploi de ce pays et assurer la conformité avec toutes réglementations pertinentes.

Ou, vous pourriez devoir relocaliser vos employés au Royaume-Uni pour rester conforme. Vous devrez aider vos employés à obtenir les visas et permis nécessaires, et dans certains cas, sponsoriser leur relocalisation.

Pour les petites entreprises qui ne peuvent pas se permettre l’investissement pour établir une présence ou relocaliser les talents, embaucher un EOR au Royaume-Uni pourrait être une meilleure option. Cela permet aux employeurs d’embaucher n’importe où dans le monde, en agissant comme employeur légal dans leur pays pendant que l’employé travaille pour vous.

Comprendre quelles lois s’appliquent lors de l’embauche à distance au Royaume-Uni

Lors de l’embauche d’employés à distance au Royaume-Uni, il est important de comprendre quelles lois du travail s’appliquent à votre entreprise.

La législation principale régissant l’emploi au Royaume-Uni est l’Employment Rights Act 1996. Il existe également la Equality Act 2010, et la Health and Safety at Work Act 1974. Ces lois s’appliquent à tous les employés, quel que soit leur lieu de travail.

En plus de ces lois générales, il existe aussi le Working Time Regulations 1998. Ces règlements fixent des limites sur les heures de travail, les pauses, et le droit aux congés annuels.

Les Health and Safety (Display Screen Equipment) Regulations 1992 obligent les employeurs à évaluer et gérer les risques liés à l’utilisation d’équipements d’affichage par les travailleurs à distance.

Points à considérer lors de la rédaction des contrats de travail au Royaume-Uni

Bien qu’au Royaume-Uni un contrat écrit ne soit pas requis par la loi, les employeurs en bénéficieront grandement. Il formalise par écrit ce sur quoi les parties se sont mises d’accord et peut servir en cas de malentendu.

Les contrats d’emploi typiques au Royaume-Uni incluent plusieurs éléments que vous devriez également considérer.

1. Termes et conditions

Les termes et conditions d’emploi décrivent les détails fondamentaux. Ils doivent couvrir le titre du poste, la date de début, et mentionner toute période de probation. Ils doivent aussi préciser le nombre d’heures et les horaires attendus. Si l’employé travaille à distance, vous pouvez ou non l’inclure dans le contrat. Sinon, vous devrez également indiquer l’adresse du bureau.

Les termes et conditions doivent aussi inclure des détails sur la rémunération. Assurez-vous d’indiquer le salaire de l’employé, les avantages, les primes convenues, et autres détails pertinents.

2. Accord de confidentialité

L’accord de confidentialité est l’un des aspects les plus importants du contrat, car il protège votre entreprise et vos clients. Il empêche les employés de partager des informations de l’entreprise qu’ils apprennent durant leur emploi.

3. Clause de non-concurrence

L’une des principales raisons pour lesquelles vous optez pour des employés plutôt que des contractants est que vous ne souhaitez pas qu’ils travaillent pour la concurrence. Inclure une clause de non-concurrence dans votre contrat interdit aux employés de travailler avec un concurrent. Elle leur interdit aussi de créer leur propre entreprise dans le même secteur pendant un certain temps.

Ainsi, vos secrets commerciaux sont protégés, et vous protégez également vos clients et autres informations sensibles.

4. Clause de résiliation du contrat de travail

Bien qu’il soit important de définir la date de début, il est conseillé aussi de préciser la procédure de résiliation. Elle doit inclure les conditions pouvant entraîner la rupture du contrat. Elle doit également préciser les motifs de licenciement et les périodes de préavis. Vous devriez aussi mentionner toute obligation post-termination de l’employé.

5. Résolution des litiges

Les deux parties doivent savoir ce qui doit se passer en cas de litige. Cette section du contrat doit décrire le processus de résolution des différends si ceux-ci surviennent. Elle peut inclure des clauses d’arbitrage et de médiation. Elle doit aussi mentionner les organismes de régulation responsables de la résolution des problèmes.

