Employer of Record in Indien

Ein Employer of Record in Indien stellt Ihr Team in Ihrem Auftrag ein. Sie verwalten die tägliche Arbeit. Der EOR wird zum rechtlichen Arbeitgeber und kümmert sich um rechtskonforme Verträge, Gehaltsabrechnungen, Steuern und Sozialleistungen nach indischem Recht. Sie können in Indien einstellen, ohne eine lokale Gesellschaft zu gründen.

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Wie ein Employer of Record (EOR) in Indien funktioniert

• Sie wählen den Kandidaten und die Vergütung. Der EOR bestätigt die Eignung, führt bei Bedarf Prüfungen durch und stellt ein lokal konformes Angebot sowie einen Arbeitsvertrag aus.
• Der EOR onboarding den Mitarbeiter und registriert ihn für erforderliche gesetzliche Programme. Dazu gehören der Provident Fund, die staatliche Versicherung, wo zutreffend, die Berufssteuer und der Arbeitswohlfahrtsfonds, wo zutreffend.
• Die monatliche Gehaltsabrechnung erfolgt in indischen Rupien mit konformer Steuerabführung. Der EOR überweist TDS, Provident Fund, ESI und andere gesetzliche Beiträge. Die Mitarbeiter erhalten Gehaltsabrechnungen und Form 16 für Steuerzwecke.
• Der EOR verwaltet Urlaub, Feiertage, Spesenrückerstattungen und gesetzliche Leistungen. Die Richtlinien entsprechen den staatlichen Shops- und Establishments-Regeln sowie den nationalen Gesetzen.
• Der EOR führt die vorgeschriebenen Register und Einreichungen. Dazu gehören PF- und ESI-Meldungen, TDS-Erklärungen, gesetzlicher Bonus und Gratuity-Reserven.
• Für ausländische Staatsangehörige unterstützt der EOR Visa-Patenschaften und FRRO-Registrierungen, wenn die Rolle und das Gehalt den indischen Anforderungen entsprechen.
• Der EOR verwaltet die Mitarbeiterbeziehungen und das Offboarding. Dazu gehören Kündigungsfristen, Abschlussabrechnungen, Urlaubs- und Abfindungszahlungen, Gratuity bei Anspruch sowie Entlassungsschreiben.
• Die Nutzung eines EOR schafft keine lokale rechtliche Einheit für Sie. Es entscheidet auch nicht über Ihren Status als permanenter Betrieb. Das hängt von Ihren Geschäftstätigkeiten in Indien ab.

Vorteile der Nutzung eines EOR für Einstellungen in Indien

• Einstellung in Wochen, ohne eine Gesellschaft zu gründen
• Reduzierung von Compliance-Risiken und Strafen
• Pünktliche Zahlungen an Teams mit korrekten Steuern und Beiträgen
• Marktgerechte Benefits, die Ihnen helfen, Talente zu gewinnen
• Kontrolle der Kosten mit einer einzigen monatlichen Rechnung
• Skalierung nach oben oder unten mit flexiblen Verträgen
• Lokale HR-Unterstützung bei indischen Beschäftigungsfragen
• Fokus auf Ihr Produkt und Ihre Kunden behalten

Wahl zwischen einem EOR und PEO in Indien

Ein PEO in Indien unterstützt HR und Gehaltsabrechnung, aber Sie benötigen dennoch eine eigene indische Gesellschaft. Co-Employment-Modelle, die in einigen Ländern verwendet werden, lassen sich nicht nahtlos auf indisches Recht übertragen. Ein EOR ist der rechtliche Arbeitgeber, sodass Sie einstellen können, ohne eine Gesellschaft zu haben.

