Vergleich zwischen Employer of Record und herkömmlichem Arbeitgeber nach Common Law (Aktualisiert im Jahr 2026)

Was ist ein Employer of Record?

Ein Employer of Record (EOR) ist eine Drittpartei-Entität, die die rechtliche Verantwortung für die Einstellung, Verwaltung und Bezahlung von Mitarbeitern im Auftrag eines Unternehmens übernimmt. Anstatt in jeder Location eine interne HR- und Gehaltsabrechnungsfunktion aufzubauen oder eine lokale Gesellschaft zu gründen, können Unternehmen zentrale administrative und Compliance-Aufgaben an einen EOR auslagern.

Diese Vereinbarung ist besonders nützlich, wenn ein Unternehmen zusätzliche Unterstützung benötigt, aber nicht die Kapazitäten oder das lokale Fachwissen hat, um die Beschäftigungsverwaltung selbst zu übernehmen. Durch die Übergabe von Verantwortlichkeiten wie Gehaltsabrechnung, HR-Papierkram und Compliance können Arbeitgeber sich auf die Kernprioritäten ihres Geschäfts konzentrieren, ohne sich mit employee management Sorgen aufzuhalten.

Auf grundlegendem Niveau fungiert ein Employer of Record als Mittelsmann zwischen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern. Der Employer of Record übernimmt typischerweise Arbeitsverträge und zugehörige Unterlagen, die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung und Steuerabzüge, Benefits-Management, Onboarding und Offboarding sowie Compliance-Unterstützung über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus. Er unterstützt häufig beim Onboarding und bei Kündigungen, falls erforderlich, und sorgt dafür, dass bei jeder Phase die richtigen Prozesse eingehalten werden.

Eine wichtige Anmerkung ist es, im Hinterkopf zu behalten. Während ein Employer of Record die operative Belastung reduzieren und bei Compliance-Prozessen helfen kann, bleibt Ihre Organisation dennoch für ihre Entscheidungen und Handlungen verantwortlich. Deshalb ist es essenziell, eine Vereinbarung und einen Anbieter zu wählen, die mit Ihren Standards und Verantwortlichkeiten übereinstimmen.

Was ist ein Common Law Employer?

Ein Common Law Employer ist eine Arbeitgeberbeziehung, die durch Prinzipien des Common Law etabliert wurde. Einfach ausgedrückt kann eine Person oder Organisation als Common Law Employer gelten, wenn sie Löhne zahlt, Benefits gewährt, das Arbeitsumfeld und die täglichen Tätigkeiten kontrolliert und Verantwortlichkeiten für beschäftigungsbezogene Steuern übernimmt.

Im Gegensatz zu einem Employer of Record (EOR) lagert ein Common Law Employer die Beschäftigungsbeziehung nicht an einen Drittanbieter aus. Stattdessen stützt es sich auf traditionelle Methoden wie direkte Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Verträge, um die Beziehung zu definieren.

Ein wesentlicher Unterschied liegt darin, wie Mitarbeiterpflichten und -rechte im Rahmen Arbeitsgesetze gehandhabt werden. Bei einer Common Law Employer-Struktur liegen Verantwortlichkeiten wie Compliance, Benefits und Versicherungen in der Regel direkt beim Unternehmen, anstatt durch einen Dienstleister verwaltet zu werden. Beispielsweise muss eine Unfallversicherung für Arbeitnehmer möglicherweise separat nach den eigenen Richtlinien des Unternehmens geregelt werden.

Auch die steuerliche Handhabung kann variieren. In vielen Rechtssystemen werden bei Organisationen, die Employer of Record-Lösungen nutzen, Steuern an der Quelle abgezogen, während bei klassischen Arrangements zusätzliche steuerliche Überlegungen je nach lokalen Vorschriften und Zeitplan anfallen können.