Déclaration écrite des détails de l’emploi

Un contrat d’emploi écrit n’est pas requis par la loi au Royaume-Uni. Mais, l’employeur est légalement tenu de fournir une déclaration écrite des détails de l’emploi à l’employé. Celle-ci doit lui être remise dès le premier jour de travail.

Les détails de l’emploi doivent inclure des informations pertinentes sur le poste. Similaires aux termes et conditions du contrat formel, ils doivent couvrir :

1. Le nom de l’employeur et de l’employé

2. Titre du poste, description du travail, et date de début

3. Durée du contrat, date de fin si c’est un contrat à durée déterminée, période de préavis

4. Horaires de travail, et jours de travail. Cela doit aussi préciser si l’employé doit travailler le dimanche, la nuit, ou faire des heures supplémentaires.

5. Montant et modalités de paiement

6. Lieu de travail ou possibilité de relocalisation

7. Droit aux congés, y compris les jours fériés

8. Autres avantages offerts

9. Formation obligatoire, et qui la finance

10. Indemnités de maladie et procédure pour les obtenir

11. Autres congés payés, y compris le congé parental

Une déclaration écrite plus détaillée doit accompagner cette déclaration dans un délai de deux mois. Elle doit inclure des informations sur les accords collectifs. Également, sur les pensions, les régimes de pension, et les procédures disciplinaires et de réclamation.

Facteurs clés à considérer lors du recrutement

Recruter des employés à distance est un processus différent du recrutement traditionnel. Cela est particulièrement vrai lorsque vous recrutez à l’échelle mondiale.

Pour embaucher à l’échelle mondiale, vous pouvez vous appuyer sur des sites d’emploi ou des agences de recrutement dans le pays souhaité pour trouver les talents adaptés. Étant donné que vous serez en concurrence avec des entreprises du monde entier pour attirer le bon personnel, il est crucial de planifier cela avec soin. Vous devriez définir en détail le poste, l’annonce, et d’autres aspects du poste.

Créer une description de poste détaillée pour le travail à distance

L’une des premières étapes pour une stratégie de recrutement à distance efficace est de rédiger une description de poste précise. Elle doit clairement définir les responsabilités, les qualifications, et les attentes. Il est important d’être précis sur les compétences et l’expérience requises. Vous devriez aussi lister tous les outils ou logiciels spécifiques que le candidat doit connaître.

Il est également essentiel d’inclure des informations sur la politique de télétravail de l’entreprise et ses attentes. Cela peut inclure des détails sur les horaires de travail ou toute exigence particulière pour les employés à distance.

Offrir d’excellents avantages pour attirer les meilleurs talents

Vous devrez aussi réfléchir aux bonus, avantages, et bénéfices que vous offrirez à vos employés. Comme mentionné précédemment, vous devrez fournir tous les avantages légaux, mais il peut aussi être nécessaire d’en proposer davantage pour attirer les meilleurs talents.

Un poste en télétravail est en soi un avantage, mais d’autres bénéfices compétitifs seront également cruciaux pour trouver la bonne personne. Cela peut être un plan de pension, une assurance santé privée, ou des opportunités de formation continue. Quoi qu’il en soit, vous devriez offrir de superbes avantages, car cela pourrait vous distinguer des autres employeurs.

Mener des entretiens numériques

Une fois que les candidatures commencent à arriver, il est important de réaliser des entretiens numériques. Ceux-ci vous aideront à évaluer l’adéquation des candidats au travail à distance. Vous pouvez interviewer via des plateformes de visioconférence telles que Zoom ou Skype.

Pendant l’entretien, il est crucial de poser les bonnes questions. Vous devriez essayer d’évaluer leur capacité à travailler de manière autonome, leur gestion du temps, et leurs compétences en communication. Il est aussi important de vérifier leurs compétences techniques et leur familiarité avec les outils et logiciels de télétravail.

De plus, il peut être utile d’inclure une étape pratique dans le processus d’entretien. Cela peut consister à confier une petite tâche ou un projet qui simule le type de travail que le candidat effectuera dans le rôle à distance. Cela permet aux entreprises d’évaluer les compétences et capacités du candidat dans un contexte réel.

