Wie man einen Remote-Mitarbeiter kündigt – Dos and Don'ts

Das Kündigen eines Remote-Mitarbeiters ist nie einfach, und die Entfernung kann es noch herausfordernder machen. Wenn Sie sich fragen, wie man einen Remote-Mitarbeiter professionell kündigt, müssen Sie mehrere Aspekte berücksichtigen. Sie möchten Kommunikationsbarrieren, rechtliche Risiken und die Auswirkungen auf Ihr Team verstehen – dieselben Aspekte, die Sie bei der Einstellung von Remote-Mitarbeitern bedenken würden.

Ohne ein persönliches Treffen können virtuelle Gespräche unpersönlich wirken oder Missverständnisse hervorrufen. Ein weiteres Anliegen ist die Einhaltung rechtlicher Vorschriften, insbesondere wenn der Mitarbeiter in einem anderen Land arbeitet.

Um den Prozess reibungslos und respektvoll zu gestalten, behandelt dieser Leitfaden die Dos and Don’ts bei Remote-Kündigungen. Wenn Sie ihm folgen, stellen Sie eine faire und professionelle Offboarding-Erfahrung sicher.

Vorbereitung auf eine Remote-Mitarbeiterkündigung

Die Kündigung eines Remote-Mitarbeiters erfordert sorgfältige Vorbereitung. Eine Kündigung ist immer heikel, selbst im Büro. Aber im Gegensatz zu persönlichen Kündigungen erfordern Remote-Kündigungen zusätzliche Koordination.

Sie müssen Logistik regeln, klare Kommunikation aufrechterhalten und ein respektvolles Offboarding gewährleisten. Ein hastiger Ablauf kann zu Verwirrung, rechtlichen Risiken und einer Schädigung der Team-Moral führen. Bevor Sie fortfahren, sollten Sie daher die notwendigen Schritte unternehmen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. So kündigen Sie einen Remote-Mitarbeiter so, dass der Prozess so einfach und fair wie möglich gestaltet wird.

Stellen Sie sicher, dass Sie es aus den richtigen Gründen tun

Bevor Sie die Entscheidung treffen, bestätigen Sie, dass die Kündigung die passende Maßnahme ist. Es gibt mehrere gültige Gründe, einen Mitarbeiter zu entlassen, wie zum Beispiel:

• Schlechte Leistung – Konstante Nichterfüllung der Erwartungen trotz Feedback und Unterstützung.

• Fehlverhalten – Verletzung von Unternehmensrichtlinien, unethisches Verhalten oder Verletzung der Vertraulichkeit.

• Umstrukturierungen im Unternehmen – Reduzierung, Aufgabe redundanter Rollen oder Verschiebung der Geschäftsprioritäten.

• Position ist nicht mehr erforderlich – Änderungen im Geschäftsbedarf oder Automatisierung, die die Rolle obsolet machen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Gründe mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen und an allen Mitarbeitern konsequent angewendet werden. Falls die Kündigung leistungsbezogen ist, sollte eine Dokumentation der Leistungsbeurteilungen vorhanden sein. Es kann auch erforderlich sein, Aufzeichnungen über Feedback und vorherige Abmahnungen zu führen.

Bei Entlassungen oder Umstrukturierungen ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Kündigung den geltenden Gesetzen entspricht. Bestätigen Sie die Einhaltung von Arbeitsverträgen und lokalen Arbeitsgesetzen. Andernfalls sind Sie Gefahr laufend, Ansprüche wegen unrechtmäßiger Kündigung zu riskieren.

Haben Sie einen Offboarding-Plan bereit

Ein gut strukturierter Offboarding-Prozess sorgt für einen professionellen und organisierten Übergang. Ohne ihn kann die Kündigung abrupt wirken und operative Störungen verursachen. Bevor Sie das Gespräch planen, gehen Sie die folgenden Schritte durch:

• Dokumentation vorbereiten – Es gibt viele Unterlagen, die Sie vor dem Termin bereithalten sollten. Sie benötigen ein formelles Kündigungsschreiben, relevante Vereinbarungen, Abfindungsdetails (falls zutreffend) und Informationen zum letzten Gehalt.

• Mit HR, IT und Finanzen abstimmen – Informieren Sie die zuständigen Abteilungen im Voraus. Dies erleichtert die rechtzeitige Entfernung von Systemzugängen, Gehaltsanpassungen und Compliance-Aufgaben.

