Werkvergunningen en visa in Canada

Werkvergunning en Visa in Canada: Een Complete Gids voor Werkgevers

Canada's sterke economie, hoge kwaliteit van leven en inclusieve cultuur maken het een aantrekkelijke bestemming voor internationaal talent. Werkgevers in diverse sectoren kijken steeds vaker naar het buitenland om vaardigheden te vervullen en groei te stimuleren. Echter, Canada heeft gedetailleerde immigratievoorschriften, en het aannemen of verplaatsen van een buitenlandse werknemer vereist zorgvuldige planning.

Fouten kunnen kostbaar zijn – van vertragingen bij de aanvraag tot zware boetes voor niet-naleving. Om te profiteren van Canada's talentenpool terwijl men volledig compliant blijft, moeten werkgevers begrip hebben van visa, werkvergunningen en alle gerelateerde regelgeving. Deze gids legt uit waarom immigratiecompliance belangrijk is, wie een vergunning nodig heeft, de typen vergunningen en visa die relevant zijn voor werkgevers, de geschiktheidsvereisten en verplichtingen voor elk type, en praktische stappen om soepel buitenlandse werknemers te huren en in te werken in Canada.

Wie Heeft een Visa of Werkvergunning in Canada Nodig?

Canadese burgers en permanente inwoners kunnen te allen tijde zonder restricties in Canada werken. Als uw nieuwe medewerker geen Canadese burger of permanente inwoner is, heeft hij of zij doorgaans een werkvergunning nodig om in Canada te werken. (Opmerking: werkvergunningen zijn arbeidsdocumenten, geen reisvisa.) De geschiktheid van een buitenlandse nationaliteit om te werken hangt af van hun status en de duur/doel van hun verblijf.

In eenvoudige termen moet elke buitenlandse nationaliteit die daadwerkelijk werkzaamheden verricht voor een Canadese werkgever, beschikken over een geldige werkvergunning. Echter, niet elke buitenlandse nationaliteit heeft een reisvisum nodig (een visum is puur voor toegang). In feite hebben inwoners van visumvrije landen (zoals de VS, VK, veel EU-landen en anderen) alleen een Elektronische Reisautorisatie (eTA) nodig of kunnen simpelweg als bezoeker arriveren; maar zelfs zij moeten een werkvergunning bezitten om in dienst te treden.

Korte zakelijke bezoeken (voor vergaderingen of training) vereisen vaak geen werkvergunning als de persoon technisch gezien een “zakenbezoeker” is, maar elke buitenlandse nationaliteit die werkt (bv. verkopen, diensten leveren of hands-on werkzaamheden in Canada uitvoeren), heeft zowel een geldige werkvergunning als, indien van toepassing, een visa of eTA nodig. Dit betekent dat voordat iemand daadwerkelijk met werkzaamheden begint, het bedrijf hun status moet verifiëren.

De Canadese immigratiewetgeving maakt duidelijk dat, terwijl een visum de toegang dekt, de werkvergunning het document is dat arbeid toestaat. Met andere woorden, geen buitenlandse werknemer mag legaal op de loonlijst staan in Canada zonder de juiste werkvergunning, zelfs niet als hij of zij met een eTA of visum is binnengekomen.

Voor langdurige functies verkrijgen buitenlandse nationaliteiten meestal vooraf een werkvergunning voordat ze naar Canada komen (door aanvraag bij een Canadese visumafdeling of online). In sommige gevallen kan een buitenlandse werknemer zich bij de Canadese grens (toegangspoort) aanmelden, als ze uit een visumvrije land komen en de baan van tevoren hebben geregeld. Maar in alle gevallen moeten werkgevers de regels controleren.

Bijvoorbeeld, bepaalde internationale overeenkomsten (zoals CUSMA/USMCA) staan intra-company transfers en professionals toe om vanuit Canada te solliciteren onder versimpelde voorwaarden. Belangrijkste punten hier zijn: Canadese burgers & permanente inwoners: geen vergunning nodig; zij zijn automatisch bevoegd om te werken.

Andere buitenlandse nationaliteiten: moeten een werkvergunning hebben om te werken, en vaak ook een visa/eTA om binnen te komen. Elke buitenlandse werknemer heeft een werkvergunning nodig.

