Employer of Record in Colombia

Colombia biedt een aantrekkelijk landschap voor internationale bedrijven die hun talentenpool willen uitbreiden, met een gekwalificeerde beroepsbevolking en een groeiende economie. Het succesvol betrekken van werknemers in het land vereist echter een grondig begrip van de unieke arbeidswetten, het socialezekerheidssysteem en de belastingregels. Bedrijven die willen aannemen, moeten hun aanpak zorgvuldig evalueren om volledige naleving en operationele efficiëntie te waarborgen.

Bij het overwegen van het aannemen van werknemers in Colombia, hebben bedrijven doorgaans een paar hoofdwegen:

• Het opzetten van een lokale entiteit: Deze traditionele methode houdt in dat een wettelijk geregistreerd bedrijf wordt opgericht binnen Colombia, wat aanzienlijke voorafgaande investering in tijd en kapitaal vereist voor registratie, voortdurende juridische naleving, loonadministratie en human resources management.
• Samenwerken met een Employer of Record (EOR): Een EOR-service, zoals Rivermate, stelt bedrijven in staat om op een conforme manier werknemers in Colombia aan te nemen zonder dat zij een eigen lokale juridische entiteit hoeven te hebben. De EOR is wettelijk werkgever van het personeel, beheert alle lokale arbeidsverplichtingen terwijl het klantbedrijf volledige controle behoudt over de dagelijkse taken en operaties van de werknemer.
• Aannemen als zelfstandige contractor: Deze aanpak houdt in dat individuen worden betrokken als zelfstandige professionals in plaats van voltijdse werknemers. Hoewel het eenvoudiger lijkt, brengt het een aanzienlijk risico op misclassificatie met zich mee als de arbeidsrelatie lijkt op die van een werknemer, wat kan leiden tot ernstige juridische sancties en financiële aansprakelijkheden.

Hoe een EOR werkt in Colombia

Een Employer of Record in Colombia fungeert als je wettelijke werkgever voor je lokale team, en neemt alle bijbehorende aansprakelijkheden en administratieve lasten op zich. Deze uitgebreide service zorgt ervoor dat je operaties volledig compliant blijven met de Colombiaanse arbeidswetten en omvat doorgaans:

• Loon- en belastingadministratie: Zorgen voor een accurate en tijdige verwerking van salarissen, verplichte inhoudingen en de afdracht van alle relevante werkgevers- en werknemersbelastingen.
• Socialezekerheidsbeheer: Afhandelen van verplichte bijdragen aan gezondheidszorg (EPS), pensioen (AFP) en beroepsrisicoverzekering (ARL), naast fondsen voor gezinscompensatie en andere wettelijke betalingen.
• Opstellen van arbeidscontracten: Het opstellen en onderhouden van wettelijk conforme arbeidscontracten in het Spaans, afgestemd op de Colombiaanse regelgeving en specifieke functierollen.
• Benefits beheer: Het beheren van wettelijke voordelen zoals ontslagvergoeding (Cesantías), dienstgebonden bonussen (Prima de Servicios), betaald verlof en andere vergoedingen die door de Colombiaanse wet worden vereist.
• Naleving van arbeidswetgeving: Zorgen voor volledige naleving van alle aspecten van de Colombiaanse arbeidswet, inclusief werkuren, beëindigingsprocedures en werknemersrechten.

Voordelen voor bedrijven die willen aannemen in Colombia zonder een lokale entiteit op te richten

Het gebruik van een EOR-service biedt aanzienlijke voordelen voor bedrijven die hun personeelsbestand efficiënt en conform willen uitbreiden naar Colombia, zonder de verplichting van het oprichten van een lokale entiteit:

• Versnelde markttoetreding: Werknemers snel onboarden in Colombia, vaak binnen enkele dagen of weken, en zo het lange proces van lokale entiteitregistratie vermijden.
• Verminderde compliance risico’s: De complexiteit en potentiële juridische valkuilen van het navigeren door Colombia’s ingewikkelde arbeids-, loon- en belastingregels beperken.
• Kostenbesparing: Vermijd de aanzienlijke kosten die gepaard gaan met het opzetten van een entiteit, voortdurende juridische kosten en het opbouwen van een interne HR- en loonadministratie.
• Toegang tot divers talent: Profiteer van Colombia’s rijke talentenpool zonder geografische beperkingen of de administratieve last van het opzetten van lokale operaties.
• Strategische focus: Delegeer administratieve en compliance taken, zodat je interne teams zich kunnen richten op kernbedrijfsontwikkeling en strategische initiatieven.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in Colombia uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in Colombia garandeert.

