Employer of Record in Niederlande

Ein Employer of Record (EOR) in den Niederlanden ist ein Unternehmen, das legal Mitarbeiter in Ihrem Namen einstellt. Das bedeutet, dass Sie ein Team in den Niederlanden aufbauen können, ohne eine lokale Gesellschaft zu gründen. Ein EOR übernimmt alle lokalen HR-Aufgaben, wie Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und die Einhaltung der niederländischen Arbeitsgesetze. So können Sie sich auf die Leitung Ihres Teams und das Wachstum Ihres Geschäfts konzentrieren. Wenn Sie einen EOR-Anbieter suchen, können Sie sich Rivermate ansehen.

Wie ein Employer of Record (EOR) in den Niederlanden funktioniert

Die Nutzung eines EOR in den Niederlanden vereinfacht die Einstellung und Verwaltung von Mitarbeitern. So funktioniert es:

• Sie finden den Kandidaten: Sie rekrutieren und wählen die Person aus, die Sie in den Niederlanden einstellen möchten.
• Der EOR stellt Ihren Kandidaten ein: Der EOR stellt den Mitarbeiter rechtlich durch einen lokalen, konformen Arbeitsvertrag ein.
• Onboarding und HR-Management: Der EOR übernimmt alle HR-Funktionen. Dazu gehören Gehaltsabrechnung, Steuerabzüge, Benefits-Management und die Sicherstellung der Einhaltung der niederländischen Arbeitsgesetze.
• Sie verwalten Ihren Mitarbeiter: Sie kümmern sich um die tägliche Arbeit und Verantwortlichkeiten Ihres Mitarbeiters. Der EOR übernimmt die rechtliche und administrative Seite der Beschäftigung.

Warum einen Employer of Record in den Niederlanden nutzen

Die Nutzung eines EOR in den Niederlanden bietet eine praktische Möglichkeit, Ihr Geschäft zu erweitern und Talente zu rekrutieren, ohne die Komplexität der Gründung einer rechtlichen Einheit. Es spart Zeit und Ressourcen, sodass Sie sich auf Ihre Kernaktivitäten konzentrieren können.

Hier sind einige wichtige Vorteile der Nutzung eines EOR:

• Schnellere Markteinführung: Sie können Mitarbeiter einstellen und den Betrieb in den Niederlanden viel schneller aufnehmen, als wenn Sie Ihr eigenes Unternehmen gründen müssten.
• Einhaltung niederländischer Gesetze: EORs sind Experten für niederländische Arbeitsgesetze und Vorschriften. Sie stellen sicher, dass Ihre Beschäftigungspraktiken vollständig konform sind, und reduzieren so Ihre rechtlichen Risiken.
• Vereinfachte Gehaltsabrechnung und Steuern: Der EOR übernimmt die gesamte Gehaltsabrechnung, Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge. Das erspart Ihnen die Navigation durch ein komplexes ausländisches System.
• Attraktive Benefits-Pakete: EORs können oft wettbewerbsfähige Benefits-Pakete für Ihre Mitarbeiter anbieten, was Ihnen hilft, Top-Talente zu gewinnen und zu halten.
• Kosteneinsparungen: Sie vermeiden die hohen Kosten, die mit der Gründung und dem Betrieb einer rechtlichen Einheit in den Niederlanden verbunden sind.

Rivermates transparentes Preismodell beseitigt Komplexität mit einer einzigen, wettbewerbsfähigen monatlichen Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Niederlande umfassende HR-Unterstützung, Benefits-Verwaltung, Compliance-Management und den Zugriff auf unser firmeneigenes Dashboard für Analysen der Belegschaft in Echtzeit. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren — einfach klare Preisgestaltung, die sich am Bedarf Ihres Unternehmens ausrichtet, während in Niederlande gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität gewährleistet ist.

Einstellung in den Niederlanden ist für viele Unternehmen eine attraktive Option, dank der hochqualifizierten, mehrsprachigen Belegschaft und einer florierenden Wirtschaft. Der niederländische Arbeitsmarkt ist reich an Fachkräften in Branchen wie IT, Ingenieurwesen und Finanzen. Um erfolgreich in den Niederlanden einzustellen, müssen Sie die lokalen Arbeitsgesetze und kulturellen Normen verstehen. Die Niederländer schätzen direkte Kommunikation, Pünktlichkeit und eine gesunde Work-Life-Balance.

