Het beëindigen van een arbeidsrelatie in Canada vereist zorgvuldige overweging van zowel federale als provinciale arbeidswetten, die minimale normen vaststellen voor opzegtermijnen, ontslagvergoedingen en procedurele eerlijkheid. Werkgevers moeten deze regelgeving navigeren om naleving te waarborgen en het risico op onrechtmatig ontslag te minimaliseren. Het begrijpen van het juridische kader is cruciaal voor elk bedrijf dat actief is op de Canadese markt, of ze nu onder federale regelgeving vallen of onder provinciale jurisdictie.
Naleving omvat meer dan alleen het berekenen van het laatste salaris; het omvat het bieden van passende opzegging of betaling in plaats van opzegging, mogelijk ontslagvergoedingen, en het naleven van specifieke procedurele stappen. De vereisten kunnen aanzienlijk variëren afhankelijk van de duur van het dienstverband, de functie, leeftijd en de specifieke jurisdictie waarin de werknemer werkzaam is.
Opzegtermijnvereisten
Bij het beëindigen van een werknemer zonder reden in Canada, zijn werkgevers over het algemeen verplicht om redelijke opzegging of betaling in plaats van opzegging te bieden. Deze vereiste komt voort uit zowel wettelijke minimums vastgelegd in arbeidsnormenwetgeving (zoals de Canada Labour Code of provinciale Employment Standards Acts) als uit principes van het common law.
Wettelijke opzegtermijnen zijn minimums gebaseerd op de duur van het onafgebroken dienstverband van de werknemer. Deze minimums variëren per jurisdictie.
| Duur van onafgebroken dienst | Minimaal wettelijke opzegging (Voorbeeld: Ontario ESA) |
|---|---|
| 3 maanden tot minder dan 1 jaar | 1 week |
| 1 jaar tot minder dan 3 jaar | 2 weken |
| 3 jaar tot minder dan 4 jaar | 3 weken |
| 4 jaar tot minder dan 5 jaar | 4 weken |
| 5 jaar tot minder dan 6 jaar | 5 weken |
| 6 jaar tot minder dan 7 jaar | 6 weken |
| 7 jaar tot minder dan 8 jaar | 7 weken |
| 8 jaar of meer | 8 weken |
Opmerking: Wettelijke minimums variëren per provincie en federale jurisdictie. Deze tabel geeft een voorbeeld gebaseerd op Ontario's Employment Standards Act.
Het common law opzeggingstermijn wordt daarentegen door rechtbanken vastgesteld en is doorgaans genereuzer dan de wettelijke minimums. Het is gebaseerd op factoren vastgesteld in jurisprudentie, vaak aangeduid als de "Bardal factoren":
- Duur van het dienstverband
- Leeftijd van de werknemer
- Karakter van het dienstverband (positie/aanstellingsniveau)
- Beschikbaarheid van vergelijkbaar werk, rekening houdend met de ervaring, opleiding en kwalificaties van de werknemer
Tenzij een geldig arbeidscontract een andere, conforme opzeggingstermijn specificeert, geldt de standaard van het common law en kan dit resulteren in opzeggingstermijnen van enkele weken tot meer dan een jaar voor langdurige, senior werknemers.
Ontslagvergoedingen
Ontslagvergoedingen verschillen van opzegging of betaling in plaats van opzegging, hoewel de termen soms door elkaar worden gehaald. Wettelijke ontslagvergoedingen zijn een aanvullende aanspraak in sommige Canadese jurisdicties (zoals Ontario en op federaal niveau) voor werknemers die aan specifieke criteria voldoen, meestal gerelateerd aan diensttijd en de omvang van de loonlijst van de werkgever.
Bijvoorbeeld, onder de Ontario Employment Standards Act, heeft een werknemer recht op wettelijke ontslagvergoeding als hij vijf jaar of langer voor de werkgever heeft gewerkt en de werkgever een globale loonlijst van $2,5 miljoen of meer heeft, of als de werkgever binnen een periode van zes maanden 50 of meer werknemers ontslaat.
Wettelijke ontslagvergoedingen worden berekend op basis van de duur van het dienstverband van de werknemer.
| Duur van onafgebroken dienst | Minimaal wettelijke ontslagvergoeding (Voorbeeld: Ontario ESA) |
|---|---|
| 5 jaar of meer | 1 week loon per jaar dienst (pro rata voor gedeeltelijke jaren), max 26 weken |
Opmerking: Wettelijke ontslagvergoedingen zijn niet in alle provincies vereist en de geschiktheid/berekening varieert waar ze bestaan.
Net als bij opzegging kunnen ook op basis van het common law aanvullende ontslagvergoedingen vereist zijn bovenop de wettelijke minimums, als onderdeel van de algehele "redelijke opzegging" aanspraak. Het totale compensatiepakket bij ontslag zonder reden (of het nu gaat om werkende opzegging, betaling in plaats van opzegging, of een combinatie, plus eventuele wettelijke ontslagvergoedingen) moet voldoen aan of de wettelijke minimums en de common law standaard overtreffen, tenzij een geldig contract de aanspraken beperkt.
Gronden voor ontslag
Arbeidsrelaties in Canada kunnen om verschillende redenen worden beëindigd, breed gecategoriseerd als met of zonder oorzaak.
- Ontslag zonder oorzaak: Dit gebeurt wanneer de werkgever de arbeidsrelatie beëindigt om redenen die niet verband houden met wangedrag of slechte prestaties van de werknemer (bijvoorbeeld herstructurering, overbodigheid, verandering in bedrijfsbehoeften). In dit geval moet de werkgever de werknemer voorzien van de juiste opzegging of betaling in plaats van opzegging, en mogelijk ontslagvergoedingen, zoals wettelijk en op common law vereist.
