Services EOR : Gestion facile de la paie et de l'emploi

En tant que propriétaire d'entreprise, vous connaissez l'importance d'avoir le bon talent dans votre équipe. Cependant, vous avez probablement rencontré quelques frustrations en essayant de recruter les meilleurs talents à l'étranger.

Gérer plusieurs devises, lois du travail, et autres complexités liées à une équipe globale peut être stressant. Organiser des Contractors et Freelancers comporte ses propres défis. Démarrer une présence dans chaque pays où vous souhaitez embaucher représente un investissement considérable. Vous devrez également embaucher du personnel pour vous aider dans les tâches administratives.

Un bon service d'Employer of Record (EOR) peut vous aider avec la majorité de ces problèmes. Avec un bon EOR, vous pouvez embaucher des personnes à l’échelle mondiale sans avoir de présence dans leurs pays. De plus, vous pouvez également externaliser la paie, la conformité légale, et les services RH à votre EOR.

En ayant un EOR fiable, vous pouvez profiter d’une excellente talent dans votre équipe. Vous n’aurez pas à consacrer du temps et des efforts aux tâches administratives liées à l’embauche de travailleurs globaux.

Qu’est-ce qu’un Employer of Record ?

Un Employer of Record est une organisation qui embauche légalement des employés dans leurs pays respectifs. L’employé travaille pour votre entreprise, et vous êtes responsable de ses tâches et activités quotidiennes.

Un EOR sert d’employeur « sur papier ». Il est responsable de l’administration et des responsabilités d’employeur envers votre nouvel employé. L’Employer of Record dispose généralement d’entités dans les pays qu’il couvre. Il peut embaucher des talents, gérer leur paie, et fournir des avantages statutaires.

Puisque vous n’avez pas à naviguer dans la complexité de démarrer une présence dans un nouveau pays, le processus d’embauche est rapide, peu importe l’origine de votre nouvel employé. Vous n’avez également pas à vous soucier de la conformité, de la paie en différentes devises, ou d’autres différences.

Quelles sont les services qu’un EOR offre ?

Si vous décidez de faire confiance à un service d’EOR pour embaucher vos nouveaux employés, vous pouvez compter sur lui pour gérer tout ce qui concerne la fiscalité et la conformité légale.

Votre Employer of Record préparera et créera toute la documentation nécessaire pour que l’embauche soit légale. Cela inclut la rédaction de contrats conformes aux lois locales et la gestion de la paie des employés. L’EOR s’occupera aussi des renouvellements et des licenciements pour vos employés globaux.

Selon votre fournisseur de choix, vous pouvez également compter sur l’EOR pour :

1. Traiter et financer la paie de vos employés,

2. Collecter et traiter les feuilles de temps,

3. Retenir et déposer les impôts,

4. Émettre le formulaire W2 avant la date limite,

5. Gérer l’indemnisation des travailleurs et le chômage,

Votre Employer of Record peut aussi vous aider à remplir et stocker les Formulaires I-9, ou leur équivalent dans le pays où travaille votre employé. Ils peuvent proposer de gérer l’assurance, et vous aider à respecter E-Verify ou son équivalent.

Certains services d’Employer of Record vous aideront également à gérer le processus d’intégration de votre nouvel employé. Ils peuvent offrir des vérifications de background et des screenings. Ils peuvent aussi vous assister dans la gestion de vos employés globaux et vous fournir un système centralisé pour répondre à leurs demandes.

Vous pouvez aussi compter sur votre Employer of Record pour fournir des avantages statutaires et additionnels. La capacité à offrir ces avantages, peu importe le pays où ils résident, vous aidera à attirer et retenir les meilleurs talents dans votre entreprise.

Quels sont les avantages de recruter un EOR ?

Son assistance pour vous fournir les moyens d’embaucher et de retenir d’excellents talents à l’échelle mondiale n’est qu’un des nombreux bénéfices d’un EOR.

L’avantage le plus important pour beaucoup d’entreprises est la rapidité. Établir une présence dans le pays où vous souhaitez recruter est très chronophage. Cela peut prendre des semaines ou des mois, selon le pays. Ce n’est peut-être pas idéal pour une entreprise qui souhaite embaucher et intégrer rapidement des talents.

