Employer of Record in Brasilien

Die Einstellung von Mitarbeitern in Brasilien erfordert ein umfassendes Verständnis der einzigartigen und oft komplexen Arbeitsgesetze des Landes. Die Consolidated Labor Laws (CLT) regeln nahezu alle Aspekte der Beschäftigung, von Verträgen und Arbeitszeiten bis hin zu Sozialversicherungsbeiträgen und Abfindungen, was die direkte Beschäftigung für ausländische Unternehmen zu einer bedeutenden Herausforderung macht. Ohne lokale Expertise können die Navigation durch diese Vorschriften zeitaufwendig und teuer sein.

Für Unternehmen, die im Jahr 2025 ihr Team nach Brasilien erweitern möchten, gibt es mehrere Wege, die jeweils unterschiedliche Implikationen haben:

• Gründung einer lokalen Rechtspersönlichkeit: Dies beinhaltet die Einrichtung einer Tochtergesellschaft oder Niederlassung, ein Prozess, der erheblichen Zeit-, Kapitalaufwand und ein tiefgehendes Verständnis der brasilianischen Unternehmens-, Steuer- und Arbeitsgesetze erfordert.
• Nutzung eines Employer of Record (EOR): Die Zusammenarbeit mit einem EOR wie Rivermate ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Mitarbeiter in Brasilien zu beschäftigen, ohne eine lokale Rechtspersönlichkeit zu benötigen. Der EOR übernimmt alle Beschäftigungsverantwortlichkeiten rechtlich in Ihrem Auftrag.
• Einstellung von unabhängigen Auftragnehmern: Obwohl dies auf den ersten Blick unkompliziert erscheint, birgt diese Option in Brasilien erhebliche Risiken. Die falsche Einstufung eines Mitarbeiters als Auftragnehmer kann zu schweren Strafen, Nachzahlungen und Bußgeldern führen, wenn ein Arbeitsgericht feststellt, dass ein Arbeitsverhältnis besteht.

Wie ein EOR in Brasilien funktioniert

Ein Employer of Record fungiert als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre Teammitglieder in Brasilien und übernimmt die volle Verantwortung für die Einhaltung der lokalen Vorschriften und administrative Aufgaben. Dazu gehören:

• Lohn- und Steuerverwaltung: Berechnung und Abwicklung von Gehältern, obligatorischem 13. Monatsgehalt, Urlaubsgeld, Sozialversicherungsbeiträgen (INSS) und Einkommensteuer (IRRF) in Übereinstimmung mit brasilianischen Vorschriften.
• Einhaltung der Arbeitsgesetze: Sicherstellung der Einhaltung der CLT, branchenspezifischer Tarifverträge (CBA) sowie anderer bundesstaatlicher, bundesweiter und kommunaler Arbeitsgesetze.
• Verwaltung von Mitarbeitervorteilen: Verwaltung aller obligatorischen Leistungen wie dem Severance Indemnity Fund (FGTS), Krankenversicherung, Transportzuschüsse und anderen gesetzlichen Leistungen.
• Onboarding und Offboarding: Abwicklung aller erforderlichen Arbeitsverträge, Registrierungen und Dokumentationen für Neueinstellungen sowie die Einhaltung gesetzlicher Kündigungsprozesse.
• Rechtliche Vertretung: Agieren als offizieller Arbeitgeber, um die rechtliche Haftung Ihres Unternehmens im Zusammenhang mit brasilianischen Arbeitsgesetzen zu minimieren.

Vorteile der Nutzung eines EOR in Brasilien

Für Unternehmen, die in Brasilien einstellen möchten, ohne die Komplexität der Gründung einer lokalen Rechtspersönlichkeit, bietet ein EOR klare Vorteile:

• Schneller Markteintritt: Deutliche Verkürzung der Zeit und Ressourcen, die für die Einstellung in Brasilien erforderlich sind, sodass Sie Mitarbeiter in Tagen oder Wochen statt Monaten onboarden können.
• Reduziertes rechtliches und compliancebezogenes Risiko: Übertragung der Verantwortung für die Navigation durch Brasiliens komplexe Arbeitsgesetze, Steuern und Sozialversicherungsobligationen an einen Experten, wodurch das Risiko von Strafen und Rechtsstreitigkeiten minimiert wird.
• Kosteneffizienz: Vermeidung der erheblichen Anfangs- und laufenden Kosten, die mit der Registrierung, dem Betrieb und der Personalführung einer lokalen Rechtspersönlichkeit verbunden sind.
• Zugang zu Top-Talenten: Einstellung qualifizierter Fachkräfte in ganz Brasilien, unabhängig von Ihrer physischen Präsenz, und Erweiterung Ihres Talentpools ohne geografische Beschränkungen.
• Vereinfachte Abläufe: Konzentration auf Ihre Kernziele, während der EOR alle Aspekte der Beschäftigungsverwaltung übernimmt und so eine reibungslose internationale Expansion ermöglicht.

