Warum die Einhaltung der globalen Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen wichtig ist

Was ist Payroll-Compliance?

Payroll ist eine integrierte Liste von Mitarbeitern in einem Unternehmen, die Höhe der Zahlungen, die diese Mitarbeiter pro Abrechnungszeitraum erhalten, und die Gesamtsumme der Zahlungen, die das Unternehmen an seine Mitarbeiter leistet. Das Unternehmen ist verantwortlich für die Entwicklung einer Organisationen-Zahlungspolitik, die flexible Leistungen und Urlaubsentschädigungspolitiken umfasst. In der Unternehmenswelt gehen Payroll und Compliance Hand in Hand. Wenn die Gesetze zur Payroll-Compliance nicht eingehalten werden, könnte dies dazu führen, dass das Unternehmen rechtliche Anklagen erhält.

Warum ist Compliance wesentlich?

Compliance und Gehorsam sind bedeutend in multinationalen Unternehmen, bei denen Abteilungen wie Human Resources etwa 36 Stunden pro Woche mit compliance-bezogenen Aktivitäten verbringen. Dazu gehört die Navigation durch regulatorische Änderungen, um sicherzustellen, dass die Unternehmensrichtlinien auf dem neuesten Stand bleiben. Ein besonders wichtiger Bereich des globalen Payroll ist die Privatsphäre und Sicherheit der Mitarbeitendendaten. Die Bedeutung dieses Bereichs im globalen Payroll ist ein Nebenprodukt der General Data Protection Regulations (GDPR) der Europäischen Union, die erst im Mai 2018 in Kraft traten und Änderungen in der Payroll-Compliance mit sich brachten.

Es sollte beachtet werden, dass diese Gesetzgebung nur Organisationen mit Mitarbeitenden in der Europäischen Union betrifft. Nicht-Compliance könnte Unternehmen mit Strafen belegen, die durch Gesetze zu Payroll-Fehlern geregelt sind. Unternehmen, die fälschlicherweise und unrechtmäßig Mitarbeitendendaten gespeichert und verarbeitet haben, können mit Geldstrafen von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Jahresumsatzes belegt werden, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Teams in der Human Resources-Abteilung, die für Payroll- und gesetzliche Compliance-Aufgaben zuständig sind, sind daher damit beauftragt, sensible Mitarbeitendendaten zu verwalten und zu verarbeiten, einschließlich Namen, Adressen, Gehaltsstufen, Steuercodes, Bankkontonummern und Beschäftigungsvertragsstatus. Die Mitarbeitenden in diesen Teams müssen wachsam bleiben, da sie das Schicksal des Geschäfts in der Hand haben. Ein Fehler könnte die gesamte Organisation zum Einsturz bringen. Es ist ihre Aufgabe, sowohl die Mitarbeitenden als auch die Organisationen, die sie bedienen, durch genaue und zeitnahe Payroll-Compliance-Berichte zu schützen.

Die Abwicklung der Payroll ist ein wesentlicher Aspekt des Human Capital Managements. Manche nennen dies die Lebensader jeder erfolgreichen Organisation. Die Payroll wird noch herausfordernder, wenn juristische Einheiten in mehreren Bundesstaaten mit jeweils eigenen Steuerregeln und Vorschriften berücksichtigt werden. Wenn das Unternehmen wächst und die Payroll auf globaler Ebene verwaltet wird, steigt die Herausforderung. Sobald dies der Fall ist, stellen Unternehmen einen zertifizierten Payroll-Compliance-Praktiker ein, der die entsprechenden Aufgaben übernimmt.

Das Hauptproblem bei der genauen Verwaltung der Payroll liegt in der Compliance. Jedes Land hat eigene wirtschaftliche Bedingungen, Währungen und Gesetze zur Vergütung der Mitarbeitenden. Compliance erfordert, dass Unternehmen ihre Payroll so verwalten, dass Mitarbeitende angemessen bezahlt und in ihrer Arbeit engagiert bleiben, und dass sie den verschiedenen nationalen und internationalen Herausforderungen der Payroll-Verarbeitung gerecht werden. Die genaue Global Payroll-Management umfasst viele Aspekte, aber hier ist eine Zusammenfassung dieser Überlegungen in drei Bereiche.

