Impuestos en Colombia

Navegar por las complejidades de la nómina y el cumplimiento fiscal es un aspecto crucial de contratar personas en Colombia. El sistema tributario del país implica obligaciones tanto para empleadores como para empleados, incluyendo contribuciones a la seguridad social, retenciones de impuesto sobre la renta y diversos requisitos de informes. Comprender estas regulaciones es esencial para garantizar la conformidad y evitar posibles sanciones.

El marco fiscal de Colombia está supervisado principalmente por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Funciona en base a la autoevaluación para el impuesto sobre la renta, con los empleadores desempeñando un papel importante en la recaudación de impuestos mediante mecanismos de retención obligatorios. Las contribuciones a la seguridad social se gestionan a través de un sistema que involucra diversas entidades responsables de salud, pensiones y otros beneficios sociales. Para 2025, aunque la estructura fundamental permanece constante, los umbrales y valores específicos, particularmente los vinculados a la Unidad de Valor Tributario (UVT), serán actualizados por la DIAN hacia finales de 2024. La información aquí proporcionada se basa en el marco legal actual proyectado para 2025, utilizando los valores UVT más recientes disponibles para fines ilustrativos cuando sea necesario.

Obligaciones de los empleadores en Seguridad Social y impuestos sobre la nómina

Los empleadores en Colombia son responsables de contribuir a varios fondos de seguridad social y parafiscales en nombre de sus empleados. Estas contribuciones se calculan en función del salario mensual del empleado, hasta un tope máximo, generalmente establecido en 25 veces el salario mínimo mensual o 25 UVT, dependiendo de la contribución específica.

Las principales contribuciones del empleador incluyen:

• Salud (EPS - Entidad Promotora de Salud): Los empleadores contribuyen con un porcentaje del salario del empleado al sistema de salud.
• Pensión (AFP - Administradora de Fondos de Pensiones): Los empleadores aportan un porcentaje del salario del empleado a su fondo de pensiones.
• Fondo de Subsidio Familiar (Caja de Compensación Familiar): Los empleadores aportan un porcentaje a estos fondos, que brindan beneficios sociales a los empleados y sus familias.
• SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje): Aportación al servicio nacional de formación.
• ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar): Contribución al instituto nacional de bienestar familiar.
• ARL (Administradora de Riesgos Laborales): Contribución al seguro de riesgos laborales. La tasa varía dependiendo del nivel de riesgo asociado con el trabajo del empleado.

Ciertos empleadores pueden estar exentos de las contribuciones a SENA e ICBF, así como de una parte de la contribución a salud, si cumplen ciertos criterios relacionados con el nivel salarial de los empleados (por ejemplo, empleados que ganan menos de 10 veces el salario mínimo mensual) y no están sujetos a impuesto sobre la renta bajo el régimen tributario especial (Régimen Tributario Especial).

A continuación, un panorama general de las tasas de contribución típicas del empleador (basadas en la ley vigente proyectada para 2025, sujetas a cambios):

Tipo de contribución	Tasa del empleador	Tasa del empleado	Tope de salario base (aprox.)
Salud (EPS)	8.5%	4%	25 UVT / 25 Salarios mínimos
Pensión (AFP)	12%	4%	25 UVT / 25 Salarios mínimos
Fondo de Subsidio Familiar	4%	0%	25 UVT / 25 Salarios mínimos
SENA	0% o 2%	0%	N/A
ICBF	0% o 3%	0%	N/A
ARL (Riesgos laborales)	0.522% - 6.96%	0%	25 UVT / 25 Salarios mínimos
Fondo de pensión solidario (FSP)	0%	1% - 2%	> 4 Salarios mínimos

Nota: Las tasas de SENA e ICBF pueden ser 0% para empleadores que cumplen los criterios de exención mencionados arriba. La tasa de ARL depende del nivel de riesgo (I a V). El Fondo de pensión solidario es una contribución del empleado para los salarios más altos.

Estas contribuciones normalmente se pagan mensualmente mediante el sistema Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).

Requisitos de retención de impuestos sobre la renta

Los empleadores deben retener el impuesto sobre la renta (Retención en la Fuente) de los salarios mensuales de sus empleados. Esta retención actúa como un adelanto del impuesto de renta anual del empleado. El cálculo se basa en el ingreso gravable mensual del empleado, aplicando una escala progresiva de tasas impositivas.

El ingreso gravable se determina después de restar las contribuciones obligatorias (salud y pensión) y ciertas deducciones y exenciones permitidas del salario bruto. Las deducciones y exenciones comunes incluyen:

• Contribuciones obligatorias a salud y pensión (por parte del empleado).
• Deducciones por dependientes (limitadas).
• Intereses pagados en préstamos hipotecarios (limitados).
• Contribuciones voluntarias a fondos de pensiones (limitadas).
• Contribuciones voluntarias a cuentas de ahorro de salud (limitadas).
• Una exención general equivalente al 25% del ingreso laboral bruto (limitada).

La retención mensual del impuesto se calcula mediante una tabla basada en los valores UVT. La tasa impositiva aumenta a medida que el ingreso gravable supera ciertos umbrales de UVT.

A continuación, un ejemplo ilustrativo de la estructura de una posible tabla de retención mensual del impuesto sobre la renta en 2025 (basada en la ley vigente y la estructura de UVT; los valores específicos de UVT para 2025 serán actualizados):

Rango de ingreso gravable (en UVT)	Tasa marginal	Impuesto en límite inferior (en UVT)
0 a 95	0%	0
> 95 a 150	19%	0
> 150 a 360	28%	10.45
> 360 a 640	33%	69.25
> 640 a 940	35%	161.65
> 940 a 1,300	37%	266.65
> 1,300	39%	400.45

Nota: El valor UVT para 2025 será publicado por la DIAN. El cálculo implica convertir el ingreso gravable mensual a UVT, encontrar el rango correspondiente y aplicar la fórmula: (Ingreso gravable en UVT - UVT en límite inferior) * Tasa marginal + Impuesto en límite inferior UVT.

