Quels sont les avantages COBRA ?

Quelles sont les prestations COBRA

La Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) est une loi fédérale américaine. Elle permet aux employés et aux personnes à charge éligibles de conserver leur assurance santé collective après certains événements de vie. Ces événements pourraient autrement entraîner la perte de la couverture. COBRA a été adoptée en 1985. Elle joue un rôle clé dans le système de prestations américain en assurant l'accès aux soins de santé lors de changements d'emploi.

Du point de vue stratégie RH et conformité, les prestations COBRA sont essentielles lors de la gestion des licenciements, des résiliations ou des changements de vie. Les employeurs doivent comprendre les détails de la couverture. Ils doivent également assurer une administration précise et respecter les réglementations.

Que couvre COBRA ?

COBRA s'applique aux plans de santé collectifs des employeurs privés comptant au moins 20 employés équivalents temps plein. Elle couvre également les plans des gouvernements locaux ou d'État. Cependant, elle ne couvre pas les plans de santé du gouvernement fédéral, les églises ou certaines organisations liées à l'église.

En vertu de COBRA, la couverture de continuation doit correspondre au plan pour les employés actifs. Les services couverts incluent généralement les soins hospitaliers en hospitalisation et en ambulatoire, les visites chez le médecin, les médicaments sur ordonnance, la chirurgie et la couverture médicale majeure. Dans de nombreux cas, les soins dentaires et optiques sont inclus s'ils faisaient partie du plan initial. La continuation s'applique à tous les avantages de santé que l'employé ou sa famille recevaient avant l'événement qualificatif.

COBRA n'oblige pas les employeurs à ajouter de nouveaux avantages pour les inscrits COBRA. Elle garantit simplement que les individus peuvent conserver leur couverture existante pendant une période limitée après certains événements de vie.

Événements qualificatifs et éligibilité

Pour être éligible à la continuation COBRA, une personne doit avoir été couverte par le plan de santé collectif de l'employeur la veille de l'événement qualificatif. Les événements qualificatifs courants pour les employés incluent la perte d'emploi (volontaire ou involontaire, sauf en cas de faute grave) et une réduction des heures de travail en dessous du seuil de couverture. Pour les conjoints et enfants à charge, les événements qualificatifs peuvent impliquer la résiliation de l'emploi de l'employé, un divorce, une séparation légale, un décès ou un âge limite pour un enfant à charge.

Lorsqu'un événement qualificatif survient, l'administrateur du plan doit notifier les personnes éligibles de leur droit à choisir la couverture COBRA. Les bénéficiaires disposent alors de 60 jours pour accepter cette couverture, qui commence à partir de la date de l'événement. S'ils ne répondent pas dans ce délai, ils perdent généralement leurs droits COBRA.

Combien de temps dure la couverture COBRA ?

Selon COBRA, la période maximale standard de couverture de continuation est de 18 mois. Cela s'applique principalement aux événements qualificatifs tels que la résiliation de l'emploi (autre que pour faute grave) ou une réduction des heures de travail entraînant une perte de couverture santé.

Dans certaines circonstances, la couverture COBRA peut être prolongée jusqu'à 36 mois, notamment lorsque l'événement qualificatif concerne un conjoint ou un enfant à charge couvert, comme :

  • Le décès de l'employé couvert ;

  • Un divorce ou une séparation légale de l'employé couvert ;

  • L'employé couvert devenant éligible à Medicare (ce qui peut déclencher une extension pour les personnes à charge) ;

  • Un enfant à charge cessant de remplir les conditions pour être considéré comme à charge selon les termes du plan de santé.

Si la Social Security Administration trouve qu'un bénéficiaire qualifié est handicapé selon XVI de la Social Security Act, ils, avec tous les membres de la famille couverts, peuvent bénéficier d'une extension de 11 mois. Cela s'applique si le handicap est constaté lors de l'événement qualificatif initial ou dans les 60 premiers jours de la couverture COBRA. Cette extension peut fournir jusqu'à 29 mois de couverture totale.

Si un second événement qualificatif survient pendant la période initiale de 18 mois, les personnes à charge concernées peuvent être éligibles à une extension jusqu'à 36 mois. Les événements qualificatifs incluent la mort de l'employé, un divorce ou la perte d'éligibilité d'un enfant à charge.

Coûts liés aux prestations COBRA

Les bénéficiaires COBRA sont responsables du paiement de la prime complète pour leur couverture de continuation. Cela inclut la contribution de l'employé et de l'employeur au plan collectif, ainsi qu'une taxe administrative de 2 %. En conséquence, les primes COBRA peuvent être nettement plus élevées que ce qu'un employé payait lorsqu'il était en activité, rendant l'accessibilité financière une préoccupation majeure pour beaucoup.

Par exemple, si un employeur couvrait auparavant 75 % de la prime mensuelle, l'ancien employé doit maintenant couvrir 100 % du coût, plus la taxe. Bien que COBRA permette d'accéder à une couverture collective, son coût peut rendre les plans de santé alternatifs plus attractifs pour certains individus.

