Rien n'est plus débattu dans le domaine des Ressources Humaines que celui de savoir si la paie globale centralisée ou décentralisée est le meilleur système de paie. Il serait judicieux de d'abord avoir une compréhension approfondie des différences entre ces deux systèmes avant de prendre une décision.
Si c'est votre responsabilité de gérer la paie des employés dans votre entreprise, vous avez probablement beaucoup de questions, notamment et surtout sur la bonne approche à adopter pour la paie. Êtes-vous bloqué en vous demandant si la paie centralisée est meilleure que la paie décentralisée, ou vice versa ? Quels sont les avantages que vous pouvez tirer de chaque approche ?
Chercher l'approche parfaite pour votre organisation ne sera jamais une tâche facile. Heureusement, Rivermate a fait le travail pour vous. Cet article vous aidera à mieux comprendre les deux approches de la paie afin que vous puissiez décider quelle option est la plus adaptée à votre organisation.
Avantages et bénéfices de la paie décentralisée
Un modèle de paie globale décentralisée intègre plusieurs équipes de paie au sein du siège de l'organisation avec des partenaires de gestion de la paie en interne dans chaque pays où l'entreprise opère.
Selon une étude de Deloitte, une société de comptabilité et de conseil, seulement 13 pour cent des grandes entreprises utilisent l'approche de la paie globale décentralisée, tandis que 60 pour cent des répondants ont indiqué qu'ils mettent en œuvre l'approche de la paie globale centralisée. Cela peut être dû à son coût abordable.
Nécessite seulement un petit nombre de ressources
Dans la paie centralisée, une entreprise doit disposer d'un département dédié et de personnel pour remplir ses responsabilités en matière de paie. Il doit y avoir un investissement continu consacré aux aspects plus techniques de la paie tels que le matériel, les employés, l'espace et les logiciels. En revanche, l'approche décentralisée évite ces problèmes. Dans cette approche, tout employé ayant une heure supplémentaire peut gérer la paie et effectuer des tâches même s'il n'est pas assigné à des tâches liées aux Ressources Humaines. En conséquence, moins de ressources, d'argent et de temps sont nécessaires pour réaliser les tâches de paie dans ce système.
Coûts de transition du système moins chers
Passer d'un système à un autre peut coûter cher et nuire aux finances de votre entreprise. Avec une approche de paie décentralisée, il serait plus facile et moins coûteux de fusionner des systèmes comptables compatibles, surtout lorsque des problèmes concernant votre système d'information et votre structure de gestion commencent à apparaître. Ce bénéfice, en particulier, est l'une des raisons principales pour lesquelles de plus en plus d'entreprises modernisent et étendent leurs systèmes de paie décentralisés.
Réduction des risques
Un inconvénient d'un système de paie centralisé est que lorsqu'il tombe en panne, les employés ne pourront pas recevoir leur salaire ou leur rémunération mensuelle. À vrai dire, cela pourrait être l'un des nombreux risques auxquels votre entreprise pourrait être confrontée si vous adoptez l'idée de centraliser votre paie. Cependant, dans une approche de paie décentralisée, lorsque le système échoue, seuls les employés dont les salaires seront retardés sont ceux qui sont servis par ce système, mais tous les autres employés seront payés.
En choisissant la meilleure approche de paie, vous devez garder à l'esprit que vos employés travaillent pour être payés, donc retarder la paie en raison d'une panne de système peut provoquer des effets en chaîne, et ces effets nuiront très probablement à votre entreprise.
Amélioration des dossiers des employés
Un autre avantage des systèmes décentralisés est qu'ils offrent un meilleur gestionnaire de la masse salariale. Dans cette approche, chaque employé peut suivre son dossier sans avoir besoin de fournir de longues instructions. Avec cela, vous n'avez plus besoin d'assigner une personne ou d'embaucher un personnel pour effectuer cette tâche. Cela réduit non seulement les dépenses de votre entreprise mais vous fait aussi gagner beaucoup de temps.
Mais encore une fois, il reste de votre responsabilité de mettre en place un système de planification efficace pour vos employés. De plus, si vos employés sont submergés par les exigences, ils pourraient ne plus avoir le temps d'effectuer les tâches de paie.
