EOR Services: Gemakkelijk loonadministratie en arbeidsbeheer

Als ondernemer weet je hoe belangrijk het is om het juiste talent in je team te hebben. Echter, heb je waarschijnlijk ook enige frustratie ervaren bij het proberen aan te nemen van de beste talenten uit het buitenland.

Het beheren van meerdere valuta’s, arbeidswetten en andere complexiteiten die gepaard gaan met een global team kan stressvol zijn. Het organiseren van zelfstandige contractors en freelancers brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee. Het starten van een aanwezigheid in elk land waar je wilt aannemen, is een aanzienlijke investering. Je zult ook mensen moeten aannemen om je te helpen met administratieve taken.

Een goede Employer of Record (EOR) service kan je helpen met de meeste van deze problemen. Met een goede EOR kun je wereldwijd mensen aannemen zonder aanwezigheid in hun landen. Bovendien kun je ook payroll, juridische naleving en HR-gerelateerde diensten uitbesteden aan je EOR.

Door te werken met een betrouwbare EOR, kun je genieten van geweldig talent in je team. Je hoeft geen tijd en moeite te besteden aan administratieve taken die gepaard gaan met het aannemen van wereldwijde werknemers.

What is an Employer of Record?

An Employer of Record is een organisatie die wettelijk werknemers aanneemt in hun respectievelijke landen. De werknemer werkt voor jouw bedrijf, en jij bent verantwoordelijk voor hun dagelijkse taken en activiteiten.

Een EOR dient als werkgever “op papier.” Zij zijn verantwoordelijk voor administratie en werkgeversverplichtingen richting je nieuwe werknemer. De Employer of Record heeft doorgaans entiteiten in de landen die zij bedienen. Zij kunnen talent aannemen, hun payroll beheren en wettelijke voordelen bieden.

Omdat je niet de complexiteit hoeft te navigeren van het opzetten van een aanwezigheid in een nieuw land, verloopt het aannameproces snel, ongeacht waar je nieuwe werknemer vandaan komt. Je hoeft je ook geen zorgen te maken over naleving, payroll in verschillende valuta’s of andere verschillen.

What are the services an EOR offers?

Als je besluit te vertrouwen op een EOR-service om je nieuwe werknemers aan te nemen, kun je erop rekenen dat zij alles regelen wat betreft belasting en juridische naleving.

Je Employer of Record zal alle documentatie voorbereiden en opstellen zodat de werknemer legaal wordt aangenomen. Dit omvat het opstellen van contracten die voldoen aan lokale wetten en het afhandelen van payroll voor werknemers. De EOR zal ook zorgen voor verlengingen en beëindigingen van contracten voor je wereldwijde werknemers.

Afhankelijk van je gekozen provider, kun je ook rekenen op de EOR om:

1. De payroll te verwerken en te financieren voor je werknemers,

2. Tijdsregistraties te verzamelen en te verwerken,

3. Belastingen in te houden en te rapporteren,

4. Formulier W2 op tijd uit te geven,

5. Verzekeringen en werkloosheidsregelingen te regelen,

Je Employer of Record kan je ook helpen met het invullen en bewaren van Formulieren I-9, of hun equivalent in het land waar je werknemer werkt. Ze kunnen ook verzekeringen beheren en je helpen voldoen aan E-Verify of een vergelijkbare regeling.

Sommige Employer of Record-diensten helpen je ook met het onboardingproces voor je nieuwe werknemer. Ze kunnen achtergrondcontroles en screenings uitvoeren. Ze kunnen je ook ondersteunen bij het beheren van je wereldwijde werknemers en bieden een gecentraliseerd systeem voor het afhandelen van hun verzoeken.

Je kunt ook vertrouwen op je Employer of Record om zowel wettelijke als aanvullende voordelen te bieden. Het kunnen bieden van deze voordelen, ongeacht het land waarin ze wonen, helpt je om top talent aan te trekken en te behouden in je bedrijf.

What are the Benefits of hiring an EOR?

De hulp bij het bieden van de middelen om geweldig talent wereldwijd aan te nemen en te behouden, is slechts een van de vele voordelen van het inhuren van een EOR.

Het belangrijkste voordeel voor veel bedrijven is de snelheid. Het opzetten van een aanwezigheid in het land waar je wilt aannemen, kost veel tijd. Het kan weken of maanden duren, afhankelijk van het land. Dit is mogelijk niet ideaal voor een bedrijf dat snel talent wil aannemen en onboarden.