Arbeitsverträge & Must-Have-Klauseln

Wenn Sie einen Mitarbeiter in den Niederlanden einstellen, müssen Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag vorlegen. Dies sorgt für Klarheit für Sie und Ihren Mitarbeiter. Das niederländische Recht verlangt, dass bestimmte wesentliche Informationen im Vertrag enthalten sind.

Arten von Arbeitsverträgen:

• Unbefristeter Vertrag: Dies ist ein unbefristeter Vertrag ohne Enddatum. Er bietet die größte Arbeitsplatzsicherheit.
• Befristeter Vertrag: Dieser Vertrag hat ein festgelegtes Enddatum. Ein befristeter Vertrag kann automatisch in einen unbefristeten Vertrag umgewandelt werden, nachdem drei aufeinanderfolgende Verträge abgeschlossen wurden oder wenn das Arbeitsverhältnis 36 Monate überschreitet.

Must-Have-Klauseln:

Ihre Arbeitsverträge müssen folgende Details enthalten:

• Parteienangaben: Name und Adresse Ihres Unternehmens sowie Name und Adresse des Mitarbeiters.
• Stellenbeschreibung: Eine klare Übersicht über die Rolle und Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters.
• Startdatum: Das Datum, an dem das Arbeitsverhältnis beginnt.
• Arbeitszeit: Die Anzahl der Stunden, die der Mitarbeiter pro Woche arbeiten soll.
• Gehalt: Das Bruttogehalt und der Zeitpunkt der Auszahlung.
• Urlaubsanspruch: Mitarbeiter haben Anspruch auf mindestens viermal die wöchentliche Arbeitszeit in bezahltem Urlaub pro Jahr.

Probezeit

Sie können eine Probezeit in einen Arbeitsvertrag aufnehmen, um die Eignung eines neuen Mitarbeiters für die Rolle zu beurteilen. Während dieser Zeit können sowohl Sie als auch der Mitarbeiter den Vertrag ohne Kündigungsfrist kündigen.

Hier die Regeln für Probezeiten in den Niederlanden:

Eine Probezeit ist nur gültig, wenn sie schriftlich von beiden Parteien vereinbart wurde.

Arbeitszeiten & Überstunden

Das Arbeitszeitgesetz in den Niederlanden legt Grenzen fest, wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter arbeiten dürfen. Dies dient dem Schutz ihrer Gesundheit und ihres Wohlbefindens.

• Maximale Arbeitszeit: Ein Mitarbeiter darf maximal 12 Stunden pro Tag und 60 Stunden pro Woche arbeiten.
• Langzeitdurchschnitt: Über einen Zeitraum von 16 Wochen darf ein Mitarbeiter nicht mehr als durchschnittlich 48 Stunden pro Woche arbeiten.
• Überstunden: Das niederländische Recht enthält keine spezifischen Regeln für Überstundenvergütung. Jegliche Vereinbarungen zur Überstundenvergütung sollten im Arbeitsvertrag oder in einer Tarifvereinbarung festgelegt werden.

Öffentliche & regionale Feiertage

Die Niederlande haben eine Reihe offizieller Feiertage. Es gibt jedoch kein Gesetz, das vorschreibt, dass Mitarbeiter an diesen Tagen frei haben müssen. Ob ein Mitarbeiter frei bekommt, wird durch den Arbeitsvertrag oder die Tarifvereinbarung geregelt.

Feiertage 2025:

• Neujahr: 1. Januar
• Karfreitag: 18. April
• Ostersonntag & Ostermontag: 20. & 21. April
• Königstag: 26. April
• Befreiungstag: 5. Mai
• Auffahrt: 29. Mai
• Pfingstsonntag & Pfingstmontag: 8. & 9. Juni
• Weihnachtstag & Zweiter Weihnachtstag: 25. & 26. Dezember

Contractors in den Niederlanden einstellen

Die Einstellung unabhängiger Contractors, oder ZZP'ers, in den Niederlanden kann eine flexible Möglichkeit sein, spezialisierte Fähigkeiten einzubringen. Allerdings müssen Sie vorsichtig sein bei der Fehlklassifizierung von Arbeitern. Die niederländischen Behörden sind streng darin, sicherzustellen, dass Contractors wirklich selbstständig sind und keine „versteckten Arbeitnehmer“.

