Work permits and visas in Thailand

Workvergunningen en Visa in Thailand: Een Gids voor Werkgevers en Internationale Werknemers

Als uw bedrijf uitbreidt naar Thailand of een teamlid daar naartoe verhuist, moet u de juiste werkvisum en werkvergunning voor die werknemer verkrijgen. Thailand vereist dat buitenlanders zowel een geldig visum als een werkvergunning hebben om legaal in het land te wonen en te werken. Zekerstellen dat alle papieren in orde zijn, is essentieel—het niet doen kan leiden tot ernstige problemen voor zowel de werknemer als de werkgever. Werven in een buitenlands land kan complex zijn zonder lokale expertise, en vereist vaak dat u een lokale Thai-entiteit opricht of samenwerkt met een global employment service om werknemers namens u aan te nemen. In deze uitgebreide gids bespreken we de juridische en procedurele informatie die werkgevers nodig hebben over Thailand’s werkvergunningen en visa, inclusief belangrijke vereisten, visumtypes en nalevingsstappen, alles in een formaat gericht op werkgevers en hun internationale werknemers (niet werkzoekenden).

Het Belang van Immigratie-naleving in Thailand voor Werkgevers

Naleving van de lokale immigratie- en arbeidswetten in Thailand is absoluut cruciaal voor werkgevers. Als uw bedrijf niet voldoet aan de Thai werkvisum- of vergunningregels, kan dit leiden tot zware financiële boetes, en kan uw buitenlandse werknemer zelfs worden uitgezet. Opmerkelijk is dat zelfs onbedoelde overtredingen net zo streng worden bestraft. Bijvoorbeeld, als een werknemer langer in Thailand blijft dan toegestaan door zijn visum (zoals het overschrijden van de toeristenvisum), kunnen de autoriteiten boetes of andere sancties opleggen. Thailand, net als veel andere landen, is actief bezig met het aanpakken van degenen die het juiste werktoestemming omzeilen, dus de foutmarge is zeer klein.

Voor werkgevers betekent dit proactief alle vereiste visa en vergunningen regelen voordat een internationale werknemer aan het werk gaat in Thailand. De inzet is hoog: niet-naleving kan de reputatie van uw bedrijf schaden en juridische problemen veroorzaken. Om juridische aansprakelijkheid te vermijden en valkuilen in compliance te voorkomen, werken veel bedrijven samen met een employer of record (EOR) service die lokale juridische expertise biedt en verzekert dat aan alle vereisten wordt voldaan. Een EOR kan de complexe processen grotendeels op zich nemen en ervoor zorgen dat uw buitenlandse werknemers in Thailand in volledige overeenstemming met de wet worden aangenomen, zodat u gerust kunt zijn.

Wie Heeft een Thailand Work Permit en Visa Nodig?

Alle niet-Thai nationals die in Thailand willen werken, hebben een werkvergunning nodig—er zijn vrijwel geen uitzonderingen op deze regel. Deze vereiste geldt voor alle buitenlandse werknemers, of ze nu voltijds personeel of Contractors zijn, en zelfs voor korte opdrachten of freelance projecten. Met andere woorden, elke internationale werknemer die werkzaamheden in Thailand verricht (voor welke duur dan ook) moet vooraf een geldige werkvergunning verkrijgen voordat hij aan de slag gaat. Werkgevers hebben de wettelijke verplichting om ervoor te zorgen dat hun buitenlandse aanstellingen deze vergunning vooraf verkrijgen om juridische boetes of bedrijfsverstoringen te voorkomen.

Samen met de werkvergunning is ook een geldig Thai werkvisum noodzakelijk voor elke niet-burger werknemer. De immigratiewet van Thailand vereist dat buitenlanders een passend visum (meestal een Non-Immigrant visum) hebben voordat ze de werkvergunning aanvragen. In praktische termen moet de werknemer eerst een werkvisum verkrijgen bij een Thai consulaat of ambassade, en vervolgens bij aankomst in Thailand de werkvergunning regelen. Werknemers kunnen niet legaal beginnen met werken totdat ze zowel het werkvisum als de werkvergunning in handen hebben. Het meest voorkomende initiële visum voor buitenlandse werknemers is het Non-Immigrant “B” visum, vaak genoemd het Thai Business Visa, dat meestal een toegang van 90 dagen (single entry) biedt of tot een jaar met meerdere entries. Zodra dit visum is afgegeven, wordt de werknemer in aanmerking om de werkvergunning in Thailand aan te vragen.

Het is belangrijk dat werkgevers de recht op werken van elke internationale werknemer in Thailand verifiëren voordat ze aan het werk gaan. Dit betekent bevestigen dat de persoon de vereiste Thai visum en vergunningen voor werk bezit. Het uitvoeren van een right-to-work check (het bekijken van het paspoort, visumstempel en vergunning documenten van de werknemer) moet een standaard onderdeel zijn van uw onboarding voor elke buitenlandse national in Thailand. Alleen Thai burgers of permanente inwoners zijn vrijgesteld van deze stap; alle andere buitenlandse werknemers moeten worden gecontroleerd op juiste werktoestemming om uw bedrijf compliant te houden.

Werkvisum vs. Werkvergunning in Thailand: Wat Werkgevers Moeten Weten

In Thailand verwijzen de termen “werkvisum” en “werkvergunning” naar twee verschillende wettelijke vereisten, en werkgevers moeten ervoor zorgen dat hun internationale werknemers beide hebben. Een werkvisum (meestal een Non-Immigrant visum van de juiste categorie) geeft een buitenlander toestemming om Thailand binnen te komen voor werkdoeleinden. Het wordt doorgaans verkregen bij een Thai ambassade of consulaat in het buitenland vóór de reis van de werknemer. De werkvergunning, daarentegen, is een apart document dat binnen Thailand wordt afgegeven (door het Ministerie van Arbeid) en formeel de buitenlander het recht geeft om te werken bij een specifieke baan en bedrijf in Thailand. De werkvergunning vermeldt de functie van de werknemer, de sponsorende werkgever, de werkplek en de duur van de arbeid, en fungeert effectief als de licentie om die baan in Thailand uit te voeren.