Het opzetten van een aanwezigheid vereist ook een aanzienlijke initiële investering. In sommige landen kan het opzetten van een bedrijf slechts $100 kosten, in andere landen kan dat oplopen tot tienduizenden dollars. Je wilt zorgen dat je voldoet aan de wetgeving, dus zul je waarschijnlijk investeren in juridische expertise en HR-professionals om de payroll in dat land te beheren.

Met een EOR kun je werknemers aannemen voor een vaste maandelijkse vergoeding en hoef je je nooit zorgen te maken over lokale wetten en regelgeving. Het niet hoeven zorgen over compliance kan het grootste voordeel zijn.

Je besteedt alle juridische en administratieve taken rondom je werknemer uit aan de EOR. Omdat de EOR de wettelijke werkgever is, ben je ook beschermd tegen eventuele aansprakelijkheden met betrekking tot je nieuwe werknemers.

Het is de verantwoordelijkheid van de EOR om altijd te voldoen aan lokale regelgeving en zich aan te passen aan wetswijzigingen. Kort gezegd, het belangrijkste voordeel van een betrouwbare EOR-partner is dat je geweldig talent wereldwijd kunt aannemen en hun bijdrage aan je bedrijf kunt genieten, zonder al die ontmoedigende verantwoordelijkheden.

When to hire an EOR?

Een EOR kan een goede optie zijn voor jouw bedrijf als je op zoek bent naar geweldig talent dat je niet lokaal kunt vinden. Het kan helpen bij het uitbesteden van complexe HR-taken en je de snelheid geven die je nodig hebt om nieuwe markten te betreden.

When hiring global talent

Wereldwijd talent geeft je het concurrentievoordeel dat je bedrijf nodig heeft om te gedijen.

Echter, niet veel werknemers zijn bereid te verhuizen voor werk, vooral wanneer remote werken een populaire optie is. Slechts 1.6% van alle Amerikanen verhuisde voor werk in de eerste maanden van 2023. Freelancers en zelfstandige contractors brengen ook hun eigen risico’s mee. Dus als je het beste kandidaat uit een ander land als werknemer wilt aannemen, is een EOR de oplossing.

When global payroll becomes unmanageable

Je kunt ook op een EOR rekenen om de globale payroll voor je nieuwe wereldwijde team uit te besteden. Een ervaren team dat payroll, compliance en alle relevante taken afhandelt, zorgt ervoor dat je aan alle wettelijke verplichtingen richting je nieuwe werknemers voldoet. Tegelijkertijd geeft het je de vrijheid om je te richten op het laten groeien van je bedrijf en het verbeteren van je product of dienst.

When you need to test or enter new markets quickly

Relying on an EOR kan ook voordelig zijn wanneer je snel markten in nieuwe landen wilt testen. Soms is een volledige uitbreiding financieel niet haalbaar. Het inhuren van een klein team via een Employer of Record om te testen of uitbreiding succesvol zal zijn, kan een goede aanpak zijn.

Als de markt veelbelovend blijkt, kun je op een EOR vertrouwen om het verder op te schalen of te downsizen als dat nodig is. Omdat je geen aanwezigheid hoeft op te zetten of te sluiten, kun je dat met een EOR snel doen. Dit kan een groot voordeel zijn als je kansen slechts voor een beperkte periode beschikbaar zijn.

EOR Alternatives

Natuurlijk, vertrouwen op een EOR is niet voor elk bedrijf de juiste keuze. Niet alle bedrijven profiteren van dit type vaste arbeidsovereenkomst, en kunnen beter freelancers of zelfstandige contractors inzetten. Het uitbesteden van werk aan een bureau of het aangaan van een partnerschap met een ander bedrijf kan soms een betere optie zijn.

Why would I hire an EOR instead of individual independent contractors?

Het aannemen van een zelfstandige contractor heeft zijn voor- en nadelen. Ze beschikken over specifieke expertise waar jouw bedrijf van kan profiteren. Op korte termijn zijn ze vaak een goedkopere optie dan het inhuren via een EOR voor een vaste positie.

Echter, zelfstandige contractors en werknemers zijn niet hetzelfde. Zelfstandige contractors bepalen hun eigen werktijden en dagelijkse taken. Bovendien bepalen zij hoe het werk wordt gedaan. Je kunt niet verwachten dat ze extra werk buiten hun contract aannemen, of dat ze dezelfde loyaliteit tonen als werknemers.