Das transparente Preismodell von Rivermate eliminiert Komplexität durch eine einzige, wettbewerbsfähige monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Im Gegensatz zu traditionellen PEO-Anbietern umfasst unsere Preisgestaltung in Brasilien umfassenden HR-Support, Benefits-Administration, Compliance-Management und den Zugang zu unserem proprietären Dashboard für Echtzeit-Arbeitskräfteanalysen. Keine versteckten Kosten, keine Einrichtungsgebühren – nur eine unkomplizierte Preisgestaltung, die mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wächst und gleichzeitig die vollständige rechtliche Konformität in Brasilien gewährleistet.

Das Steuersystem Brasiliens auferlegt Arbeitgebern erhebliche Verpflichtungen, hauptsächlich durch Sozialversicherungsbeiträge, Lohnsteuer und verpflichtende Meldungen. Arbeitgeber müssen etwa 20 % des Bruttogehalts der Mitarbeiter an INSS abführen, zusammen mit 1–3 % für die Unfallversicherung (RAT), 0,2–2,5 % für Sistema S-Einrichtungen und 8 % für FGTS. Diese Beiträge finanzieren Sozialprogramme und Abfindungsfonds, mit den folgenden Schlüsselquoten:

Arbeitgeber sind außerdem verantwortlich für die Einbehaltung der Einkommensteuer (IRRF) von den Mitarbeitern, basierend auf progressiven Sätzen für 2025, die von 0 % für Einkommen bis zu BRL 2.259,20 bis zu 27,5 % für Einkommen über BRL 4.664,68 reichen, wobei entsprechende Abzüge angewendet werden.

Mitarbeiter können ihr zu versteuerndes Einkommen durch Abzüge wie INSS-Beiträge, Dependents, private Rentenpläne (bis zu 12 %), Gesundheits- und Bildungsausgaben reduzieren. Arbeitgeber müssen die Meldefristen über Systeme wie eSocial, DCTFWeb, RAIS und DIRF einhalten, wobei bei Nichteinhaltung Strafen drohen.

Ausländische Unternehmen und Arbeitnehmer stehen vor zusätzlichen Überlegungen, einschließlich der Regeln zur Steueransässigkeit, Doppelbesteuerungsabkommen sowie Regelungen zu ständiger Betriebsstätte und Verrechnungspreisen. Ausländische Arbeitnehmer könnten auf weltweites Einkommen besteuert werden, wenn sie sich länger als 183 Tage im Land aufhalten, und Unternehmen sollten ihre Steuerpflichten entsprechend prüfen.

Die Gehaltslandschaft Brasiliens im Jahr 2025 variiert je nach Branche, Rolle und Region, wobei Metropolregionen wie São Paulo und Rio de Janeiro höhere Vergütungen bieten. Wichtige Gehaltsbereiche umfassen Technologierollen wie Software Engineers (BRL 80.000–180.000/Jahr) und Data Scientists (BRL 90.000–200.000/Jahr) sowie Gesundheitsfachkräfte wie Medical Doctors (BRL 120.000–300.000/Jahr). Arbeitgeber sollten regelmäßig Benchmarking gegen diese Zahlen durchführen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Gesetzliche Mindestlöhne setzen einen landesweiten Mindestbetrag von BRL 1.502 pro Monat, wobei regionale und berufsspezifische Variationen diesen Basiswert erhöhen können. Die Einhaltung ist verpflichtend, um Strafen zu vermeiden. Mitarbeitervorteile umfassen üblicherweise das 13th Salary, Urlaubsgeld, Gewinnbeteiligung, Transportvouchers, Essenszuschüsse, Krankenversicherung und Bildungsförderung.

