Navigeren door employment termination in Hong Kong vereist een grondig begrip van het juridische kader dat de werkgever-werknemerrelaties regelt. De Employment Ordinance (EO) legt de minimale vereisten vast voor het beëindigen van een arbeidsovereenkomst, of dit nu door de werkgever of de werknemer wordt geïnitieerd. Het naleven van deze regelgeving is cruciaal voor werkgevers om compliance te waarborgen en potentiële geschillen of juridische uitdagingen te voorkomen.
Het correct beheren van het beëindigingsproces omvat het begrijpen van opzegtermijnen, het berekenen van eindbetalingen inclusief mogelijke ontslagvergoedingen of langetermijnbetalingen, en het zorgen dat de gronden voor beëindiging wettelijk correct zijn. Werkgevers moeten ook specifieke procedurele stappen volgen en zich bewust zijn van werknemersbeschermingen tegen oneerlijke of onwettige ontslagen.
Notice Period Requirements
De vereiste opzegtermijn voor het beëindigen van een arbeidsovereenkomst in Hong Kong hangt af van de voorwaarden van het individuele contract en de duur van de dienstverband. Als de arbeidsovereenkomst een opzegtermijn specificeert, geldt die periode, mits deze niet korter is dan de wettelijke minimum. Als het contract geen opzegtermijn vermeldt, geldt de wettelijke minimum.
Voor arbeidsovereenkomsten die doorlopend zijn (waarbij een werknemer ten minste 4 weken voor dezelfde werkgever heeft gewerkt, met minimaal 18 uur per week), zijn de minimale opzegtermijnen als volgt:
| Contracttype | Diensttijd | Minimale opzegtermijn |
|---|---|---|
| Contract met specificatie van opzegtermijn | Elke | Zoals gespecificeerd in het contract (moet minimaal de wettelijke minimum zijn) |
| Contract zonder specificatie van opzegtermijn | Tijdens de eerste maand van dienst | Geen opzegging vereist door beide partijen |
| Contract zonder specificatie van opzegtermijn | Na de eerste maand van dienst | Niet minder dan 7 dagen opzegging |
| Maandelijks betaalde werknemer (doorlopend contract) | Na proeftijd (indien aanwezig) of na eerste maand | Eén maand opzegging (berekend vanaf de dag dat de opzegging wordt gegeven tot de dag vóór dezelfde datum in de volgende maand) |
Partijen kunnen het contract beëindigen door een betaling in plaats van opzegging. De betaling in plaats van opzegging wordt berekend op basis van het gemiddelde dag- of maandloon van de werknemer over de 12 maanden voorafgaand aan de datum van beëindiging.
Severance Pay and Long Service Payment
In Hong Kong kunnen werknemers onder een doorlopend contract bij beëindiging recht hebben op ofwel Severance Pay (SP) of Long Service Payment (LSP), maar meestal niet op beide. De geschiktheid hangt af van de reden voor beëindiging en de diensttijd van de werknemer.
Een werknemer heeft doorgaans recht op Severance Pay als hij onder een doorlopend contract minimaal 24 maanden heeft gewerkt en wordt ontslagen wegens herstructurering, of wordt ontslagen.
Een werknemer heeft doorgaans recht op Long Service Payment als hij onder een doorlopend contract minimaal 5 jaar heeft gewerkt en zijn dienstverband wordt beëindigd om redenen anders dan ernstig wangedrag of herstructurering, of als hij overlijdt tijdens dienst, of als hij ontslag neemt wegens ziekte of ouderdom.
De formule voor de berekening van zowel SP als LSP is hetzelfde:
(Laatste volledige maandloon OF gemiddeld maandloon over de afgelopen 12 maanden, afhankelijk van wat hoger is) x 2/3 x Dienstjaren
- Dienst voor een onvolledig jaar wordt pro rata berekend.
- Het maximale bedrag van SP of LSP dat betaald kan worden, is begrensd. Volgens het huidige kader dat naar verwachting in 2025 van toepassing zal zijn, is het maximale bedrag HK$390.000.
- Bijdragen aan de Mandatory Provident Fund (MPF) door de werkgever kunnen worden gebruikt om het bedrag van de te betalen SP of LSP te compenseren.
Grounds for Termination
Een werkgever kan een arbeidsovereenkomst beëindigen op basis van verschillende gronden, die broadly kunnen worden gecategoriseerd als beëindiging met oorzaak (summary dismissal) en beëindiging zonder oorzaak.
