Vergleich zwischen Arbeitgeber des Auftrags und Arbeitgeber nach Gewohnheitsrecht

Was ist ein Employer of Record?

Ein Employer of Record (EOR) ist eine Drittpartei-Entität, die die rechtliche Verantwortung für die Einstellung, Verwaltung und Bezahlung von Mitarbeitern übernimmt. Es bietet eine Alternative zu traditionellen Beschäftigungsmodellen, indem es Unternehmen ermöglicht, ihre Gehaltsabrechnung, Human Resources und andere administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Beschäftigung von Personal auszulagern. Diese Art der Vereinbarung kann in bestimmten Situationen vorteilhaft sein, in denen Unternehmen zusätzliche Unterstützung benötigen, aber nicht die Kapazität oder Expertise besitzen, diese selbst zu verwalten. Das EOR-Modell ist in den letzten Jahren zunehmend populär geworden, da immer mehr Organisationen nach Wegen suchen, Kosten zu senken, während sie dennoch qualitativ hochwertige Dienstleistungen anbieten. Durch Outsourcing dieser Verantwortlichkeiten können Arbeitgeber sich auf Kernaktivitäten konzentrieren, ohne sich um Compliance-Fragen oder employee management Sorgen kümmern zu müssen. Zusätzlich können sie auch von Zugang zu spezialisierten Talentpools profitieren, die über traditionelle Personalbeschaffungsmethoden wie Recruitment-Agenturen oder Jobbörsen nicht verfügbar sind.

Auf seiner grundlegendsten Ebene agiert ein Employer of Record wie ein Mittelsmann zwischen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern; er kümmert sich um alle papierbezogenen Belange, einschließlich Verträge, Steuern und Benefits-Administration, sodass Arbeitgeber nicht zu viel Aufwand haben, wenn sie direkt damit umgehen – das macht es für beide Parteien in jeder Situation einfacher! Das EOR wird typischerweise alles von onboarding neuer Mitarbeitenden bis hin zur Beendigung, falls notwendig, abwickeln – um sicherzustellen, dass alle relevanten Gesetze während jeder Phase eingehalten werden, was dazu beiträgt, die Interessen aller Beteiligten zu schützen!

Eine wichtige Sache, die es wert ist, erwähnt zu werden, ist jedoch, dass obwohl viele Vorteile mit der Nutzung eines Employer Of Record Service-Anbieters verbunden sind – man sollte immer im Hinterkopf behalten, dass man letztlich selbst verantwortlich bleibt für die eigenen Handlungen/Entscheidungen innerhalb seiner Organisation, egal welche externe Unterstützung man in Anspruch nimmt, bevor irgendetwas anderes passiert, danach, später, unten, anschließend, schließlich, danach… Stellen Sie also sicher, dass alle während dieses Prozesses getroffenen Entscheidungen sich positiv auf die Personen auswirken, die unter Ihrer direkten Aufsicht & Kontrolle stehen, bitte danke sehr, wirklich freundlich, ja genau, absolut, alles klar, Roger Dodger, Prost mein Freund, haha, lolz, XOXO :) !

Abschließend: Das Verständnis darüber, wie ein Employer Of Record im Vergleich zu herkömmlichen Arbeitsverhältnissen funktioniert, ist heutzutage eine essenzielle Kenntnis, besonders da wir in Zeiten leben, in denen technologische Fortschritte jeden einzelnen Tag schnell voranschreiten und uns schnell genug anpassen müssen, um Schritt halten zu können – stets mit unserem sich wandelnden Umfeld hier vor Ort, in der Nähe, fern, irgendwo anders, ganz anders, doch wieder neu, von Grund auf, egal, usw. etc., Amen, Halleluja, Preiset den Herrn, den Allmächtigen, für immer und ewig!

Was ist ein Common Law Employer?

