Was ist die Kosten pro Einstellung?

Cost Per Hire

Cost per Hire (CPH) ist eine wichtige HR-Kennzahl. Es zeigt die Gesamtkosten für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Diese Kennzahl umfasst die durchschnittlichen Ausgaben, denen eine Organisation bei der Besetzung einer Stelle gegenübersteht. Sie deckt sowohl interne als auch externe Recruitment-Kosten ab. Durch die Betrachtung der Kosten pro Einstellung können HR-Teams und Geschäftsleiter beurteilen, wie gut ihre Recruitment-Strategien funktionieren. Sie können Verbesserungsbereiche erkennen und Ressourcen effizienter einsetzen. Diese Kennzahl ist üblich in der Workforce Planning, compensation management und in der organisatorischen Budgetplanung.

Das Verständnis der Kosten pro Einstellung ist entscheidend. Es hilft, Ausgaben zu kontrollieren und die Einstellung an größere Ziele auszurichten. Ob ein Unternehmen wächst, ins Ausland expandiert oder die Mitarbeiterzahl stabil hält, die Verfolgung von CPH sorgt dafür, dass die Recruitment-Bemühungen finanziell solide und effizient bleiben.

Warum ist die Messung der Cost Per Hire wichtig?

Cost per hire (CPH) ist ein wichtiges finanzielles Instrument. Es zeigt, wie viel es im Durchschnitt kostet, einen neuen Mitarbeiter einzustellen. Diese Information hilft HR-Leitern, realistische Einstellungsbudgets festzulegen. Es ermöglicht ihnen auch, den Return on Investment (ROI) für Talent Acquisition zu messen und die Effizienz der Einstellung über die Zeit, Abteilungen oder Standorte hinweg zu vergleichen.

Zum Beispiel, wenn ein Unternehmen viel mehr ausgibt, um Ingenieure als Verkaufsprofis einzustellen, kann die CPH-Daten aufdecken, ob dieser Unterschied sinnvoll ist. Faktoren wie Marktbedingungen, Rollenkomplexität oder Prozessprobleme können die Kosten erklären.

Zusätzlich spiegelt CPH wider, wie effektiv der Recruitment-Prozess ist. Ein hoher CPH kann auf Probleme hinweisen, wie lange Einstellungszeiten, starke Abhängigkeit von kostspieligen Recruitment-Agenturen oder schlechte Kandidatenpassung, die zu frühzeitigem Fluktuation führen. Andererseits kann ein niedriger CPH auf einen effizienten Einstellungsprozess hindeuten, aber auch auf einen Mangel an Investitionen in die Gewinnung von Top-Talenten.

Wie berechnet man die Cost per Hire?

Die Cost per Hire wird mit einer relativ einfachen Formel berechnet:

CPH = (Gesamte interne Recruiting-Kosten + Gesamte externe Recruiting-Kosten) / Gesamte Anzahl der Einstellungen

Interne Recruiting-Kosten beziehen sich auf die Ausgaben innerhalb der Organisation zur Unterstützung der Recruitment-Bemühungen. Diese umfassen typischerweise Gehälter und Benefits der In-house-Recruiter, die Zeit der Hiring Manager für Interviews, Infrastrukturkosten im Zusammenhang mit Recruitment (z.B. Nutzung eines [Applicant Tracking System (ATS)]), und administrative Unterstützung. Die Zeit für Onboarding und Schulung, falls Teil des Einstellungsprozesses, kann ebenfalls berücksichtigt werden, je nachdem, wie eine Organisation den Recruitment-Lifecycle definiert.

Externe Recruiting-Kosten beinhalten Ausgaben wie Agenturgebühren, Stellenanzeigen, Background Checks, Werbung, Umzugspakete, Reisekostenerstattungen und Software von externen Anbietern.

Beispielsweise, wenn ein Unternehmen jährlich 100.000 $ für interne und externe Recruitment-Kosten ausgibt und 25 Mitarbeitende einstellt, beträgt die durchschnittliche Kosten pro Einstellung 4.000 $.

Die Formel ist einfach, aber alle Kosten vollständig zu erfassen, kann schwierig sein. Unternehmen sollten definieren, was eine "Einstellung" bedeutet. Sie müssen auch die verwendete Buchhaltungsmethode vereinbaren, um diese Zahlen konsistent über Abteilungen und Zeiträume hinweg zu verfolgen.

Was ist in der Cost per Hire enthalten?

Eine gut durchdachte CPH-Berechnung umfasst typischerweise:

• Vergütung des in-house Recruiters und HR-Personals, die der Recruitment-Abteilung zugeordnet ist

• Zeit der Hiring Manager für die Überprüfung von Bewerbungen, Interviews und Nachverfolgung

• Kosten für Pre-Employment-Tests, Drogentests und Background Checks

• Gebühren für Stellenanzeigen und Social Media Werbung

• Provisionen für Headhunter oder Recruitment-Agenturen

• Kosten für die Teilnahme an Karrieremessen

• Reisekosten und Umzugserstattungen für Kandidaten

• Technologische Infrastruktur wie Recruitment-CRMs, ATS-Lizenzen und Interviewplattformen

• Onboarding-Materialien und Schulungen (falls im Recruitment-Prozess enthalten)

Allerdings sind Vorteile wie kontinuierliche berufliche Weiterentwicklung oder bereitgestellte Ausrüstung nach Onboarding in der Regel nicht in der CPH enthalten. Diese fallen unter breitere Kategorien der Workforce- oder Gesamtvergütungskosten.

Warum ist Cost per Hire wichtig?

