5 Nützliche Ideen für Remote-Steuerzahlungen, die Sie kennen müssen

Remote-Arbeit wird zweifellos zur "neuen Normalität". Arbeitgeber erkunden Remote-Arbeitslösungen, die globale Beschäftigungsmöglichkeiten eröffnen. Eine Gartner-Umfrage zeigte, dass 74 % der CFOs und Finanzleiter beabsichtigen, 5 % ihrer Mitarbeitenden dauerhaft ins Remote-Arbeiten zu überführen. Dies galt bereits für zuvor vor Ort Beschäftigte, sodass der Übergang zum dauerhaften Remote-Status viel aussagt.

Doch mit diesen Möglichkeiten des Remote-Arbeitens kommen auch einige komplexe steuerliche Fragen. Remote-Arbeit ermöglicht es Ihnen, von jedem Ort weltweit zu arbeiten. Aber Steuern sind knifflig, vor allem wenn Mitarbeitende in verschiedenen Bundesstaaten oder Ländern tätig sind.

Hier ist, was Sie wissen müssen, um unerwartete Steuerprobleme zu vermeiden.

Der Standort ist entscheidend

Ihr neuer Remote-Standort kann und wird Ihre Steuerpflicht beeinflussen. Zum Beispiel verlangen einige Bundesstaaten in den USA, dass Sie eine Nicht-Residenten-Erklärung einreichen, die die staatliche Quellensteuer umfasst, sobald Sie dort Fuß fassen. New York ist beispielsweise bekannt dafür, Remote-Arbeitende anhand ihres Arbeitgebers zu besteuern. Wenn Sie also in verschiedenen Bundesstaaten leben und arbeiten, könnten Sie doppelt besteuert werden.

Ihre Steuerpflicht in Ihrem Bundesstaat hängt sowohl vom Standort Ihres Arbeitgebers als auch von Ihrem Remote-Arbeitsort ab. Dies kann unerwünschte Steuerbelastungen verursachen, insbesondere in Bundesstaaten, die aggressiv Steuereinnahmen anstreben. Es ist wichtig, einen Steuerberater zu konsultieren, um diese Situationen zu planen und sicherzustellen, dass Sie nicht mehr zahlen, als Sie sollten.

Verständnis von nexus: Wie Bundesstaaten Remote-Arbeitende besteuern

In steuerlicher Hinsicht ist "nexus" die Verbindung, die die Steuerpflicht eines Unternehmens in einem bestimmten Bundesstaat bestimmt. Für Remote-Arbeitende kann dieses nexus zusätzliche Steuern auslösen. Dies kann passieren, wenn die Anwesenheit eines Mitarbeitenden in einem anderen Bundesstaat eine Geschäftstätigkeit für den Arbeitgeber begründet.

Im Allgemeinen hängt das nexus eines Bundesstaates von Faktoren wie Eigentum, Gehaltsabrechnung und Umsatz ab. Wenn Sie als Remote-Arbeitender in einem anderen Bundesstaat als Ihrem Arbeitgeber ansässig sind, könnten Sie mit Nicht-Residenten-Einkommenssteuererklärungen konfrontiert werden. Außerdem könnten Sie für Quellensteuerabzüge an Ihrem Arbeitsort verantwortlich sein.

Wenn Sie jedoch in einem Bundesstaat mit einer Mehrstaatenvereinbarung leben, könnten Sie von reduzierten Steuern profitieren. Achten Sie auf die Reciprocity-Abkommen zwischen bestimmten Bundesstaaten. Einige Bundesstaaten bieten auch Steueranreize in Form von Steuergutschriften für Einwohner, die anderswo arbeiten, was Ihre Steuerlast verringert.

Internationale steuerliche Überlegungen für Remote-Arbeitende

Für US-Bürger, die ins Ausland ziehen, wird Ihre Steuersituation komplizierter. Selbst wenn Sie in einem anderen Land arbeiten und leben, müssen Sie eine US-Steuererklärung einreichen, unabhängig davon, wie lange Sie im Ausland bleiben. Sie stehen vor der Wahl, entweder eine Gutschrift für im Ausland gezahlte Steuern zu beantragen oder alle ausländischen Einkünfte von der US-Steuer zu befreien.