1. Datensicherheit

Die meisten globalen Human Resources-Systeme erfassen keine payroll-spezifischen Daten — in der Regel speichern sie sensible Mitarbeitendendaten an jedem Standort. Das Speichern sensibler Mitarbeitendendaten in E-Mails und Tabellen kann eine unsichere Umgebung darstellen. Die Anfälligkeit wird erhöht durch die manuelle Speicherung von Mitarbeitenden-, HR- und Payroll-Daten an mehreren Orten.

Unternehmen müssen sorgfältig mit ihren Payroll-Daten umgehen. Dies ist noch wichtiger für Unternehmen, die global tätig sind, und Nicht-Compliance könnte enorme Geldstrafen nach sich ziehen. Unternehmen sollten die richtigen Fragen stellen, wie Mitarbeitendendaten gespeichert und an das Kernsystem übermittelt werden. All dies sollte in einem Shared Service oder einer zentralisierten Payroll erfolgen.

Die Notwendigkeit der Datensicherheit wird durch die jüngste Abschaffung des Safe Harbor Act durch die Europäische Union besonders hervorgehoben. Es ist auch notwendig, den Überblick darüber zu behalten, wer Zugriff auf Payroll-Daten hat.

2. Datenpräzision

Informationen wie Arbeitszeit und Anwesenheit, Urlaubs- und Krankentage sowie die entsprechenden Anspruchssalden sind ein kritischer Bestandteil der Workforce-Management-Informationen und müssen daher bis ins kleinste Detail genau sein. Zum Beispiel müssen die Gehaltsabrechnungen in einem Mitarbeitenden-Gehaltsnachweis den Anforderungen des Bundesstaates entsprechen. Idealerweise sollte das Payroll-Team das Bruttogehalt vor der Eingabe in die Payroll-Berechnung prüfen und genehmigen, um die Genauigkeit des Nettogehalts erheblich zu erhöhen. In stundenbasierten Umgebungen ist die Situation jedoch anders.

Das Verständnis, welche Daten in jedem Land erforderlich sind, um die Payroll zu berechnen, sowie die Prozesse und Personen, die die Daten sammeln, liegen in der Verantwortung des Unternehmens.

3. Technologischer Einsatz

Die Automatisierung der Datenerfassungsprozesse und die Eliminierung von Tabellen ist wahrscheinlich der Weg, wie sensible globale Payroll-Daten in den nächsten Jahren gesammelt werden. Diese modernen Technologieplattformen können System-Workflow-Fähigkeiten bieten, die benutzerdefinierte Genehmigungsprozesse, Datenvalidierung und vor allem Mitarbeitenden-Self-Service ermöglichen. Die Verbesserung und das bessere Verständnis der Datenquellen und Erfassungsprozesse sind wichtig. Unternehmen müssen heute mit den sich ändernden Payroll-Gesetzen in jedem Land Schritt halten, in dem sie tätig sind. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, die Datenerfassung durch den Einsatz von Technologie effizienter zu gestalten.

Zukunftsausblick

Dieser Artikel zeigt, wie wichtig die Einhaltung der globalen Payroll-Compliance für Ihr Geschäft ist. Unzulänglichkeiten in der Eignung und Pünktlichkeit Ihrer Mitarbeitenden, die mit dieser Aufgabe betraut sind, könnten zum Untergang Ihres Unternehmens führen. Daher ist es notwendig, Zeit, Mühe und Geld in die Erfüllung der Anforderungen der globalen Payroll zu investieren.

(LESEN: 4 Schritte zur Planung der Global Payroll-Implementierung)

Wenn Sie nach einer Firma suchen, die genau das bieten kann, bietet Rivermate Dienstleistungen im Bereich globale Payroll, Compliance und Human Resource-Tools an.

Rivermate verfügt über Payroll-Compliance-Praktiker, die gerne Payroll-Compliance-Dienstleistungen anbieten und Ihre Anliegen in diesem Bereich Ihres Geschäfts klären.

Häufig gestellte Fragen

Was ist single touch payroll compliance?

Single Touch Payroll (STP) ist eine Initiative der australischen Regierung, die die Berichterstattung über Steuern und Informationen durch Koordination und Abstimmung mit dem Australian Taxation Office (ATO) erleichtert und effizienter macht. Eine STP-fähige Software erfordert, dass Sie das Gehalt und die Löhne Ihrer Mitarbeitenden, einbehaltene Steuern und andere Informationen an die ATO übermitteln. Genauer gesagt, erwartet die ATO, dass Sie folgende Aufgaben durchführen:

• Payroll-Informationen bei jeder Gehaltszahlung an die ATO melden
• Super-Verbindlichkeiten an die ATO melden

Die ATO gibt außerdem an, dass Sie Ihren Mitarbeitenden keine Zahlungsübersicht mehr aushändigen müssen, da die Informationen bereits gemeldet und finalisiert wurden, dank STP. (LESEN: Australian Taxation Office: Single Touch Payroll)

Warum ist die Payroll-Verarbeitung notwendig?

