Le travail à distance devient sans aucun doute la « nouvelle norme ». Les employeurs explorent des solutions de travail à distance qui ouvrent des opportunités d'emploi globales. Une sondage Gartner a montré que 74 % des CFO et des responsables financiers ont l'intention de faire passer 5 % de leurs employés au travail à distance. Cela concernait auparavant des employés en présentiel, donc le passage au statut permanent de télétravail en dit long.
Mais avec ces opportunités de travail à distance viennent des questions fiscales complexes. Le travail à distance vous permet de travailler depuis n'importe quel endroit, à l’échelle mondiale. Mais, les taxes sont délicates, surtout lorsque les employés travaillent dans différents États ou pays.
Voici donc ce que vous devez savoir pour éviter des complications fiscales inattendues.
La localisation est essentielle
Votre nouveau lieu de télétravail peut et influencera vos obligations fiscales. Par exemple, certains États aux États-Unis vous obligeront à déposer une déclaration de non-résident, ce qui inclut la retenue d'impôt d'État, dès que vous y mettez le pied. New York, par exemple, est connu pour imposer les télétravailleurs en fonction du lieu de leur employeur. Donc, si vous vivez et travaillez dans des États différents, vous pourriez faire face à une double imposition.
Vos taxes d'État dépendent à la fois de l'emplacement de votre employeur et de votre lieu de télétravail. Cela peut créer des charges fiscales indésirables, surtout dans les États qui recherchent activement des recettes fiscales. Il est essentiel de consulter un conseiller fiscal pour planifier ces situations et s’assurer que vous ne payez pas plus que ce que vous devriez.
En termes fiscaux, le « nexus » est la connexion qui détermine les obligations fiscales d'une entreprise dans un État particulier. Pour les télétravailleurs, ce nexus peut déclencher des taxes supplémentaires. Cela peut se produire si la présence d’un employé dans un autre État établit une présence commerciale pour leur employeur.
Généralement, le nexus d’un État dépend de facteurs tels que la propriété, la paie et les ventes. Si vous êtes un télétravailleur basé dans un État autre que celui de votre employeur, vous pourriez devoir déposer une déclaration de revenus non-résident. De plus, vous pourriez être responsable des exigences de retenue d’impôt dans votre lieu de travail.
Mais, si vous vivez dans un État avec un accord multi-états, vous pourriez bénéficier d’une réduction d’impôt. Recherchez les accords de réciprocité entre certains États. Certains États offrent également des crédits d’impôt sur le revenu aux résidents qui travaillent ailleurs, ce qui réduit votre charge fiscale.
Considérations fiscales internationales pour les télétravailleurs
Pour les citoyens américains qui déménagent à l’étranger, votre situation fiscale devient plus compliquée. Même si vous travaillez et vivez dans un autre pays, vous devez toujours déposer une déclaration de revenus américaine, peu importe la durée de votre séjour à l’étranger. Vous devrez choisir entre demander un crédit pour les impôts étrangers payés ou exclure tous les revenus étrangers de l’impôt américain.
Demander un crédit peut vous aider à éviter la double imposition. L’Exclusion des revenus étrangers permet d’exclure jusqu’à 107 600 $ (année fiscale 2020) de revenus étrangers. Choisir la bonne approche dépend de nombreux facteurs. Vous devriez considérer des éléments comme vos gains totaux, votre localisation, et les lois fiscales du pays, donc consulter un expert fiscal est crucial.
Comptes étrangers et obligations de déclaration supplémentaires
Si vous décidez de vivre à l’étranger, soyez conscient des obligations de déclaration supplémentaires. Tout intérêt dans un compte financier étranger dont le solde dépasse 10 000 $ à un moment donné de l’année doit être déclaré. Vous devez le signaler au Département du Trésor des États-Unis via un Foreign Bank and Financial Accounts Report (FBAR).
Selon vos avoirs, vous pourriez également devoir soumettre le Formulaire 8398 à l’IRS. Il est vital de conserver des registres détaillés et de déposer ces déclarations pour éviter des pénalités lourdes.
Exigences de dépôt d’État pour les télétravailleurs
Les déclarations fiscales d’État peuvent être compliquées pour les télétravailleurs. Des États à forte imposition comme New York peuvent toujours vous faire payer des impôts sur le revenu même si le gouvernement fédéral vous a reconnu comme résident étranger.
Les États peuvent vous considérer comme résident à des fins fiscales si vous possédez une propriété, maintenez un compte bancaire, ou même si vous avez simplement une carte de bibliothèque là-bas. Si vous envisagez de déménager à l’étranger, il est judicieux d’établir votre résidence dans un État à faible ou sans impôt pour réduire vos obligations fiscales.
Conventions fiscales et mauvaise classification des employés
Les télétravailleurs internationaux doivent également connaître les conventions fiscales. Celles-ci aident à éviter la double imposition entre pays. Si votre pays de destination a une convention fiscale avec les États-Unis, cela pourrait signifier des exonérations, des crédits ou des taux d’imposition réduits, offrant une situation fiscale plus avantageuse.
