Polen ist eines der Länder, dessen Wirtschaft und große Arbeitskräfte jährlich immer mehr ausländische Unternehmen anziehen. Das Bruttoinlandsprodukt (BIP) stieg im Jahr 2019 um 4,1 Prozent auf 566 Milliarden US-Dollar. Im selben Jahr belegte Polen den 40. Platz im Ease of Doing Business Survey der Weltbank.
Diese Faktoren haben Polen auf die Landkarte gesetzt und es zu einem Markt gemacht, in den viele Unternehmen expandieren möchten. Es liegt auch günstig im Zentrum Europas und verbindet eine bedeutende Anzahl großer Märkte.
Polen verfügt außerdem über eine hochqualifizierte Arbeitskraft. Es ist bekannt für seine Universitäten. Polen bietet gebildete und motivierte Arbeiter, die perfekt auf einen internationalen Markt abgestimmt sind. Sie sind in den Bereichen IT, Ingenieurwesen und Wissenschaft besonders stark.
Es gibt einige Dinge, die Sie wissen sollten, wenn Sie jemanden aus Polen einstellen möchten. Sich mit den polnischen Arbeitsgesetzen und der Gehaltsabrechnung vertraut zu machen, hilft Ihnen, die besten Mitarbeiter zu gewinnen und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
Beschäftigung essentials in Polen
In den meisten Ländern müssen Sie, um jemanden aus dem Ausland einzustellen, eine Präsenz im Land aufbauen oder einen EOR-Anbieter nutzen. Polen benötigt keine Präsenz, um einen polnischen Staatsbürger einzustellen, aber Sie müssen sich bei mehreren Regierungsbehörden registrieren. Sie können auch auf einen lokalen Gehaltsabrechnungsanbieter vertrauen, der Sie bei der Einrichtung der Gehaltsabrechnung unterstützt.
Um sich bei den zuständigen Behörden zu registrieren, müssen Sie einen offiziellen Vertreter ernennen. Dieser registriert Sie dann bei der Polnischen Steuerbehörde und erhält eine polnische Steuer-Identifikationsnummer (NIP) für Sie.
Der nächste Schritt ist die Einreichung eines ZUS ZPA-Formulars beim Polnischen Sozialversicherungsinstitut (ZUS), um sich als Arbeitgeber zu registrieren. Sie müssen auch Ihre Mitarbeiter bei der Sozialversicherung anmelden. Beide Registrierungen sind innerhalb von sieben Tagen abzuschließen. Nach der Registrierung erhält jeder Ihrer Mitarbeiter seine PESEL-Nummer. Diese Nummer dient der Identifikation des Mitarbeiters für Steuerzwecke.
Erforderliche Dokumente für neue Mitarbeiter
Sie benötigen einen schriftlichen Arbeitsvertrag, um jemanden legal in Polen einzustellen. Ein formeller Arbeitsvertrag muss von Arbeitgeber und Arbeitnehmer spätestens am Startdatum des Mitarbeiters unterzeichnet werden. Arbeitgeber, die keinen Vertrag mit ihren Mitarbeitern haben, können mit Bußgeldern und Strafen belegt werden.
In Polen müssen Arbeitsverträge auf Polnisch sein. Sie können auch zweisprachig sein, solange eine der Sprachen Polnisch ist.
Arbeitsverträge in Polen
Laut polnischem Arbeitsgesetzbuch muss der Vertrag bestimmte wesentliche Elemente enthalten. Zunächst müssen die Namen der Parteien – also sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer – genannt werden. Es sollte auch die Art des Vertrags, das Datum seiner Erstellung und die Beschäftigungsbedingungen angegeben sein.
Die Beschäftigungsbedingungen umfassen die Art der Arbeit, die der Arbeitnehmer ausführen wird. Es wird auch festgelegt, wo er arbeiten wird, sowie die Details seiner Vergütung. Der Vertrag sollte auch angeben, wie lange der Arbeitnehmer täglich und wöchentlich arbeitet und wann seine Beschäftigung beginnt.
Innerhalb von sieben Tagen nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über mehrere Punkte informieren. Dazu gehören die täglichen und wöchentlichen Arbeitsstunden. Es sollte auch die Zahlungsfrequenz, der Urlaubsanspruch und die Kündigungsfrist genannt werden.
