Navegar por las complejidades del cumplimiento en materia de nómina y impuestos es un aspecto crítico de emplear individuos en Colombia. El sistema tributario del país implica obligaciones tanto para empleadores como para empleados, abarcando contribuciones a la seguridad social, retenciones de impuesto sobre la renta y diversos requisitos de reporte. Entender estas regulaciones es esencial para garantizar el cumplimiento y evitar posibles sanciones.
El marco tributario de Colombia está supervisado principalmente por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Opera sobre la base de autoliquidación para el impuesto sobre la renta, con los empleadores desempeñando un papel importante en la recaudación de impuestos mediante mecanismos de retención obligatorios. Las contribuciones a la seguridad social se gestionan a través de un sistema que involucra varias entidades responsables de salud, pensiones y otros beneficios sociales. Para 2025, aunque la estructura fundamental permanece constante, los umbrales y valores específicos, particularmente aquellos vinculados a la Unidad de Valor Tributario (UVT), serán actualizados por la DIAN hacia finales de 2024. La información proporcionada aquí se basa en el marco legal actual proyectado para 2025, utilizando los valores de UVT más recientes disponibles para fines ilustrativos cuando sea necesario.
Obligaciones del empleador en seguridad social y impuestos sobre la nómina
Los empleadores en Colombia son responsables de contribuir a varios fondos de seguridad social y parafiscales en nombre de sus empleados. Estas contribuciones se calculan en función del salario mensual del empleado, hasta un tope máximo, generalmente establecido en 25 veces el salario mínimo mensual o 25 UVTs, dependiendo de la contribución específica.
Las principales contribuciones del empleador incluyen:
- Salud (EPS - Entidad Promotora de Salud): Los empleadores contribuyen con un porcentaje del salario del empleado al sistema de salud.
- Pensión (AFP - Administradora de Fondos de Pensiones): Los empleadores contribuyen con un porcentaje del salario del empleado a su fondo de pensiones.
- Fondo de Subsidio Familiar (Caja de Compensación Familiar): Los empleadores aportan un porcentaje a estos fondos, que brindan beneficios sociales a los empleados y sus familias.
- SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje): Contribución al servicio nacional de capacitación.
- ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar): Contribución al instituto nacional de bienestar familiar.
- ARL (Administradora de Riesgos Laborales): Contribución al seguro de riesgos laborales. La tasa varía según el nivel de riesgo asociado con el trabajo del empleado.
Algunos empleadores pueden estar exentos de las contribuciones a SENA e ICBF, así como de una parte de la contribución a salud, si cumplen con ciertos criterios relacionados con los niveles salariales de los empleados (por ejemplo, empleados que ganan menos de 10 veces el salario mínimo mensual) y no están sujetos a impuesto sobre la renta bajo el régimen tributario especial (Régimen Tributario Especial).
A continuación, una visión general de las tasas de contribución típicas del empleador (basadas en la ley actual proyectada para 2025, sujetas a cambios):
| Tipo de contribución | Tasa del empleador | Tasa del empleado | Tope de salario base (aprox.) |
|---|---|---|---|
| Salud (EPS) | 8.5% | 4% | 25 UVT / 25 Salarios mínimos |
| Pensión (AFP) | 12% | 4% | 25 UVT / 25 Salarios mínimos |
| Fondo de Subsidio Familiar | 4% | 0% | 25 UVT / 25 Salarios mínimos |
| SENA | 0% o 2% | 0% | N/A |
| ICBF | 0% o 3% | 0% | N/A |
| ARL (Riesgos laborales) | 0.522% - 6.96% | 0% | 25 UVT / 25 Salarios mínimos |
| Fondo de pensión solidario (FSP) | 0% | 1% - 2% | > 4 Salarios mínimos |
Nota: Las tasas de SENA e ICBF pueden ser 0% para empleadores que cumplen con los criterios de exención mencionados arriba. La tasa de ARL depende del nivel de riesgo (I a V). El Fondo de pensión solidario es una contribución del empleado para los que ganan más.
