Work permits and visas in Espagne

L'Espagne offre des opportunités convaincantes pour les entreprises souhaitant étendre leur empreinte mondiale, grâce à son économie robuste, sa main-d'œuvre qualifiée et sa haute qualité de vie. Pour les employeurs, exploiter ce vivier de talents international peut apporter des avantages significatifs. Cependant, réussir à embaucher ou à relocaliser des employés étrangers en Espagne nécessite une compréhension claire des processus complexes de visa et de permis de travail du pays.

Naviguer dans ces exigences en matière d'immigration ne concerne pas seulement une intégration fluide ; c'est essentiel pour la conformité légale. Embaucher un ressortissant étranger sans autorisation appropriée est illégal et peut entraîner des sanctions sévères, y compris des amendes importantes et même des interdictions de recrutement étranger futur. Ce guide vise à démystifier le processus, offrant aux employeurs une feuille de route complète pour parrainer légalement et éthiquement des talents internationaux en Espagne.

Qui a besoin d’un visa ou d’un permis de travail en Espagne ?

La première étape cruciale consiste à déterminer si un employé entrant a besoin d’un visa ou d’un permis de travail pour l’Espagne. Cela dépend principalement de leur nationalité, de la durée et du but de leur séjour. Citoyens de l’UE/EEE/Suisse bénéficient du principe de libre circulation ; ils n’ont pas besoin de visa ou de permis de travail pour vivre et travailler en Espagne.

La seule formalité pour eux est de s’enregistrer auprès du Registre Central des Étrangers s’ils prévoient de résider plus de 90 jours, en obtenant un certificat de résidence. Cela signifie qu’embaucher un citoyen de l’UE/EEE/Suisse est relativement simple, car les employeurs n’ont pas besoin de parrainer un permis de travail pour eux.

Non-Citoyens de l’UE et séjours courts vs. longs

En revanche, Non-Citoyens de l’UE provenant de pays hors de l’UE/EEE/Suisse auront toujours besoin d’un visa et d’un permis de travail pour travailler légalement en Espagne. Bien que beaucoup de non-Citoyens de l’UE puissent entrer en Espagne sans visa pour de courtes visites (jusqu’à 90 jours pour tourisme ou affaires), ces visas à court terme ne donnent pas le droit de travailler ou de percevoir un salaire.

Tout travail rémunéré par un non-Citoyen de l’UE en Espagne nécessite généralement une autorisation préalable, même pour des missions de courte durée. La règle des 90 jours est un seuil critique : les séjours de moins de 90 jours (dans toute période de 180 jours) sont considérés comme des "courts séjours". Pour tout séjour supérieur à 90 jours, ou impliquant un emploi formel, un visa de travail/permis de résidence est indispensable.

La plupart des employeurs recrutant des talents étrangers viseront des visas de travail longue durée pour des emplois dépassant trois mois. En essence, les citoyens de l’UE peuvent travailler librement (avec une simple inscription), tandis que les non-Citoyens de l’UE doivent obtenir un visa et un permis de travail espagnols pour être employés en Espagne. Ensuite, nous explorerons les différents types de visas de travail disponibles.

Types courants de visas de travail en Espagne

Le système d’immigration espagnol propose diverses voies de visa et de permis de résidence, chacune conçue pour différents profils professionnels et situations. Identifier le bon type de visa pour votre employé, en fonction de leur rôle, de leurs qualifications et de la nature de la mission, est crucial. Voici un aperçu des principaux visas de travail et de leurs critères d’éligibilité clés.

1. Visa de Travail Standard (Residencia y Trabajo por Cuenta Ajena)

C’est la voie traditionnelle pour embaucher un non-Citoyen de l’UE en tant qu’employé d’une entreprise espagnole. Souvent appelé "permis de travail", il nécessite que l’employeur obtienne d’abord une autorisation de travail pour l’employé et le poste via les autorités du travail espagnoles. Un aspect crucial de ce permis général est le test du marché du travail.

Le poste doit généralement figurer sur la liste des professions en pénurie en Espagne, ou l’employeur doit prouver qu’aucun candidat approprié en Espagne ou dans l’UE n’était disponible pour occuper le poste. Cela implique souvent que l’employeur doit faire de la publicité pour le poste et obtenir un certificat du service public de l’emploi attestant du manque de candidats locaux.

En raison de cette exigence, le visa de travail standard est plus adapté pour des rôles très demandés ou nécessitant des compétences spécifiques. L’autorisation initiale est généralement valable un an et renouvelable. C’est une bonne option pour des rôles qualifiés ou semi-qualifiés qui ne rentrent pas dans d’autres catégories spéciales.

Éligibilité : Offre d’emploi/contrat ferme d’un employeur espagnol, approbation de l’autorisation de travail (avec validation du test du marché du travail), casier judiciaire vierge, et respect des qualifications professionnelles.

2. Visa de Professionnel Hautement Qualifié (HQP)

L’Espagne encourage activement le recrutement de talents internationaux de haut niveau via l’ Autorización de Residencia para Profesionales Altamente Cualificados, connue sous le nom de visa HQP. Cette option simplifiée est conçue pour les professionnels qualifiés, managers, et techniciens recrutés pour des rôles stratégiques ou de haut niveau. Elle relève de la Ley 14/2013 des Entrepreneurs, qui permet un traitement accéléré et une exemption du test du marché du travail.

Pour être éligible, le poste et l’entreprise doivent répondre à des critères spécifiques. En général, l’employeur doit être une grande entreprise ou une PME dans un secteur stratégique, ou mener un projet d’intérêt économique particulier. Le candidat doit avoir une solide expérience professionnelle, généralement un diplôme universitaire ou au moins 3 ans d’expérience équivalente.

Un seuil salarial minimum s’applique également, garantissant que le poste est réellement "hautement qualifié". Bien qu’il ne s’agisse pas d’un montant fixe, les autorités attendent généralement un salaire d’au moins environ 40 000 € par an pour des rôles techniques/professionnels, et plus (environ 54 000 €) pour des postes de direction. Par exemple, un ingénieur logiciel non-Citoyen avec cinq ans d’expérience ou un spécialiste financier avec un Master seraient probablement admissibles.