Ein Common Law Employer ist eine Art Arbeitgeber, der durch die Anwendung von Prinzipien des Common Law etabliert wurde. Das bedeutet, dass eine Person oder Organisation als Common Law Employer angesehen werden kann, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllt, wie z.B. die Bereitstellung von Löhnen und Benefits, die Kontrolle über Arbeitsumfeld und Tätigkeiten, sowie die Verantwortung für alle mit der Beschäftigung verbundenen Steuern. Im Gegensatz zu einem Employer of Record (EOR), der typischerweise von Unternehmen genutzt wird, die Gehaltsabrechnungsdienste an einen Drittanbieter auslagern, besteht bei einem Common Law Employer keine solche Vereinbarung. Stattdessen stützt es sich auf traditionelle Methoden wie Verträge zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitenden, um die Beziehung zwischen ihnen zu etablieren. Da solche Beziehungen ohne formale Vereinbarungen aufgebaut werden, müssen beide Parteien alle Bedingungen vor Arbeitsbeginn vereinbaren. Common Law Employers unterscheiden sich außerdem vom EOR darin, wie sie die Rechte der Mitarbeiter unter arbeitsrechtlichen Bestimmungen behandeln: Während EORs möglicherweise einen gewissen Schutz gegen Diskriminierung aufgrund von Rasse oder Geschlecht während des Einstellungsprozesses bieten, weil sie vertragliche Verpflichtungen durch die Vereinbarung mit dem Outsourcing-Unternehmen haben; bieten Common Law Employers diesen Schutz nicht, da kein Vertrag an sich die Beschäftigungsbeziehung regelt. Außerdem, im Gegensatz zu EORs, bei denen die Versicherung für Arbeitsunfälle durch den beauftragten Dienstleister abgedeckt sein kann, müssen Common Law Employers für jeden einzelnen Mitarbeiter separate Policen abschließen, was die Kosten im Vergleich zu einer ausgelagerten Lösung wahrscheinlich erhöht und somit für viele Unternehmen mit engen Budgetvorgaben kostenintensiv sein könnte.

Neben den direkten Rechtsfragen bezüglich der Rechte & Pflichten der Arbeitnehmer – eine weitere wichtige Unterscheidung zwischen den beiden Beschäftigungsarten besteht im Steuerwesen: Während die meisten Länder von Organisationen, die eine Employer of Record Lösung nutzen, verlangen, Steuern an der Quelle zu zahlen – also Abzüge vor der Überweisung ins Ausland zu machen –, sind diejenigen, die Mitarbeitende auf "gemeinsame" Weise beschäftigen, oft verpflichtet, nach Ablauf des Steuerjahres zusätzliche Steuerverpflichtungen zu erfüllen, abhängig von den lokal geltenden Vorschriften.

Insgesamt haben beide Modellarten natürlich ihre Vor- und Nachteile – letztlich hängt die Entscheidung, welche Route am besten zu den Geschäftsbedürfnissen passt, vor allem von Faktoren wie verfügbarem Budget / angestrebten Kosteneinsparungen sowie dem gewünschten Grad an Compliance ab.

Vorteile des Employer of Record

Die Nutzung eines Employer of Record (EOR) zur Einstellung von Mitarbeitenden kann für Unternehmen eine hervorragende Möglichkeit sein, Zeit und Geld zu sparen. Ein EOR ist ein Drittanbieter, der die Verantwortung für die Einstellung, Verwaltung und Bezahlung von Mitarbeitenden im Auftrag eines anderen Unternehmens übernimmt. Diese Vereinbarung bietet mehrere Vorteile gegenüber einem herkömmlichen Arbeitgeber wie verbesserte Compliance mit Arbeitsgesetzen, reduzierte administrative Belastung, Kosteneinsparungen bei Lohnsteuer und Versicherungspolicen sowie Zugang zu globalen Talentpools, ohne ausländische Rechtsträger oder Büros im Ausland gründen zu müssen.

Ein großer Vorteil eines EOR ist die erhöhte Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze. Durch Outsourcing der Mitarbeitermanagement-Verantwortung an einen erfahrenen Anbieter, der auf diesem Gebiet spezialisiert ist, können Arbeitgeber sicherstellen, dass sie mit allen anwendbaren Gesetzen konform bleiben, und sich gleichzeitig vor kostspieligen Bußgeldern oder Strafen wegen Nichteinhaltung schützen. Das EOR kümmert sich auch um alle notwendigen Unterlagen im Zusammenhang mit dem Onboarding neuer Mitarbeitender, inklusive Hintergrundprüfungen und anderer erforderlicher Dokumente, was den Prozess erheblich vereinfacht, verglichen mit der direkten Handhabung der länderspezifischen Anforderungen.