Créer une présence nécessite aussi un investissement initial conséquent. Dans certains pays, créer une société peut coûter aussi peu que 100 $, dans d’autres, cela peut atteindre des dizaines de milliers de dollars. Vous souhaitez assurer la conformité légale, vous devrez probablement investir dans une expertise juridique et des professionnels RH pour gérer la paie dans le pays.

Avec un EOR, vous pouvez embaucher des employés pour un tarif mensuel fixe et ne jamais vous soucier des lois et règlements locaux. Ne pas devoir se préoccuper de la conformité peut être le plus grand avantage de tous.

Vous externalisez toutes les tâches légales et administratives liées à votre employé en embauchant un EOR. Étant donné que l’EOR est l’employeur légal, vous êtes également protégé contre toute responsabilité liée à vos nouveaux employés.

Il est de la responsabilité de l’EOR de maintenir la conformité avec les réglementations locales en permanence et de s’adapter aux changements législatifs. En résumé, le principal avantage d’avoir un partenaire EOR fiable est que vous pouvez embaucher de grands talents à l’échelle mondiale et profiter de leur contribution à votre entreprise, sans toutes les responsabilités pesantes.

Quand embaucher un EOR ?

Un EOR pourrait être une bonne option pour votre entreprise si vous recherchez de grands talents que vous ne pouvez pas sourcer localement. Il peut aider à externaliser des tâches RH complexes, et vous fournir la rapidité nécessaire pour pénétrer de nouveaux marchés.

Lors de l’embauche de talents globaux

Les talents globaux vous donneront l’avantage concurrentiel dont votre entreprise a besoin pour prospérer.

Cependant, peu d’employés sont disposés à déménager pour travailler, surtout quand le télétravail est une alternative populaire. Seulement 1,6 % de tous les Américains ont déménagé pour le travail au début de 2023. Les Freelancers et Contractors indépendants comportent aussi leurs propres risques. Donc, si vous souhaitez embaucher le meilleur candidat d’un autre pays en tant qu’employé, opter pour un EOR est la solution.

Lorsqu’une paie globale devient ingérable

Vous pouvez aussi compter sur un EOR pour externaliser la paie globale de votre nouvelle équipe mondiale. Disposer d’une équipe expérimentée pour gérer la paie, la conformité, et toutes les tâches pertinentes vous garantira de respecter toutes les responsabilités légales envers vos nouveaux employés. En même temps, cela libérera votre temps pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise et l’amélioration de votre produit ou service.

Lorsqu’il faut tester ou entrer rapidement sur de nouveaux marchés

Se reposer sur un EOR peut aussi être avantageux lorsque vous devez tester des marchés dans de nouveaux pays. Parfois, une expansion complète n’a pas de sens financièrement. Cependant, embaucher une petite équipe via un Employer of Record pour tester si une expansion sera fructueuse peut être une bonne démarche.

Si le marché montre des promesses, vous pouvez compter sur un EOR pour l’étendre davantage ou la réduire si ce n’est pas le cas. Comme vous n’avez pas besoin de démarrer une présence ou de la fermer, avec un EOR vous pouvez le faire rapidement. Cela peut être un avantage considérable si votre opportunité n’est là que pour une période limitée.

Alternatives à l’EOR

Bien sûr, faire confiance à un EOR n’est pas la meilleure option pour toutes les entreprises. Toutes ne bénéficieront pas de ce type d’emploi permanent, et pourraient préférer les Freelancers ou Contractors indépendants. Externaliser le travail à une agence, ou former un partenariat avec une autre société peut parfois être une meilleure solution.

Pourquoi embaucher un EOR plutôt que des Contractors indépendants ?

Embacher un contractor indépendant comporte ses avantages et ses inconvénients. Ils disposent d’une expertise spécifique dont votre entreprise peut bénéficier. À court terme, ils sont souvent une alternative moins coûteuse que de faire appel à un EOR pour embaucher quelqu’un en permanence.

Cependant, les Contractors indépendants et les employés ne sont pas la même chose. Les Contractors fixent leurs propres horaires et tâches quotidiennes. De plus, ils dictent comment le travail est effectué. Vous ne pouvez pas non plus attendre d’eux qu’ils prennent en charge un travail supplémentaire hors contrat, ou qu’ils aient le même sens de loyauté envers votre entreprise que des employés.