Korte bezoeken vs. werk: Deelname aan vergaderingen of conferenties vereist mogelijk geen vergunning, maar werkzaamheden uitvoeren altijd wel.

Grensaanvragen: Inwoners van visumvrije landen kunnen in aanmerking komen voor een werkvergunning bij binnenkomst (toegangspoort) als ze aan de criteria voldoen. Anders moet de vergunning vooraf worden geregeld. Het begrijpen van deze basisprincipes – burgerschap/PR vs. buitenland, werkvergunning vs. reisvisum – is essentieel voor compliance en een vlotte aanwerving.

Overzicht van Canadese Werkvergunningen en Visa Relevant voor Werkgevers

De Canadese immigratie biedt vele routes voor buitenlandse werknemers. Werkgevers moeten de hoofdprogramma’s kennen die het mogelijk maken internationaal talent te werven. Hieronder volgen de belangrijkste werkvergunning- en visacategorieën die het vaakst voorkomen bij het overplaatsen van medewerkers naar Canada:

Temporary Foreign Worker Program (TFWP) in Canada

Het TFWP is het voornaamste programma van Canada voor het aannemen van buitenlandse werknemers om arbeidskrapte op te vangen. Onder het TFWP moeten werkgevers een positieve Labour Market Impact Assessment (LMIA) verkrijgen van Employment and Social Development Canada (ESDC). De LMIA is een document dat bevestigt dat er geen Canadese burger of permanente inwoner beschikbaar is voor de baan en dat het aannemen van een buitenlandse werknemer een neutraal of positief effect heeft op de Canadese arbeidsmarkt.

Om een LMIA te verkrijgen, moet een werkgever doorgaans aantonen dat zij uitgebreide wervingsinspanningen hebben gedaan en voldoen aan voorwaarden omtrent lonen en arbeidsomstandigheden. (Per eind 2024 werden de LMIA-regels verscherpt: bijvoorbeeld, minimumloon thresholds werden met 20% verhoogd en attestaties door advocaten/CPAs worden niet meer geaccepteerd.)

Zodra de LMIA is goedgekeurd, betaalt de werkgever de vereiste LMIA-verwerkingskosten (momenteel CAD $1.000 per positie) en levert de bevestigingsbrief aan de werknemer. Pas dan kan de werknemer een werkgever-specifieke werkvergunning aanvragen. In de praktijk worden de meeste traditionele werkvergunningen in Canada via de TFWP-route verkregen: de werknemer vraagt online of bij een visumaanvraagbureau met het LMIA-nummer en hun baanaanbieding.

De verplichtingen van de werkgever onder TFWP zijn aanzienlijk: zij moeten de positie adverteren zoals instructies, eerlijke lonen bieden, een contract verstrekken en zich houden aan alle toezeggingen in de LMIA. Fouten (zoals betalen onder het beloofde loon) kunnen leiden tot sancties.

Global Talent Stream (GTS) in Canada

De Global Talent Stream (GTS) is een gespecialiseerde sub-route van het TFWP voor hooggekwalificeerde en innovatieve functies in Canada. GTS stelt gekwalificeerde Canadese bedrijven in staat snel LMIA’s te verkrijgen (vaak binnen twee weken) voor bepaalde beroepscategorieën op de Global Talent Occupations List. Het richt zich op technologische en R&D functies, of andere “unieke en gespecialiseerde” rollen.

Bedrijven die gebruik maken van GTS moeten een Labour Market Benefits Plan (LMBP) opstellen – een eentalig plan dat beschrijft hoe het aannemen van het buitenlandse talent positief zal inwerken op de Canadese arbeidsmarkt (bijvoorbeeld via banencreatie, training of kennisoverdracht). In tegenstelling tot de reguliere LMIA vereist de GTS vaak een verwijzing van een aangewezen Canadese partnerorganisatie. Maar het voordeel is snelle verwerking. Anders volgen GTS-aanvragen het LMIA-gebonden TFWP-proces.

