Formulaire I-9, ou le "Formulaire de Vérification de l'Éligibilité à l'Emploi," est un document crucial utilisé aux États-Unis pour vérifier l'identité et l'autorisation d'emploi des individus embauchés pour travailler dans le pays. En vigueur par le US Department of Homeland Security's US Citizenship and Immigration Services (USCIS), il est essentiel pour assurer la conformité avec les lois sur l'immigration et prévenir l'emploi non autorisé.
Completion of Form I-9
Les employeurs sont obligés par la loi fédérale de remplir le Formulaire I-9 lors de l'embauche de nouveaux employés, comprenant les citoyens américains, les non-citoyens nationaux, les résidents permanents légaux et les non-citoyens autorisés à travailler aux États-Unis. Le formulaire comporte deux sections, la Section 1 devant être complétée par l'employé et les Sections 2 et Supplement B par l'employeur. Ce dernier doit fournir des instructions détaillées pour faciliter le processus de complétion.
Timeline and Retention Requirements
Le Formulaire I-9 doit être rempli dans les trois premiers jours ouvrables du début de l'emploi de l'employé. De plus, les employeurs doivent conserver le Formulaire I-9 pour chaque employé actuel jusqu'à la date de fin ou trois ans après l'embauche, selon ce qui survient en dernier. Ces formulaires sont soumis à une inspection par divers organismes gouvernementaux pour garantir la conformité.
Consequences of Non-compliance
Le non-respect de la vérification I-9 peut entraîner des sanctions sévères, y compris des amendes, des exclusions de contrats gouvernementaux et des répercussions pénales. Les employeurs doivent également éviter d'utiliser le processus I-9 pour des pratiques discriminatoires basées sur l'origine nationale, la citoyenneté ou le statut d'immigration, ce qui pourrait entraîner des problèmes juridiques.
Best Practices and Staying Updated
Les meilleures pratiques pour la vérification I-9 consistent à former le personnel RH, à réaliser des audits internes et à utiliser des systèmes électroniques pour la gestion des formulaires. Rester informé des changements liés à la vérification I-9 peut être réalisé en surveillant le site officiel USCIS, en s'abonnant à des bulletins d'information et en participant à des webinaires sur la conformité RH.
Recent Updates and Common Mistakes
Les mises à jour récentes du Formulaire I-9 incluent la délivrance d'un nouveau formulaire et des modifications des procédures de vérification en raison de la pandémie. Les erreurs courantes dans la vérification I-9 incluent la tardiveté dans la complétion du formulaire et les erreurs lors de la revue des documents, ce qui peut entraîner une non-conformité et des pénalités.
I-9 Verification for Employer of Record (EOR)
La vérification I-9 pour l'Employer of Record (EOR) consiste à confirmer ou à revalider l'identité et l'éligibilité à l'emploi d'un nouvel employé. Les EOR assurent la conformité en examinant les documents d'identité et en complétant le formulaire I-9, en respectant les processus de vérification mis à jour.
Global Hiring and Remote Work Implications
Pour les entreprises embauchant aux États-Unis, la vérification I-9 est essentielle, indépendamment de leur localisation de base. Avec le travail à distance, le processus de vérification peut être complexe, mais des représentants autorisés peuvent faciliter la conformité en examinant physiquement les documents au nom des employeurs.