Het belangrijkste aspect om te overwegen bij het aannemen van zelfstandige contractors is de risico’s van verkeerde classificatie van werknemers. Elk land heeft zijn eigen regels over wat het betekent iemand als zelfstandige contractor te classificeren.

Je kunt met je contractor een wederzijds akkoord bereiken over wanneer en hoe ze het werk uitvoeren. Maar het is belangrijk dat je bedrijf compliant blijft met de relevante regelgeving. Je wilt boetes voor verkeerde classificatie vermijden.

Should I hire an EOR or a PEO?

Voor sommige bedrijven kan samenwerken met een PEO in plaats van een EOR een betere keuze zijn. Als je HR-taken wilt uitbesteden aan een ander bedrijf, overweeg dan een Professional Employer Organisation.

Hoewel zowel EOR als PEO een vergelijkbaar pakket HR-diensten bieden, zijn er twee belangrijke verschillen. Om samen te werken met een PEO, moet je een aanwezigheid opzetten in het land waar de PEO actief is. Zodra dat is geregeld, kun je de PEO inschakelen om HR-taken voor je team in dat land uit te besteden.

Een PEO zorgt dat je lokale team compliant is en dat de payroll soepel verloopt. Het is meestal een betere optie voor bedrijven met grotere teams in een specifiek land. Een EOR kan kosteneffectief zijn voor tot tien personen in een land. Voor grotere teams kan het opzetten van een aanwezigheid en het inschakelen van een PEO kostenefficiënter zijn.

Het is belangrijk op te merken dat een PEO niet dezelfde volledige verantwoordelijkheid voor compliance op zich neemt als een EOR. Omdat je samenwerkt met een PEO, deel je de aansprakelijkheid als er iets misgaat.

EOR vs Staffing Agency

Een Employer of Record wordt vaak verward met een Staffing Agency. Aangezien beide opties betrekking hebben op werknemers, is dat een begrijpelijke vergissing. Vooral omdat sommige EORs het vinden van de juiste mensen als dienst aanbieden.

Het belangrijkste verschil ligt in welk deel van het aannameproces het meest voordelig is.

Een Staffing Agency is de perfecte oplossing bij het zoeken naar werknemers, lokaal of wereldwijd. Het bureau kan alle aspecten van het vinden van het juiste talent afhandelen. Dit omvat het opstellen van de juiste vacature, het zoeken en screenen van cv’s, het interviewen van kandidaten en het onderhandelen over salarissen en voordelen.

Deze bureaus rekenen meestal een vergoeding per plaatsing. Zodra de juiste kandidaat de baan accepteert, eindigt hun betrokkenheid bij jouw bedrijf. Sommige bieden aanvullende diensten zoals onboarding of training.

Zodra de werknemer een positie heeft aangenomen, kun je op een EOR rekenen om hen legaal in het land van verblijf aan te nemen.

Een EOR zal de contracten opstellen zodat ze wettelijk bindend en compliant zijn met lokale wetten. Ze regelen ook payroll en voordelen voor de nieuwe werknemer.

How to vet EOR service providers?

Wanneer je voor het eerst via een EOR aanneemt, is het lastig in te schatten of ze geschikt zijn voor jouw bedrijf. Het is moeilijk om de expertise van iemand te beoordelen als je niet weet wat je kunt verwachten.

De eerste stap om de juiste EOR-provider te vinden, is het inventariseren van de huidige status van je bedrijf en je korte- en langetermijndoelen. Overweeg welke aspecten van je bedrijf een EOR kan helpen en wat je prioriteiten zijn.

Bijvoorbeeld, het uitbesteden van payroll aan een andere provider kan voor jou het belangrijkste zijn. Of je hebt snel een wereldwijd supportteam nodig om de lancering van je nieuwe product of dienst in verschillende landen, tijdzones en talen te ondersteunen. Natuurlijk, je budget speelt ook een rol.

Door deze vragen te beantwoorden, stel je parameters vast waarmee je de providers kunt beoordelen. Zorg er ook voor dat de provider betrouwbaar is, omdat je ze toegang moet geven tot gevoelige gegevens voor het verwerken van payroll.

Hier is een korte gids om een EOR-serviceprovider te beoordelen op basis van bovenstaande parameters:

Check which countries are covered

Een van de grootste voordelen van werken met een EOR is de mogelijkheid om veel sneller talent uit andere landen aan te nemen dan wanneer je een aanwezigheid in dat land zou opzetten.

