Employer of Record in Malawi

Was ein EOR-Anbieter in Malawi tut

Der malawische Arbeitsmarkt ist für internationale Unternehmen relativ zugänglich, da der Beschäftigungsrahmen einfach ist und die Regierung ausländische Investitionen fördert. Jedoch benötigt ein Arbeitgeber in Malawi immer noch Infrastruktur, um Löhne, Steuern, gesetzliche Beiträge zu zahlen und Arbeitnehmerrechte zu gewährleisten.

Ein EOR-Anbieter, wie Rivermate, stellt nicht nur die Infrastruktur bereit, sondern erleichtert die Beschäftigung in Malawi weiter, indem er zum rechtlichen Arbeitgeber wird und lokale Expertenunterstützung bietet. Diese HR-Unterstützung ist unbezahlbar, um in der Region lokale Mitarbeiter, Ausländer und Teams zu rekrutieren.

Malawischer Arbeitsmarkt: Eine Momentaufnahme

Das Einstellungsmarkt
Größte Einstellungsaktivität:	Blantyre (Südregion): Rund 43 % der Arbeitsmarkttätigkeit. Ein wichtiger Knotenpunkt für Telekommunikation, Banken, Finanzen und den Privatsektor. Lilongwe (Zentralregion): Rund 37 % der Arbeitsmarkttätigkeit. Hier befinden sich zahlreiche Regierungsministerien, NGOs, internationale Entwicklungsagenturen und Firmensitze.
Onboarding-Zeitrahmen:	Lokale: 24-48 Stunden Ausländer: 6-8 Wochen
Gefragte Sektoren:	Malawi verfügt über eine große NGO-Präsenz, wobei NGORA 1462 aktive NGOs im Land meldet. Berater, Projektbeamte, Manager und Gesundheitsbeauftragte sind nur einige der Rollen, die Kunden mit EOR-Dienstleistungen in Malawi rekrutieren. Die Einstellungsnachfrage ist auch in den Fertigungs-, Bau-, Telekommunikations-, IT- und Handelssektoren hoch.
Branchen mit Fachkräftemangel:	Fertigung, Tourismus, kommerzielles Bergbau, erneuerbare Energie, ICT

Der Gehaltsmarkt
Gesetzliche Arbeitgeberkosten:	Pension: Mindestens 10 % des monatlichen pensionierbaren Einkommens des Mitarbeiters. Lebensversicherung: Police muss mindestens das Jahresgehalt des Mitarbeiters abdecken. TEVET-Abgabe: 1 % der Grundgehaltsabrechnung des Vorjahres
Allgemeiner Tages-Mindestlohn:	MWK 6.057,70 (gültig ab 1. Juni 2026)
Persönliche Einkommensteuer:	2026 veröffentlicht durch die malawische Steuerbehörde: Erst K170.000 - Steuerbefreit (0 %) K170.001 - K1.570.000 - 30 % K1.570.001 - K10.000.000 - 35 % Über K10.000.000 - 40 %

Einstellungen in Malawi: Wie es wirklich ist

Als Erst-Arbeitgeber in Malawi haben Sie wahrscheinlich viele Fragen zum Einstellungsprozess im Land. Wir stützten uns auf unsere EOR-Expertise, Gesetzgebung und konsultierten lokale Experten, um Einblicke zu geben, wie die Beschäftigung in Malawi wirklich läuft.

Müssen Sie eine rechtliche Einheit in Malawi gründen, um einzustellen?

Jeder Arbeitgeber, der Mitarbeiter in Malawi rechtskonform einstellen möchte, muss eine lokale juristische Person gründen. Die Gründung einer Einheit kann zwischen 29 und 62 Tagen dauern, bietet jedoch nicht die Infrastruktur, um Gehaltsabrechnungen, Steuern, verpflichtende Beiträge zu verarbeiten und Arbeitnehmerrechte zu gewährleisten. Wenn Sie nur einen Mitarbeiter oder ein kleines Team einstellen, könnte dieser Prozess mehr Anfangsinvestition erfordern, als Sie bereit sind zu investieren.