International Mobility Program (IMP) in Canada

Het International Mobility Program is een overkoepeling voor alle werkvergunningen die LMIA-vrij (no LMIA nodig) zijn in Canada. In plaats van een beoordeling van arbeidsmarktvraagstukken, stelt het IMP werkgevers in staat werknemers te huren die onder brede categorieën vallen, vaak uit Nederlandse en reciproque overeenkomsten. Veelgebruikte IMP-stromen omvatten intra-company transfers (zie hieronder), bepaalde handels- en investeringsakkoorden (CUSMA/USMCA-beroepen en professionals, CETA- overeenkomsten, enz.), belangrijke voordelen voor Canada (bijvoorbeeld wereldwijde wetenschappers, onderzoekers), internationale uitwisselingsprogramma’s (co-op studenten, jongerenuitwisselingen), en unieke programma’s zoals Francophone Mobility en anderen.

Onder het IMP moet de werkgever wel een proces volgen, maar het is eenvoudiger: voordat de werknemer een vergunning aanvraagt, dient de werkgever een aanbod van werk via het IRCC Employer Portal in te dienen en te voldoen aan een werkgever-conformiteitstoeslag (€230 per werknemer). Dit creëert een werkgever-specifiek aanbodnummer. De werknemer gebruikt dat nummer om hun werkvergunning aan te vragen.

Omdat geen LMIA betrokken is, verloopt de aanvraag doorgaans sneller. (Bijvoorbeeld, de Francophone Mobility-stroom vrijwaart van LMIA voor Franstalige werknemers, en CUSMA-transferees kunnen snel online worden verwerkt.) Maar werkgevers blijven verplichtingen onder het IMP te houden: ze moeten zekerstellen dat ze aan de voorwaarden van de gekozen stroom voldoen en de arbeidsvoorwaarden respecteren. Als IRCC of ESDC een controle uitvoert, zullen zij controleren of de werkgever voldoet aan de beloofde lonen, werkzaamheden en andere toezeggingen.

Werkvergunning specifiek voor werkgever in Canada

Dit is een algemene term in plaats van een apart programma in Canada. Een werkgever-specifieke werkvergunning (ook genoemd gesloten werkvergunning) betekent dat de werkvergunning gekoppeld is aan één werkgever en één locatie. Dit zijn de vergunningen die worden afgegeven onder TFWP of bepaalde IMP-gevallen. Met zo’n vergunning mag de buitenlandse werknemer alleen werken voor de genoemde werkgever in de goedgekeurde rol en regio.

Wil de werknemer van baan veranderen of elders gaan werken, dan is een nieuwe vergunning vereist. De meeste op TFWP gebaseerde werkvergunningen zijn werkgever-specifiek. Werkgevers moeten beseffen dat deze vergunning de werknemer beperkt: als het bedrijf van adres of bedrijfsnaam verandert, of als de werknemer van rol wisselt, moet een bijgewerkte vergunning worden verkregen. (Bijvoorbeeld, de volgende categorie is een open vergunning, zonder werkgeverbeperking.)

Open Werkvergunning in Canada

Een open werkvergunning stelt een buitenlandse burger in staat voor elke werkgever in Canada te werken (met zeer beperkte uitzonderingen), zonder dat een specifieke jobaanbieding vereist is. Open vergunningen zijn niet gebruikelijk voor puur door werkgever gestuurde aanwervingen, maar ze dekken belangrijke gevallen die werkgevers moeten kennen:

Partner- & afgeleide open werkvergunningen: De echtgenoot of geregistreerde partner van een gekwalificeerde buitenlandse werknemer of internationale student kan in aanmerking komen voor een open werkvergunning. (Na januari 2025 wordt de geschiktheid beperkt tot echtgenoten van hooggekwalificeerde werknemers in bepaalde beroepen.) Dit betekent dat als uw nieuwe medewerker op een werkvergunning naar Canada komt, diens partner mogelijk ook mag werken voor u of een andere werkgever onder een open vergunning. Werkgevers hoeven meestal geen extra verplichtingen te vervullen voor het aannemen van een partner op een open vergunning, behalve hen te behandelen als elke Canadese werknemer.

Post-Graduation Work Permit (PGWP): Afgestudeerden van geaccrediteerde Canadese colleges of universiteiten kunnen een PGWP verkrijgen waarmee ze overal in Canada kunnen werken. De PGWP is technisch een open werkvergunning (geen werkgever vermeld), geldig tot 3 jaar afhankelijk van de studieduur. Werkgevers die een voormalige internationale student op een PGWP aannemen, hoeven geen extra papierwerk te doen – zij nemen hen gewoon aan als Canadese arbeidskrachten (de afgestudeerde heeft al toestemming om overal te werken). Dit is een zeer populaire route en stelt werkgevers in staat internationale studenten na afstuderen uit te proberen zonder een LMIA.