D’un autre côté, les entreprises et les travailleurs doivent faire attention à la mauvaise classification. Si vous êtes classé comme contractant plutôt qu’employé, vous pourriez manquer des avantages et faire face à des factures fiscales inattendues. Les entreprises doivent assurer une classification précise pour éviter des pénalités.
Bonnes pratiques pour la tenue de registres et les déductions
Tenir des registres détaillés de votre lieu de travail et de votre durée de séjour est essentiel pour prouver votre résidence fiscale et éviter les audits. Les télétravailleurs doivent suivre leurs jours de travail dans chaque État pour démontrer leur conformité. De plus, connaître les déductions auxquelles vous avez droit peut vous faire économiser de l’argent.
Voici quelques bonnes pratiques pour gérer vos impôts :
1. Établir votre résidence fiscale
Des registres détaillés de vos lieux de travail et du temps passé dans chacun sont cruciaux pour établir votre résidence fiscale. En documentant où vous vivez et travaillez, ainsi que la durée, vous pouvez démontrer aux autorités fiscales que vous respectez les lois fiscales locales et étatiques. Cela est particulièrement important pour les télétravailleurs qui traversent souvent des frontières d’État ou travaillent dans plusieurs juridictions. La résidence fiscale et les obligations peuvent changer même avec des relocations temporaires.
Les télétravailleurs doivent suivre régulièrement leurs jours de travail dans chaque État pour garantir leur conformité. Cela implique de tenir des journaux ou d’utiliser des outils numériques pour enregistrer le nombre de jours travaillés dans chaque lieu.
Ces registres peuvent servir de preuve en cas d’audit fiscal ou de litige sur la résidence, ce qui peut vous aider à éviter des pénalités lourdes ou des arriérés d’impôts. Il ne s’agit pas seulement de respecter les exigences de l’État. Ces documents prouvent votre conformité aux lois fiscales dans plusieurs régions.
3. Identifier les déductions éligibles
De plus, comprendre quelles déductions vous pouvez demander peut entraîner des économies importantes. De nombreuses juridictions fiscales offrent des déductions spécifiques aux télétravailleurs.
Par exemple, si vous maintenez un bureau à domicile, vous pourriez déduire certaines dépenses. Cela inclut le loyer, les services publics ou les fournitures de bureau, à condition de respecter les critères. Cependant, les déductions pour bureau à domicile varient largement selon les États et les pays. Connaître les règles dans votre région peut faire une grande différence.
4. Exploiter les crédits pour l’éducation et les voyages
Certains États et pays offrent des crédits ou déductions pour les dépenses liées à l’éducation et aux voyages. Cela peut inclure des frais pour des cours qui améliorent vos compétences professionnelles ou des coûts engagés lors de déplacements professionnels.
Il est essentiel d’explorer toutes les options disponibles dans votre État ou pays, car ces déductions peuvent réduire collectivement votre revenu imposable et diminuer votre charge fiscale globale. Comprendre ces règles et documenter les dépenses pertinentes peut vous mettre dans une position plus favorable lors de la déclaration de vos impôts.
Gérer la fiscalité pour les télétravailleurs
Le travail à distance ouvre la porte à une main-d'œuvre mondiale, mais il introduit aussi des considérations fiscales complexes. Que vous déménagiez d’un État à un autre ou que vous travailliez depuis un autre pays, comprendre comment les lois fiscales s’appliquent à vous est essentiel. En tant qu’employeur, embaucher un EOR pourrait aider à simplifier ces complexités.
Être conscient de l’impact de votre localisation sur les taxes, rester conforme aux exigences de déclaration, et exploiter les crédits et exclusions fiscales peut vous aider à éviter la double imposition et à rester dans la légalité. Tenir des registres clairs et comprendre la fiscalité américaine et internationale est la clé pour profiter pleinement de votre expérience de travail à distance sans surprises indésirables de la part des autorités fiscales.
FAQ
Comment mon lieu de travail influence-t-il mes impôts ?
Vos impôts dépendent de votre lieu de résidence et du lieu de votre employeur. Certains États exigent des déclarations de non-résident si vous travaillez à distance depuis un autre État.
Les citoyens américains travaillant à l’étranger doivent-ils toujours déposer une déclaration de revenus ?
Oui, les citoyens américains doivent déposer une déclaration de revenus, peu importe leur localisation. Ils peuvent choisir d’exclure les revenus étrangers ou de demander des crédits pour les impôts étrangers payés afin d’éviter la double imposition.
Qu’est-ce que le nexus fiscal, et comment affecte-t-il les télétravailleurs ?
Le nexus fiscal désigne une connexion qui établit des obligations fiscales dans un État. Pour les télétravailleurs, vivre dans un État différent de celui de leur employeur peut créer des obligations supplémentaires de déclaration fiscale dans cet État.