• Transitionsplan entwickeln – Das Kündigen eines Mitarbeiters ohne Plan B kann nach hinten losgehen. Bestimmen Sie, wer die Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters übernimmt, und setzen Sie einen Zeitplan für die Wissenstransfer fest.

Ein klarer Offboarding-Plan schützt Ihr Unternehmen. Zudem macht er den Prozess reibungsloser und respektvoller für den ausscheidenden Mitarbeiter.

Für Sicherheit & Datenschutz planen

Bei der Kündigung eines Remote-Mitarbeiters müssen Sie schnell handeln, um Unternehmensdaten zu schützen. Ohne geeignete Sicherheitsmaßnahmen könnten ehemalige Mitarbeiter noch Zugriff auf sensible Informationen haben. Das kann ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie:

• Zugänge sofort entziehen – Wenn ein Mitarbeiter geht, insbesondere bei unfreundlichen Trennungen, müssen Sie die Sicherheit priorisieren. Deaktivieren Sie E-Mail-Konten, Firmensoftware, VPN-Zugänge und alle cloudbasierten Tools, sobald die Kündigung wirksam wird.

• Unternehmensgeräte zurückholen – Wenn der Mitarbeiter firmeneigene Geräte besitzt, brauchen Sie eine Rückgaberegelung. Teilen Sie den Mitarbeitenden mit, wie sie Laptops, Telefone oder andere Geräte zurückgeben oder remote Daten löschen können.

• Gemeinsame Passwörter ändern – Aktualisieren Sie Logindaten für geteilte Konten oder Tools, die der Mitarbeiter genutzt hat.

• Datenberechtigungen prüfen – Überwachen Sie Zugriffsprotokolle, um sicherzustellen, dass keine unbefugten Daten heruntergeladen oder geteilt wurden.

Durch vorausschauende Planung können Sicherheitsverletzungen vermieden werden. Es hilft auch, einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und gleichzeitig die Informationen Ihres Unternehmens zu schützen.

Terminieren Sie das Kündigungsgespräch im Voraus

Ein gut durchdachtes Kündigungsgespräch wirkt professionell und respektvoller. Vermeiden Sie Last-Minute-Termine, da dies das Gespräch überhastet und unpersönlich erscheinen lassen kann. Stattdessen sollten Sie:

• Den richtigen Zeitpunkt wählen – Wählen Sie eine Zeit, die ein privates Gespräch ohne Ablenkungen erlaubt. Wenn der Mitarbeiter in einer anderen Zeitzone arbeitet, planen Sie es während seiner regulären Arbeitszeiten.

• Die richtige Plattform nutzen – Verwenden Sie ein zuverlässiges Videokonferenz-Tool. Das kann Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet sein, um eine professionelle Umgebung zu bewahren.

• HR oder rechtliche Unterstützung einplanen – Falls notwendig, lassen Sie eine HR-Fachkraft oder einen Juristen anwesend sein. Das hilft bei Fragen und sorgt für die Einhaltung der Kündigungsprozesse.

• Gesprächspunkte vorbereiten – Überlegen Sie, was Sie sagen möchten, und formulieren Sie die Botschaft klar, präzise und empathisch. So vermeiden Sie Missverständnisse und stellen eine professionelle Kommunikation sicher.

Die Zeit zu investieren, um das Treffen gut zu planen, zeigt Respekt gegenüber dem Mitarbeiter. Es hilft auch, den Vorgang reibungslos und rechtlich einwandfrei durchzuführen.

Durchführung des Kündigungsgesprächs

Die Kündigung eines Remote-Mitarbeiters kann schwierig sein, vor allem ohne persönliche Interaktion. Sie müssen klar, professionell und respektvoll sein. Gleichzeitig ist sicherzustellen, dass der Mitarbeiter die Entscheidung vollständig versteht.

Ein gut geführtes Gespräch minimiert Verwirrung, wahrt die Würde und vermindert das Risiko rechtlicher Probleme. Behalten Sie diese Dos and Don’ts während des Gesprächs im Hinterkopf.