Werkgevers in Colombia hebben belangrijke fiscale verplichtingen, voornamelijk gerelateerd aan sociale zekerheidsbijdragen en loonbelasting. Ze moeten bijdragen aan gezondheidszorg (8,5%), pensioen (12%), arbeidsrisicoverzekering (0,522%-6,96%), gezinswelzijn (4%), ICBF (3%) en SENA (2%), waarbij de werkgever het grootste aandeel draagt. Daarnaast moeten werkgevers ontslagvergoedingen (Cesantías) jaarlijks storten die gelijk zijn aan het salaris van één maand en 12% rente betalen over deze stortingen.

Wat betreft inkomstenbelasting zijn werkgevers verantwoordelijk voor het inhouden van belastingen op basis van het inkomensniveau van werknemers, met tarieven variërend van 0% tot 39% over verschillende inkomenscategorieën gemeten in UVT (Unidad de Valor Tributario). Werknemers kunnen profiteren van aftrekposten zoals afhankelijken, hypotheekrente, prepaid gezondheidszorg, vrijwillige pensioenbijdragen en liefdadigheidsdonaties, die het belastbare inkomen verlagen.

Werkgevers moeten zich houden aan strikte rapportagedeadlines, waaronder maandelijkse withholding returns (Formulario 350), jaarlijkse aangiften inkomstenbelasting (Formulario 110) en loonadministratie via PILA. Niet-naleving kan leiden tot boetes. Buitenlandse werknemers en bedrijven hebben te maken met aanvullende regels, zoals residentiestatus dat fiscale verplichtingen beïnvloedt, verdragen ter dubbele belasting, transfer pricing-regelgeving en mogelijke overwegingen omtrent vaste inrichting. Het is essentieel om op de hoogte te blijven en professioneel advies in te winnen voor naleving.

Colombia's salarislandschap varieert aanzienlijk tussen industrieën, functies en regio's, met typische maandelijkse salarissen variërend van COP 1,8 miljoen voor klantenservicemedewerkers tot COP 12 miljoen voor software engineers. Belangrijke functies zoals software engineers (COP 4M–12M), marketingmanagers (COP 3,5M–10M) en operationeel managers (COP 4M–11M) weerspiegelen de diverse economische sectoren van het land. Werkgevers moeten rekening houden met regionale verschillen, vaardigheidsniveaus en ervaring om concurrerende pakketten aan te bieden.

Het wettelijke minimumloon in 2025 bedraagt COP 1,3 miljoen, plus een vervoervergoeding van COP 162.000, van toepassing op werknemers die tot twee minimumlonen verdienen. Vergoedingspakketten omvatten vaak bonussen zoals de kerstbonus (gelijk aan één maand salaris), vakantiegeld, vervoervergoeding en prestatie- of maaltijdvergoedingen. Salarissen worden voornamelijk maandelijks uitbetaald via bankoverschrijving, met wettelijke vereiste gedetailleerde loonstroken.

Salaristrends worden verwacht te stijgen in 2025, gedreven door economische groei, inflatie en de vraag naar gekwalificeerde professionals, vooral in de sectoren technologie, financiën en gezondheidszorg. Bedrijven moeten de inflatie in de gaten houden, tekorten aan vaardigheden aanpakken en zich aanpassen aan trends in remote work om concurrerend te blijven bij het aantrekken van talent.

Colombia's arbeidswetgeving vereist 15 dagen betaalde jaarlijkse vakantiedagen na één jaar dienstverband, die binnen het volgende jaar moeten worden opgenomen. Vakantie kan worden opgesplitst in twee periodes, met minimaal zes aaneengesloten dagen, maar kan niet worden gecompenseerd met geld tenzij het dienstverband eindigt, in welk geval een geldelijke vergoeding vereist is voor niet-gebruikte dagen.

Het land erkent talrijke nationale feestdagen in 2025, waaronder Nieuwjaarsdag, Dag van de Arbeid, Onafhankelijkheidsdag en Kerstmis, waarbij werknemers over het algemeen recht hebben op betaalde vrije tijd. Werken op deze dagen vereist doorgaans extra betaling.

Ziekteverlof vereist een medisch attest; de eerste twee dagen worden door de werkgever betaald, terwijl de daaropvolgende dagen worden gedekt door Colombia's ziektekostenverzekering (EPS) met ongeveer 66,67% van het salaris voor maximaal 180 dagen. Ouderschapsverlof omvat 18 weken betaald moederschapsverlof en twee weken betaald vaderschapsverlof, beide volledig betaald door EPS. Adoptieverlof komt overeen met de voordelen voor biologisch ouderschap.

