Die Beschäftigung ist eines der Kernelemente jedes Unternehmens und sollte von Experten auf diesem Gebiet gehandhabt werden. Wenn Sie nicht in der Lage sind, eine solche Expertise zu besitzen, wäre es besser, die Employers of Record (EoR) zu entdecken.
Was ist ein Employer of Record (EoR)?
Die technische Bedeutung von EoR wird oft mit der des Professional Employer Organization (PEO) verwechselt, und während das Vertauschen dieser Begriffe ein gültiger Fehler ist, sollten Sie dennoch wissen, was ein EoR ist.
In China ist der EoR auch bekannt als der lokale EoR, der lokale Partner oder die Foreign Enterprise Service Company (FESCO). Ein Employment of Record (EoR) ist eine Organisation Dritter, die die Rolle der Einstellung und Bezahlung der Mitarbeiter ihres Kundenunternehmens sowie aller anderen beschäftigungsbezogenen Aufgaben übernimmt. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die eine globale Expansionsstrategie planen, aber nicht über die Logistik verfügen, um diese umzusetzen.
Selbst als registrierter Arbeitgeber der Mitarbeiter ist die administrative Freiheit des EoR auf das beschränkt, was im vereinbarten employer of record agreement festgelegt ist. Das Kundenunternehmen trifft weiterhin alle Entscheidungen bezüglich Stellenbeschreibungen, Vergütungen, Beschäftigungsaufzeichnungen und Mitarbeiterkündigungen. Heute, inmitten einer Pandemie, wächst die EoR-Branche weiterhin. (LESEN: Global Employer of Record Services: Outsourcing’s Best Kept Secret).
Warum einen Employer of Record verwenden?
Stellen Sie sich vor, Sie planen Ihre erste Reise in ein anderes Land: die Dokumente, die Sie benötigen, die Hotels, die Sie berücksichtigen müssen, und jedes andere Detail, das Sie überprüfen müssen. Die Aufgaben, die Sie auf dieser Reise erledigen müssen, ähneln sehr Ihren beschäftigungsbezogenen Aufgaben Ihres Unternehmens, nur ist der Stresslevel bei Beschäftigungen hundertmal höher. Nun, das wird sich ändern, wenn Sie den Employer of Record kennenlernen.
Ihr EoR wird Ihnen helfen, Ihre Mitarbeiter einzustellen, zu halten und zu bezahlen. Das Verwaltungsteam beim EoR übernimmt viele der Human-Resource-Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung Ihrer internationalen Mitarbeiter. Mit anderen Worten, Ihr EoR erledigt die ganze schmutzige Arbeit und sorgt für eine höhere Erfolgsquote, als Sie sich jemals vorstellen können. Hier sind Gründe, warum Sie einen Employer of Record für Ihr eigenes Unternehmen einstellen sollten:
Lokale Ausrichtung Ihres Geschäfts auf die richtige Weise
Die Employers of Record bieten mehr als nur Geschäftsanleitung. Sie ermöglichen es Ihnen, die regulatorischen Anforderungen Ihres gewählten Landes einzuhalten und die damit verbundenen Kosten zu decken. Ihre Aufgabe ist es, Gehaltsabrechnungen, Zeiterfassung, Personalbesetzung, legale Beschäftigung und andere beschäftigungsbezogene Aktivitäten durchzuführen. Dazu gehört auch die Zusammenstellung der Beschäftigungsnachweise Ihrer Mitarbeiter, Dienstleistungsnachweise und anderer notwendiger Dokumente, die sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die verdiente Vergütung erhalten.
Jedes Land hat seine einzigartigen geschäftlichen Anforderungen hinsichtlich Beschäftigung, lokaler Gehaltsabrechnung und erforderlicher Genehmigungen. Ein Unternehmen aus einem anderen Land würde kaum etwas davon wissen. Ignorieren des Gesetzes kann jedoch nicht als Entschuldigung verwendet werden, und die Folgen der Nichteinhaltung können kostspielig und für das Überleben des Unternehmens in diesem fremden Land prohibitiv sein. Kleinere und neuere Unternehmen sollten kein solches Risiko eingehen. Daher hilft die Einstellung eines internationalen Employer of Record Unternehmen, diese Risiken zu mindern, indem sie die Verantwortung für die legale Beschäftigung und die Einhaltung der Vorschriften übernimmt.
