Het belang van betaald verlofbeleid voor remote workers

Managing een remote workforce heeft veel voordelen voor werkgevers. Het stelt hen in staat om het beste wereldwijde talent aan te nemen en te besparen op overheadkosten. De laatste is vaak een van de belangrijkste redenen waarom werkgevers overstappen op een volledig remote model.

Hoewel besparen op kosten een begrijpelijke prioriteit is voor bedrijven, is het aanbieden van betaald verlof een ander aspect dat remote werkgevers zouden moeten overwegen.

Het lijkt misschien een onnodige uitgave in eerste instantie. Echter, onderzoek toont aan dat deze beleidslijnen lonen voor werkgevers.

Hier is wat je moet weten over betaald verlofbeleid als je je afvraagt of je ziek betaald verlof of ouderschapsverlof aan je werknemers moet aanbieden.

Wat is betaald verlof?

Betaald verlof is wanneer werknemers vrij nemen, terwijl ze nog steeds worden gecompenseerd. Of een werknemer in aanmerking komt voor betaald verlof hangt af van de arbeidswetgeving in het land. In sommige landen wordt de beslissing over betaald verlof aan het discretionaire oordeel van de werkgever overgelaten.

De wetten omtrent betaald verlof worden vaag als het team volledig remote is, dus het vinden van de juiste hoeveelheid betaald verlof kan lastig zijn voor werkgevers. Maar veel remote werknemers besluiten ook door te werken op zieke dagen terwijl ze thuiswerken. De recente enquête toonde aan dat twee derde van de Amerikanen werkte terwijl ze ziek waren, simpelweg omdat ze thuiswerkten.

Werkgevers zouden beleid moeten opstellen rond betaald verlof voor remote werknemers, omdat dit meer transparantie binnen het bedrijf bevordert. Het zal ook procedures vaststellen voor verplicht betaald verlof indien nodig.

Welke soorten betaald verlof zijn er?

Afhankelijk van hun thuisland kunnen je werknemers recht hebben op verschillende soorten verlof onder hun arbeidswetgeving. Bijvoorbeeld, je werknemers kunnen in aanmerking komen voor:

1. Ziekteverlof

2. Huwelijksverlof

3. Maternity, paternity, of ouderschapsverlof

4. Jaarlijks verlof

5. Rouwverlof

Bij het aannemen van een wereldwijd remote team moeten werkgevers vertrouwd raken met de soorten verlof die beschikbaar zijn voor werknemers in hun thuisland. Sommige landen hebben verplichte betaalde verlofdagen vastgelegd in hun arbeidswetgeving waaraan je moet voldoen om compliant te blijven.

Betaald verlof en vrije tijd zijn een van de redenen waarom bedrijven die wereldwijde werknemers willen aannemen samenwerken met een EOR. Deze organisaties beschikken over de ervaring en expertise om te navigeren door verschillende arbeidswetten en beleidslijnen rondom je wereldwijde team.

Is betaald verlof verplicht?

Of betaald verlof verplicht is of niet hangt af van het land. Sommige landen verplichten wettelijk betaald verlof. Andere laten de voordelen van vrije tijd over aan het discretionaire oordeel van de werkgever.

Bijvoorbeeld, veel Europese landen verplichten betaald ziekteverlof voor werknemers. Canada heeft ook betaald verlof verplicht gesteld, evenals enkele staten in de VS. De specifieke voorwaarden voor betaald ziekteverlof verschillen echter per staat.

Werkgevers zouden zich vertrouwd moeten maken met enkele specifieke termen omtrent ziekteverlof. Deze kunnen gaan over opbouwpercentages, criteria voor geschiktheid, en een verplicht aantal dagen. Dit helpt bij het navigeren door arbeidswetten.

Aan de andere kant is betaald ziekteverlof minder gebruikelijk en gereguleerd in minder ontwikkelde landen. Deze werknemers hebben mogelijk geen toegang tot betaald ziekteverlof of beperkte mogelijkheden voor betaalde vrije tijd.

Wat zijn de voordelen van het aanbieden van betaald verlof voor een werkgever?

Hoewel het misschien contra-intuïtief lijkt om je werknemers te betalen terwijl ze niet werken, brengt betaald verlof veel voordelen voor de werkgever met zich mee. Het verbetert arbeids- en retentiepercentages, moraal en productiviteit. Laten we de details bekijken.