Estas contribuciones generalmente se pagan mensualmente a través del sistema Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).
Requisitos de retención de impuesto sobre la renta
Los empleadores deben retener el impuesto sobre la renta (Retención en la Fuente) de los salarios mensuales de sus empleados. Esta retención actúa como un pago anticipado de la obligación tributaria anual del empleado. El cálculo se basa en el ingreso gravable mensual del empleado, aplicando una escala progresiva de tasas impositivas.
El ingreso gravable se determina después de restar las contribuciones obligatorias (salud y pensión) y ciertas deducciones y exenciones permitidas del salario bruto. Las deducciones y exenciones comunes incluyen:
- Contribuciones obligatorias a salud y pensión (porción del empleado).
- Deducciones por dependientes (limitadas).
- Intereses pagados en préstamos hipotecarios (limitados).
- Contribuciones voluntarias a fondos de pensiones (limitadas).
- Contribuciones voluntarias a cuentas de ahorro en salud (limitadas).
- Una exención general equivalente al 25% del ingreso laboral bruto (limitada).
El impuesto retenido mensualmente se calcula usando una tabla basada en los valores de UVT. La tasa de impuesto aumenta a medida que el ingreso gravable cruza ciertos umbrales de UVT.
Aquí un ejemplo ilustrativo de la estructura de una posible tabla de retención mensual del impuesto sobre la renta para 2025 (basada en la ley actual y la estructura de UVT, los valores específicos de UVT para 2025 serán actualizados):
| Rango de ingreso gravable (en UVT) | Tasa marginal | Impuesto en el límite inferior (en UVT) |
|---|---|---|
| 0 a 95 | 0% | 0 |
| > 95 a 150 | 19% | 0 |
| > 150 a 360 | 28% | 10.45 |
| > 360 a 640 | 33% | 69.25 |
| > 640 a 940 | 35% | 161.65 |
| > 940 a 1,300 | 37% | 266.65 |
| > 1,300 | 39% | 400.45 |
Nota: El valor exacto de UVT para 2025 será publicado por la DIAN. El cálculo implica convertir el ingreso gravable mensual a UVT, encontrar el rango correspondiente y aplicar la fórmula: (Ingreso gravable en UVT - UVT del límite inferior) * Tasa marginal + Impuesto en el UVT del límite inferior.
Los empleadores deben realizar este cálculo mensualmente y remitir los montos retenidos a la DIAN.
Deducciones y asignaciones fiscales para empleados
Los empleados pueden beneficiarse de varias deducciones y asignaciones que reducen su ingreso gravable tanto para la retención mensual como para su declaración anual de impuesto sobre la renta. Estas están sujetas a límites específicos, a menudo expresados en UVTs o como porcentaje del ingreso.
Las principales deducciones y asignaciones para empleados incluyen:
- Contribuciones obligatorias a salud y pensión: La porción del empleado (4% cada una) es completamente deducible.
- Dependientes: Se permite una deducción por dependientes (cónyuge/pareja, hijos, padres) que cumplen con ciertos criterios, generalmente limitada a un porcentaje del ingreso o un tope en UVT por mes.
- Intereses en préstamos hipotecarios: Los intereses pagados en préstamos para vivienda son deducibles, sujeto a un límite anual en UVT.
- Contribuciones voluntarias a fondos de pensiones (APV): Las contribuciones a fondos de pensiones voluntarios son deducibles, sujetas a límites (porcentaje del ingreso y tope anual en UVT).
- Contribuciones voluntarias a cuentas de ahorro en salud (AFC): Las contribuciones a cuentas de ahorro en salud designadas son deducibles, sujetas a límites (porcentaje del ingreso y tope anual en UVT).
- Gastos específicos: Deducciones limitadas pueden estar disponibles para ciertos gastos educativos o de salud, aunque las reglas y límites varían.