Der Vertrag muss auch die Stunden enthalten, die als Nachtarbeit gelten, falls das Unternehmen keine spezifischen Arbeitsregelungen hat. Die Verträge sollten außerdem Ort, Datum und Uhrzeit der Gehaltszahlung angeben. Schließlich sollte der Vertrag die Regeln für die Zeiterfassung und die Erklärung von Abwesenheiten enthalten.
Mitarbeiterbenefits und Vergütung
Jeder Mitarbeiter muss gemäß dem polnischen Arbeitsrecht die richtige Behandlung und den Schutz durch den Arbeitgeber erhalten. Dazu gehören Benefits und Vergütung.
Mindestlohn
Der Mindestlohn in Polen beträgt PLN 4.242,00 pro Monat oder PLN 27,70 pro Stunde. Diese Mindestlohnregelung gilt seit dem 1. Januar 2024. Sie betrifft jedoch nur Vollzeitbeschäftigte.
Die Arbeitszeit in Polen beträgt in der Regel 40 Stunden pro Woche oder 8 Stunden pro Tag. Der Arbeitstag beginnt üblicherweise um 8 Uhr morgens und endet um 16 Uhr.
Überstunden
In Polen sind Überstunden nur erlaubt, wenn der Arbeitnehmer auf die 40-Stunden-Woche verzichtet. Der Arbeitnehmer kann Überstunden beantragen, aber dies sollte individuell besprochen werden. Überstunden dürfen 150 Stunden pro Kalenderjahr nicht überschreiten.
Arbeitnehmer, die Überstunden leisten, haben Anspruch auf Überstundenvergütung. Wenn ein Arbeitnehmer nachts, an Sonntagen oder an Feiertagen arbeitet, erhält er 100 % Zuschlag.
Für Überstunden an anderen Tagen erhält der Arbeitnehmer 50 % Zuschlag. Wenn die Überstunden die durchschnittlichen Wochenarbeitsstunden in einem bestimmten Zeitraum übersteigen, erhält er für jede Stunde 100 % Zuschlag.
Anstelle der Überstundenvergütung kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auch Freizeit gewähren. Wenn der Arbeitgeber dies ohne Anfrage des Mitarbeiters entscheidet, entspricht jede Überstunde 1,5 Stunden bezahlter Freizeit. Wenn der Arbeitnehmer um Freizeit bittet, entspricht jede Überstunde einer Stunde bezahlter Freizeit.
Was sind die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers in Polen?
In Polen zahlen Arbeitgeber mehrere Sozialversicherungsbeiträge. Diese basieren auf den Bruttogehältern ihrer Mitarbeiter. Sie leisten 19,52 % Beiträge zur Renten- und Invalidenversicherung. Für Unfallversicherung zahlen Arbeitgeber mit bis zu neun Mitarbeitern 1,67 %, bei mehr als neun Mitarbeitern zwischen 0,67 % und 3,33 %. Die tatsächlichen Kosten hängen vom Wirtschaftszweig ab, aber ausländische Arbeitgeber zahlen einen Pauschalbetrag von 1,67 %.
Zusätzlich zahlen Arbeitgeber 2,45 % in den Arbeitsfonds und 0,10 % in den Employee Guaranteed Benefits Fund. Arbeitgeber tragen auch zum Solidaritätsfonds für die Unterstützung von Menschen mit Behinderungen bei, sofern sie nicht mindestens 6 % der behinderten Personen einstellen. Die Beitragshöhe basiert auf einer speziellen Formel, die 40,65 % des Durchschnittsgehalts berücksichtigt.
Der Employee Capital Plan (PPK)
Der Employee Capital Plan (PPK) ist ein Sparprogramm in Polen, das Arbeitnehmern beim Sparen für den Ruhestand helfen soll. Es wird durch Beiträge des Arbeitnehmers, des Arbeitgebers und der Regierung finanziert.