L’avantage principal du visa HQP est que l’approbation du permis de travail est gérée par l’Unité des Grandes Entreprises (UGE), ce qui accélère le traitement, souvent en moins de 20 jours ouvrables. Le permis de résidence initial est généralement accordé pour jusqu’à 2 ou 3 ans (lié à la durée du contrat) et renouvelable. Ce type de visa permet également aux membres de la famille immédiate de rejoindre l’employé en Espagne en tant que dépendants.

Résumé de l’éligibilité : Offre d’emploi spécialisée d’une entreprise qualifiée, respectant les critères de diplôme/expérience et de niveau salarial, et casier judiciaire vierge. L’employeur dépose une demande spécifique pour prouver que le poste et le candidat répondent aux critères de haute qualification.

3. Carte Bleue de l’UE

La Carte Bleue de l’UE est un dispositif de permis de travail européen destiné aux professionnels hautement qualifiés, avec l’Espagne comme pays participant. Semblable au visa HQP dans son objectif d’attirer des talents qualifiés, elle offre des avantages au niveau européen, comme une mobilité facilitée vers d’autres pays de l’UE après certaines périodes.

Pour obtenir une Carte Bleue en Espagne, le candidat étranger doit détenir un diplôme d’enseignement supérieur reconnu (au moins un bachelor de 3 ans) ou avoir au moins 5 ans d’expérience professionnelle pertinente. Il doit également disposer d’une offre d’emploi ferme en Espagne avec un contrat d’au moins un an.

Important : le poste doit respecter un seuil salarial spécifique : à partir de 2025, l’Espagne fixe le salaire minimum pour les positions de Carte Bleue à environ 40 077 € par an. Ce seuil peut être plus élevé pour certaines professions ou rôles plus seniors (par exemple, des postes de gestion nécessitent environ 54 000 € par an).

Contrairement au permis de travail standard, aucun test du marché du travail n’est requis pour les candidats à la Carte Bleue. La Carte Bleue en Espagne est généralement accordée pour une période initiale (souvent 2 ans, parfois jusqu’à 3 ans) et renouvelable. Après 5 ans de détention d’une Carte Bleue (y compris dans d’autres pays de l’UE), l’employé peut demander la résidence à long terme dans l’UE.

Il est important de noter que la Carte Bleue espagnole lie l’employé à l’employeur et au poste spécifiques pendant au moins deux ans ; tout changement d’emploi avant cette période peut nécessiter une nouvelle autorisation.

Éligibilité : Diplôme universitaire ou expérience équivalente, offre d’emploi respectant les critères de salaire et de durée du contrat, et respect des éventuels critères de licence professionnelle.

4. Permis de Transfert Intra-Entreprise (ICT)

Si vous transférez un employé existant d’un de vos bureaux à l’étranger vers une entité affiliée en Espagne, la procédure de Transfert Intra-Entreprise est spécialement conçue pour ce scénario. L’Espagne applique la directive de l’UE ICT, permettant aux multinationales de déplacer leur personnel en Espagne pour des missions temporaires.

Le permis ICT couvre les employés de gestion et spécialisés, ainsi que les stagiaires, venant travailler en Espagne dans une société faisant partie du même groupe. Les exigences clés incluent que l’employé ait travaillé pour votre société ou groupe à l’étranger pendant au moins 3 à 6 mois avant le transfert (3 mois étant la norme pour l’ICT en Espagne).

Pour les managers/spécialistes, ils doivent avoir soit un diplôme universitaire, soit une expérience professionnelle significative dans leur domaine. La mission en Espagne doit également être en capacité managériale, professionnelle ou de formation correspondant à leur profil. Un avantage notable est que les permis ICT, comme les visas HQP, sont traités via l’UGE (Unité des Grandes Entreprises) sous la Ley de los Emprendedores.

Cela signifie qu’il n’y a pas de test du marché du travail, et le traitement est plus rapide que la voie générale. Le permis ICT peut être accordé pour la durée prévue de la mission, jusqu’à 3 ans pour les managers/spécialistes (et jusqu’à 1 an pour les stagiaires). Dans certains cas, il peut être prolongé un peu plus longtemps si nécessaire (l’Espagne peut autoriser jusqu’à un total de 5 ans pour l’ICT dans certains cas, en accord avec les limites du traité de sécurité sociale).

Pendant la mission, l’employé reste généralement sur la paie de la société d’origine (et souvent sous le régime de sécurité sociale du pays d’origine, si un traité existe). Le permis ICT est idéal pour les entreprises multinationales qui déplacent leur personnel en Espagne pour quelques années.

Résumé de l’éligibilité : Lettre de mission de la société d’origine, preuve de relation intra-entreprise, période d’emploi préalable requise, et respect des critères de rôle et de qualification.

5. Visa Nomade Numérique

Une des nouveautés introduites en 2023 dans les options de visa en Espagne est le Visa Nomade Numérique, une forme de permis de résidence pour le télétravail international. Ce visa (officiellement une forme de permis de résidence) permet à un non-Citoyen de l’UE de vivre en Espagne tout en travaillant à distance pour un employeur ou des clients situés en dehors de l’Espagne.

Pour les entreprises, cela peut être utile si vous avez un employé étranger qui souhaite se relocaliser en Espagne et travailler à distance, ou si vous embauchez quelqu’un qui travaillera pour votre entité étrangère mais sera basé en Espagne. Le Visa Nomade Numérique est initialement valable jusqu’à un an (en tant que visa) ou peut être délivré comme autorisation de résidence pour jusqu’à 3 ans d’emblée, et il est renouvelable (séjour total jusqu’à 5 ans).

Pour être éligible, la personne doit travailler à distance, soit en tant qu’employé d’une société non espagnole, soit en tant que freelance avec principalement des clients étrangers. Elle ne doit pas tirer plus de 20 % de ses revenus de sociétés espagnoles. Elle doit également démontrer qu’elle est hautement qualifiée ou expérimentée dans son domaine (par exemple, diplôme universitaire, certification professionnelle ou expertise démontrable).