Mit der aktuellen Pandemie haben sich die Einwanderungspolitiken der ausländischen Regierungen ständig geändert, was die Gastländer dazu ermutigt, strenger und anpassungsfähiger zu sein. Der EoR ist die perfekte Einheit, um die absolute Einhaltung Ihrer Firma zu gewährleisten.
Einige dieser Politiken umfassen:
- Verwaltung von Arbeitserlaubnissen und Beschäftigungsnachweisen,
- Registrierung Ihres Unternehmens und Sicherstellung der Gehaltsabrechnung,
- Sicherstellung der Rechtmäßigkeit des Geschäfts im Hinblick auf die Arbeitsgesetze und Verträge des Gastlandes,
- Beschäftigungsschutz Ihrer Mitarbeiter und
- Kündigungsregeln und entsprechende Kündigungsfristen sowie Abfindungszahlungen.
Verwaltet lokale Gehaltsabrechnung nach lokalen Standards
Länder haben unterschiedliche Standards und Anforderungen für die Gehaltsabrechnung, und „remote payrolls“ sind kaum erlaubt. EoRs sind mit dem Thema bestens vertraut und bemühen sich, eine genaue und konforme Handhabung der gesetzlichen Quellenabzüge, Krankenversicherung, Renten und Steuern für jeden Mitarbeiter des Unternehmens sicherzustellen.
Bietet Engagement und Anleitung in der Belegschaft
Engagement und Anleitung sind zwei wichtige Aspekte, wenn man den Unterschied zwischen den von der EoR angebotenen Dienstleistungen und den internationalen PEO-Diensten hervorhebt. Während PEOs als HR für ein Unternehmen fungieren, gehen EoRs einen Schritt weiter, indem sie in die Einstellung und das Onboarding von Mitarbeitern für ihre Kundenunternehmen eingebunden sind.
Technisch gesehen sind globale PEO-Unternehmen nicht als Partei in Arbeitsverträgen zwischen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern eingeschlossen. Das Unternehmen erstellt weiterhin die Bedingungen und hält sich an die Vereinbarungen. Bei einem EoR ist die Situation umgekehrt. Der EoR ist für alle Arbeitsverträge zwischen dem Unternehmen und dem Mitarbeiter verantwortlich, während er die Einhaltung der Arbeitsgesetze des Landes, in dem der Mitarbeiter ansässig ist, gewährleistet.
(LESEN: EoR vs PEO: Which does your business need?)
EoR-Beschränkungen, die Sie kennen sollten
Es gibt spezielle Fälle, die die Nutzung von EoRs nicht empfehlen.
Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitern sollten die lokalen Experten des Gastlandes einstellen. Diese Unternehmen können jedoch weiterhin EoRs für die schnelle Einstellung von Mitarbeitern nutzen.
Das Konzept des EoR ist noch relativ neu und kann bei Arbeitgebern auf Zurückhaltung stoßen. Außerdem ist der EoR im Wesentlichen zwischen Management und deren lokalen Mitarbeitern angesiedelt und könnte nur zusätzlichen Konflikt verursachen. Daher sollte der Vertrag Ihres EoR sie verpflichten, im Interesse des Unternehmens zu handeln.
Auswahl des besten EoR
Unternehmen haben verschiedene Anliegen, und der erste Schritt besteht darin, diese zu identifizieren, bevor Sie den geeigneten EoR auswählen.
Wenn Outsourcing von Beschäftigung und HR-Lösungen Ihre Prioritäten sind, ist Ihr globaler PEO (Professional Employer Organization), ASO (Administrative Services Organization) oder sogar BPO (Business Process Outsourcing) die beste Wahl. Wenn Sie dauerhaft Mitarbeiter einstellen möchten, ist eine umfassende Service-Lösung eine gute Option für Sie.
Weiter geht’s
Die Pandemie hat eine Ära eingeläutet, in der wichtige Entscheidungen getroffen werden, und Unternehmen können entweder gestutzt werden oder den guten Kampf fortsetzen. Es wird natürlich nicht einfach sein, aber Sie können jetzt den Mut fassen, mit Ihren EoRs voranzuschreiten, um Risiken zu minimieren und Ihre Auslandsmöglichkeiten zu maximieren.