L’aspect le plus important à considérer lors de l’embauche de Contractors indépendants est la mauvaise classification des employés. Chaque pays a ses propres règles sur ce que signifie classer quelqu’un comme contractor indépendant.

Vous pouvez parvenir à un accord mutuel avec votre contractor indépendant sur le moment et la manière dont il effectuera le travail. Cependant, il est crucial de s’assurer que votre entreprise est conforme aux réglementations pertinentes. Vous souhaitez éviter des pénalités pour mauvaise classification du travailleur.

Dois-je embaucher un EOR ou un PEO ?

Pour certaines entreprises, collaborer avec un PEO plutôt qu’un EOR pourrait être une meilleure option. Si vous souhaitez externaliser des tâches RH à une autre société, vous devriez envisager de faire appel à une Professional Employer Organisation.

Bien que l’EOR et le PEO offrent un ensemble similaire de services RH, il existe deux différences majeures. Pour collaborer avec un PEO, vous devez établir une présence dans le pays où le PEO opère. Une fois cela fait, vous pouvez externaliser les tâches RH de votre équipe dans ce pays.

Un PEO garantira que votre équipe locale est conforme et que la paie se déroule sans problème. C’est généralement une meilleure option pour les entreprises ayant des équipes plus importantes dans un pays spécifique. Un EOR peut être rentable pour jusqu’à dix personnes dans un pays. Pour des équipes plus grandes, établir une présence et engager un PEO pourrait être plus économique.

Il est important de noter qu’un PEO ne prend pas en charge la conformité à 100 % comme le fait un EOR. En collaborant avec un PEO, vous partagez la responsabilité si quelque chose tourne mal.

EOR vs Agence de Staffing

Un Employer of Record est souvent confondu avec une Agence de Staffing. Étant donné que les deux options concernent des employés, c’est une confusion compréhensible. Surtout que certains EOR proposent de trouver les bonnes personnes comme service.

La principale différence réside dans la partie du processus d’embauche où l’un peut être plus avantageux que l’autre.

Une Agence de Staffing est la solution idéale pour rechercher des employés, localement ou globalement. L’agence peut gérer tous les aspects de sourcing du bon talent. Cela inclut la rédaction de l’offre d’emploi, la recherche et la vérification des CV, les entretiens, et la négociation des salaires et avantages.

Ces agences facturent généralement des frais pour chaque placement. Une fois que le candidat accepte le poste, leur engagement avec votre entreprise se termine. Certaines peuvent aussi offrir des services additionnels, comme l’intégration ou la formation.

Une fois que l’employé a accepté un poste, vous pouvez compter sur un EOR pour l’embaucher légalement dans le pays où il réside.

Un EOR rédigera les contrats pour qu’ils soient juridiquement contraignants et conformes aux lois locales. Il gérera la paie et les avantages pour le nouvel employé.

Comment évaluer les prestataires de services EOR ?

Lors de votre première embauche via un EOR, il peut être difficile d’estimer s’ils seront adaptés à votre entreprise. Il est difficile d’évaluer leur expertise sans savoir à quoi s’attendre.

La première étape pour trouver le bon fournisseur EOR est de faire le point sur la situation actuelle de votre entreprise ainsi que vos objectifs à court et long terme. Vous devez considérer quels aspects de votre activité un EOR peut vous aider à gérer et quelles sont vos priorités.

Par exemple, externaliser la paie à un autre fournisseur pourrait être l’aspect le plus important pour vous. Ou, vous avez besoin rapidement d’une équipe de support globale pour soutenir le lancement de votre nouveau produit ou service dans différents pays, fuseaux horaires, et langues. Bien sûr, vous devriez aussi prendre en compte votre budget.

Répondre à ces questions vous aidera à définir des paramètres pour évaluer les fournisseurs. Assurez-vous aussi que le fournisseur est réputé, car vous devrez lui donner accès à des données sensibles pour gérer la paie.

Voici un guide rapide pour évaluer un prestataire EOR selon ces paramètres :

Vérifier quels pays sont couverts

L’un des plus grands avantages d’un EOR est la possibilité d’embaucher des talents dans d’autres pays beaucoup plus rapidement que si vous décidiez de créer une présence dans le pays.

