Employer of Record in Indien

Wie ein Employer of Record in Indien funktioniert

Ein Employer of Record (EOR) stellt im Auftrag ausländischer Kunden Mitarbeiter ein und ermöglicht es ihnen so, Talente zu beschäftigen, ohne eine eigene rechtliche Einheit in Indien zu gründen. Während das ausländische Unternehmen die Kandidaten rekrutiert und deren tägliche Arbeit verwaltet, agiert der EOR als rechtlicher Arbeitgeber und stellt einen rechtskonformen Arbeitsvertrag bereit, führt den Onboarding-Prozess durch und gewährleistet die Einhaltung der lokalen Gesetzgebung während des gesamten Beschäftigungszyklus.

Rivermate’s EOR-Service in Indien kombiniert lokales HR-Wissen und umfangreiche praktische Erfahrung mit einem Netzwerk lokaler Partner, wodurch der Zugang zu wettbewerbsfähigen Mitarbeitervorteilen ermöglicht wird. Die Rivermate-Plattform bietet eine zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung aller Aspekte der Beschäftigungsbeziehung und erleichtert Unternehmen die rechtskonforme Einstellung in einem fremden Markt.

Arbeitsmarkt in Indien: Kurzübersicht

Der Einstellungsmarkt
Größte Beschäftigungstätigkeit:	Großbetriebe in den wichtigsten Zentren (Mumbai, Delhi, Chennai, Pune, Hyderabad). Bangalore ist besonders stark im Technologiesektor.
Einstellungsfristen:	Lokal: etwa 1 Woche, abhängig von der Art der Stelle, der Einhaltung der lokalen Vorschriften und möglicherweise regionalen Feiertagen. Ausländer: 2-3 Monate für Einwanderungsverfahren.
Gefragte Branchen:	Softwareentwicklung, KI, Ingenieurwesen, Shared Services. Der Aufbau von Global Capability Centers (GCC) ist üblich.
Branchen mit Fachkräftemangel:	Automobil, erneuerbare Energien, Textilien, Landwirtschaft

Der Gehaltsmarkt
Arbeitgeberbeiträge zur Steuer:	EPF-Beitrag: 12 % auf EPF-Löhne (Grundgehalt + Dearness Allowance (DA) + Retaining Allowance (RA)) EDLI: 0,5 % auf EPF-Lohn
	EPF-Administration: 0,5 % auf EPF-Lohn ESI-Beitrag: 3,25 % auf ESI-Löhne Wohlfahrtsfonds für Arbeitnehmer: variabel Es gelten gesetzliche Höchstgrenzen für Löhne und weitere Bedingungen.
Mindestlohn:	Variiert stark nach Region, festgelegt sowohl von Zentral- als auch von Landesregierungen und regelmäßig überprüft. Arbeitgeber müssen mindestens den höheren der beiden festgelegten Mindestlöhne zahlen (zentral oder lokal). Beispiel: Der Mindestlohn in Delhi für eine Fachkraft im Jahr 2025 betrug ₹22.411/Monat.
Durchschnittliches Bruttomonatsgehalt:	Reguläre Mitarbeiter: durchschnittlich ₹22.699, mit erheblichen Schwankungen zwischen Branchen und Regionen.
Hochrangige Angestellte im Verlags- und City-Geschäftsbereich können ₹45.000 - ₹150.000/Monat erreichen.
Einkommensteuer-Intervalle:	Es gilt ein duales progressives Steuersystem, beide unter Berücksichtigung von Steuerfreibeträgen und Zulagen (weniger beim neuen Steuersystem).

Neues Steuersystem – Standard, jährliche Steuerklassen:
Einkommen	Steuer %
0 - ₹400.000	0 %
₹400.000 - ₹800.000	5 %
₹800.000 - ₹1.200.000	10 %
₹1.200.000 - ₹1.600.000	15 %
₹1.600.000 - ₹2.000.000	20 %
₹2.000.000 - ₹2.400.000	25 %
₹2.400.000+	30 %

Altes Steuersystem – jährliche Steuerklassen:
Einkommen	Steuer %
0 - ₹250.000	0 %
₹250.000 - ₹500.000	5 %
₹500.000 - ₹1.000.000	20 %
₹1.000.000+	30 %*

Was es wirklich kostet, in Indien zu rekrutieren?