Hier is een eenvoudige manier om het verschil te onthouden: het werkvisum laat de werknemer Thailand binnenkomen voor werk, terwijl de werkvergunning hen toestaat daadwerkelijk legaal werk uit te voeren zodra ze daar zijn. Een werknemer moet eerst het visum verkrijgen, Thailand binnenkomen, en daarna de werkvergunning krijgen—alleen nadat de werkvergunning is goedgekeurd, kan hij officieel aan het werk beginnen. Deze twee-stappen vereiste is belangrijk; zelfs met een geldig visum is werken zonder werkvergunning (of buiten de voorwaarden van het visum) illegaal. Werkgevers moeten hun verhuizende personeel door beide stappen begeleiden om volledige naleving te garanderen.

Belangrijke Vereisten voor Thailand Work Visas en Permits

Zowel de werkgever als de internationale werknemer moeten een reeks documenten voorbereiden om te voldoen aan Thailand’s vereisten voor werkvisum en werkvergunning. Vanuit het perspectief van de werknemer omvat de geschiktheidscriteria voor een Thai werkvisum (zoals het Non-Immigrant B visum) het bezit van een geldig paspoort (met minimaal 6–18 maanden geldigheid, afhankelijk van de visumduur) en het invullen van het visumaanvraagformulier. De werknemer moet ook recente pasfoto’s (binnen de laatste 6 maanden genomen) en bewijs van voldoende financiële middelen voor hun verblijf tonen—minimaal THB 20.000 aan fondsen voor een enkele persoon, of THB 40.000 voor een gezin dat met hen reist. Daarnaast vereisen Thaise autoriteiten doorgaans een politieverklaring uit het land van herkomst van de werknemer om te bevestigen dat ze geen diskwalificerende strafblad hebben.

Vanuit het perspectief van de werkgever zijn er cruciale documenten en goedkeuringen nodig om het visum- en werkvergunningproces te ondersteunen. Met name moet de werkgever in Thailand een goedkeuringsbrief verkrijgen van het Thailand Ministry of Labour (Office of Foreign Workers Administration) die het aannemen van de buitenlandse werknemer autoriseert. Dit omvat meestal dat het bedrijf de functie uitlegt en bevestigt waarom een buitenlandse national nodig is voor de rol. Voor de aanvraag van de werkvergunning moet de werkgever een set gedetailleerde documenten indienen, waaronder:

• Volledig ingevuld en ondertekend Work Permit Application Form
• Arbeidsovereenkomst—een ondertekend contract met de functie, salaris en arbeidsvoorwaarden
• Kwalificaties van de werknemer—kopieën van relevante diploma’s, certificaten of professionele licenties om te bewijzen dat ze gekwalificeerd zijn voor de baan
• Bedrijfsregistratiedocumenten—de registratiecertificaat, bedrijfslicentie en belastingdocumenten van het Thaise bedrijf om te bewijzen dat het bedrijf legaal opereert en in goede staat verkeert
• Functieomschrijving—een gedetailleerde beschrijving van de positie en taken die de werknemer in Thailand zal uitvoeren
• Kopieën van het paspoort—kopieën van de informatiepagina en de visumpagina’s (om de toegang visum te tonen)

Het samenstellen van volledige en accurate documentatie is cruciaal, omdat Thaise autoriteiten deze materialen zorgvuldig bekijken voordat ze goedkeuring verlenen. Het proces verloopt in een zekere volgorde: de werknemer zal eerst de Non-Immigrant werkvisum aanvragen en verkrijgen (met behulp van de documenten van de werkgever zoals de goedkeuringsbrief en het contract), en daarna, na aankomst in Thailand, de werkgever de werkvergunningaanvraag indienen bij het Ministry of Labor met de resterende documenten. Werkgevers moeten klaarstaan om elke stap te begeleiden en te controleren—u bent nauw betrokken bij het verkrijgen van de werkvergunning, ook al moet de werknemer zelf de toegang visum aanvragen. Nauw samenwerken is essentieel om te zorgen dat aan alle geschiktheidsvoorwaarden wordt voldaan voor zowel het visum als de vergunning.

Types van Thailand Werkvisa voor Buitenlandse Werknemers

Thailand biedt verschillende types visa die buitenlandse professionals toestaan in het land te verblijven en te werken. Als werkgever is het belangrijk om het juiste (en te sponsoren) visum te kiezen op basis van de aard van het werk van de werknemer en de gewenste verblijfsduur. Hieronder volgen de belangrijkste categorieën van langverblijfsvisa die relevant zijn voor internationale werknemers, samen met hun doeleinden en kenmerken:

Non-Immigrant “B” Visa (Business Visa voor Werk) in Thailand

Het Non-Immigrant B (Business) Visa is het standaard werkvisum voor de meeste buitenlanders die door een bedrijf in Thailand worden aangenomen. Dit is verreweg het meest gebruikte visum dat internationale werknemers gebruiken om Thailand binnen te komen voor werk. Het Non-Immigrant B visum, vaak simpelweg het “Thai business visa” genoemd, wordt afgegeven aan personen met een baanaanbod of arbeidsovereenkomst met een Thai bedrijf. Het staat meestal een eerste verblijf van 90 dagen toe in Thailand (als single-entry) en kan worden verlengd tot maximaal een jaar, met meerdere entries toegestaan op het éénjarige visum.

Voor werkgevers is het Non-Immigrant B visum meestal de eerste stap: uw toekomstige werknemer moet dit visum verkrijgen voordat hij naar Thailand komt om te werken. Een reden waarom dit visum populair is, is dat het het proces van het verkrijgen van de werkvergunning daarna stroomlijnt. Thaise immigratie- en arbeidsautoriteiten verwachten dat de meeste buitenlandse aanstellingen een Non-Immigrant B visum bezitten als voorwaarde voor de werkvergunningaanvraag. Dit visum dekt algemene zakelijke doeleinden—of de persoon nu komt werken voor een Thai bedrijf, een buitenlands bedrijf vertegenwoordigt, of zelfs lesgeeft op een school, de categorie “B” is van toepassing.