Fehlklassifizierung kann zu erheblichen finanziellen Strafen führen, einschließlich Nachzahlungen von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen. Der entscheidende Unterschied zwischen einem Arbeitnehmer und einem Contractor liegt im Grad der Autorität und Überwachung. Ein Contractor sollte Autonomie bei seiner Arbeit und bei der Ausführung haben.

Ein Employer of Record (EOR) kann Ihnen helfen, die Risiken der Fehlklassifizierung zu vermeiden. Ein EOR beschäftigt den Worker rechtlich in Ihrem Auftrag und übernimmt alle Arbeitgeberpflichten. Dies gewährleistet die Einhaltung der niederländischen Arbeitsgesetze, während Sie weiterhin von der Expertise des Contractors profitieren. Die Nutzung eines EOR beseitigt die Unklarheit über den Status des Workers und schützt Sie vor potenziellen rechtlichen Problemen.

Das Navigieren durch Vergütung und Gehaltsabrechnung in den Niederlanden ist unkompliziert, wenn Sie die wichtigsten Komponenten verstehen. Das System ist gut reguliert und sorgt für Fairness sowohl für Sie als auch für Ihre Mitarbeitenden. Es basiert auf den Prinzipien der pünktlichen Zahlung, klarer Abzüge und gemeinsamer Beiträge zur sozialen Sicherheit. Dieser Leitfaden erklärt, was Sie wissen müssen, um die Gehaltsabrechnung selbstbewusst zu verwalten.

Gehaltszyklen & Lohnstruktur

In den Niederlanden ist der Gehaltszyklus typischerweise monatlich. Sie zahlen Ihren Mitarbeitenden für ihre Arbeit zwischen dem ersten und letzten Tag des Monats, wobei die Zahlung in der Regel am letzten Tag erfolgt.

Ein einzigartiger Aspekt der niederländischen Vergütung ist der obligatorische Urlaubsgeldzuschlag. Sie müssen Ihren Mitarbeitenden einen Bonus von mindestens 8 % ihres Bruttogehalts pro Jahr zahlen. Dieser wird üblicherweise im Mai ausgezahlt.

Überstunden & Mindestlöhne

Die niederländische Regierung legt einen Mindeststundenlohn fest. Für Mitarbeitende ab 21 Jahren gilt dieser als Standardrate. Jüngere Mitarbeitende haben ihre eigenen niedrigeren Mindestlohnsätze. Diese Sätze werden regelmäßig aktualisiert, daher ist es wichtig, auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Während es keine universellen, gesetzlich vorgeschriebenen Überstundensätze gibt, werden Überstundenvereinbarungen in der Regel im Arbeitsvertrag oder in einem Tarifvertrag (CLA) festgelegt.

Arbeitgebersteuern und -beiträge

Als Arbeitgeber sind Sie verantwortlich für die Einbehaltung und Zahlung verschiedener Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Diese werden auf das Bruttogehalt Ihrer Mitarbeitenden berechnet. Die wichtigsten Beiträge finanzieren Arbeitslosigkeit, Invalidität und Gesundheitsleistungen.

Mitarbeitende Steuern und Abzüge

Mitarbeitende tragen ebenfalls zum System bei, indem sie Abzüge von ihrem Gehalt vornehmen. Der primäre Abzug ist die Lohnsteuer, die Einkommenssteuer und Beiträge zur nationalen Versicherung kombiniert.

Das Einkommenssteuersystem ist progressiv, was bedeutet, dass höher Verdienende einen größeren Prozentsatz zahlen.