1. Verbeterde arbeidspercentages

Het aannemen van een wereldwijd remote team betekent ook concurreren met andere bedrijven om het beste talent. Betaald verlof kan een van de voordelen zijn die je kunt bieden om je bedrijf aantrekkelijker te maken voor top talent.

Bijvoorbeeld, 70% van de remote workers beschouwt onbeperkt betaald verlof als een van de beste arbeidsvoordelen. Echter, slechts 4% van de werkgevers biedt dit aan. Dit kan de reden zijn waarom jouw vacature opvalt tussen anderen.

Als je als werkgever vreest dat onbeperkt verlof misbruikt zal worden, is het goed om te weten dat managers nog steeds verzoeken tot verlof moeten goedkeuren. Ook toont recent onderzoek aan dat werknemers met de optie van onbeperkt verlof dit veel minder gebruiken dan wanneer ze een beperkt aantal dagen hebben.

2. Verbeterde retentiepercentages

Het is algemeen bekend dat het niet kunnen nemen van verlof voor medische of familie redenen veel stress veroorzaakt bij werknemers. Onderzoek toont aan dat nieuwe moeders die betaald verlof krijgen om tijd door te brengen met hun baby’s, eerder terugkeren naar kantoor dan degenen die dat niet krijgen.

Werknemers toestaan om verlof te nemen en te herstellen van een ziekte, tijd door te brengen met geliefden op vakantie, of een nieuw gezin te starten, kan duur lijken. Maar vergeleken met de kosten van het aannemen en trainen van een nieuwe werknemer, is het een veel goedkopere optie.

3. Verbeterde werknemer-moraal

De moraal van werknemers is sterk beïnvloed door verschillende factoren. Sommige werknemers vertrekken omdat ze vinden dat ze niet goed worden gecompenseerd, of omdat ze het niet eens zijn met hun managers. Maar een van de belangrijkste redenen om het bedrijf te verlaten is work-life balance.

Werkgevers die verwachten dat zieke werknemers gewoon naar werk komen, zelfs bij remote werken, tonen dat bedrijven hen niet waarderen. Het laat zien dat ze bang zijn om hun baan te verliezen, of andere repercussies van ziekmelden. Het zegt veel over de bedrijfscultuur en waardering voor werknemers, niet alleen voor de betreffende werknemer maar voor het hele team.

Waar sommige bedrijven zich richten op teambuildingactiviteiten of het creëren van een inclusieve werkplek, zal het aanbieden van betaald verlof aan je werknemers wanneer ze ziek zijn, een positievere invloed hebben op hun moraal.

Hoe verschilt verlofbeheer voor remote teams?

Verlofbeheer, vooral bij grote bedrijven, kan lastig zijn, zelfs met een intern team. Bij een intern team helpt een lege stoel herinneren dat iemand met verlof is. Het is iets complexer wanneer je verlof voor je remote werknemers moet beheren.

Verlofvereisten beheren

Zoals eerder vermeld, hebben verschillende landen verschillende minimale verlofvereisten. Terwijl in sommige landen elke werknemer recht heeft op minimaal 30 dagen betaald jaarlijks verlof, krijgen anderen slechts vijf dagen.

Bij het opstellen van je betaald verlofbeleid moet je voldoen aan de wettelijke vereisten. Dit is een van de essentiële aspecten om compliant te blijven.

Zekerheid over eerlijkheid tussen teams

Vanuit een ander perspectief is het voldoen aan wettelijke vereisten misschien niet genoeg bij het beheren van globale remote teams. Je bedrijf moet een sterke balans vinden tussen verschillende wettelijke vereisten om gelijkheid en eerlijkheid te bevorderen. Overweeg zowel langere als kortere vereisten bij het opstellen van je betaald verlofbeleid.

Tips voor effectief verlofbeheer van remote teams

Naast het letten op wat de verschillende arbeidswetten voorschrijven, zijn er aanvullende overwegingen bij het beheren van de vrije tijd van remote werknemers. Hier zijn enkele effectieve manieren om verlofbeheer zo eenvoudig mogelijk te maken:

1. Stel een gedetailleerd verlofbeleid op

Culturele verschillen kunnen invloed hebben op hoe je werknemers hun vrije tijd zien. Met een diverse workforce is inclusiviteit cruciaal, dus het is belangrijk om een verlofbeleid te maken dat iedereen kan volgen bij het aanvragen van verlof.