Geotrends werden durch Wirtschaftswachstum, Inflation, Fachkräftemangel – insbesondere im Tech-Bereich – und mögliche Arbeitsreformen beeinflusst. Der Anstieg der Remote-Arbeit könnte auch zu standardisierteren regionalen Gehältern führen. Arbeitgeber sollten ihre Vergütungsstrategien an diese sich entwickelnden Marktbedingungen anpassen, um Talente effektiv anzuziehen und zu halten.

Brasilianisches Arbeitsrecht garantiert verschiedene Urlaubsarten zum Schutz der Rechte der Arbeitnehmer. Wichtige Urlaubsansprüche umfassen:

• Jährlicher Urlaub: Arbeitnehmer haben Anspruch auf 30 Tage bezahlten Urlaub nach 12 Monaten Dienstzeit, mit einem Urlaubsbonus von mindestens einem Drittel des Gehalts. Der Urlaub kann in bis zu drei Perioden aufgeteilt werden, und Arbeitnehmer dürfen bis zu 10 Tage verkaufen (abono pecuniário). Arbeitgeber müssen den Urlaub innerhalb von 12 Monaten gewähren; bei Versäumnis erfolgt eine doppelte Bezahlung.

• Feiertage (2025):
  | Datum | Feiertag | |-------------|---------------------------------| | 1. Jan | Neujahr | | 21. Apr | Tiradentes-Tag | | 1. Mai | Tag der Arbeit | | 7. Sep | Unabhängigkeitstag | | 12. Okt | Unserer Lady Aparecida | | 2. Nov | Allerheiligen | | 15. Nov | Proklamation der Republik | | 25. Dez | Weihnachten |

• Krankheitstage: Keine gesetzliche Begrenzung; volles Gehalt wird für die ersten 15 Tage gezahlt, danach Sozialversicherungsleistungen ab Tag 16, abhängig von medizinischer Bescheinigung.

• Elternzeit:
  | Typ | Dauer und Bedingungen | |-----------------|------------------------------------------------------------| | Mutterschaft | 120 Tage bezahlter Urlaub, verlängerbar auf 180 Tage unter Empresa Cidadã; Jobsicherheit vom Zeitpunkt der Empfängnis bis fünf Monate nach der Geburt | | Vaterschaft | 5 Tage bezahlter Urlaub, verlängerbar auf 20 Tage mit Empresa Cidadã | | Adoption | 120 Tage für Kinder von 0-1 Jahr, abnehmend mit dem Alter, kein Urlaub über 8 Jahre |

• Sonstige Urlaubsarten: Einschließlich 2 Tage Trauerurlaub, 3 Tage Heiratsurlaub sowie Urlaube für Jury-Dienst, Wahlservice, Militärdienst, wobei einige Vorteile je nach Unternehmenspolitik variieren.

Arbeitgeber müssen sich über gesetzliche Anforderungen auf dem Laufenden halten, um die Einhaltung sicherzustellen und Streitigkeiten zu vermeiden, insbesondere bei Urlaubsplanung, Verlängerungen und besonderen Urlaubsbedingungen.

Das brasilianische Arbeitsrecht schreibt wichtige Arbeitnehmerleistungen vor, darunter einen Mindestlohn von BRL 1.502 (2025), ein 13. Monatsgehalt, das in zwei Raten gezahlt wird, 30 Tage bezahlten Urlaub plus einen Drittelbonus, FGTS-Beiträge in Höhe von 8 % des Bruttogehalts sowie Sozialversicherungsbeiträge (INSS). Arbeitnehmer haben Anspruch auf wöchentliche bezahlte Ruhezeiten, 120 Tage bezahlten Mutterschaftsurlaub (verlängerbar auf 180 Tage), 5 Tage bezahlten Vaterschaftsurlaub (verlängerbar auf 20 Tage) und Transportzuschüsse, die die Pendelkosten abdecken, wobei die Arbeitnehmer bis zu 6 % beitragen.

Neben den obligatorischen Leistungen bieten Unternehmen oft optionale Vorteile wie private Kranken- und Zahnzusatzversicherung, Essensgutscheine, Lebensversicherung, private Rentenpläne, Unterstützung bei Bildung und Kinderbetreuung, Fitnessstudio-Mitgliedschaften und Gewinnbeteiligung. Krankenversicherung wird besonders geschätzt, mit Deckung einschließlich Konsultationen, Krankenhausaufenthalten und Operationen, wobei Arbeitgeber in der Regel die Prämien subventionieren. Rentenleistungen umfassen das öffentliche INSS-System und private Rentenpläne (PGBL und VGBL), die den Arbeitnehmern zusätzliche Sparmöglichkeiten bieten.

