Vergleich zwischen Employer of Record und herkömmlichem Arbeitgeber nach Common Law (Aktualisiert im Jahr 2026)

Was ist ein Employer of Record?

Ein Employer of Record (EOR) ist eine Drittpartei-Organisation, die die rechtliche Verantwortung für die Einstellung, Verwaltung und Bezahlung von Mitarbeitern im Auftrag eines Unternehmens übernimmt. Anstatt in jedem Standort eine eigene HR- und Gehaltsabrechnungsfunktion aufzubauen oder eine lokale Entität zu gründen, können Unternehmen zentrale administrative und Compliance-Aufgaben an einen EOR auslagern.

Dieses Modell ist insbesondere dann nützlich, wenn ein Unternehmen zusätzliche Unterstützung benötigt, aber nicht die Kapazitäten oder das lokale Fachwissen besitzt, um die Beschäftigungsverwaltung selbst zu übernehmen. Durch die Übergabe von Verantwortlichkeiten wie Gehaltsabrechnung, HR-Papiere und Compliance können Arbeitgeber sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, ohne sich mit Mitarbeitermanagement belasten zu müssen.

Auf einer grundlegenden Ebene agiert ein Employer of Record als Vermittler zwischen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern. Der Employer of Record übernimmt typischerweise Arbeitsverträge und zugehörige Dokumentationen, die Gehaltsabrechnung und Steuerabzüge, Benefits-Management, Onboarding und Offboarding sowie Compliance-Unterstützung über den gesamten Mitarbeitendenzyklus hinweg. Er unterstützt in der Regel beim Onboarding und bei Kündigungen, wenn notwendig, und sorgt dafür, dass bei jeder Phase die richtigen Prozesse eingehalten werden.

Ein wichtiger Hinweis ist erwähnenswert. Während ein Employer of Record die operative Belastung reduzieren und bei Compliance-Prozessen helfen kann, bleibt Ihre Organisation dennoch für ihre Entscheidungen und Handlungen verantwortlich. Deshalb ist es essenziell, eine Vereinbarung und einen Anbieter zu wählen, die mit Ihren Standards und Verantwortlichkeiten übereinstimmen.

Zum Beispiel könnte ein Unternehmen, das im Golf-Gebiet einstellen möchte, nicht sofort bereit sein, eine vollständige rechtliche Einheit zu gründen. In Katar kann die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record Qatar-Partner dabei helfen, den Markt zu testen, die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze sicherzustellen und die Gehaltsabrechnung sowie Benefits für die lokal eingesetzten Mitarbeiter zu verwalten.

Was ist ein Common Law Employer?

Ein Common Law Employer ist eine Arbeitgeberbeziehung, die durch Grundsätze des Common Law etabliert wurde. Einfach ausgedrückt kann eine Person oder Organisation als Common Law Employer betrachtet werden, wenn sie Löhne zahlt, Benefits bereitstellt, das Arbeitsumfeld und die täglichen Aktivitäten kontrolliert und Verantwortung für beschäftigungsbezogene Steuern übernimmt.

Im Gegensatz zu einem Employer of Record (EOR) lagert ein Common Law Employer die Beschäftigungsbeziehung nicht an einen Drittanbieter aus. Stattdessen stützt es sich auf traditionelle Methoden wie direkte Arbeitgeber-Vermittler-Verträge, um die Beziehung zu definieren.

Ein wesentlicher Unterschied besteht darin, wie Arbeitnehmerpflichten und -rechte nach Arbeitsrecht behandelt werden. Bei einer Common Law Employer-Struktur liegen Verantwortlichkeiten wie Compliance, Benefits und Versicherungen in der Regel direkt bei dem Unternehmen, anstatt durch einen Dienstleister verwaltet zu werden. Zum Beispiel muss möglicherweise eine Unfallversicherung für Arbeitnehmer separat unter den eigenen Policies der Firma geregelt werden.