Open vergunningen tijdens PR-sponsoring: In sommige gevallen kan een buitenlandse burger in Canada die wordt gesponsord voor permanente verblijfplaats (bijvoorbeeld via spousal sponsorship of skilled worker programma's) een werkvergunning krijgen als tijdelijke maatregel (soms een “bridging open permit” genoemd). Deze zijn minder gebruikelijk in werkgever-discussies, maar bestaan wel. Hoewel open werkvergunningen veel flexibiliteit bieden, worden ze alleen toegekend onder specifieke voorwaarden. De werkgever moet zekerstellen dat de werknemer een geldige open vergunning heeft en IRCC informeren als de status van de werknemer verandert. In de praktijk vereisen open vergunningen zelden extra papierwerk van de werkgever, behalve mogelijk het intern noteren van de statuswijziging.

Intra-Company Transfer (ICT) in Canada

De ICT-categorie staat multinationale bedrijven toe bepaalde werknemers over te plaatsen naar een Canadese vestiging, dochteronderneming of verbonden bedrijf. Het betreft feitelijk een LMIA-vrije route onder het IMP (code C12 of C61). Gekwalificeerde werknemers omvatten managers, leidinggevenden of werknemers met gespecialiseerde kennis, die minstens een jaar bij het bedrijf in het buitenland werkzaam zijn (recente IRCC-richtlijnen verduidelijken de vereiste van één jaar). Er zijn twee subcategorieën: voor leidinggevenden/managers en voor medewerkers met gespecialiseerde kennis. De werkgever moet verbonden zijn (hoofd, dochter, vestiging of gelieerde partij) over de grens.

Aanvragen via ICT vermijden de LMIA, maar de werkgever moet de kwalificerende relatie en de rol van de werknemer aantonen. De werknemer vraagt een intra-company werkvergunning aan (vaak met categorienummers). De werkgever dient nog steeds het aanbod via het portaal in zoals vereist onder IMP. Eenmaal in Canada kan de werknemer alleen voor het gespecificeerde Canadese bedrijf werken. ICT is populair voor het overplaatsen van talent uit het buitenland, en het biedt tot drie jaar voor managers en tot vijf jaar voor werknemers met gespecialiseerde kennis (met verlengingen mogelijk).

Start-Up Visa Programma (Immigrant Entrepreneurs) in Canada

Hoewel geen tijdelijke werkvergunning, is Canada’s Start-Up Visa Programma relevant voor werkgevers die ondernemerschap willen aantrekken. Het richt zich op buitenlandse ondernemers met viable en innovatieve zakelijke ideeën. Onder dit programma, als de persoon een ondersteuningsbrief krijgt van een aangewezen Canadees durfkapitaalfonds, investeringsgroep of businessincubator, kunnen ze een aanvraag voor permanente verblijfstatus indienen.

De vereisten omvatten het bezit van minimaal 10% stemrechten in een gekwalificeerd bedrijf en het beschikken over voldoende investeringskapitaal. Bij goedkeuring verkrijgt de ondernemer (en hun familie) permanente verblijfstatus en kan hun bedrijf in Canada starten. Werkgevers kunnen hiermee in aanraking komen als ze iemand aannemen die een start-up backing heeft; het belangrijkste punt is dat zulke kandidaten een aparte immigratieroute volgen en sterk gemotiveerd zijn te verhuizen en lang in Canada te blijven. Elk van deze vergunningen en visa heeft eigen regels. De volgende sectie beschrijft de geschiktheidscriteria en wat werkgevers voor elk moeten doen.

