Die Gehaltsabrechnung zu verwalten ist nicht einfach, und den passenden Prozess für Ihr Unternehmen zu finden, kann stressig sein. Wenn Ihr Unternehmen in andere Länder expandiert, wird es noch komplexer. Sie müssen sich mit lokalen Gesetzen und Vorschriften auseinandersetzen. Es gibt auch Unterschiede in Sprachen und Währungen, die die Gehaltsabrechnung überwältigend machen können.
Hier kann ein globaler Gehaltsabrechnungsservice hilfreich sein. Er ermöglicht es Ihnen, die Gehaltsabrechnung zu optimieren und die Einhaltung der Vorschriften in neuen Ländern sicherzustellen.
Ein erfahrenes Team, das die globale Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen verwaltet, wird Ihre Zeit freisetzen, sodass Sie sich auf Ihre Kernaktivitäten konzentrieren können.
Wie verwalten Sie eine globale Gehaltsabrechnung?
Kleine Unternehmen mit wenigen globalen Mitarbeitenden werden die internationale Gehaltsabrechnung wahrscheinlich intern verwalten. Das gilt auch für große globale Unternehmen. Für beide ist dies in der Regel die kosteneffizienteste Lösung. Sie stellen eine Person ein, die die Gehaltsabrechnung für diese wenigen Mitarbeitenden übernimmt, oder ein ganzes Team, das dies unternehmensweit erledigt.
Es gibt jedoch auch den interessanten Fall mittelgroßer Unternehmen. Für sie ist es zu viel für eine Person, das zu bewältigen, doch die Einstellung eines ganzen Teams ist zu teuer. Diese Unternehmen entscheiden sich oft dafür, globale Gehaltsabrechnungsprozesse auszulagern. Sie vertrauen auf einen Employer of Record (EOR) oder eine Professional Employer Organization (PEO) für die globale Gehaltsabrechnung.
Kurz gesagt, bietet ein EOR an, globale Talente zu beschäftigen, ohne dass Sie eine lokale Einheit gründen müssen. Im Gegensatz zu einer PEO schützt Sie die Zusammenarbeit mit einem EOR vor potenziellen rechtlichen Konsequenzen einer schlecht verwalteten Gehaltsabrechnung.
Doch wie wissen Sie, ob ein globaler Gehaltsabrechnungsanbieter zu Ihrem Unternehmen passt? Hier sind einige Richtlinien, um den besten globalen Gehaltsabrechnungsservice auszuwählen.
Den richtigen Global Payroll Provider finden: Alles, was Sie wissen sollten
Beim Outsourcing der globalen Gehaltsabrechnung kann der richtige PEO oder EOR viele Verantwortlichkeiten von Ihrer To-do-Liste nehmen. Sie können sicherstellen, dass jeder Mitarbeitende sein Gehalt pünktlich erhält und die relevanten HR-Prozesse konform sind.
Sie sollten Anbieter jedoch sorgfältig prüfen. Schließlich outsourcen Sie einen bedeutenden Teil Ihres Geschäfts. Hier ist, worauf Sie bei der Auswahl des richtigen Anbieters achten sollten, damit dieser Ihren Anforderungen entspricht.
1. Standort
Ihr globaler Gehaltsabrechnungsanbieter muss in dem Land präsent sein, in dem Sie einstellen möchten. Überprüfen Sie, welche Länder sie abdecken, und vergleichen Sie die Standorte mit Ihren Wachstums- und Expansionsplänen.
Behalten Sie die kurz- und langfristigen Expansionspläne Ihres Unternehmens im Blick. Vielleicht denken Sie heute nur an ein Land, aber das könnte sich in Zukunft ändern.
Ihr globaler Gehaltsabrechnungsanbieter wird sein Bestes geben, um Ihr Unternehmen so effizient wie möglich zu integrieren. Der Prozess kann jedoch anspruchsvoll und zeitaufwendig sein, da er den Umgang mit sensiblen Daten beinhaltet. Durch die Wahl des richtigen Anbieters und die Überprüfung der Standorte können Sie den Prozess so schnell wie möglich durchlaufen.
Beim Interview mit Anbietern sollten Sie auch nach ihren Expansionsplänen fragen. Ihre Abdeckung umfasst möglicherweise heute kein bestimmtes Land, aber, wie Ihr Unternehmen, streben sie Wachstum an. Es könnten neue Länder in Planung sein oder sie erwägen, diese hinzuzufügen, um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden.
2. Compliance
Eine Präsenz in einem Land, in dem Sie einstellen möchten, reicht nicht aus. Ihr globaler Gehaltsabrechnungsanbieter sollte auch ein erfahrenes und gut informiertes Team haben. Sie müssen die lokalen gesetzlichen Anforderungen, Währungen und andere relevante Faktoren kennen.
