Malawi betreibt ein progressives Steuersystem für Einzelpersonen, bei dem die Einkommensteuersätze mit höheren Einkünften steigen. Arbeitgeber spielen in diesem System eine entscheidende Rolle, indem sie die Einkommensteuer von den Gehältern der Arbeitnehmer einbehalten und an die Malawi Revenue Authority (MRA) abführen. Zusätzlich sind Arbeitgeber dafür verantwortlich, Beiträge zu sozialen Sicherungssystemen im Namen ihrer Mitarbeiter zu leisten. Das Verständnis dieser Verpflichtungen ist wesentlich für eine konforme Gehaltsabrechnung und Beschäftigungsverwaltung im Land.
Die Einhaltung der malawischen Steuergesetze erfordert, dass Arbeitgeber verschiedene Steuern und Beiträge genau berechnen und abführen. Dies umfasst nicht nur die Einkommensteuer, sondern auch Beiträge zu obligatorischen sozialen Sicherungsprogrammen, die Leistungen wie Renten bereitstellen sollen. Eine ordnungsgemäße Buchführung und fristgerechte Einreichung sind entscheidende Bestandteile, um diese Anforderungen zu erfüllen und Strafen zu vermeiden.
Arbeitgeber Sozialversicherung und Lohnsteuerpflichten
Arbeitgeber in Malawi sind verpflichtet, Beiträge zum National Pension Scheme (NPS) zu leisten. Dies ist ein verpflichtendes, beitragsorientiertes System. Sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer sind verpflichtet, einen Prozentsatz des Bruttomonatsverdienstes des Arbeitnehmers beizutragen.
Für das Steuerjahr 2025 werden voraussichtlich die folgenden Standardbeitragsraten für das National Pension Scheme gelten:
- Arbeitgeberbeitrag: 5% des Bruttomonatsverdienstes
- Arbeitnehmerbeitrag: 5% des Bruttomonatsverdienstes
Der Gesamtbeitrag von 10% des Bruttoeinkommens muss vom Arbeitgeber bis zum 14. Tag des folgenden Monats an den jeweiligen Pensionsfondsverwalter abgeführt werden. Es gibt keine weiteren bedeutenden arbeitgeberbezogenen Lohnsteuerarten außer dem Pensionsbeitrag und der Verpflichtung, PAYE einzubehalten und abzuführen.
Einkommensteuerabzugspflichten
Arbeitgeber sind verantwortlich für die Berechnung und den Abzug der Pay As You Earn (PAYE)-Steuer von den monatlichen Gehältern oder Löhnen ihrer Mitarbeiter. Das PAYE-System in Malawi basiert auf einer progressiven Steuertabelle, was bedeutet, dass höhere Einkommensniveaus mit höheren Sätzen besteuert werden. Die Steuer wird auf das Bruttomonatseinkommen des Mitarbeiters nach Abzug genehmigter Zulagen oder Beiträge berechnet.
Für das Steuerjahr 2025 werden die erwarteten monatlichen Einkommenssteuerklassen und -sätze wie folgt sein:
| Monatliches Einkommen (MWK) | Steuersatz (%) |
|---|---|
| 0 - 100.000 | 0 |
| 100.001 - 300.000 | 25 |
| 300.001 - 600.000 | 30 |
| 600.001 - 1.500.000 | 35 |
| Über 1.500.000 | 40 |
Der Arbeitgeber muss die fällige Steuer für jeden Mitarbeiter anhand seines monatlichen Einkommens und der anwendbaren Steuerklassen und -sätze berechnen. Der berechnete PAYE-Betrag muss vom Nettogehalt des Mitarbeiters abgezogen und bis zum 14. Tag des folgenden Monats an die Malawi Revenue Authority (MRA) abgeführt werden.
Steuerliche Abzüge und Zulagen für Arbeitnehmer
Arbeitnehmer in Malawi können für bestimmte Abzüge und Zulagen berechtigt sein, die ihr zu versteuerndes Einkommen reduzieren und somit ihre PAYE-Verpflichtung verringern. Der primäre Abzug, der Arbeitnehmern zur Verfügung steht, ist ihre obligatorische Beitrag zum National Pension Scheme.
