Latvia opera un sistema fiscal progresivo para individuos, con los empleadores desempeñando un papel crucial en la retención y remisión de varios impuestos en nombre de sus empleados. Entender estas obligaciones es esencial para un procesamiento de nómina conforme y gestionar los costos laborales de manera efectiva. Tanto empleadores como empleados contribuyen al sistema de seguro social estatal, y los empleadores son responsables de calcular y remitir el impuesto sobre la renta de las personas físicas retenido de los salarios de los empleados.
El cumplimiento de las regulaciones fiscales de Latvia implica el cálculo preciso de las contribuciones y retenciones, la presentación oportuna de informes a la State Revenue Service (SRS), y el cumplimiento de plazos específicos a lo largo del año. El sistema incluye disposiciones para deducciones y asignaciones para empleados que pueden afectar la carga fiscal final, requiriendo que los empleadores apliquen correctamente estas basándose en las declaraciones de los empleados.
Employer Social Security and Payroll Tax Obligations
Los empleadores en Latvia están obligados a pagar las Contribuciones al Seguro Social Obligatorio del Estado (VSAOI) por sus empleados. Estas contribuciones cubren diversos beneficios sociales, incluyendo pensiones, desempleo y atención médica. La tasa total de contribución se divide entre el empleador y el empleado.
Para 2025, se espera que la tasa total estándar de VSAOI permanezca en 34.09% del salario bruto del empleado, hasta la base máxima de contribución anual. Esta tasa se divide entre el empleador y el empleado de la siguiente manera:
- Contribución del empleador: 23.59%
- Contribución del empleado: 10.50%
La base máxima de contribución anual está sujeta a cambios cada año. Las contribuciones se calculan sobre el salario bruto del empleado antes de la deducción del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Existen tasas y reglas específicas para ciertas categorías de empleados o tipos de ingresos, pero las tasas mencionadas anteriormente aplican a relaciones laborales estándar.
Los empleadores son responsables de calcular tanto su parte como la parte del empleado de VSAOI, deduciendo la parte del empleado de su salario bruto, y remitiendo el monto total a la SRS.
Income Tax Withholding Requirements
Los empleadores están obligados a retener el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (PIT), conocido como IIN (Iedzīvotāju ienākuma nodoklis), de los salarios de los empleados. Latvia aplica una tasa progresiva de PIT basada en los ingresos anuales del empleado. El impuesto se calcula y retiene mensualmente en función del ingreso anual esperado, ajustado por el mínimo no imponible y las asignaciones aplicables.
Las tasas progresivas de PIT previstas para 2025 son:
- 20% sobre ingresos anuales hasta €20,004
- 23% sobre ingresos anuales que exceden €20,004
La tasa del 23% se aplica a la porción de ingresos que excede el umbral. Los empleadores generalmente aplican estas tasas mensualmente en función del ingreso bruto mensual del empleado, considerando proporcionalmente los umbrales anuales.
Los empleadores también deben considerar el mínimo no imponible y las asignaciones por dependientes al calcular la retención mensual de PIT.
Employee Tax Deductions and Allowances
Los empleados en Latvia tienen derecho a ciertas deducciones y asignaciones que reducen su ingreso gravable, disminuyendo así su obligación de PIT. Los empleadores deben considerar estas al calcular la retención mensual de PIT, siempre que el empleado haya presentado la documentación necesaria (por ejemplo, libro de impuestos).
Las deducciones y asignaciones clave incluyen:
- Mínimo no imponible: Una cantidad mensual de ingreso que no está sujeta a PIT. Este monto es progresivo, disminuyendo a medida que aumenta el ingreso y potencialmente llegando a cero para los contribuyentes con ingresos más altos. La escala progresiva exacta y el monto máximo no imponible se determinan anualmente.
- Asignación por dependientes: Una asignación mensual fija por cada dependiente (por ejemplo, hijos, ciertos miembros de la familia) declarado por el empleado. Este monto se deduce del ingreso bruto del empleado antes del cálculo del PIT.