Los empleadores deben realizar este cálculo mensualmente y remitir los montos retenidos a la DIAN.

Deducciones y asignaciones fiscales para empleados

Los empleados pueden beneficiarse de varias deducciones y asignaciones que reducen su ingreso gravable tanto para la retención mensual como para su declaración anual del impuesto sobre la renta. Estas están sujetas a límites específicos, a menudo expresados en UVT o como porcentaje de ingresos.

Las principales deducciones y asignaciones para empleados incluyen:

• Contribuciones obligatorias a salud y pensión: La parte del empleado (4% cada una) es totalmente deducible.
• Dependientes: Se permite una deducción por dependientes (pareja, hijos, padres) que cumplan con ciertos requisitos, generalmente limitada a un porcentaje del ingreso o un tope en UVT por mes.
• Intereses en préstamos hipotecarios: Los intereses pagados en préstamos para vivienda son deducibles, sujetos a un límite anual en UVT.
• Contribuciones voluntarias al fondo de pensiones (APV): Las contribuciones a fondos voluntarios de pensiones son deducibles, sujeto a límites (porcentaje del ingreso y tope anual en UVT).
• Contribuciones voluntarias a cuentas de ahorro en salud (AFC): Las contribuciones a cuentas de ahorro en salud designadas son deducibles, con límites (porcentaje del ingreso y tope anual en UVT).
• Gastos específicos: Podrían estar disponibles deducciones limitadas para ciertos gastos educativos o de salud, aunque las reglas y límites varían.
• Ingresos exentos del 25%: Se aplica una exención general equivalente al 25% del ingreso laboral bruto tras restar contribuciones obligatorias y otras deducciones, con un tope anual en UVT.

Es importante que los empleados proporcionen a su empleador la documentación necesaria para poder aplicar estas deducciones en la retención mensual. Para la declaración anual del impuesto, los empleados deben reunir todos los certificados y comprobantes relevantes.

Deadline de cumplimiento fiscal y reportes

Los empleadores en Colombia tienen varias obligaciones continuas de cumplimiento y reporte fiscal:

• Contribuciones mensuales a la seguridad social y parafiscales: El pago se realiza mensualmente mediante el sistema PILA. Los plazos varían según el NIT del empleador.
• Retención mensual del impuesto sobre la renta (Retención en la Fuente): Los montos retenidos de los salarios de los empleados deben ser reportados y pagados a la DIAN mensualmente. Los plazos varían según el NIT del empleador.
• Declaraciones informativas anuales (Medios Magnéticos): Los empleadores deben presentar informes anuales a la DIAN detallando pagos realizados a empleados, contratistas y proveedores, así como las retenciones practicadas. Estos informes generalmente vencen en los primeros meses del año siguiente al ejercicio fiscal.
• Declaración anual de impuesto sobre la renta (para empleados): Los empleados cuyo ingreso o patrimonio anual supere ciertos límites deben presentar declaración anual de renta. Aunque es responsabilidad del empleado, los empleadores entregan los certificados de ingresos y retenciones necesarios (Certificado de Ingresos y Retenciones). Los plazos para presentar la declaración varían, generalmente en la segunda mitad del año, según los últimos dígitos del NIT.

Mantenerse organizado y cumplir con estos plazos es fundamental para mantener la conformidad.

Consideraciones fiscales especiales para trabajadores y empresas extranjeras

Contratar trabajadores extranjeros o operar como empresa extranjera en Colombia implica consideraciones fiscales específicas:

• Residencia fiscal: La condición de residente fiscal de los trabajadores extranjeros depende en gran medida de su calidad de residente en Colombia. Una persona se considera residente fiscal si permanece en el país más de 183 días dentro de un período de 365 días. Los residentes tributan sobre su ingreso mundial, mientras que los no residentes generalmente solo sobre sus ingresos de fuente colombiana.
• Retención de impuestos para no residentes: Los ingresos pagados a empleados o contratistas no residentes por servicios realizados en Colombia están sujetos a una retención en la fuente fija, generalmente mayor que las tasas progresivas para residentes, con menos deducciones permitidas.
• ** Convenios para evitar la doble tributación:** Colombia ha suscrito tratados de doble tributación con varios países. Estos pueden afectar las obligaciones tributarias de trabajadores y empresas extranjeras, proporcionando alivio de la doble imposición y, a veces, modificando las tasas de retención. Es importante consultar el tratado relevante si existe uno entre Colombia y el país de origen del trabajador o de la empresa.
• Establecimiento permanente: Una empresa extranjera puede considerarse que tiene un establecimiento permanente en Colombia si realiza actividades comerciales en el país por un período significativo o a través de un agente dependiente. Esto puede activar obligaciones tributarias corporativas en Colombia.
• Estado migratorio: El estado migratorio del trabajador está vinculado a su capacidad de trabajar legalmente y puede tener implicaciones para sus obligaciones fiscales y de seguridad social.

Las empresas extranjeras que emplean trabajadores en Colombia, ya sean locales o expatriados, deben navegar estas complejidades, requiriendo a menudo planificación cuidadosa respecto a la residencia fiscal, estructuración del contrato y cumplimiento de leyes fiscales y migratorias. Utilizar un Employer of Record puede simplificar estos procesos gestionando la nómina local, impuestos y cumplimiento en nombre de la empresa extranjera.