SMART Visa voor Hooggekwalificeerd Talent en Investeerders in Thailand

Thailand introduceerde de SMART Visa in de afgelopen jaren om hooggekwalificeerd professionals, investeerders en ondernemers in bepaalde gerichte sectoren aan te trekken. De SMART Visa is gericht op functies in Thailand’s gepromote “S-curve” industrieën—bijvoorbeeld slimme elektronica, biotechnologie, voedseltechnologie, next-gen auto’s, luchtvaart en logistiek, medisch toerisme, automatisering en robotica, en andere hightech of innovatie sectoren. Als uw buitenlandse werknemer kwalificeert als talent of leidinggevende in een van deze industrieën (of als ze een belangrijke investeerder of startup-ondernemer zijn), kan de SMART Visa een optie zijn.

Een van de grootste voordelen van de SMART Visa is de flexibiliteit en duur. De SMART Visa kan geldig zijn voor maximaal 4 jaar, aanzienlijk langer dan het gebruikelijke éénjarige werkvisum. Bovendien—belangrijk voor werkgevers—is een houder van een SMART Visa vrijgesteld van het verkrijgen van een aparte werkvergunning. In tegenstelling tot andere visumtypes, verleent de SMART Visa zelf toestemming om te werken in het goedgekeurde veld, dus er is geen aanvullende werkvergunning nodig. Dit kan het proces vereenvoudigen, hoewel de criteria om een SMART Visa te verkrijgen streng zijn (bijvoorbeeld meestal goedkeuring door Thailand’s Board of Investment en bewijs van kwalificaties of investering in de doelindustrie).

Samengevat, als uw bedrijf actief is in een van deze geavanceerde sectoren en u brengt een expert of investeerder binnen, is de SMART Visa het overwegen waard. Het biedt een langer verblijf en minder administratieve hernieuwingen. Voor de meeste “standaard” aanstellingen in rollen buiten de niche-industrieën blijft het Non-Immigrant B visum plus werkvergunning de juiste route.

Thai Elite Visa (Privilege Entry Visa voor Langdurig Verblijf) in Thailand

De Thai Elite Visa is een uniek langetermijn visumprogramma, ontworpen meer voor vermogende expats of frequente zakenreizigers dan voor gewone werknemers. Het wordt officieel geclassificeerd als een speciaal toeristenvisum, maar het verleent uitgebreide verblijfsrechten. De Thai Elite Visa wordt aangeboden via een betaald lidmaatschap in het Thailand Privilege Card programma. Lidmaatschapspakketten variëren in geldigheid, meestal 5 jaar, en tot 20 jaar voor de top-tier lidmaatschappen.

Voor iemand met een Thai Elite Visa ontvangt men een hernieuwbaar multi-entry visum dat hen toestaat tot maximaal één jaar per keer in Thailand te verblijven, zonder de gebruikelijke noodzaak om elke 90 dagen te vertrekken. Dit visum is aantrekkelijk voor bepaalde buitenlandse professionals of digitale ondernemers omdat het voordelen biedt zoals versnelde immigratieafhandeling bij luchthavens en de mogelijkheid om langdurig in Thailand te verblijven zonder frequente visumverlengingen. Thai Elite visa’s kunnen ideaal zijn voor remote werkende individuen of leidinggevenden die niet willen omgaan met regelmatige visumvernieuwingen of verlengingen.

Echter, werkgevers moeten zich ervan bewust zijn dat de Thai Elite Visa geen werkvisum op zich is. Als iemand met een Thai Elite Visa legaal wil werken in Thailand, moeten ze nog steeds een werkvergunning verkrijgen die door hun werkgever wordt gesponsord. De Elite visa maakt het gemakkelijker om langdurig te blijven, maar verleent niet automatisch toestemming om te werken. In de praktijk kan een werknemer een Thai Elite Visa gebruiken om in Thailand te wonen, en kan uw bedrijf een werkvergunning voor hen aanvragen, aangezien ze al in het land zijn met een legaal langetermijnvisum. Dit scenario kan relevant zijn voor high-level aanstellingen of digitale nomaden op uw team die kiezen voor de elite-lidmaatschapsroute om in Thailand te verblijven. Voor de meeste werkgevers is dit echter een niche-optie, gezien de kosten en het feit dat een regulier werkvisum nog steeds vereist is voor de meerderheid van de werknemers.

Andere Visumcategorieën voor Thailand

Naast de standaard Non-Immigrant B en de hierboven genoemde speciale gevallen, bevat het immigratiesysteem van Thailand enkele andere visumcategorieën die werkgevers en expat-werknemers kunnen tegenkomen:

Non-Immigrant “IB” Visum: Dit visum is voor personen die werken aan investeringsprojecten die door Thailand’s Board of Investment (BOI) zijn goedgekeurd. “IB” staat voor Investment Bureau. Als het project van uw bedrijf BOI-goedgekeurd is en u brengt buitenlandse experts voor dat project, kunnen zij een IB visum krijgen.

Non-Immigrant “O” Visum: De “O” staat voor Other, en dekt vaak gezinsleden en echtgenoten. Een buitenlandse werknemer’s directe familie (echtgenoot en kinderen) krijgt meestal Non-Immigrant O visa’s om de werknemer te vergezellen in Thailand. Daarnaast gebruiken sommige buitenlanders in Thailand voor niet-werkgerelateerde doeleinden, zoals pensioen of gezinshereniging, categorie O. Let op dat gezinsleden op O visa’s niet mogen werken tenzij ze apart kwalificeren voor een werkvergunning via hun eigen werkgever.