- Ontslag met oorzaak: Dit gebeurt wanneer de werkgever de werknemer beëindigt wegens ernstig wangedrag, ongehoorzaamheid, aanhoudende slechte prestaties ondanks waarschuwingen, of andere fundamentele schendingen van het arbeidscontract. Ontslag met oorzaak is een hoge drempel om te voldoen. Als het wordt bewezen, is de werkgever doorgaans niet verplicht om opzegging of ontslagvergoeding te bieden. De bewijslast ligt bij de werkgever, en onvoldoende gronden of het ontbreken van een juiste procedure kunnen leiden tot een oordeel van onrechtmatig ontslag.
Het vaststellen van gegronde oorzaak vereist meestal het aantonen dat het gedrag van de werknemer onverenigbaar was met de fundamentele voorwaarden van de arbeidsrelatie. Bij prestatieproblemen omvat dit doorgaans een gedocumenteerde geschiedenis van waarschuwingen, verbeterkansen en ondersteuning aan de werknemer.
Procedurele vereisten voor wettelijk correct ontslag
Naast het berekenen van opzegging en ontslagvergoedingen, moeten werkgevers specifieke procedurele stappen volgen om een wettelijk correct ontslag te waarborgen.
| Stap | Beschrijving | Belangrijke documentatie/actie |
|---|---|---|
| Voorbereiden Ontslagbrief | Duidelijk de ingangsdatum van ontslag vermelden en of het met of zonder oorzaak is. | Schriftelijke ontslagbrief. |
| Bereken Eindloon | Inclusief alle openstaande lonen, vakantiegeld en eventuele toepasselijke opzegging of ontslagvergoedingen. | Gedetailleerde eindafrekening. |
| Uitgifte Record of Employment (ROE) | Vereist voor werknemers om een aanvraag voor Employment Insurance (EI) benefits te doen. Binnen bepaalde termijnen uitgeven. | Elektronische of papieren ROE ingediend bij Service Canada. |
| Bied Opzegging/Betaling in Plaats | Bij ontslag zonder oorzaak, zorg dat de werknemer de vereiste wettelijke en common law aanspraken krijgt. | Documentatie van werkende opzegging of berekening van betaling in plaats van opzegging. |
| Regel Voortzetting van Voordelen | Bepalen of voordelen (gezondheid, tandarts, etc.) tijdens de opzegging worden voortgezet of dat een gelijkwaardige vergoeding wordt gegeven. | Communicatie over status en einddatum voordelen. |
| Teruggave Bedrijfseigendommen | Regelen dat bedrijfsmiddelen (laptops, sleutels, etc.) worden geretourneerd. | Checklist van bedrijfseigendommen. |
| Verwijzing naar Vertrouwelijkheid/Restrictieve Bedingen | De werknemer herinneren aan eventuele voortdurende verplichtingen onder hun arbeidsovereenkomst. | Verwijzing naar relevante clausules in de arbeidsovereenkomst. |
| Documentatie bij Oorzaak | Bij ontslag om oorzaak, zorgen dat alle prestatiebeoordelingen, waarschuwingen en bewijs van wangedrag zijn verzameld. | Prestatieverbeteringsplannen, schriftelijke waarschuwingen, onderzoeksnotities, getuigenverklaringen. |
Goede documentatie is cruciaal, vooral bij ontslag om oorzaak of bij mogelijke geschillen.
Bescherming van werknemers tegen wrongful dismissal
De Canadese wet biedt aanzienlijke bescherming voor werknemers tegen wrongful dismissal. Wrongful dismissal gebeurt wanneer een werkgever een werknemer beëindigt zonder voldoende opzegging (of betaling in plaats van opzegging) of ontslagvergoedingen zoals wettelijk en op common law vereist, of wanneer een werkgever beweert dat er gegronde oorzaak is maar dit niet kan bewijzen.
Een andere vorm van wrongful dismissal is constructieve ontslag, dat zich voordoet wanneer een werkgever ingrijpende, unilaterale wijzigingen aan de fundamentele voorwaarden van het dienstverband aanbrengt (zoals loon, functie of locatie) die de werknemer dwingen te ontslaan.
Als een werknemer wrongful dismissed wordt, kan hij de werkgever aanklagen voor schadevergoeding, meestal met het oog op compensatie gelijk aan de opzegging en ontslagvergoedingen die hij had moeten ontvangen onder common law. Rechtbanken beoordelen de Bardal factoren om de juiste opzeggingstermijn te bepalen.
Veelvoorkomende valkuilen voor werkgevers die leiden tot wrongful dismissal claims zijn onder andere:
- Het niet bieden van voldoende opzegging of betaling in plaats van opzegging (onderwaardering van de common law entitlement).
- Ontslag om oorzaak zonder voldoende gronden of documentatie.
- Het niet volgen van interne beleidslijnen of het niet bieden van progressieve discipline.
- Het maken van unilaterale, fundamentele wijzigingen in arbeidsvoorwaarden.
- Slechte communicatie of afhandeling van het ontslaggesprek.
Om het risico te minimaliseren, moeten werkgevers altijd zorgen dat ze de toepasselijke wettelijke vereisten begrijpen, de potentiële common law opzeggingstermijn inschatten, grondige documentatie bijhouden en overwegen om juridisch advies in te winnen voordat ze overgaan tot ontslag, vooral bij langdurige werknemers of complexe situaties.