Wenn Sie keine lokale Einheit gründen möchten, können Sie einen EOR-Anbieter wie Rivermate nutzen. Das EOR-Modell ist besonders geeignet für ausländische Unternehmen, die den Markt testen, einen einzelnen Mitarbeiter einstellen, ein Team aufbauen oder einen Auftragnehmer in eine Vollzeitkraft umwandeln möchten.

→ Erfahren Sie, wie Rivermate die internationale Einstellung und Compliance vereinfacht

Was sind die wichtigsten ersten Schritte?

Egal, ob Sie eine eigene Einheit gründen oder mit einem EOR-Anbieter zusammenarbeiten, die wichtigsten Anfangselemente sind Steuern und Sozialversicherung. Diese müssen genau und fristgerecht abgeführt werden, um die Compliance der Arbeitgeber zu gewährleisten. Wenn der EOR der rechtliche Arbeitgeber ist, kümmert er sich darum.

Wie wichtig sind malawische-konforme Verträge?

Malawische-konforme Verträge sind sehr wichtig. Sie müssen ordnungsgemäß dokumentiert sein und alle erforderlichen Klauseln gemäß dem malawischen Employment Act, 2000, Teil V, Abschnitt 25 enthalten. Laut Gesetz soll ein Vertrag in einer der folgenden Formen vorliegen:

• Ein Vertrag für unbestimmte Zeit (allgemein als unbefristeter Vertrag bezeichnet).
• Ein Vertrag für eine bestimmte Zeit (auch Fixed-term-Vertrag genannt).
• Ein Vertrag für eine bestimmte Aufgabe

Wenn Sie mit einem EOR-Anbieter zusammenarbeiten, erhalten Sie eine Checkliste, die Ihnen hilft, die Informationen zu sammeln, die der Employer of Record (EOR) benötigt, um den Arbeitsvertrag zu erstellen. Sobald der Vertrag erstellt und unterschrieben ist, kann das Onboarding beginnen. Bei lokalen Mitarbeitern kann dies 24-48 Stunden dauern, wenn alle Unterlagen vorliegen. Ausländische Staatsangehörige durchlaufen einen anderen Prozess.

Sind Probezeiten in Malawi erlaubt?

Das Employment Act, Abschnitt 26, erlaubt eine Probezeit. Für Fachkräfte kann eine Probezeit von den Parteien vereinbart werden, vorausgesetzt, sie überschreitet nicht zwölf Monate. Basierend auf lokalen Gepflogenheiten rät unser Experte, dass Probezeiten zwischen drei und zwölf Monaten angesetzt werden können. Wenn eine Partei den Vertrag während der Probezeit kündigen möchte, muss sie eine Kündigungsfrist von einer Woche einhalten. Nach der Probezeit geben beide Parteien in der Regel eine Kündigungsfrist von einem Monat.

Wie viel kostet die Einstellung in Malawi?

Das Verständnis der Gesamtkosten für die Beschäftigung erfordert eine finanzielle Simulation auf Basis des vorgeschlagenen Gehaltspakets des Mitarbeiters. Damit zeigt sich einem ausländischen Arbeitgeber, was die Einstellung monatlich und über die Laufzeit des Beschäftigungsverhältnisses kostet.

Die folgende Tabelle zeigt die Arten von Kosten, die in ein Gehaltspaket aufgenommen werden könnten. Nicht jeder Mitarbeiter in Malawi erhält variable Vergütung. Das hängt von Branche, Tätigkeit und Erfahrungsstufe ab.

Optionale Vorteile liegen im Ermessen des Arbeitgebers, aber gesetzliche Beiträge unterscheiden sich, da sie durch das malawische Arbeitsrecht vorgeschrieben sind.

Zukünftige finanzielle Verpflichtungen können während oder am Ende eines Beschäftigungsverhältnisses entstehen, nicht unbedingt monatlich, aber ein Arbeitgeber ist verpflichtet, diese Zahlungen vorzunehmen, wo das Arbeitsgesetz sie vorschreibt.

