L'emploi est l'un des éléments fondamentaux de toute entreprise et doit être géré par des experts dans ce domaine. Si vous n'êtes pas en mesure d'avoir cette expertise, il serait préférable de découvrir les Employers of Record (EoR).
Qu'est-ce qu'un Employer of Record (EoR)?
La signification technique de EoR est souvent interchangeée avec celle de la Professional Employer Organization (PEO), et bien que l'échange de ces termes soit une erreur valable, vous devriez quand même savoir ce qu'est un EoR.
En Chine, l'EoR est également connu sous le nom de l'EoR local, du partenaire local, ou de la Foreign Enterprise Service Company (FESCO). Un Employment of Record (EoR) est une organisation tierce qui prend en charge le rôle de l'embauche et du paiement des employés de leur société cliente ainsi que toutes les autres tâches liées à l'emploi de leur client. Cela est particulièrement avantageux pour les entreprises planifiant une stratégie d'expansion mondiale mais ne disposant pas de la logistique pour la réaliser.
Même en tant qu'employeur enregistré des employés, la liberté administrative de l'EoR est limitée à ce qui est stipulé dans l'accord d'employer of record convenu. La société cliente continue de prendre toutes les décisions relatives aux descriptions de poste, aux rémunérations, aux dossiers d'emploi et à la résiliation des employés. Aujourd'hui, en pleine pandémie, l'industrie de l'EoR continue de s'intensifier. (LIRE : Services mondiaux d'Employer of Record : Le secret le mieux gardé de l'externalisation).
Pourquoi utiliser un Employer of Record?
Imaginez planifier votre premier voyage dans un autre pays : les documents dont vous aurez besoin pour accomplir, les hôtels à considérer, et chaque autre détail à vérifier. Les tâches que vous devrez accomplir lors de ce voyage sont très similaires aux tâches liées à l'emploi dans votre entreprise, sauf que le niveau de stress dans l'emploi est cent fois plus élevé. Eh bien, cela va changer lorsque vous serez présenté à l'Employer of Record.
Votre EoR vous aidera à embaucher, retenir et payer vos employés. L'équipe administrative de l'EoR prendra en charge de nombreuses tâches des Ressources Humaines associées à la gestion de vos employés internationaux. En d'autres termes, votre EoR effectuera tout le travail sale et garantira un taux de réussite plus élevé que vous ne pourriez jamais l'imaginer. Voici pourquoi vous devriez engager un Employer of Record pour votre propre entreprise :
Localise votre entreprise de la bonne manière
Les Employers of Record font plus que simplement vous fournir des conseils commerciaux. Ils vous permettent de respecter les exigences réglementaires du pays choisi et les coûts qui y sont liés. Leur rôle est d'effectuer la paie, la gestion du temps, le recrutement, l'emploi légal, et d'autres activités liées à l'emploi. Parmi celles-ci figurent la compilation des dossiers d'emploi de vos employés, les dossiers de service, et autres documents nécessaires pour s'assurer que vos employés reçoivent la rémunération qu'ils méritent.
Chaque pays a ses exigences commerciales uniques concernant l'emploi, la paie locale, et les permis préalables. Une entreprise d'un autre pays connaîtrait à peine ces éléments. Cependant, l'ignorance de la loi ne peut pas être une excuse, et les conséquences de la non-conformité peuvent être coûteuses et prohibitives pour la survie de l'entreprise dans ce pays étranger. Les petites et nouvelles entreprises ne devraient pas prendre ce risque. Ainsi, embaucher un Employer of Record international aidera les entreprises à atténuer ces risques en prenant la responsabilité de l'emploi légal et de la conformité de leur société.
Avec la pandémie actuelle, les politiques d'immigration des gouvernements étrangers ont changé constamment, encourageant les pays hôtes à être plus stricts et plus aptes. L'EoR est l'entité parfaite pour assurer la conformité absolue de votre entreprise.
Certaines de ces politiques incluent :
- gestion des permis de travail et des dossiers d'emploi,
- enregistrement de votre société et conformité à la paie,
- garantir la légalité de l'entreprise en ce qui concerne le droit du travail et les contrats du pays hôte,
- protection de l'emploi de vos employés, et
- règles de résiliation et périodes de préavis et indemnités de départ.
Gère la paie locale selon les normes locales
Les pays ont des normes et des exigences différentes en matière de paie, et “paies à distance” sont rarement autorisées. Les EoRs sont bien informés sur le sujet et visent à fournir une gestion précise et conforme des retenues légales, de l'assurance santé, des pensions, et des taxes pour chaque employé de l'entreprise.
Fournit engagement et orientation dans la main-d'œuvre
L'engagement et l'orientation sont deux aspects importants pour distinguer les services fournis par l'EoR et les services PEO internationaux. Alors que les PEO fonctionnent comme les RH d'une entreprise, les EoRs vont un pas plus loin en étant impliqués dans l'embauche et l'intégration des employés pour leurs sociétés clientes.
Plus techniquement, les sociétés PEO mondiales ne sont pas parties aux contrats d'emploi entre la société et ses employés. La société crée toujours les termes et respecte les accords. Avec un EoR, la configuration est inversée. L'EoR est responsable de tous les contrats d'emploi entre la société et l'employé tout en respectant la législation du travail du pays où l'employé est basé.