Intégration des employés à distance

Vous devrez également adapter l’intégration. Bien que le télétravail présente de nombreux avantages et inconvénients, l’un des principaux inconvénients est un processus d’intégration plus complexe.

Les employeurs devront investir beaucoup de temps et d’énergie dans l’intégration et la formation en ligne. Cela est vrai pour les entreprises utilisant des logiciels ou processus complexes. Voici quelques stratégies que vous pouvez mettre en place pour faciliter l’intégration.

1. Plateformes d’intégration numériques

L’un des moyens les plus efficaces d’intégrer des employés à distance est via des plateformes d’intégration numériques. Ces plateformes offrent un espace centralisé pour les nouveaux employés. Elles leur permettent d’accéder à toutes les informations et ressources nécessaires pour commencer. Sur ces plateformes, ils peuvent remplir tous les documents requis. Ils peuvent aussi visionner des vidéos de formation, et apprendre les politiques et procédures de l’entreprise.

Ces plateformes permettent aussi aux RH et managers de suivre la progression des nouveaux employés. Cela aide à s’assurer qu’ils accomplissent toutes les tâches nécessaires. Elles peuvent également servir à planifier des réunions virtuelles, pour une intégration plus personnelle et interactive.

2. Programmes de formation complets

Les employés à distance ont besoin de programmes de formation complets. Ceux-ci doivent couvrir tous les aspects de leur rôle et responsabilités. Cela peut inclure la formation sur des logiciels ou outils spécifiques qu’ils utiliseront. Elle doit aussi couvrir les politiques, procédures, et la culture de l’entreprise. La dernière partie est particulièrement importante pour des équipes globalement diversifiées.

Ces programmes de formation peuvent inclure des vidéos préenregistrées, des webinaires en direct, et des modules d’e-learning interactifs. Il est essentiel de garantir que les employés puissent suivre ces formations à leur propre rythme.

De plus, fournir aux employés à distance un accès à une base de connaissances ou une bibliothèque de ressources peut être bénéfique. Cela leur permet de trouver des réponses aux questions courantes sans devoir constamment contacter leur manager ou collègues.

3. Mentorat par les pairs

Associer de nouveaux employés à des mentors peut améliorer et accélérer leur intégration et formation. Les mentors peuvent fournir des conseils, répondre aux questions, et offrir un soutien aux nouveaux employés dans leur nouvelle fonction.

Des points réguliers et des réunions virtuelles entre eux peuvent aider à bâtir une relation solide. Cela contribue aussi à ce que le nouvel employé se sente soutenu et connecté à l’équipe. Les mentors peuvent aussi partager des insights et astuces issus de leur propre expérience. Cela aide les nouveaux employés à s’adapter à leur environnement de travail à distance.

4. Systèmes de feedback efficaces

Le feedback est essentiel pour la croissance et le développement. Un système de feedback efficace peut aider les employés à distance à identifier leurs axes d’amélioration.

Des réunions régulières en tête-à-tête entre managers et employés à distance sont indispensables. Elles offrent une opportunité pour le feedback et une communication ouverte. Ces réunions peuvent être en visioconférence ou par téléphone, pour une expérience plus personnelle et interactive.

De plus, la mise en place d’un système de feedback par les pairs peut aussi être bénéfique. Il permet aux employés à distance de recevoir des retours de leurs collègues. Cela favorise un environnement de travail collaboratif et solidaire.

5. Mises à jour et communication régulières

Des mises à jour régulières et une communication constante aident les employés à distance à se sentir connectés à leur équipe. Les managers doivent fournir des actualités régulières. Cela peut inclure des nouvelles de l’entreprise, des projets, et des objectifs pour maintenir les employés à distance informés et impliqués.

Des réunions d’équipe régulières et des événements sociaux virtuels peuvent aussi renforcer le sentiment d’appartenance. Créer une culture de communication ouverte permet aux employés de se sentir à l’aise pour demander du soutien.

Notions de base de la paie au Royaume-Uni : ce que vous devez savoir en tant qu’employeur

En tant qu’employeur au Royaume-Uni, comprendre les bases de la paie est essentiel. Voici quelques éléments clés et processus liés au système de paie britannique pour vous assurer de la conformité.