Non-Immigrant “F”, “M”, “RS”, “EX” Visa’s: Dit zijn gespecialiseerde sub-types van het niet-immigrant visum voor bepaalde beroepen of missies. Bijvoorbeeld, categorie F is voor officiële taken en diplomatieke of overheidsopdrachten (buitenlandse overheidsmedewerkers, ambassadepersoneel). Categorie M is voor media en journalistieke professionals die naar Thailand komen (zoals filmproducenten, verslaggevers, correspondenten)—Thailand vereist aanvullende goedkeuringen voor mediabewerkingen, zoals van het Thailand Film Office of het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Categorie RS is voor onderzoekers of wetenschap-instructeurs, en categorie EX voor technische experts—deze visa maken langere verblijven mogelijk voor onderzoek en hooggekwalificeerd werk. Werkgevers in die specifieke velden (academische instellingen, onderzoeksfaciliteiten, etc.) gebruiken deze categorieën om personeel aan te trekken, maar voor de meeste standaard bedrijfsaanstellingen blijft het B-visum de juiste keuze.

Als werkgever moet u altijd zorgen dat de visumcategorie overeenkomt met het doel van het verblijf van de werknemer. Het juiste visum gebruiken (en niet bijvoorbeeld iemand laten werken op een toeristenvisum) is onderdeel van naleving. Vervolgens schetsen we het stapsgewijze proces zodra u het juiste visum voor uw werknemer hebt vastgesteld.

Het Verkrijgen van een Thai Werkvisum en Werkvergunning: Stapsgewijs Proces

Het verhuizen van een internationale werknemer naar Thailand omvat meerdere stappen en coördinatie tussen de werknemer, werkgever en Thaise autoriteiten. Hieronder volgt een overzicht van het stapsgewijze proces voor het verkrijgen van een werkvisum en werkvergunning in Thailand, van voorbereiding tot definitieve goedkeuring:

Het Zekerstellen van een Banenaanbod en Documenten voor Thailand

Voorafgaand aan elke visumaanvraag moet de werknemer een bevestigde baanaanbieding hebben van een Thai bedrijf (uw bedrijf) en een ondertekend arbeidscontract. Gebruik deze tijd om alle benodigde documenten te verzamelen. Het bedrijf moet zijn registratie documenten en de goedkeuringsbrief van het Ministry of Labour voorbereiden, terwijl de werknemer persoonlijke documenten (paspoort, foto’s, diploma’s, etc.) voorbereidt zoals hierboven beschreven.

Aanvragen van een Non-Immigrant B Visum voor Thailand

De werknemer moet vóór reizen naar Thailand een Non-Immigrant B werkvisum aanvragen bij een Thai ambassade of consulaat in zijn thuisland (of woonland). Deze aanvraag omvat de documenten die u hebt voorbereid: het arbeidscontract, de uitnodigings-/goedkeuringsbrief van het bedrijf, financieel bewijs, etc. Soms biedt Thailand een e-visumaanvraag systeem dat het proces kan vereenvoudigen, maar vaak is een bezoek aan het consulaat vereist. De verwerkingstijd varieert gewoonlijk van ongeveer 2 tot 4 weken, afhankelijk van de ambassade en de omstandigheden van de aanvrager, dus plan dienovereenkomstig. Na goedkeuring ontvangt de werknemer de visumstempel in zijn paspoort, waarmee toegang tot Thailand wordt verleend voor werk.

Thailand Betreden en Beginnen met Werkvergunning Aanvraag

Bij aankomst in Thailand met het Non-Immigrant visum kan de werknemer verder gaan met de werkvergunningaanvraag. De werkgever (u) dient de werkvergunningaanvraag en de benodigde ondersteunende documenten in bij het Thai Ministry of Labor (vaak bij de Department of Employment). Het is belangrijk dat de aanvraag zo snel mogelijk wordt ingediend na de aankomst van de werknemer, omdat de werknemer legaal niet mag beginnen met werken totdat de werkvergunning is verleend. De benodigde documenten zijn die we eerder beschreven (aanvraagformulier, bedrijfsdocumenten, contract, etc.), en moeten in orde zijn zodat het ministerie de vergunning kan verwerken.

Wachten op Verwerking en Goedkeuring in Thailand

Het Ministry of Labor verwerkt de werkvergunningaanvraag, wat doorgaans ongeveer 7 tot 10 werkdagen duurt na indiening. Tijdens deze periode kunnen achtergrondcontroles worden uitgevoerd of documenten worden geverifieerd. De houder van het Non-Immigrant B visum mag tijdens deze periode in Thailand blijven, maar mag niet werken totdat de vergunning is afgegeven. Soms vragen autoriteiten om aanvullende informatie of een interview. Geduld is hierbij belangrijk; haast of druk uitoefenen op officials wordt afgeraden. Voor speciale visa zoals het SMART Visa kan de verwerking langer duren—tot 30 werkdagen vanwege extra kwalificatiecontroles.

Het Verzamelen van de Werkvergunning en Starten met Werk in Thailand

Zodra de werkvergunning is goedgekeurd, kan de werknemer (of vertegenwoordiger van de werkgever) de werkvergunningkaart/boekje ophalen bij het Ministry of Labor. Op dat moment mag de buitenlandse werknemer legaal beginnen met werken volgens de details in de vergunning. Gefeliciteerd—uw werknemer is nu volledig bevoegd om voor uw bedrijf in Thailand te werken! Zorg dat ze de werkvergunning bij zich houden (vaak moeten ze deze beschikbaar hebben als ze door autoriteiten worden gevraagd).

90-Dagen Rapportage en Verblijfsbeheer in Thailand

Een voortdurende vereiste voor buitenlanders die in Thailand werken, is de 90-dagen rapportage. Als een buitenlandse burger voor een langere tijd in Thailand verblijft, moeten ze elke 90 dagen hun actuele adres melden bij Thai Immigration (dit is los van visum- of werkvergunningverlenging). Dit is een eenvoudige maar verplichte check-in, die vaak per post of online kan worden gedaan door de werknemer of met hulp van een visumagent. Werkgevers moeten hun expat-werknemers herinneren aan deze verplichting om naleving van immigratieregels te behouden.