Gehälter in Indien folgen typischerweise einem 12-Monats-Lohnplan, ohne gesetzlich vorgeschriebene 13. oder 14. Gehälter. Sie werden in der Regel am letzten Tag des Monats oder in den ersten Tagen des folgenden Monats ausgezahlt, meistens per direkter Banküberweisung.

Nach geltendem Recht müssen Löhne vor dem 7. Tag des Folgemonats bezahlt werden. Gesetzliche Zahlungen (Arbeitnehmerabzüge und Arbeitgeberkosten) sind üblicherweise bis zum 15. des Folgemonats fällig (EPF) oder bis zum 21. (ESI).

Grundgehalt

Das Grundgehalt eines Mitarbeiters in Indien umfasst sein Grundgehalt sowie eine Lebenshaltungskostenzulage (Dearness Allowance, DA) und eine Retaining Allowance (RA). DA ist eine Anpassung, die an Mitarbeiter gezahlt wird, um die Inflation und deren Auswirkungen auf die Kaufkraft auszugleichen, in der Regel als Prozentsatz des Grundgehalts, regelmäßig überprüft, jedoch ohne gesetzliche Mindest- oder Höchstwerte für private Arbeitnehmer. RA wird gezahlt, um saisonal beschäftigte Arbeitnehmer in Nebensaisons zu halten. Mit Ausnahme dieser beiden Zulagen werden andere Zulagen in der Regel nicht zum Grundgehalt gezählt.

Arbeitgebersteuern und -beiträge

Der Employees’ Provident Fund (EPF) in Indien ist eine soziale Sicherungsrente, die sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer mit jeweils 12 % des EPF-Lohns (Grundgehalt, Dearness Allowance, Retaining Allowance) finanziert wird.

Im Gegensatz zu den 12 % EPF des Mitarbeiters, die auf sein individuelles EPF-Konto gehen, wird der vom Arbeitgeber gezahlte Anteil von 12 % zwischen dem EPF des Mitarbeiters (3,67 %) und dem zentralen Employees’ Pension Scheme (EPS, 8,33 %) aufgeteilt.

Darüber hinaus gilt eine gesetzliche Gebühr von 0,5 % für Employees’ Deposit Linked Insurance (EDLI) und 0,5 % Verwaltungsgebühr für das EPF in bestimmten Fällen.

Für die Standardabdeckung des EPF wurde vor dem 17. September 2026 eine gesetzliche Höchstgrenze für den Lohn von ₹15.000 pro Monat festgelegt. Dieser Betrag wurde kürzlich auf ₹25.000 angehoben. Arbeitgeber sind in der Regel nicht verpflichtet, Beiträge über eine Grenze von ₹25.000 hinaus zu leisten, sofern keine höheren Beitragspflichten gelten, wie bei Expats/internationalen Arbeitnehmern, die anderen Regeln unterliegen.

Wenn ein Arbeitgeber jedoch freiwillig zustimmt, den vollen tatsächlichen Grundlohn zu bezahlen, sind die 8,33 % des EPS gedeckelt, während die 3,67 % auf das tatsächliche Gehalt des Mitarbeiters berechnet werden.

Neben dem EPF leisten einige Arbeitgeber auch verpflichtend Beiträge zur Employee State Insurance (ESI). Dieses gesetzliche Sozialversicherungsprogramm bietet medizinische Versorgung und weitere Leistungen (einschließlich Krankheits-, Mutterschafts- und Invaliditätsleistungen) für die versicherten Arbeitnehmer, deren Löhne nicht mehr als ₹21.000 monatlich betragen.

Falls zutreffend, zahlt der Arbeitgeber 3,25 % des Lohns monatlich (der Arbeitnehmer trägt 0,75 %). Arbeitnehmer, die den monatlichen Schwellenwert überschreiten, sind in der Regel außerhalb des Geltungsbereichs des Schemas, und es werden keine Beiträge für sie gezahlt. Bemerkenswert ist, dass die ESI-Beitragspflicht nur für nicht-saisonale Fabriken und gewerbliche Betriebe mit mindestens 10 Arbeitern gilt.

