Was ist aufgelaufene Gehaltsabrechnung?

Was ist Accrued Payroll

Accrued payroll ist die Gesamtsumme der Mitarbeitervergütung, die ein Unternehmen schuldet, aber noch nicht bezahlt hat. Dazu gehören Löhne, Gehälter, Boni, Arbeitgeber-Sozialversicherungsbeiträge und andere während eines Berichtszeitraums erworbene Leistungen, die später ausgezahlt werden. Es ist ein wesentlicher Bestandteil der Periodenabgrenzung und erscheint als Verbindlichkeit in der Bilanz des Unternehmens.

Durch die Verfolgung der Vergütung, die verdient, aber noch nicht bezahlt wurde, bietet accrued payroll einen klareren Überblick über die finanziellen Verpflichtungen eines Unternehmens. Dies trägt zu einer soliden finanziellen Planung bei. Für Unternehmen mit unterschiedlichen Zahlungszyklen oder globalen Teams ist die Überwachung von accrued payroll entscheidend für eine klare und zeitnahe Finanzberichterstattung.

Warum ist Accrued Payroll wichtig?

Accrued payroll ermöglicht es Unternehmen, alle verdienten Mitarbeitervergütungen in ihren Finanzberichten auszuweisen, auch wenn die Zahlungen noch ausstehen. Diese Methode erkennt Aufwendungen in dem Zeitraum an, in dem sie entstehen, nicht erst bei Auszahlung des Geldes. Sie erhöht die Genauigkeit bei der Cashflow-Prognose und der Ressourcenplanung.

Aus buchhalterischer Sicht hilft accrued payroll Unternehmen, generally accepted accounting principles (GAAP) und internationale Rechnungslegungsstandards (IFRS) einzuhalten. Durch die Berichterstattung von Verpflichtungen im richtigen Zeitraum vermeiden Unternehmen irreführende Finanzberichte. Diese Praxis erhöht auch die Transparenz gegenüber Investoren, Prüfern und internen Stakeholdern.

Accrued Payroll vs. Cash Accounting

Während accrued payroll der Periodenabgrenzungsmethode folgt und die Vergütung als sie verdient wird erfasst, erkennt die Alternative, Cash Accounting, Lohnkosten nur dann an, wenn das Geld tatsächlich ausgezahlt wird. Cash Accounting ist einfacher umzusetzen, kann aber Verbindlichkeiten unterschätzen und die finanzielle Lage eines Unternehmens falsch darstellen, insbesondere bei Zeiten hoher Lohnaktivität oder verzögerter Zahlungen.

Die Periodenabgrenzung bietet ein vollständigeres Bild, insbesondere in Unternehmen, bei denen Gehälter, Boni und Mitarbeitervorteile erheblich schwanken.

Vorteile von Accrued Payroll

Es gibt mehrere strategische und operative Vorteile bei der Verfolgung von accrued payroll:

• Aufwandsabgleich: Die Erfassung der Vergütung, wenn sie verdient wird, stellt sicher, dass Aufwendungen dem richtigen Zeitraum zugeordnet werden, verbessert die Genauigkeit und verringert das Risiko falscher Berichte.

• Verbesserte Budgetierung: Durch die Kenntnis, wie viel Vergütung bereits verdient, aber noch nicht gezahlt wurde, können Unternehmen zukünftige Geldabflüsse besser planen und eine robustere Budgetierung und Prognose durchführen.

• Fehlerreduktion: Das Vorwegnehmen von accrued payroll ermöglicht eine doppelte Überprüfung der Berechnungen und reduziert manuelle Eingabefehler – besonders wertvoll in Organisationen mit komplexen Lohnstrukturen.

• Mehr Kontrolle: Accrued payroll unterstützt stärkere interne Kontrollen, indem sichergestellt wird, dass jede Verbindlichkeit erfasst wird, was das Risiko verpasster Verpflichtungen oder buchhalterischer Lücken verringert.

Wie berechnet man Accrued Payroll?