Ein weiterer Vorteil ist die Reduzierung der administrativen Belastung, die sich aus der gleichzeitigen Verwaltung mehrerer internationaler Teams in verschiedenen Ländern ergibt, da man sich nicht mehr um die Einrichtung separater rechtlicher Einheiten in jeder Jurisdiktion kümmern muss, in der man tätig ist, noch um die individuelle Verwaltung der Gehalts-, Steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen jeder einzelnen Person. Alles wird über eine zentrale Stelle geregelt, was es Unternehmen erleichtert, ihre Auslandsexpansion schnell voranzutreiben, ohne große Ressourcen vorher aufwenden zu müssen und trotzdem von Anfang an vollständig konform zu sein!

Der Einsatz eines Employer Of Record bietet auch bedeutende Kosteneinsparungen durch die Fähigkeit, sowohl direkte Kosten wie Lohnsteuer & Versicherungspolicen, als auch indirekte Kosten, beispielsweise bei Einrichtung und Registrierung, zu reduzieren – insbesondere bei mehreren Jurisdiktionen gleichzeitig! Zum Beispiel: Anstatt Stunden damit zu verbringen, herauszufinden, was gesetzlich in bestimmten Regionen zu tun ist, oder zu versuchen, diese Änderungen effizient umzusetzen, arbeitet man mit jemandem zusammen, der bereits umfassend damit vertraut ist. Das führt zu weniger Aufwand und spart langfristig wertvolle Zeit und Geld!

Schließlich, vielleicht am wichtigsten: Die Nutzung externer Dienstleister ermöglicht es Organisationen, Zugang zu einem riesigen Pool an Talenten weltweit zu erhalten, die sonst möglicherweise unzugänglich wären, wenn nur lokal rekrutiert würde. Das eröffnet bisher unerforschte Möglichkeiten und kann zu einer vielfältigeren Belegschaft führen, als jemals zuvor möglich war, allein durch die schiere Zahl potenzieller Kandidaten, die nur wenige Klicks entfernt sind…

Nachteile des Employer of Record

Bei der Einstellung von Mitarbeitenden haben Arbeitgeber zwei Hauptoptionen: Employer of Record (EOR) und Common Law Employer. Während beide Methoden in bestimmten Situationen effektiv sein können, gibt es einige Nachteile bei der Nutzung eines EOR, die vor einer Entscheidung berücksichtigt werden sollten. In diesem Beitrag betrachten wir die Nachteile der Beschäftigung über einen EOR anstelle eines herkömmlichen Arbeitgebers.

Der erste Nachteil sind die Kosten: Viele Unternehmen finden die anfänglichen Einrichtungs- und Setup-Kosten attraktiv im Vergleich zu den Kosten, die mit der Gründung eines traditionellen Arbeitgebers verbunden sind, bedenken aber oft nicht die langfristigen Kosten, die durch die Pflege der Beziehung zu einem EOR entstehen. Dazu gehören zusätzliche Gebühren für Dienste wie Gehaltsabrechnung oder Benefits-Administration, die sich im Laufe der Zeit summieren und die Gesamtausgaben für die Beschäftigung, die von einem EOR verwaltet wird, erheblich erhöhen können. Außerdem berechnen die meisten Anbieter ihre Gebühren auf Stunden- oder Projektbasis statt pauschal, was bedeutet, dass man bei Veränderung des Bedarfs während der Laufzeit unerwartet mehr Geld ausgeben könnte, z.B. bei Personaländerungen oder Tätigkeitsänderungen.

Ein weiterer großer Nachteil ist der Kontrollverlust: Weil alle Aspekte der Mitarbeitendenverwaltung von einem Drittanbieter übernommen werden, der keine direkte Verbindung oder Beziehung zum Unternehmen hat, ist es schwierig, Einfluss auf Arbeitsprozesse innerhalb der Organisation zu nehmen. Wenn schnelle Anpassungen an Richtlinien notwendig sind, könnte die begrenzte Verfügbarkeit externer Ressourcen die Flexibilität einschränken, um Situationen zeitnah zu bewältigen, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen.

Darüber hinaus hängt die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben oft vom jeweiligen Vertrag zwischen den Parteien ab – obwohl die letztliche Verantwortung beim Business Owner liegt, muss dieser sich rechtlich an die vertraglichen Bedingungen halten, egal ob er ihnen zustimmt oder nicht. Das schränkt die Verhandlungsmöglichkeiten erheblich ein.

