Navigeren door de complexiteit van loonadministratie en belastingnaleving is een cruciaal aspect van het in dienst nemen van personen in Colombia. Het belastingstelsel van het land omvat verplichtingen voor zowel werkgevers als werknemers, waaronder sociale zekerheidsbijdragen, inhoudingen op inkomstenbelasting en diverse rapportageverplichtingen. Het begrijpen van deze regelgeving is essentieel voor het waarborgen van naleving en het vermijden van mogelijke boetes.
Het belastingkader van Colombia wordt voornamelijk beheerd door de Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Het werkt op basis van zelfevaluatie voor inkomstenbelasting, waarbij werkgevers een belangrijke rol spelen in het innen van belastingen via verplichte inhoudingsmechanismen. Sociale zekerheidsbijdragen worden beheerd via een systeem dat verschillende entiteiten omvat die verantwoordelijk zijn voor gezondheidszorg, pensioenen en andere sociale voordelen. Voor 2025 blijft de fundamentele structuur grotendeels hetzelfde, maar zullen specifieke drempels en waarden, met name die gekoppeld aan de Unidad de Valor Tributario (UVT), worden bijgewerkt door de DIAN eind 2024. De hier verstrekte informatie is gebaseerd op het huidige juridische kader dat wordt verwacht voor 2025, met gebruik van de meest recente beschikbare UVT-waarden voor illustratieve doeleinden waar nodig.
Employer Social Security and Payroll Tax Obligations
Werkgevers in Colombia zijn verantwoordelijk voor het bijdragen aan verschillende sociale zekerheids- en parafiscale fondsen namens hun werknemers. Deze bijdragen worden berekend op basis van het maandloon van de werknemer, tot een maximumlimiet, die gewoonlijk is vastgesteld op 25 keer het minimum maandelijks loon of 25 UVT, afhankelijk van de specifieke bijdrage.
De belangrijkste werkgeversbijdragen omvatten:
- Gezondheid (EPS - Entidad Promotora de Salud): Werkgevers dragen een percentage van het salaris van de werknemer bij aan het gezondheidssysteem.
- Pensioen (AFP - Administradora de Fondos de Pensiones): Werkgevers dragen een percentage van het salaris van de werknemer bij aan hun pensioenfonds.
- Gezinsbijslagfonds (Caja de Compensación Familiar): Werkgevers dragen een percentage bij aan deze fondsen, die sociale voordelen bieden aan werknemers en hun gezinnen.
- SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje): Bijdrage aan de nationale opleidingsdienst.
- ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar): Bijdrage aan het nationale welzijnsinstituut voor gezinnen.
- ARL (Administradora de Riesgos Laborales): Bijdrage aan arbeidsrisicoverzekering. Het tarief varieert afhankelijk van het risiconiveau dat verbonden is aan de baan van de werknemer.
Bepaalde werkgevers kunnen vrijgesteld zijn van bijdragen aan SENA en ICBF, evenals een deel van de gezondheidsbijdrage, indien zij voldoen aan specifieke criteria met betrekking tot het salarisniveau van werknemers (bijvoorbeeld werknemers die minder verdienen dan 10 keer het minimum maandelijks loon) en niet onderworpen zijn aan inkomstenbelasting onder het speciale belastingregime (Régimen Tributario Especial).
Hier volgt een algemeen overzicht van de typische werkgeversbijdragepercentages (gebaseerd op de huidige wetgeving die wordt verwacht voor 2025, onder voorbehoud van wijzigingen):
| Type bijdrage | Werkgeverspercentage | Werknemerspercentage | Basisloonlimiet (ongeveer) |
|---|---|---|---|
| Gezondheid (EPS) | 8,5% | 4% | 25 UVT / 25 Minimum Wages |
| Pensioen (AFP) | 12% | 4% | 25 UVT / 25 Minimum Wages |
| Gezinsbijslagfonds | 4% | 0% | 25 UVT / 25 Minimum Wages |
| SENA | 0% of 2% | 0% | N.v.t. |
| ICBF | 0% of 3% | 0% | N.v.t. |
| ARL (Arbeidsrisico's) | 0,522% - 6,96% | 0% | 25 UVT / 25 Minimum Wages |
| Solidarity Pensioenfonds (FSP) | 0% | 1% - 2% | > 4 Minimum Wages |
Opmerking: De SENA- en ICBF-tarieven kunnen 0% zijn voor werkgevers die voldoen aan de hierboven genoemde vrijstellingscriteria. Het ARL-tarief hangt af van het risiconiveau (I tot V). Het Solidarity Pensioenfonds is een werknemersbijdrage voor hogere verdieners.