Die Verarbeitung der Payroll ist eine wesentliche Aufgabe in jedem Unternehmen, da sie die finanzielle Stabilität und den Ruf des Unternehmens beeinflusst. Wenn die Payroll genau und pünktlich verarbeitet wird, sind Mitarbeitende engagierter und motivierter, die Verantwortlichkeiten des Unternehmens zu erfüllen. Im Gegensatz dazu verlieren Mitarbeitende bei Fehlern auf ihren Gehaltsabrechnungen das Vertrauen in das Unternehmen. Noch wichtiger ist, dass ein Unternehmen, das die Gesetze und Vorschriften zur Payroll-Compliance nicht einhält, wahrscheinlich mit erheblichen Strafen belegt wird.

Was ist globale Payroll?

Globale Payroll ist die Gesamtverwaltung der gesamten Payroll-Daten eines Unternehmens für alle Standorte über ein einziges System. Unternehmen, die ihren Hauptsitz an einem bestimmten Ort haben, müssen Mitarbeitende an verschiedenen Standorten vergüten, was ein globales Payroll-System schafft.

Was ist Payroll-Compliance?

Payroll-Compliance ist der Oberbegriff für die Aktivitäten, die notwendig sind, um Gesetze und Vorschriften einzuhalten, die vorschreiben, wie die Payroll verarbeitet werden soll. Dazu gehört die Integration von Daten, die Berechnung von Zulagen, Abzügen, Leistungen und den Nettolöhnen jedes Mitarbeitenden in einer Organisation.

Was ist ein Payroll-Aggregator?

Ein Payroll-Aggregator ist eine Einheit, die Payroll-Daten von einem Arbeitgeber eines Unternehmens erhält und an das Partnernetzwerk des Unternehmens verteilt. Unternehmen mit Mitarbeitenden in mehreren Ländern lagern ihre Payroll an einen Aggregator aus.

Welche Dienstleistungen bietet Global Payroll Solutions Mexico an?

Global Payroll Solutions Mexico bietet Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Belegschaft und den Human Resources-Bedürfnissen ihrer Kunden an. Es positioniert sich als Unternehmen, das die Payroll und alle Aspekte des Personals seiner Kunden verwaltet.

Was sind die Schritte bei der Payroll-Verarbeitung in den Vereinigten Staaten?

Der US-amerikanische Payroll-Prozess lässt sich in fünf Schritte zusammenfassen:

1. Vorbereitende Payroll-Verarbeitung;
2. Zahlungsdruck;
3. Buchungssätze;
4. Payroll-Berichte; und
5. Endgültige Aktualisierung.

Um Mitarbeitende in den USA umfassend durch einen Payroll-Zyklus zu verarbeiten, müssen diese Schritte ausgeführt werden. Ein grundlegendes Verständnis der Payroll-Verarbeitung ist notwendig, bevor Sie mit der Einrichtung und Verarbeitung der Payroll-Informationen für Ihre Mitarbeitenden fortfahren. JD Edwards EnterpriseOne erklärt dazu mehr. (LESEN: JD Edwards EnterpriseOne Applications US Payroll Implementation Guide).

Was ist ein Compliance-Beauftragter?

Ein Compliance-Beauftragter ist ein Mitarbeitender in einem Unternehmen, der sicherstellt, dass das Unternehmen vollständig mit den regulatorischen und gesetzlichen Anforderungen des Staates, in dem das Unternehmen tätig ist, übereinstimmt. Dies umfasst technische Aspekte wie Payroll-Steuer-Compliance und Anforderungen an Gehaltsabrechnungen sowie allgemeine Aspekte wie Rechtzeitigkeit, Vollständigkeit und Ähnliches. Der Compliance-Beauftragte sorgt auch dafür, dass die internen Richtlinien und Satzungen des Unternehmens den genannten gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Compliance-Beauftragte arbeiten häufig mit der Geschäftsleitung und dem Personal zusammen, um die regulatorischen Risiken des Unternehmens zu steuern und zu mindern.