Des exigences financières s’appliquent : la personne doit disposer de revenus suffisants pour subvenir à ses besoins. La loi lie cela au salaire minimum national (SMI). En pratique, les candidats doivent prouver un revenu mensuel d’au moins 200 % du salaire minimum espagnol, soit environ 2 368 € par mois en 2025 (environ 28 500 € par an) pour une personne seule.

Cela peut être prouvé via des contrats de travail, des accords avec des clients ou des relevés bancaires de revenus réguliers. Si la personne doit amener sa famille, un revenu supplémentaire (75 % du SMI pour un conjoint, 25 % pour chaque enfant) doit être démontré. D’autres exigences incluent une assurance santé et un casier judiciaire vierge.

Du point de vue de l’employeur, le visa nomade numérique est principalement géré par l’individu, mais vous pouvez être amené à fournir une lettre confirmant que la personne peut travailler à distance pour votre entreprise. Ce visa est devenu populaire auprès des professionnels de la tech et autres pouvant travailler de n’importe où.

Éligibilité : Travailleur à distance hors UE, preuve d’emploi/contrat à distance, respect du seuil de revenus, et vérifications de background réussies. C’est une excellente option pour retenir des talents souhaitant déménager en Espagne tout en continuant à travailler pour votre société à l’étranger.

6. Visa de Travail Saisonnière

Pour les employeurs dans l’agriculture, l’hôtellerie ou d’autres secteurs dépendant de main-d’œuvre saisonnière à court terme, l’Espagne propose un Visa de Travail Saisonnière spécifique. Ces visas permettent à des non-Citoyens de l’UE de venir en Espagne pour une période courte (jusqu’à 9 mois dans une période de 12 mois) pour effectuer des travaux saisonniers (par exemple, récolte de cultures ou saison touristique).

Pour obtenir un visa saisonnier, le travailleur doit avoir un contrat de travail saisonnier signé avec une entreprise espagnole pour la période spécifique. L’employeur doit garantir un hébergement adéquat pendant leur séjour et couvrir le coût de leur retour à la fin du contrat.

Il est également requis que le travailleur s’engage à retourner dans son pays d’origine après le travail saisonnier, soulignant la nature strictement temporaire de ces visas. En général, l’employeur doit demander une autorisation de permis de travail similaire à celle d’un permis de travail standard, mais adaptée à la courte durée.

Les visas saisonniers sont généralement délivrés pour quelques mois (correspondant à la durée du contrat, par exemple une saison de 3 mois) et ne peuvent pas être prolongés pour un séjour à long terme. Ils sont très spécifiques à l’emploi.

Éligibilité : Offre d’emploi saisonnier dans un secteur approuvé, respect des obligations de logement et de frais de voyage, et accord du travailleur à revenir dans son pays après le travail.

7. Visa pour Travailleurs Indépendants ou Entrepreneurs

Si le talent étranger que vous souhaitez amener en Espagne ne sera pas un employé sur votre paie mais travaillera de façon indépendante (ou lancera une entreprise en Espagne), il existe aussi des options de visa. Le Trabajo por Cuenta Propia (permis de travail pour auto-entrepreneur) concerne les non-Citoyens de l’UE qui prévoient de travailler pour eux-mêmes en Espagne, par exemple en tant que freelance, consultant ou en créant une petite entreprise.

Pour obtenir ce visa, la personne doit préparer un plan d’affaires complet (si elle crée une nouvelle entreprise ou startup) et démontrer qu’elle dispose des moyens financiers pour investir et se soutenir pendant l’activité. Les autorités espagnoles évalueront si le projet d’entreprise est viable et conforme aux exigences de licence.

Le demandeur doit également prouver ses qualifications professionnelles nécessaires pour l’activité envisagée et fournir des preuves de clients ou de contrats commerciaux, si disponibles. Essentiellement, l’Espagne veut voir qu’un étranger indépendant ne sera pas une charge et que leur entreprise a une chance raisonnable de succès. Un visa autónomo (auto-entrepreneur) sous le régime général est initialement délivré pour un an et renouvelable tant que l’activité continue.

Par ailleurs, pour les entrepreneurs innovants et fondateurs de startups, la Ley 14/2013 offre un visa/residence spécial pour entrepreneurs. Il s’agit de ceux proposant un "projet d’intérêt général" – généralement une startup technologique ou une entreprise innovante créant des emplois ou contribuant à l’économie espagnole.

Le projet doit être validé par les autorités espagnoles (par exemple, via ENISA ou le Ministère de l’Économie) pour certifier son caractère innovant. Les candidats retenus obtiennent un permis de résidence accéléré (souvent pour 2 ans, renouvelable) et peuvent gérer leur startup en Espagne. Dans les deux cas (auto-entrepreneur ou entrepreneur), le demandeur est celui qui sollicite son propre visa.

Cependant, en tant qu’employeur, vous pourriez rencontrer cette situation si, par exemple, vous contractez un consultant étranger ou si un futur embauché prévoit de créer une entreprise et que vous souhaitez collaborer avec lui. Ce parcours peut être complexe mais gratifiant pour l’individu, et il contribue à la scène startup croissante en Espagne.

Éligibilité : Plan d’affaires solide, preuve de fonds et d’expertise professionnelle, licences nécessaires, et pour le visa entrepreneur, une approbation des critères d’innovation.

8. Visa Doré (Golden Visa) – Permis de résidence pour investisseurs

Jusqu’à récemment, l’Espagne proposait un programme de résidence par investissement connu sous le nom de "Golden Visa". Il permettait aux investisseurs hors UE ayant réalisé un investissement significatif en Espagne d’obtenir un permis de résidence sans nécessiter de permis de travail séparé (ils pouvaient vivre et même travailler en Espagne s’ils le souhaitaient). Les investissements éligibles comprenaient : achat immobilier d’au moins 500 000 € (par demandeur), investissement de 1 million € dans des actions ou dépôts bancaires espagnols, ou 2 millions € en obligations d’État espagnoles, entre autres options.

Les investisseurs pouvaient également se qualifier en réalisant un projet d’entreprise majeur en Espagne jugé d’intérêt général (création d’emplois ou innovation). Le Golden Visa était attrayant car il disposait d’un processus d’approbation rapide, ne nécessitait pas de résidence préalable en Espagne, et avait des exigences de séjour très flexibles (les investisseurs n’avaient pas besoin de passer un nombre minimum de jours en Espagne pour conserver le permis). Il permettait aussi d’amener la famille immédiate (conjoint, enfants, etc.) en tant que dépendants.