Es ist entscheidend, einen Anbieter zu wählen, der mit den Vorschriften in den Ländern vertraut ist, in die Sie expandieren möchten. Das Hauptziel ist, potenzielle rechtliche Probleme oder Komplikationen in der Zukunft zu vermeiden.
Es ist ein entscheidender Faktor, aber auch der schwierigste zu schätzende. Kundenrezensionen können Ihnen helfen, zu verstehen, wie vertraut Ihr Anbieter mit den lokalen Vorschriften in einem bestimmten Land ist.
3. Angebotene Funktionen
Die meisten globalen Gehaltsabrechnungsanbieter bieten die gleichen Dienstleistungen an. Sie sollten erwarten, dass Ihr globaler Gehaltsabrechnungsservice:
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Die Gehaltsabrechnung verwaltet und Steuern einbehaltet,
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Lohnabrechnungen und Gehaltsnachweise verteilt und Steuern abgibt,
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Compliance-Prüfungen durchführt,
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bei der Klassifikation von Mitarbeitenden unterstützt,
Es sollte auch folgende Leistungen bieten:
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Contractor Management,
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Employer of Record Services,
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Benefits Administration,
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Kundendienst für Gehaltsabrechnungssoftware,
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Schutz der IP-Rechte.
Nicht alle Anbieter bieten jedoch das gleiche Servicepaket an. Nehmen Sie sich Zeit, um die spezifischen Funktionen und Dienstleistungen jedes globalen Gehaltsabrechnungsanbieters zu prüfen, um sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen.
4. Mitarbeitende und Contractors
Ein zuverlässiger Partner sollte Ihnen helfen, alle Ihre Anforderungen abzudecken. Wenn Sie Mitarbeitende und unabhängige Contractors in Ihrem Team haben, benötigen Sie einen globalen Zahlungsanbieter, der die relevanten Anforderungen für beide erfüllen kann.
In einigen Ländern gibt es unterschiedliche Regeln für diese beiden Gruppen, was die Gehaltsabrechnung weiter verkompliziert. Deshalb vermeiden manche Gehaltsabrechnungsanbieter Contractors ganz und konzentrieren sich nur auf Mitarbeitende. Wenn Sie häufig auf Contractors angewiesen sind, könnte das ein Ausschlusskriterium sein.
Die besten Anbieter können auch bei der Klassifikation und der rechtlichen Konformität in dieser Hinsicht helfen. Sie können Risiken bei Fehlklassifikation reduzieren oder Ihre Contractors in Mitarbeitende umwandeln.
5. Vertrauenswürdigkeit
Sie werden sensible Daten über Ihr Unternehmen mit Ihrem globalen Gehaltsabrechnungsanbieter teilen müssen. Deshalb brauchen Sie einen kompetenten und zuverlässigen Partner – jemanden, dem Sie vertrauen können, die Daten sicher zu verwahren. Überprüfen Sie die Software Ihres globalen Gehaltsabrechnungsanbieters anhand best practices in data security.
Ihr Gehaltsabrechnungsanbieter sollte alle erforderlichen Informationen in seiner Datenschutzrichtlinie bereitstellen. Außerdem sollte er eine starke Datenverschlüsselung und eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung haben.
Die Software sollte mit den relevanten Vorschriften konform sein, beispielsweise GDPR. Denken Sie auch daran, sich über den Backup-Plan des Anbieters zu informieren und wie er auf einen möglichen Datenverstoß reagieren würde.
6. Kundensupport
Ein guter Anbieter stellt Ihnen sowohl die Gehaltsabrechnungssoftware als auch Unterstützung bei der Nutzung bereit. Die Plattform sollte benutzerfreundlich sein und die notwendigen Funktionen bieten, ohne Sie und Ihr Team zu überfordern. Sie sollten schnell die benötigten Daten finden und Aufgaben erledigen können, ohne eine umfangreiche Bedienungsanleitung lesen zu müssen.
Die Plattform sollte auch eine starke Funktionsvielfalt aufweisen, da Sie sich auf sie verlassen, um manuelle und komplexe Aufgaben zu automatisieren. Sie sollte außerdem detaillierte und genaue Berichte liefern, vorzugsweise in Echtzeit.
Fragen Sie den Anbieter, ob die Plattform mit Ihrer Buchhaltungssoftware integrierbar ist. Das kann helfen, die inhärenten Risiken manueller Dateneingabe zu minimieren und den Gehaltsabrechnungsprozess weiter zu optimieren.
Wenn die Plattform überwältigend oder verwirrend wird, brauchen Sie einen Anbieter, der Unterstützung und Anleitung bietet. Überprüfen Sie relevante Nutzerbewertungen, um zu sehen, was andere Nutzer erlebt haben. Sie müssen wissen, ob Sie sich auf sie verlassen können, um Ihnen schnell und effizient zu helfen.
