Costa Rica opera un sistema fiscal territorial, lo que significa que los ingresos generados dentro del país están generalmente sujetos a impuestos, independientemente de la nacionalidad o residencia del destinatario. Para empleadores y empleados, esto implica obligaciones relacionadas con las contribuciones a la seguridad social y la retención del impuesto sobre la renta. Los empleadores desempeñan un papel crucial en la recaudación y remisión de impuestos en nombre de sus empleados, asegurando el cumplimiento de las regulaciones establecidas por el Ministerio de Hacienda y la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS).
Comprender estas obligaciones es esencial para las empresas que operan en Costa Rica, ya sean entidades locales o empresas extranjeras que emplean personal en el país. El cumplimiento garantiza operaciones fluidas, evita sanciones y contribuye a los sistemas nacionales de seguridad social y fiscal que financian los servicios públicos y beneficios.
Obligaciones del Employer Social Security y del Impuesto sobre la Nómina
Los empleadores en Costa Rica están obligados a realizar contribuciones significativas al sistema de seguridad social (CCSS) y otros fondos relacionados en función de los salarios de los empleados. Estas contribuciones cubren seguros de salud, pensiones y otros programas sociales. Las tasas se aplican al salario bruto del empleado.
Las principales contribuciones del empleador incluyen:
- CCSS Salud (Seguro de Salud): Cubre servicios médicos y licencia de maternidad.
- CCSS Pensiones (Seguro de Invalidez, Vejez y Muerte - IVM): Contribuye al fondo de jubilación del empleado.
- Instituto Nacional de Aprendizaje (INA): Financia programas de formación vocacional.
- Fondo de Asignaciones Familiares (ASFA): Apoya programas de bienestar familiar.
- Banco Popular y de Desarrollo Comunal: Una contribución a un banco estatal enfocado en el desarrollo social.
- Fondo de Capitalización Laboral (FCL) / Fondo de Indemnización: Un fondo de ahorro obligatorio para empleados, accesible bajo condiciones específicas (por ejemplo, terminación). Aunque a menudo se lista como costo del empleador, esta parte es técnicamente un ahorro del empleado gestionado por la contribución del empleador.
Las tasas típicas de contribución del empleador (como porcentaje del salario bruto) son aproximadamente:
| Fondo | Tasa del Empleador (%) |
|---|---|
| CCSS Salud | ~9.25% |
| CCSS Pensiones (IVM) | ~5.25% |
| INA | ~0.50% |
| ASFA | ~0.25% |
| Banco Popular | ~0.25% |
| Fondo de Capitalización Laboral (FCL) / Fondo de Indemnización | ~3.00% |
| Total de Contribución del Empleador | ~18.50% |
Nota: Estas tasas están sujetas a revisión anual y posibles ajustes por las autoridades correspondientes.
Los empleadores son responsables de calcular estas contribuciones en función de la nómina bruta total cada mes y remitir los montos a las instituciones respectivas antes de las fechas límite requeridas.
Requisitos de Retención del Impuesto sobre la Renta
Los empleadores están obligados a retener el impuesto sobre la renta (Impuesto sobre la Renta) de los salarios de los empleados mensualmente. Este monto retenido es un pago anticipado de la obligación tributaria anual del empleado. La cantidad a retener depende del ingreso bruto mensual del empleado y de los tramos fiscales aplicables.
Las tasas del impuesto sobre la renta para ingresos laborales son progresivas, lo que significa que los niveles de ingreso más altos se gravan a tasas mayores. Los tramos y tasas fiscales se revisan y actualizan anualmente.
Ejemplo de posibles tramos de impuesto mensual para 2025 (basado en cifras recientes, sujeto a cambios):
| Ingreso Mensual (CRC) | Tasa de Impuesto (%) |
|---|---|
| Hasta ~CRC 941,000 | 0% |
| De ~CRC 941,001 a ~CRC 1,381,000 | 10% |
| De ~CRC 1,381,001 a ~CRC 2,423,000 | 15% |
| De ~CRC 2,423,001 a ~CRC 4,845,000 | 20% |
| Más de ~CRC 4,845,000 | 25% |
Nota: Estos umbrales y tasas son ejemplos basados en cifras recientes y están sujetos a confirmación oficial y posibles cambios para 2025.
Los empleadores deben calcular la cantidad correcta de retención para cada empleado en función de su salario mensual y las tablas fiscales vigentes. Este monto, junto con las contribuciones a la seguridad social del empleado, se deduce del salario bruto del empleado.