Cependant, il est important de noter que l’Espagne est en train de supprimer le programme Golden Visa. En effet, de nouveaux visas investisseurs seront abolis à partir d’avril 2025, dans le cadre de changements politiques. Ceux qui détiennent déjà un Golden Visa peuvent continuer à le renouveler selon les règles actuelles, mais à l’avenir, les employeurs ne pourront plus compter sur cette voie pour attirer des talents.

Autrefois, un employeur aurait pu bénéficier d’un candidat ayant obtenu indépendamment un Golden Visa (par exemple, un cadre technologique ayant acheté une propriété en Espagne et obtenu la résidence, puis vous l’embauchez librement). Avec la fin du programme, ce scénario deviendra moins fréquent.

Éligibilité (lorsqu’il était actif) : Investissement requis du montant nécessaire, preuve des fonds et de la source légale, et maintien de l’investissement dans le temps.

En tant qu’employeur, vous traiterez le plus souvent avec le permis de travail standard, le visa HQP, la Carte Bleue, ou éventuellement l’ICT pour les transferts, car ces démarches concernent directement l’embauche. Le visa Nomade Numérique est une exception pour le télétravail à distance. Les voies pour travailleurs indépendants et entrepreneurs sont généralement gérées par l’individu, mais il est utile de les connaître. La conclusion essentielle est que le système d’immigration espagnol offre plusieurs voies pour attirer des talents étrangers – des professionnels hautement qualifiés et cadres aux travailleurs saisonniers et au personnel à distance. Chacune a ses critères spécifiques à respecter. Les employeurs doivent choisir la catégorie qui correspond le mieux au profil de l’employé et au poste, afin de faciliter la demande.

Guide étape par étape du processus de demande de visa en Espagne pour les employeurs

Une fois que vous avez identifié le bon type de permis pour votre recrutement étranger, l’étape suivante consiste à naviguer dans le processus de demande. Bien que chaque catégorie de visa ait ses nuances, le processus général d’embauche d’un employé non-UE en Espagne comporte plusieurs étapes communes. Voici un guide étape par étape pour les employeurs.

Obtenir une offre d’emploi et rassembler la documentation

Tout d’abord, vous aurez besoin d’une offre d’emploi ferme ou d’un contrat de travail pour le candidat. Le contrat doit respecter le droit du travail espagnol (par exemple, salaire minimum et conditions de travail standard) et idéalement être conditionné à l’obtention de l’autorisation de travail. Commencez par rassembler les documents requis de votre société et de l’employé.

Pour un permis de travail standard, l’employeur fournit généralement des copies du contrat de travail, l’identification fiscale de l’entreprise, une preuve de solvabilité ou d’enregistrement de l’entreprise, et une déclaration des conditions d’emploi. L’employé devra fournir une copie valide de son passeport, des preuves de qualifications (diplômes, certificats), un CV, et des certificats de police de leur pays d’origine, entre autres.

Tous les documents étrangers devront faire l’objet de traductions officielles en espagnol et d’apostilles/légalisation si nécessaire. Il est conseillé de vérifier la liste exacte des documents pour votre type de visa spécifique à l’avance pour éviter des retards ultérieurs.

Soumettre la demande de permis de travail en Espagne

Dans la plupart des cas, l’employeur parraine le permis de travail et doit soumettre une demande aux autorités espagnoles avant que l’employé ne puisse faire sa demande de visa. La localisation de la demande dépend du type de visa : pour un permis de travail standard ou saisonnier sous le régime général, la demande est déposée à la Délégation Provinciale du Ministère du Travail (Oficina de Extranjería) dans la région où l’employé travaillera.

Il s’agit essentiellement d’une demande d’ "autorización de residencia y trabajo" pour l’employé. Pour les visas HQP, Carte Bleue, ICT, et permis d’entrepreneur (sous la Ley de los Emprendedores), la demande est déposée à l’ Unidad de Grandes Empresas (UGE), une unité spéciale d’immigration qui traite les cas de haute qualification et d’entreprises.

Pour certains permis (comme l’ICT ou le HQP), si l’employé est déjà en Espagne légalement (par exemple, en voyage d’affaires ou en statut étudiant), la demande peut être déposée pendant qu’il est dans le pays, ce qui fait gagner du temps. S’ils sont à l’étranger, vous déposerez la demande en Espagne et attendrez l’approbation.

La demande inclut généralement les formulaires, les documents justificatifs, et le paiement d’une taxe. À cette étape, les autorités examineront si toutes les conditions sont remplies (par exemple, vérification du test du marché du travail pour un permis standard, ou vérification du salaire et du diplôme pour une Carte Bleue). Les délais de traitement varient.

Dans le cadre du processus accéléré (UGE), une décision intervient souvent en 20 jours ouvrables. En procédure normale, cela peut prendre de quelques semaines à plusieurs mois ; historiquement, les approbations de permis de travail standard prennent 2 à 4 mois, parfois plus de 6 mois dans des cas complexes. Il est important de prévoir cette période d’attente.

Recevoir l’approbation de l’autorisation de travail

Si les autorités espagnoles approuvent la demande de permis de travail, félicitations – c’est une étape majeure. L’approbation est généralement communiquée sous forme d’un document de résolution ou d’un rapport favorable envoyé à l’employeur (et parfois au consulat espagnol électroniquement). Pour les permis standards, c’est essentiellement une lettre d’approbation du bureau du travail.

Pour les HQP/Carte Bleue/ICT, il s’agit de l’autorisation de résidence approuvée. Conservez une copie de cet avis d’approbation, car il sera nécessaire pour l’étape suivante. Dans certains cas (permis standards), l’approbation est transmise directement au consulat que l’employé utilisera, mais il est conseillé de fournir une copie à l’employé.

L’employé demande un visa d’entrée au consulat espagnol

Munie de l’approbation de l’autorisation de travail, l’employé étranger doit faire une demande de Visa de Travail (visado de trabajo y residencia) auprès du consulat ou de l’ambassade d’Espagne dans son pays d’origine (ou pays de résidence actuel). C’est essentiellement le visa de voyage qui lui permet d’entrer en Espagne pour commencer à travailler.