In den Niederlanden wird ein starker Fokus auf Work-Life-Balance gelegt. Dies spiegelt sich im Ansatz des Landes zu Mitarbeitervorteilen und Urlaub wider. Das System ist darauf ausgelegt, Ihnen Ruhe und Sicherheit zu bieten, mit einer soliden Grundlage aus obligatorischen Leistungen und der Flexibilität für Unternehmen, zusätzliche Angebote zu machen. Sie können mit einer großzügigen Menge an bezahltem Urlaub, Unterstützung bei Krankheit und Urlaub für wichtige Lebensereignisse rechnen.

Gesetzlicher Urlaub

Das niederländische Recht legt den Mindesturlaub fest, auf den Sie Anspruch haben.

• Jahresurlaub: Sie erhalten mindestens viermal Ihre wöchentliche Arbeitszeit in bezahlten Urlaubstagen pro Jahr. Wenn Sie also 40 Stunden pro Woche arbeiten, haben Sie Anspruch auf 20 Tage bezahlten Urlaub.
• Urlaubsgeld: Sie erhalten ein Urlaubsgeld, das mindestens 8 % Ihres Bruttogehalts pro Jahr beträgt. Die meisten Arbeitgeber zahlen dies im Mai oder Juni aus.
• Krankheit: Wenn Sie aufgrund von Krankheit arbeitsunfähig sind, haben Sie Anspruch auf bis zu zwei Jahre Krankheitsurlaub. Ihr Arbeitgeber muss während dieser Zeit mindestens 70 % Ihres Gehalts zahlen.
• Mutterschaftsurlaub: Schwangere Mütter haben Anspruch auf mindestens 16 Wochen bezahlten Mutterschaftsurlaub.
• Vaterschaftsurlaub: Partner erhalten eine Woche bezahlten Urlaub nach der Geburt ihres Kindes.
• Elternzeit: Jeder Elternteil kann bis zu 26 Wochen Elternzeit pro Kind nehmen. Neun dieser Wochen sind teilweise bezahlt, wenn sie innerhalb des ersten Lebensjahres des Kindes genommen werden.
• Notfallurlaub: Sie können einen kurzen bezahlten Urlaub für dringende, unvorhergesehene persönliche Situationen nehmen.

Feiertage & regionale Feiertage

Die Niederlande haben eine Reihe von Feiertagen, aber ein freier Tag ist gesetzlich nicht immer garantiert. Ihr Anspruch auf einen bezahlten freien Tag an einem Feiertag hängt von Ihrer Tarifvereinbarung oder Ihrem Arbeitsvertrag ab.

Während einige regionale Veranstaltungen wie der Karneval im Süden weit gefeiert werden, sind sie keine offiziellen Feiertage.

Typische zusätzliche Leistungen

Viele Unternehmen in den Niederlanden bieten mehr als das gesetzliche Minimum, um Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten.

Wie ein EOR bei der Einrichtung von Leistungen helfen kann

Die Einrichtung eines wettbewerbsfähigen Leistungspakets in einem neuen Land kann komplex sein. Ein Employer of Record (EOR) vereinfacht diesen Prozess für Sie.

Ein EOR verfügt bereits über eine rechtliche Einheit in den Niederlanden. Sie kennen die lokalen Gesetze und die Erwartungen der Mitarbeitenden. Sie können Sie beraten, was ein wettbewerbsfähiges Leistungspaket ausmacht, und die Verwaltung übernehmen. Dazu gehören alles von Gehaltsabrechnung und Urlaubsgeld bis hin zu Rentenbeiträgen und Krankenversicherung. Die Nutzung eines EOR hilft Ihnen, attraktive Leistungen für Ihre Mitarbeitenden in den Niederlanden anzubieten, ohne den Kopfzerbrechen, das lokale System selbst navigieren zu müssen.

Wenn Ihr Unternehmen in den Niederlanden sich von einem Mitarbeiter trennen muss, ist der Prozess strukturierter, als Sie es vielleicht gewohnt sind. Das niederländische Recht legt spezifische Regeln für Kündigungen und Offboarding fest, um Fairness für sowohl Sie als auch Ihren Mitarbeiter zu gewährleisten. Sie können nicht einfach jemanden gehen lassen. In der Regel benötigen Sie einen triftigen Grund und in vielen Fällen die Genehmigung einer Behörde oder eines Gerichts. Der Prozess umfasst klare Kündigungsfristen, mögliche Abfindungszahlungen und spezifische Dokumentation.