- Ingresos exentos del 25%: Una exención general equivalente al 25% del ingreso laboral bruto se aplica después de restar contribuciones obligatorias y otras deducciones, sujeto a un tope anual en UVT.
Es importante que los empleados proporcionen a su empleador la documentación necesaria para reclamar estas deducciones en la retención mensual. Para la declaración anual del impuesto sobre la renta, los empleados deben recopilar todos los certificados y recibos relevantes.
Plazos de cumplimiento y reporte fiscal
Los empleadores en Colombia tienen varias obligaciones continuas de cumplimiento y reporte fiscal:
- Contribuciones mensuales a la seguridad social y parafiscales: El pago vence mensualmente a través del sistema PILA. Los plazos varían según el número de identificación tributaria del empleador (NIT).
- Retención mensual del impuesto sobre la renta (Retención en la Fuente): Los montos retenidos de los salarios de los empleados deben ser reportados y pagados a la DIAN mensualmente. Los plazos varían según el NIT del empleador.
- Declaraciones informativas anuales (Medios Magnéticos): Los empleadores deben presentar informes anuales a la DIAN detallando pagos realizados a empleados, contratistas y proveedores, así como las retenciones efectuadas. Estos informes generalmente vencen en los primeros meses del año siguiente al ejercicio fiscal.
- Declaración anual del impuesto sobre la renta (para empleados): Los empleados cuyo ingreso o patrimonio anual supere ciertos umbrales están obligados a presentar declaración anual. Aunque esta es responsabilidad del empleado, los empleadores proporcionan los certificados de ingresos y retenciones necesarios (Certificado de Ingresos y Retenciones). Los plazos de presentación para personas naturales suelen ser en la segunda mitad del año, según los últimos dígitos del NIT.
Mantenerse organizado y cumplir con estos plazos es crucial para mantener la conformidad.
Consideraciones fiscales especiales para trabajadores y empresas extranjeras
Emplear trabajadores extranjeros u operar como una empresa extranjera en Colombia introduce consideraciones fiscales específicas:
- Residencia fiscal: El tratamiento fiscal de los trabajadores extranjeros depende en gran medida de su condición de residente fiscal en Colombia. Una persona se considera generalmente residente fiscal si permanece en el país más de 183 días dentro de cualquier período de 365 días. Los residentes tributan sobre sus ingresos mundiales, mientras que los no residentes generalmente solo sobre sus ingresos de fuente colombiana.
- Retención de impuesto para no residentes: Los ingresos pagados a empleados o contratistas no residentes por servicios prestados en Colombia están sujetos a una tasa fija de retención en la fuente, generalmente mayor que las tasas progresivas para residentes, y con menos deducciones permitidas.
- Tratados para evitar la doble imposición: Colombia ha suscrito tratados de doble imposición con varios países. Estos tratados pueden afectar las obligaciones fiscales de trabajadores y empresas extranjeras, proporcionando alivio de la doble tributación y, en algunos casos, modificando las tasas de retención. Es importante consultar el tratado relevante si existe entre Colombia y el país de origen del trabajador o la empresa.
- Establecimiento permanente: Una empresa extranjera puede considerarse que tiene un establecimiento permanente en Colombia si realiza actividades comerciales en el país por un período significativo o a través de un agente dependiente. Esto puede activar obligaciones tributarias corporativas en Colombia.
- Estado migratorio: El estado migratorio del trabajador está vinculado a su capacidad para trabajar legalmente y puede tener implicaciones para sus obligaciones fiscales y de seguridad social.
Las empresas extranjeras que emplean trabajadores en Colombia, ya sean locales o expatriados, deben navegar estas complejidades, a menudo requiriendo una planificación cuidadosa respecto a la residencia fiscal, estructuración de contratos y cumplimiento tanto en materia fiscal como migratoria. Utilizar un Employer of Record puede simplificar estos procesos gestionando la nómina local, impuestos y cumplimiento en nombre de la empresa extranjera.