Deze bijdragen worden doorgaans maandelijks betaald via het Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA)-systeem.
Income Tax Withholding Requirements
Werkgevers zijn verplicht om inkomstenbelasting (Retención en la Fuente) in te houden op de maandelijkse salarissen van hun werknemers. Deze inhouding dient als vooruitbetaling op de jaarlijkse inkomstenbelastingplicht van de werknemer. De berekening is gebaseerd op het maandelijkse belastbare inkomen van de werknemer, met toepassing van een progressief belastingtariefschema.
Het belastbare inkomen wordt vastgesteld nadat verplichte bijdragen (gezondheid en pensioen) en bepaalde toegestane aftrekken en vrijstellingen van het brutoloon zijn afgetrokken. Veel voorkomende aftrekken en vrijstellingen omvatten:
- Verplichte gezondheids- en pensioenbijdragen (werknemersdeel).
- Afhankelijkheidsaftrekken (beperkt).
- Rente betaald op hypothecaire leningen (beperkt).
- Vrijwillige bijdragen aan pensioenfondsen (beperkt).
- Vrijwillige bijdragen aan gezondheidsbesparingsrekeningen (beperkt).
- Een algemene vrijstelling ter waarde van 25% van het bruto arbeidsinkomen (beperkt).
De maandelijkse inhoudingsbelasting wordt berekend met behulp van een tabel gebaseerd op UVT-waarden. Het belastingtarief stijgt naarmate het belastbare inkomen de specifieke UVT-drempels overschrijdt.
Hier volgt een illustratief voorbeeld van een mogelijke structuur van een maandelijkse inkomstenbelastinginhoudingstabel voor 2025 (gebaseerd op de huidige wet en UVT-structuur, specifieke UVT-waarden voor 2025 worden nog bijgewerkt):
| Inkomensbereik (in UVT) | Marginaal belastingtarief | Belasting op ondergrens (in UVT) |
|---|---|---|
| 0 tot 95 | 0% | 0 |
| > 95 tot 150 | 19% | 0 |
| > 150 tot 360 | 28% | 10,45 |
| > 360 tot 640 | 33% | 69,25 |
| > 640 tot 940 | 35% | 161,65 |
| > 940 tot 1.300 | 37% | 266,65 |
| > 1.300 | 39% | 400,45 |
Opmerking: De daadwerkelijke UVT-waarde voor 2025 wordt gepubliceerd door DIAN. De berekening omvat het omzetten van het maandelijkse belastbare inkomen naar UVT, het vinden van de bijbehorende range en het toepassen van de formule: (Belastbaar Inkomen in UVT - Ondergrens UVT) * Marginaal Tarief + Belasting op Ondergrens UVT.
Werkgevers moeten deze berekening maandelijks uitvoeren en de ingehouden bedragen afdragen aan de DIAN.
Employee Tax Deductions and Allowances
Werknemers kunnen profiteren van verschillende aftrekken en toeslagen die hun belastbaar inkomen verminderen voor zowel de maandelijkse inhoudingsbelasting als hun jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting. Deze zijn onderworpen aan specifieke limieten, vaak uitgedrukt in UVT of als percentage van het inkomen.
Belangrijke aftrekken en toeslagen voor werknemers zijn onder andere:
- Verplichte gezondheids- en pensioenbijdragen: Het deel van de werknemer (elk 4%) is volledig aftrekbaar.
- Afhankelijkheden: Een aftrek is toegestaan voor afhankelijkheden (partner, kinderen, ouders) die aan specifieke criteria voldoen, meestal beperkt tot een bepaald percentage van het inkomen of een UVT-limiet per maand.
- Rente op hypothecaire leningen: Rente betaald op leningen voor huisvesting is aftrekbaar, onderworpen aan een jaarlijkse UVT-limiet.
- Vrijwillige pensioenbijdragen (APV): Bijdragen aan vrijwillige pensioenfondsen zijn aftrekbaar, onderworpen aan limieten (percentage van inkomen en jaarlijkse UVT-limiet).
- Vrijwillige bijdragen aan gezondheidsbesparingsrekeningen (AFC): Bijdragen aan aangewezen gezondheidsbesparingsrekeningen zijn aftrekbaar, onderworpen aan limieten (percentage van inkomen en jaarlijkse UVT-limiet).
- Bepaalde uitgaven: Beperkte aftrekken kunnen beschikbaar zijn voor bepaalde onderwijs- of gezondheidskosten, hoewel de regels en limieten kunnen variëren.