Verwenden Sie einen EOR, wenn:

• Sie keine indische Gesellschaft haben
• Sie den Markt testen oder schnell ein kleines Team einstellen möchten
• Sie eine rechtskonforme Übergangslösung benötigen, während Sie eine Tochtergesellschaft aufbauen

Verwenden Sie einen PEO, wenn:

• Sie bereits eine indische Gesellschaft haben
• Sie ausgelagerte HR-, Gehaltsabrechnungs- und Benefits-Administration wünschen, während Sie den Employer of Record-Status beibehalten

Wie EORs den Schutz Ihres IP in Indien gewährleisten

• Starke Verträge: Der EOR stellt lokal durchsetzbare Arbeitsverträge aus, die Vertraulichkeit, Erfindungszuweisung und Non-Solicitation-Klauseln enthalten, die Ihr Unternehmen als IP-Inhaber benennen.
• Klare Zuweisungskette: Mitarbeiter übertragen alle Arbeitsergebnisse an den EOR, und der EOR weist sie Ihnen durch eine Back-to-Back-Urkunde zu. Dies gewährleistet klares Eigentum an IP.
• Definierter Umfang: Verträge definieren Hintergrund-IP, Vordergrund-IP, Verzicht auf moralische Rechte, wo verfügbar, und laufende Zusammenarbeit bei Anmeldungen.
• Prozesskontrollen: Der EOR setzt Need-to-Know-Zugriffe, sichere Gerätepolitik und Rückgabe von Materialien bei Offboarding durch.
• Dokumentation: Der EOR sammelt Erfindungsmitteilungen und führt Abtretungs- sowie Verzichtsdokumente aus, die den indischen rechtlichen und Stempelsteueranforderungen entsprechen.
• Datensicherheit: Der EOR unterstützt sichere Datenverarbeitung, genehmigte Tools und Transferbeschränkungen zum Schutz von Code und Geschäftsgeheimnissen.
• Durchsetzungsunterstützung: Der EOR führt Aufzeichnungen und unterstützt bei Beweismitteln und Mitteilungen, falls Sie Ihre Rechte durchsetzen müssen.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Indien umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Indien gewährleistet.

Indiens Steuersystem erfordert von Arbeitgebern die Erfüllung von Sozialversicherungs- und Lohnsteuerpflichten, einschließlich Beiträgen zu EPF (12 % des Grundgehalts, für bestimmte Einrichtungen auf 10 % reduziert), ESI (Arbeitgeber trägt 3,25 % des Bruttogehalts) und möglicherweise dem Labour Welfare Fund, abhängig vom Bundesstaat. Arbeitgeber müssen außerdem die Einkommensteuer an der Quelle (TDS) von den Gehältern der Mitarbeiter abziehen, basierend auf den geltenden Steuertarifen, und diese an die Regierung abführen, wobei sie jährlich bis zum 15. Juni das Form 16 ausstellen.

Wichtige Steuersätze und Fristen umfassen:

Mitarbeiter können Abzüge gemäß Abschnitten wie 80C (bis zu INR 1,5 Lakh), 80D für Krankenversicherung, HRA, LTA und Zinsabzüge unter 80TTA/80TTB geltend machen. Die Steuerpflichten ausländischer Arbeitnehmer hängen vom Aufenthaltsstatus und den anwendbaren DTAAs ab, mit besonderen Überlegungen für Expatriates und ausländische Unternehmen, einschließlich Transfer Pricing und in Indien erzieltem Einkommen. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist wesentlich, um Strafen zu vermeiden.

Indiens Gehaltslandschaft im Jahr 2025 ist stark branchen- und regionabhängig, wobei Metropolen höhere Vergütungen bieten. Typische Gehaltsbereiche für Schlüsselpositionen variieren stark; zum Beispiel verdienen Software Engineers zwischen INR 4.00.000 und 25.00.000 jährlich, während Data Scientists bis zu INR 35.00.000 verdienen können. Branchenbezogene Benchmarks unterstreichen die Bedeutung von Fähigkeiten und Erfahrung bei der Bestimmung der Bezahlung.