Beëindiging zonder oorzaak: Dit is de meest voorkomende vorm van beëindiging waarbij de werkgever het contract beëindigt door de vereiste opzegging of betaling in plaats van opzegging te geven. Er is niet strikt een specifieke "oorzaak" gerelateerd aan wangedrag of prestaties van de werknemer vereist, mits de juiste opzegging of betaling wordt verstrekt. Echter, de beëindiging mag niet onwettig of discriminerend zijn.
Beëindiging met oorzaak (Summary Dismissal): Een werkgever kan een werknemer zonder opzegging of betaling in plaats van opzegging ontslaan als de werknemer:
- Opzettelijk een wettelijk en redelijk bevel niet opvolgt.
- Schuldig is aan wangedrag dat niet verenigbaar is met de juiste en loyale uitvoering van zijn taken.
- Schuldig is aan fraude of onethisch gedrag.
- Gewoonlijk nalatig is in zijn taken.
- Een andere handeling verricht waarbij blijkt dat de werknemer ongeschikt is voor de functie die hij bekleedt.
Samenvattend ontslag is een ernstige maatregel en mag alleen worden gebruikt bij ernstig wangedrag. De werkgever moet in staat zijn het ernstige wangedrag van de werknemer te bewijzen.
Procedural Requirements for Lawful Termination
Om te zorgen dat een beëindiging wettelijk correct is, moeten werkgevers specifieke procedures volgen:
- Voorzie Correcte Opzegging of Betaling in Plaats: Zorg dat de juiste opzegtermijn wordt gegeven of dat de overeenkomstige betaling wordt gedaan volgens het contract en de Employment Ordinance.
- Bereken en Betaal Eindvergoedingen: Dit omvat:
- Lonen verdiend tot de datum van beëindiging.
- Betaling in plaats van opzegging (indien van toepassing).
- Pro-rata jaarlijkse vakantie-uitkering voor opgebouwde maar niet opgenomen verlof.
- Eventuele openstaande vakantiegeld of ziektevergoeding.
- Severance Pay of Long Service Payment (indien van toepassing en gerechtigd).
- Voorzie Vereiste Documentatie:
- Een schriftelijke beëindigingsbrief waarin de ingangsdatum van beëindiging duidelijk wordt vermeld.
- Een verklaring van de eindbetalingen.
- Referentiebrief (indien door de werknemer aangevraagd, hoewel niet wettelijk verplicht tenzij in het contract of bedrijfsbeleid vermeld).
- Documenten van het MPF-regime voor de stopzetting van bijdragen.
- MPF Bijdragen: Zorg dat de definitieve MPF-bijdragen binnen de wettelijke termijn worden gedaan.
- Teruggave van Bedrijfsbezittingen: Regel dat de werknemer bedrijfsbezittingen teruggeeft.
Veelvoorkomende valkuilen zijn het verkeerd berekenen van opzeggeld of eindvergoedingen, het niet verstrekken van een duidelijke beëindigingsbrief, of het ontbreken van voldoende bewijs om summary dismissal te ondersteunen.
Employee Protections and Wrongful Dismissal
De Employment Ordinance biedt aanzienlijke bescherming aan werknemers tegen oneerlijk of onwettig ontslag. Een beëindiging kan als onrechtmatig of onwettig worden beschouwd indien deze:
- plaatsvindt terwijl de werknemer op betaalde ziekteverlof is.
- plaatsvindt terwijl de werknemer op moederschapsverlof is (voor vrouwelijke werknemers).
- te wijten is aan het geven van bewijs of informatie in procedures onder de EO.
- te wijten is aan deelname van de werknemer aan vakbondsactiviteiten.
- discriminerend is op basis van geslacht, handicap, gezinsstatus of ras onder relevante anti-discriminatiewetgeving.
- onredelijk ontslag inhoudt (ontslag zonder geldige reden zoals gedefinieerd door de EO, van toepassing na een kwalificatieperiode).
Als een beëindiging als onrechtmatig of onwettig wordt vastgesteld, kan een werknemer recht hebben op remedies zoals herplaatsing, heraanstelling of schadevergoeding. Werkgevers dienen in complexe beëindigingszaken juridisch advies in te winnen om risico's te beperken.
