Nichts wird im Bereich Human Resources mehr diskutiert als die Frage, ob zentralisiertes oder dezentralisiertes Global Payroll das bessere Payroll-System ist. Es wäre klug, zunächst ein umfassendes Verständnis der Unterschiede dieser beiden Systeme zu haben, bevor eine Entscheidung getroffen wird.
Wenn es Ihre Verantwortung ist, die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zu verwalten, haben Sie wahrscheinlich viele Fragen, insbesondere die richtige Herangehensweise an die Payroll. Stecken Sie fest und fragen sich, ob zentralisiertes Payroll besser ist als dezentralisiertes Payroll oder umgekehrt? Welche Vorteile können Sie aus beiden Ansätzen ziehen?
Die Suche nach dem perfekten Ansatz für Ihre Organisation wird niemals eine einfache Aufgabe sein. Glücklicherweise hat Rivermate die Arbeit für Sie erledigt. Dieser Artikel wird Ihnen helfen, mehr über die beiden Ansätze der Payroll zu verstehen, damit Sie entscheiden können, welche Option besser zu Ihrer Organisation passt.
Vorteile und Vorteile des dezentralisierten Payroll
Ein dezentralisiertes globales Payroll-Modell umfasst mehrere Payroll-Teams innerhalb des Hauptsitzes einer Organisation mit ausgelagerten inländischen Payroll-Management-Partnern für jedes Land, in dem das Unternehmen tätig ist.
Basierend auf einer Studie von Deloitte, einer Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsfirma, beschäftigen nur 13 Prozent der Großunternehmen den dezentralisierten globalen Payroll-Ansatz, während 60 Prozent der Befragten angaben, den zentralisierten globalen Payroll-Ansatz zu implementieren. Dies liegt möglicherweise an seiner Erschwinglichkeit.
Benötigt nur eine geringe Anzahl an Ressourcen
Beim zentralisierten Payroll muss ein Unternehmen eine dedizierte Abteilung und Personal haben, um seine Payroll-Verantwortlichkeiten zu erfüllen. Es sollte kontinuierlich in die technischeren Aspekte der Payroll investiert werden, wie Hardware, Mitarbeiter, Raum und Software. Im Gegensatz dazu vermeidet der dezentrale Ansatz diese Probleme. Bei diesem Payroll-Ansatz kann jeder Mitarbeiter, der eine zusätzliche Stunde frei hat, die Payroll-Verwaltung und Aufgaben übernehmen, auch wenn er nicht für Personalwirtschaftsaufgaben zugewiesen ist. Dadurch werden weniger Ressourcen, Geld und Zeit benötigt, um die Payroll-Aufgaben in diesem System zu erledigen.
Günstigere Kosten für Systemwechsel
Der Wechsel von einem System zu einem anderen kann teuer sein und die Finanzen Ihres Unternehmens belasten. Mit einem dezentralisierten Payroll-Ansatz ist es einfacher und günstiger, kompatible Buchhaltungssysteme zusammenzuführen, insbesondere wenn Probleme im Zusammenhang mit Ihrem Informationssystem und Ihrer Managementstruktur auftreten. Dieser Vorteil ist einer der Hauptgründe, warum immer mehr Unternehmen auf dezentrale Payroll-Systeme aufrüsten und expandieren.
Reduzierte Risiken
Ein Nachteil eines zentralisierten Payroll-Systems ist, dass bei einem Ausfall die Mitarbeiter ihre monatlichen Gehälter oder Löhne nicht erhalten können. Wahrheit ist, dass dies nur eines der vielen Risiken sein kann, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt ist, wenn Sie die Zentralisierung Ihrer Payroll in Betracht ziehen. Bei einem dezentralisierten Payroll-Ansatz jedoch, wenn das System ausfällt, sind nur die Mitarbeiter betroffen, deren Gehälter verzögert werden, während alle anderen bezahlt werden.
Bei der Auswahl des besseren Payroll-Ansatzes sollten Sie bedenken, dass Ihre Mitarbeiter darauf angewiesen sind, bezahlt zu werden. Eine Verzögerung der Payroll aufgrund eines Systemausfalls kann Kettenreaktionen auslösen, die Ihrem Unternehmen schaden.
Verbesserte Mitarbeiterakten
Ein weiterer Vorteil dezentraler Systeme ist die bessere Verwaltung der Headcount-Daten. Bei diesem Ansatz kann jeder Mitarbeiter seine Daten selbst verwalten, ohne lange Anweisungen zu benötigen. Damit müssen Sie keine Person mehr dafür abstellen oder einstellen, diese Aufgabe zu übernehmen. Das reduziert nicht nur die Kosten Ihres Unternehmens, sondern spart auch viel Zeit.
Dennoch liegt es in Ihrer Verantwortung, ein effektives Planungssystem für Ihre Mitarbeiter einzurichten. Zudem könnten Ihre Mitarbeiter, wenn sie mit Anforderungen überhäuft sind, keine Zeit mehr haben, die Payroll-Aufgaben durchzuführen.