Arbeitgeber leisten 1,5 % des Bruttogehalts des Mitarbeiters in den PPK, können aber zusätzlich bis zu 2,5 % hinzufügen. Arbeitgeber sind verantwortlich für die Berechnung, Abzug und Überweisung der eigenen sowie der PPK-Beiträge des Mitarbeiters an die Finanzinstitution, die den PPK verwaltet.
In Polen sind die Arbeitnehmer für ihre Krankenversicherungsbeiträge verantwortlich. Im Gegensatz zum PPK zahlen die Arbeitnehmer diese Beiträge selbst. Der Arbeitgeber berechnet, zieht ab und überweist die Beiträge für sie im Rahmen der Gehaltsabrechnung. Dieses System stellt sicher, dass die notwendigen Krankenversicherungszahlungen pünktlich und korrekt erfolgen.
Arbeitnehmersteuer in Polen
Die Beiträge der Arbeitnehmer in Polen umfassen die Einkommensteuer und die Sozialversicherungsbeiträge. Einwohner Polens zahlen Steuern auf ihr weltweites Einkommen, Nicht-Einwohner nur auf in Polen erzieltes Einkommen:
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Einkommen bis 120.000 PLN werden mit 12 % besteuert, darüber hinaus mit 32 %.
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Arbeitnehmer unter 26 Jahren müssen auf Einkommen bis 85.528 PLN pro Jahr keine Steuer zahlen.
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Zusätzlich gibt es eine Solidaritätssteuer von 4 % auf Einkommen über 1 Million PLN.
Sozialversicherung der Arbeitnehmer in Polen
Für die Sozialversicherung zahlen Arbeitnehmer 13,71 % ihres Bruttogehalts. Der Arbeitgeber zieht diesen Betrag vom Gehalt des Mitarbeiters ab und reicht ihn zusammen mit den eigenen Beiträgen ein. Diese Zahlung deckt Renten-, Invaliden- und Krankenversicherung ab. Arbeitnehmer zahlen außerdem einen Krankenversicherungsbeitrag von 9 %, von dem bis zu 7,75 % steuerlich absetzbar sind, während die restlichen 1,25 % nicht absetzbar sind.
Abschließend ist die Teilnahme am PPK für Arbeitnehmer in der Regel freiwillig. Arbeitnehmer zwischen 19 und 54 Jahren werden automatisch angemeldet, können aber jederzeit austreten. Für diejenigen zwischen 55 und 69 Jahren ist eine Antragstellung erforderlich, um beizutreten; Arbeitnehmer über 70 Jahre können nicht teilnehmen.
Arbeitnehmer leisten 2 % ihres Bruttogehalts in den PPK, mit der Möglichkeit, bis zu 2 % zusätzlich beizutragen.
Feiertage und Urlaub in Polen
In Polen hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf einen jährlichen bezahlten Urlaub, und Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass dieser genommen wird. Beim Beginn eines neuen Jobs erwerben Arbeitnehmer das Recht auf bezahlten Urlaub, wobei sie für jeden gearbeiteten Monat 1/12 ihres Jahresurlaubsanspruchs erwerben.
In der Regel nehmen Arbeitnehmer ihren gesamten Urlaub auf einmal, können aber auch eine Aufteilung beantragen, wobei eine Periode mindestens 14 aufeinanderfolgende Tage umfassen muss.
Der Urlaubsanspruch hängt von der Dauer der Betriebszugehörigkeit ab. Arbeitnehmer haben Anspruch auf 20 Tage, wenn sie weniger als zehn Jahre im Beruf stehen. Für mindestens zehn Jahre sind es 26 Tage. Teilzeitbeschäftigte Urlaubstage werden entsprechend ihrer Arbeitszeit angepasst und auf volle Tage aufgerundet.
Interessanterweise zählen auch Bildungszeiten zur Dauer der Beschäftigung, die den Urlaubsanspruch bestimmt. Ein Hochschulabschluss entspricht beispielsweise acht Jahren Berufserfahrung.
Nicht genutzte Urlaubstage können auf das nächste Jahr übertragen werden und müssen bis zum 30. September genommen werden. Eine Auszahlung anstelle des Urlaubs ist nur bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zulässig.