Je verlofbeleid moet de procedures voor verlofaanvragen, goedkeuring en andere verlofvereisten beschrijven.

Ten minste moet het aangeven hoe ver van tevoren werknemers hun verzoek moeten indienen. Het moet ook omstandigheden omvatten waarin verzoeken kunnen worden afgewezen. Zorg dat je alle overwegingen noteert die werknemers moeten doorlopen voordat ze verlof aanvragen.

Omdat wetten en regelgeving verschillen, moeten werkgevers in hun verlofbeleid aangeven of de bedrijfsstrategie alleen wettelijke verlofdagen toestaat, of dat het uitgaat van het idee van universeel verlof. Het laatste geeft hetzelfde aantal betaalde dagen voor alle werknemers.

Hoe gedetailleerder het beleid, hoe eenvoudiger het verlofbeheer. Een gedetailleerd verlofbeleid stroomlijnt de procedures, zodat al je remote werknemers weten welke stappen ze moeten volgen.

2. Gebruik verlofbeheersoftware

Bij het runnen van een volledig remote bedrijf kan het vertrouwen op geschikte software de sleutel zijn tot succes. Veel verlofbeheersoftware is online beschikbaar en kan je helpen om op de hoogte te blijven van verlofaanvragen.

3. Maak een OOO-richtlijn voor werknemers

Met remote werken en asynchrone communicatie is het belangrijk om richtlijnen op te stellen voor werknemers om het hele team te informeren over hun verlof. Het sturen van een e-mail naar hun manager kan een vereiste zijn, maar het laat de informatie bij de manager achter.

De rest van het team moet ook worden geïnformeerd. Dit helpt bij projectplanning, weten wie te contacteren, en het voorkomen van een achterstand in taken.

Bijvoorbeeld, je kunt je werknemers instrueren automatische e-mailantwoorden in te stellen die afzenders informeren dat de persoon met verlof is tot een opgegeven datum. De meeste remote teams gebruiken ook online communicatieapps, dus ze kunnen worden geïnstrueerd hun status daar bij te werken.

4. Maak een bedrijfsbreed PTO-kalender

Sommige remote bedrijven kiezen ervoor om een bedrijfsbreed kalender te maken. Dit stelt werknemers in staat om de data waarop ze niet beschikbaar zijn te markeren, zodat iedereen op de hoogte is. Deze gecentraliseerde kalender helpt bij projectplanning en prioritering.

5. Neem verschillende feestdagen op

Een ander belangrijk aspect van het creëren van een inclusieve werkplek is dat het bedrijf de feestdagen van werknemers respecteert. Verschillende landen hebben verschillende feestdagen, en het is een goed idee om deze op te nemen in de PTO-kalender van het bedrijf.

Dit toont dat werknemers gewaardeerd worden, geeft hen vrije tijd om met familie door te brengen, en zorgt voor naleving van lokale wetten en regelgeving.

FAQ

Krijgen remote workers betaald verlof?

Of je remote team in aanmerking komt voor betaald verlof hangt af van zowel het land waar ze vandaan komen als het bedrijfsbeleid. Sommige landen verplichten dat remote werknemers dezelfde rechten hebben als in-house werknemers, terwijl andere dat niet doen. Controleer de lokale arbeidswetten om te zien of je recht hebt op betaald verlof.

Dekt FMLA remote workers?

Of de FMLA remote workers dekt, hangt af van waar ze wonen. Als de werknemer binnen 75 mijl of meer van het kantoor van de werkgever woont, vallen ze onder de FMLA. Echter, de werkgever moet ook minimaal 50 werknemers hebben die binnen die 75 mijl werken.

Kan ik sick leave gebruiken als ik volledig remote ben?

Of je sick leave kunt gebruiken, hangt af van je werkgever en arbeidswetten in je thuisland of staat. Zorg dat je jezelf informeert over relevante wetten om te zien of je in aanmerking komt voor ziekendagen onder de arbeidswet.