Verlenging of Vernieuwing van Thai Werkvergunningen

Als de werknemer aanvankelijk binnenkwam met een visum van 90 dagen, moet u hen helpen hun visum te verlengen voor de volledige arbeidstermijn (meestal door het initiële visum om te zetten in een verlenging van één jaar bij het Immigration Bureau in Thailand). Daarnaast moet de werkgever, wanneer de werkvergunning bijna verloopt (meestal na een jaar), de vernieuwing voorbereiden minstens een maand van tevoren.

Gedurende dit proces is coördinatie cruciaal. De werknemer heeft te maken met ambassades en immigratie; de werkgever met arbeidsautoriteiten. Het verstrekken van duidelijke documentatie en het volgen van Thaise wettelijke procedures maakt het proces soepeler. In de volgende secties bespreken we de kosten, tijdlijnen en hernieuwingsvoorwaarden in meer detail.

Verantwoordelijkheden van de werkgever bij sponsoring in het Thaise visumproces

Bij het verhuizen van een werknemer naar Thailand speelt de werkgever een cruciale rol als visumsponsor. Thaise autoriteiten verwachten dat het bedrijf formeel de werkvisum- en werkvergunningaanvragen van de buitenlandse werknemer ondersteunt, wat betekent dat u specifieke verantwoordelijkheden moet vervullen:

Het Verstrekken van een Geldige Arbeidsovereenkomst in Thailand

Het bedrijf moet een arbeidsovereenkomst of aanbodbrief uitgeven aan de werknemer die door beide partijen wordt ondertekend. Dit contract moet duidelijk belangrijke details vermelden zoals de functie en taken, de werkplek (in Thailand), de duur van het dienstverband (bijvoorbeeld een jaarcontract of onbepaalde tijd), en het salaris en de voordelen. Thaise functionarissen zullen het contract beoordelen om te zorgen dat het aansluit bij de visumaanvraag (bijvoorbeeld dat de functie overeenkomt met de visumcategorie en dat het salaris voldoet aan eventuele minimale drempels indien van toepassing).

Het Indienen van Bedrijfsdocumentatie in Thailand

Als sponsor moet u bewijzen dat uw bedrijf een legitieme, geregistreerde entiteit in Thailand is. Dit omvat het verstrekken van kopieën van uw registratiecertificaat, bedrijfslicentie, belasting-ID en mogelijk aandeelhoudersinformatie wanneer daarom wordt gevraagd. U moet ook aantonen dat uw bedrijf voldoet aan Thaise vereisten voor het aannemen van buitenlanders—bijvoorbeeld, Thailand heeft bepaalde ratio-regels die een aantal Thai-werknemers per buitenlandse werknemer vereisen (meestal vier Thai voor elke buitenlandse werknemer, hoewel dit kan worden versoepeld voor door BOI gepromote bedrijven). Het naleven van deze quota (of het verkrijgen van een vrijstelling) is onderdeel van uw compliance-verantwoordelijkheid.

Het Aanvragen van de Werkvergunning namens de Werknemer in Thailand

De werkgever is verantwoordelijk voor het indienen van de werkvergunningaanvraag bij het Ministry of Labor voor de buitenlandse werknemer. Een werknemer kan niet zelf de werkvergunning sponsoren—een Thaise entiteit moet dat doen. Dit betekent dat u of uw HR-afdeling alle benodigde formulieren en ondersteunende documenten moet voorbereiden en indienen, zoals eerder beschreven. In de praktijk stuurt u waarschijnlijk een vertegenwoordiger (of huurt u een juridische firma) om de documenten in te dienen bij het arbeidsbureau. Als de werknemer met een visum bij aankomst of een ander visum is gekomen, moet u ervoor zorgen dat hij eerst is overgegaan op een Non-Immigrant visum, omdat een werkvergunning alleen kan worden afgegeven als de persoon een geldig Non-Immigrant visum bezit.

Zorgen voor Voortdurende Naleving tijdens het Verblijf van de Werknemer in Thailand

Sponsoring stopt niet zodra de visum- en vergunningen zijn goedgekeurd. Gedurende de looptijd van de werknemer in Thailand moet uw bedrijf helpen ervoor te zorgen dat de immigratiestatus van de werknemer geldig blijft. Dit omvat zaken zoals het faciliteren van de 90-dagen rapportages, het ondersteunen bij verlengingen of verlengingen van het visum en de werkvergunning, en het melden van wijzigingen aan de autoriteiten (bijvoorbeeld bij functiewijzigingen of ontslag). De Thaise onderneming fungeert als bewaker van de wettelijke status van die buitenlandse werknemer in Thailand van begin tot eind.

Houd er rekening mee dat het niet nakomen van sponsorverplichtingen juridische gevolgen kan hebben. Bijvoorbeeld, als een werkgever nalaat een werkvergunning te verlengen en de werknemer blijft werken, kunnen zowel de werkgever als de werknemer boetes krijgen. Evenzo, als een werknemer wordt gevonden die werkt in een rol of locatie die niet op zijn vergunning staat, kan de werkgever aansprakelijk worden gesteld. Het zorgvuldig vervullen van deze sponsorverplichtingen is dus in het beste belang van het bedrijf.

Kosten en Doorlooptijden voor Thai Werkvergunningen en Visa’s

Het aannemen van personeel in Thailand brengt bepaalde administratieve kosten en tijdschema’s met zich mee die werkgevers moeten budgetteren. Het goede nieuws is dat de overheidskosten voor Thai werkvisa en vergunningen relatief bescheiden zijn in vergelijking met wereldwijde normen, hoewel ze kunnen variëren per visumtype:

Kosten van Non-Immigrant B Visum in Thailand

Ongeveer THB 2.000 tot THB 5.000 (Thai Baht) voor de aanvraag. De kosten kunnen iets verschillen afhankelijk van single-entry versus multiple-entry visa’s en de prijsstelling van de ambassade. Bijvoorbeeld, een single-entry 90-dagen visum kost ongeveer THB 2.000, terwijl een jaarvisum met meerdere entries duurder kan zijn.