Das Beantragen einer Gutschrift kann helfen, Doppelbesteuerung zu vermeiden. Der Foreign Earned Income Exclusion ermöglicht es Ihnen, bis zu 107.600 USD (Steuerjahr 2020) an ausländischem Einkommen auszuschließen. Die Wahl der richtigen Methode hängt von vielen Faktoren ab. Sie sollten Dinge wie Ihr Gesamteinkommen, Ihren Standort und die Steuergesetze des Landes berücksichtigen. Daher ist die Beratung durch einen Steuerexperten unerlässlich.

Ausländische Konten und zusätzliche Meldepflichten

Wenn Sie sich entscheiden, im Ausland zu leben, sollten Sie sich der zusätzlichen Meldepflichten bewusst sein. Jegliche Zinsen auf ein ausländisches Finanzkonto mit einem Guthaben von mehr als 10.000 USD zu irgendeinem Zeitpunkt im Jahr müssen gemeldet werden. Dies ist über den Foreign Bank and Financial Accounts Report (FBAR) an das US-Finanzministerium zu melden.

Je nach Ihren Vermögenswerten müssen Sie möglicherweise auch Formular 8398 beim IRS einreichen. Es ist entscheidend, detaillierte Aufzeichnungen zu führen und diese Meldungen fristgerecht einzureichen, um hohe Strafen zu vermeiden.

Steuerliche Meldepflichten für Remote-Arbeitende auf Bundesstaatsebene

Steuererklärungen auf Bundesstaatsebene können für Remote-Arbeitende kompliziert sein. Bundesstaaten mit hohen Steuersätzen wie New York können Sie dennoch zur Einkommenssteuer heranziehen, selbst wenn die Bundesregierung Sie als ausländischen Einwohner anerkannt hat.

Bundesstaaten können Sie steuerlich als Einwohner behandeln, wenn Sie Eigentum besitzen, ein Bankkonto führen oder sogar nur eine Bibliothekskarte dort haben. Wenn Sie einen Umzug ins Ausland planen, ist es ratsam, den Wohnsitz in einem Bundesstaat mit niedrigen oder keinen Steuern zu etablieren, um Ihre Steuerpflicht zu minimieren.

Steuerabkommen und Fehlklassifizierung von Mitarbeitenden

Internationale Remote-Arbeitende sollten auch die Steuerabkommen beachten. Diese helfen, Doppelbesteuerung zwischen Ländern zu vermeiden. Wenn Ihr Zielland ein Steuerabkommen mit den USA hat, könnten Ausnahmen, Gutschriften oder reduzierte Steuersätze gelten, was Ihre steuerliche Situation günstiger gestaltet.

Auf der anderen Seite sollten sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende vorsichtig sein, wenn es um Fehlklassifizierungen geht. Wenn Sie als Contractor of Record statt als Arbeitnehmer eingestuft werden, könnten Sie auf Vorteile verzichten und unerwartete Steuerforderungen erhalten. Unternehmen sollten eine korrekte Klassifizierung sicherstellen, um Strafen zu vermeiden.

Beste Praktiken für die Dokumentation und Abzüge

Detaillierte Aufzeichnungen darüber, wo Sie arbeiten und wie lange, sind essenziell, um Ihre Steueransässigkeit nachzuweisen und Prüfungen zu vermeiden. Remote-Arbeitende sollten ihre Arbeitstage in jedem Bundesstaat dokumentieren, um die Einhaltung nachzuweisen. Außerdem ist es wichtig zu wissen, für welche Abzüge Sie berechtigt sind, um Geld zu sparen.

Hier einige bewährte Praktiken für das Steuer-Management:

1. Festlegung Ihrer Steueransässigkeit

Detaillierte Aufzeichnungen Ihrer Arbeitsorte und der dort verbrachten Zeit sind entscheidend, um Ihre Steueransässigkeit festzustellen. Durch die Dokumentation, wo Sie wohnen und arbeiten und wie lange, können Sie den Steuerbehörden nachweisen, dass Sie die Steuerpflichten der Bundesstaaten und Gemeinden erfüllen. Besonders für Remote-Arbeitende, die häufig Bundesstaaten überschreiten oder in mehreren Jurisdiktionen tätig sind, ist dies wichtig. Die Steueransässigkeit und Verpflichtungen können sich sogar bei vorübergehenden Umzügen verschieben.

