Qu'est-ce qu'un Agent of Record (AOR)

Un Agent of Record (AOR), également connu sous le nom de Broker of Record (BOR), est une personne ou une société choisie pour gérer les relations d'une entreprise ou d'un individu avec un fournisseur d'assurance. L'AOR agit comme intermédiaire pour toutes les discussions concernant la police, les renouvellements et les questions de service. Ce rôle est confirmé par une lettre d'Agent of Record. Cette lettre détaille le transfert de représentation d'un agent à un autre et donne au nouvel agent le pouvoir de parler avec la compagnie d'assurance pour le client.

Souvent, l'AOR aide à évaluer les besoins en assurance, à recommander des polices, et à garantir que la couverture correspond au profil de risque de l'organisation. Une relation bien organisée avec l'AOR permet aux entreprises d'obtenir de meilleurs tarifs, de maintenir des polices conformes, et de gérer des questions complexes d'assurance. Ce soutien est particulièrement utile lors de la gestion des avantages sociaux des employés ou des polices d'assurance sponsorisées par l'employeur.

Qu'est-ce qu'une lettre d'Agent of Record?

Une lettre d'Agent of Record (AOR) est un document officiel. Le titulaire de la police, généralement un propriétaire d'entreprise ou un cadre, la signe. Cette lettre désigne un agent ou courtier d'assurance spécifique comme représentant officiel pour toutes les démarches avec un assureur. Elle donne au nouvel agent l'accès aux informations de la police existante. L'agent peut également communiquer avec les souscripteurs et prendre en charge les tâches de service de la police.

Elle est le plus souvent utilisée lorsqu'un client souhaite changer d'agent sans modifier la police ou le fournisseur d'assurance lui-même. Une fois soumise, la lettre d'AOR annule la représentation précédente, ce qui signifie que toute la correspondance et les responsabilités de gestion passent au nouvel agent.

Quand résilier un accord d'AOR

Mettre fin à un accord d'AOR peut être nécessaire pour plusieurs raisons. Les raisons courantes incluent une mauvaise communication de la part de l'agent, une faible qualité de service, ou un manque d'expertise. D'autres problèmes peuvent être l'absence d'accès à des marchés clés de l'assurance, des lacunes importantes dans la police, ou une mauvaise gestion des réclamations et des renouvellements.

Dans des secteurs compétitifs, les entreprises reconsidèrent souvent leurs partenariats en assurance lorsqu'elles s'étendent, entrent sur de nouveaux marchés, ou restructurent leurs stratégies de employee benefits ou de compensation planning. Changer d'agents peut aider à s'aligner avec des partenaires qui offrent de meilleures perspectives, tarifications ou options de couverture.

Ce qu'il faut savoir avant de signer une lettre d'AOR

Avant de signer une lettre d'AOR, il faut comprendre qu'elle révoque légalement l'autorité de l'agent actuel et la transfère à un nouveau représentant. Ce changement peut affecter les renouvellements en cours, les réclamations ouvertes, et les communications avec l'assureur.

Examinez attentivement tous les termes du nouvel arrangement. Cela inclut tous frais de service ou obligations contractuelles. Un manque de transparence ou des transitions précipitées peuvent entraîner des interruptions de service, des problèmes de facturation, ou des efforts doublés entre agences. Posez toujours des questions, vérifiez l'expérience, et confirmez l'accès du agent à la compagnie d'assurance avant de vous engager.

Ces transitions peuvent également affecter employee management, payroll deductions, ou la continuité des HR processes.

Comment fonctionne le processus d'AOR

Le processus typique d'AOR implique une série d'étapes administratives :

1. Initiation : Le nouvel agent prépare une lettre d'AOR et l’envoie au propriétaire de l'entreprise pour révision.

2. Signature et Autorisation : Le propriétaire signe la lettre sur le papier à en-tête de l'entreprise, reconnaissant le changement de représentation.

3. Soumission à l'assureur : La lettre d'AOR signée est soumise par l'agent à la compagnie d'assurance pour traitement.

4. Transfert de la police : En 5 à 10 jours ouvrables - sauf objection - la compagnie d'assurance met à jour ses dossiers pour refléter le nouvel agent comme le broker of record officiel.

Pendant cette période de transition, l'agent précédent peut être informé, et toute responsabilité de service en suspens est transférée. Dans la plupart des cas, les termes de la police restent inchangés sauf si le nouvel agent demande une modification, une annulation ou un renouvellement.

Que faire si vous avez signé une AOR défavorable?

Si un propriétaire d'entreprise réalise que signer une lettre d'AOR était une erreur, il existe généralement une courte période, souvent de 5 à 10 jours, durant laquelle la lettre peut être révoquée. Cela se fait en soumettant une lettre d'AOR de révocation, qui annule l'accord initial et restaure le statut de l'agent précédent.

Après cette période, la seule solution disponible est de signer une nouvelle lettre d'AOR avec un autre agent. Ce faisant, cela révoque automatiquement l'autorité de l'agent précédent et initie une nouvelle transition, sous réserve de l'approbation de la compagnie d'assurance. Cependant, des changements fréquents de statut d'AOR peuvent créer des frictions avec les assureurs et perturber le service des polices en cours. Cela peut également affecter employee satisfaction et employee wellbeing si les avantages liés à l'assurance sont impactés.

Pourquoi un Agent of Record est-il important?

Un Agent of Record joue un rôle clé dans la supervision et la gestion de la stratégie d'assurance d'une entreprise. Que vous changiez d'agents pour un meilleur service, un accès à un marché plus large, ou une réorientation stratégique, comprendre le processus d'AOR et ses implications est essentiel. De l'autorité légale à la gestion des polices et la communication avec l'assureur, la désignation d'AOR garantit qu'une seule partie est responsable de la gestion de la couverture, de la défense du client, et de la tenue de dossiers précis.

Une revue attentive des lettres d'AOR, une communication transparente avec les agents, et une attention aux délais de police contribuent tous à une transition de courtier fluide et bénéfique. Les entreprises qui traitent leurs relations d'assurance avec le même niveau de rigueur que leurs accords d'emploi ou leurs partenariats fournisseurs sont mieux placées pour obtenir une couverture cohérente, conforme, et rentable.

Pour des définitions des principaux termes RH et emploi, visitez le Rivermate Glossary.