Festgehalt	Variable Vergütung	Gesetzliche Verpflichtungen	Optionale Vorteile	Zukünftige finanzielle Verpflichtungen
Grundgehalt	Überstunden Provision Jährlicher Leistungsbonus Gewinnbeteiligung Zahlungen Differenzial- oder Gefahrenzulage Einmalige Bargeldprämien Remote-Arbeitszulagen	Pensionsbeitrag Lebensversicherung Arbeitnehmerunfallversicherung	Private Krankenversicherung Wohnen, Transport, Utilities, Kommunikations- und Bildungsgelder Jahresbonus	Kündigungszahlungen Abfindungen Gepaulte Urlaubszahlungen Pro-rata-Zahlungen

Gesetzliche Verpflichtungen

Pensionsbeitrag: 10 % des monatlichen pensionierbaren Gehalts für das malawische Pensionssystem.

Lebensversicherung: Zusätzlich zum Pensionsbeitrag muss ein Arbeitgeber für jeden Mitarbeiter eine Lebensversicherungspolice unterhalten. Der Versicherungsschutz entspricht dem einjährigen pensionierbaren Einkommen des Mitarbeiters.

Arbeitnehmerunfallversicherung: Wie im Worker’s Compensation Act, 2000 geregelt. Ein neuer Worker’s Compensation Bill befindet sich derzeit im Genehmigungsverfahren, wurde aber bis Oktober 2026 noch nicht verabschiedet.

Kostenrechner für Beschäftigung

Gesetzliche Arbeitnehmerrechte

Arbeitnehmer in Malawi sind durch den Malawi Employment Act stark geschützt. Während diese Arbeitnehmerrechte nicht immer direkte Auswirkungen auf die monatlichen Personalkosten haben, können sie die zukünftigen Cashflows beeinflussen, z.B. bei Kündigungen, wenn aufgelaufener Jahresurlaub ausgezahlt werden muss oder Überstunden geleistet wurden.

Gesetzliche Leistungen	Beschreibung
Arbeitszeit	Employment Act, Kapitel 55:01, Teil VI, 36: 48 Stunden pro Woche, ohne Überstunden Maximal erlaubte tägliche Arbeitszeit sind 8 Stunden bei sechstägiger Woche und 12 Stunden bei fünftägiger Woche. Abschnitt 38 sieht Ausnahmen vor.
Gesetzliche Feiertage	Offiziell 12 Hauptfeiertage.
Überstunden	Überstunden unterliegen den Einschränkungen gemäß den Abschnitten 36 und 37 des Employment Act. Drei Arten von Überstunden sind vorgesehen: Gewöhnliche Überstunden, Überstunden bei Freizeitausgleich und Feiertagsüberstunden. Ein Arbeitnehmer hat Anspruch auf Entschädigung gemäß Abschnitt 39 (3), (4) und (5) sowie Abschnitt 40, der die Bezahlung an Feiertagen regelt.
Jahresurlaub	Employment Act, Kapitel 55:01, Teil VI, 44 & 45: Sechs-Tage-Woche: mindestens 18 Tage Fünf-Tage-Woche: mindestens 15 Tage
Krankheitsurlaub	Employment Act, Kapitel 55:01, Teil VI, 46: Nach 12 Monaten ununterbrochener Beschäftigung hat ein Arbeitnehmer Anspruch auf mindestens vier Wochen Krankheitsurlaub bei vollem Gehalt und acht Wochen bei halbem Gehalt. Der Arbeitnehmer erhält den normalen Lohn.
Bez. Mutterschaftsurlaub	Employment Act, Kapitel 55:01, Teil VI, 47: Mindestens 8 Wochen Mutterschaftsurlaub bei vollem Gehalt alle drei Jahre. Der Arbeitnehmer erhält während dieser Zeit die üblichen Leistungen. Der Mutterschaftsurlaub gilt nicht als Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses. Abschnitt 48 regelt das Rückkehrrecht des Arbeitnehmers nach der Geburt, Abschnitt 49 die Vertragsbeendigung während des Mutterschaftsurlaubs.
Bez. Vaterschaftsurlaub	Employment Act Amendment, 2021, Abschnitt 47(A): Ein männlicher Arbeitnehmer hat alle drei Jahre Anspruch auf mindestens zwei Wochen Vaterschaftsurlaub bei vollem Gehalt. Während dieser Zeit bleiben seine Leistungen und Ansprüche bestehen, und das Arbeitsverhältnis wird nicht als unterbrochen gilt.