- 25% Vrijgesteld Inkomen: Een algemene vrijstelling ter waarde van 25% van het bruto arbeidsinkomen is van toepassing na aftrek van verplichte bijdragen en andere aftrekken, onderworpen aan een jaarlijkse UVT-limiet.
Het is belangrijk dat werknemers hun werkgever de benodigde documentatie verstrekken om deze aftrekken voor de maandelijkse inhoudingsbelasting te claimen. Voor de jaarlijkse inkomstenbelastingaangifte moeten werknemers alle relevante certificaten en bonnetjes verzamelen.
Tax Compliance and Reporting Deadlines
Werkgevers in Colombia hebben verschillende voortdurende belastingnalevings- en rapportageverplichtingen:
- Maandelijkse sociale zekerheids- en parafiscale bijdragen: Betaling is maandelijks verschuldigd via het PILA-systeem. Deadlines variëren op basis van het NIT van de werkgever.
- Maandelijkse inkomstenbelastinginhouding (Retención en la Fuente): De bedragen die worden ingehouden op de salarissen van werknemers moeten maandelijks worden gerapporteerd en afgedragen aan de DIAN. Deadlines variëren op basis van het NIT van de werkgever.
- Jaarlijkse informatieaangiften (Medios Magnéticos): Werkgevers moeten jaarlijkse rapporten indienen bij de DIAN met details over betalingen aan werknemers, contractors en leveranciers, evenals ingehouden bedragen. Deze rapporten zijn meestal verschuldigd in de eerste maanden van het jaar volgend op het belastingjaar.
- Jaarlijkse inkomstenbelastingaangifte (voor werknemers): Werknemers wiens jaarlijkse inkomen of vermogen bepaalde drempels overschrijden, zijn verplicht een jaarlijkse inkomstenbelastingaangifte in te dienen. Hoewel dit de verantwoordelijkheid van de werknemer is, verstrekken werkgevers de benodigde inkomsten- en inhoudingscertificaten (Certificado de Ingresos y Retenciones). Aangiftetermijnen voor individuen liggen meestal in de tweede helft van het jaar, afhankelijk van de laatste cijfers van hun NIT.
Het bijhouden van organisatie en het naleven van deze deadlines is cruciaal voor het handhaven van de naleving.
Special Tax Considerations for Foreign Workers and Companies
Het in dienst nemen van buitenlandse werknemers of opereren als een buitenlands bedrijf in Colombia brengt specifieke belastingoverwegingen met zich mee:
- Belastingresidentie: De fiscale behandeling van buitenlandse werknemers hangt sterk af van hun belastingresidentiestatus in Colombia. Een persoon wordt over het algemeen als belastingresident beschouwd als hij of zij meer dan 183 dagen in een periode van 365 dagen in het land verblijft. Residenten worden belast op hun wereldwijde inkomen, terwijl niet-residenten doorgaans alleen op hun Colombiaanse broninkomen worden belast.
- Inhouding van belasting voor niet-residenten: Inkomen betaald aan niet-resident werknemers of contractors voor diensten geleverd in Colombia is onderworpen aan een vaste inhoudingsbelasting, meestal hoger dan de progressieve tarieven voor residenten, en met minder toegestane aftrekken.
- Dubbele belastingverdragen: Colombia heeft met verschillende landen verdragen gesloten ter voorkoming van dubbele belasting. Deze verdragen kunnen de belastingverplichtingen van buitenlandse werknemers en bedrijven beïnvloeden door vrijstelling van dubbele belasting en soms het aanpassen van inhoudingspercentages. Het is belangrijk om het relevante verdrag te raadplegen indien er een bestaat tussen Colombia en het land van herkomst van de werknemer of het bedrijf.
- Permanent Establishment: Een buitenlands bedrijf kan worden geacht een vaste inrichting in Colombia te hebben als het zakelijke activiteiten in het land uitvoert voor een aanzienlijke periode of via een afhankelijke agent. Dit kan vennootschapsbelasting in Colombia activeren.
- Immigratiestatus: De immigratiestatus van de werknemer is gekoppeld aan hun vermogen om legaal te werken en kan gevolgen hebben voor hun belasting- en socialezekerheidsverplichtingen.
Buitenlandse bedrijven die werknemers in Colombia in dienst nemen, of het nu lokaal of expat is, moeten deze complexiteiten navigeren, vaak met zorgvuldige planning rondom belastingresidentie, contractstructurering en naleving van zowel belasting- als immigratiewetgeving. Het gebruik van een Employer of Record kan deze processen vereenvoudigen door lokale loonadministratie, belasting en naleving namens de buitenlandse onderneming te regelen.