L’employé devra soumettre le formulaire de demande de visa, son passeport, des photos, la lettre d’approbation du permis de travail, et divers documents justificatifs (certificat médical, casier judiciaire, preuve d’hébergement ou d’adresse en Espagne, etc., selon les exigences du consulat). Il paiera des frais de visa (environ 60 à 200 € selon le type de visa et les accords de réciprocité).

Le traitement du visa consulaire peut prendre quelques semaines – souvent de 1 à 4 semaines, parfois plus si des vérifications supplémentaires sont nécessaires. Il s’agit essentiellement d’une double vérification que le candidat remplit les conditions d’entrée (passeport valide, pas de drapeaux de sécurité, etc.), puisque l’approbation pour travailler est déjà acquise.

Pour certains types de visas accélérés, la délivrance peut être très rapide (quelques jours après l’approbation). Une fois délivré, le visa sera généralement un sticker dans le passeport permettant une entrée en Espagne (ou plusieurs) et valable 90 jours pour l’entrée.

L’employé entre en Espagne et commence à travailler

Avec le visa en main, l’employé peut voyager en Espagne. À l’entrée, il présentera son visa aux contrôles d’immigration et recevra un tampon d’entrée. Il pourra alors commencer à travailler légalement pour vous. Le visa avec lequel il est entré peut lui-même servir de permis de résidence temporaire pour une courte période.

Par exemple, les visas de longue durée sont souvent valides 90 jours ; ils doivent ensuite être échangés contre une carte de séjour. Une étape importante pour vous en tant qu’employeur à ce stade est d’enregistrer l’employé auprès de la Sécurité Sociale espagnole et de s’assurer qu’il est ajouté à la paie comme tout autre employé. L’inscription à la Sécurité Sociale est obligatoire dès le début de l’emploi.

Obtenir la TIE (Carte d’Identité d’Étranger)

Après l’arrivée, l’employé étranger doit s’enregistrer localement et obtenir sa carte de séjour, appelée TIE (Tarjeta de Identidad de Extranjero). Cela implique de prendre rendez-vous à la préfecture ou au commissariat local. L’employé devra fournir ses empreintes digitales, l’approbation du visa/permis de travail, une preuve d’adresse, et payer une petite taxe pour la carte.

Le résultat (après quelques semaines) est une carte d’identité en plastique qui sert de preuve officielle du droit de vivre et de travailler en Espagne. Elle est généralement valable pour la durée de leur permis (par exemple, un an, deux ans). En tant qu’employeur, vous ne gérez pas directement cette étape, mais il est utile d’aider votre employé en fournissant toute vérification d’emploi nécessaire et en le conseillant.

Note : Les citoyens de l’UE travaillant pour vous obtiendraient également un numéro d’identification (NIE) et éventuellement un certificat de résidence, même s’ils n’ont pas besoin de "permis". Assurez-vous que chaque employé étranger possède son NIE/TIE, car c’est requis pour de nombreuses démarches quotidiennes en Espagne (comptes bancaires, locations, etc.).

Suivi et renouvellements

Un permis de travail en Espagne n’est pas indéfini – il a une date d’expiration. En général, la première autorisation dure 1 ou 2 ans. Si l’emploi se poursuit, vous (et l’employé) devrez demander un renouvellement quelques mois avant l’expiration. Les renouvellements nécessitent généralement de prouver que les conditions sont toujours remplies.

Après cinq années de résidence légale continue avec un permis de travail, l’employé peut être éligible à la résidence à long terme, qui offre des droits plus stables (et vous n’avez plus besoin de renouveler leur permis). Il est conseillé à la RH de suivre les dates d’expiration des visas et d’aider à leur renouvellement pour qu’ils restent en statut.

De plus, si la situation de l’employé change (changement de rôle, promotion, ou transfert au sein de l’entreprise), vous devrez peut-être en faire état ou même obtenir un nouveau permis selon le type de visa. Chaque étape ci-dessus est cruciale pour que votre embauche étrangère puisse commencer à travailler légalement et à temps.

Le processus peut sembler long, mais avec une bonne préparation, il peut être géré efficacement. En moyenne, il est conseillé de prévoir quelques mois pour l’ensemble du processus, de la demande à la délivrance du visa (sauf si vous utilisez une voie accélérée). La clé est de commencer tôt – n’attendez pas le dernier mois avant la date de début prévue !

Aussi, gardez à l’esprit que la bureaucratie d’immigration en Espagne peut être complexe, avec différents bureaux impliqués (autorités du travail, UGE, consulats, police locale). La patience et la diligence sont nécessaires. Beaucoup d’entreprises choisissent de travailler avec des spécialistes en immigration ou un service d’Employer of Record pour gérer ces démarches.

Obligations légales et conformité pour les employeurs en Espagne

Embaucher un employé étranger en Espagne ne se limite pas à obtenir le visa – cela comporte aussi des responsabilités légales continues pour vous en tant qu’employeur. La législation espagnole oblige les employeurs à s’assurer que tous les travailleurs disposent de l’autorisation appropriée et que les conditions d’emploi respectent la réglementation.

Vérifier la validité de l’autorisation de travail

En tant qu’employeur, vous devez vérifier que tout citoyen non-Citoyen de l’UE dans votre personnel possède un permis de travail valide ou une exemption. Il est illégal de permettre à un employé étranger de commencer à travailler avant que son permis ne soit approuvé ou après son expiration. Employer quelqu’un sans autorisation peut entraîner de lourdes amendes (jusqu’à 10 000 € par travailleur dans certains cas) et d’autres sanctions.

Faites de la collecte des copies du permis de travail (lettre de résolution et carte TIE) une pratique RH standard et notez leurs dates d’expiration. Ne jamais ignorer le statut du permis en espérant qu’il se "résoudra tout seul" – la conformité proactive est indispensable.