Structure du système de paie au Royaume-Uni

Les éléments clés du système de paie britannique incluent les codes fiscaux, le système PAYE (Pay As You Earn), la délivrance des formulaires P45, P60, et P11D, ainsi que les cotisations d’assurance nationale.

Codes fiscaux

Les employeurs utilisent les codes fiscaux pour calculer le montant de l’impôt à déduire du salaire d’un employé. Chaque employé a un code fiscal, attribué par HM Revenue and Customs (HMRC), basé sur sa situation.

Les employeurs doivent s’assurer d’avoir le bon code fiscal pour chaque employé, car utiliser un mauvais code peut entraîner une sous ou surtaxe d’impôt. Ils peuvent obtenir ces codes auprès de HMRC ou via leur logiciel de paie.

Système PAYE (Pay As You Earn)

Le système PAYE que les employeurs utilisent pour déduire l’impôt sur le revenu et les cotisations d’assurance nationale des salaires des employés.

Les employeurs doivent appliquer PAYE s’ils ont des employés gagnant au-dessus du seuil PAYE. Actuellement, ce seuil est fixé à £242 par semaine, £1,048 par mois, ou £12,570 par an.

Ce système garantit que l’impôt et les cotisations d’assurance nationale des employés sont déduits à la source. Cela signifie qu’ils sont directement prélevés sur leur salaire avant paiement.

Formulaires P45, P60, et P11D

Les formulaires P45, P60, et P11D sont des documents importants que les employeurs doivent remettre à leurs employés à différents moments de l’année.

Un P45 est délivré à un employé lorsqu’il quitte un emploi. Il contient les détails de ses gains, ainsi que les impôts et cotisations d’assurance nationale déduits durant son emploi. L’employé doit remettre son P45 à son nouvel employeur lorsqu’il commence un nouveau poste.

Un P60 est remis aux employés à la fin de chaque année fiscale, qui s’étend du 6 avril au 5 avril de l’année suivante. L’employeur doit le fournir avant le 31 mai. Le P60 résume le total des gains de l’employé et les impôts et cotisations d’assurance nationale déduits durant l’année fiscale.

Le formulaire P11D sert à déclarer toutes les dépenses, avantages ou autres éléments imposables fournis aux employés qui ne figurent pas dans leur salaire régulier. Exemples : voitures de société, assurance médicale privée, bons de garde d’enfants.

Cotisations d’assurance nationale

Les cotisations d’assurance nationale (NICs) sont des paiements effectués par les deux parties pour financer diverses prestations sociales. Par exemple, la pension d’État et les soins de santé. Les employeurs sont responsables de déduire les NICs de l’employé de son salaire. Et, ils doivent aussi verser des cotisations supplémentaires au nom de l’employé.

Le montant des NICs qu’un employé et un employeur doivent payer dépend des gains de l’employé et de leur catégorie d’assurance nationale. Les différentes catégories déterminent le taux de calcul des NICs et les prestations auxquelles l’employé a droit.

Il est crucial pour les employeurs de calculer et déduire précisément le montant correct de NICs. En cas de non-respect, cela peut entraîner des pénalités et des conséquences légales.

Comment créer un environnement engagé et productif avec des employés à distance ?

L’environnement en présentiel est conçu pour rassembler tout le monde. Il maintient leur engagement dans leur travail en éliminant les distractions domestiques. Il encourage aussi la collaboration, l’innovation, et une productivité accrue. Mais, comment réaliser cela au Royaume-Uni, quand la majorité de votre équipe est répartie à travers le monde ?

La première étape consiste à créer des canaux de communication clairs. Ce sont les clés pour une collaboration efficace avec une équipe à distance. Vous pouvez aussi envisager de mettre en place un travail asynchrone lorsque cela est possible, surtout si vous avez des employés dans différents fuseaux horaires.