Aanvullende verloven omvatten rouwverlof, huwelijksverlof en stemrechtverlof, waarvan de specifics vaak worden bepaald door het beleid van de werkgever.

Colombia verplicht een uitgebreid pakket aan werknemersvoordelen dat werkgevers moeten bieden, waaronder sociale zekerheidsbijdragen (gezondheid, pensioen, beroepsrisico's), gezinsbijslagen, ontslagvergoeding, een servicebonus, betaalde vakantie en wettelijke feestdagen. Deze voordelen vormen de kern van de werknemersvergoeding en zijn wettelijk niet-onderhandelbaar, wat een zorgvuldige planning van de bijbehorende kosten en naleving vereist.

Belangrijke verplichte voordelen zijn onder andere:

Het begrijpen van deze wettelijke vereisten en marktverwachtingen is essentieel voor bedrijven die talent willen aantrekken en behouden in Colombia. Terwijl verplichte voordelen vaststaan, worden optionele voordelen steeds competitiever, en het aanbieden van een conforme, aantrekkelijke pakket kan de succes van de werkgever op de Colombiaanse arbeidsmarkt aanzienlijk beïnvloeden.

Arbeidsovereenkomsten in Colombia worden gereguleerd door het Arbeidswetboek en moeten voldoen aan specifieke wettelijke vereisten om geldigheid te garanderen. Ze definiëren de arbeidsrelatie, inclusief rechten en verantwoordelijkheden, en moeten essentiële clausules bevatten zoals identificatie van partijen, functiebeschrijving, werkplek, salaris, werktijden, contracttype, ingangsdatum, proeftijd (indien van toepassing) en beëindigingsvoorwaarden. Correct opgestelde contracten helpen werkgevers te voldoen aan de Colombiaanse wet en beschermen hun belangen.

Colombiaans recht erkent twee hoofdcontracttypes: vast contract (tot drie jaar, dat overgaat in onbepaalde tijd bij verlenging of verlenging voorbij deze periode) en onbepaalde tijd contracten, die meer baanzekerheid bieden. Proeftijd is beperkt tot twee maanden en mag niet meer dan een vijfde van de contractduur bedragen als deze korter is dan een jaar. Tijdens de proeftijd behouden werknemers alle rechten, en kunnen beide partijen zonder reden beëindigen met de juiste opzegging.

Aanvullende clausules omvatten vaak geheimhouding en niet-concurrentiebedingen, die redelijk moeten zijn in scope en duur om afdwingbaar te zijn. Geheimhoudingsclausules beschermen bedrijfsgeheimen, terwijl niet-concurrentieclausules geografisch en temporeel beperkt zijn (meestal tot één jaar) om concurrentie na het dienstverband te beperken.

Colombia heeft een opvallende toename van remote work ervaren, ondersteund door juridische kaders zoals Wet 1221 van 2008 en Koninklijk Besluit 884 van 2012, die de rechten van werknemers en de verplichtingen van werkgevers regelen. Werknemers kunnen verzoeken om remote work, en werkgevers moeten de benodigde apparatuur verstrekken, zorgen voor veiligheid en voldoen aan arbeidswetten, inclusief registratie bij de sociale zekerheid. Belangrijke wettelijke vereisten omvatten schriftelijke overeenkomsten waarin de arbeidsvoorwaarden worden beschreven en naleving van normen voor arbeidsomstandigheden.

Flexibele regelingen zoals deeltijdwerk, gecomprimeerde werkweken, flextijd en job sharing zijn toegestaan, waardoor op maat gemaakte oplossingen voor beide partijen mogelijk zijn. Gegevensbeveiliging en privacy zijn cruciaal, en vereisen robuuste beleidslijnen, training van werknemers en naleving van Law 1581 van 2012. Werkgevers dienen ook duidelijke beleidslijnen te ontwikkelen over de levering van apparatuur en vergoeding van kosten, om eerlijkheid en transparantie te waarborgen.

Succesvol remote work hangt af van betrouwbare technologische infrastructuur, inclusief minimale internetsnelheden, samenwerkingshulpmiddelen en technische ondersteuning. De volgende tabel geeft een overzicht van belangrijke gegevenspunten:

In Colombia, employment termination laws differentiate between with and without just cause, each with specific procedural and financial obligations. Employers must adhere to notice periods based on the employee's tenure: less than 1 year (30 days), 1–5 years (30 days), 5–10 years (60 days), and over 10 years (90 days). Failure to provide proper notice requires compensation equivalent to the employee's salary during the notice period.