Einstellung ausländischer Staatsangehöriger in Malawi: Was Arbeitgeber wissen müssen

Die Einstellung ausländischer Staatsangehöriger in Malawi folgt einem anderen Prozess als die lokale Einstellung, weil eine Arbeitserlaubnis erforderlich ist. Der Einwanderungsprozess macht es nicht unbedingt erschwert, einen Arbeitnehmer zu beschäftigen, sondern dauert nur länger. Laut Erfahrung lokaler HR-Experten dauert es in der Regel zwischen 6 und 8 Wochen, nachdem der Antrag auf die Arbeitserlaubnis gestellt wurde.

Expats-Arbeitsverträge

Die grundlegenden Details eines Expats-Arbeitsvertrags folgen demselben Format wie in Abschnitt 27 des Malawi’s Employment Act, 2000. Allerdings werden sie wahrscheinlich angepasst, um Einwanderungs- und Umzugskonditionen zu berücksichtigen. Bei Zusammenarbeit mit einem EOR arbeitet der lokale HR-Experte eng mit Ihnen zusammen, um etwaige Änderungen sicherzustellen, sodass der Vertrag weiterhin den malawischen Arbeitsgesetzen entspricht.

Arbeitserlaubnis

Nachdem der Arbeitsvertrag fertiggestellt ist, kann der Antrag auf die Arbeitserlaubnis gestellt werden. In Malawi kann eine Temporary Employment Permit (TEP) verwendet werden, um nach Malawi zu gelangen, und dauert zwei Wochen bis zur Genehmigung. Antragsteller für eine neue TEP müssen außerhalb Malawis warten, bis der Antrag genehmigt wurde. Eine TEP ist zunächst auf sechs Monate ausgelegt und kann um weitere sechs Monate verlängert werden. Ein Antrag auf Verlängerung muss 3 Monate vor Ablauf der Erlaubnis eingereicht werden.

Sobald der Arbeitnehmer in Malawi ist, wird die Employment Permit (EP) beantragt, die 6-8 Wochen in Anspruch nimmt. Die EP hat eine Laufzeit von zwei Jahren und ist mit einer Verlängerung um weitere 2 Jahre möglich, abhängig von der Art der Stelle und den Beschränkungen.

Rechtmäßige Vertragsbeendigung in Malawi

Rechtfertigung für Kündigung

Falls ein Arbeitgeber einen Vertrag kündigt, muss es einen gültigen Grund dafür geben, der mit der Kapazität oder dem Verhalten des Mitarbeiters verbunden ist oder mit betrieblichen Erfordernissen des Unternehmens. Es gilt als gute Praxis, einen strukturierten Kündigungsprozess zu befolgen und diesen zu dokumentieren.

Wenn die Kündigung mit der Kapazität oder dem Verhalten des Mitarbeiters zusammenhängt, hat dieser das Recht, sich gegen die Anschuldigungen zu verteidigen, es sei denn, der Arbeitgeber kann vernünftigerweise keine Gelegenheit dazu bieten.

Praktisch erfordern leistungsbezogene Kündigungen dokumentierte Beweise für die KPIs des Mitarbeiters, deren Fortschritt und etwaige Performance Improvement Plans (PIP). Sind diese vorhanden, ist es für den Arbeitgeber leichter, die Kündigungsgründe gegenüber dem Mitarbeiter zu erklären, falls die Entscheidung angegriffen wird.