Kosten van SMART Visum in Thailand

Ongeveer THB 10.000 aanvraagkosten. Deze hogere vergoeding weerspiegelt de langere duur (tot 4 jaar) van de SMART visa en de extra verwerking die betrokken is bij meerdere instanties.

Kosten van Werkvergunning in Thailand

Ruwweg THB 3.000 tot THB 5.000 voor de uitgifte van de werkvergunning. De vergoeding hangt af van de duur van de vergunning (bijvoorbeeld een vergunning van één jaar versus kortere termijn). Verlengingen brengen vergelijkbare kosten per jaar met zich mee.

Dit zijn directe overheidskosten en omvatten geen servicekosten indien u visa agents of juridische diensten inschakelt. Ze omvatten ook geen kosten die door aanbieders worden doorberekend als u uw visumproces uitbesteedt (bijvoorbeeld een EOR of relocatie service kan een vergoeding vragen voor het afhandelen van de papieren). De bovengenoemde bedragen geven werkgevers een basislijn voor de kosten per werknemer voor immigratie.

Doorlooptijden beïnvloeden uw projectplanning voor het onboarden van de werknemer in Thailand. Hier zijn de gebruikelijke tijdlijnen:

Doorlooptijden Werkvisum in Thailand

Voor het initiële Non-Immigrant B visum varieert de verwerking bij de Thaise consulaat meestal van 2 tot 4 weken. Het kan sneller gaan als alle documenten perfect zijn, of langer als er complicaties of achterstanden zijn. Het is verstandig om de visumaanvraag ruim van tevoren te starten.

Doorlooptijden Werkvergunning in Thailand

Zodra de werknemer in Thailand is en de werkvergunningaanvraag is ingediend, verwacht u ongeveer 7 tot 10 werkdagen voor het Ministerie van Arbeid om de vergunning af te geven. In veel gevallen is dat ongeveer 2 weken. Tijdens bepaalde periodes of in complexe gevallen kan het iets langer duren, maar een paar weken is normaal. De werknemer mag in deze periode niet werken, dus plan de startdatum na uitgifte van de vergunning.

Doorlooptijden SMART Visum in Thailand

Voor een SMART Visa kan de verwerking tot 30 werkdagen (ongeveer 6 weken) duren. De aanvraag vereist verificatie door meerdere Thaise instanties (bijvoorbeeld BOI), wat de doorlooptijd verlengt.

Werkgevers moeten ook rekening houden met extra tijd voor het verzamelen van documenten en eventuele vertalingen of notarissen. Alle niet-Thaise documenten (zoals diploma’s) moeten mogelijk gecertificeerd worden vertaald naar het Thais, wat enkele dagen of meer kan toevoegen. Het is verstandig om een buffer in uw planning te houden.

Tot slot, zodra alles is goedgekeurd, herinner uw buitenlandse werknemer eraan om de vervaldatum van hun visum en eventuele vervolgstappen (zoals het omzetten van het initiële visum in een verlenging van verblijf) bij te houden. Uw HR-team moet deze data ook in de agenda zetten om te helpen bij vernieuwingen.

Verlengingen en Hernieuwingen van Werkvergunningen in Thailand

Het verkrijgen van de eerste jaar werkvergunning en visum is een belangrijke mijlpaal, maar als uw internationale werknemer langer in Thailand wil blijven werken, moet u zorgen voor verlengingen. Hier is wat werkgevers moeten weten over vernieuwingen:

Geldigheidsduur van Thai Werkvergunningen

Een Thai werkvergunning is meestal één jaar (12 maanden) geldig vanaf de datum van uitgifte, afgestemd op de duur van het onderliggende visum of arbeidscontract. In sommige gevallen kunnen kortere contracten een kortere vergunning krijgen, maar één jaar is de standaard voor doorlopend dienstverband. Het Non-Immigrant B visum moet doorgaans ook jaarlijks worden verlengd (als de werknemer continu in Thailand blijft, wordt die 90-dagen toegang omgezet in een verlenging van één jaar).

Verlengingsproces voor Thai Werkvergunningen

Werkvergunningen kunnen jaarlijks worden verlengd. Het proces omvat het indienen van bijgewerkte documenten bij het Ministry of Labor, vergelijkbaar met de initiële aanvraag. U moet aantonen dat het dienstverband voortduurt, dat het bedrijf nog steeds aan de vereisten voldoet (bijvoorbeeld nog steeds de vereiste Thaise-naar-buitenlandse werknemer ratio en belastingbetalingen), en dat het visum van de werknemer is verlengd.

Tijdlijn voor Verlenging in Thailand

Werkgevers moeten de verlengingspapieren minimaal 30 dagen voor de vervaldatum van de vergunning indienen. Thaise autoriteiten raden aan om ongeveer een maand van tevoren te plannen, zodat er voldoende tijd is voor verwerking. Wachten tot het laatste moment is riskant; als de vergunning verloopt, moet de werknemer onmiddellijk stoppen met werken en mogelijk het land verlaten.

Visumverlenging in Thailand

Parallel hieraan moet het visum (toestemming om te blijven) van de werknemer actueel blijven. Gewoonlijk, na de eerste 90 dagen, heeft de werknemer een aanvraag ingediend voor een verlenging van één jaar via het Immigration Bureau, gekoppeld aan de werkvergunning. Elk jaar moeten de verlenging van verblijf (visum) en de werkvergunning gelijktijdig worden vernieuwd. Als één niet wordt verlengd, wordt de andere ook ongeldig—ze gaan hand in hand.

Re-entry Permits voor Thailand

Als uw werknemer internationaal reist, herinner hem eraan om een re-entry permit te verkrijgen voordat hij Thailand verlaat; anders wordt hun visum ongeldig en ook de werkvergunning. Een re-entry permit stelt hen in staat te reizen en terug te keren zonder hun visumstatus te verliezen, en kan worden verkregen bij immigratiekantoren of op de luchthaven.