Gesetzliche Feiertage
Arbeitnehmer in Polen haben Anspruch auf 13 bezahlte gesetzliche Feiertage pro Jahr. Arbeitnehmer, die an einem Feiertag arbeiten, erhalten entweder einen Ausgleichstag oder eine zusätzliche Vergütung von 100 % für jede gearbeitete Stunde.
Krankheitsurlaub in Polen
Arbeitnehmer im Krankheitsurlaub erhalten in den ersten 33 Krankheitstagen innerhalb eines Kalenderjahres 80 % ihres Gehalts. Diese Zahlung erfolgt durch den Arbeitgeber. Bei Schwangerschaft oder Arbeitsunfall erhöht sich die Zahlung auf 100 %.
Nach den ersten 33 Tagen übernimmt die Sozialversicherungsanstalt (ZUS). Sie zahlt bis zu 182 aufeinanderfolgende Tage jährlich 80 % des Grundgehalts. Dieser Zeitraum umfasst die initiale vom Arbeitgeber gezahlte Zeit.
Mutterschafts-, Vaterschafts- und Elternurlaub
Der Mutterschafts-, Vaterschafts- und Elternurlaub in Polen gehört zu den fortschrittlichsten weltweit.
Frauen haben Anspruch auf Mutterschaftsurlaub nach der Geburt oder bei Adoption eines Kindes unter sieben Jahren. Für ein Kind sind es 20 Wochen, bei Zwillingen 31 Wochen und bei fünf oder mehr Kindern bis zu 37 Wochen.
Väter können innerhalb von 24 Monaten nach der Geburt oder Adoption ihres Kindes zwei Wochen bezahlten Vaterschaftsurlaub nehmen.
Eltern haben nach Nutzung des Mutterschaftsurlaubs Anspruch auf bis zu 41 Wochen (bei Mehrlingsgeburten 43 Wochen) bezahlten Elternurlaub. Dieser wird mit 70 % des Gehalts bezahlt und kann von einem oder beiden Elternteilen gleichzeitig genommen werden, jedoch nicht über die insgesamt erlaubte Wochenzahl hinaus.
Sonderurlaub in Polen
Arbeitnehmer haben auch Anspruch auf Sonderurlaub bei bedeutenden familiären Ereignissen. Dazu gehören Hochzeiten oder Beerdigungen, mit zwei Tagen bei Ereignissen mit nahen Familienmitgliedern und einem Tag bei anderen. Außerdem besteht Anspruch auf Urlaub für Gerichtstermine, medizinische Untersuchungen oder Blutspenden.
Kündigungsverfahren und -richtlinien in Polen
In Polen kann das Arbeitsverhältnis auf vier Arten enden:
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Durch gegenseitiges Einvernehmen,
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Durch eine Partei mit Kündigungsfrist,
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Durch eine Partei ohne Kündigungsfrist,
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Oder bei Ablauf der Vertragslaufzeit (bei Probe- oder befristeten Verträgen).
Unabhängig davon, wer die Kündigung einreicht, muss die Erklärung schriftlich erfolgen.
Wenn der Arbeitgeber kündigt, muss er den Arbeitnehmer über sein Recht auf Berufung beim Arbeitsgericht informieren. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber eine Arbeitsbescheinigung ausstellen. Außerdem ist der Arbeitnehmer beim Sozialversicherungsamt (ZUS) abzumelden. Die letzte Zahlung erfolgt im nächsten regulären Gehaltslauf.
Kündigung durch gegenseitiges Einvernehmen
Wenn sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer die Beendigung des Arbeitsverhältnisses vereinbaren, kann jede Partei die Kündigung initiieren. Eine Abfindung ist verpflichtend, wenn der Arbeitgeber den Vertrag mit Kündigungsfrist oder im gegenseitigen Einvernehmen beendet.
Kündigung mit Frist
Arbeitnehmer können jederzeit kündigen, ohne einen Grund angeben zu müssen, vorausgesetzt, sie geben die gesetzliche Kündigungsfrist ein. Arbeitgeber müssen jedoch bei der Kündigung eines unbefristeten Vertrags einen triftigen Grund angeben. Sie können keine Zahlung anstelle der Kündigungsfrist leisten.