Réponse en temps réel
Un système de paie décentralisé implique que les employés ont un meilleur accès à leurs chèques de paie, et une relation plus étroite avec les personnes qui émettent ces chèques. Cela facilite la correction de tout problème concernant leurs chèques qui pourrait survenir. Par exemple, si le personnel chargé de compter les heures de travail de l'employé a mal compté en indiquant que l'employé a travaillé 30 heures en une semaine, alors qu'il aurait dû en faire 34 selon le décompte réel, l'employé peut facilement approcher le personnel et soulever cette préoccupation.
Cet avantage s'accompagne également d'une vision plus large, dans laquelle plus de retours et de suggestions concernant le système de paie sont soumis à la direction. Par exemple, un bureau de paie décentralisé pourrait constater que la main-d'œuvre qu'il emploie pourrait être mieux servie si elle était payée deux ou trois fois par mois au lieu d'une fois par semaine. La haute direction peut alors décider d'apporter cette modification, surtout si l'organisation est encore plus petite et plus flexible.
Avantages et bénéfices de la paie centralisée
De nombreuses entreprises, en particulier de grandes entreprises mondiales, effectuent leurs tâches de paie en utilisant le système de paie centralisé. Dans cette approche, les employeurs et les cadres supérieurs ont plus de contrôle sur les coûts et dépenses de leurs organisations, ce qui est avantageux étant donné que c'est leur responsabilité principale de gérer tout problème ou préoccupation dans leur entreprise. Voici les avantages et bénéfices de l’approche de la paie centralisée.
Données sécurisées
Un inconvénient d'un système de paiement décentralisé est le manque de sécurité des données de paie. Cette approche peut entraîner des erreurs dans la documentation, la maintenance, l'achat de technologie, la perte de connaissances, et d'autres conséquences. De nombreuses entreprises utilisant une approche de paie décentralisée ont des difficultés à résoudre ces problèmes. Mais les entreprises utilisant la paie centralisée évitent ces problèmes en imposant plus de sécurité et de contrôle sur les données de paie.
Outre un meilleur contrôle et une meilleure autorité sur vos employés, une approche de la paie globale centralisée peut également réduire le coût de votre organisation et produire probablement des produits de haute qualité.
Données organisées
Comme mentionné précédemment, les données liées à la paie bénéficient d'une meilleure sécurité dans le système de paie centralisé. Cela est principalement dû au fait que si votre système de paie est centralisé, vos données seront mieux organisées parce qu'elles sont stockées dans un seul système ou endroit. En conséquence, des problèmes tels que la duplication des données, l'incohérence des données, et le stockage inutile seront évités.
Meilleur accès aux données
Un système de paie centralisé bien organisé offre un meilleur et plus pratique accès aux données utilisées dans toute l'organisation en un seul endroit. Cela signifie que tout le personnel, les employés, les contractants, et toute la main-d'œuvre peuvent accéder facilement à la base de données. Cela rend les activités à l’échelle de l’organisation plus rapides et plus faciles à réaliser. La planification et l’exploitation centralisées permettent également d’introduire des technologies et des compétences compatibles.
Aller de l’avant
Maintenant que vous avez une meilleure compréhension des avantages et inconvénients des approches de la paie centralisée et décentralisée, vous pouvez effectuer une analyse plus approfondie et une discussion sur l’approche qui conviendrait le mieux à votre organisation. Bien qu'il soit vrai que chaque approche convient à toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur, il est toujours judicieux d’effectuer une étude approfondie pour déterminer la meilleure approche de paie pour votre organisation.
Pour les entreprises multinationales, les défis peuvent venir avec des réglementations, des langues, et des monnaies diverses. C’est pourquoi vous devez être stratégique dans le choix d’un modèle de paie adapté à votre entreprise. La gestion globale de la paie joue un rôle essentiel dans la réussite de votre organisation. Par conséquent, planifier et gérer ces obstacles seul sera difficile, et une erreur dans un département peut nuire au reste de votre organisation.
Rivermate propose des services et des outils pour vous aider à planifier et gérer votre paie efficacement sans vider votre portefeuille. Contactez-nous pour en savoir plus sur ces services.