Mindestlöhne werden durch länderspezifische Vorschriften im Rahmen des Minimum Wages Act geregelt, wobei die Sätze je nach Jobkategorie und Standort variieren. Zum Beispiel könnten ungelernte Arbeiter etwa INR 350 täglich verdienen, was ungefähr INR 9.100 monatlich entspricht, aber diese Raten können sich ändern. Arbeitgeber müssen die Einhaltung der regionalen Mindestlöhne sicherstellen.

Vergütungspakete umfassen oft Boni und Zulagen wie gesetzliche Boni, Leistungsanreize, Dearness Allowance (DA), House Rent Allowance (HRA) und Leave Travel Allowance (LTA). Gehaltszahlungen werden überwiegend per direkte Banküberweisung im Monatsrhythmus geleistet, wobei gesetzliche Abzüge wie TDS, Provident Fund und ESI verpflichtend sind. Neue Trends zeigen eine steigende Nachfrage nach Tech-Fähigkeiten, Remote-Arbeit und leistungsabhängiger Bezahlung, was zu moderatem allgemeinen Gehaltswachstum in Branchen wie E-Commerce, Fintech und erneuerbare Energien beiträgt.

Indische Arbeitsgesetze schreiben verschiedene Urlaubsarten vor, um das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu fördern, einschließlich Jahresurlaub, gesetzlicher Feiertage, Krankheitsurlaub und Elternzeit. Arbeitgeber müssen die gesetzlichen Mindestanforderungen einhalten und sich über aktuelle Vorschriften informieren, um die Einhaltung sicherzustellen und ein positives Arbeitsumfeld zu fördern.

Beim Jahresurlaub sind Mitarbeitende in der Regel nach 240 Tagen Dienstzeit berechtigt, mit Ansparraten von 1 Tag pro 20 gearbeitete Tage für Erwachsene und 1 Tag pro 15 Tage für Minderjährige. Der Mindestanspruch liegt zwischen 12 und 18 Tagen pro Jahr, mit Optionen für Übertragung und Auszahlung in vielen Bundesstaaten. Gesetzliche Feiertage umfassen nationale Gedenktage wie Republic Day, Independence Day und Gandhi Jayanti, wobei regionale Feiertage je nach Bundesstaat variieren. Mitarbeitende, die an Feiertagen arbeiten, haben in der Regel Anspruch auf Ausgleichsruhezeit oder Überstundenvergütung.

Krankheitsurlaubspolitiken variieren je nach Bundesstaat und Unternehmen und bieten in der Regel 5 bis 14 Tage, wobei häufig eine medizinische Bescheinigung für längere Abwesenheiten erforderlich ist. Mutterschaftsurlaub wird durch das Maternity Benefit Act geregelt und gewährt berechtigten Frauen 26 Wochen bezahlten Urlaub, während Paternitäts- und Adoptionsurlaub in der Regel als Unternehmensleistungen ohne gesetzliche Vorgaben angeboten werden. Weitere Urlaubsarten wie Trauerurlaub, Studienurlaub, Sabbatical, Hochzeitsurlaub und Ausgleichszeit werden je nach Unternehmenspolitik gewährt, um die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu unterstützen.

Indiens Mitarbeiterbenefits-Landschaft kombiniert gesetzliche Verpflichtungen mit freiwilligen Angeboten, um Talente anzuziehen und zu binden. Zu den obligatorischen Leistungen gehören Provident Fund (12 % Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge), Employee State Insurance (Beiträge variieren je nach Bundesstaat), gratuity (für Mitarbeitende mit ≥5 Jahren Dienstzeit), Mutterschaftsurlaub (26 Wochen), Mindestlöhne und bezahlte Urlaube. Arbeitgeber müssen außerdem bestimmte gesetzliche Boni gewähren und sich an Urlaubsregelungen halten.