Zur Berechnung von accrued payroll müssen Organisationen zunächst die während des unbezahlten Teils eines Berichtszeitraums verdiente Vergütung der Mitarbeiter ermitteln. Dazu gehören:

• Gehälter und Löhne: Berechnung anhand der gearbeiteten Stunden oder anteiliger Gehälter.

• Boni und Anreize: Einschluss von verdienten leistungsabhängigen Boni oder Provisionen.

• Arbeitgeberbeiträge: Berücksichtigung von Steuern, Leistungen und anderen Abzügen, wie Post-Tax-Deductions.

• Andere Leistungen: Hinzufügen von Krankenversicherungsprämien, Altersvorsorgebeiträgen oder bezahltem Urlaub, der bereits angesammelt wurde.

Die Summe dieser Komponenten ergibt die gesamte accrued payroll-Verbindlichkeit für den Zeitraum.

Buchungssätze für accrued payroll

Eine ordnungsgemäße Dokumentation von accrued payroll ist essenziell, um organisierte und prüfungsfähige Finanzaufzeichnungen zu gewährleisten. Buchungssätze fallen typischerweise in einige Kategorien:

• Erstbuchung: Soll an payroll expense und Haben an accrued payroll liability.

• Korrekturbuchungen: Buchungen, die Differenzen zwischen geschätzten Rückstellungen und tatsächlichen Zahlungen ausgleichen.

• Manuelle Anpassungen: Für Korrekturen oder besondere Umstände wie rückwirkende Zahlungen oder außerplanmäßige Anpassungen.

Die chronologische Erfassung dieser Buchungen gewährleistet Genauigkeit und erleichtert Finanzprüfungen oder interne Überprüfungen. Die Nutzung von HR-Software oder integrierten Buchhaltungssystemen kann diese Buchungen automatisieren und Fehler bei manueller Dateneingabe reduzieren.

Anpassungs- und Rückbuchungssätze

Anpassungsbuchungen sind notwendig, wenn der Lohnzeitraum zwei verschiedene Buchungsperioden umfasst. Diese Buchungen ermöglichen es Unternehmen, Aufwendungen dem richtigen Zeitraum zuzuordnen, sodass die Finanzberichte die tatsächlichen Verpflichtungen widerspiegeln.

Sobald die Zahlung im nächsten Zahlungszyklus erfolgt, muss die accrued payroll-Verbindlichkeit rückgängig gemacht werden, um eine doppelte Erfassung zu vermeiden. Die meisten Buchhaltungssysteme erlauben eine automatisierte Rückgängigmachung der Buchungssätze. Dies vereinfacht den Buchhaltungsprozess und sorgt für Konsistenz sowie geringeren Verwaltungsaufwand.

Beispielsweise, wenn ein Unternehmen am 31. Dezember accrued payroll für in der letzten Woche des Monats geleistete Arbeit ansammelt, aber die Mitarbeiter am 5. Januar bezahlt, wird die am Jahresende erfasste Verbindlichkeit im Januar beim Gehaltslauf rückgängig gemacht.

Fazit

Accrued payroll ist ein Schlüsselbestandteil der Periodenabgrenzung im Rechnungswesen. Es stellt sicher, dass Aufwände für Vergütungen vor der Zahlung erfasst werden. Dieser Ansatz bietet einen klareren Blick auf die finanziellen Verpflichtungen. Er trägt auch zur Einhaltung von Vorschriften bei und verbessert die Cashflow-Prognose und -Planung. Durch das Wissen, wie man diese Buchungen berechnet, erfasst, anpasst und rückgängig macht, können Organisationen finanzielle Transparenz und Compliance wahren, selbst bei komplexen Lohnzyklen.

Besonders für wachsende Unternehmen, die internationale Teams, variable Zeitpläne oder Remote-Arbeitskräfte verwalten, bietet accrued payroll die Struktur und Verantwortlichkeit, die notwendig sind, um gesunde finanzielle Abläufe aufrechtzuerhalten.

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