Kündigung ohne Frist
Arbeitgeber können das Arbeitsverhältnis fristlos kündigen, wenn der Arbeitnehmer schuldhaft handelt, z. B. bei schwerwiegendem Fehlverhalten, Straftaten mit gerichtlichem Urteil oder Verlust der erforderlichen Arbeitserlaubnis durch eigenes Verschulden.
Auch bei längerer Arbeitsunfähigkeit von mehr als drei Monaten kann fristlos gekündigt werden, allerdings nur bei Beschäftigungsdauer unter sechs Monaten.
Arbeitnehmer können fristlos kündigen, wenn der Arbeitgeber wesentliche Pflichten verletzt oder wenn er sich weigert, sie auf eine andere Stelle zu versetzen, die ihre Gesundheit nicht gefährdet.
Kündigungsschutz für Arbeitnehmer
Bestimmte Kategorien von Arbeitnehmern sind vor einer Kündigung mit Frist geschützt. Dazu gehören diejenigen bei:
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Urlaub, Mutterschafts-, Eltern- oder unbezahltem Pflegeurlaub;
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Krankheitsurlaub mit ärztlichem Attest;
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Arbeitnehmer innerhalb von vier Jahren vor dem Renteneintritt;
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Schwangere Arbeitnehmer;
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Gewerkschaftsmitglieder.
Abfindung und Anspruch
Die Regeln für Abfindungen gelten für Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern. Arbeitnehmer haben Anspruch auf Abfindungszahlungen, wenn die Kündigung aus Unternehmensgründen wie Umstrukturierung oder Betriebsschließung erfolgt.
Die Höhe der Abfindung richtet sich nach der Dauer der Betriebszugehörigkeit. Arbeitnehmer haben Anspruch auf:
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Einen Monatslohn bei weniger als zwei Jahren Betriebszugehörigkeit,
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Zwei Monatslöhne bei zwei bis acht Jahren,
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Drei Monatslöhne bei mehr als acht Jahren.
Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern sind nicht verpflichtet, Abfindungen zu zahlen.
Weitere Richtlinien zum Ende des Arbeitsverhältnisses
Die Kündigungsfrist hängt vom Vertragstyp und der Dauer der Betriebszugehörigkeit ab. Bei Probezeitverträgen beträgt sie drei Arbeitstage bis zwei Wochen. Bei befristeten und unbefristeten Verträgen liegt sie zwischen zwei Wochen und drei Monaten.
Während der Kündigungsfrist erhalten die Arbeitnehmer ihr reguläres Gehalt. Sie können aufgefordert werden, gesetzlichen Urlaub zu nehmen oder eine Freistellung zu erhalten, um eine neue Stelle zu suchen.
Arbeitnehmer, die mindestens 365 Tage in den letzten 18 Monaten gearbeitet haben, haben Anspruch auf Arbeitslosengeld für sechs bis zwölf Monate. Dies hängt jedoch von der lokalen Arbeitslosenquote und anderen Kriterien ab.
FAQs
Wie hoch ist die Gehaltsabrechnungsfrequenz in Polen?
In Polen werden Arbeitnehmer in der Regel einmal im Monat bezahlt. Das genaue Zahlungsdatum ist üblicherweise im Arbeitsvertrag oder in den Unternehmensrichtlinien festgelegt. Gehälter werden meist bis zum 10. des Monats für den Vormonat gezahlt.
Wie viel braucht man, um in Polen komfortabel zu leben?
Um in Polen komfortabel zu leben, benötigt eine einzelne Person im Allgemeinen etwa 6.000–8.000 PLN pro Monat. Es hängt von der Stadt ab. In größeren Städten wie Warschau oder Krakau sind die Kosten höher als in kleineren Städten. Dieser Betrag deckt Miete, Essen, Transport und einige Freizeitaktivitäten ab.
Was ist die Lohnsteuer in Polen?
In Polen umfassen die Lohnsteuern Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge. Der Einkommensteuersatz beträgt 12 % für Jahreseinkommen bis 120.000 PLN und 32 % für darüber hinausgehendes Einkommen. Arbeitnehmer und Arbeitgeber zahlen außerdem Beiträge zur Sozialversicherung, die Kranken-, Renten- und andere Leistungen abdecken.