Geschiktheidseisen en Verplichtingen voor Werkgevers voor Elk Vergunningstype in Canada

Om succesvol een buitenlandse werknemer in Canada te werk te stellen, moeten zowel de werknemer als de werkgever voldoen aan bepaalde criteria. Hier volgt een overzicht van de hoofdvergunningcategorieën en de bijbehorende vereisten en verplichtingen:

Verplichtingen onder het Temporary Foreign Worker Program (TFWP) in Canada

De werkgever moet aantonen dat er een echte behoefte is aan een buitenlandse werknemer. Dit omvat het uitvoeren van een Labour Market Impact Assessment (LMIA) aanvraag bij ESDC. Meestal moeten werkgevers de positie adverteren in Canada voor een bepaalde periode, de buitenlandse werknemer minstens het gangbare loon (of mediaanloon) voor die functie betalen, en goede arbeidsomstandigheden bieden.

ESDC geeft een positieve LMIA af als ze tevreden zijn. De werkgever betaalt de verwerkingskosten van de LMIA (momenteel CAD $1.000) per positie. Na goedkeuring gebruikt de werknemer deze om een werkvergunning aan te vragen. Na het aannemen moeten werkgevers alle beloften nakomen: bijvoorbeeld, lonen en werkzaamheden mogen niet worden versoberd, werknemers mogen geen wervingskosten worden aangerekend, en alle beloofde voordelen (zoals betaald verlof of huisvesting) moeten worden verstrekt. Werkgevers dienen gedetailleerde administratie bij te houden (loonbetalingen, functiewijzigingen, etc.) in geval van een audit. Niet-naleving kan leiden tot zware sancties.

Verplichtingen voor werkgever-specifieke werkvergunning in Canada

Indien de vergunning aan jouw bedrijf in Canada gekoppeld is, moet je een bijgewerkte aanbieding indienen bij wijzigingen van de baan. Bijvoorbeeld, het verplaatsen van de werknemer naar een nieuwe locatie of rol betekent vaak het aanvragen van een wijziging van de vergunning. In essentie: naleving van de vergunningvoorwaarden handhaven. De werknemer zal alleen voor jouw bedrijf op de vergunning staan, dus elke wijziging vereist IRCC-informatie.

Verplichtingen onder de Global Talent Stream in Canada

Een werkgever moet een Labour Market Benefits Plan (LMBP) ontwikkelen – een eenbladig plan waarin staat hoe het aannemen van dit talent Canada positief zal beïnvloeden (bijvoorbeeld via training, banencreatie, kennisoverdracht). Dit plan moet ondertekend zijn door de CEO. De verplichtingen in het LMBP zijn juridisch bindend en worden jaarlijks beoordeeld. Naast de standaard LMIA-verplichtingen, verplichten GTS-werkgevers zich tot deze extra benefits.

Verplichtingen onder het International Mobility Program (IMP) in Canada

Voor LMIA-vrije aanwervingen in Canada moeten werkgevers de Employer Compliance Fee ($230 per werknemer) betalen en een aanbod van werk indienen via IRCC’s Employer Portal voordat de werknemer een aanvraag doet. Dit creëert een aanbodnummer dat de werknemer bij hun vergunningaanvraag gebruikt.

Als je onder IMP werft, is geen LMIA of adverteren nodig, maar je moet wel zorgen dat de functie onder de vrijstellingscategorie valt (bijvoorbeeld, als het een CUSMA-beroep is, moet het overeenkomen met een van de opgesomde beroepen).

Werkgevers in Québec die via het Temporary Foreign Worker Program (dus met LMIA) aannemen, moeten ook een Quebec Acceptance Certificate (CAQ) verkrijgen van de immigratiedienst van Québec; voor IMP-aanvragen in Québec is een CAQ niet vereist. In alle gevallen onder IMP moet de werkgever op de lijst van conforme werkgevers staan en de werknemer niet uitbuiten (bijvoorbeeld, het is illegaal om een IMP-werknemer te laten werken voor striptease of vergelijkbaar werk).

Verplichtingen van een open werkvergunning in Canada

Meestal verkrijgt de werknemer dit, niet de werkgever. Bijvoorbeeld, als de partner van de werknemer een open vergunning krijgt, mag hij of zij voor elke werkgever werken, dus de werkgever hoeft hier niet veel extra te doen. Als de vergunning open is en al is goedgekeurd, hoeft de werkgever geen aanvraag via het portaal te doen of een LMIA te verkrijgen.

(Door nieuwe werknemers op PGWP’s is dat anders: het bedrijf behandelt hen als elke Canadese werknemer.) De hoofdverplichting hier is