(LIRE : EoR vs PEO : De quoi votre entreprise a-t-elle besoin ?)
Limitations de l'EoR dont vous devez être conscient
Il existe des cas spécifiques qui ne favorisent pas l'utilisation des EoRs.
Les entreprises comptant moins de dix employés devraient opter pour l'embauche d'experts locaux du pays hôte. Cependant, ces entreprises peuvent toujours utiliser des EoRs pour l'embauche rapide d'employés.
Le concept d'EoR est encore relativement nouveau et peut susciter une certaine réticence de la part des employeurs. De plus, l'EoR concerne essentiellement la gestion et leurs employés locaux et pourrait seulement enflammer le feu. Par conséquent, le contrat de votre EoR devrait leur demander d'agir dans l'intérêt de la société.
Choisir le meilleur EoR
Les entreprises ont diverses préoccupations, et la première étape consiste à les identifier avant de choisir le EoR qui vous convient.
Si l'externalisation de l'emploi et les solutions RH sont vos priorités, votre PEO mondial (Professional Employer Organization), ASO (Administrative Services Organization), ou même BPO (Business Process Outsourcing) seraient votre meilleur choix. Si vous cherchez à embaucher des employés permanents, une solution de service complète serait adaptée pour vous.
Aller de l'avant
La pandémie a inauguré une ère où des décisions vitales sont prises, et les entreprises peuvent choisir d'être freinées ou de continuer la bonne lutte. Ce ne sera évidemment pas simple, mais vous pouvez désormais avoir le courage d'aller de l'avant avec vos EoRs pour minimiser les risques et maximiser vos opportunités à l'étranger.
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Questions fréquemment posées
Quels sont les avantages de l’EoR par rapport à une PEO ?
Un employer of record fournit ce que l'on appelle la Responsabilité Civile Générale, l'Indemnisation des Travailleurs et les exigences pour la paie instaurées dans un pays. Cela implique qu'en ce qui concerne la gestion des risques et les avantages des employés, un EOR est supérieur à une PEO. Les EoRs ont également leur propre assurance et vous laissent moins de temps pour faire de la paperasserie. Un EoR s'occupera de toutes les préoccupations liées à l'emploi, ce qui vous donne plus de temps pour accomplir d'autres tâches. Les employeurs de record prennent la pleine responsabilité de l'accord d'emploi pour la société cliente. Vous ne pouvez pas en dire autant avec la PEO.
Qu'est-ce que l'expansion mondiale ?
L'expansion mondiale se produit lorsqu'une entreprise croît rapidement et étend ses opérations sur des marchés étrangers lucratifs. Ces entreprises cherchent à atteindre le prochain niveau de croissance. Cela se fait en établissant une présence dans de nouveaux pays à travers le monde.
Combien coûte un employer of record ?
En moyenne, l'Employer of Record coûtera à votre société environ 15 000 à 20 000 dollars. Cependant, il convient de noter que ces montants sont très variables et dépendent des besoins de votre société, ainsi que des tâches stipulées dans l'accord d'employer of record.
Combien coûtent les services de paie à Chicago ?
Le coût des services de paie variera principalement en fonction du type de service dont vous avez besoin et du nombre d'employés sur votre paie. Les sociétés de paie utilisent un tarif de base mensuel plus un tarif mensuel par employé. Les plages pour les frais de base vont de 25 $ par mois à 200 $ par mois, tandis que chaque employé supplémentaire sur la paie coûte entre 2 $ et 15 $ par mois.
Un EoR gère-t-il la paie ?
Oui. Un Employer of Record peut être une solution alternative de paie. Parmi les autres services fournis par l'EoR figurent la gestion du temps, la conformité, les avantages, les demandes d'indemnisation chômage, la compensation des travailleurs, et d'autres tâches liées à l'emploi.
Quels dossiers d'employé doivent être conservés ?
En tant qu'employeur, vous devrez conserver trois types de documents d'employé : dossiers du personnel, dossiers de paie, et dossiers médicaux.
Les dossiers du personnel couvrent l'historique de l'emploi. Ceux-ci incluent les documents d'embauche, les informations de contact de l'employé et d'urgence, et une reconnaissance signée du manuel de l'employé de votre société. Les documents relatifs au salaire, aux avantages, et aux récompenses financières doivent être classés sous la paie. Le dossier médical doit inclure les formulaires de demande pour l'assurance santé, vie, et autres avantages si vous les proposez.
(LIRE : Recordkeeping 101 : Conseils pour organiser les dossiers des employés)
Combien de temps les employeurs conservent-ils les dossiers des employés passés ?
La Fair Labor Standards Act (FLSA) exige que les employeurs conservent les dossiers des employés pendant trois ans à partir de la date de fin d'emploi. Cependant, la FLSA exige que les employeurs conservent les dossiers suivants pendant deux ans au lieu de trois :
- accords de négociation collective,
- évaluations de performance, et
- documents pouvant satisfaire aux exigences pour justifier les échelles de rémunération, les taux de salaire, et les niveaux de salaire.