Gesetzliche Leistungen

Nach dem Code on Wages ist Indien verpflichtet, eine gesetzliche Bonuszahlung an Arbeitnehmer zu zahlen, die unter einer bestimmten Gehaltsgrenze verdienen. Diese wird in einer amtlichen Mitteilung (derzeit ₹21.000 pro Monat inklusive Grundgehalt, Dearness Allowance und Retaining Allowance) festgelegt. Dieser Bonus muss jährlich an Betriebe gezahlt werden, die an jedem Tag des Geschäftsjahres mindestens 20 Mitarbeiter beschäftigen. Anspruch haben Arbeitnehmer, die mindestens 30 Tage im betreffenden Geschäftsjahr gearbeitet haben. Es ist eine Mindestgarantie in Höhe von 8,33 % der Löhne (berechnet auf eine begrenzte Basis) vorgesehen.

Zusätzlich – was für die Budgetplanung wichtig ist – ist Indien ein gesetzliches Gratifikationserfordernis, das eine gesetzliche Verpflichtung darstellt, die in der Regel vorrangig angesammelt oder vorgesehen, aber nicht monatlich gezahlt wird.

Einige Bundesstaaten fordern auch staatsspezifische Zahlungen, etwa den Beitrag zum Labour Welfare Fund (LWF), der von Landesbehörden zur Finanzierung sozialer Kosten der Arbeiter (Gesundheitsversorgung, Bildung usw.) verwendet wird. Die festgelegten nominalen Beträge werden nur in einzelnen Bundesstaaten gesetzlich vorgeschrieben.

Indiens reguläre Arbeitszeit ist auf 48 Stunden pro Woche festgelegt und auf 8 Stunden pro Tag begrenzt. Feiertage – sowohl öffentlich als auch festivalspezifisch – variieren je nach Bundesstaat und Unternehmen. Arbeitgeber sind verpflichtet, gesetzliche Feiertage einzuhalten und die Liste der Feiertage jährlich zu veröffentlichen.

Einige gesetzliche Leistungen in Indien umfassen:

• Jahresurlaub: Verschiedene Arten bezahlter Urlaubstage, einschließlich Earned Leave (EL) oder Privilege Leave (PL). In der Regel haben Mitarbeiter, die mindestens 180 Tage in einem Kalenderjahr gearbeitet haben, Anspruch auf 1 Tag bezahlten Urlaub pro 20 Tage Arbeit. Der Anspruch liegt meist zwischen 15 und 21 Tagen pro Jahr und hängt von den jeweiligen Bundesstaatregelungen ab. Urlaubstage können, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, vorgetragen werden.
• Mutterschaftsleistungen: Bezahlter Mutterschaftsurlaub von 26 Wochen während der Schwangerschaft und Geburt.
• Krankheitstage und Casual Leave: Diese beiden Urlaubstypen überschneiden sich meist, wobei Casual Leave für kurzfristige Abwesenheiten, inklusive leichter Krankheiten, genutzt wird, während Sick Leave üblicherweise bei Krankheit oder Verletzung gewährt wird. Beide variieren je nach Bundesstaat und Betrieb.
• Ausgleichsruhe: Freistellung bei Arbeit an einem freien Tag oder Feiertag im Austausch gegen einen freien Tag.

Weitere nicht-obligatorische Urlaubsarten können in bestimmten Fällen ebenfalls gelten. Überstunden werden in der Regel doppelt vergütet.

Zusätzliche Vorteile

Neben den gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen bieten viele Arbeitgeber in Indien Zusatzleistungen an, um Gesamtpakete attraktiver zu gestalten. Diese variieren stark zwischen Branchen und Unternehmen, beinhalten aber häufig private Krankenversicherung für Einheimische und Expats, die nicht vom ESI abgedeckt sind, angesichts der perceived Schwäche des öffentlichen Gesundheitswesens.

Weitere optionale Leistungen, die typisch angeboten werden, sind Mahlzeitenzuschüsse, Transportunterstützung sowie Zusatzangebote im Bereich Sport und Gesundheit.