Door proactief te werken aan vernieuwingen, kunnen werkgevers ervoor zorgen dat hun internationale talent ongestoord kan blijven werken. Het is een goede praktijk om een interne kalender te hebben of een service te gebruiken die u waarschuwt voor aankomende vervaldatums van visa’s en vergunningen van alle expat-werknemers.

Visumopties voor Remote Workers en Digital Nomads in Thailand

Thailand is de afgelopen jaren een populaire bestemming geworden voor remote workers en digital nomads. Werkgevers sponsoren deze individuen mogelijk niet direct (aangezien een digital nomad vaak niet verbonden is aan een lokale werkgever), maar het is nuttig om het landschap te begrijpen, vooral als u werknemers hebt die remote willen werken vanuit Thailand of als u een work-from-anywhere beleid overweegt.

Tot nu toe biedt Thailand geen officieel “digital nomad visa” programma. Echter, in 2022 introduceerde de Thaise overheid een nieuw visumtype dat feitelijk functioneert als een vorm van digital nomad of remote work visum voor bepaalde hoogverdienende professionals: het Long-Term Resident (LTR) Visa. Officieel is een van de LTR-visumroutes bedoeld voor “Work-From-Thailand Professionals,” gericht op buitenlandse remote werknemers van goed gevestigde bedrijven. Dit visum wordt informeel Thailand’s digital nomad visum genoemd.

De Long-Term Residence (LTR) visa voor remote workers stelt in aanmerking komende buitenlanders in staat om tot 10 jaar in Thailand te wonen (uitgegeven in termijnen van 5 jaar, hernieuwbaar eenmaal) en biedt opvallend een zeer aantrekkelijke vaste persoonlijke inkomstenbelastingtarief van 17%. Dit is veel lager dan de normale Thaise belastingtarieven, die kunnen oplopen tot 35% voor inwoners. Dit is een grote stimulans voor gekwalificeerde professionals. Echter, de LTR-visum heeft strikte vereisten. Voor de categorie “Work From Thailand Professional” moeten aanvragers onder andere een hoog minimaal inkomen aantonen (vaak rond USD $80.000 per jaar in de afgelopen twee jaar, of lager bij een masterdiploma of in bepaalde industrieën), bewijs van tewerkstelling bij een gerenommeerd buitenlands bedrijf voor minimaal een jaar, en ziektekostenverzekering. Kortom, het is bedoeld voor ervaren professionals die zich in Thailand willen vestigen en op afstand voor een werkgever elders willen werken.

Voor digital nomads of remote werknemers die niet in aanmerking komen voor de LTR-visum, zijn de alternatieven het gebruik van andere visumtypes om in Thailand te blijven. Veel remote workers gebruiken toeristenvisa of onderwijsvisa om in Thailand te verblijven en online te werken, maar deze verlenen niet officieel het recht om te werken voor een Thai entiteit—ze maken iemand slechts mogelijk om als bezoeker in Thailand te zijn. Onder deze regelingen is vaak nog steeds documentatie vereist, zoals:

• Bewijs van Remote Employment: bewijs dat de persoon in dienst is bij of een bedrijf runt buiten Thailand (aangezien ze niet bedoeld zijn om lokale banen te nemen). Dit kan een brief van de buitenlandse werkgever of bewijs van freelance werk met buitenlandse klanten zijn.
• Financiële Stabiliteit: bewijs van fondsen op bankrekeningen om te laten zien dat ze zichzelf kunnen onderhouden tijdens hun verblijf in Thailand, aangezien ze geen Thai inkomen verdienen.
• Beperkte Verblijfsduur: gebruik maken van toeristenvisa (60 dagen, verlengbaar tot 90) of onderwijsvisa (vaak 90 dagen per keer voor het leren van de Thaise taal, bijvoorbeeld) kan iemand enkele maanden tot een jaar laten blijven, maar vereist periodieke visumrondes of verlengingen. Deze individuen kunnen Thailand verlaten en opnieuw binnenkomen of van visumtype wisselen om hun verblijf te verlengen.

Werkgevers moeten voorzichtig zijn als een bestaande werknemer vraagt: “Kan ik gewoon remote werken vanuit Thailand voor een tijdje?” Als ze op een toeristenvisum zitten, mogen ze technisch gezien niet werken (ook niet op afstand) volgens de Thaise wet, hoewel de handhaving voor puur remote werk lax is geweest. De introductie van de LTR-visum toont Thailand’s intentie om legitieme remote workers onder een passend visum te trekken. Dus, als u een gewaardeerde werknemer hebt die vanuit Thailand wil werken, kijk of hij aan de LTR-visumcriteria voldoet en ondersteun hem bij die aanvraag. Zo niet, wees je ervan bewust dat andere visumregelingen hen in een grijs gebied kunnen plaatsen. In alle gevallen vereist werk dat betrokken is bij een Thai entiteit of Thai klanten, absoluut het juiste werkvisum/vergunning.

Veelvoorkomende Uitdagingen bij het Werven in Thailand

Het aannemen en onboarden van buitenlandse werknemers in Thailand kan enkele uitdagingen opleveren. Het kennen van deze obstakels helpt uw bedrijf vooruit te plannen en veelvoorkomende valkuilen te vermijden. Hier volgen enkele veelvoorkomende uitdagingen voor werkgevers in Thailand en tips om ermee om te gaan:

Taalbarrières in Thailand

De meeste officiële documenten en aanvraagformulieren voor visa en werkvergunningen zijn in het Thais. Als noch u noch uw werknemer Thai spreekt, heeft u waarschijnlijk vertaaldiensten of een lokale expert nodig om formulieren in te vullen en te communiceren met overheidskantoren. Het is verstandig om een Thai-sprekende HR-vertegenwoordiger of juridisch adviseur te betrekken bij het proces.

