Das Gehaltsabrechnungsmanagement ist nicht einfach, und den für Ihr Unternehmen passenden Gehaltsabrechnungsprozess zu finden, kann stressig sein. Wenn Ihr Unternehmen beginnt, in andere Länder zu expandieren, wird es noch komplexer. Sie müssen sich mit lokalen Gesetzen und Vorschriften auseinandersetzen. Zudem gibt es Unterschiede in Sprachen und Währungen, die die Gehaltsabrechnung überwältigend machen können.
Hier kann ein globaler Payroll-Service von Vorteil sein. Er ermöglicht es Ihnen, die Gehaltsabrechnung zu optimieren und die Einhaltung der Vorschriften in neuen Ländern sicherzustellen.
Ein erfahrenes Team, das die globale Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen verwaltet, wird Ihre Zeit freisetzen, sodass Sie sich auf Ihre Kernaktivitäten konzentrieren können.
Wie verwalten Sie eine globale Gehaltsabrechnung?
Kleine Unternehmen mit wenigen globalen Mitarbeitenden werden wahrscheinlich die internationale Gehaltsabrechnung intern verwalten. Das gilt auch für große globale Unternehmen. Für beide ist dies in der Regel die kostengünstigste Lösung. Sie stellen eine Person ein, die die Gehaltsabrechnung für diese wenigen Mitarbeitenden übernimmt, oder ein ganzes Team, das dies unternehmensweit erledigt.
Es gibt jedoch auch den interessanten Fall mittelständischer Unternehmen. Für sie ist es zu viel für eine Person, das alles zu bewältigen, doch die Einstellung eines ganzen Teams ist zu teuer. Diese Unternehmen entscheiden sich oft dafür, die globalen Gehaltsabrechnungsprozesse auszulagern. Sie setzen auf einen Employer of Record (EOR) oder eine Professional Employer Organization (PEO) für die globale Gehaltsabrechnung.
Kurz gesagt, bietet ein EOR an, globale Talente zu rekrutieren, ohne dass Sie eine lokale Einheit gründen müssen. Im Gegensatz zu einer PEO schützt Sie die Zusammenarbeit mit einem EOR vor den potenziellen rechtlichen Konsequenzen einer schlecht verwalteten Gehaltsabrechnung.
Doch wie wissen Sie, ob ein globaler Payroll-Anbieter für Ihr Unternehmen geeignet ist? Hier sind einige Richtlinien, um den besten globalen Payroll-Service auszuwählen.
Den richtigen Global Payroll Provider finden: Alles, was Sie wissen sollten
Wenn Sie die globalen Gehaltsabrechnungsprozesse auslagern, kann der richtige PEO oder EOR viele Verantwortlichkeiten von Ihrer To-do-Liste nehmen. Sie können sicherstellen, dass jeder Mitarbeitende pünktlich sein Gehalt erhält und die relevanten HR-Prozesse regelkonform ablaufen.
Sie sollten die Anbieter jedoch sorgfältig prüfen. Schließlich lagern Sie einen bedeutenden Teil Ihres Geschäfts aus. Hier ist, worauf Sie bei der Auswahl Ihrer Optionen achten sollten, um den passenden Anbieter für Ihr Unternehmen zu finden.
1. Standort
Ihr globaler Payroll-Anbieter muss in dem Land präsent sein, in dem Sie einstellen möchten. Überprüfen Sie, welche Länder sie abdecken, und vergleichen Sie die Standorte mit Ihren Wachstums- und Expansionsplänen.
Berücksichtigen Sie die kurzfristigen und langfristigen Expansionspläne Ihres Unternehmens. Vielleicht denken Sie heute nur an ein Land, aber das könnte sich in Zukunft ändern.
Ihr globaler Payroll-Anbieter wird sein Bestes geben, um Ihr Unternehmen so effizient wie möglich zu onboarden. Der Prozess kann jedoch streng und zeitaufwendig sein, da er den Umgang mit sensiblen Daten beinhaltet. Durch die Wahl des richtigen Anbieters und die Überprüfung der Standorte können Sie den Prozess so schnell wie möglich durchlaufen.
Wenn Sie Anbieter interviewen, denken Sie daran, nach ihren Expansionsplänen zu fragen. Ihre Abdeckung umfasst möglicherweise heute kein bestimmtes Land, aber wie Ihr Unternehmen streben sie ebenfalls an, zu wachsen. Sie könnten neue Länder in der Pipeline haben oder erwägen, diese hinzuzufügen, um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden.
2. Compliance
Eine Präsenz in einem Land, in dem Sie einstellen möchten, reicht nicht aus. Ihr globaler Payroll-Anbieter sollte auch ein erfahrenes und gut informiertes Team haben. Sie müssen die lokalen gesetzlichen Anforderungen, Währungen und andere relevante Faktoren kennen.