Interessieren Sie sich für globale Gehaltsabrechnung, Remote-Arbeit, Steuern, Compliance und Benefits? Rivermate bietet eine Vielzahl von Artikeln, die diese Themen behandeln.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Vorteil eines EoR gegenüber einem PEO?
Ein employer of record bietet das, was als General Liability, Workers’ Compensation und die Anforderungen für Gehaltsabrechnungen in einem Land bekannt ist. Das bedeutet, dass in Bezug auf Risikomanagement und Mitarbeitervorteile ein EOR einem PEO überlegen ist. EoRs verfügen auch über ihre eigene Versicherung und ersparen Ihnen Zeit bei der Bürokratie. Ein EoR kümmert sich um alle beschäftigungsbezogenen Anliegen, was Ihnen mehr Zeit für andere Aufgaben lässt. Employers of record tragen die volle Haftung für die Beschäftigungsvereinbarung des Kundenunternehmens. Das können Sie beim PEO nicht sagen.
Was ist globale Expansion?
Globale Expansion erfolgt, wenn ein Unternehmen schnell wächst und seine Aktivitäten in lukrative Auslandsmärkte ausdehnt. Diese Unternehmen streben danach, die nächste Wachstumsstufe zu erreichen. Dies geschieht durch die Etablierung einer Präsenz in neuen Ländern weltweit.
Wie viel kostet ein employer of record?
Im Durchschnitt kostet der Employer of Record Ihr Unternehmen etwa $15.000 bis $20.000. Es ist jedoch zu beachten, dass diese Beträge sehr variabel sind und von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens sowie den im employer of record agreement festgelegten Aufgaben abhängen.
Wie viel kosten Gehaltsabrechnungsdienste in Chicago?
Die Kosten für Gehaltsabrechnungsdienste variieren hauptsächlich je nach Art des benötigten Dienstes und der Anzahl der Mitarbeiter auf Ihrer Gehaltsliste. Gehaltsabrechnungsfirmen verwenden eine monatliche Grundgebühr plus eine monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Die Spannen für Grundgebühren reichen von $25 bis $200 pro Monat, während jeder zusätzliche Mitarbeiter auf der Gehaltsliste zwischen $2 und $15 pro Monat kostet.
Führt ein EoR Gehaltsabrechnungen durch?
Ja. Ein Employer of Record kann eine alternative Lösung für die Gehaltsabrechnung sein. Weitere vom EoR angebotene Dienste sind Zeiterfassung, Compliance, Benefits, Arbeitslosigkeitsansprüche, Worker’s Compensation und andere beschäftigungsbezogene Aufgaben.
Welche Mitarbeiterakten sollten aufbewahrt werden?
Als Arbeitgeber müssen Sie drei Arten von Mitarbeiterdokumenten aufbewahren: Personalakten, Gehaltsabrechnungsakten und medizinische Akten.
Personalakten umfassen die Beschäftigungshistorie. Dazu gehören Einstellungsdokumente, Mitarbeiter- und Notfallkontakte sowie eine unterschriebene Bestätigung Ihres Mitarbeiterrundschreibens. Dokumente im Zusammenhang mit Gehalt, Benefits und finanziellen Auszeichnungen sollten unter Gehaltsabrechnung abgelegt werden. Die medizinische Akte sollte Antragsformulare für Gesundheit, Lebensversicherung und andere Mitarbeitervorteile enthalten, falls Sie diese anbieten.
(LESEN: Recordkeeping 101: Tips for Organizing Employee Records)
Wie lange bewahren Arbeitgeber Aufzeichnungen über frühere Mitarbeiter auf?
Das Fair Labor Standards Act (FLSA) verlangt von Arbeitgebern, Mitarbeiteraufzeichnungen für drei Jahre ab Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren. Es ist jedoch zu beachten, dass die FLSA von Arbeitgebern verlangt, die folgenden Aufzeichnungen für zwei Jahre statt drei aufzubewahren:
- Tarifverträge,
- Leistungsbeurteilungen und
- Dokumente, die Anforderungen zur Rechtfertigung von Gehaltsstufen, Lohnraten und Gehaltsniveaus erfüllen könnten.