Een goede EOR-service moet een aanwezigheid hebben in het land waar je wilt aannemen. Hierdoor verloopt het aannameproces veel sneller. Je EOR moet een divers aanbod van landen hebben, omdat je niet per land een andere EOR wilt moeten kiezen.

Bij het vergelijken van de landen die worden aangeboden met je behoeften, houd ook je lange-termijndoelen in gedachten. Vraag tijdens het interviewen van EORs of ze van plan zijn om in de toekomst extra landen toe te voegen aan de landen die ze al bedienen.

Look at the services offered

Niet alle EORs bieden hetzelfde dienstenpakket. Als je een klein bedrijf bent, heb je misschien meer nodig dan alleen payroll en onboarding. Grotere bedrijven willen mogelijk grotere teams in meerdere landen tegelijk aannemen. Ze hebben een EOR nodig met de infrastructuur om dat te ondersteunen.

Je moet in detail weten waarmee de EOR je kan helpen en dit vergelijken met je behoeften. Met de juiste EOR-service kun je genieten van gemoedsrust die verder gaat dan alleen naleving van lokale wetten. Sommige bieden platforms voor het beheren van je werknemers. Andere bieden hulp bij het verkrijgen van visa en het verhuizen van je nieuwe werknemers.

De meeste EORs bieden een demo of een overzicht van hun diensten. Maak gebruik van deze demo’s om vertrouwd te raken met de functies en diensten die een bepaalde EOR biedt. Vergelijk de functies en beoordeel ze op basis van je bedrijfsbehoeften om de juiste match te vinden.

Look at the pricing

Prijsstelling is ook iets waar je grondig naar moet kijken. Maak jezelf vertrouwd met de prijzen en vergoedingen van de EOR. Sommige aanbieders zijn niet volledig transparant over hun prijzen, en je kunt voor verrassingen komen te staan. Vraag naar verborgen kosten en lees de kleine lettertjes.

Vergelijk ook prijzen van verschillende providers. Je wilt zoveel mogelijk functies voor een betaalbare prijs. Weten wat je prioriteiten zijn qua functies helpt je de beste provider voor je budget te vinden.

Check for reviews online

Wat kwaliteit betreft, is het moeilijk om vooraf een EOR te beoordelen. Je wilt een ervaren team dat bekend is met lokale wetten en regelgeving. Hun team moet ook de juiste expertise hebben om een veilige en conforme payroll te garanderen.

Al deze aspecten kunnen moeilijk vooraf te beoordelen zijn. Het is belangrijk te weten hoe je samenwerking met hen zou werken en of je op de provider kunt vertrouwen in tijden van nood.

Om te beoordelen of een provider geschikt is voor jouw situatie, kun je online reviews van eerdere gebruikers bekijken. Vraag ook je zakelijke netwerk om aanbevelingen of ervaringen met een bepaalde dienst.

Als je geen nuttige antwoorden krijgt, kun je ook een vraag plaatsen op forums zoals Quora of Reddit. Daar krijg je echte klantbeoordelingen die inzicht geven in wat je kunt verwachten van een bepaalde EOR-service.

Responsiveness and support

Wanneer je begint met wereldwijd aannemen, zul je veel onbekenden tegenkomen. Je wilt zeker weten dat aan de behoeften van je werknemers wordt voldaan en dat ze alle voordelen krijgen. Je EOR moet ondersteuning en begeleiding bieden bij vragen over het proces van het invullen van die remote positie, dat betekent dat je EOR responsief moet zijn en ondersteuning moet bieden wanneer dat nodig is.

Dit is zelfs vooraf goed te schatten, nog voordat je met een EOR samenwerkt. Let op de communicatiestijl en openheid tijdens de interviews.

Maak ook een notitie van hoe snel ze reageren op je vragen tijdens het interviewproces. De kwaliteit van de klantenondersteuning die een EOR biedt, zal op de lange termijn veel belangrijker blijken te zijn dan de functies.

Are there any risks to hiring through an EOR?

Als je je Employer of Record zorgvuldig hebt beoordeeld, is het onwaarschijnlijk dat je grote risico’s loopt bij het aannemen via hun service. Toch is het belangrijk om de volgende punten te overwegen en deze vooraf te bespreken met je EOR.