Es ist entscheidend, einen Anbieter zu wählen, der mit den Vorschriften in den Ländern vertraut ist, in die Sie expandieren möchten. Das Hauptziel ist, potenzielle rechtliche Probleme oder Komplikationen in der Zukunft zu vermeiden.
Das ist ein entscheidender Faktor, aber auch der schwierigste zu schätzen. Suchen Sie nach Kundenbewertungen, um zu verstehen, wie vertraut Ihr Anbieter mit den lokalen Vorschriften in einem bestimmten Land ist.
3. Angebotene Funktionen
Die meisten globalen Payroll-Anbieter bieten die gleichen Dienstleistungen an. Sie sollten erwarten, dass Ihr globaler Payroll-Service:
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Die Gehaltsabrechnung verwaltet und Steuern einbehalt,
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Lohnabrechnungen und Gehaltsnachweise verteilt und Steuern abführt,
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Compliance-Prüfungen durchführt,
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Bei der Klassifizierung von Mitarbeitenden unterstützt,
Es sollte auch folgende Leistungen bieten:
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Contractor-Management,
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Employer of Record Services,
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Benefits-Administration,
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Kundenservice für Payroll-Software,
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Schutz der IP-Rechte.
Nicht alle Anbieter bieten jedoch das gleiche Dienstleistungsangebot. Nehmen Sie sich Zeit, um die spezifischen Funktionen und Services jedes globalen Payroll-Anbieters zu prüfen, um sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entsprechen.
4. Mitarbeitende und Contractors
Ein zuverlässiger Partner sollte Ihnen helfen, alle Aspekte abzudecken. Wenn Sie Mitarbeitende und unabhängige Contractors in Ihrem Team haben, benötigen Sie einen globalen Zahlungsanbieter, der die relevanten Anforderungen für beide erfüllen kann.
In einigen Ländern gibt es unterschiedliche Regeln für diese beiden Gruppen, was die Gehaltsabrechnung weiter verkompliziert. Deshalb vermeiden manche Payroll-Anbieter Contractors ganz und konzentrieren sich nur auf Mitarbeitende. Wenn Sie häufig auf Contractors angewiesen sind, könnte das ein Ausschlusskriterium sein.
Die besten Anbieter können auch bei der Klassifizierung und der rechtlichen Compliance in dieser Hinsicht helfen. Sie können Risiken bei Fehlklassifizierung verringern oder Ihre Contractors in Mitarbeitende umwandeln.
5. Vertrauenswürdigkeit
Sie müssen sensible Daten Ihres Unternehmens mit Ihrem globalen Payroll-Anbieter teilen. Deshalb brauchen Sie einen kompetenten und zuverlässigen Partner—einen, dem Sie vertrauen können, die Daten sicher zu verwahren. Bewerten Sie die Software Ihres globalen Payroll-Anbieters anhand von Best Practices in der Datensicherheit.
Ihr Payroll-Anbieter sollte alle notwendigen Informationen in seiner Datenschutzerklärung bereitstellen. Zudem sollte er eine starke Datenverschlüsselung und eine klare Datenaufbewahrungsrichtlinie haben.
Die Software sollte mit den relevanten Vorschriften konform sein, beispielsweise GDPR. Außerdem sollten Sie sich über den Backup-Plan des Anbieters informieren und darüber, wie er auf einen möglichen Datenverstoß reagieren würde.
6. Kundensupport
Ein guter Anbieter stellt Ihnen sowohl die Payroll-Software als auch Unterstützung bei der Nutzung bereit. Die Plattform sollte benutzerfreundlich sein und die notwendigen Funktionen bieten, ohne Sie und Ihr Team zu überfordern. Sie sollten schnell die benötigten Daten finden und Aufgaben erledigen können, ohne eine umfangreiche Bedienungsanleitung lesen zu müssen.
Die Plattform sollte auch eine umfangreiche Funktionspalette bieten, da Sie sich auf sie verlassen, um manuelle und komplexe Aufgaben zu automatisieren. Sie sollte außerdem detaillierte und präzise Berichte liefern, vorzugsweise in Echtzeit.
Fragen Sie den Anbieter, ob die Plattform mit Ihrer Buchhaltungssoftware integrierbar ist. Das kann helfen, die inhärenten Risiken manueller Dateneingabe zu minimieren und den Gehaltsabrechnungsprozess weiter zu optimieren.
Wenn die Plattform überwältigend oder verwirrend wird, brauchen Sie einen Anbieter, der Unterstützung und Anleitung bietet. Überprüfen Sie relevante Nutzerbewertungen, um zu sehen, welche Erfahrungen andere Nutzer gemacht haben. Sie müssen wissen, ob Sie sich auf sie verlassen können, um Ihnen schnell und effizient zu helfen.