Un bon service d’EOR doit avoir une présence dans le pays où vous souhaitez recruter. Cela accélère considérablement le processus d’embauche. Votre EOR devrait proposer une diversité de pays, car vous ne voulez pas devoir choisir un autre EOR par pays.

En comparant les pays proposés avec vos besoins, gardez aussi à l’esprit vos objectifs à long terme. Lors de l’entretien avec les EOR, demandez s’ils prévoient d’ajouter d’autres pays à ceux qu’ils couvrent déjà à l’avenir.

Examiner les services proposés

Tous les EOR ne proposent pas le même ensemble de services. Si vous êtes une petite entreprise, vous pourriez avoir besoin d’externaliser plus que la simple paie, et avoir besoin d’aide pour l’intégration. Les grandes entreprises voudront peut-être embaucher de plus grandes équipes dans plusieurs pays en même temps. Elles ont besoin d’un EOR avec l’infrastructure pour supporter cela.

Vous devez connaître en détail ce que l’EOR peut vous aider à faire, et le comparer à vos besoins. Avec le bon service d’EOR, vous bénéficierez d’une tranquillité d’esprit bien au-delà de la simple conformité légale. Certains proposent des plateformes pour gérer vos employés. D’autres offrent une assistance pour l’obtention de visas et la relocalisation de vos nouveaux employés.

La plupart des EOR proposent une démonstration ou une présentation de leurs services. Lors de l’évaluation, profitez de ces démonstrations pour vous familiariser avec les fonctionnalités et services proposés. Comparez les fonctionnalités, et évaluez-les par rapport aux besoins de votre entreprise pour trouver la meilleure option.

Examiner la tarification

Les prix sont aussi un aspect à étudier en profondeur. Familiarisez-vous avec la tarification et les frais de l’EOR. Certains prestataires ne sont pas totalement transparents, et vous pourriez finir avec une facture salée. Renseignez-vous sur d’éventuels frais cachés, et lisez attentivement les conditions pour repérer d’éventuelles surprises.

De plus, comparez les prix pour obtenir le maximum de fonctionnalités à un coût raisonnable. Connaître vos priorités en termes de fonctionnalités vous aidera à choisir le meilleur fournisseur pour votre budget.

Vérifier les avis en ligne

Il peut être difficile d’évaluer la qualité d’un EOR à l’avance. Vous souhaitez engager une équipe expérimentée, connaissant bien les lois et réglementations locales. Leur équipe doit aussi avoir toute l’expertise nécessaire pour assurer une paie sécurisée et conforme.

Tout cela peut être difficile à estimer à l’avance. Il est important de savoir comment votre collaboration avec eux fonctionnerait, et si vous pouvez leur faire confiance en cas de besoin.

Pour avoir une idée si un fournisseur est adapté à votre situation, consultez les avis d’utilisateurs précédents en ligne. Vous pouvez aussi demander des recommandations à votre réseau professionnel ou partager votre expérience avec un service particulier.

Si vous ne trouvez pas de réponses utiles, vous pouvez aussi poser une question sur des forums, comme Quora ou Reddit. Vous y trouverez des avis clients réels qui peuvent vous donner un aperçu de ce à quoi vous attendre d’un service EOR.

Réactivité et support

Lorsque vous commencez à embaucher à l’échelle mondiale, vous rencontrerez beaucoup d’incertitudes. Vous voulez vous assurer que les besoins de vos employés sont satisfaits et qu’ils bénéficient de tous les avantages. Votre EOR doit fournir un support et des conseils pour toute question, et doit être réactif en cas de besoin.

Cela sera facile à estimer même avant de commencer à travailler avec un EOR. Faites attention au style de communication et à la transparence lors des entretiens.

Notez aussi leur rapidité à répondre à vos questions durant le processus d’entretien. La qualité du support client offert par un EOR s’avérera souvent plus importante que les fonctionnalités à long terme.

Existe-t-il des risques à embaucher via un EOR ?

Si vous avez soigneusement vérifié votre Employer of Record, il est peu probable que vous rencontriez des risques importants en recrutant via leur service. Cependant, il est essentiel de garder à l’esprit ce qui suit et d’en discuter dès le départ avec votre EOR.