Impact sur les employeurs et les opérations RH

Du point de vue de l'employeur, offrir des prestations COBRA aide à soutenir les anciens employés et leurs familles lors de transitions. Cette démarche renforce les valeurs de l'entreprise et construit une réputation à long terme. Cependant, la gestion de COBRA comporte des exigences strictes en matière de conformité, de tenue de dossiers détaillés et de communication en temps voulu. Les départements RH ou les administrateurs tiers (TPA) gèrent généralement ces responsabilités.

Ne pas respecter les réglementations COBRA peut entraîner des pénalités importantes. Le Département du Travail des États-Unis et l'Internal Revenue Service (IRS) peuvent imposer des amendes pour des problèmes tels que la livraison inadéquate des avis ou une mauvaise gestion des prestations.

Améliorer l'administration COBRA

Une administration efficace de COBRA commence par une documentation claire et des flux de travail standardisés. Les équipes RH doivent assurer une notification en temps voulu des droits, offrir des conseils sur les procédures d'inscription et fournir l'accès aux documents du plan. L'intégration des processus COBRA dans logiciel RH basé sur le cloud peut aider à automatiser le suivi de l'éligibilité, la surveillance des délais et la collecte des primes.

Externaliser les fonctions COBRA à un TPA peut également réduire la charge administrative et atténuer les risques. Ces fournisseurs se spécialisent dans la conformité, la communication et la documentation, offrant l'assurance que la couverture est proposée et gérée conformément aux réglementations applicables.

Conformité légale et cadre réglementaire

COBRA est régie par les dispositions décrites dans la Employee Retirement Income Security Act (ERISA), ainsi que par la supervision du Department of Labor des États-Unis, Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS), et le IRS. Les employeurs doivent respecter des normes légales telles que :

  • Notification en temps voulu dans un délai de 14 à 44 jours selon le type d'événement

  • Formulaires d'élection précis et à jour

  • Facturation et collecte correctes des primes

  • Conservation de la documentation de conformité

Les lois COBRA croisent avec la Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA), ACA, et d'autres mandats fédéraux, obligeant les employeurs à coordonner les responsabilités de conformité qui se chevauchent.

Alternatives à COBRA

COBRA offre une continuité, mais elle n'est pas toujours la solution la moins coûteuse. Les alternatives incluent rejoindre le plan de l'employeur du conjoint, acheter une couverture via le Marketplace d'assurance santé ou utiliser une assurance médicale à court terme.

Lors de la comparaison des options, les individus doivent considérer le coût des primes, les réseaux de prestataires, leur état de santé actuel et la disponibilité de subventions ou de crédits d'impôt. Parfois, la couverture Marketplace peut offrir des primes mensuelles plus faibles et plus d'options de plan, surtout si COBRA est trop coûteuse.

Évaluation de l'adéquation de COBRA

Pour décider si COBRA est la bonne option, il faut analyser les besoins de santé, les coûts, le calendrier et les avantages. Des facteurs comme une maladie chronique, un traitement en cours ou des procédures à venir peuvent faire de COBRA une meilleure option pour éviter une interruption des soins.

Pour ceux en bonne santé ou entre deux emplois avec une nouvelle couverture à venir, d'autres options pourraient offrir une meilleure valeur financière.

COBRA pour les effectifs distants et mondiaux

Gérer les prestations COBRA peut être complexe pour les entreprises à distance et les équipes mondiales. Les employés américains travaillant à distance doivent recevoir les mêmes notifications et droits que ceux sur site, peu importe où ils se trouvent. Les employeurs avec des opérations internationales doivent comprendre les différences entre les règles COBRA américaines et les lois locales, comme celles du Canada ou du Royaume-Uni, concernant la continuité ou la notification légale et les prestations.

Pour rester conforme, les employeurs multinationaux doivent définir les réglementations régionales en matière de prestations. Ils doivent aligner ces réglementations avec leurs systèmes RH pour assurer un suivi et une communication appropriés des options de santé après la fin de l'emploi.

Conclusion

Les prestations COBRA offrent un soutien essentiel aux individus et aux familles confrontés à une perte d'emploi, à des changements de vie ou à une réduction des heures. Elles permettent aux personnes de conserver une assurance santé collective pendant une période limitée. Bien que COBRA puisse être coûteuse, elle est vitale, notamment pour ceux ayant des besoins médicaux continus.

Pour les employeurs, la gestion de COBRA est une obligation légale. Les équipes RH doivent la gérer avec soin. Elles doivent utiliser des outils, une formation et une aide extérieure pour assurer la conformité et assister les employés partants.

À mesure que les structures de la main-d'œuvre évoluent et que les prestations des employés changent, comprendre COBRA est crucial pour la gestion des ressources humaines aux États-Unis.

Pour les définitions des principaux termes RH et emploi, consultez le Rivermate Glossary.