Strikte nalevingsvereisten in Thailand

De arbeids- en immigratieregels van Thailand moeten strikt worden nageleefd. Er is weinig ruimte voor flexibiliteit als u een stap of document mist. Niet-naleving, zelfs per ongeluk, kan leiden tot boetes of juridische problemen voor het bedrijf. Controleer altijd de vereisten en bewaar alle documenten van visa en vergunningen van uw buitenlandse werknemers. Het gebruik van checklists of overleg met immigratie-experts kan helpen om niets te missen.

Vertragingen in de verwerking van visa in Thailand

Soms duren werkvisa of vergunningen langer dan verwacht om te worden goedgekeurd. Dit kan komen door achterstanden, extra controle op een aanvraag, of politieke veranderingen die immigratieregels beïnvloeden. Werkgevers moeten startdata en projectplanningen met een buffer plannen. Het is beter een vertraging te anticiperen dan te veronderstellen dat een buitenlandse werknemer onmiddellijk kan beginnen. Contact opnemen met Thaise immigratie via de juiste kanalen en vroegtijdig aanvragen zijn de beste strategieën, maar geduld is vereist.

Quota-beperkingen voor buitenlandse aanstellingen in Thailand

Thailand vereist doorgaans dat bedrijven een ratio handhaven van Thai-naar-buitenlandse werknemers (meestal vier Thai voor elke buitenlandse werknemer, zoals eerder vermeld). Als uw bedrijf klein is of net in Thailand is begonnen, kan deze quota het aantal expats dat u kunt sponsoren beperken. Er zijn uitzonderingen, zoals voor door BOI gepromote bedrijven of bepaalde industrieën, maar in het algemeen moet u lokale werknemers naast buitenlandse aannemen. Dit is zowel een nalevingskwestie als een overweging voor personeelsplanning. Het kan invloed hebben op welke functies u besluit te verplaatsen of te vullen met expats versus lokale werknemers.

Tip: Om deze uitdagingen te overwinnen, werken veel bedrijven samen met lokale serviceproviders of global mobility-experts die gespecialiseerd zijn in Thai immigration. Zij kunnen helpen met vertalingen, naleving garanderen, aanvragen versnellen waar mogelijk, en adviseren over quota of andere lokale regels. Daarnaast helpt open communicatie met uw buitenlandse kandidaten/werknemers over het proces, de planning en benodigde documenten om verwachtingen te managen en stress te verminderen.

Visums in Thailand Gemakkelijk Maken met een Employer of Record (EOR)

Voldoen aan alle regelgeving voor werkvergunningen en visa in Thailand kan een complex en tijdrovend proces zijn. Voor sommige werkgevers, vooral degenen die voor het eerst internationaal aannemen, kan het overweldigend zijn om entiteit op te zetten, immigratiedocumenten te regelen, salarisadministratie te doen en continu te voldoen. Hier komt een Employer of Record (EOR) service van pas, die zeer waardevol kan zijn bij het aannemen in Thailand.

Een EOR is in wezen een derde partij die de juridische werkgever wordt in Thailand voor uw internationale werknemer, terwijl de persoon daadwerkelijk voor uw bedrijf werkt. Een betrouwbare EOR (zoals een platform voor global employment) kan alle administratieve en juridische stappen van tewerkstelling in Thailand voor u afhandelen. Dit omvat het sponsoren van de werkvisum en vergunning, het uitvoeren van salarisadministratie in lokale valuta, het inhouden van belastingen, en het zorgen dat alles volgens de Thaise wet gebeurt.

De voordelen van een EOR zijn aanzienlijk, vooral voor bedrijven zonder bestaande dochteronderneming in Thailand. Ten eerste hoeft u geen lokale entiteit op te zetten, wat tijd en kosten bespaart. De EOR’s lokale bedrijf neemt de werknemer aan en detacheren ze bij uw organisatie, zodat u uw teamlid veel sneller operationeel hebt. Ten tweede zijn EOR’s experts in lokale HR-naleving—ze zorgen dat u binnen de Thaise arbeidsregels blijft, en voorkomen zware boetes of juridische problemen door fouten. Ze regelen arbeidscontracten in het Thais, verplichte voordelen, sociale zekerheidsbijdragen, en alle aangiftes die anders een toegewijd lokaal HR-team vereisen.

Bovendien, als u iemand slechts voor een kort project of als Contractor nodig hebt, kan een EOR dat ook regelen. Ze kunnen de persoon als conforme contractor of vast-termijnwerker inzetten en zorgen dat er geen risico is op misclassificatie onder de Thaise wet. In essentie laat de EOR-oplossing u zich richten op het werk van de persoon en hun integratie in uw team, terwijl de EOR zich bekommert om de juridische en bureaucratische kant van tewerkstelling.

Veel internationale werkgevers gebruiken EOR-diensten om hun wereldwijde aanstellingen in Thailand en elders te beheren, omdat het de wereldwijde expansie stroomlijnt. Of u nu één werknemer in Bangkok hebt of een heel team over grenzen heen bouwt, het gebruik van een EOR betekent dat experts de lastige onderdelen van immigratie en arbeidsnaleving afhandelen, wat u uiteindelijk rust en kostenbesparing oplevert.

Efficiënt Verhuizen van Werknemers met Rivermate’s Visumondersteuning

Het verhuizen van een werknemer naar Thailand hoeft geen ontmoedigende taak te zijn. Rivermate, een toonaangevende global EOR-provider, biedt speciale visa en immigratieondersteuning om werkgevers zoals u te helpen het Thai werkvergunningproces soepel te laten verlopen. Ons team van experts beheert de volledige aanvraag voor werkvisum en vergunning namens u—van het voorbereiden van documentatie en verkrijgen van benodigde goedkeuringen tot het garanderen van 100% naleving van Thaise regelgeving bij elke stap. Door gebruik te maken van Rivermate’s diensten, kunt u talent snel en efficiënt naar Thailand verhuizen, zonder de gebruikelijke stress en onzekerheid.