Deducciones y Asignaciones del Impuesto para Empleados
Mientras los empleadores manejan la retención, los empleados tienen derecho a ciertas deducciones y asignaciones que pueden reducir su ingreso gravable total para el año. Estos generalmente se consideran al calcular la obligación fiscal anual final, pero algunos pueden influir en la retención mensual si el empleado proporciona la documentación necesaria al empleador.
Las deducciones y asignaciones comunes incluyen:
- Contribuciones obligatorias a la Seguridad Social: La parte del empleado en las contribuciones a la CCSS es deducible de su ingreso bruto a efectos del impuesto sobre la renta.
- Asignación Personal: Una cantidad fija anual deducible por el contribuyente.
- Asignación por Dependientes: Una cantidad fija adicional anual deducible por cada dependiente reconocido (por ejemplo, cónyuge, hijos) que cumple con criterios específicos.
- Gastos Educativos Específicos: Los gastos en educación del contribuyente o de los dependientes pueden ser deducibles hasta un límite determinado.
- Gastos Médicos Específicos: Los gastos médicos documentados no cubiertos por seguros pueden ser deducibles hasta un límite.
Los empleados deben declarar estas deducciones anualmente al presentar su declaración de impuesto sobre la renta personal, aunque algunas asignaciones se consideran en las tablas de retención mensual.
Plazos de Cumplimiento y Reporte Fiscal
Los empleadores en Costa Rica tienen plazos específicos para reportar y remitir los impuestos retenidos y las contribuciones a la seguridad social. Cumplir con estos plazos es crucial para evitar sanciones, intereses y posibles problemas legales.
Los requisitos clave de cumplimiento incluyen:
- Declaración y Pago Mensual de Retenciones: Los empleadores deben presentar una declaración mensual detallando el impuesto sobre la renta retenido a los empleados y pagar el monto correspondiente a las autoridades fiscales. La fecha límite suele ser el 15º día del mes siguiente al período de nómina.
- Pago Mensual de Contribuciones a la Seguridad Social: Las contribuciones del empleador y del empleado a la CCSS deben pagarse mensualmente. La fecha límite generalmente es el último día del mes siguiente al período de nómina.
- Declaración Anual de Información: Los empleadores deben presentar un informe anual detallando el total de ingresos pagados a cada empleado y los impuestos retenidos durante el año. Esta información es utilizada por los empleados para presentar sus declaraciones anuales de impuesto sobre la renta personal. La fecha límite para este informe anual suele ser en marzo del año siguiente.
Mantener registros precisos de nómina, calcular correctamente las retenciones y contribuciones, y presentar pagos e informes a tiempo son responsabilidades fundamentales del empleador.
Consideraciones Fiscales Especiales para Trabajadores y Empresas Extranjeras
Los trabajadores extranjeros empleados en Costa Rica generalmente están sujetos a las mismas reglas de impuesto sobre la renta y seguridad social que los empleados locales si son considerados residentes a efectos fiscales. La residencia se determina generalmente por factores como la duración de la estadía en el país (por ejemplo, más de seis meses en un año fiscal) y tener un centro de intereses vitales en Costa Rica.
- Residencia Fiscal: Los no residentes generalmente solo están gravados sobre sus ingresos de fuente costarricense. Las tasas y reglas de retención para no residentes pueden diferir de las de residentes, a menudo involucrando tasas fijas de retención sobre ingresos brutos.
- Seguridad Social: Los trabajadores extranjeros legalmente empleados en Costa Rica generalmente deben contribuir a la CCSS. Algunos países tienen acuerdos de seguridad social con Costa Rica que pueden eximir a los trabajadores temporales extranjeros de contribuciones si están contribuyendo en su país de origen, pero esto depende del acuerdo específico.
- Tratados de Doble Imposición: Costa Rica ha suscrito tratados de doble imposición con varios países. Estos tratados buscan evitar que individuos y empresas sean gravados dos veces sobre los mismos ingresos y pueden establecer reglas específicas sobre la tributación de ingresos laborales para residentes de países con tratados que trabajan en Costa Rica.
- Empresas Extranjeras: Las empresas extranjeras que emplean trabajadores en Costa Rica, incluso sin una entidad local registrada, pueden establecer una presencia fiscal o estar obligadas a registrarse como empleador para fines de impuestos laborales y seguridad social. Utilizar un Employer of Record (EOR) es una estrategia común para que las empresas extranjeras gestionen estas obligaciones de manera conforme sin establecer una entidad legal local.
Navegar por el panorama fiscal para trabajadores y empresas extranjeras requiere una consideración cuidadosa del estado de residencia, los tratados fiscales aplicables y los requisitos de registro local.