Respect du contrat et du droit du travail

Les travailleurs étrangers ont droit aux mêmes droits en vertu du droit du travail espagnol que les employés locaux. Vous devez délivrer un contrat de travail espagnol approprié (en espagnol) et respecter toutes les règles relatives aux salaires, aux heures, et à la sécurité sociale. Pour certains types de visas, il peut y avoir des exigences minimales de salaire (par exemple, respecter le seuil pour la Carte Bleue ou le visa HQP).

Il est crucial de respecter ces conditions tout au long de l’emploi. Les termes du contrat que vous avez promis dans la demande de visa (intitulé du poste, salaire, horaires, etc.) doivent être ceux que l’employé reçoit réellement. Les autorités espagnoles peuvent sanctionner les employeurs qui sous-payent ou enfreignent autrement la législation du travail pour le personnel étranger, comme pour le personnel local.

Sécurité sociale et fiscalité

Lorsque votre employé étranger commence à travailler, vous devez l’inscrire à la Sécurité Sociale espagnole (Seguridad Social) et retenir/payer les cotisations sociales appropriées. Tous les employés en Espagne (y compris les ressortissants étrangers) doivent être sur la paie de l’entreprise avec les retenues pour l’impôt sur le revenu (IRPF) et la sécurité sociale.

Ne pas enregistrer un travailleur à la sécurité sociale constitue une infraction grave. Assurez également que l’employé est inscrit dans toute assurance accident du travail ou régime de retraite obligatoire, si requis par la loi espagnole ou par des accords collectifs applicables.

Notification des changements

S’il y a des changements importants dans l’emploi ou le statut d’un travailleur étranger, les employeurs doivent généralement en informer les autorités. Par exemple, si l’emploi est résilié prématurément, l’employeur ou l’employé doit notifier les autorités d’immigration (le extranjería local ou l’UGE qui a délivré le permis).

De même, des changements dans le rôle ou l’adresse de l’entreprise peuvent devoir être signalés. Cela est particulièrement vrai pour des permis comme le HQP ou la Carte Bleue – ceux-ci étant spécifiques à l’employeur, si l’emploi se termine, le permis peut cesser d’être valide et les autorités doivent en être informées.

Notifier rapidement peut aider l’employé à éviter de tomber en situation irrégulière et témoigne de la conformité de l’entreprise. Dans certains cas, l’employé étranger pourrait passer à un nouvel employeur ou à un nouveau permis, mais vous devriez toujours signaler la fin de votre parrainage.

Tenue de dossiers

Conservez un dossier pour chaque employé étranger avec des copies de leur passeport, visa, approbation du permis de travail, TIE (carte d’étranger), et tout autre document pertinent (par exemple, copies de diplômes si cela faisait partie de la demande). Lors d’inspections du travail ou d’audits d’immigration, vous pourriez être amené à produire la preuve que vos travailleurs étrangers sont en situation régulière.

Il est beaucoup plus simple d’avoir tout organisé. Conservez également des copies des efforts fournis lors du processus d’embauche – par exemple, si vous avez dû faire un test du marché du travail, gardez des copies des annonces d’emploi et de la certification de l’administration publique. Une bonne documentation est votre alliée pour démontrer la conformité.

Soutien en immigration pour les employés

Bien que ce ne soit pas une obligation légale stricte, il est fortement recommandé d’aider vos employés étrangers à respecter leurs propres obligations en matière d’immigration. Par exemple, un employé non-Citoyen de l’UE doit renouveler son permis de résidence lorsqu’il arrive à échéance – en tant qu’employeur, vous devriez fournir les documents nécessaires (preuve de l’emploi continu, etc.) et leur rappeler les échéances.

Si un employé doit voyager à l’étranger pendant le processus de visa ou de renouvellement, assurez-vous qu’il dispose des permis de réentrée appropriés. Leur faire naviguer dans la bureaucratie (obtenir leur NIE/TIE, enregistrer leur adresse en mairie, etc.) n’est pas seulement un geste de courtoisie, mais cela garantit qu’ils restent en conformité, ce qui vous protège en tant qu’employeur.

En résumé, les employeurs espagnols doivent traiter l’emploi de ressortissants étrangers avec la même diligence que celui des nationaux – avec une couche supplémentaire de conformité en immigration. Le gouvernement peut et applique des sanctions aux entreprises qui enfreignent ces règles. En vérifiant les permis de travail, en respectant leurs termes, et en tenant à jour la paperasserie, vous pouvez éviter des ennuis juridiques et créer un environnement stable pour vos membres d’équipe internationaux. Si cela semble intimidant, sachez que beaucoup d’entreprises font appel à des avocats spécialisés en immigration ou à des services d’Employer of Record pour gérer la conformité et réduire les risques. En résumé : restez organisé, respectez la loi, et votre expérience d’embauche à l’échelle mondiale en Espagne sera positive.

Défis courants dans le processus de visa et de permis de travail en Espagne et comment les surmonter

L’embauche à l’international comporte toujours ses défis. En Espagne, même avec un système d’immigration bien défini, les employeurs peuvent rencontrer certains obstacles fréquents lors de l’intégration de talents étrangers. Voici plusieurs problèmes courants et des conseils pour y faire face.

Défi 1 : Naviguer dans une bureaucratie complexe

Le processus de permis de travail en Espagne peut impliquer plusieurs agences (bureaux du travail régionaux, l’UGE, consulats, police locale) et beaucoup de paperasserie en espagnol. Pour les nouveaux arrivants, les règles peuvent sembler labyrinthiques. Un formulaire incorrect ou un document manquant peut causer des retards.

Comment le surmonter : Commencez par identifier rapidement la bonne catégorie de visa – cela détermine la procédure exacte. Ensuite, utilisez des listes de contrôle (souvent fournies par les sites gouvernementaux ou des ressources d’immigration réputées) pour les exigences de la demande. Il est utile d’avoir quelqu’un dans votre équipe qui parle espagnol pour gérer la communication avec les autorités. Si la langue ou l’inconnu est un obstacle, n’hésitez pas à faire appel à un consultant en immigration qui connaît le système. Investir dans une expertise locale peut vous faire gagner du temps et éviter des erreurs. En somme, la préparation et l’expertise locale sont clés pour couper à travers la paperasserie.