Auch die steuerliche Handhabung kann variieren. In vielen Rechtssystemen werden bei der Nutzung von Employer of Record-Lösungen Steuern bereits an der Quelle abgezogen, während bei üblichen Arrangements zusätzliche steuerliche Überlegungen je nach lokalen Regeln und zeitlichem Ablauf bestehen können.

Letztlich können beide Strukturen funktionieren. Wichtig ist, diejenige zu wählen, die am besten zu Ihren Compliance-Anforderungen, Ihrem Budget und Ihrer betrieblichen Kapazität passt.

Vorteile des Employer of Record

Der Einsatz eines Employer of Record kann Unternehmen dabei helfen, Zeit zu sparen und die administrative Komplexität zu verringern, insbesondere bei Einstellungen an mehreren Standorten. Da der Employer of Record zentrale Beschäftigungsverantwortlichkeiten übernimmt, können Unternehmen schneller agieren und gleichzeitig gut organisiert bleiben.

Ein wesentlicher Vorteil ist die verbesserte Unterstützung bei Compliance. Durch die Auslagerung der Beschäftigungsverwaltung an einen erfahrenen Anbieter in Bezug auf lokale Vorschriften, können Arbeitgeber das Risiko kostspieliger Compliance-Fehler reduzieren. Der Employer of Record verwaltet in der Regel auch die Papiere im Zusammenhang mit dem Onboarding, wie Background-Checks und erforderliche Dokumente, basierend auf den lokalen Anforderungen.

Ein weiterer Vorteil ist die Verringerung der administrativen Belastung. Die Verwaltung von Gehaltsabrechnung, Steuern und HR-Prozessen in mehreren Ländern kann schnell komplex werden. Der Employer of Record zentralisiert viel dieser Aufgaben, sodass Unternehmen international expandieren können, ohne große interne Ressourcen vorab zu benötigen.

Kostenreduktionen können ebenfalls möglich sein. Ein Employer of Record kann sowohl direkte als auch indirekte Kosten senken, besonders jene, die mit Recherche, Einrichtung und Compliance-Prozessen in unbekannten Jurisdiktionen verbunden sind. Die Zusammenarbeit mit einem Anbieter, der die Anforderungen bereits kennt, kann die Troubleshooting-Zeit reduzieren und helfen, vermeidbare Fehler zu vermeiden.

Abschließend kann ein Employer of Record auch den Zugang zu Talenten erweitern. Da dieses Modell das Arbeiten an mehreren Standorten unterstützt, können Unternehmen Kandidaten erreichen, die sie sonst über lokale Rekrutierung nicht ansprechen könnten. Das erleichtert den Aufbau vielfältiger, verteilter Teams.

Nachteile des Employer of Record

Obwohl Employer of Record-Dienstleistungen bedeutende Vorteile bieten, sind sie nicht ideal für jedes Unternehmen oder jede Situation. Vor der Entscheidung für dieses Modell sollte man einige häufige Nachteile in Betracht ziehen.

Ein Nachteil sind die Kosten im Verlauf der Zeit. Obwohl die Einrichtungskosten eines Employer of Record im Vergleich zum Aufbau einer eigenen Firma in neuen Standorten attraktiv erscheinen können, können die laufenden Gebühren sich summieren. Zu den Kosten gehören beispielsweise Dienstleistungen wie Gehaltsabrechnung und Employee Benefits Verwaltung. Zudem berechnen viele Anbieter ihre Gebühren auf Stunden- oder Projektbasis statt pauschal, was Unsicherheiten bei den Kosten schaffen kann, wenn sich die Bedürfnisse ändern.

Ein weiterer Nachteil ist die verringerte Kontrolle im Tagesgeschäft. Da die Beschäftigungsbeziehung durch einen Dritten gemanagt wird, empfinden manche Arbeitgeber eine geringere Einflussmöglichkeit auf einzelne Prozesse. Wenn schnelle Policy-Änderungen oder hochgradig angepasste Workflows notwendig sind, kann ein externer Anbieter weniger flexibel sein als ein internes Team, vor allem wenn Änderungen zusätzliche Gebühren oder eine längere Bearbeitungszeit erfordern.