Employee’s obligations

In een traditionele werkgever-werknemer relatie lever jij het werk, salaris en voordelen. De werknemer voert zijn werk uit. Ze ondertekenen meestal contracten met bepalingen die jou als werkgever beschermen. Dit kunnen non-concurrentie- of geheimhoudingsclausules zijn.

Aangezien een EOR een technisch werkgever is, is het belangrijk om met de EOR te communiceren en een oplossing te vinden die jou ook ten goede komt. In sommige landen kunnen non-concurrentie- en geheimhoudingsclausules via een EOR niet afdwingbaar zijn volgens lokale wetten.

Afhankelijk van het soort werk dat je bedrijf doet, kan dit een dealbreaker zijn, dus overleg dit met je EOR en kijk hoe dit te regelen is.

IP rights

Als werkgever behoren de IP-rechten doorgaans toe aan jou. Bij een EOR is dat niet standaard het geval. Dit moet vooraf worden besproken, net zoals bij het aannemen van een zelfstandige contractor.

Je Employer of Record moet je voorzien van een apart contract of een andere oplossing om te garanderen dat jij de IP-rechten bezit.

The type of work the employee provides

In sommige landen wordt de relatie waarin één partij een persoon in dienst neemt en deze vervolgens uitleent aan een andere werkgever die het werk dicteert, zwaar gereguleerd. Sommige landen leggen beperkingen op onder de regelgeving voor het gebruik en de inzet van tijdelijke werknemers. Dit kan beperken welk soort werk de werknemer voor jou mag uitvoeren.

Als je een ervaren EOR hebt, zou dit geen probleem moeten zijn, maar het is belangrijk om te weten of het land waarin je wilt aannemen beperkingen heeft.

Hiring global talent through an EOR provider

Het aannemen van wereldwijd talent via een Employer of Record kan precies zijn wat jouw bedrijf nodig heeft om te groeien en te bloeien. Het hebben van het beste talent in je team is een game-changer. Bovendien geeft het uitbesteden van administratieve taken en payroll je de ruimte om je te richten op kernactiviteiten.

Samenwerken met een betrouwbare Employer of Record kan ook de complexiteit van het navigeren door lokale wetten en regelgeving verminderen. Ze zorgen dat je werknemers op tijd betaald krijgen en dat ze recht hebben op alle voordelen die je reguliere werknemers ook krijgen. Dit helpt bij het opbouwen van uitstekende teams en het aantrekken van top talent.

Het is echter belangrijk om je provider zorgvuldig te beoordelen. Ze moeten goede dekking en kennis van lokale wetten en regelgeving hebben. Maar je moet ook vertrouwen hebben dat ze ondersteuning en hulp bieden gedurende de samenwerking.

FAQ:

Should I use an employer of record?

Of een Employer of Record een goede keuze is voor jouw bedrijf hangt af van je bedrijfsplannen. Als je talent wereldwijd wilt aannemen zonder een aanwezigheid in dat land op te zetten of het talent te laten verhuizen, is een EOR een goede optie. Het is ook een uitstekende oplossing voor het uitbesteden van global payroll.

Met een EOR kun je getalenteerde werknemers in je team hebben, ongeacht waar ze wonen. Je hoeft niet te vertrouwen op freelancers of zelfstandige contractors en je zorgen te maken of ze een vaste baan bij een lokaal werkgever accepteren in plaats van voor jou te werken.

What does employer of record mean?

Een Employer of Record is een organisatie die optreedt als wettelijk werkgever van talent in landen waar jouw bedrijf geen aanwezigheid heeft. Talenten werken voor jouw bedrijf. De EOR neemt alle juridische en regelgevende verantwoordelijkheden op zich die verband houden met hun dienstverband.

What are the risks of EOR?

Er zijn niet veel risico’s verbonden aan het werken met een gerenommeerde Employer of Record, omdat zij doorgaans de risico’s van juridische en fiscale naleving op zich nemen. Maar het belangrijkste is “gereputeerd”, dus zorg dat je je nieuwe EOR-service grondig beoordeelt voordat je je aanmeldt.

Als je een betrouwbare dienstverlener hebt, is het enige risico dat je af en toe miscommunicatie hebt tussen jou, de EOR en de werknemer.

Houd er echter rekening mee dat je bij het aannemen via een EOR niet de wettelijke werkgever bent. Je komt mogelijk niet in aanmerking voor bepaalde voordelen. Dit omvat IP-rechten of non-concurrentieclausules die normaal bij traditionele aanstellingen horen. Zorg dat je deze vereisten vooraf bespreekt met je EOR.