Severance pay, or cesantías, is mandatory and calculated as one month's salary per year of service, plus proportional amounts for partial years. Additional severance applies if termination occurs without just cause: less than 1 year (45 days' salary), and for 1+ years, 45 days plus 15 days for each subsequent year. Terminations with just cause are limited to breaches like misconduct, violence, or serious negligence, and require thorough documentation, employee notification, and opportunity to respond to ensure legality.

Employers must follow strict procedural steps—document reasons, notify employees in writing, allow response, and possibly involve legal review—to avoid wrongful dismissal claims. Employees can challenge unjust terminations in labor courts, which may result in reinstatement, compensation, or penalties for employers. Proper adherence to legal procedures and documentation is essential for lawful termination in Colombia.

Het arbeidsmarkt in Colombia kenmerkt zich opvallend door zelfstandige contractering, wat flexibiliteit biedt voor bedrijven en individuen. Dit model stelt bedrijven in staat om toegang te krijgen tot gespecialiseerde vaardigheden voor specifieke projecten zonder traditionele arbeidsverplichtingen, terwijl individuen autonomie genieten en de mogelijkheid hebben om met meerdere klanten te werken. Het is echter cruciaal om het verschil te onderscheiden tussen een werknemer en een zelfstandige contractor om juridische en financiële repercussies te voorkomen, zoals achterstallig loon en sociale zekerheidsbijdragen. Het juridische kader definieert een arbeidsrelatie op basis van drie criteria: persoonlijke dienstverlening, ondergeschiktheid en beloning. Zelfstandige contractors opereren autonoom, met gebruik van hun eigen methoden en middelen.

Het inhuren van zelfstandige contractors omvat doorgaans een serviceovereenkomst, waarin de scope van werk, vergoeding, onafhankelijkheid en intellectuele eigendomsrechten worden vastgelegd. Goed opgestelde contracten moeten de werkelijke arbeidsrelatie weerspiegelen om naleving te waarborgen. Contractors zijn verantwoordelijk voor hun eigen belasting- en sociale zekerheidsverplichtingen, inclusief inkomstenbelasting, btw en bijdragen aan pensioen, gezondheidszorg en risico's op het werk. Deze worden berekend op basis van een percentage van hun inkomen, met specifieke drempels en tarieven die onder Colombiaans recht vallen.

Zelfstandige contractors komen veel voor in sectoren zoals technologie, creatieve diensten, consulting, onderwijs en professionele diensten, waar gespecialiseerde vaardigheden en flexibiliteit zeer gewaardeerd worden. Deze industrieën profiteren van de mogelijkheid om snel teams aan te passen en op te schalen zonder de langetermijnverplichtingen van traditioneel werk.

Colombia biedt diverse werkgerelateerde visa's, voornamelijk de M Visa voor werk en de R Visa voor permanente verblijf, met specifieke vereisten voor elk. De M Visa vereist een formeel jobaanbod van een Colombiaanse werkgever, bewijs van kwalificaties, en indiening van de benodigde documenten. De R Visa is beschikbaar na het bezit van een geldig werk- of migrantenviza voor doorgaans vijf jaar, met enkele uitzonderingen voor investeerders. Daarnaast is de Visa R voor investeerders beschikbaar voor significante investeringen, met minimale bedragen die variëren volgens regelgeving.

Het aanvraagproces omvat het verkrijgen van een jobaanbod, het aanvragen van de juiste visa bij een Colombiaans consulaat of online, het indienen van vereiste documentatie, het ondergaan van achtergrondcontroles, en het registreren van de visa bij Migración Colombia. De verwerkingstijden kunnen variëren van enkele weken tot meerdere maanden, met kosten die verschillen per type visa. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat hun buitenlandse personeel geldige vergunningen heeft, voldoet aan arbeidswetten, en wijzigingen meldt aan de autoriteiten. Werknemers zijn verantwoordelijk voor het naleven van de visa-voorwaarden, het tijdig registreren van hun visa, en het vermijden van overstays.

Naleving is cruciaal; overtredingen kunnen leiden tot boetes, uitzetting, of straffen. Zowel werkgevers als werknemers moeten geïnformeerd blijven en professioneel advies inwinnen om te zorgen voor naleving van de Colombiaanse immigratiewetgeving.