Letztendlich können beide Strukturen funktionieren. Wichtig ist die Wahl des Ansatzes, der am besten zu Ihren Compliance-Anforderungen, Ihrem Budget und Ihrer betrieblichen Kapazität passt.

Vorteile des Employer of Record

Der Einsatz eines Employer of Record kann Unternehmen dabei helfen, Zeit zu sparen und die administrative Komplexität zu reduzieren, insbesondere bei Einstellungen in mehreren Standorten. Da der Employer of Record zentrale Beschäftigungsverantwortlichkeiten übernimmt, können Unternehmen schneller vorankommen und dennoch gut organisiert bleiben.

Ein großer Vorteil ist die verbesserte Unterstützung bei Compliance. Durch die Auslagerung der Beschäftigungsverwaltung an einen erfahrenen Anbieter in Bezug auf lokale Vorschriften können Arbeitgeber das Risiko kostspieliger Compliance-Fehler verringern. Der Employer of Record kümmert sich auch typischerweise um die papierkrambezogene Abwicklung beim Onboarding, wie Hintergrundüberprüfungen und erforderliche Dokumentationen, basierend auf den lokalen Anforderungen.

Ein weiterer Vorteil ist die Verringerung der administrativen Belastung. Die Verwaltung von Gehaltsabrechnung, Steuern und HR-Prozessen in mehreren Ländern kann schnell komplex werden. Ein Employer of Record zentralisiert einen Großteil dieser Arbeiten, sodass Unternehmen international expandieren können, ohne zunächst große interne Ressourcen zu investieren.

Kosteneinsparungen sind ebenfalls möglich. Ein Employer of Record kann sowohl direkte als auch indirekte Kosten senken, insbesondere jene, die mit Recherche, Einrichtung und Compliance-Prozessen in unfamiliar jurisdictions verbunden sind. Die Zusammenarbeit mit einem Anbieter, der die Anforderungen bereits kennt, kann die Troubleshooting-Zeit reduzieren und helfen, vermeidbare Fehler zu vermeiden.

Schließlich kann ein Employer of Record den Zugang zu Talenten erweitern. Da das Modell das Hiring über Standorte hinweg unterstützt, können Unternehmen Kandidaten erreichen, auf die sie durch rein lokale Rekrutierung möglicherweise keinen Zugriff haben. Das kann die Bildung vielfältiger, verteilter Teams erleichtern.

Nachteile des Employer of Record

Während die Dienste eines Employer of Record bedeutende Vorteile bieten, sind sie nicht für jedes Unternehmen oder jede Situation ideal. Vor der Wahl dieses Modells lohnt es sich, einige häufige Nachteile zu bedenken.

Ein Nachteil sind die Kosten im Laufe der Zeit. Obwohl die Einrichtungsgebühren eines Employer of Record im Vergleich zum Aufbau einer traditionellen Beschäftigung in neuen Standorten attraktiv erscheinen können, können laufende Gebühren addiert werden. Die Kosten umfassen oft Services wie Gehaltsabrechnung und employee benefits Verwaltung. Außerdem erheben viele Anbieter Gebühren auf Stunden- oder Projektbasis, anstatt eine Pauschale, was bei veränderten Bedürfnissen zu Unsicherheiten bei den Kosten führen kann.

Ein weiterer Nachteil ist die verringerte Kontrolle im Alltag. Da die Beschäftigungsbeziehung über eine Drittpartei gesteuert wird, empfinden manche Arbeitgeber weniger Einfluss auf bestimmte Prozesse. Wenn schnelle Policy-Änderungen oder hochgradig angepasste Workflows notwendig sind, ist ein externer Anbieter möglicherweise weniger flexibel als ein internes Team, besonders wenn Änderungen zusätzliche Gebühren oder Bearbeitungszeiten erfordern.

Vertragsbeschränkungen können ebenfalls eine Rolle spielen. Abhängig von der Vereinbarung ist Ihr Unternehmen möglicherweise an bestimmte Bedingungen gebunden, auch wenn sich die Umstände ändern. Das kann die Verhandlungsfreiheit einschränken und die Flexibilität bei Anpassungen der Vereinbarung nach In Kraft treten verringern.