Vous devez aussi prendre en compte la sécurité. Assurer la sécurité des données et la confidentialité est essentiel, surtout que, au Royaume-Uni, votre entreprise relève de la juridiction GDPR du Royaume-Uni. Vous pourriez envisager de renforcer les mesures de sécurité. Cela pourrait aussi nécessiter l’achat de logiciels spécialisés pour vos employés. Dans certains cas, cela peut aussi impliquer de fournir le matériel nécessaire à vos employés.

Comment établir et maintenir la conformité lors de l’embauche d’employés à distance au Royaume-Uni ?

Mettre en place des politiques et procédures de conformité solides est crucial pour les entreprises opérant au Royaume-Uni afin de réduire les risques de non-conformité. Ces systèmes protègent votre société contre les violations du droit du travail. Ils garantissent aussi que l’organisation opère de manière éthique et légale.

Voici quelques recommandations pour maintenir la conformité lors du recrutement à distance au Royaume-Uni :

1. Réaliser une évaluation des risques de conformité

La première étape consiste à effectuer une évaluation complète des risques de conformité. Elle implique d’identifier et d’évaluer les risques potentiels que l’entreprise pourrait rencontrer lors du recrutement d’employés.

Ces risques peuvent concerner la discrimination, le harcèlement, ou la protection des données. Ils peuvent aussi toucher à la santé et sécurité, ou à d’autres domaines du droit du travail. Une évaluation prenant en compte toutes les lois pertinentes permet de créer des politiques d’entreprise précises.

2. Élaborer des politiques claires et complètes

L’étape suivante consiste à élaborer des politiques claires et complètes qui traitent ces risques. Ces politiques doivent définir les attentes et normes de l’entreprise en matière de pratiques d’emploi. Elles doivent aussi guider la conformité avec les lois et réglementations pertinentes.

Il est essentiel que ces politiques soient accessibles à tous les employés. Elles doivent être rédigées dans un langage clair et concis, et disponibles dans un manuel de l’employé. Les entreprises devraient aussi prévoir des sessions de formation ou ateliers.

3. Communiquer et former les employés

La communication et la formation sont essentielles pour que tous comprennent et respectent ces politiques. Vous devez communiquer clairement et régulièrement les politiques de l’entreprise à tous, y compris aux nouvelles recrues.

Pour cela, vous pouvez envoyer des mises à jour par email, des newsletters, ou organiser des réunions d’entreprise. Vous pouvez aussi proposer des formations sur des sujets liés à la conformité. Cela peut inclure la formation sur les politiques anti-discrimination, anti-harcèlement, la protection des données, ou la santé et sécurité.

4. Appliquer les politiques de conformité

Pour souligner l’importance de ces politiques, établissez des procédures pour signaler et enquêter sur les violations. Cela inclut la mise à disposition d’un canal sécurisé et confidentiel pour que les employés puissent signaler leurs préoccupations ou violations.

En cas de violation, les solutions peuvent inclure des avertissements, une nouvelle formation, ou, dans les cas graves, la rupture du contrat.

5. Revoir et mettre à jour régulièrement les politiques

Les lois et réglementations du travail évoluent. Les entreprises et leurs politiques doivent suivre ces changements. La révision et la mise à jour régulières des politiques de conformité garantissent leur conformité avec la législation en vigueur.

FAQ

Les entreprises du Royaume-Uni peuvent-elles embaucher des travailleurs à distance ?

Les entreprises du Royaume-Uni peuvent embaucher des travailleurs à distance. Mais, pour les embaucher en tant qu’employés, elles doivent établir une présence dans le pays du travailleur ou compter sur un fournisseur d’Employer of Record.

Le travail à distance est-il autorisé au Royaume-Uni ?

Oui, il est autorisé aussi bien pour les résidents du Royaume-Uni souhaitant travailler pour une entreprise étrangère, que pour les non-résidents du Royaume-Uni souhaitant travailler pour une entreprise britannique.

Un touriste peut-il travailler à distance au Royaume-Uni ?

Oui, vous pouvez travailler à distance au Royaume-Uni avec un visa de visiteur. Selon les nouvelles dispositions adoptées en décembre 2023, les visiteurs au Royaume-Uni peuvent continuer à travailler à distance pendant leur séjour. Cela ne nécessite pas de visa spécial.