Berechnung der Beschäftigungskosten

Praktische Aspekte bei der Einstellung in Indien

Marktsituation	Was ein Arbeitgeber wissen sollte
Talentverfügbarkeit	Einer der weltweit größten und vielfältigsten Talentpools; Rekrutierungszentren typischerweise in den großen Metropolen (Mumbai, Delhi, Chennai). Bangalore positioniert sich als wichtigste Technologiemetropole Indiens, neben Hyderabad und Pune.
Branchen mit Top-Vergütung	Digitale Kompetenzen (KI/ML, Data Science, Cybersicherheit). Aktuell verstärkte Aktivität im Militär-, Bau- und Import-Export-Sektor.
Unternehmenskultur	Bedeutende Unterschiede. Klare Kommunikation, definierte Rollen, hierarchische Strukturen und Bewusstsein für regionale und religiöse Vielfalt sind wichtig.
Schlüsselherausforderung für Arbeitgeber	Unterschiedliche Beschäftigungsgesetze in den Regionen. Kontinuierliche Gehaltssteigerungen (ca. 9 % jährlich), in einigen Sektoren (Technik und spezialisierte Fertigung) sogar noch höher. Einhaltung der Kündigungsfristen.

Indien bietet ausländischen Unternehmen Zugang zu einem großen und zunehmend qualifizierten Talentpool sowie zu wettbewerbsfähigen Beschäftigungskosten. Diese Faktoren – zusammen mit Indiens großem Binnenmarkt sowie wachsender Technologie- und Dienstleistungsfähigkeit – haben zu fortgesetzten Investitionen und Expansionen multinationaler Unternehmen geführt. Dies zeigt sich in der rasanten Erweiterung der globalen Capability Center (GCC).

Allerdings müssen Arbeitgeber die fragmentierten nationalen und bundesstaatlichen Beschäftigungsanforderungen navigieren, deren Pflichten je nach Bundesstaat, Betrieb, Branche und Arbeitsverhältnis variieren.

Unser lokaler HR-Experte Sakshi Jain hebt mehrere wichtige Aspekte hervor, die Arbeitgeber beim Einstellen in Indien beachten sollten:

• Regierungen auf Landes- und Bundesebene: Unterschiedliche Compliance-Regelungen, innerhalb eines Bundesstaats kann es sogar zwischen Städten Unterschiede geben.
• Beschäftigungsstruktur: Art des Engagements und Rollen des Mitarbeiters beeinflussen die anwendbaren Steuer-, Sozialversicherungs- und Regulierungsanforderungen. Arbeitgeber sollten Stellenbeschreibungen möglichst detailliert formulieren, um potenzielle Auswirkungen zu bewerten.
• Versicherung und Risiko: Versicherungs- und gesetzliche Entschädigungsanforderungen können die Beschäftigungskosten erhöhen, insbesondere bei Arbeitnehmern in risikoreichen oder vor Ort/industriellen Rollen.
• Einstellungen von ausländischen Fachkräften: Expats unterliegen strengen regulatorischen Prüfungen im Einwanderungsverfahren.

Was Sie wissen sollten, wenn Sie Expats in Indien einstellen

In der Praxis werden Expats meist für befristete Einsätze engagiert, z.B. für Projektaufbau, Schulung oder Wissenstransfer.

Indiens Employment Visa ist hauptsächlich für hochqualifizierte ausländische Fachkräfte vorgesehen. Das Visum wird grundsätzlich für ein Jahr (bzw. für die Dauer des Vertrags, je nachdem, was kürzer ist) erteilt, unter Einhaltung von Vorschriften und Anspruchskriterien.

Arbeitsvisa werden in der Regel nicht für Positionen erteilt, für die lokale Fachkräfte in ausreichender Zahl verfügbar sind. Für eine erfolgreiche Antragstellung müssen die Kandidaten zudem ein Mindestjahresgehalt verdienen, das regelmäßig angepasst wird. Staatsangehörigkeit, Rolle, Arbeitsort, sponsordenede Organisation und Nachweisdokumente können die Anforderungen und Bearbeitungszeiten beeinflussen. Üblicherweise dauern Verfahren für Arbeitserlaubnisse etwa 2-3 Monate.