Défi 2 : Délais de traitement longs

Alors que certains visas comme le HQP ou la Carte Bleue sont traités en quelques semaines, la voie du permis de travail standard peut prendre plusieurs mois pour obtenir une décision. Cette incertitude peut poser problème si vous avez besoin que l’employé commence à une date précise.

Comment le surmonter : Planifiez les délais de recrutement avec une marge pour les visas. Si vous savez qu’il pourrait falloir 3 à 6 mois pour embaucher quelqu’un, communiquez cette attente au candidat et à votre équipe. Dans la mesure du possible, utilisez des options de permis accéléré. Par exemple, si le candidat est hautement qualifié, optez pour le HQP ou la Carte Bleue pour éviter des attentes prolongées. Vous pouvez aussi envisager des solutions provisoires : l’employé peut-il commencer à travailler à distance depuis l’étranger en attendant le visa ? De plus, restez proactif dans le processus – relancez poliment les autorités si une décision est en retard, car des demandes polies peuvent parfois accélérer le traitement.

Défi 3 : Test du marché du travail et restrictions d’embauche

Les employeurs ont souvent du mal avec l’exigence de prouver qu’aucun travailleur local/UE ne pourrait occuper le poste. Ce test peut bloquer une demande de permis si mal géré.

Comment le surmonter : D’abord, voyez si votre embauche peut bénéficier d’une exemption – par exemple, les rôles hautement qualifiés, transferts intra-entreprise, et candidats à la Carte Bleue ne sont pas soumis au test. Utiliser ces voies évite le problème. Si vous devez passer par la voie générale, faites en sorte de faire une publicité large et documentez vos efforts de recrutement. Utilisez les procédures du service public de l’emploi pour obtenir la certification officielle "pas de candidat approprié". Il peut être utile de cibler des profils réellement rares ; par exemple, si le poste est niche ou dans un secteur peu saturé, mentionnez ces détails pour justifier l’embauche à l’étranger. Être rigoureux et transparent dans la recherche de marché du travail améliorera vos chances d’approbation.

Défi 4 : Changements fréquents de lois et politiques

Les règles d’immigration ne sont pas statiques – les gouvernements les ajustent avec le temps. L’Espagne a récemment introduit de nouveaux visas (ex. Visa Nomade Numérique) et met fin à certains programmes (le Golden Visa est en voie de suppression en 2025). Ces changements peuvent affecter vos plans d’embauche ou les permis détenus par vos employés actuels.

Comment le surmonter : Restez informé en vérifiant régulièrement les sources officielles (Ministère de l’Inclusion et de la Migration, BOE pour les lois) ou en vous abonnant aux actualités de mobilité globale. Il est conseillé de faire une revue annuelle ou semestrielle des politiques d’immigration en Espagne pour repérer tout changement dans les exigences ou nouvelles opportunités. Si vous avez un groupe d’employés étrangers, envisagez de faire appel à un expert en immigration pour une mise à jour. Lorsqu’une politique change, communiquez rapidement avec vos employés concernés et ajustez votre stratégie (par exemple, si un type de visa se termine, assurez-vous de déposer toutes les dernières demandes avant la date limite, ou passez à une autre option). L’adaptabilité est essentielle.

Défi 5 : Charge de conformité et de documentation

Même après avoir obtenu le visa, maintenir la conformité (suivi des expirations, renouvellements, changements de règles) peut être lourd. Des erreurs dans la conformité comportent des risques juridiques.

Comment le surmonter : Élaborez un calendrier interne de conformité pour tous vos employés étrangers, en notant la date d’expiration de chaque permis et la période de renouvellement. Désignez un responsable RH ou un prestataire externe pour gérer les renouvellements et suivre les changements dans le statut de chaque employé (par exemple, si un employé obtient une résidence longue durée ou la nationalité espagnole). Former votre équipe RH aux bases de l’immigration espagnole peut aussi leur permettre de gérer les questions en toute confiance. Beaucoup d’entreprises utilisent aussi des logiciels ou des rappels automatisés pour ne pas manquer les échéances. Enfin, développez une bonne relation avec un conseiller juridique local ou un service d’Employer of Record ; ces partenaires peuvent vous alerter sur vos obligations et vous aider à gérer la paperasserie.

Défi 6 : Relocalisation et intégration de l’employé

Au-delà des aspects légaux, la relocalisation dans un nouveau pays est un défi personnel pour l’employé. Les différences culturelles, la barrière linguistique, et la logistique d’installation (logement, banque, écoles pour enfants) peuvent influencer la rapidité avec laquelle votre nouvelle recrue devient productive et heureuse.

Comment le surmonter : Cela rejoint les meilleures pratiques de soutien (voir la section suivante), mais en résumé, proposez une assistance à la relocalisation. Les employeurs qui offrent de l’aide pour trouver un logement, ouvrir un compte bancaire, suivre des cours de langue, etc., verront leurs embauchés étrangers s’installer beaucoup plus vite. Les problèmes d’intégration ne semblent pas toujours relever de la responsabilité de l’employeur, mais ils peuvent impacter la fidélisation – si un expatrié se sent isolé ou frustré, il pourrait quitter son poste. Il est donc dans votre intérêt d’aborder ces défis.

En anticipant ces obstacles et en prenant des mesures proactives, vous pouvez considérablement faciliter le processus d’embauche de talents étrangers en Espagne. De nombreuses entreprises ont réussi à naviguer dans le système et à bâtir des équipes internationales solides en Espagne – avec préparation et bon accompagnement, vous pouvez faire de même.

Bonnes pratiques pour soutenir les embauchés étrangers en relocalisation en Espagne

Aider un employé étranger à se relocaliser et à s’intégrer en Espagne n’est pas seulement un geste de courtoisie – c’est aussi une stratégie commerciale avisée. Les employés qui se sentent soutenus lors de leur déménagement sont plus susceptibles de s’installer rapidement et d’être plus productifs. Voici quelques bonnes pratiques pour assurer une transition réussie pour vos embauchés internationaux.

Offrir une assistance à la relocalisation

Dans la mesure du possible, proposez une aide pratique pour le déménagement. Cela peut inclure la prise en charge des frais de relocalisation (vols, déménagement des effets personnels, logement temporaire à l’arrivée) dans le cadre de l’offre d’emploi. De nombreux employeurs collaborent avec des prestataires de services de relocalisation qui peuvent gérer la prise en charge à l’aéroport, la recherche de logement, voire la recherche d’écoles pour les enfants.