Obligations de l’employé

Dans une relation employeur-employé classique, vous fournissez le travail, le salaire, et les avantages. L’employé effectue son travail. Il signe généralement des contrats comprenant des clauses qui vous protègent en tant qu’employeur. Cela peut inclure des clauses de non-concurrence ou de confidentialité.

Considérant qu’un EOR est un employeur « technique », il est important de communiquer avec lui et de trouver une solution qui vous bénéficie aussi. Dans certains pays, les clauses de non-concurrence et de confidentialité via un EOR ne sont pas toujours enforceables par la loi locale.

Selon le type de travail effectué par votre entreprise, cela peut poser problème, il est donc crucial de consulter votre EOR pour voir comment cela peut être remédié.

Droits de propriété intellectuelle (IP)

En tant qu’employeur, les droits de propriété intellectuelle vous appartiennent généralement. Avec un EOR, ce n’est pas le cas par défaut. Cela doit être discuté dès le départ, comme lors de l’embauche d’un contractor indépendant.

Votre Employer of Record doit vous fournir un contrat séparé ou une autre solution pour garantir que vous détenez les droits de propriété intellectuelle.

Le type de travail fourni par l’employé

Dans certains pays, la relation dans laquelle une partie emploie une personne, puis la prête à un autre employeur qui dicte le travail, est fortement réglementée. Certains pays imposent des restrictions dans le cadre des réglementations sur l’utilisation de travailleurs temporaires. Cela peut limiter le type de travail que l’employé peut effectuer pour vous.

Si vous avez un EOR expérimenté, cela ne devrait pas poser de problème, mais il est important de connaître si le pays où vous souhaitez embaucher impose des restrictions.

Embaucher des talents globaux via un fournisseur d’EOR

Recruter des talents globaux avec un service d’Employer of Record peut être exactement ce dont votre entreprise a besoin pour croître et prospérer. Avoir les meilleurs talents dans votre équipe change la donne. De plus, externaliser les tâches administratives et la paie vous libérera du temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier.

Opter pour un Employer of Record fiable peut aussi simplifier la navigation dans les lois et réglementations locales. Ils s’assureront que vos employés sont payés à temps et qu’ils bénéficient de tous les avantages dont disposent vos employés réguliers. Cela contribuera à constituer d’excellentes équipes et à attirer des talents de premier ordre.

Cependant, il est crucial de bien choisir votre fournisseur. Il doit couvrir efficacement les lois locales et avoir une bonne connaissance de celles-ci. Vous devez aussi avoir confiance qu’ils vous apporteront soutien et assistance tout au long de la collaboration.

FAQ :

Dois-je utiliser un employer of record ?

Que l’Employer of Record soit une bonne option pour votre entreprise dépend de vos plans. Si vous souhaitez embaucher des talents à l’échelle mondiale, sans créer de présence dans le pays ou demander aux talents de déménager, un EOR est une excellente solution. C’est aussi une solution idéale pour externaliser la paie globale.

Avec un EOR, vous pouvez avoir des employés talentueux dans votre équipe, peu importe où ils vivent. Vous n’aurez pas à dépendre de Freelancers ou Contractors indépendants, et vous n’aurez pas à vous inquiéter qu’ils acceptent un poste à temps plein chez un employeur local plutôt que de travailler pour vous.

Que signifie employer of record ?

Un Employer of Record est une organisation qui agit en tant qu’employeur légal de talents dans des pays où votre entreprise n’a pas de présence. Les talents travaillent pour votre entreprise. L’EOR assume toutes les responsabilités légales et réglementaires liées à leur emploi.

Quels sont les risques liés à l’EOR ?

Il n’y a pas beaucoup de risques à faire appel à un Employer of Record réputé, car ils prennent généralement en charge les risques liés à la conformité légale et fiscale. Cependant, le point clé est « réputé », alors assurez-vous de bien vérifier votre nouveau service EOR avant de vous engager.

Si vous avez un prestataire fiable, le seul risque potentiel est une mauvaise communication occasionnelle entre vous, l’EOR, et l’employé.

Cependant, gardez à l’esprit qu’en embauchant via un EOR, vous n’êtes pas l’employeur légal. Vous pourriez ne pas être éligible à certains avantages. Cela inclut les droits de propriété intellectuelle ou les clauses de non-concurrence qui accompagnent généralement une embauche classique. Assurez-vous de communiquer ces exigences à votre EOR dès le départ.