Die Verfolgung der Cost per Hire hilft Unternehmen, den finanziellen Erfolg ihrer Recruitment-Bemühungen zu bewerten und zu vergleichen. Das ist besonders in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit, bei Personalabbau oder schnellem Wachstum wichtig.

Zum Beispiel, wenn die Einstellungsbedürfnisse aufgrund der Expansion in neue Märkte steigen, kann die CPH höher ausfallen. Durch bessere interne Empfehlungen, effizientere Interviews und verbessertes Onboarding kann HR die CPH innerhalb akzeptabler Grenzen halten. Die Überwachung dieser Veränderungen über die Zeit liefert HR-Leitern wertvolle Einblicke, um Strategien zu verbessern und den Wert für die Geschäftsleitung zu demonstrieren.

Cost per Hire hat auch Auswirkungen auf recruitment process outsourcing (RPO), Verhandlungen mit Staffing-Anbietern und die Leistungsbeurteilung interner Recruiter. Es kann Entscheidungen beeinflussen, ob intern eingestellt wird, Contractors oder contingent workers genutzt werden oder in sourcing-Technologien wie KI-gestützte Lebenslauf-Scanner investiert wird.

Faktoren, die die Cost per Hire beeinflussen

Mehrere kontextuelle Variablen können die Kosten pro Einstellung erheblich beeinflussen:

• Komplexität und Seniorität der Stelle: Spezialisierte oder leitende Rollen kosten oft mehr, da der Talentpool kleiner ist und längere Sourcing-Zeiten erforderlich sind.

• Zeit bis zur Einstellung: Längere Rekrutierungszyklen bedeuten mehr Stunden für Recruiter und höhere Werbekosten, was die Kosten erhöht.

• Branche und Wettbewerb: Wettbewerbsintensive Arbeitsmärkte erfordern möglicherweise Premium-Stellenanzeigen und höhere Provisionen für Recruiter.

• Standort und Größe des Unternehmens: Geografische Kostenunterschiede und die Größe der Belegschaft können die fixen vs. variablen Einstellungskosten beeinflussen.

• Fluktuationsrate: Hohe Fluktuation erhöht die CPH, weil mehr Positionen innerhalb kürzerer Zeiträume neu besetzt werden müssen.

• Technologischer Einsatz: Investitionen in Automatisierungstools wie KI-gesteuerte Screening-Tools oder HRIS-Plattformen können kurzfristig die Kosten erhöhen, aber langfristig durch verbesserte Prozesseffizienz die CPH senken.

Das Verständnis dieser Variablen hilft Unternehmen nicht nur, CPH-Daten genau zu interpretieren, sondern auch realistischere Einstellungsbudgets zu erstellen, die auf strategischen Workforce-Zielen basieren.

Benchmarking und Branchenstandards

CPH variiert je nach Organisation und Branche. Branchenberichte zeigen oft, dass die nationale Durchschnittskosten pro Einstellung in den USA bei etwa 4.000 bis 5.000 $ liegen, basierend auf SHRM-Benchmarks. Dieser Durchschnitt kann stark variieren, je nach Rolle. Zum Beispiel kosten Einstiege im Einzelhandel oft 1.000 $ oder weniger. Im Gegensatz dazu können leitende technische Positionen über 10.000 $ kosten.

Der Einsatz von Branchenbenchmarks hilft HR-Abteilungen zu erkennen, ob ihre CPH wettbewerbsfähig ist. Es kann auch den Bedarf an Prozessverbesserungen aufzeigen. Benchmarking gegen Peer-Organisationen ist besonders bei Fusionen, Umstrukturierungen oder geografischer Expansion hilfreich.

Strategien zur Optimierung der Cost per Hire

Organisationen, die ihre CPH senken oder stabilisieren möchten, können mehrere Strategien anwenden:

Erstens, die Verfeinerung der sourcing channels reduziert unnötige Kosten bei externen Agenturen. Das gelingt durch direkte Ansprache von Kandidaten, bessere Nutzung sozialer Medien, Förderung von Mitarbeiterempfehlungen und Aufbau interner Talentpools.

Zweitens, Automatisierungstools im Bewerber-Tracking und Pre-Screening verringern die Zeit der Recruiter und verbessern die Kandidatenauswahl. Sie helfen auch, Daten für die kontinuierliche Analyse der Cost per Hire zu sammeln.

Drittens, die Standardisierung von Stellenbeschreibungen, Vereinfachung der Interviewphasen und der Einsatz strukturierter Onboarding-Programme reduzieren sowohl Zeit als auch Kosten bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung einer guten Kandidatenerfahrung.

Am wichtigsten ist eine datenbasierte Einstellungsstrategie, die Kosteneinsparungen nicht auf Kosten der Qualität gehen lässt.

Niedrige CPH ist nur dann eine positive Kennzahl, wenn sie mit starker employee retention, Leistung und kultureller Passung verbunden ist.

Fazit

Cost per Hire (CPH) ist mehr als nur eine Zahl. Es zeigt, wie gut eine Organisation rekrutiert. Durch die Berechnung und Analyse von CPH können Organisationen kluge Einstellungsentscheidungen treffen, Budgetanfragen unterstützen und ihre Methoden der Talent Acquisition verbessern. Obwohl es eine wichtige Kennzahl ist, sollte CPH zusammen mit Einstellungsergebnissen wie Kandidatenqualität, Retention und kultureller Passung betrachtet werden.

Im heutigen Arbeitsmarkt müssen Geschwindigkeit, Kosten und Qualität im Gleichgewicht sein. Das Verständnis von CPH hilft HR-Profis, strategische Partner zu werden, nicht nur Recruiter.

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