2. Verfolgung der Arbeitstage zur Einhaltung

Remote-Arbeitende müssen ihre Arbeitstage in jedem Bundesstaat konsequent erfassen, um die Einhaltung sicherzustellen. Das bedeutet, Protokolle zu führen oder digitale Tools zu nutzen, um die Anzahl der Tage, die Sie an jedem Ort arbeiten, zu dokumentieren.

Solche Aufzeichnungen können im Falle einer Steuerprüfung oder eines Wohnsitzstreits als Beweis dienen und helfen, hohe Strafen oder Nachzahlungen zu vermeiden. Es geht nicht nur darum, die Anforderungen der Bundesstaaten zu erfüllen. Diese Dokumente belegen die Einhaltung verschiedener Steuergesetze in mehreren Regionen.

3. Ermittlung der berechtigten Abzüge

Darüber hinaus kann das Verständnis, welche Abzüge Sie in Anspruch nehmen können, zu erheblichen Einsparungen führen. Viele Steuerjurisdiktionen bieten Abzüge, die speziell für Remote-Arbeitende gelten.

Beispielsweise könnten Sie, wenn Sie ein Home-Office unterhalten, bestimmte Ausgaben absetzen. Dazu gehören Miete, Nebenkosten oder Büromaterialien, sofern Sie die Kriterien erfüllen. Allerdings variieren Home-Office-Abzüge stark zwischen Bundesstaaten und Ländern. Das Wissen um die jeweiligen Regeln in Ihrer Region kann einen großen Unterschied machen.

4. Nutzung von Bildungs- und Reisegutschriften

Bestimmte Bundesstaaten und Länder bieten Gutschriften oder Abzüge für Bildungs- und Reisekosten. Dazu zählen Ausgaben für Kurse, die Ihre beruflichen Fähigkeiten verbessern, oder Kosten, die bei Dienstreisen anfallen.

Es ist wichtig, alle verfügbaren Optionen in Ihrem Bundesstaat oder Land zu prüfen, da diese Abzüge Ihr steuerpflichtiges Einkommen verringern und Ihre Steuerlast senken können. Das Verständnis dieser Regeln und die Dokumentation relevanter Ausgaben verschaffen Ihnen eine stärkere Position bei der Steuererklärung.

Steuerverwaltung für Remote-Arbeitende

Remote-Arbeit eröffnet die Tür zu einer globalen Belegschaft, bringt aber auch komplexe steuerliche Überlegungen mit sich. Ob Sie Bundesstaaten wechseln oder im Ausland arbeiten, das Verständnis der steuerlichen Regelungen ist essenziell. Als Arbeitgeber kann Hiring an EOR dabei helfen, diese Komplexität zu erleichtern.

Das Bewusstsein für Ihren Standort und dessen Einfluss auf Steuern, die Einhaltung der Meldepflichten sowie die Nutzung von Steuervergünstigungen und -ausschlüssen können Doppelbesteuerung vermeiden und Sie auf der sicheren Seite halten. Klare Aufzeichnungen und das Verständnis sowohl der US-amerikanischen als auch der internationalen Steuergesetze sind entscheidend, um Ihre Remote-Arbeit optimal zu nutzen, ohne unerwünschte Überraschungen von den Steuerbehörden zu riskieren.

FAQs

Wie wirkt sich mein Arbeitsort auf meine Steuern aus?

Ihre Steuern hängen davon ab, wo Sie wohnen und wo Ihr Arbeitgeber ansässig ist. Einige Bundesstaaten verlangen Nicht-Residenten-Erklärungen, wenn Sie remote aus einem anderen Bundesstaat arbeiten.

Müssen US-Bürger, die im Ausland arbeiten, weiterhin Steuern einreichen?

Ja, US-Bürger müssen Steuern einreichen, unabhängig von ihrem Aufenthaltsort. Sie können wählen, ausländisches Einkommen auszuschließen oder Gutschriften für im Ausland gezahlte Steuern zu beantragen, um Doppelbesteuerung zu vermeiden.

Was ist tax nexus, und wie betrifft es Remote-Arbeitende?

Tax nexus ist die Verbindung, die Steuerpflichten in einem Bundesstaat begründet. Für Remote-Arbeitende kann das Leben in einem anderen Bundesstaat als dem Arbeitgeber zusätzliche Steuererklärungen auf Bundesstaatsebene erforderlich machen.