Accord de traitement des données (DPA)
Un Accord de traitement des données (DPA) est un contrat juridique entre un contrôleur de données et un processeur de données. Il régit la manière dont les données personnelles sont traitées. Cet accord est essentiel pour assurer la conformité aux lois sur la protection des données telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et la California Consumer Privacy Act (CCPA), ainsi qu'à d'autres lois mondiales sur la vie privée. Le DPA détaille la nature, le but et la portée du traitement des données. Il clarifie également les responsabilités des deux parties et décrit les mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données personnelles. Dans l’environnement de travail mondial actuel, notamment au sein d’entreprises et d’organisations réparties et qui s’appuient sur des fournisseurs externes pour la paie, les avantages ou les outils RH basés sur le cloud, un DPA est une sauvegarde critique qui garantit que les données personnelles sensibles sont traitées de manière légale et responsable.
Comprendre les contrôleurs et les processeurs
Pour comprendre pourquoi les DPAs sont importants, il est essentiel de distinguer les rôles de contrôleur de données et de processeur de données. Le contrôleur détermine le « pourquoi » et le « comment » du traitement des données. Il s’agit généralement de l’employeur ou de l’organisation collectant les données des employés pour la paie, les RH ou la conformité. Le processeur, en revanche, est un tiers, comme un fournisseur de paie, un fournisseur de logiciel RH ou une plateforme HRIS basée sur le cloud, qui traite les données pour le compte du contrôleur selon des instructions explicites.
Le DPA garantit que les processeurs n’utilisent pas ou ne stockent pas les données personnelles au-delà de ce que le contrôleur a autorisé, et il impose la mise en place de pratiques de sécurité adéquates.
Pourquoi un DPA est important pour les leaders juridiques et RH
Pour les équipes juridiques, un Accord de traitement des données (DPA) est crucial. Il montre que l’organisation respecte ses obligations en matière de protection des données. Le DPA exige que les processeurs maintiennent les mêmes normes élevées que le contrôleur. Il définit également les responsabilités et les responsabilités de chaque partie, agissant comme un outil de réduction des risques. Cet accord sert de preuve de diligence raisonnable lors d’audits ou de vérifications juridiques.
Ne pas inclure un DPA dans les accords de service ou les contrats avec les fournisseurs peut avoir de graves conséquences. Celles-ci incluent des amendes réglementaires, des dommages à la réputation, et même la suspension du traitement des données par les autorités.
Les responsables RH, en particulier ceux qui gèrent la mobilité globale ou le recrutement international, ont une responsabilité similaire. Ils manipulent de grandes quantités de données personnelles, telles que noms, adresses, numéros de sécurité sociale, dossiers médicaux et identifiants fiscaux. Une grande partie de ces données est partagée avec des fournisseurs externes, allant des plateformes d’Organisation Professionnelle d’Emploi (PEO) aux prestataires de soins de santé. Un DPA garantit que, lorsque des données sont partagées, elles restent protégées et ne sont utilisées que pour leur objectif prévu.
Dans les flux de travail RH tels que l’intégration, la séparation ou l’application des politiques de travail à distance, la possession d’un DPA avec les tiers concernés aide à assurer la conformité tout au long du cycle de vie de l’employé.
Ce que couvre généralement un DPA
Un DPA bien structuré comprend plusieurs éléments essentiels :
Il commence par identifier clairement les deux parties - le contrôleur et le processeur - ainsi que les types de données personnelles traitées. Cela peut inclure les données de paie des employés, les dossiers liés à la santé pour congé, ou les données de contact utilisées pour la communication interne.
Ensuite, il décrit le but du traitement, qu’il s’agisse de l’exécution de la paie, de l’analyse, du rapport d’évaluation de performance ou de la conformité aux lois du travail. Le DPA précisera également la durée de conservation des données, les obligations concernant leur suppression ou leur restitution, et les mesures de sécurité nécessaires pour prévenir tout accès ou divulgation non autorisés.
Il détaille également comment les droits des personnes concernées, tels que le droit d’accéder, de corriger ou de supprimer leurs données personnelles, seront respectés. Il inclut aussi des protocoles pour les notifications en cas de violation de données, les droits d’audit, et les restrictions concernant la sous-traitance.
Dans les juridictions où les données peuvent traverser des frontières, le DPA doit aussi aborder les mécanismes de transfert international de données, tels que les Clauses Contractuelles Types (CCT) ou les Règles d’Entreprise Contraignantes (BCR).
Étapes pour que les leaders juridiques et RH assurent la conformité
Pour intégrer la protection des données dans la culture d’une organisation, les leaders juridiques et RH doivent adopter une démarche proactive concernant les DPAs. Tout d’abord, comprenez votre rôle : êtes-vous un contrôleur, un processeur, ou les deux ? De nombreuses entreprises remplissent les deux rôles. Par exemple, elles peuvent agir en tant que contrôleur pour les données RH internes et en tant que processeur pour les données clients au nom d’autres entreprises.
Après avoir clarifié les rôles, les responsables doivent auditer les accords existants, en particulier avec les prestataires externes. Vérifiez si ces accords contiennent la bonne formulation concernant le DPA. Si les accords sont obsolètes ou manquent de clauses de protection, il est important de les renégocier ou d’ajouter un DPA autonome.
Ensuite, les équipes juridiques doivent rédiger ou mettre à jour un modèle de DPA pour qu’il corresponde aux activités de traitement de l’organisation et aux lois pertinentes. Les équipes RH, en collaboration avec le service juridique, doivent s’assurer que l’intégration des fournisseurs et la gestion des données des employés respectent cet accord.
La technologie est également cruciale pour la conformité. L’utilisation de systèmes HRIS offrant un accès basé sur les rôles, un stockage sécurisé des données et des pistes d’audit peut aider à respecter les obligations du DPA dans les opérations quotidiennes.
DPAs et le cycle de vie de l’employé
Tout au long du cycle de vie de l’employé, les DPAs protègent les droits des individus en garantissant que toute donnée personnelle partagée avec des tiers est traitée en toute sécurité. Lorsqu’un nouvel employé est embauché, par exemple, ses informations bancaires et fiscales peuvent être traitées par des fournisseurs de paie externes. Si une entreprise fournit des avantages santé, des données médicales sensibles peuvent être transmises à un assureur.
Sans DPA, de tels transferts peuvent violer les lois sur la vie privée. Même lors des procédures de licenciement, les DPAs garantissent que les données personnelles ne sont pas stockées indéfiniment ou partagées sans consentement. Pour les Freelancers ou les travailleurs sous contrat, le DPA assure que leurs données personnelles et de paiement sont traitées uniquement pour l’objectif convenu, et effacées en toute sécurité une fois qu’elles ne sont plus nécessaires.
Conclusion
Un Accord de traitement des données (DPA) n’est pas seulement un document de conformité ; il est vital pour la confidentialité des données, la responsabilité et la transparence. À mesure que les organisations s’appuient davantage sur des fournisseurs externes pour les RH, la paie, l’informatique et l’expérience des employés, le DPA sert de sauvegarde légale et éthique.
Pour les responsables juridiques, il garantit une conformité avec l’évolution des lois sur la vie privée des données. Pour les professionnels RH, il protège l’intégrité et la confidentialité des données des employés à toutes les phases de l’emploi. En comprenant, en auditant et en appliquant les DPAs, les organisations peuvent réduire les risques, renforcer la confiance et rester conformes dans un monde axé sur les données.
Pour les définitions des termes clés liés aux RH et à l’emploi, visitez le Rivermate Glossary.