Das Angebot an Leistungen variiert je nach Unternehmensgröße und Branche, wobei große Firmen umfassende Pakete bereitstellen, einschließlich Gesundheits-, Zahn-, Renten- und Bildungsleistungen, während kleinere Unternehmen hauptsächlich die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Zum Beispiel sind typische Leistungen nach Unternehmensgröße zusammengefasst als:

Das brasilianische Arbeitsrecht, das hauptsächlich durch die CLT geregelt wird, verlangt, dass Arbeitsverträge bestimmten rechtlichen Standards entsprechen, einschließlich Tarifverträgen. Verträge können schriftlich oder mündlich sein, aber schriftliche Vereinbarungen werden dringend empfohlen, insbesondere bei unbefristeten Verträgen, die die häufigste Form sind und einen größeren Kündigungsschutz bieten. Arbeitgeber müssen wesentliche Klauseln aufnehmen, um die rechtliche Konformität und Klarheit zu gewährleisten.

Brasilianische Arbeitsverträge werden in zwei Haupttypen unterteilt: unbefristete und befristete Verträge. Unbefristete Verträge haben kein Enddatum und bieten stärkeren Schutz, während befristete Verträge auf maximal zwei Jahre beschränkt sind und für bestimmte Projekte, temporäre Vertretungen oder ergänzende Tätigkeiten verwendet werden. Befristete Verträge können nur einmal verlängert werden; andernfalls wandeln sie sich automatisch in unbefristete Verträge um.

Wesentliche Klauseln in Arbeitsverträgen umfassen Details zu Arbeitsaufgaben, Vergütung, Arbeitszeiten, Kündigungsbedingungen und anderen Rechten, um die Einhaltung der CLT zu gewährleisten und beide Parteien zu schützen. Eine ordnungsgemäße Formulierung und die Einhaltung rechtlicher Anforderungen sind entscheidend für die Durchsetzbarkeit und die Vermeidung rechtlicher Probleme.

Remote work in Brasilien hat erheblich zugenommen, angetrieben durch rechtliche Reformen und technologische Fortschritte. Das Arbeitsrechtsreformgesetz (Gesetz Nr. 13.467/2017) definiert Telearbeit als Dienstleistungen, die hauptsächlich außerhalb der Räumlichkeiten des Arbeitgebers unter Verwendung von IKT erbracht werden, wobei eine schriftliche Vereinbarung erforderlich ist, die Verantwortlichkeiten, Ausrüstung, Ausgaben, Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen sowie Kontrollrechte festlegt. Arbeitgeber müssen die Einhaltung dieser Vorschriften sicherstellen und gleichzeitig die Privatsphäre der Mitarbeitenden respektieren.

Flexible Arbeitsvereinbarungen werden zunehmend übernommen, einschließlich Optionen wie vollständige Telearbeit, Hybridmodelle und flexible Arbeitszeiten. Wichtige Überlegungen für Arbeitgeber umfassen die Festlegung klarer Richtlinien zu Ausrüstungsbereitstellung, Kostenerstattung, Datenschutz und technischer Infrastruktur. Das Datenschutzgesetz Brasiliens (LGPD) schreibt strenge Kontrollen bei personenbezogenen Daten vor, die Sicherheitsmaßnahmen, Zugriffskontrollen und Mitarbeiterschulungen erfordern. Zuverlässige Konnektivität, Kommunikationstools, VPNs und Cloud-Lösungen sind unerlässlich für eine effektive Remote-Arbeit.

Das brasilianische Arbeitsrecht schreibt eine strenge Einhaltung bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses vor und unterscheidet zwischen Kündigungen aus wichtigem Grund und ohne wichtigen Grund. Arbeitgeber müssen bestimmte Kündigungsfristen je nach Beschäftigungsdauer einhalten, mit einem Maximum von 90 Tagen für langjährige Mitarbeiter, und Leistungen wie anteilige Urlaubsgeld, 13. Monatsgehalt und FGTS-Einzahlungen gewähren. Während der Kündigungsfrist haben Arbeitnehmer Anspruch auf verkürzte Arbeitszeiten oder freie Tage ohne Gehaltsverlust.