Neben den gesetzlichen Anforderungen bieten Unternehmen oft optionale Leistungen wie Krankenversicherung (Deckungsbeträge in der Regel INR 300.000–INR 1.000.000), Lebensversicherung, flexible Arbeitsregelungen, berufliche Weiterentwicklung, Transportzuschüsse und Employee Stock Options (ESOPs). Krankenversicherungspläne decken in der Regel Angehörige ab und umfassen Leistungen wie ambulante Versorgung und Mutterschaftsschutz, wobei die Arbeitgeber die meisten Prämienkosten tragen.

Rentenleistungen gehen über den Provident Fund hinaus und umfassen Optionen wie das National Pension System (NPS), Pensionsfonds und gratuity. Die Leistungsangebote variieren je nach Branche und Unternehmensgröße; Tech-Firmen bieten meist umfassende Pakete inklusive ESOPs und flexibler Arbeit, während Fertigungsbetriebe und KMUs sich stärker auf die Kern gesetzliche Leistungen und Grundvorteile konzentrieren.

Arbeitsverträge in Indien sind entscheidend für die Etablierung klarer, rechtlich konformer Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehungen. Sie umreißen Bedingungen wie Jobrolle, Gehalt, Arbeitszeiten, Urlaubsregelungen, Vertraulichkeit, Kündigungsbedingungen und anwendbares Recht, um die Rechte und Pflichten beider Parteien zu schützen. Verschiedene Arten umfassen unbefristete (permanente), befristete, Probe-, Teilzeit- und Beratungsverträge, die jeweils für bestimmte Beschäftigungsszenarien geeignet sind.

Wichtige Klauseln müssen für die Durchsetzbarkeit enthalten sein, wie die Angaben zu den Parteien, Stellenbeschreibung, Vergütung, Arbeitszeiten, Urlaub, Vertraulichkeit, Kündigung und geistiges Eigentum. Probezeiten dauern typischerweise 3-6 Monate, was Arbeitgebern ermöglicht, die Eignung zu beurteilen, mit möglichen Verlängerungen. Vertraulichkeits- und Wettbewerbsverbotsklauseln schützen die Geschäftsinteressen; jedoch ist die Durchsetzbarkeit von Wettbewerbsverboten begrenzt und hängt von der Angemessenheit ab.

Änderungen und Beendigungen des Arbeitsvertrags erfordern schriftliche Vereinbarungen und die Einhaltung gesetzlicher Kündigungsfristen und -gründe. Eine Kündigung kann aus Gründen oder ohne Gründe erfolgen, wobei Arbeitnehmer in der Regel nach fünf Jahren Dienstzeit Anspruch auf Abfindungszahlungen haben. Arbeitgeber müssen faire Verfahren sicherstellen, um unrechtmäßige Kündigungsansprüche zu vermeiden.

Remote-Arbeit in Indien hat erheblich zugenommen, angetrieben durch technologischen Fortschritt und sich ändernde Arbeitsplatznormen. Während es kein spezifisches landesweites Gesetz für Remote-Arbeit gibt, gelten die bestehenden Arbeitsgesetze ähnlich für vor Ort beschäftigte Mitarbeiter, wobei der Schwerpunkt auf Arbeitsverträgen, Arbeitszeiten, Urlaubsregelungen, Vergütung, Arbeitssicherheit und steuerlichen Überlegungen liegt. Arbeitgeber müssen die gesetzlichen Grenzen einhalten, faire Leistungen bieten und Sicherheits- sowie ergonomische Bedenken adressieren, insbesondere wenn Mitarbeiter aus verschiedenen Bundesstaaten arbeiten.

Wichtige rechtliche Aspekte umfassen die Einhaltung des Factories Act, der Shops and Establishments Acts, des Minimum Wages Act sowie steuerlicher Vorschriften. Remote-Mitarbeiter haben Anspruch auf die gleichen Urlaubsleistungen und Löhne wie vor Ort Beschäftigte, wobei Arbeitgeber für sichere Arbeitssysteme und eine faire Vergütung verantwortlich sind.

Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Indien wird durch Gesetze wie das Industrial Disputes Act, 1947, und staatsspezifische Shops and Establishments Acts geregelt. Wichtige Überlegungen umfassen Kündigungsfristen, Abfindungszahlungen, Gründe für die Beendigung, Verfahrensvorschriften und Mitarbeiterschutz. Arbeitgeber müssen sich an rechtliche Protokolle halten, um Streitigkeiten, Strafen oder Reputationsschäden zu vermeiden.

Kündigungsfristen variieren je nach Mitarbeitertyp:

Abfindungszahlungen gelten für Arbeiter mit ≥1 Jahr ununterbrochener Dienstzeit:

Gründe für die Beendigung umfassen Fehlverhalten (mit fairem Verfahren) oder wirtschaftliche Gründe wie Umstrukturierungen. Beendigung aus Gründen der Ursache erfordert disziplinarische Verfahren, während ohne Ursache die Prinzipien wie "Last in, first out" gelten müssen, sofern nicht anders gerechtfertigt.

Verfahrensschritte für eine rechtmäßige Beendigung:

• Ausstellung einer Show-Cause-Benachrichtigung (bei Fehlverhalten)
• Durchführung einer fairen Untersuchung
• Ausstellung eines Kündigungsschreibens mit Gründen und Wirksamkeitsdatum
• Begleichung ausstehender Zahlungen (Gehalt, Urlaubsabgeltung, Abfindung)
• Detaillierte Dokumentation führen

Mitarbeiterschutz ermöglicht die Anfechtung unrechtmäßiger Kündigungen, wobei Gerichte eine Wiedereinstellung oder Entschädigung anordnen können. Arbeitgeber sollten die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen und rechtlichen Rat einholen, um Risiken im Zusammenhang mit Mitarbeitendenbeendigungen zu minimieren.

Indiens Wirtschaft verzeichnet einen deutlichen Anstieg bei Freelancing und unabhängiger Vertragsarbeit, angetrieben durch die Nachfrage nach Flexibilität bei der Arbeit und dem Zugang zu globalem Talent. Für Arbeitgeber ist es entscheidend, die rechtlichen Unterschiede zwischen Mitarbeitern und unabhängigen Contractors zu verstehen, um Fehlklassifizierungen zu vermeiden, die rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen können. Zu den wichtigsten Faktoren bei der Bestimmung der Art der Beziehung gehören das Maß an Kontrolle, die Integration in die Geschäftsabläufe, die wirtschaftliche Unabhängigkeit, gegenseitige Verpflichtungen, die Bereitstellung von Werkzeugen und die Zahlungsstruktur.

Verträge mit unabhängigen Contractors sollten sorgfältig ausgearbeitet werden, inklusive klarer Regelungen zu Umfang, Bezahlung, Kündigung, Vertraulichkeit und geistigem Eigentum (IP). Es ist wichtig, die IP-Rechte an den Kunden zu übertragen, um Eigentumsstreitigkeiten zu vermeiden. Contractors verwalten ihre eigenen Steuern, wie Einkommensteuer und GST, und sind nicht durch arbeitgeberfinanzierte Leistungen abgedeckt. Häufige Branchen, die unabhängige Contractors beschäftigen, sind IT, kreative Dienstleistungen, Beratung, Medien, Bildung, Gesundheitswesen und professionelle Dienstleistungen, in denen spezialisierte Fähigkeiten und projektbasierte Arbeit vorherrschen.

Indiens wachsendes Wirtschaft zieht ausländische Fachkräfte an, was das Verständnis der Visa- und Arbeitserlaubnisbestimmungen erforderlich macht. Die gebräuchlichsten Arten von work visas umfassen:

Employers müssen die Einhaltung der Antragsverfahren sicherstellen, die die Einreichung relevanter Dokumente, Nachweis des Sponsorings und die Einhaltung der Verlängerungsfristen umfassen. Der Prozess legt Wert auf rechtliche Konformität, um Strafen zu vermeiden und einen reibungslosen Beschäftigungsablauf zu gewährleisten.