Rechtskonformitätsrisiken, die Arbeitgeber kennen sollten

Obligatorische Aufschlüsselung der Gehaltsbestandteile

In Indien müssen Gehaltspakete in verschiedene Elemente aufgeschlüsselt werden (obligatorisch oder optional) sowohl im Arbeitsvertrag als auch auf den monatlichen Gehaltsabrechnungen. Neben dem Grundgehalt sind Dearness Allowance (DA) und Retaining Allowance (RA) vorgesehen; optionale Komponenten wie House Rent Allowance (HRA) und Leave Travel Allowance (LTA) müssen separat ausgewiesen werden. Diese Trennung ist wichtig, weil die einzelnen Elemente unterschiedlich in die Berechnung von Beiträgen und Steuern einfließen können.

Probezeiten

Probezeiten dauern gewöhnlich zwischen drei und sechs Monaten und können bei Bedarf verlängert werden. Anders als in manchen anderen Ländern ist es in Indien erforderlich, dass der Arbeitgeber eine schriftliche Bestätigung über den dauerhaften Status des Mitarbeiters ausstellt, nachdem die Probezeit erfolgreich abgeschlossen wurde.

Kündigungen und Abfindungen

Mit einem rechtlichen Rahmen für Kündigungen auf zentraler und bundesstaatlicher Ebene erfordert die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in Indien die strikte Einhaltung von Verfahren, vertraglich vereinbarten Kündigungsfristen und gesetzlichen Gründen. Abhängig vom konkreten Arbeitsvertrag liegen die Kündigungsfristen zwischen 30 und 90 Tagen und richten sich nach Unternehmenspolitik, Seniorität und Rolle.

Besondere Vorsicht ist bei der Umsetzung von Redundanz- („retrenchment“) Verfahren geboten. Während des Restrukturierungsprozesses müssen Arbeitgeber mindestens einen Monat vorher schriftlich kündigen. Arbeitnehmer, die mindestens ein Jahr tätig waren, sind zudem anspruchsberechtigt auf Abfindung, deren Höhe von der Dauer der Betriebszugehörigkeit und dem durchschnittlichen Gehalt abhängt. Berechtigte Arbeitnehmer haben außerdem Anspruch auf Gratifikation während der Beendigung sowie auf die Auszahlung von angesammelten, aber nicht genutzten Urlaubstagen.

Vorteile der Beschäftigung über ein EOR in Indien

Wenn Sie in Indien eine Stelle besetzen oder eine kleine Teams aufbauen möchten, könnten Sie in Erwägung ziehen, ein eigenes rechtliches Unternehmen im Land zu gründen. Allerdings müssten Sie dann komplexe, zersplitterte Verwaltungsverfahren bewältigen, was ohne lokale Unterstützung schwierig sein kann.

Eine Alternative ist ein EOR, beispielsweise Rivermate. Rivermate kann Ihre Mitarbeiter in Indien mit einer bestehenden Organisation beschäftigen. Dank lokaler Expertise verwaltet Rivermate den gesamten Employee Lifecycle, während Sie sicherstellen, alle gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.

Bereit, in Indien einzustellen?

Die Einstellung in Indien bedeutet mehr als nur den passenden Kandidaten zu finden. Verlassen Sie sich darauf, dass Rivermate die Komplexität der zersplitterten indischen Beschäftigungsgesetzgebung meistert, damit Sie mit Zuversicht rekrutieren können.

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Quellen:
National Skill Gap Study for High-Growth Sectors
The Code on Wages 2019
National Statistics Office: Arbeitsmarktdynamik in Städten mit über einer Million Einwohnern
MoSPI Periodic Labour Force Survey (PLFS) Jahresbericht
PwC: Indien Steuern auf Einkommen natürlicher Personen
Cabinet genehmigt höheren EPFO-Lohndeckel von Rs. 25.000, erweitert die verpflichtende Abdeckung
Deloitte: Durchschnittliche Gehaltserhöhung in Indien 2026