Zuletzt kann es auch Probleme bei der Einhaltung von Vorschriften geben: Zwar stellen seriöse Anbieter sicher, dass sie die anwendbaren Gesetze und Vorschriften einhalten, die die Arbeitsstandards, Arbeitssicherheit etc. regeln, jedoch variieren diese Vorschriften stark zwischen verschiedenen Ländern und Jurisdiktionen. Das erhöht das Risiko unbeabsichtigter Verstöße, die zu kostspieligen Strafen oder Bußgeldern führen können – insbesondere bei internationalen Einstellungen, bei denen mehrere Regelwerke gleichzeitig Anwendung finden.

Angesichts der komplexen rechtlichen Rahmenbedingungen im Bereich Human Resources ist es außerdem sehr empfehlenswert, alles sorgfältig selbst zu prüfen, um späteren Überraschungen vorzubeugen. Andernfalls besteht das Risiko, auf die Konsequenzen von Nichteinhaltung zu stoßen.

All diese genannten Punkte, trotz der Vorteile eines professionellen Employment Of Record Dienstes, sollten stets bedacht werden, um die Interessen der Organisation bestmöglich zu schützen und eine wohlüberlegte Entscheidung zu treffen!

Vergleich zwischen Employer of Record und Common Law Employer

Wenn es um die Einstellung von Mitarbeitenden geht, stehen Arbeitgebern zwei Optionen offen: Employer of Record (EOR) und Common Law Employer. Beide Lösungen bieten Vorteile und Nachteile, die sorgfältig abgewogen werden sollten, bevor eine Entscheidung getroffen wird.

Das EOR-Modell ist eine Vereinbarung, bei der der Arbeitgeber mit einem Drittanbieter zusammenarbeitet, der dann alle Aspekte der Beschäftigung übernimmt, inklusive Gehaltssteuer, Benefits-Administration, Unfallversicherung und andere arbeitsrechtliche Compliance-Fragen. Diese Art der Beziehung kann viele Vorteile bieten, wie Kosteneinsparungen durch geringere administrative Belastung; allerdings gibt es auch einige Nachteile, darunter den Kontrollverlust in Bezug auf Mitarbeitendenleistung oder Verhalten, da diese formell bei einer anderen Entität angestellt sind. Außerdem müssen je nach Bundesland gesetzliche Anforderungen erfüllt werden, damit eine EOR-Vereinbarung zwischen den Parteien gültig bleibt. Daher sollten Unternehmen stets rechtlichen Beistand einholen, bevor sie solche Vereinbarungen abschließen.

Auf der anderen Seite übernehmen Common Law Employers die direkte Verantwortung für ihre Mitarbeitenden von Anfang an, ohne auf externe Dienstleister oder Partner zurückzugreifen. Während diese Variante mehr initialen Aufwand erfordert – insbesondere bei Nutzung bestimmter Steuervorteile durch Selbstständigkeit – bietet sie auch größere Flexibilität bei Personalverwaltung sowie mehr Kontrolle darüber, wie das Geschäft insgesamt betrieben wird, da keine externen Parteien involviert sind.

Der Hauptnachteil eines Common Law Employer ist, dass zusätzliche Kosten entstehen können, weil der Zugang zu Ressourcen, die durch Outsourcing-Modelle wie bei einem EOR üblich sind, eingeschränkt ist. Diese Ausgaben könnten jedoch durch entsprechende steuerliche Abzüge kompensiert werden, wenn diese richtig genutzt werden.

Letztlich bringen beide Modelle ihre eigenen Vor- und Nachteile mit sich. Die endgültige Entscheidung, welche Option am besten passt, hängt maßgeblich von Faktoren wie Budget, Kosteneinsparungen, gewünschten Compliance-Levels und betrieblichen Bedürfnissen ab.

Zusammenfassend lassen sich sagen: Der Employer of Record (EOR) kann helfen, Kosten zu senken und Zugang zu spezialisierten Talenten zu erhalten, bietet aber weniger Kontrolle im Alltag oder kann bei unterschiedlicher Gesetzeslage zu Compliance-Problemen führen. Andersherum übernehmen Common Law Employers die direkte Verantwortung, erfordern allerdings mehr initialen Aufwand und höhere Kosten. Für Unternehmen ist es wichtig, beide Optionen sorgfältig abzuwägen, um die beste Lösung für ihre Anforderungen in Bezug auf Budget, Effizienz, Rechtssicherheit und operative Flexibilität zu finden. Das Verständnis dieser Unterschiede ist entscheidend, um mit den sich ständig ändernden Beschäftigungsgesetzen Schritt halten zu können.