7. Zusätzliche Services
Geben Sie sich nicht nur mit den Grundlagen zufrieden, vor allem wenn diese mit hohen Kosten verbunden sind. Sie verlassen sich auf einen Anbieter, der die Gehaltsabrechnung reibungslos durchführt. Aber er sollte auch in der Lage sein, schnell zu skalieren oder zusätzliche, vereinbarte HR-Funktionen zu übernehmen.
Vielleicht müssen Sie einmalige Zahlungen über das Gehalt hinaus an Ihre Mitarbeitenden leisten. Ein guter Anbieter sollte das unterstützen, während er die Einhaltung der lokalen Vorschriften gewährleistet.
Die meisten Anbieter bieten eine Demo, eine kostenlose Testversion oder eine Durchsicht ihrer Plattform und Prozesse an—nutzen Sie diese Angebote. So können Sie abschätzen, ob der Anbieter Ihr Vertrauen und den Preis wert ist.
8. Preisgestaltung
Bei der Bewertung der Anbieter sollte die Preisgestaltung eine Rolle spielen. Globale Payroll-Anbieter bieten verschiedene Preismodelle an, sodass Sie das passende für Ihr Budget finden sollten.
Vergleichen Sie die Anbieter sorgfältig, um denjenigen zu finden, der die meisten Funktionen für den Preis bietet, den Sie bereit sind zu zahlen. Sie sollten nicht auf wesentliche Funktionen verzichten, da dies auf lange Sicht teuer werden könnte. Ebenso macht es keinen Sinn, zu viel für Funktionen zu bezahlen.
Die Wahl Ihres Global Payroll Providers hängt vom richtigen Prüfen ab
Es gibt viele renommierte globale Payroll-Anbieter. Nehmen Sie sich die Zeit, diese im Detail zu bewerten, bevor Sie sich für einen entscheiden.
Der erste Schritt besteht immer darin, Ihre Geschäftsziele und Bedürfnisse zu analysieren. Berücksichtigen Sie die Anzahl Ihrer globalen Mitarbeitenden und Ihre zukünftigen Einstellpläne. Notieren Sie, aus welchen Ländern sie kommen. Überlegen Sie, welche Aspekte Ihrer Gehaltsabrechnung Sie durch Outsourcing verbessern können. Seien Sie auch pragmatisch bei der Budgetplanung.
Sobald Sie eine klare Vorstellung von der aktuellen Situation Ihres Unternehmens und den Zielen für die nächsten Jahre haben, vergleichen Sie die Liste mit potenziellen Anbietern. Das schränkt die Auswahl ein und erleichtert die Suche nach dem passenden globalen Payroll-Provider.
Vergessen Sie nicht, jeden Anbieter zu interviewen und die angebotenen Demos, Durchläufe oder kostenlosen Testversionen zu nutzen. Kundenbewertungen können ebenfalls helfen, die Servicequalität einzuschätzen.
Schließlich kann der richtige globale Payroll-Anbieter weiteres Geschäftswachstum sichern. Stellen Sie sicher, dass Sie jeden Anbieter anhand Ihrer spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen prüfen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Mit dem richtigen Partner können Sie eine effiziente Gehaltsabrechnung sicherstellen und sich keine Sorgen um die Einhaltung der Vorschriften machen.
FAQ:
Was ist globale Gehaltsabrechnung?
Globale Gehaltsabrechnung ist der Prozess der Verwaltung der Gehaltsabrechnung für Mitarbeitende in verschiedenen Ländern. Sie sorgt für die Bezahlung Ihres globalen Teams unter Einhaltung der lokalen Vorschriften.
Wie funktioniert globale Gehaltsabrechnung?
Globale Gehaltsabrechnung funktioniert, indem alle Gehaltsabrechnungsprozesse für globale Mitarbeitende in einem System oder bei einem Anbieter zentralisiert werden.
Sie ermöglicht eine konsistente und genaue Gehaltsabrechnung. Zudem stellt sie die Einhaltung der Vorschriften in jedem Land sicher.
Wie macht man Gehaltsabrechnung weltweit?
Um weltweit Gehaltsabrechnung durchzuführen, müssen Unternehmen in jedem Land, in dem sie Mitarbeitende beschäftigen, eine rechtliche Einheit gründen. Alternativ können sie mit einem globalen Payroll-Anbieter zusammenarbeiten.
Ein globaler Payroll-Anbieter ist eine Organisation, die die Gehaltsabrechnung in mehreren Ländern verwaltet. Sie rationalisieren die Gehaltsabrechnung für pünktliche und korrekte Zahlungen an Mitarbeitende weltweit. Der Anbieter kann auch die Einhaltung der lokalen Vorschriften sicherstellen.