Vertragsbeschränkungen können ebenfalls eine Rolle spielen. Je nach Vereinbarung ist Ihr Unternehmen möglicherweise an bestimmte Bedingungen gebunden, selbst wenn sich die Umstände ändern. Das kann später die Verhandlungsfreiheit einschränken und die Flexibilität bei Anpassungen der Vereinbarung reduzieren.

Die Komplexität der Compliance bleibt auch bestehen. Renommierte Provider eines Employer of Record bemühen sich, die anwendbaren Arbeitsgesetze einzuhalten, doch rechtliche Rahmenbedingungen variieren erheblich zwischen Ländern und Regionen. Bei mehreren Rechtssystemen steigt das Risiko von Missverständnissen oder Fehlern, was potenziell zu Bußgeldern oder Strafen führen kann. Deshalb prüfen viele Unternehmen wichtige Compliance-Entscheidungen intern, anstatt sich ausschließlich auf den Anbieter zu verlassen.

Vergleich: Employer of Record und Common Law Employer

Bei der Einstellung von Mitarbeitern wählen Unternehmen häufig zwischen zwei Modellen: Employer of Record und Common Law Employer. Beide können gut funktionieren, aber sie bringen Vor- und Nachteile mit sich, die je nach Zielsetzung relevant sind.

Bei einem Employer of Record ist ein Drittanbieter für die Kernaufgaben der Beschäftigungsverwaltung verantwortlich. Dazu gehören üblicherweise Steuer- und Abzugswesen, Benefits-Management, Worker’s Compensation und Compliance-Prozesse im Zusammenhang mit Arbeitsrecht. Dies kann die administrative Belastung verringern und eine schnellere Einstellung in mehreren Standorten unterstützen. Da die Mitarbeiter rechtlich von einer anderen Organisation beschäftigt sind, fühlt sich der Arbeitgeber eventuell weniger direkt verantwortlich für bestimmte Prozesse. An manchen Orten kann außerdem eine zusätzliche rechtliche Anforderung bestehen, um die Gültigkeit des Employer of Record-Vertrags sicherzustellen, weshalb es üblich ist, vor Abschluss einer Vereinbarung rechtlichen Rat einzuholen.

Im Modell des Common Law Employer übernimmt das Unternehmen die direkte Verantwortung für seine Mitarbeiter ab dem ersten Tag. Dieser Ansatz bietet mehr Kontrolle über Policies und tägliche Abläufe sowie mehr Flexibilität bei der Strukturierung der Beschäftigungsprozesse. Der Nachteil ist, dass dies meist mehr Einsatz erfordert, vor allem bei der Einhaltung der Vorschriften in verschiedenen Jurisdiktionen. Zusätzlich können höhere Kosten entstehen, da die gebündelten Verwaltungsleistungen eines Outsourcing-Modells wegfallen.

Fazit

Employer of Record und Common Law Employment sind beide praktikable Optionen für die Einstellung von Mitarbeitern, jedoch bedienen sie unterschiedliche Bedürfnisse.

Ein Employer of Record kann helfen, die administrative Belastung zu verringern und den Zugang zu einem breiteren Talentpool zu erleichtern, dafür sind die Kosten auf lange Sicht oft höher und die Kontrolle über bestimmte Prozesse weniger direkt. Die Common Law Employer-Variante bietet mehr Kontrolle und Flexibilität, benötigt aber meist mehr internen Aufwand und kann zusätzliche Komplexität sowie Kosten verursachen, vor allem in mehreren Jurisdiktionen.

Wenn Sie die Vor- und Nachteile eines Employer of Record versus eines Common Law Employer abwägen, starten Sie damit, Ihre Prioritäten hinsichtlich Budget, Geschwindigkeit, Compliance-Fähigkeit und gewünschter innerbetrieblicher Kontrolle zu skizzieren. Teilen Sie gern, wo Sie einstellen möchten und wie groß Ihr Team ist — ich helfe Ihnen gern, das passende Modell für Ihre Situation zu identifizieren.