- Gastos justificados: Los empleados pueden reclamar deducciones por ciertos gastos, como costos de educación, gastos médicos y donaciones. Estos generalmente son reclamados por el empleado a través de su declaración anual de ingresos, pero los empleadores pueden necesitarlos considerar si el empleado proporciona documentación que permita ajustes mensuales (menos común para estos tipos de gastos).
- Contribuciones obligatorias al seguro social (parte del empleado): La contribución del 10.50% VSAOI pagada por el empleado es deducible de su ingreso bruto para efectos del cálculo del PIT.
Los empleadores deben asegurarse de tener la información correcta de los empleados (generalmente a través del libro de impuestos electrónico) para aplicar con precisión cada mes el mínimo no imponible y las asignaciones por dependientes.
Tax Compliance and Reporting Deadlines
Los empleadores en Latvia tienen obligaciones específicas de reporte y plazos para los impuestos sobre la nómina. El mecanismo principal de reporte es el informe mensual presentado a la SRS.
Requisitos clave de reporte y plazos:
- Informe mensual sobre Impuesto sobre la Renta y Contribuciones al Seguro Social Obligatorio del Estado: Los empleadores deben presentar un informe detallando los ingresos de los empleados, la PIT retenida y las contribuciones VSAOI del mes anterior. Este informe generalmente debe entregarse antes del 17º día del mes siguiente.
- Pago de impuestos: Los montos calculados de PIT y VSAOI deben pagarse a la SRS antes del mismo plazo que el informe mensual, generalmente el 17º día del mes siguiente.
- Declaración anual de ingresos: Aunque principalmente es responsabilidad del empleado, los empleadores proporcionan la información necesaria sobre ingresos e impuestos a los empleados para que puedan presentar sus declaraciones anuales si es necesario (por ejemplo, para reclamar deducciones adicionales). Los empleadores también presentan resúmenes anuales de ingresos e impuestos de los empleados a la SRS.
La presentación precisa y oportuna de estos informes y pagos es fundamental para evitar penalizaciones e intereses.
Special Tax Considerations for Foreign Workers and Companies
La contratación de trabajadores extranjeros o la operación como una empresa extranjera en Latvia introduce consideraciones fiscales adicionales.
- Residencia fiscal: El tratamiento fiscal de los trabajadores extranjeros depende de su estado de residencia fiscal en Latvia. Los residentes tributan sobre sus ingresos mundiales, mientras que los no residentes generalmente solo sobre sus ingresos provenientes de Latvia. La residencia generalmente se determina por el número de días en Latvia (183 días o más en un período de 12 meses) o por tener un hogar permanente o centro de intereses vitales en Latvia.
- Convenios de doble imposición: Latvia ha firmado convenios de doble imposición con muchos países. Estos convenios pueden afectar dónde se gravan los ingresos y pueden ofrecer alivio contra la doble imposición. Los empleadores de trabajadores no residentes deben considerar las disposiciones de los convenios fiscales relevantes.
- Establecimiento Permanente (EP): Una empresa extranjera que emplea personal en Latvia puede crear inadvertidamente un establecimiento permanente, lo que activa obligaciones del impuesto sobre sociedades en Latvia. La definición de un EP bajo la ley letona y los convenios fiscales relevantes es crucial.
- Seguridad social para expatriados: Las reglas sobre contribuciones al seguro social para trabajadores extranjeros dependen de su país de origen y de los reglamentos de la UE o acuerdos bilaterales de seguridad social aplicables. Los trabajadores desplazados de países de la UE/EEE o Suiza pueden seguir sujetos al sistema de seguridad social de su país de origen bajo certificados A1.
Navegar estas complejidades requiere una consideración cuidadosa de las circunstancias individuales, las reglas de residencia y los acuerdos internacionales. Los servicios de Employer of Record son particularmente valiosos para gestionar estos aspectos para empresas y trabajadores extranjeros en Latvia.