Do: Das Gespräch klar und prägnant halten

Klarheit ist entscheidend, wenn Sie schwierige Nachrichten übermitteln. Ein langes, verzögerndes Gespräch kann zu Missverständnissen oder falschen Erwartungen führen. So bleibt es professionell:

• Nur die Fakten ansprechen – Erklären Sie den Kündigungsgrund deutlich, ohne unnötige Details oder Emotionen.

• Direkt, aber respektvoll sein – Verwenden Sie eine einfache, neutrale Sprache und zeigen Sie Empathie.

• Nicht zu viel erklären – Zu viele Details können Verwirrung oder unnötige Diskussionen auslösen.

• Raum für Fragen lassen – Geben Sie dem Mitarbeiter Gelegenheit, Nachfragen zu nächsten Schritten, wie Abfindung, Abschlusszahlung oder Benefits, zu stellen.

Eine strukturierte und prägnante Gesprächsführung macht den Ablauf für beide Seiten reibungslos.

Don’t: Überverhandeln oder unnötig entschuldigen

Empathie ist wichtig, doch Sie müssen auch konsequent sein. Zu viel Entschuldigung oder Raum für Verhandlungen kann unrealistische Erwartungen schüren. Vermeiden Sie:

• Unklare Entscheidungen – Vermeiden Sie Formulierungen wie „vielleicht“ oder „wir erwägen noch“. Machen Sie deutlich, dass die Entscheidung endgültig ist.

• Falsche Hoffnungen wecken – Sätze wie „Vielleicht können wir in Zukunft noch einmal darüber sprechen“ können zu Verwirrung führen.

• Gefühle dominieren lassen – Auch wenn es unangenehm ist, übermäßiges Entschuldigen wirkt unprofessionell.

• In Streitgespräche geraten – Falls der Mitarbeiter Widerstand leistet, wiederholen Sie ruhig die Entscheidung und lenken Sie das Gespräch auf die nächsten Schritte.

Ein professioneller, mitfühlender Ansatz sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Kündigung bei gleichzeitiger Achtung auf beiden Seiten.

Do: Das Meeting per Videoanruf durchführen

Das Kündigen eines Remote-Mitarbeiters erfordert Professionalität und Empathie. Die Art der Übermittlung ist entscheidend. Eine Kündigung per E-Mail oder Chat kann unpersönlich wirken und den Vorgang erschweren. Besser ist ein Videoanruf, um:

• Professionalität zu wahren – Ein persönliches Gespräch (auch virtuell) zeigt, dass Sie den Vorgang ernst nehmen.

• Empathie zu zeigen – Gesichtsausdrücke und Tonfall machen die Unterhaltung menschlicher.

• Echtzeitkommunikation zu ermöglichen – Der Mitarbeiter kann Fragen stellen, und eine Live-Diskussion sorgt für unmittelbare Klarheit.

Idealerweise verwenden Sie Videoanrufe, stellen Sie jedoch sicher, dass der Mitarbeiter eine stabile Internetverbindung hat. Wenn nötig, bieten Sie eine private Alternativ-Telefonkonferenz an.

Don’t: Den Mitarbeiter überraschen

Außer bei schweren Verfehlungen sollte eine Kündigung niemals völlig überraschend kommen. Mitarbeitende haben das Recht auf Verbesserungsmöglichkeiten, und plötzliche Kündigungen können Moral und Vertrauen im Unternehmen schädigen. Um Überraschungen zu vermeiden:

• Den Leistungsbeurteilungsprozess befolgen – Wenn die Kündigung aufgrund schlechter Leistung erfolgt, dokumentieren Sie vorherige Warnungen und Verbesserungspläne.

• Klare Rückmeldung geben – Mitarbeitende sollten wissen, wie sie im Leistungsbeurteilungsprozess stehen, bevor die Kündigung erfolgt.

• Fairness gewährleisten – Bei Entlassungen oder Umstrukturierungen sollten Sie die gesetzlich vorgeschriebene Frist einhalten.

Ein Mitarbeitender, der seine Lage kennt, ist eher bereit, die Entscheidung professionell zu akzeptieren, was Frustration und rechtliche Risiken reduziert.