Die Abfindung variiert: Bei Kündigung ohne wichtigen Grund erhalten Arbeitnehmer ausstehendes Gehalt, anteiligen Urlaub plus ein Drittel, das 13. Monatsgehalt und eine FGTS-Strafe von 40%; bei Kündigung aus wichtigem Grund sind nur ausstehende Löhne und angesammelter Urlaub zahlbar. FGTS-Einzahlungen (8% des Gehalts) können bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses abgehoben werden, wobei der Arbeitgeber bei Kündigungen ohne wichtigen Grund eine Strafe von 40% zahlt. Das Verfahren zur Beendigung erfordert schriftliche Kündigungen, ordnungsgemäße Dokumentation, rechtzeitige Zahlungen und mögliche Mitteilungen an die Gewerkschaft. Arbeitnehmerschutzmaßnahmen umfassen die Arbeitsplatzsicherheit für bestimmte Gruppen und Verbote gegen diskriminierende Kündigungen, mit rechtlichen Möglichkeiten für Ansprüche bei ungerechtfertigter Kündigung.

Brasiliens Wirtschaft setzt zunehmend auf flexible Arbeitsmodelle, wobei unabhängige Vertragsarbeit und Freelancer in verschiedenen Branchen immer üblicher werden. Dieser Trend ermöglicht es Unternehmen, auf spezialisierte Fähigkeiten zuzugreifen und agil zu bleiben, während Einzelpersonen Autonomie und vielfältige Möglichkeiten erhalten. Das Verständnis des rechtlichen Rahmens ist jedoch entscheidend, um Risiken der Fehlklassifizierung zu vermeiden. Das brasilianische Arbeitsrecht (CLT) unterscheidet Arbeitnehmer von Contractors anhand von Unterordnung, Habitualität, persönlicher Natur und Vergütung. Eine Fehlklassifizierung eines Arbeitnehmers kann zu erheblichen Strafen führen.

Unabhängige Contractors arbeiten unter einem anderen rechtlichen Rahmen, der vom Bürgerlichen Gesetzbuch geregelt wird, wobei Dienstleistungsverträge die Autonomie und projektbezogene Arbeit betonen. Diese Vereinbarungen sollten den Leistungsumfang, Zahlungsbedingungen und geistige Eigentumsrechte klar definieren, um Streitigkeiten zu vermeiden. Contractors sind für ihre eigenen Steuerpflichten verantwortlich, einschließlich Einkommensteuer, ISS und INSS-Beiträge, wobei die spezifischen Anforderungen je nach ihrer Rechtsform variieren.

Unabhängige Vertragsarbeit ist in Branchen wie Technologie, kreative Dienstleistungen, Beratung, Bildung, Gesundheitswesen, Bauwesen und Vertrieb weit verbreitet. Diese Branchen erfordern oft spezialisierte Fähigkeiten für bestimmte Projekte, was das Contractor-Modell effizient macht. Richtig strukturierte Vereinbarungen und die Einhaltung rechtlicher und steuerlicher Verpflichtungen sind entscheidend für erfolgreiche Engagements.

Brasiliens Arbeitserlaubnissystem erfordert, dass ausländische Arbeitnehmer spezifische Visa basierend auf der Beschäftigungsart erhalten, wobei gängige Kategorien VITEM V (Arbeitsvisum), VITEM II (Forscher/Akademiker), VITEM IV (Studenten mit Teilzeitbeschäftigung) und VITEM XI (Fernarbeiter/digitale Nomaden) umfassen. Arbeitgeber müssen Anträge sponsern und dabei die Qualifikationen des Kandidaten sowie die Unmöglichkeit, die Position lokal zu besetzen, nachweisen. Der Prozess umfasst die Einreichung von Unterlagen beim Arbeitsministerium, Genehmigung, Visumantrag bei einem brasilianischen Konsulat und die Registrierung bei der Bundespolizei innerhalb von 90 Tagen nach Ankunft.

Die typische Bearbeitungszeit liegt zwischen 2 und 4 Monaten, abhängig von der Komplexität des Falls. Arbeitgeber müssen die Einhaltung der Arbeitsgesetze sicherstellen, einschließlich fairer Vergütung und Leistungen. Das VITEM V Visum erfordert speziell Sponsoring und den Nachweis, dass die Fähigkeiten des Kandidaten in Brasilien nicht leicht verfügbar sind.