Komplexität bei der Compliance besteht weiterhin. Seriöse Employer of Record-Anbieter bemühen sich, die geltenden Arbeitsgesetze einzuhalten, aber rechtliche Rahmenbedingungen variieren erheblich zwischen Ländern und Regionen. Wenn mehrere Jurisdiktionen beteiligt sind, steigt das Risiko von Missverständnissen oder Fehlern, was zu Bußgeldern oder Strafen führen kann. Deshalb prüfen viele Unternehmen wichtige Compliance-Entscheidungen intern, anstatt sich ausschließlich auf den Anbieter zu verlassen.

Vergleich Employer of Record und Common Law Employer

Bei der Einstellung von Mitarbeitern entscheiden sich Unternehmen häufig zwischen zwei Modellen: Employer of Record und Common Law Employer. Beide können gut funktionieren, allerdings bringen sie trade-offs mit sich, die je nach Zielsetzung relevant sind.

Bei einem Employer of Record wird eine Drittpartei verantwortlich für die zentrale Beschäftigungsverwaltung. Das umfasst typischerweise Gehaltssteuerabzüge, Benefits-Management, Unfallversicherung und Compliance-Prozesse im Zusammenhang mit den Arbeitsgesetzen. Dies kann die administrative Belastung verringern und ein schnelleres Hiring an mehreren Standorten unterstützen. Allerdings haben Arbeitgeber, da die Mitarbeiter rechtlich bei einer anderen Entität angestellt sind, möglicherweise weniger direkte Kontrolle über bestimmte Beschäftigungsprozesse. In einigen Ländern gelten zudem zusätzliche rechtliche Anforderungen, um die Gültigkeit des Employer of Record-Arrangements sicherzustellen. Es ist daher üblich, vor Abschluss einer Vereinbarung rechtlichen Rat einzuholen.

Beim Common Law Employer übernimmt das Unternehmen die direkte Verantwortung für seine Mitarbeiter ab dem ersten Tag. Dieser Ansatz bietet mehr Kontrolle über Policies und tägliche Abläufe sowie mehr Flexibilität bei der Gestaltung der Beschäftigungsprozesse. Der Nachteil ist, dass es oft mehr Aufwand im Voraus und laufend erfordert, insbesondere bei der Einhaltung der Vorschriften in unterschiedlichen Jurisdiktionen. Zusätzliche Kosten können ebenfalls entstehen, weil Sie keinen Bündelservice für administrative Unterstützung nutzen, wie es bei Outsourcing-Modellen der Fall ist.

Fazit

Employer of Record und Common Law Employment sind beide viable Optionen für die Beschäftigung von Mitarbeitern, dienen aber unterschiedlichen Zwecken.

Ein Employer of Record kann dabei helfen, die administrative Arbeitsbelastung zu verringern und den Zugang zu breiteren Talentpools zu erweitern. Allerdings kann es langfristig mit höheren Gebühren verbunden sein und bietet weniger direkte Kontrolle über bestimmte Prozesse. Die Common Law Employer-Variante bietet mehr direkte Kontrolle und Flexibilität, erfordert aber in der Regel mehr innerbetrieblichen Aufwand und kann die Komplexität und Kosten erhöhen, insbesondere in mehreren Jurisdiktionen.

Wenn Sie die Vor- und Nachteile eines Employer of Record versus eines Common Law Employer abwägen, beginnen Sie damit, Ihre Prioritäten hinsichtlich Budget, Geschwindigkeit, Compliance-Kapazität und gewünschter Kontrolle im eigenen Haus zu kartieren. Wenn Sie möchten, teilen Sie, wo Sie einstellen und welche Teamgröße Sie haben, und ich helfe Ihnen gern dabei, das Modell zu finden, das am besten zu Ihrer Situation passt.