Do: Rechtliche und Abfindungsinformationen klar bereitstellen

Nach der Übermittlung der Kündigungsbotschaft müssen Sie den Mitarbeiter über die nächsten Schritte informieren. Unsicherheit bei Abschlussgehalt, Benefits und rechtlichen Verpflichtungen kann zusätzlichen Stress verursachen. Stellen Sie sicher, dass Sie:

• Details zum Endgehalt erklären – Informieren Sie, wann die letzte Bezahlung erfolgt und ob unbezahlter Urlaub oder Boni enthalten sind.

• Benefits-Informationen mitteilen – Falls zutreffend, erklären Sie, wie lange beispielsweise die Krankenversicherung oder andere Leistungen aktiv bleiben.

• Abfindungsregelungen erläutern – Falls Ihr Unternehmen Abfindungen zahlt, nennen Sie die Bedingungen und den Zeitpunkt der Auszahlung.

• Rechtliche Verpflichtungen ansprechen – Wenn es Wettbewerbsverbote, Geheimhaltungsvereinbarungen oder Rückgabeverpflichtungen gibt, sorgen Sie dafür, dass der Mitarbeiter diese versteht.

Diese Informationen im Voraus zu klären, erleichtert den Übergang und vermindert Streitigkeiten.

Don’t: Das Gespräch öffentlich machen oder respektlos behandeln

Kündigungen sollten stets privat und professionell erfolgen. Den Prozess öffentlich zu machen – oder den Mitarbeiter respektlos zu behandeln – kann dem Ruf Ihres Unternehmens schaden und die Moral beeinträchtigen. Vermeiden Sie:

• Die Kündigung vor dem Mitarbeiter im Team anzukündigen – Er sollte die Nachricht zuerst direkt von Ihnen erhalten.

• Schuldzuweisungen oder Bloßstellungen – Auch bei Fehlverhalten sollte die Haltung professionell bleiben und persönliche Angriffe vermieden werden.

• Vertraulichkeit wahren – Begrenzen Sie die geteilten Details auf das Notwendige.

Der respektvolle Umgang bei der Kündigung bewahrt die Würde des Mitarbeiters. Es ist auch für den Schutz der Unternehmenskultur wichtig.

Nach der Kündigung: Schritte & Teamkommunikation

Nach der Kündigung eines Remote-Mitarbeiters sind Ihre Aufgaben nicht beendet. Sie müssen Nachbereitung effizient gestalten und gleichzeitig die Moral im Team stabilisieren. Ziel ist es, Störungen zu minimieren und Vertrauen in der Belegschaft zu erhalten. Befolgen Sie diese Schritte, um Kommunikation und Teamunterstützung effektiv zu steuern.

Das restliche Team professionell informieren

Ihre verbleibenden Mitarbeitenden werden bemerken, wenn ein Teammitglied weg ist. Es ist wichtig, die Abkehr auf eine professionelle und respektvolle Weise zu kommunizieren. Wie Sie die Nachricht übermitteln, beeinflusst die Moral. Effektive und respektvolle Kommunikation, selbst in schwierigen Zeiten, ist einer der Schlüsselschritte zum [Aufbau und Erhalt einer starken Unternehmenskultur].

• Neutral und direkt bleiben – Geben Sie einfach an, dass der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, ohne unnötige Details.

• Vertrauliche Informationen nicht offenbaren – Details zur Performance oder den Gründen für die Kündigung nur im nötigen Umfang teilen.

• Geeignete Kanäle nutzen – Eine kurze E-Mail oder eine Ankündigung im Teammeeting genügt in der Regel. So bleibt alles klar und es werden Spekulationen vermieden.

Beispiel: "Wir möchten Sie darüber informieren, dass [Name des Mitarbeiters] das Unternehmen verlassen hat. Wir schätzen seine Beiträge und wünschen ihm alles Gute für die Zukunft. Bei Fragen zu Arbeitsabläufen wenden Sie sich bitte an [Name des Managers]."

Diese Herangehensweise bewahrt die Professionalität und respektiert die Privatsphäre des ehemaligen Mitarbeiters.

Das verbleibende Team unterstützen

Kündigungen können die Teamdynamik beeinflussen, insbesondere wenn der Mitarbeiter eine wichtige Rolle gespielt hat. Es ist wichtig, Anliegen anzusprechen und Arbeitsbelastung schnell neu zu verteilen, um Stabilität und Moral zu wahren.

• Den Wandel anerkennen – Geben Sie den Mitarbeitenden Raum, die Trennung zu verarbeiten. Gehen Sie auch auf unmittelbare Sorgen ein.