Kündigungsfristen

Wenn Sie einen Arbeitsvertrag kündigen, müssen Sie dem Mitarbeiter eine gesetzliche Kündigungsfrist einräumen. Die Dauer dieser Frist hängt davon ab, wie lange der Mitarbeiter bereits für Ihr Unternehmen tätig ist. Betrachten Sie es als eine Startbahn, die Ihrem Mitarbeiter Zeit gibt, sich auf den nächsten Schritt vorzubereiten.

Die Kündigungsfristen sind einfach:

• Weniger als 5 Jahre Beschäftigung: 1 Monat
• 5 bis 10 Jahre Beschäftigung: 2 Monate
• 10 bis 15 Jahre Beschäftigung: 3 Monate
• Mehr als 15 Jahre Beschäftigung: 4 Monate

Sie müssen diese Frist schriftlich mitteilen, und sie beginnt in der Regel zu Beginn des nächsten Kalendermonats.

Abfindungszahlung

In den Niederlanden wird die Abfindung "Übergangsgeld" (transitievergoeding) genannt. Wenn Sie die Kündigung einleiten, sind Sie in der Regel verpflichtet, diese an Ihren ausscheidenden Mitarbeiter zu zahlen. Diese Zahlung soll ihm den Übergang zu einem neuen Job erleichtern.

So funktioniert es:

• Anspruch: Ein Mitarbeiter hat ab dem ersten Arbeitstag Anspruch auf eine Übergangszahlung. Dies gilt sowohl bei unbefristeten als auch bei befristeten Verträgen. Entscheidend ist, dass Sie, der Arbeitgeber, die Beziehung beenden.
• Berechnung: Der Betrag basiert auf der Dauer der Beschäftigung und dem Bruttomonatsgehalt des Mitarbeiters. Für jedes Jahr der Beschäftigung erhält der Mitarbeiter ein Drittel seines Bruttomonatsgehalts.
• Höchstbetrag: Es gibt eine Obergrenze für die Übergangszahlung. Für 2025 sind das €98.000 oder das volle Jahresgehalt, falls dieser Betrag höher ist.

Es gibt einige Ausnahmen. Zum Beispiel müssen Sie in der Regel keine Übergangszahlung leisten, wenn der Mitarbeiter wegen schwerwiegendem Fehlverhalten entlassen wird.

Wie Rivermate rechtskonforme Austritte handhabt

Die Details des niederländischen Arbeitsrechts können komplex sein. Hier kommen wir ins Spiel. Bei Rivermate übernehmen wir den gesamten Offboarding-Prozess, um sicherzustellen, dass alles korrekt und respektvoll abläuft.

So vereinfachen wir rechtskonforme Austritte für Sie:

• Klare Prozesse: Wir übernehmen alle notwendigen Schritte, von der Festlegung der richtigen Kündigungsfrist bis zur Berechnung der Schlusszahlungen.
• Ordnungsgemäße Dokumentation: Wir bereiten alle erforderlichen Dokumente vor, wie die letzte Gehaltsabrechnung und ein schriftliches Kündigungsschreiben, das die Gründe für die Kündigung klar angibt.
• Übergangszahlungen: Wir berechnen und verarbeiten die korrekte Übergangszahlung, sodass Sie Ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen.
• Lokale Expertise: Unser Team kennt die Feinheiten des niederländischen Arbeitsrechts, einschließlich der Notwendigkeit, die Genehmigung der Employee Insurance Agency (UWV) oder des Bezirksgerichts für bestimmte Arten von Kündigungen einzuholen.

Wir übernehmen die administrative Last, damit Sie sich auf Ihr Geschäft und Ihr Team konzentrieren können. Wir sorgen dafür, dass der Prozess reibungslos, rechtskonform und fair für alle Beteiligten verläuft.