- Beiträge zum National Pension Scheme: Der obligatorische Beitrag des Arbeitnehmers von 5% zum NPS ist in der Regel vom Bruttoeinkommen für die PAYE-Berechnung abziehbar.
Andere potenzielle Zulagen oder vom Arbeitgeber bereitgestellte Leistungen können steuerpflichtig sein, sofern sie nicht ausdrücklich durch das Steuerrecht befreit sind. Es ist wichtig, dass Arbeitgeber steuerpflichtige Vorteile korrekt identifizieren und in die Bruttoeinkommensberechnung für PAYE einbeziehen.
Steuerliche Einhaltung und Meldefristen
Arbeitgeber in Malawi haben bestimmte Fristen für die Abführung der einbehaltenen Steuern und Beiträge sowie für die Einreichung relevanter Berichte. Die Einhaltung dieser Fristen ist entscheidend, um Strafen und Zinsen zu vermeiden.
- Monatliche PAYE- und Pensionsabführung: Sowohl die vom Arbeitnehmer einbehaltene PAYE als auch die Beiträge des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers zum National Pension Scheme müssen jeweils bis zum 14. Tag des Monats nach dem Gehaltsabrechnungsmonat an die MRA bzw. den jeweiligen Pensionsfondsverwalter abgeführt werden.
- Jährliche PAYE-Erklärungen: Arbeitgeber sind verpflichtet, eine jährliche Erklärung einzureichen, die die insgesamt gezahlten Bezüge und die abgezogene PAYE für jeden Mitarbeiter während des Steuerjahres zusammenfasst. Der Termin für diese jährliche Einreichung ist in der Regel der 31. März nach Ende des Steuerjahres (das vom 1. April bis zum 31. März läuft).
Arbeitgeber müssen genaue Lohn- und Gehaltsaufzeichnungen führen, einschließlich Details zu den Einkünften der Mitarbeiter, Abzügen und einbehaltener Steuer, da diese Aufzeichnungen einer Prüfung durch die MRA unterliegen.
Besondere Steuerüberlegungen für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen
Ausländische Personen, die in Malawi arbeiten, sowie ausländische Unternehmen, die Mitarbeiter im Land beschäftigen, stehen vor spezifischen steuerlichen Überlegungen.
- Steueransässigkeit: Die Steuerpflichten ausländischer Arbeitnehmer in Malawi hängen von ihrem Steueransässigkeitsstatus ab. Personen, die als Steueransässige in Malawi gelten, werden auf ihr weltweites Einkommen besteuert, während Nicht-Ansässige in der Regel nur auf Einkommen aus Quellen in Malawi besteuert werden. Die Ansässigkeit wird in der Regel anhand der Anzahl der Tage im Land bestimmt (z.B. 183 Tage oder mehr im Steuerjahr).
- PAYE für ausländische Arbeitnehmer: Arbeitgeber ausländischer Arbeitnehmer sind verpflichtet, PAYE in gleicher Weise wie bei lokalen Arbeitnehmern einzubehalten, basierend auf den progressiven Steuersätzen, sofern der ausländische Arbeitnehmer Einkommen aus Beschäftigung in Malawi erzielt.
- Permanent Establishment: Ein ausländisches Unternehmen kann in Malawi steuerpflichtig werden, wenn es eine permanente Niederlassung (PE) im Land gründet. Die Beschäftigung von Personal und die Durchführung von Geschäftstätigkeiten können potenziell eine PE begründen.
- Doppelbesteuerungsabkommen (DTA): Malawi hat Doppelbesteuerungsabkommen mit mehreren Ländern geschlossen. Diese Abkommen können die steuerliche Behandlung von ausländischen Arbeitnehmern und Unternehmen beeinflussen, indem sie Entlastungen bei der Doppelbesteuerung desselben Einkommens bieten. Arbeitgeber ausländischer Arbeitnehmer aus DTA-Ländern sollten die Bestimmungen des jeweiligen Abkommens prüfen.
- Taxpayer Identification Number (TPIN): Alle Arbeitnehmer, einschließlich ausländischer Arbeitnehmer, müssen eine Taxpayer Identification Number (TPIN) besitzen, die von der MRA ausgestellt wird. Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter eine TPIN für die Gehaltsabrechnung und Steuerberichterstattung haben.