• Arbeitsbelastung klären – Beschreiben Sie, wer die Verantwortlichkeiten übernimmt. Achten Sie auf die Arbeitsbelastung und bieten Sie bei Bedarf Unterstützung an.

• Folgegespräch planen – Ermöglichen Sie Mitarbeitenden, Fragen zu stellen, Bedenken zu äußern und sich auf die Zukunft einzustellen.

Unterstützung und Orientierung fördern das Engagement und die Fokussierung der verbleibenden Teammitglieder.

Einen Austrittsgespräch führen (Wenn möglich)

Ein Austrittsgespräch kann wertvolle Einblicke in Unternehmenskultur, Management und Prozesse liefern. Bieten Sie dem Mitarbeiter die Chance, vor seinem Abschied Feedback zu geben.

• Konstruktiv bleiben – Sammeln Sie Erkenntnisse über seine Erfahrung. Vermeiden Sie es, die Kündigung erneut zu besprechen.

• Nach Verbesserungsmöglichkeiten fragen – Ermutigen Sie zu Feedback zu Management, Kommunikation und Arbeitsumfeld.

• Mit einer positiven Note abschließen – Bedanken Sie sich für die Beiträge. Das kann helfen, eine professionelle Beziehung zu bewahren.

Austrittsgespräche sind eine Gelegenheit, Unternehmensrichtlinien zu verbessern und die Erfahrung Ihrer verbleibenden Mitarbeitenden zu optimieren.

Häufige Herausforderungen bei der Kündigung eines Remote-Mitarbeiters

Das Beenden eines Remote-Arbeitsverhältnisses bringt spezielle Herausforderungen mit sich, die im Büroalltag weniger auftreten. Zeitzonen, Geräte-Rückgabe und rechtliche Vorgaben können zusätzliche Komplexität bedeuten. Gut vorbereitet, können Sie den Vorgang fair und rechtssicher durchführen.

Umgang mit unterschiedlichen Zeitzonen

Wenn der Remote-Mitarbeiter in einer anderen Zeitzone arbeitet, ist die Terminplanung des Gesprächs schwierig. Es ist wichtig, es zu einem passenden Zeitpunkt zu regeln. Das Letzte, was Sie wollen, ist, ihn außerhalb der Arbeitszeit zu überraschen.

• Rechtzeitig planen – Finden Sie einen Zeitpunkt, der mit den regulären Arbeitszeiten des Mitarbeiters übereinstimmt, um Professionalität sicherzustellen.

• Flexibel sein – Bei erheblichen Zeitzonenunterschieden bieten Sie mehrere Optionen für die Verfügbarkeit an.

• Wochenenden oder Nicht-Arbeitszeiten vermeiden – Einen Mitarbeiter außerhalb seiner Arbeitszeit zu kündigen, ist unhöflich.

Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter in Australien arbeitet und Ihr Unternehmen in den USA ansässig ist, planen Sie das Gespräch morgens US-Zeit. So fällt es in seine Arbeitszeit.

Umgang mit Geräte-Rückgabe

Im Gegensatz zum Büro, wo ein Mitarbeiter Geräte sofort zurückgeben kann, könnten bei Remote-Mitarbeitern firmeneigene Geräte zuhause verbleiben. Es braucht klare Prozesse für eine sichere und effiziente Rückgabe.

• Rückgaberegeln klar festlegen – Bei der Einstellung in Remote-Teams sollten klare Richtlinien zur Rückgabe bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses bestehen.

• Vorgefertigte Versandmarken bereitstellen – Vereinfachen Sie den Rückgabeprozess, um Verzögerungen zu vermeiden.

• Rücksendungen überprüfen – Stellen Sie sicher, dass Laptops, Telefone und andere Assets zurückgegeben wurden, bevor der Offboarding-Prozess abgeschlossen wird.

Beispiel: Senden Sie einen vorfrankierten Versandkarton mit Sendungsverfolgung aus. So kann der Mitarbeiter die Geräte unkompliziert zurücksenden.

Umgang mit emotionalen Reaktionen aus der Ferne

Kündigungen sind nie leicht, und die Fernhandhabung erschwert es zusätzlich. Bereiten Sie sich auf starke emotionale Reaktionen vor.