7. Zusätzliche Dienstleistungen
Geben Sie sich nicht nur mit den Grundlagen zufrieden, vor allem wenn diese mit hohen Kosten verbunden sind. Sie vertrauen auf einen Anbieter, um die Gehaltsabrechnung reibungslos durchzuführen. Aber er sollte auch in der Lage sein, schnell zu skalieren oder zusätzliche, vereinbarte HR-Funktionen zu übernehmen.
Vielleicht müssen Sie einmalige Zahlungen über das Gehalt hinaus an Ihre Mitarbeitenden leisten. Ein guter Anbieter sollte das unterstützen, während er die Einhaltung der lokalen Vorschriften gewährleistet.
Die meisten Anbieter bieten eine Demo, eine kostenlose Testphase oder eine Durchsicht ihrer Plattform und Prozesse an – nutzen Sie diese Angebote. Das hilft Ihnen einzuschätzen, ob der Anbieter Ihr Vertrauen und den Preis wert ist.
8. Preisgestaltung
Bei der Bewertung der Anbieter sollte der Preis eine Rolle spielen. Globale Gehaltsabrechnungsanbieter bieten verschiedene Preismodelle an, sodass Sie das passende für Ihr Budget finden sollten.
Vergleichen Sie, welcher Anbieter die meisten Funktionen für das Geld bietet, das Sie ausgeben möchten. Sie sollten nicht auf wesentliche Funktionen verzichten, da dies auf lange Sicht teurer werden könnte. Ebenso macht es keinen Sinn, zu viel für Funktionen zu bezahlen, die Sie nicht benötigen.
Die Wahl Ihres Global Payroll Providers hängt vom richtigen Vetting ab
Es gibt viele seriöse globale Gehaltsabrechnungsanbieter. Nehmen Sie sich die Zeit, diese im Detail zu bewerten, bevor Sie sich für einen entscheiden.
Der erste Schritt besteht immer darin, Ihre Geschäftsziele und -bedürfnisse zu analysieren. Berücksichtigen Sie die Anzahl der globalen Mitarbeitenden, die Sie haben, und planen, in Zukunft einzustellen. Notieren Sie, aus welchen Ländern sie stammen. Überlegen Sie, welche Aspekte Ihrer Gehaltsabrechnung Sie durch Outsourcing verbessern können. Seien Sie auch pragmatisch bei der Budgetplanung.
Sobald Sie ein klares Bild von Ihrer aktuellen Situation und Ihren Zielen in den nächsten Jahren haben, vergleichen Sie die Liste mit potenziellen Anbietern. Das schränkt die Auswahl ein und vereinfacht die Suche nach dem passenden globalen Gehaltsabrechnungsanbieter.
Vergessen Sie nicht, jeden Anbieter zu interviewen und die angebotenen Demos, Durchläufe oder kostenlosen Testversionen zu nutzen. Kundenrezensionen können ebenfalls helfen, die Servicequalität einzuschätzen.
Letztlich kann der richtige globale Gehaltsabrechnungsanbieter weiteres Wachstum Ihres Geschäfts sichern. Stellen Sie sicher, jeden Anbieter anhand Ihrer spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen zu prüfen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Mit dem passenden Partner können Sie eine effiziente Gehaltsabrechnung sicherstellen und sich keine Sorgen um die Einhaltung der Vorschriften machen.
FAQ:
Was ist globale Gehaltsabrechnung?
Globale Gehaltsabrechnung ist der Prozess der Verwaltung der Gehaltsabrechnung für Mitarbeitende in verschiedenen Ländern. Sie sorgt für Gehälter für Ihr globales Team und stellt die Einhaltung lokaler Vorschriften sicher.
Wie funktioniert globale Gehaltsabrechnung?
Globale Gehaltsabrechnung funktioniert, indem alle Gehaltsabrechnungsprozesse für globale Mitarbeitende in einem System oder bei einem Anbieter zentralisiert werden.
Sie ermöglicht eine konsistente und genaue Gehaltsabrechnung. Außerdem gewährleistet sie die Einhaltung der Vorschriften in jedem Land.
Wie macht man Gehaltsabrechnung global?
Um Gehaltsabrechnung global durchzuführen, müssen Unternehmen in jedem Land, in dem sie Mitarbeitende beschäftigen, eine rechtliche Einheit gründen. Alternativ können sie mit einem globalen Gehaltsabrechnungsanbieter zusammenarbeiten.
Ein globaler Gehaltsabrechnungsanbieter ist eine Organisation, die die Gehaltsabrechnung in mehreren Ländern verwaltet. Sie rationalisieren die Gehaltsabrechnung für pünktliche und korrekte Zahlungen an Mitarbeitende weltweit und sorgen für die Einhaltung der lokalen Vorschriften.