Das Navigieren durch die Welt der Visa und Arbeitserlaubnisse in den Niederlanden kann komplex erscheinen. Dieser Leitfaden erklärt, was Sie wissen müssen, egal ob Sie jemanden langfristig einstellen oder nur eine kurze Geschäftsreise planen. Wir führen Sie durch die wichtigsten Aspekte von Beschäftigungsvisa, wie ein Employer of Record (EOR) helfen kann und die Regeln für kurzfristige Geschäftsreisen.

Beschäftigungsvisa & Sponsoring-Realitäten

Bei der Einstellung von Nicht-EU/EEA-Bürgern in den Niederlanden benötigen Sie in der Regel eine Arbeitserlaubnis. Die beiden Haupttypen sind die Einzelgenehmigung (GVVA) für Aufenthalte länger als 90 Tage und die kurzfristige Arbeitserlaubnis (TWV) für Aufenthalte bis zu 90 Tagen. Ihre Rolle als Arbeitgeber ist in diesem Prozess entscheidend, da Sie für die Beantragung dieser Genehmigungen im Namen Ihres Mitarbeiters verantwortlich sind.

Ein Employer of Record (EOR) kann eine praktische Lösung sein, insbesondere wenn Sie keine juristische Person in den Niederlanden haben. Ein EOR kann legal Arbeitnehmer und Freelancer in Ihrem Auftrag beschäftigen und sponsern. Dies ist besonders nützlich bei der Einstellung hochqualifizierter Migranten.

Seien Sie sich jedoch einiger wichtiger Realitäten bewusst:

• Anerkanntes Sponsoring: Um hochqualifizierte Migranten zu sponsern, muss ein Arbeitgeber (oder EOR) ein „anerkanntes Sponsoring“ bei der niederländischen Einwanderungs- und Naturalisationseinheit (IND) haben. Dieser Status erleichtert das Antragsverfahren.
• Kommende Änderungen für EORs: Die niederländische Regierung führt neue Regeln ein, die EOR-Vereinbarungen beeinflussen werden. Diese Änderungen, die für 2025 erwartet werden, umfassen:
  • Eine Begrenzung auf zwei Jahre für EOR-sponserte Arbeitserlaubnisse, ohne Option auf Verlängerung.
  • Eine neue Anforderung, dass das Unternehmen, in dem der Mitarbeiter tatsächlich arbeitet (der „de facto Arbeitgeber“), ebenfalls ein anerkanntes Sponsoring haben muss.
• Was ein EOR typischerweise nicht sponsern kann: Während EORs eine flexible Lösung darstellen, können sie Einschränkungen haben. Zum Beispiel können sie möglicherweise keine Praktikanten oder bestimmte Arten von Trainees sponsern, da diese oft unter andere Einwanderungskategorien fallen, die spezifische Anforderungen haben, die eine EOR-Struktur möglicherweise nicht erfüllen kann.

Compliance bei Geschäftsreisen

Für kurzfristige Geschäftsreisen von bis zu 90 Tagen innerhalb eines Zeitraums von 180 Tagen ist für Personen aus Nicht-Schengen-Ländern in der Regel ein Schengen-Visum erforderlich. Dieses Visum erlaubt Reisen innerhalb der Schengen-Zone.

Hier die wichtigsten Punkte für Geschäftsreisen:

• Reisezweck: Die Reise muss geschäftlich sein, z.B. für Meetings, Verhandlungen oder die Teilnahme an Konferenzen. Arbeiten, das sonst eine Arbeitserlaubnis erfordern würde, ist nicht erlaubt.
• Erforderliche Dokumente: Bei der Beantragung eines Geschäftsvisums benötigen Sie in der Regel:
  • Einen gültigen Reisepass mit mindestens zwei freien Seiten.
  • Ein ausgefülltes Schengen-Visumantragsformular.
  • Ein Einladungsschreiben des niederländischen Unternehmens, das Sie besuchen.
  • Nachweis über Unterkunft und ausreichende finanzielle Mittel für Ihren Aufenthalt.
• Orange Carpet Visa Facility: Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter häufig in die Niederlande reisen, könnten Sie für die Orange Carpet Visa Facility in Frage kommen. Dieses Programm vereinfacht das Visumantragsverfahren, erfordert weniger Dokumente und bietet langfristige Visa.