Kündigungsfristen

In Malawi kann ein Vertrag mit unbestimmter Dauer vom Arbeitgeber oder Arbeitnehmer jederzeit gekündigt werden. Nach Abschnitt 29 des Employment Act, 2000, muss eine Kündigungsfrist wie folgt eingehalten werden:

Vertragszahlung	Dauer der Beschäftigung (ununterbrochen)	Kündigungsfrist
Monatssatz	Unbestimmt	Ein Monat Kündigungsfrist
Zweiwochen-Satz	Weniger als fünf Jahre	Zwei Wochen Ein Monat Kündigungsfrist
Wochensatz	Weniger als zwei Jahre Für eine Dauer von mindestens zwei Jahren und nicht mehr als fünf Jahre Für mindestens fünf Jahre	Eine Woche Zwei Wochen Ein Monat
Tages- oder Stundenlohn	Weniger als sechs Monate Weniger als sechs Monate aber nicht mehr als zwei Jahre Für eine Dauer von mindestens zwei Jahren und weniger als fünf Jahre Für mindestens fünf Jahre	Ein Tag Eine Woche Zwei Wochen Ein Monat

Für Verträge mit festgelegter Dauer beträgt die Mindestkündigungsfrist vierzehn Kalendertage.
Ein Arbeitgeber kann auch in Erwägung ziehen, den Arbeitnehmer anstelle der Kündigungsfrist zu bezahlen. Nach dem Employment Act, Abschnitt 30, muss der Arbeitnehmer in diesem Fall erhalten:

‘...eine Summe, die dem Entgelt entspricht, das bei regulärer Beendigung gezahlt worden wäre, und alle anderen Ansprüche bis zum Ablauf der erforderlichen Frist.’

Abfindung

Wenn ein Vertrag vom Arbeitgeber gekündigt wird und der Mitarbeiter keine Schuld trägt, z.B. bei Stellenabbau, steht eine Abfindung zu. Gemäß Anhang 1 des Malawi Employment Act, 2000, erfolgt die Abfindung wie folgt:

Dauer der Beschäftigung	Abfindungszahlung
Mindestens ein Jahr, höchstens fünf Jahre	Zwei Wochen Lohn für jedes abgeschlossene Jahr der Beschäftigung bis einschließlich des fünften Jahres
Über fünf Jahre, höchstens zehn Jahre	Zwei Wochen Lohn für jedes abgeschlossene Jahr der Beschäftigung für die ersten fünf Jahre, plus drei Wochen Lohn für jedes abgeschlossene Jahr ab dem sechsten Jahr bis einschließlich des zehnten Jahres
Über zehn Jahre	Zwei Wochen Lohn für jedes abgeschlossene Jahr der Beschäftigung für die ersten fünf Jahre, plus drei Wochen Lohn für jedes abgeschlossene Jahr ab dem sechsten Jahr bis einschließlich des zehnten Jahres, plus vier Wochen Lohn für jedes abgeschlossene Jahr ab dem elften Jahr

Wie Rivermate Sie bei der rechtskonformen Einstellung in Malawi unterstützen kann

Bis zu diesem Punkt ist klar, dass Malawi kein besonders schwieriger Markt ist, um Mitarbeiter einzustellen. Doch nachdem Sie den passenden Kandidaten gefunden haben, müssen Sie ihn legal beschäftigen. Hierbei gilt es, sich durch die lokalen Arbeitsgesetze, Gehaltsabrechnungen, Steuern, verpflichtende Leistungen und Einwanderungsbestimmungen zu navigieren. All dies muss ohne Verstöße gegen die Vorschriften erfolgen, und genau hier können wir ein unverzichtbarer Partner in der Region sein. Unsere lokalen Experten wissen, wie man das malawische Employment Act praktisch anwendet, und wir verfügen über eine robuste Infrastruktur, die Sie bei jedem Schritt unterstützt.

Bereit, in Malawi einzustellen?

Rivermate übernimmt die Komplexität, damit Sie mit Vertrauen in Malawi einstellen können.

Sprechen Sie mit einem malawischen Einstellungsexperten

Quellen:

Employment Act – MalawiLII
Employment (Amendment) Act
Employment (Normal Employment Hours Exemption) Order, 2025 – MalawiLII
https://www.labour.gov.mw/images/documents/Malawi-Pension-Act_2023.pdf
Workers’ Compensation Act – MalawiLII
https://www.mra.mw/newsexpanded/government-proposes-new-tax-measures
Public Notice - NEUE STEUERMASSNAHMEN FÜR DAS HAUPTJAHRHAUSHALT-MID-YEAR-BERICHT
2026 Malawi Investment Climate Statement
Erlaubnisse – Department of Immigration. Republik Malawi