Même si votre budget est limité, aider à organiser quelques semaines de logement ou recommander des agences immobilières réputées dans la ville peut réduire beaucoup de stress pour le nouvel arrivant. Le marché locatif en Espagne peut être difficile pour les étrangers, donc des conseils ici sont très précieux.

Assistance pour les démarches administratives

Pour quelqu’un venant de l’étranger, la bureaucratie espagnole – bien qu’améliorée – peut être déroutante. Une bonne pratique consiste à désigner un “parrain de relocalisation” ou un point RH pour aider le nouvel employé dans les démarches administratives. Les tâches clés incluent l’obtention du NIE (Numéro d’Identification d’Étranger) et de la carte TIE, l’ouverture d’un compte bancaire, l’inscription en mairie (empadronamiento), et l’inscription au système de santé public.

En tant qu’employeur, vous pouvez fournir des lettres ou documents pour faciliter ces démarches (par exemple, une attestation d’emploi pour la demande de NIE). Accompagner votre employé dans ces premières étapes l’aidera à s’installer plus rapidement. Assurez également qu’il comprenne ses obligations en matière d’impôts et de sécurité sociale – peut-être organisez une session avec un spécialiste de la paie pour expliquer les fiches de paie et les déductions en Espagne.

Offrir un soutien culturel et linguistique

Déménager dans un nouveau pays implique souvent des ajustements culturels. Envisagez de fournir des ressources d’orientation culturelle – peut-être un guide d’introduction à la culture du lieu de travail en Espagne, à l’étiquette commerciale, et à quelques phrases de base en espagnol. Si l’embauché ne parle pas espagnol, proposer de financer des cours de langue espagnole (ou leur donner du temps pendant le travail pour y assister) est un excellent investissement.

Cela facilitera leur intégration sociale, et même des compétences de base en espagnol rendront leur vie quotidienne plus facile et montreront que l’entreprise se soucie de leur développement personnel. Internally, formez votre équipe locale à l’inclusivité culturelle – de petites actions comme inviter le nouvel embauché à des activités sociales ou expliquer des coutumes locales peuvent leur faire sentir qu’ils sont les bienvenus.

Soutien à l’intégration familiale (si applicable)

Si votre employé étranger déménage avec un conjoint ou une famille, rappelez-vous que votre soutien (ou son absence) influencera le bonheur de toute la famille en Espagne. Aidez dans le processus de visa pour les personnes à charge en fournissant les documents nécessaires (confirmation d’emploi, etc.) pour leurs demandes de regroupement familial.

Une fois arrivés, aidez-les à se connecter avec des communautés ou réseaux (par exemple, d’autres familles expatriées dans votre entreprise ou votre ville). Si possible, offrez de la flexibilité pour que l’employé et sa famille s’installent – par exemple, ils peuvent avoir besoin de quelques matins pour l’inscription scolaire ou la mise en place de la garde d’enfants. Une famille heureuse permet à l’employé de se concentrer mieux au travail.

Même fournir des informations sur les écoles internationales, la garde d’enfants locale, ou les opportunités d’emploi pour un conjoint accompagnant peut être très apprécié.

Intégration et accompagnement

Traitez l’intégration d’un embauché étranger avec soin supplémentaire. Associez-le à un mentor ou un “parrain” dans l’équipe qui pourra répondre à ses questions, que ce soit sur les processus de travail ou les endroits où déjeuner. Lors des premières semaines, faites en sorte qu’il soit présenté à tous ses collègues et inclus dans les activités d’équipe – se sentir socialement connecté au travail facilitera la transition culturelle.

Vous pouvez également envisager un atelier interne sur les normes du lieu de travail en Espagne, la communication, et toute réglementation commerciale pertinente (par exemple, formations à la sécurité ou droits des travailleurs) pour qu’il comprenne l’environnement et ses droits/avantages. Encouragez la communication ouverte – assurez à l’employé qu’il peut contacter les RH ou la direction pour toute question.

Effectuer des suivis réguliers

Après la phase initiale de relocalisation, il est bon que les managers ou les RH vérifient périodiquement l’adaptation de l’employé étranger. Demandez-lui comment il trouve la vie en Espagne, s’il a des préoccupations, ou s’il a besoin de soutien. Parfois, des problèmes apparaissent plus tard – par exemple, des difficultés avec la barrière linguistique dans la vie quotidienne, ou un conjoint qui se sent isolé.

En contactant proactivement, vous pouvez résoudre les problèmes rapidement. Cela peut prendre la forme de discussions informelles ou d’un sondage structuré sur leur expérience d’expatrié après quelques mois. Montrer un soutien continu renforce la fidélisation ; l’employé se sent valorisé non seulement en tant que travailleur mais aussi en tant que personne.

Exploiter les communautés et ressources d’expatriés

L’Espagne dispose de grandes communautés d’expatriés et de nombreuses ressources (officielles et informelles) pour les résidents étrangers. Encouragez votre embauché à profiter de ces réseaux – peut-être en le mettant en relation avec d’autres employés de votre société qui ont déménagé de l’étranger, ou en leur indiquant des forums en ligne, des groupes locaux, ou des événements pour les internationaux.

Il existe aussi des programmes d’intégration gouvernementaux et des clubs anglophones dans les grandes villes. Soutenir leur participation à ces communautés peut considérablement renforcer leur réseau social en dehors du travail, ce qui favorise leur maintien et leur épanouissement dans leur nouvelle localisation.

En appliquant ces bonnes pratiques, les employeurs peuvent considérablement améliorer l’expérience de relocalisation pour les embauchés étrangers. Considérez cela comme un investissement dans votre talent – plus leur transition sera fluide, plus vite ils pourront contribuer pleinement à leur poste, et plus ils seront susceptibles de rester dans votre entreprise à long terme. L’Espagne est réputée pour sa culture chaleureuse et accueillante ; en leur témoignant cette chaleur, vous leur faites sentir qu’ils sont chez eux.

Rivermate peut aider les employeurs avec le support de visa et de permis de travail en Espagne

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