Echtzeit-Reaktion
Ein dezentralisiertes Payroll-System bedeutet, dass die Mitarbeiter besseren Zugriff auf ihre Gehaltsabrechnungen haben und eine engere Beziehung zu den Personen pflegen, die diese ausstellen. Das erleichtert es den Mitarbeitern, etwaige Probleme bei ihren Gehaltsabrechnungen zu beheben. Wenn beispielsweise der Mitarbeiter, der die Arbeitsstunden zählt, versehentlich 30 Stunden in einer Woche erfasst hat, obwohl es eigentlich 34 sein sollten, kann der Mitarbeiter den zuständigen Mitarbeiter leicht ansprechen und das Problem ansprechen.
Dieser Vorteil bringt auch einen größeren Blickwinkel mit sich, da mehr Feedback und Vorschläge zum Payroll-System an die Geschäftsleitung herangetragen werden. Zum Beispiel könnte eine dezentrale Payroll-Stelle feststellen, dass die Belegschaft besser bedient wäre, wenn sie zweimal oder dreimal im Monat bezahlt würde, anstatt wöchentlich. Die Geschäftsleitung kann dann entscheiden, die Anpassung vorzunehmen, insbesondere wenn die Organisation noch klein und flexibel ist.
Vorteile und Vorteile des zentralisierten Payroll
Viele Unternehmen, insbesondere große globale Konzerne, führen ihre Payroll-Aufgaben mit dem zentralisierten Payroll-System durch. Bei diesem Ansatz haben Arbeitgeber und Führungskräfte mehr Kontrolle über die Kosten und Ausgaben ihrer Organisationen, was vorteilhaft ist, da es ihre Hauptverantwortung ist, Probleme oder Anliegen im Unternehmen zu lösen. Die folgenden sind die Vorteile und Vorzüge des zentralisierten Payroll-Ansatzes.
Gesicherte Daten
Ein Nachteil eines dezentralisierten Zahlungssystems ist die mangelnde Sicherheit der Payroll-Daten. Dieser Ansatz kann Fehler in der Dokumentation, Wartung, beim Technologiekauf, Wissensverlust und eine Reihe anderer Konsequenzen fördern. Viele Unternehmen, die einen dezentralen Payroll-Ansatz verwenden, haben Schwierigkeiten, Lösungen für diese Probleme zu finden. Unternehmen mit einem zentralisierten Payroll vermeiden diese Probleme jedoch, indem sie mehr Sicherheit und Kontrolle über die Payroll-Daten durchsetzen.
Neben der besseren Kontrolle und Autorität über Ihre Mitarbeiter kann ein zentralisierter globaler Payroll-Ansatz auch die Kosten Ihrer Organisation senken und wahrscheinlich hochwertige Produkte liefern.
Organisierte Daten
Wie bereits erwähnt, sind die Daten im Zusammenhang mit Payroll bei einem zentralisierten Payroll-System besser geschützt. Das liegt vor allem daran, dass bei einem zentralisierten System Ihre Daten besser organisiert sind, weil sie nur an einem Ort gespeichert werden. Dadurch werden Probleme wie Daten-Duplikation, Inkonsistenz und unnötiger Speicherplatz vermieden.
Besserer Zugriff auf Daten
Ein gut organisiertes zentrales Payroll-System bietet einen besseren und bequemeren Zugriff auf die in der Organisation genutzten Daten an einem einzigen Ort. Das bedeutet, dass alle Mitarbeiter, Auftragnehmer und die gesamte Belegschaft sofortigen Zugriff auf die Datenbank haben. Das macht es sowohl schneller als auch einfacher, organisationsweite Aktivitäten durchzuführen. Zentrale Planung und Betrieb ermöglichen auch die Einführung kompatibler Technologien und Fähigkeiten.
Weiter voranschreiten
Nun, da Sie die Vorteile und Nachteile beider Ansätze, des zentralisierten und dezentralisierten Payroll, besser verstehen, können Sie eine umfassendere Analyse und Diskussion darüber führen, welcher Ansatz am besten zu Ihrer Organisation passt. Obwohl es stimmt, dass beide Ansätze für jedes Unternehmen geeignet sind, unabhängig von Größe oder Branche, ist es dennoch ratsam, eine gründliche Prüfung des perfekten Payroll-Ansatzes für Ihre Organisation durchzuführen.
Für multinationale Unternehmen können die Herausforderungen mit unterschiedlichen Vorschriften, Sprachen und Währungen einhergehen. Deshalb müssen Sie strategisch vorgehen, um ein geeignetes Payroll-Modell für Ihr Unternehmen zu wählen. Das globale Management der Payroll spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg Ihrer Organisation. Daher ist die Planung und Bewältigung dieser Herausforderungen allein schwierig, und ein Fehler in einer Abteilung kann die gesamte Organisation beeinträchtigen.
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